Metoden gåtur. Gåtur på Lillehammer ble gjennomført 18. oktober 2018

Transkript

1 Gåtur Lillehammer

2 Metoden gåtur Gåtur som metode er designet for å undersøke bruk og behov i ulike arealer. Formålet er å samle erfaring fra brukerne rundt spesifikke tema, og få kunnskap om hvor og hvorfor noe fungerer bra eller dårlig. Brukbarhet sett i sammenheng med hva og for hvem, er et sentralt spørsmål på dette stadiet. Metoden er kvalitativ, og er en type gruppeintervju som foregår gående, med utvalgte stoppesteder. Antall deltakere per gåtur er typisk 8-10 personer. Deltagerne spaserer sammen med fasilitator gjennom dagens lokaler og diskuterer eksisterende bruk av disse. Gåtur er en anerkjent metode innen bygningsevaluering og behovsanalyser. Blant annet er metoden dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF (NTNU 2011). Gåtur på Lillehammer ble gjennomført 18. oktober 2018

3 Landskap: Videregående opplæring Tradisjonelt landskap plassert på yttervegger med kjerne. Den ene siden av kjernen har en rekke med pulter skjermet av glassvegger slik at det blir en korridor for gjennomgangstrafikken. Landskapsdelen som er på den andre siden av kjernen har ingen glassvegg. Der er det dermed plass til to arbeidsstasjoner ved siden av hverandre. I landskapsdelen med glassvegg, er det to rekker hvor det er plassert en ekstra pult, slik at det blir to pulter i bredden og det blir fire personer som sitte. De to ekstra pultene gjør at det er kun 50 cm for passering mellom bord og vegg. Det er foretrukket at det er trangt, fordi de fire det gjelder, ønsker å jobbe sammen, og syns dette er den beste løsningen. Utenfor glassveggen er en transportsone med gjennomgangstrafikk til Eiendom. Telefoner, skriving, lesing, diskusjoner. Fordeler: Det fine med landskap, er at man kan dele informasjon raskt og man vet hva kollegaer arbeider med, og det er enkelt å dele kompetanse Det gjør at man enkelt også kan oppdatere personer som kommer innom, dersom den som letes etter ikke er tilstede. Selv om det er støy, er det viktig å sitte i landskap. Utfordringer Det er totalt ca 35 personer i dette landskapsområdet og disse har tre smårom tilgjengelig. Dette er for lite kapasitet til de som jobber der. Der gjør at de må flytte seg til sosial sone (møtebord) for å ha samtaler, eller søke til andre steder. Man er veldig opptatt av å få gode avlastningsrom/stillerom/multirom, med variert møblering, slik at man kan flytte seg enkelt Det kan være litt støy, særlig fordi man får besøk ved arbeidsplassen sin. Litt mange ansatte på liten plass? Litt trangt. Det er mange permer inne i landskapet. Landskapet kan oppleves som rotete. «Det er alltid noen effektive folk som rydder sammen glass, kopper og tallerkener.» Vaktmesteren tar en runde en gang i året og kaster alt som står i vinduskarmen. Står det noe der, så blir det vanskeligere for varmen.

4 Sosial sone: Videregående opplæring Den sosiale sonen er plassert i et hjørne med utsikt. Hjørnet er også et møtepunkt mellom de to transportsonene i området. Sonen er møblert med to møtebord og stoler. Noen av deltakerne i gåturgruppa oppfattet at denne sosiale sonen ser ut som et møterom uten vegger, og tenker dermed ikke på dette som en sosial sone. Men brukerne syns dette fungerer godt. Tidligere var det en sofa her og den ønsket man å skifte ut. Her har man pause, informasjonsmøter, feiringer og markeringer, kaffe, uformelle prat, uformelle møter som tas der i stedet for å snakkes i landskapet. Man er flink til å flytte seg hit, enn å ta praten i landskapet. Positivt Et bra sted å slappe av, det er lett tilgjengelig, en uformell samlingsplass Åpent, fin utsikt, trivelig, mange plasser Utfordringer Mye trafikk i korridoren ved siden av, støy til nærmeste arbeidsplasser Ser ikke ut som en sosial sone, mer som et møterom? Mangler bilde Mangler bilde

5 Lite møterom: HR Lite rom med mulighet for skjerming for innsyn ved bruk av gardiner. Treseters sofa og en stol. Sofa er plassert på langvegg. En kortvegg med dør, og en kortvegg med vindu. En stol er plassert i kroken ved vinduet foran et ovalt bord. Det er ofte at møteleder setter seg i stolen. Det er ikke en balansert møblering, det skulle man gjerne hatt. Det blir fort «en mot tre», det kan være dumt, men er ikke alltid så viktig. Rommet brukes mye, for eksempel samtaler, også om sensitive ting rommet er lydtett (tett nok), man har små møter her, men det kan ikke brukes til jobbing det er det ikke møblert for. Det er et annet lite rom i avdelingen som er innredet for arbeid (arbeidsbord og skjerm). Typer møter/samtaler: samtaler HR internt, samtaler med andre, besøk, små møter, forhandlinger. Brukes også for ansatte som ønsker å ta seg en pause og legge seg på sofaen. Hvor gjennomføres medarbeidersamtaler i avdelinger som ikke har slike små rom tilgjengelig? Noen gjennomfører dem på leders kontor, andre ledere booker egnet rom i møteromsavdelingen. Innbydende og lyst. Det er intimt, noe som gir trygghet i samtaler. Koselig og framstår ufarlig. Viktig kvalitet ved rommet at det ligger godt integrert med resten av arealet. Rommet er lett tilgengelig. Eksempel på stillerom som ikke har like god kvalitet, er rommet som kommunikasjonsavdelingen har til sin disposisjon. Dette rommet ligger inne på møteromsavdelingen og man må gå ut av døra fra landskapet, og inn til møteromsavdelingen for å ta det i bruk. Selv om det ikke er mange meterne, oppleves det som mindre tilgjengelig fordi man må ut av en dør. Bilde mangler Møbleringen kunne vært annerledes, slik at tre parter ble mer likestilte i samtalen.

6 Landskap: Kommunikasjonsavdelingen Landskapet ligger rett innenfor døra fra heisen/trappeområdet, og man møter arbeidsplassene med en gang. Slik er det i mange av landskapene. Inn til venstre ligger møteavdelingen, hvor både interne og eksterne møter gjennomføres. Inn til høyre ligger politisk sekretariat, og videre inn til høyre ligger lokal politisk og byråkratisk ledelse. Kommunikasjonsavdelingen ligger midt i mellom. Tidligere var det ingen glassvegg som skjermet landskapet til kommunikasjon mot folk som kom inn fra heis og trapp. Det gjorde at man gjerne henvendte seg til den personen som satt rett innenfor, for å spørre om hvor man skulle gå. Det gjorde at grafikeren ikke fikk gjort jobben sin, men kun fikk svart på henvendelser. Derfor ble det satt opp en vegg, med frosting og merking som leder folk inn i møteromsavdeling. Det er seks arbeidsstasjoner, hver med tradisjonelt utstyr med hyller. To ansatte har stasjonær pc pga programvare, ellers har andre bærbar pc. Det er skillevegger mellom hver plass. De sitter ganske tett, og får lett med seg hva hverandre snakker om i landskapet. Prinsippet er at man skal være åpent og tilgjengelig det gjør at man snakker høyt i landskapet, man tar telefoner og tar i mot besøk. Det gjør at det er en effektiv arbeidsflyt og bred involvering i avdelingen. Lange telefonsamtaler eller møter tas ut av avdelingen, for eksempel på et ekstra møterom (stillerom) som er tilgjengelig for kommunikasjonsavdelingen i møteromsavdelingen. Lett tilgjengelig, lyst Det er enkelt å drive erfaringsutveksling fordi man sitter så tett på hverandre. Kunne vært bedre om stillerommet var mer koblet på landskapet. Nå må man gå ut av kommunikasjon sitt området og inn i møteromsavdelingen for å sette seg på deres ekstrarom. Dette rommet egner seg til samtaler men ikke til å jobbe på dvs det har ikke møblering for arbeid. To ansatte har stasjonær pc og kan uansett ikke flytte seg for å kunne skjerme seg for sine konsentrasjonsoppgaver.

7 Landskap og sosial sone: Lokal ledelse Her sitter politisk ledelse langs en vegg, og administrasjonen på den andre. De deler noen multirom i midten, samt en sosial sone. Dette området ligger innenfor landskapet til politisk sekretariat. Dette er områder som fungerer svært godt sammen, fordi det er åpnet og tilgjengelig. Her kan alle komme innom å se om rådmannen er ledig for et spørsmål, både publikum og interne på huset. Dette er viktig for demokrati og omdømmet til fylkeskommunen. Opplands fylkeskommune skal være en åpen og tilgjengelig fylkeskommune. Viktig med glass slik at man kan se inn. Det gjør også at ting er åpent. Man ser at folk snakker sammen inne på kontorene, og det er positivt. For det skal ikke være sånn at man skal måtte gjemme seg bort for en prat. Man skal ikke høre hva som sies, men det er fint å se at parter snakker sammen. Tilknytningen mellom disse arealene (kontorer, landskap, sosial sone og sekretariat) er det som skaper verdi. Totalen er man veldig fornøyd med og det framstår som noe medarbeiderne er svært stolte av. Politisk og adm ledelse, jurist, innkjøp, møter, besøk Den sosiale sonen brukes av alle også besøkende som skal vente. Det er en regel at man ikke spiser lunsjen sin i den sosiale sonen, fordi her skal det være åpent og innbydende for gjester å komme inn. Men det brukes til fredagskaffe. Fredagskaffen er på tvers av avdeling selv om de ikke jobber sammen (men de er glassvegg mot glassvegg) Lyst, luftig, pent, sosial sone. Det er enkelt å samhandle, tett på møteavdelingen, Åpent og inkluderende, sosial sone er viktig både sosialt og som ventesone. Synlig, lite skjult og gjemt, lett å orientere seg. Varierende størrelse på soner; færre personer per sone, flere soner til møter, gjennomgående lys Det er nok noe støy i gangene, men ikke mer enn at det er ok og man er blitt flinkere med årene å flytte seg bort fra der man forstyrrer til et annet sted.

8 Landskap: Kultur Dette landskapet er nyoppussa i Det er et lite landskap som ligger rundt en kjerne. Man kommer inn og møter toalettene det er laget en form for ledelinje innover til høyre, slik at man passerer tre smårom. Deretter kommer man til den første landskapsdelen. Her er det i tillegg til arbeidsstasjoner, også en sofa, og noen høybord langs veggen. Videre oppover langs yttervegg er det landskap med to arbeidsstasjoner i bredden, dette går opp helt til inngangsområdet. Det er en passasje fra landskapet og rett ut, men den er litt smalere, slik at man skal unngå at folk bruker dette som hovedtrase. Man har brukt en del absorbenter på veggen rundt kjernen, for å dempe akustikk. Disse fungerer også som dekor. Sofaen i landskapet er plassert nært der leder sitter. Det gjør at man gjerne setter seg der om man skal ha en samtale med leder. Man kan også bruke den om leder ikke er på plassen sin. Men det blir for nært og forstyrrende å sette seg der om leder er ved sin arbeidsstasjon. Høybordene langs veggen brukes til torsdagsmøter. De brukes ellers lite. Store møter som avdelingsmøte tas oppe i møteromsavdelingen. Om noen har arbeidsoppgaver som krever dyp konsentrasjon, kan man trekke inn i et av de to rommene som er møblert som arbeidsrom. Det er noen av medarbeiderne som gjør det mye, andre er ikke så flinke til å faktisk flytte på seg. Disse arbeidsrommene brukes derfor vel så mye til å ta telefoner i. Det tredje ekstrarommet er møblert som et grupperom eller møterom. Har tar man små møter. Opprinnelig var dette ett stort møterom. Valgt å heller bruke store møterom i møteromsavdelingen. Aktiviteter: mail, skriving, lesing, besøk og telefoner. Inntrykket til deltakerne på gåturen er at dette er et areal hvor det er gjennomtenkt og gjort helhetlig. Det er tydelig at det er kultur som bor her. Det er farger og kunst, til og med grafitti på ytterveggen til nabobygget, slik at man får noe kult å se på ut av vinduene. De som jobber her er veldig fornøyde med landskapet. De er flinke til å hysje på hverandre, om det sklir litt ut. Fordi man ikke har stort møterom i umiddelbar nærhet men bruker rom i møteromsavdelingen, må man planlegge mer.

9 Landskap: Kulturarv Mangler bilde av landskap Kulturarv er delt i to grupperinger, en gruppe sitter i et landskap som er glasset inn, rett ved inngangen til delen av etasjen. Man går rundt et hjørne og får følelsen av litt labyrint før man kommer inn til landskapet der arkeologigjengen sitter. Disse sitter også sammen med en gruppe som jobber med utvikling. Fordelingen i landskapet er blitt slik at utviklingsavdelingen sitter til venstre, og arkeologene til høyre. De som ønsker mest stillhet i disse to gruppene sitter innerst (alternativt ytterst) i de to retningene. De som snakker mest, sitter dermed i midten av landskapet. Leder sitter midt i, rett der besøkende kommer inn til landskapet. Det fungerer godt for henne. Landskapet er klassisk bygd opp med skillevegger og hyller som gjør at man kun ser toppen av hodet på personene i landskapet. Det er to ekstra rom som ligger i den ene enden av landskapet, og som i praksis mest er deres. Det ene er nå gjort om til kontor, og det andre er møblert med safe, kjøleskap og en stol. Ingen av disse rommene er lydtette. Det burde vært mer farger, variasjon i møblering og oppdeling av landskapet det blir en lang sal. Det ser kjedelig og gammelt ut, og er ikke særlig inviterende til samhandling. Det er mer lagt til rette for at man skal sette seg ned og jobbe for seg selv. Individuelt arbeid, telefoner og korte samtaler Om man har behov for å konsentrere seg dypt, eller jobbe sammen, booker man like gjerne et møterom i møteromsavdelingen. Dette er også en praksis som gjøres av andre avdelinger. Biblioteket er veldig fint, selv om det er støy der Det er store utfordringer med lyd i dette arealet, særlig bilioteket/sosial sone. Det kan virke som om lyden følger ventilasjonssystemet i særlig grad. Rommet, som kalles sosial sone, er en blanding av bibliotek, møterom og sosial sone (man har en sofa), fungerer dårlig fordi det lekker mye lyd. Det er glasset inn, og det gjør at det ikke virker like naturlig å ta en tilfeldig pause i Det er ingen kaffemaskin i dette arealet, men det er kaffemaskin i 5 etg. Savnet her er sosiale møteplasser. Det er mange vegger og vanskelig å finne fram og inn i landskapet. Det er litt forstyrrelser fra småprat på gangen. Særlig ett sted er utsatt, mange prater der og tenker ikke over at lyden går innover i arealet.

10 Sosial sone: Regional utvikling Mangler bilde av ståbord Fellesarealet består av to områder som er litt forskjøvet i forhold til hverandre. Det ene området, hvor kaffemaskinen står, har et langt møtebord. Det andre området har et ståbord/disk, som ligger lett tilgjengelig mellom rekkene med innglasset landskap. Ved ståbordet tar man kaffepause, morgen kaffe, leser aviser (det er viktig å lese aviser fordi man i regional utvikling må følge med på hva som skjer i hele distriktet). Fredagskaffen tas også ved ståbordet. Ved det store bordet i den andre enden av rommet, henter man seg kaffe, samler til teammøte, har uformelle små møter, og noen ganger er det møter med eksterne der. Det er innbydende å komme inn til denne avdelingen og ståbordet, det er inviterende og naturlig å bli hengende her. Prat fra ståbordet kan forstyrre de landskapene som er rett ved, de lukker da døra inn til sine landskap.

11 Inngangsparti Åpent og stort inngangsparti med resepsjon rett fram. Det er to møblerte venteområder for besøkende. Resepsjonen har tilstøtende kontorer, blant annet for sentralbordtjeneste. Det er et ståbord med en pc, men denne brukes ikke. Tanken var opprinnelig at man skulle ha mulighet til å søke opp personer på denne, før man gikk videre. Men nå har folk pc selv, og smart telefon, eller de bruker heller biblioteket. Her mottas besøkende, de kan få hjelp til å finne fram til hvor de skal gå og hvem de skal besøke. Man ringer opp og melder fra slik at gjester kan hentes. Det er ingen registrering av besøkende. Det er et sterkt ønske om å være åpne og tilgjengelige for alle, dermed er det ikke noe mål om at gjester skal registreres. Det har hendt, men det er svært sjelden, at det har vært uønskete hendelser med besøkende oppover i enkelte avdelinger. Om noe skulle skje i en avdeling, kan resepsjonen trykke på en knapp og aktivisere en avstenging av området og sørge for at dører stenges. Arealet brukes også til utstilling av ting fra fylket, museene er nå neste som skal stille ut. Dette er fint fordi det signaliserer identiteten til Oppland, og det er mye fint å se. Det er mange som ser på det som stilles ut. Lyst, åpent og innbydende. Enkelt å se hvor man skal henvende seg Vanskelig skilting utenfra? Det kommer litt an på hvilken vei du kommer fra. Men skiltingen er slik at man kan ende med å gå inn på Innovasjon Norge på bygget rett overfor inngangen til fylkeskommunen. Mangler bilder

12 Landskap: Opplandstrafikk To siders landskap, et har glassvegg fordi det skal skjermes mot et transportområde. Den andre delen er åpen. Den åpne delen sitter skoleskyss, de har mye telefoner, særlig om høsten. Tidligere satt også den andre delen av arealet åpent, men fordi det var mye støy fra telefonene til skoleskyss, ble det først satt opp høyere skillevegger, og nå siste året er det kommet glassvegger. Det hjalp veldig med glassvegger. Det har vært snakk om å lage glassvegger for den andre landskapsdelen, men man er bekymret for at glasset vil gi for harde overflater og dermed akustikkutfordringer. Det er tre ekstra rom i kjernen mellom de to landskapene. Det ene er relativt nytt, ved at man har tatt en del av printerrommet. Det har gjort at printerrommet er blitt trangt og det gir noen utfordringer med avfallssortering. «Det ser ikke ut på fredager». De to andre stillerommene er ikke stille, men de brukes likevel. Møbleringen er ikke hensiktsmessig i alle, et av rommene har for eksempel kun tre enkle stoler. Dette rommet brukes helst til å ta telefonsamtaler i. Det er også et lite møterom i kjernen. Dette fungerer godt som møterom, selv om det ikke er helt lydtett. Skypemøter gjennomføres her, men lyden sprer seg i hele avdelingen da rommet ikke er lydisolert. Men det er viktig med et lett tilgjengelig skype-rom i avdelingen, og rommet brukes flere ganger pr dag. Det store møterommet («Hadeland») brukes til teammøter og andre møter der flere skal delta, også i møter med eksterne Individuelt arbeid, småsamtaler, telefoner. En del av landskapet har mye telefoner (skoleskyss). Den andre delen har mindre telefon. Man er opptatt av at alle kan gjøre hele jobben på plassen sin. Det inkluderer også telefonsamtaler da tilgang til PC er avgjørende. Oppland trafikk skiller seg positivt ut ved at de har et særlig godt arbeidsmiljø. Det er mye godt samhold og godt miljø. Dette bekreftes fra HR. Man har lært seg å jobbe i landskap. For eksempel har man lært at man må snakke lavere, de som snakker mye i telefonen kan også forstyrres av hverandres telefonbruk Noen i gåturgruppa syns det er litt for klaustrofobisk ved at det er mye vegger. Tidligere var det mer farger, men det forsvant med en ombygging. Mangler bilde