Møtebok for kontrollutvalget i Vestre Slidre kommune

Transkript

1 Møte: 06/2017 Til Sak: 12-15/2017 Møtested: Møtedato: Møtetid: Følgende deltok: Olle Rosendal Frode Rolandsgard Anne Marte Før Bjørn Bjørnseth Jorunn Karlsen Håkon Offengaard Jevne Formannskapssalen i kommunehuset Vestre Slidre Torsdag kl Leder av kontrollutvalget i Vestre Slidre Nestleder Medlem Leder av kontrollutvalget i Vang Nestleder Medlem Andre: Martin Sæbu Rådmann i Vestre Slidre - Deltok i sak 12 og 13/2017 Gunhild Røyne Kommunalsjef i V.Slidre deltok i sak 12 og 13/2017 Guro Kvam Helse- og omsorgssjef Vang kommune deltoki i sak 12 og 13/2017 Åge Sandsengen Revisjonssjef i Kommunerevisjon IKS Anders Myrvang Revisor i Kommunerevisjon IKS Dagny Thon Hoverud Forvaltningsrevisor i Kommunerevisjon IKS Reidar Schlytter Sekretariatsansvarleg Godkjenning av innkalling og saksliste (fellesmøte) Innkalling godkjent. Godkjenning av møtebok av og (fellesmøte) Enstemmig godkjent. Neste møte Neste møte Leder Olle Rosendal, tlf Side 1

2 Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i Vestre Slidre kommune.. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Behandling i møtet: Med bakgrunn i vedtatt plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll drøftet kontrollutvalget hvilke temaer de ønsket å ta opp på neste møte. På neste møte ønsker kontrollutvalget å få en gjennomgang av følgende temaer: - En oversikt over saker i formannskap og kommunstyret (restanseliste) - En statusgjennomgang vedr ansettelser, omplassering og omstillinger - En gjennomgang av permisjonsreglementet Rådmann inviteres til møtet for å orientere om sakene. Orientering fra revisjonen. (felles for Vestre Slidre og Vang) Orientering om hva som er regnskapsrevisors sitt fokusområde Behandling i møtet: - Revisor Anders Myrvang orienterte om kontrollutvalgets oppgaver ifht regnskapsrevisjonen jf. forskrift k.utv kap 4. - K.utv. skal påse at regnskapet er revidert på en forsvarlig måte og i samarbeid med revisjonen at merknader blir fulgt opp. - Formålet er å skape tillit til regnskapet. - Revisjon har som mål og ha en god dialog med administrasjon vedr regnskapet og oppfølging av merknader meddelt i revisjonsbrev. - Kommunene har et stort regnskap med en omsetning på ca 200 mill. - Baseres mye på kommunens internkontroll spes på gyldighet, lønn og inntekter. - Revisjon retter sine ressurser mot områder som forventes å inneholde risikoer for vesentlig feilinformasjon. - Fullstendig dokumentasjon fra administrasjon reduserer revisjonsarbeidet. - Revisjon har utarbeidet eget dokument vedr Revisjonsstrategi 2017 som inneholder mange punkter, se vedlagte foiler. - Fokus for 2017, lønnsområdet, innkjøpsområdet (utgifter), inntektsområdet og godkjenning av regnskapet (balansen) - Vesentlige diskusjoner tatt opp med admininistrasjon. Leder Olle Rosendal, tlf Side 2

3 Orienteringen fra revisjonen tas til orientering. Møte med Fylkesmann veiledning om lov og regelverk for revisjon, kontrollutvalg og sekretariat. Kontrollutvalget ga uttrykk for at informasjon fra Fylkesmann bekreftet at ordningen med kontroll og tilsyn i Valdres er i.h.h.t regelverket. Det er kommunestyret og kontrollutvalget som har ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalget viser også til forslag til ny sekretariats ordning i Valdres som nå er oversendt kommunestyrene til behandling. Dialog er viktig i alle saker som berører samhandling mellom revisjon, kontrollutvalg og sekretariat. Kontrollutvalget ber om et møte med administrasjon og politikkere for dialog om avklare roller og forventninger jf. Fylkesmanns orientering på møtet den Sekretær innkaller til møte med følgende deltakere: - Kontrollutvalg - Kommunerevisjon IKS - Ordfører - Rådmann - Formannskapet NAK Branntilsyn Valdres Brev til orientering fra Kommunerevisjonen datert Brevet tas til orientering. Sak 12/2017: Status Barnevernet Vang/Vestre Slidre (felles for Vestre Slidre og Vang) Dokumenter i saken: Saksopplysninger: Leder for barnevernet orienterte om barnevernet. Det er som er vertskap for felles barnevern for Vestre Slidre og Vang kommune. Her noe stikkord fra orienteringen: Bemanning: 100 % leiar/saksbehandler 400 % barnevernskonsulent 40 % sekretær Leder Olle Rosendal, tlf Side 3

4 Engasjement tom % barnevernskonsulent Oversikt over antall undersøkelser: Oversikten viser at det har vært en betydelig økning i antall henvendelser i VSK har 81 % prosent av sakene som tiltak i heimen, snitt for hele landet er 60 % Det har i 2016 vore fristbrot både i VSK og Vang. Sikre akuttberedskap: - Tett samarbeid med lensmannsetaten - Leder blir kontaktet etter behov Erfaringer: - Høgt sjukefravær i Sårbarhet ved sjukefravær og kompetanseheving - Lite fagmiljø - Liten mulighet til spesialisering - Utfordring med habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlinga - Utfordring med nærhet til brukerne - Godt tverrfaglig samarbeid i begge kommuner - God kollegial støtte - Godt arbeidsmiljø - Godt samarbeid med barnevernstjenesten i resten av Valdres - Fylkesmann varsla tilsyn hausten 2016, men måtte usettes på gr. av mye arbeid med N.Land, tilsyn i VSK løpet av Økonomi: - Innleid barneverntjeneste kr ,- - Refusjon sjukepenger « ,- Kontrollutvalgets medlemmer stilte en del konkrete spørsmål til orientering som ble greit besvart fra administrasjon. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgene i Vestre Slidre og Vang sa seg godt fornøyd med orienteringen fra administrasjon vedr statusgjennomgang av felles barnevern i de to kommunene. Leder Olle Rosendal, tlf Side 4

5 Sak 13/2017: Integrering av flykninger i Vestre Slidre Dokumenter i saken: Saksopplysninger: Administrasjon orienterte om Røn læringssenter. Her noe stikkord fra orienteringen: Bemanning: 100% Leier/flykningekonsulent 100 % Pedago 100 % Tiltakskonsulent 100% Burettleier /program 16 elever introduksjonsprogram 1 elev Valdres Folkehøgskole 1 grunnskole opplæring 5 i barnehage 11 elever grunnskole -69 flyktninger Introduksjonsprogram Helårlig og på full tid. Innhold i introduksjonsprogrammet: - ordinær undervisning i norsk og samfunnsfag - Språkpraksis - opplæring av digitale ferdigheter - trafikkopplæring - foreldreskole og kvinnegruppe i samarbeid med psykiske helestjeneste. Individuell plan - Juridisk dokument - informasjon på morsmål Kontrollutvalgsmedlemmene stilte en del spørsmål til orienteringen bl. annet at det i sosiale media omtales at kommunen bruker mye penger på flykningene. Kommunen burde kanskje vært mer åpen med informasjon om dette temaet slik at man unngår Leder Olle Rosendal, tlf Side 5

6 for mye spekulasjoner m.m. i sosiale mediar som kan medvirke til negativ omtale av integreringen i kommunen. Administrasjon vil jobbe videre med dette. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen fra administrasjon vedr statusgjennomgang integrering av flykninger i. Sak 14/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. brannberedskap i Valdres med oversendelsesbrev Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør- Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. Dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. Leder Olle Rosendal, tlf Side 6

7 2. Kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Saken ble drøftet på fellesmøte som fattet følgende vedtak: Saka utsettes og tas opp i de enkelte kontrollutvalga. Forslag til vedtak Vurderinger i møtet Leder orienterte om bakgrunn for saken, og møtet drøftet om rapporten bør sendes til kommunestyret med anbefaling om at politikerne drøfter /vurderer nivået på brann- og redningsoppdrag i kommunen nå. Vedtak Rapporten sendes Kommunestyret til orientering, med anbefaling om at kommunestyret påser at de får en god politisk drøfting om organisering og nivå på brann og redning, som sikrer tilstrekkelig sikkerhet for at brann- og redningsmannskap rykker ut med tilstrekkelig styrke og med tilstrekkelig kvalitet på første bil, i samband med etablering av nytt brannvesen. Sak 15/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Valdres Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport IKT med oversendelsesbrev av 19.april Saksopplysninger Revisjonen har på oppdrag fra kontrollutvalgene i Valdres levert forvaltningsrevisjonsrapport datert 18. april 2017 på IKT Valdres. Formålet med kontrollen var å vurdere kostnadsnivå, helhetlig drifts- og strategisk ansvar og kvalitetsmål. Det vises til rapportens hovedkonklusjoner på sidene 6, 11 og 13. Kostnadsmessig er nivået relativt likt mellom Valdres og Hallingdal. Revisjonen stiller spørsmål ved om de styrende dokumentene for IKT Valdres i tilstrekkelig grad definerer at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for: at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKT-kompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. Leder Olle Rosendal, tlf Side 7

8 Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Behandling i møte: Leder orienterte med bakgrunn i saken. Møtet drøftet det prinsipielle i saken, hvem som har ansvar for tekniske løsninger, bestillingsrolle osv. Saken utsettes til den er drøftet / behandlet i Rådmannsutvalget. Vestre Slidre, Reidar Schlytter Sekretariatansvarlig Kopi: Ordfører, Rådmann, postmottak og Kommunerevisjonen IKS Møtebok godkjent: Vestre Slidre den.. Olle Rosendal Frode Rolandsgard Anne Marte Før Leder Olle Rosendal, tlf Side 8