Økonomireglement. Sørum kommune. Vedatt av Sørum kommunestyre i sak 32/18

Transkript

1 Økonomireglement Sørum kommune Vedatt av Sørum kommunestyre i sak 32/18

2 Innhold INNLEDNING... 3 Rådmannens videredelegering... 3 Etiske retningslinjer BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRSEL... 4 Lovgrunnlag... 4 Økonomiplan og Årsbudsjett... 4 Budsjettoppfølging... 5 Anskaffelser og bruk av ehandel... 5 Attestasjon og anvisning... 5 Regnskapsførsel... 6 Regnskapsavslutning UTLÅN... 7 Startlån og utbedringslån... 7 Søknadsskjema... 7 Innvilgning av lån... 8 Oppfølging av innvilgede lån BOLIGTILSKUDD... 9 Anvendelsesområde... 9 Boligtilskudd til etablering... 9 Boligtilskudd til tilpasning av bolig... 9 Boligtilskudd til utbedring av bolig... 9 Sikkerhet INNFORDRING Anvendelsesområde Formål Innfordringsskritt - rekkefølge og frister Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger Betalingsutsettelse og nedbetalingsavtaler Avskrivning av konstaterte tap REGISTRERING AV INVENTAR OG UTSTYR Ansvar for registreringen Gjenstand for registering Registreringsform Kassasjon SALG AV FAST EIENDOM OG ANDRE ANLEGGSMIDLER Anvendelsesområde Framgangsmåte UTLEIEBOLIGER Formål Vedtaksmyndighet Leiebetingelser Leieforholdets varighet Husleie Depositum Bostøtte Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 2

3 INNLEDNING Rådmannens videredelegering I flere av punktene i dette reglementet framgår det at fullmakter er delegert rådmannen og at fullmakten kan videredelegeres. Eventuell slik videredelegering vil da framgå av dokumentet Administrative delegeringer gitt med bakgrunn i reglement for delegering av myndighet fra kommunestyret til rådmannen og/eller kommunens kvalitetssystem. Etiske retningslinjer Kommunens etiske retningslinjer vil alltid være et viktig fundament også for utøvelsen av økonomiske handlinger etter dette reglementet. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 3

4 1 BUDSJETTERING OG REGNSKAPSFØRSEL Lovgrunnlag Økonomireglementet utfyller kommunelovens økonomibestemmelser med tilhørende forskrifter. Følgende paragrafer i Lov nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) omhandler bestemmelser om økonomiforvaltningen i kommunene: 44 Økonomiplan 45 Årsbudsjettet 46 Årsbudsjettets innhold 47 Årsbudsjettets bindende virkning 48 Årsregnskapet og årsberetningen 49 Rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 50 Låneopptak 51 Garantier og pantsetting for andres økonomiske forpliktelser 52 Finansforvaltning Kommunal- og regionaldepartementet har fastsatt følgende forskrifter: Forskrift om årsbudsjett Forskrift om årsregnskap og årsberetning Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner Forskrift om garantier Forskrift om finans- og gjeldsforvaltning Økonomiplan og Årsbudsjett Jfr kommuneloven 44, 45, 46, 47 og Forskrift om årsbudsjett. Innen utgangen av oktober hvert år fremmer rådmannen forslag til økonomiplan for kommende fireårsperiode og årsbudsjett for påfølgende budsjettår. Forslaget til årsbudsjett skal også omfatte en detaljert oversikt over hvordan den enkelte bevilgning i årsbudsjettet er tenkt benyttet. Forslaget legges fram for budsjettnemnda som innhenter uttalelser fra innstillingsutvalgene og øvrige høringsinstanser, og avgir innstilling overfor kommunestyret. Innen utgangen av desember hvert år vedtar kommunestyret årsbudsjettet. Årsbudsjettet er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret og er overordnet aktivitetsvedtak. Innstillingsutvalgene kan foreta overføringer mellom bevilgningene innen sitt ansvarsområde. Rådmannen kan foreta overføring mellom bevilgningene innenfor hvert av tjenesteområdene. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 4

5 Forøvrig har rådmannen disponeringsfullmakt over kommunestyrets bevilgninger i samsvar med hovedregelen i 9 i Forskrift om årsbudsjett. Budsjettoppfølging Jfr kommuneloven 47 og Forskrift om årsbudsjett. Ved utgangen av hver måned rapporterer rådmannen utviklingen i kommunens inntekter og utgifter og økonomi og framdrift i investeringene til formannskapet. Gjennom månedlige rapporter for virksomhetene, innhenter rådmannen prognoser fra virksomhetene om overholdelse av årets økonomiske rammer. Viser budsjettoppfølgingen at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt budsjett, skal rådmannen redegjøre for hvilke korrigerende tiltak som iverksettes. Rådmannen legger fram kvartalsvise resultatrapporter. Kvartalsrapportene for 1. og 3. kvartal fremmes som forenklede resultatrapporter for utvalgte nøkkeltall som økonomi og nærvær, finans- og gjeldsforvalting og økonomi og framdrift i investeringsprosjektene. Halvårsrapporten og årsrapporten skal gi grundig status- og resultatrapportering. Anskaffelser og bruk av ehandel Ved anskaffelser skal rammeavtaler og kontrakter som gjelder Sørum kommune benyttes. Full oversikt over inngåtte avtaler finnes på hjemmesiden til Nedre Romerike Innkjøpssamarbeid (NRI) Enhver anskaffelse skal være godkjent av leder med anvisningsmyndighet, enten direkte eller ved delegert fullmakt. Som verktøy ved anskaffelser skal ehandel benyttes så langt det er lagt til rette for elektronisk handling. Kommunens mål er at ehandel skal benyttes ved alle anskaffelser. Attestasjon og anvisning Ethvert krav skal være attestert og anvist før utbetaling kan finne sted. Anvisningsmyndigheten tilligger rådmannen og kan videredelegeres. Ordfører gis anvisningsmyndighet i tilfeller hvor rådmannen er inhabil Rådmannen skal til enhver tid ha samlet oversikt over delegert anvisningsmyndighet. Den som attesterer skal påse at rutiner for innkjøp og bestilling er fulgt og at levering/arbeid er utført i overensstemmelse med regningens pålydende, kontrollere enhetspriser, timepriser og at utregninger er riktige i henhold til anbud, avtale e.l. Bekreftelse på at levering er utført kan i alminnelighet bygge på påtegning av annen person på pakkseddel e.l., men den som attesterer har et selvstendig ansvar for ved tilfeldig stikkprøvekontroller å kontrollere at leveransen har funnet sted som anført. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 5

6 Den som attesterer plikter også å påse at bilaget tilfredsstiller kravene til dokumentasjon av regnskapsopplysninger i henhold til bokføringsloven 10. Den som anviser skal påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen, at rutiner for bestilling og innkjøp er fulgt, at kontroll og attestasjon er foretatt av personer som er tillagt disse oppgavene, at fakturaen tilhører kommunen, at beløpet som anvises er riktig i forhold til kravet og at riktig konto (art, kostnadssted, funksjon og evt. prosjekt) og merverdiavgiftskode er benyttet. Den som har anvisningsmyndighet, kan ikke anvise utbetalinger hvor vedkommende er inhabil etter forvaltningsloven. I slike tilfeller skal utbetalingsanmodningen oversendes til overordnet for eventuell anvisning. Regnskapsførsel Jfr kommuneloven 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal føres i samsvar med god kommunal regnskapsskikk, både når det gjelder selve regnskapsføringen og når det gjelder den økonomiske informasjonen årsregnskapet skal gi. Rådmannen utarbeider de rutinebeskrivelser og interne kontrollordninger som er nødvendige for å sikre og dokumentere dette. Regnskapsavslutning Jfr kommuneloven 48 og Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Ved regnskapsfastsettelsen vedtar kommunestyret eventuelle overføringer til påfølgende budsjettår av ubrukte midler i virksomhetene, etter forslag fra rådmannen. Rådmannen kan også foreslå at virksomheter skal dekke inn merforbruk i påfølgende budsjettår. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 6

7 2 UTLÅN Startlån og utbedringslån Sørum kommune ønsker å bruke startlån og utbedringslån aktivt som virkemiddel for å gjennomføre sin boligpolitikk. Kommunestyret fastsetter utlånskvoten for påfølgende år ved behandlingen av årsbudsjettet. For fullmakter i saksbehandlingen vises til delegeringsreglementet. Lånene er behovsprøvd. Lånesøknaden behandles etter Sørum kommunes økonomireglement og forskrift om startlån fra Husbanken. Endelige bestemmelser gjøres i henhold til Sørum kommunes økonomireglement. Målgruppen er husstander som er vanskeligstilt på boligmarkedet og som har langvarige boligfinansieringsproblemer. Startlån og utbedringslån kan kun gis til personer som allerede er bosatt i Sørum kommune. Tilbakebetalingsevne må dokumenteres. Ved tidligere mislighold overfor Sørum kommune skal søknaden normalt avslås. Startlån kan søkes til oppføring av nye boliger, kjøp av brukte boliger og til refinansiering. Utbedringslån kan søkes til utbedring av boliger. Boligen skal etter forholdene være egnet og nøktern. Boligen skal ligge i Sørum kommune. I saker der det er gitt forhåndstilsagn til kjøp av bolig er det med forbehold om at kommunen skal godkjenne aktuell bolig og kjøpesum. Startlån kan kombineres med boligtilskudd der dette er hensiktsmessig etter en vurdering av låneevne. Lånesøknad kan avslås med bakgrunn i at det ikke er tilgjengelige lånemidler. Søknadsskjema Lånesøknaden skal foreligge i undertegnet stand med alle vedlegg før saken kan behandles. Som et minimum skal følgende vedlegg følge søknaden: selvangivelse for siste år ligningsattest for siste to år eller skatteoppgjør for siste to år lønnsslipper/melding om trygdeutbetalinger for de siste 3 måneder panteattest ved refinansiering dokumentasjon av øvrig gjeld (lånesaldo, terminbeløp) salgsoppgave fra megler (m/takst)/bekreftet omsetningsverdi fra boligbyggelag. (Når det søkes forhåndstilsagn om kjøp av bolig må salgsoppgaven leveres før lånet kan utbetales.) Ved behov kan kommunen kreve ytterligere dokumentasjon av økonomiske forhold og andre forhold som vurderes relevant for lånebehandlingen, jvf. forvaltningslovens 17. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 7

8 Innvilgning av lån Rådmannen gis fullmakt til å innvilge startlån og utbedringslån innenfor 100 % av boligens omsetningsverdi. Lånet gis, om nødvendig, med prioritet etter annen låneinstitusjon og skal sikres med pant i fast eiendom. Lån til dekning av omkostninger ved kjøp, kan bare innvilges etter særskilt vurdering. Kommunen kan stille betingelse om at det inngås fastrenteavtale. Avdragstiden fastsettes særskilt i den enkelte sak. I særlige tilfeller kan kommunen innvilge en nedbetalingstid på inntil 50 år. Ved lån til utbedring og oppføring av bolig må det innhentes spesifisert anbud. Kommunen kan stille nærmere krav til kvalitetssikring av prosessen og til kontraktør. Oppfølging av innvilgede lån I tillegg til startlån og utbedringslån gjelder denne bestemmelsen også lån som tidligere er gitt under andre benevnelser, herunder etableringslån. Kommunen har inngått avtale om ekstern låneforvaltning. Forholdet til låneforvalter reguleres i egen avtale. Rentesatsen følger til enhver tid nivået på Husbankens rentealternativer med tillegg av 0,25 prosentpoeng til dekning av administrasjonskostnader. Oppfølgingen av lånene skjer forøvrig i henhold til bestemmelsene om innfordring i økonomireglementets punkt 4. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 8

9 3 BOLIGTILSKUDD Anvendelsesområde Tilskuddsmidler kan benyttes til boligetablering, utbedring eller tilpasning av eksisterende bolig. Mottar kommunen tilskuddsmidler fra Husbanken beregnet på viderefordeling til personer som bor i kommunen, fordeles midlene i samsvar med fullmakter gitt i delegeringsreglementet. Søknad om boligtilskudd avslås dersom kommunen ikke har tilskuddsmidler. Boligtilskudd til etablering Boligtilskudd til etablering skal medvirke til at husstander med svak økonomi blant funksjonshemmede, sosialt vanskeligstilte, unge i etableringsfasen, eldre og flyktninger skal få nøkterne og egnede boliger. Tilskudd til etablering kan gis som delfinansiering ved oppføring av ny bolig og som delfinansiering ved kjøp av bruktbolig. Boligtilskudd kan maksimalt utgjøre 30 % av kjøpesummen. Boligtilskudd til tilpasning av bolig Boligtilskudd til tilpasning av bolig skal bidra til at eldre over 60 år, uføre og funksjonshemmede i husstander med svak økonomi får en ny eller brukt bolig som over tid fungerer godt i forhold til bevegelsesvansker eller annen funksjonshemming. Tilskudd til tilpasning kan i tillegg gis til spesialtilpasning av garasje. Tilskudd til tilpasning skal normalt ikke overstige kr Rådmannen kan fravike denne bestemmelsen i særlige tilfeller. Kommunal fagrapport må vedlegges søknad. Ved tilskudd til tilpasning må det innhentes spesifisert anbud. Kommunen kan stille nærmere krav til kvalitetssikring av prosessen og til kontraktør. Boligtilskudd til utbedring av bolig Tilskudd til nødvendig utbedring av bolig kan gis til økonomisk vanskeligstilte husstander. Tilskudd til utbedring gis normalt i kombinasjon med lån. Ved tilskudd til utbedring må det innhentes spesifisert anbud. Kommunen kan stille nærmere krav til kvalitetssikring av prosessen og til kontraktør. Sikkerhet For tilskudd på kr eller mer tinglyses pant i bolig med sikkerhet etter lån. Sikkerheten slettes etter 20 år. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 9

10 4 INNFORDRING Anvendelsesområde Dette punktet omhandler fakturering og innfordring av kommunale avgifter, eiendomsskatt, gebyrer, egenandeler, refusjonskrav og leietakers forpliktelser i kommunale boliger (husleie, skader på husrommet, utgifter til fravikelse/utflytting). Punktet gir også bestemmelser om vilkår for konstatering av tap, sletting av krav og endring av betalingsbetingelser. Bestemmelsene gjelder også for innfordring av kommunens utlån. Bestemmelsene gjelder ikke skattekrav (skatt på formue og inntekt). Formål Bestemmelsene skal sikre en korrekt og effektiv fakturering av alle pengekrav kommunen retter mot sine innbyggere/brukere. Videre skal bestemmelsene sikre fullstendighet i oversikten over utestående fordringer, sikre at omfanget av utestående fordringer minimaliseres og at fordringsmassen er reell. Innfordringsskritt - rekkefølge og frister A) Ved utsendelse påføres fakturaene forfallsdato i samsvar med de regler som gjelder for den enkelte ordning. B) To uker etter forfall sendes skriftlig varsel om at inkasso vil bli satt i verk med mindre kravet er betalt 14 dager etter at varslet er mottatt. C) Tre uker etter at skriftlig varsel etter B) er sendt, sendes betalingsoppfordring som bl.a. inneholder opplysning om at rettslig inndriving vil bli iverksatt og det aktuelle tjenestetilbudet opphøre, dersom kravet fortsatt ikke er betalt etter ytterligere 14 dager. Særskilt for startlån: Rådmannen har anledning til å inngå avtaler med låntaker om betalingsutsettelser av terminforfall inntil 3 måneder og avdragsfrihet inntil 2 år. Avtaler inngås på grunnlag av boligsosiale og økonomiske vurderinger. Ved avtaler om avdragsfrihet skal kommunens lån normalt være sikret med pant godt innenfor markedsverdi på boligen. Avdragsfrihet kan forlenges i ytterligere perioder på 2 år. Rådmannen kan etter særskilt vurdering avgjøre at det avvikes fra ellers normal saksgang i tvangsinnfordring, dvs at det gis en forlenget periode før lån overføres til inkasso etc., samt inngå avtaler for å tilbakeføre misligholdte lån. Særskilt for leietakers forpliktelser i kommunale boliger: Dersom innbetaling ikke har funnet sted innen 14-dagersfristen sendes varsel etter tvangsfullbyrdelsesloven 4- Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 10

11 18. Etter eventuell tvangsfravikelse vurderes innfordring av beløp som overstiger depositum eller selvskyldnergaranti. Særskilt for vann- og avløpsgebyrer: Dersom innbetaling ikke har funnet sted innen 14-dagersfristen, kan rådmannen, etter at varsel om stenging er sendt eier, og etter at helsefaglig uttalelse foreligger, stenge den kommunale vannforsyningen til eiendommen. Utgifter i forbindelse med avstenging/påsetting av vannforsyningen skal i sin helhet dekkes av eier. D) Når fristen etter C) er gått ut og kravet fortsatt står ubetalt, opphører det aktuelle tjenestetilbudet og de rettslige innfordringsskritt som er hjemlet i de bestemmelsene som angår den enkelte ordning gjennomføres umiddelbart. Gebyrer, forsinkelsesrenter og omkostninger Ved innfordring av misligholdte krav beregnes gebyrer og forsinkelsesrenter i henhold til maksimumsbestemmelsene i inkassoloven. Eventuelle utlagte omkostninger kreves også inn fra skyldneren. Betalingsutsettelse og nedbetalingsavtaler Rådmannen har anledning til å gi kortere utsettelser av betalingsfristen og inngå avtaler om betaling i rater. Avskrivning av konstaterte tap Krav skal konstateres tapt og avskrives når minst ett av disse vilkårene er oppfylt: konkurs-/dødsbobehandling er avsluttet akkord er stadfestet foreldelse er inntrådt utleggsforretning ikke har ført fram saken er avgjort ved rettsavgjørelse eller dom gjeld skal ettergis i forbindelse med gjeldsordning etter gjeldsordningsloven rådmannen finner at skyldig beløp er for lite til å rettferdiggjøre bruk av tvangsinnfordring Rådmannen utgiftsfører konstaterte tap i driftsregnskapet og reduserer balanseposten Kortsiktige fordringer tilsvarende. Langtidsovervåking iverksettes der grunnlaget for dette er til stede. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 11

12 5 REGISTRERING AV INVENTAR OG UTSTYR Ansvar for registreringen Rådmannen skal sørge for registering av inventar og utstyr, for vedlikehold av oversikt over registrert inventar og utstyr og for føring av kassasjonsprotokoll. Gjenstand for registering Følgende typer inventar og utstyr skal registreres: Kontormaskiner, møbler, tekniske og medisinske apparater, verktøy og maskiner Kunstverk, gaver og andre verdigjenstander Registreringsform Registreringen skal skje i samsvar med bestemmelsene i prosessen "Registrering av inventar og utstyr" i kommunens kvalitetssystem. Kassasjon Rådmannen har ansvaret for kassasjon av inventar og utstyr som ikke lenger kan benyttes. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 12

13 6 SALG AV FAST EIENDOM OG ANDRE ANLEGGSMIDLER Anvendelsesområde Bestemmelsene regulerer framgangsmåten rådmannen skal følge når det foreligger politisk vedtak om avhendelse av anleggsmidler. Som anleggsmidler regnes kommunale eiendommer, boliger, tomter, mindre parseller, kjøretøyer, anleggsmaskiner m.v. hvor salgsinntekten er å anse som kapitalinntekt i henhold til god kommunal regnskapsskikk. Framgangsmåte Salg av anleggsmidler skal som hovedregel skje til høystbydende etter anbudskonkurranse som gjennomføres i kommunal regi, eller ved bruk av megler. Ved salg av mindre parseller o.l. hvor konkurranseelementet mangler, kan det foretas salg etter forhandlinger. Kjøretøyer, anleggsmaskiner o.l. kan avhendes ved innbytte. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 13

14 7 UTLEIEBOLIGER Formål Utleieboliger er ett av de virkemidlene kommunen kan benytte for å oppfylle sine forpliktelser til å medvirke til å skaffe boliger til personer som selv ikke kan ivareta sine interesser på boligmarkedet, herunder boliger med særlig tilpassing og med hjelpe- og vernetiltak for dem som trenger det på grunn av alder, funksjonshemming eller av andre årsaker. Vedtaksmyndighet Kommunens utleieboliger tildeles og administreres i samsvar med fullmakter gitt i delegeringsreglementet. Fullmakten gjelder også tildeling av omsorgsboliger i de private boligprosjektene der kommunen har tildelingsplikt i henhold til inngåtte avtaler og Husbankens forutsetninger i forbindelse med utbetaling av omsorgsboligtilskudd. For enkelte boliger kan det ved bygging eller anskaffelse være stilt særskilte betingelser fra statens eller Husbankens side angående disponeringen av boligene (eksempelvis Ungdomsboliger og Omsorgsboliger ). Eventuelle slike betingelser går foran bestemmelsene i dette reglementet. Leiebetingelser Utleie av boliger er regulert i Lov om husleieavtaler (husleieloven). Særreglene i lovens kapittel 11 innarbeides i kommunens standard leiekontrakter. Leieforholdets varighet Leietiden for kommunens utleieboliger er som hovedregel 3 år, jfr Lov om husleie 9-3. Personer som har et permanent behov for tilpasset bolig kan likevel sikres dette. Ved utleie av bolig til uføretrygdede og alderspensjonister kan leietiden etter forholdene fastsettes til en begrenset tidsperiode eller til leietakerens levetid. Husleie Husleiene fastsettes av rådmannen og skal være basert på gjengs leie. Depositum Et depositum tilsvarende 3 måneders husleie skal innbetales før innflytting i boligen. Selvskyldnergaranti fra NAV Sørum kan erstatte kravet om innbetaling av depositum. Selvskyldnergarantien skal tilsvare 6 måneders husleie og skal være avgitt før innflytting i boligen kan skje. Selvskyldnergaranti, ref. rundskriv H-2/11 Garantidokument i husleieforhold, utgitt av kommunal- og regionaldepartementet, skal benyttes. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 14

15 Bostøtte For uføretrygdede og alderspensjonister som leier kommunal bolig skal netto husleie ikke overstige 30 % av husstandens brutto inntekt. Bestemmelsen omfatter også leietakere hvor det foreligger vedtak på arbeidsavklaringspenger og personer som mottar introduksjonsstønad eller kvalifiseringsstønad. Dette gjennomføres ved at kommunen dekker eventuelt mellomværende mellom brutto husleie, fratrukket statlig bostøtte, og 30 % av husstandens brutto inntekt, når følgende forutsetninger er oppfylt: Leietakeren har gitt nødvendig informasjon om husstandens inntektsforhold Leietakeren har innlevert vedtak på attførings- eller rehabiliteringspenger eller introduksjons- eller kvalifiseringsstønad Leietakeren har forpliktet seg til å søke statlig bostøtte Leietakeren har tiltransportert Sørum kommune eventuell statlig bostøtte For leietaker som mottar arbeidsavklaringspenger eller introduksjons- eller kvalifiseringsstønad kommer eventuelle bidrag til boutgifter via NAV til fradrag i den kommunale bostøtten. Det skal fattes enkeltvedtak om kommunal bostøtte. Klageorgan vil være sosial- og omsorgsutvalget. Kommunal bostøtte gis for vedtaksperioden, men opphører umiddelbart dersom mottaker går over i lønnet arbeid. Vedtatt av Sørum kommunestyret i sak 32/18 15