Er valg av organisering og arbeidsprosesser i samarbeid i tråd med overordna mål

Er valg av organisering og arbeidsprosesser i samarbeid i tråd med overordna mål Sør-Trøndelag fylkeskommune Mars 2007

Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden november 2006-mars 2007. Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 19. mars 2007 Inger Johanne Flønes/s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Charlotte Eidissen /s/ Prosjektmedarbeider - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 3

0 Sammendrag Revisjon Midt-Norge ble i brev av 20.06.06 fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (Konsek) bedt om å gjennomføre prosjekt samarbeidsavtaler i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Bestillingen lyder som følger: Det iverksettes forvaltningsrevisjonsprosjekt om STFKs partnerskaps -/samarbeidsavtaler, med fokus på: Er valg av organisering og arbeidsprosesser i STFK sine samarbeidstiltak/partnerskap i tråd med fylkeskommunens overordnede mål og målsettinger for de enkelte samarbeidstiltakene? Kontrollutvalget ønsker videre en tilbakemelding på hvilke resultater utvalgte samarbeidsavtaler har gitt. Tidsrammen for prosjektet avgrenses til 400 timer. Revisjon Midt-Norge fikk i brev av 22.06.06 bestilling på prosjektet, og revisor hadde høsten 2006 møte med Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) for å gjennomgå bestillingen fra kontrollutvalget. På bakgrunn av prosjektplan ble avtale med KonSek om gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet inngått 8.11.2006. Oppstartsbrev ble sendt fylkesrådmannen 13.11.2006. Prosjektet har to problemstillinger. I problemstilling 1 undersøker vi om valg av organisering og arbeidsprosesser i STFK sine samarbeid er i tråd med fylkeskommunens overordnede mål og målsettinger for de enkelte samarbeid? I problemstilling 2 undersøker vi hvilke resultater utvalgte samarbeid har gitt? Revisor har i rapporten funnet det nødvendig å foreta avgrensninger. Revisjonskriteriene er hentet fra fylkeskommunens overordna styringsdokumenter. Spørreundersøkelsen ga et svakt datagrunnlag da revisor ikke fikk svarprosent som forventet. Datagrunnlaget fra intervju ble også mindre enn forventet. Det er grunnleggende for prosjektet at revisor gis anledning til å samle inn nødvendig informasjon. Datamaterialet som ligger til grunn for vurderinger og konklusjoner er samlet inn gjennom en webbasert spørreundersøkelse, dokumentgjennomgang og intervju. Vi har sett nærmere på 3 samarbeid (Innovasjon Midt-Norge, Access Mid-Norway og Oi! Trøndersk Mat og Drikke as). Organiseringsformen er årsak til at disse ble valgt som eksempler. Revisors vurderinger gir ikke grunnlag for generalisering. Oppfatningen av hva som er fylkeskommunens overordna mål i samarbeid oppleves forskjellig i organisasjonen. For de enkelte samarbeid egne mål oppleves de å være i samsvar med fylkeskommunens overordna mål og målsettinger. Valg av organisasjonsform og arbeidsprosesser oppleves å være i samsvar med overordna mål. Revisor tar forbehold om at resultatene fra spørreundersøkelsen er for positiv. I politiske organ vedtas organisasjonsform fra sak til sak og det er ingen føringer for organisasjonsform eller hvem som skal representere fylkeskommunen i styrende organer. Det kan etter revisors vurdering være hensiktsmessig at fylkeskommunen rydder opp i begrepsbruken på samarbeidsområdet for å klargjøre hvilke krav, forventninger og juridisk konsekvens ulike samarbeid innebærer for fylkeskommunen. Det kan også være hensiktsmessig i forhold til ulike typer samarbeid, at fylkeskommunen har en gjennomtenkt og tydelig strategi/policy. I en slik strategidebatt vil organisasjonsformer og arbeidsprosesser forut og i løpet av samarbeidet være sentrale tema. De utvalgte samarbeid er eksempler og gir ikke grunnlag for å generalisere for fylkeskommunens samarbeid. I Access Mid-Norway og Oi! Mat er fylkeskommunen både eier og tilskuddsyter. I prosjektet Innovasjon Midt-Norge er fylkeskommunen tilskuddsyter, men ikke prosjekteier. 4 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

Felles for de utvalgte samarbeidene er at de har forankring i overordna styringsdokumenter som felles fylkesplan, samhandlingsprogram og fylkeskommunens strategiplan, om enn noe forskjellig uttrykt som tiltak. Der fylkeskommunen opptrer som eier er det etter revisors vurdering viktig at informasjon går tilbake til fylkeskommunen. Fylkeskommunen har rutiner for rapportering av utviklingsmidler. Revisor konkluderer med at alle tre samarbeid har samsvar mellom prosjektets egne mål og overordna mål og målsettinger. Det er viktig for arbeidsprosessene å ha forankring i styringsdokumenter når nye tiltak skal iverksettes og gjennomføres, noe alle de tre samarbeidene viser. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 5

0 SAMMENDRAG... 4 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN FOR UNDERSØKELSEN... 7 1.1 Bakgrunn... 7 1.2 Begrepsavklaringer... 7 2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER... 8 2.1 Problemstilling... 8 2.2 Revisjonskriterier... 8 3 GJENNOMFØRING, METODE OG AVGRENSNING... 9 3.1 Gjennomføring og metode... 9 3.2 Avgrensning... 10 4 OVERORDNA MÅL OG MÅLSETTINGER PÅ FYLKESNIVÅ... 10 5 OVERORDNA MÅL, ORGANISASJONSFORM OG ARBEIDSPROSESSER... 11 5.1 Innledning... 11 5.2 Overordna mål og målsettinger... 12 5.3 Organisasjonsform... 14 5.4 Arbeidsprosesser... 17 5.5 Revisors vurdering... 20 6 OVERORDNA MÅL, ORGANISASJONSFORM OG ARBEIDSPROSESSER I UTVALGTE SAMARBEID.. 21 6.1 Innledning... 21 6.2 Overordna mål og målsettinger... 22 6.3 Organisasjonsform... 23 6.4 Arbeidsprosesser... 24 6.5 Revisors vurdering... 25 7 HØRING... 26 8 KONKLUSJON... 27 8.1 Problemstilling 1... 27 8.2 Problemstilling 2... 28 VEDLEGG 1... 30 VEDLEGG 2... 32 VEDLEGG 3... 36 VEDLEGG 4... 37 6 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

1 Innledning og bakgrunn for undersøkelsen 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget har i møte 03.04.06, sak 6/2006 vedtatt gjennomføring av forvaltningsrevisjon om STFKs samarbeidsformer/samarbeidsavtaler og hvordan disse ivaretar organisasjonens mål og behov. I KU møte 06.06.06 sak 26/2006 spesifiserte kontrollutvalget innhold og ressursbruk i prosjektet. Følgende vedtak ble fattet: Det iverksettes forvaltningsrevisjonsprosjekt om STFKs partnerskaps -/samarbeidsavtaler, med fokus på: Er valg av organisering og arbeidsprosesser i STFK sine samarbeidstiltak/partnerskap i tråd med fylkeskommunens overordnede mål og målsettinger for de enkelte samarbeidstiltakene? Kontrollutvalget ønsker videre en tilbakemelding på hvilke resultater utvalgte samarbeidsavtaler har gitt. Tidsrammen for prosjektet avgrenses til 400 timer. Revisjon Midt-Norge fikk i brev av 22.06.06 bestilling på prosjektet, og revisor hadde høsten 2006 møte med Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) for å gjennomgå bestillingen fra kontrollutvalget. På bakgrunn av prosjektplan ble avtale med KonSek om gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet inngått 8.11.2006. Oppstartsbrev ble sendt fylkesrådmannen 13.11.2006. 1.2 Begrepsavklaringer Fylkeskommunen har mange samarbeidspartnere og samarbeid omtales ulikt. Samarbeidstiltak, samarbeidsavtaler, partnerskapsavtaler, partnerskap m.v. er benyttet om ulike typer samarbeid. St.meld. nr 19 (2001-2002) la føringer for fylkeskommunenes rolle som regional utviklingsaktør. hensikten med regionale partnerskap er å bringe sammen ulike aktører politikere, offentlige etater, brukergrupper og frivillige grupper for å drøfte mål og strategiske hovedlinjer for å iverksette tiltak i situasjoner der en regional aktør ikke er i stand til å nå vedtatte målsettinger alene. Partnerskapet må ta utgangspunkt i de konkrete behov til innbyggere og næringsliv i den enkelte region. Meldingen er rundt formulert, og mangler kravspesifisering til hva som skal være form og innhold i partnerskapene. Det er dermed opp til fylkeskommunene å bestemme organisasjonsform og innhold i partnerskap, men samtidig skal partnerskapene være med på å utvikle fylkeskommunens rolle som regional utvikler. I ECON rapport utført for KS vedrørende interkommunale samarbeid (2006) viser rapporten at omfanget av interkommunalt samarbeid er omfattende, og at kommunene ikke har oversikt over egne samarbeid. Et av kjennetegnene for interkommunale samarbeid er svakheter i politisk styring og kontroll. Høsten 2004 ble det fremmet sak i fylkesutvalg, komiteer og fylkesting (Fylkestingssak 87/2004) vedrørende partnerskap og styringsutfordringer. Det ble imidlertid ikke fattet noen politiske vedtak. Det ble i saken utarbeidet et notat av administrasjonen som gir et innblikk i partnerskap og samarbeid i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Ved en kartlegging ut til administrative enheter viste det seg uklart for ansatte hva partnerskap er og om enhetens inngåtte samarbeid er partnerskap. Det fremgår også at så lenge ingen har gjort forsøk på å presisere, avgrense eller klargjøre begreper som prosjektsamarbeid, bilateralt samarbeid, operativt samarbeid, intensjonsavtaler, fellesprosjekt, regionale utviklingstiltak, utviklingsprosjekter etc., brukes begrepene om hverandre. Strategiplan 2006-2009 viser under overskriften regional utviklingsaktør til at fylkeskommunen har avtaler med flere aktører. De fleste av disse omtales som "partnerskapsavtaler", men har både ulik form og innhold. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 7

Partnerskap versus samarbeid I saksutredningen til kontrollutvalget sak 26/2006 viser kontrollutvalgssekretariatet til at det i STFK ikke er vedtatt noen retningslinjer for hva som kan betegnes til å være partnerskapsarbeid, og hva som faller utenfor. Noe av utfordringene for fylkeskommunen er at de politiske rammene som er gitt er lite førende for hvordan samarbeid skal utformes, og kan sies å være årsaken til at man har mange ulike former for samarbeid. I saksfremstillingen s. 13 i forbindelse med at det vises eksempler på formelt etablerte partnerskapsavtaler i STFK og eksempler på andre større samarbeidsprosjekter sier en følgende: Eksemplene viser noe av mangfoldet som kjennetegner fylkeskommunens samarbeid med andre aktører. Sammen med andre samarbeid skal disse bidra til å oppfylle fylkeskommunens målsettinger. Det avgjørende er trolig ikke hvilken benevnelse de ulike samarbeid faller inn under, men heller om de har mål, innhold og organisering som fremmer fylkeskommunens overordnede mål. 1 Revisor har i kap. 1.2 forsøkt å vise at det er uklarheter i begreper. Staten bruker partnerskap som begrep i regional utvikling, men gir ingen definisjon på innholdet. Partnerskapsavtaler, samarbeidsavtaler, partnerskapstiltak og samarbeidstiltak brukes om hverandre i fylkeskommunen uten at dette er definert. I strategiplanen viser fylkesrådmannen til et ønske om opprydding i begrepsbruken. De ulike begreper som hittil har vært brukt omtales i den videre fremstillingen i rapporten som samarbeid. 2 Problemstilling og revisjonskriterier 2.1 Problemstilling Vi undersøker følgende problemstillinger: 1 Er valg av organisering og arbeidsprosesser i STFK sine samarbeid i tråd med fylkeskommunens overordna mål og målsettinger for de enkelte samarbeid? 2 Hvilke resultater har utvalgte samarbeid gitt? 2.2 Revisjonskriterier Kilder for revisjonskriteriene er overordna styringsdokumenter i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Dette er felles fylkesplan 2005-2008, Samhandlingsprogram 2005, 2006 og 2007, samt STFKs strategiplaner, St. melding 19 (2001-2002): føringer for partnerskapsavtaler for fylkeskommunen, Innstilling til St. meld 19: hva som kjennertegner et partnerskap. Problemstilling 1 belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterie som er påstandsorientert: STFK sine overordna mål og målsettinger er styrende ved inngåelse av og oppfølging av samarbeid Revisjonskriteriet er operasjonalisert til: Valgt organisasjonsform og arbeidsprosesser sikrer at overordna mål og målsettinger ivaretas for de enkelte samarbeid Samarbeidet ivaretar at STFK som medeier og eller tilskuddsyter utøver styring og kontroll Problemstilling 2 belyses ved hjelp av følgende revisjonskriterie: Organisasjonsform og arbeidsprosesser sikrer at det er samsvar med STFKs overordna mål og målsettinger 1 Revisors utheving 8 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

3 Gjennomføring, metode og avgrensning 3.1 Gjennomføring og metode Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til NKRFs Standard for forvaltningsrevisjon, som er gjeldende standard for god kommunal revisjonsskikk i forvaltningsrevisjon i kommunesektoren. To medarbeidere har gjennomført undersøkelsen og en styringsgruppe har kvalitetssikret prosjektplan og prosjektrapporten. Datamaterialet som ligger til grunn for vurderinger og konklusjoner er samlet inn gjennom en webbasert spørreundersøkelse, dokumentgjennomgang og intervju. En foreløpig rapport er sendt på høring til fylkesrådmannen og uttalelse foreligger 09.03.2007. Uttalelsen er vedlagt som vedlegg 3. I tillegg er deler av høringssvaret kommentert av revisor i kap. 7. KonSek er ikke høringsinstans, men har gitt tilbakemelding på den foreløpige rapport av en slik karakter at revisor har gjennomgått rapporten på nytt og foretatt en del presiseringer i vurderinger og konklusjon. Rapporten er ikke sendt ut på ny høring til fylkesrådmannen. Revisor har foretatt en dokumentanalyse av felles fylkesplan 2005-2008, Samhandlingsprogram 2005, 2006 og 2007, samt STFKs strategiplaner med tanke på analyse og vurdering av overordna mål og målsettinger for samarbeid. Det samme er tildelingsbrev, rapporter og oppfølgingsdokumenter i tilknytning til tildeling og oppfølging av midler. I problemstilling 1 er det gjennomført en webbasert spørreundersøkelse som er sendt ut til alle enheter (Administrative enheter, videregående skoler og tannhelseadministrasjon). Antall utsendte spørreskjema var 72. Spørsmålene i undersøkelsen ble på forhånd testet mot enhet for Regional Utviklingsavdeling (RegUt). Spørreundersøkelsen ble sendt til den ansvarlige for samarbeidet og det skulle svares med ett spørreskjema for hvert enkelt samarbeid. Spørreskjema ble sendt ut til 72 personer via e-post, det ble gitt en kort svarfrist. Alle spørsmål i spørreskjemaet måtte besvares før det ble sendt i retur. Svarprosenten på undersøkelsen er 42%. De som fikk tilsendt spørreskjema ble bedt om å fylle ut skjema for antall samarbeid de var ansvarlige for, men begrenset opp til 10 skjema pr person. Totalt fikk vi 55 spørreskjema i retur. Noen valgte å svare på 1 spørreskjema for alle "sine" samarbeid slik at antall samarbeid som er med er høyere. Det er likevel ikke tatt hensyn til dette i svaroppslutningen, dette betyr at svaroppslutningen er beregnet ut i fra 55 svar. Formålet med den webbaserte spørreundersøkelsen var: 1. Kartlegge sammenhenger mellom overordna mål og målsettinger i forhold til organisering og arbeidsprosesser for de enkelte samarbeid. 2. Kartlegge hvor mange samarbeid man har i fylket. Den lave svarprosenten gir ikke grunnlag for å generalisere, noe som betyr at vi ikke kan konkludere ut i fra de svar vi har fått fra spørreundersøkelsen for alle samarbeid i fylket. For ytterligere informasjon om problemstillingen intervjuet vi fylkesrådmannen samt 2 komitéledere. Revisor hadde i tillegg bedt om intervju med fylkesordfører, men planlagt møte ble avlyst. Det planlagte møtet med den siste komiteleder ble avlyst pga sykdom. Det ble også sendt forespørsel pr. e-post til varaordfører, opposisjonsleder samt leder av RegUt med anmodning om et møte uten at revisor fikk svar. Tidsperspektivet i prosjektet førte til at revisor ikke gjennomførte møter med disse. I problemstilling 2 har vi sett på 3 utvalgte samarbeid som er ulikt organisert og organisasjonsformen har vært avgjørende for vårt valg. Det er Innovasjon Midt-Norge (Prosjektorganisering), Access Mid-Norway (Forening) og Oi! Trøndersk Mat og Drikke as (AS) - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 9

(heretter kalt Oi! Mat). Revisor har intervjuet sentrale personer i Innovasjon Midt-Norge, fylkesrådmann i forbindelse med Access Mid-Norway samt STFKs kontaktperson i Oi! Mat. De 3 valgte samarbeid er eksempler og det kan ikke generaliseres ut fra revisors vurdering og konklusjon. Referat er skrevet fra alle intervjuene og alle er verifisert. 3.2 Avgrensning Revisor har i rapporten ikke sett på det juridiske avtalegrunnlaget i de ulike typer samarbeid, men om fylkeskommunens samarbeid har mål, innhold og organisering som fremmer fylkeskommunens overordna mål. Revisor gir i problemstilling 1 ikke svar på om de enkelte samarbeid enkeltvis samsvarer med fylkeskommunens overordnede mål og målsettinger. Vi gir heller ikke svar på om det enkelte samarbeids organisasjonsform og arbeidsprosesser er de riktige. I problemstilling 2 har revisor avgrenset problemstillingen til ikke å omfatte resultatmåling i de utvalgte samarbeid. Det revisor har sett på er resultat i organisering og arbeidsprosesser i utvalgte samarbeid, opp mot fylkeskommunens overordna mål og målsettinger. Revisjonen avla i mai 2006 rapport om Mål og resultatstyring av regionale utviklingsmidler i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Denne undersøkelsen er videreført i form av et nytt prosjekt hvor hovedfokus er resultatoppnåelse innen prosjektområder som er støttet gjennom regionale utviklingsmidler, og hvordan denne er i tråd med føringene som ligger i fylkesplanens målsettinger. Resultatmåling av fylkeskommunens engasjement vil bli behandlet i egen rapport som avlegges i april 2007. Revisjonens rapporter vil samlet sett bidra til analyse og vurderinger av utviklingsmidler og samarbeid. 4 Overordna mål og målsettinger på fylkesnivå Fylkesplanen og samhandlingsprogrammet 2 Fra 2005 gjelder felles fylkesplan for begge trøndelagsfylkene og Trondheim, Kreative Trøndelag her alt e mulig uansett, felles fylkesplan for 2005 2008. En kraftig satsing på verdiskaping og innovasjon En samordna forsknings- og utdanningspolitikk Trøndersk mat et fortrinn som skal utnyttes bedre Ei framtidsretta energisatsing Ei behovsretta utbygging av infrastruktur Trøndelag skal være et godt sted å leve. For 2005 ble det første gang utarbeidet felles samhandlingsprogram med videreføring for 2006 og 2007. Samhandlingsprogram 2006 trekker fram de viktigste områdene for felles innsats i 2006, og er i stor grad en videreføring av Samhandlingsprogram 2005. Programmet beskriver hvilke konkrete tiltak som er i gang eller som skal iverksettes, hvem som har oppfølgingsansvar og hvilke partnerskap som skal delta. Trøndelagsrådet er styringsgruppe for oppfølging av programmet. Samhandlingsprogram 2007 er i stor grad en videreføring av Samhandlingsprogram 2006. 2 Tekst og figur er hovedsaklig hentet fra rapporten om Mål og resultatstyring av regionale utviklingsmidler, mai 2006. 10 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

I Samhandlingsprogram 2006 er koblingen til felles fylkesplan forsøkt synliggjort i større grad enn tilfellet var i 2005-utgaven. Innsatsområdet og tiltakene er knyttet til ett av de seks hovedkapitlene i fylkesplanen. 3 Målene i samhandlingsprogrammet er gjengitt i vedlegg 1. Figur 2: Felles fylkesplan for Trøndelag. Seks satsingsområder De seks satsingsområdene verdiskaping og innovasjon; utdanning og forskning; mat og matproduksjon; infrastruktur, bolyst skal danne utgangspunkt for utviklingen i regionen (fig. 2). STFKs strategiplaner Fylkeskommunens oppfølging av Samhandlingsprogrammet skjer gjennom strategiplandokumentet som vedtas årlig sammen med budsjettet. Strategiplanen er fylkeskommunens egen fireårige handlingsplan med årlig budsjett. 5 Overordna mål, organisasjonsform og arbeidsprosesser 5.1 Innledning I kap. 2.2 fremgår revisjonskriteriene. Disse brukes nå i den videre fremstillingen: 3 Kilde: Samhandlingsprogram 2006 og 2007 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 11

5.1.1 Nærmere om spørreundersøkelsen Målgruppen var de ved enheten som hadde det daglige ansvaret for samarbeid. Dersom det var flere samarbeid ønsket vi at vedkommende svarte på de 10 siste avtalene som er inngått. Revisor mener det er betenkelig at så få svarer når revisor sender ut en spørreundersøkelse. Målsettingen om å kartlegge alle samarbeid i fylket ble ikke nådd, da noe av hensikten med undersøkelsen var å kartlegge antall samarbeid i enheten. Det ble gitt tilbakemeldinger til revisor om at noen ikke ønsket å svare på spørreskjemaet fordi man ikke hadde klart for seg hva som var overordna mål og målsettinger. Det ble også gitt tilbakemeldinger til revisor om at omfanget av samarbeid i videregående skoler er flere hundre da mange ansatte er involvert. Dette gjør at spørreskjemaet er vanskelig å besvare. Spørreundersøkelsen var delt inn i 4 deler. En innledende del, de neste 3 delene omhandler overordna mål og målsettinger, organisasjonsform og arbeidsprosesser i samarbeidet. For svaralternativene er det valgt en 5 punkts skala der det måles fra helt uenig til helt enig. Respondentenes svar er satt opp i diagram der svarene oppgis i prosent. Vi har slått sammen søylene for helt uenig/uenig samt helt enig/enig. Svaralternativet både/og står selvstendig. Undersøkelsen er hovedsakelig besvart av administrative enheter og videregående skoler. Svarene som er gitt i spørreundersøkelsen viser en klar profil på enig og helt enig. 5.2 Overordna mål og målsettinger 5.2.1 Fakta fra spørreundersøkelsen Diagram 1 Vi spurte om samarbeidet er forankret i fylkeskommunens overordna mål og målsettinger 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 87 % er enig i at samarbeidet er forankret i fylkeskommunens overordna mål og målsettinger. 8,7 % svarer både og mens 4,4 % er helt uenig. Diagram 2 Vi spurte om samarbeidets egne mål er med på å nå de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen 100 80 60 40 20 93,4 % er enig i at samarbeidets egne mål er med på å nå de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen. 4, 4 % er uenig i dette. 2,2 % svarer både og. 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 12 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

Diagram 3 Vi spurte om egne målsettinger som er utarbeidet for samarbeidet er i tråd med de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen 100 80 60 40 97,8 % er enig i at også samarbeidets egne målsettinger som er utarbeidet, er i tråd med de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen. 2,2 % er uenig i dette. 20 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 4 Vi spurte om den valgte partner/partnere i samarbeidet blir valgt for å nå de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen. 100 80 60 40 20 71,7 % er enig i at det er en sammenheng mellom den valgte partner i samarbeidet og de overordna mål og målsettinger i fylkeskommunen. 23,9 % svarer at denne sammenhengen er både og, mens 4,3 % er uenig i dette. 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 5.2.2 Intervju av nøkkelpersoner Spørsmål 1: Har fylkeskommunen overordna mål og målsettinger for de enkelte samarbeid, og hva innebærer overordna mål og målsettinger for fylkeskommunen? Alle 3 viser til strategiske styringsdokumenter som felles fylkesplan, samhandlingsprogrammet og fylkeskommunens egne strategidokumenter med budsjett. Fylkesrådmannen fremhever at partnerskapene ikke alltid dreier seg om regional utvikling, men også samarbeid om forvaltning. Partnerskap i politisk betydning er strategi og målutforming, og hvor administrasjonen er den utøvende part. Det ble vist til samhandlingsprogrammet som oppfølging av fylkesplanen. Samarbeid skal være forankret i overordna plan. I tillegg har STFK egne satsningsområder nedfelt i strategiplan og budsjett. Spørsmål 2 Hvilke føringer har fylkeskommunen på generelt grunnlag for samarbeid? Fylkesrådmannen viser til de overordna mål og målsettinger slik det fremgår av avsnittene ovenfor. Den ene av komitélederne opplyser at STFK ikke har egne regler for håndteringen av samarbeid. Det foretas tilpasninger til det enkelte samarbeid og dette er godt nok så lenge det er forankret i - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 13

planverket. Den andre komitélederen sier at føringene er fylkeskommunens rammeverk, planverk og budsjett. De konkrete måla i samarbeidene utformes etter forutgående dialog. Innenfor dette er samarbeid gitt stor frihet. Verbalt er målene og føringene uttrykt i planer, men økonomi er også viktig for fylkeskommunen. Spørsmål 3 Hvordan formidles overordna mål og målsettinger til de ulike enhetene? Fylkesrådmannen viser til styringskort, strategiplan, felles fylkesplan og samhandlingsprogrammet da dette er de viktigste dokumenter for mål og målsettinger. Fylkesrådmannen viser også til at alle ansatte skal være kjent med dette. Begge komitélederne viser til at det er fylkesrådmannens arbeid å formidle overordna mål og målsettinger til de ulike enheter. Politisk følger man opp gjennom at det treffes vedtak og at overordna planverk skal ligge til grunn. 5.3 Organisasjonsform 5.3.1 Fakta fra spørreundersøkelsen Vi spurte om hvilken organisasjonsform det er på samarbeidet 100 80 60 40 20 0 71,7% svarer partnerskap og samarbeid. 21,7% svarer "annet". 6,6% forening, AS og produksjonsavtale. Respondenten ble spurt om navn på samarbeidspartnere og det er hovedsaklig offentlige samarbeidspartnere som er oppgitt, men også private samarbeidspartnere. Vi spurte også om på hvilket grunnlag aktuelle partnere velges. Det ble svart at det er ulike grunnlag for å velge samarbeidspartnere men generelt velges samarbeidspartnere ut fra det som er vedtatt i samhandlingsprogrammet. For de videregående skolene velges partnere i hovedsak for å kunne oppfylle opplæringsmål. Ved spørsmålet om samarbeidet er forpliktende for begge parter svarte alle bekreftende på dette, ca. 50 % sier at samarbeidet er økonomisk forpliktende. Diagram 5 Vi spurte om valg av organisasjonsform for samarbeidet var et bevisst valg før samarbeidet ble inngått 100 80 60 40 86,9 % er enig i at valg av organisasjonsform for samarbeidet var et bevisst valg før samarbeidet ble inngått. 8,7 % sier at dette var både og, mens 4,4 % er uenig i dette. 20 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 14 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

Diagram 6 Vi spurte om den valgte organisasjonsform er i tråd med overordna mål og målsettinger 100 80 60 40 82,6 % er enig i at valgt organisasjonsform er i tråd med overordna mål og målsettinger. 10,9 % svarer både og. 6,5 % er uenig. 20 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 7 Vi spurte om valg av organisasjonsform ble gjort for å nå samarbeidets egne målsettinger 100 80 60 40 20 82,6 % er enig i at valg av organisasjonsform ble gjort for å nå samarbeidets egne målsettinger. 13 % har svart både og. 4,4 % har svart helt uenig og uenig 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 8 Vi spurte om valgt organisasjonsform er riktig fordi de når de overordna mål og målsettinger i STFK 60 50 40 30 20 10 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 82,6 % er enig i at den valgte organisasjonsform er riktig fordi at de når de overordnede mål og målsettinger i STFK. 13 % har svart at dette er både/og. 4,4 % er uenig i dette. I dette spørsmålet har vi fokus på om samarbeidet ivaretar STFKs behov for styring og kontroll. Vi spurte derfor om den valgte organisasjonsform ble valgt fordi STFK ønsker de styrings- og kontrollmekanismer som organisasjonsformen gir. Spørsmålet sier også noe om hvorvidt STFK har noen "preferanser" når det skal velges organisasjonsform. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 15

Diagram 9 Den valgte organisasjonsform er valgt fordi STFK ønsker de styrings- og kontrollmekanismer den valgte organisasjonsform gir 100 80 60 40 20 45,7 % svarer både og. 23,9 % av respondentene er enten helt uenig eller uenig. 30,5 % svarer at de er enig eller helt enig. 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig 5.3.2 Intervju av nøkkelpersoner Spørsmål 1 Hvilke føringer har STFK for valg av organisasjonsform? Ifølge fylkesrådmannen velges organisasjonsform ut i fra hensikten med samarbeidet og det gjøres administrative vurderinger fra sak til sak: AS dersom man ønsker å drive forretning, forening dersom man ønsker de samme fordelene som AS, men enklere å endre for eksempel styremedlem. Prosjekt har den svakeste organiseringen. Man kan også ha samfinansiering hvor man kun finansierer, mens andre gjennomfører prosjektet. Ved å organisere i stiftelser mister STFK eierskapet. Vedtak om organisasjonsform gjøres politisk og er i noen tilfeller forhandlingspreget i forhold til partnere og samarbeidsområde. Opplysningene fra fylkesrådmannen støttes av komitélederne. Den ene komiteleder sier også at fylkeskommunen mangler en eierstrategi og eierstrategidebatt. Sakene utredes fra sak til sak når fylkeskommunen ikke har utarbeidet en eierstrategi i forkant. Den andre av komitélederne tror ikke det har noen hensikt å ha en politisk drøfting om valg av organisasjonsform på generelt grunnlag. Spørsmål 2 Hvem skal representere samarbeidet fra fylkeskommunen side og er det føringer på dette? Hvem kan representere fylkeskommunen i styrer der samarbeidet er formelt organisert? Alle 3 opplyser at det vedtas politisk fra sak til sak hvem som skal representere samarbeidet fra fylkeskommunens side. Det er ikke definert eller gitt politiske føringer på hvem som skal sitte i styrer. Praksis er at politikere representerer i styrer fremfor generalforsamlingen. Dette betyr at rådmann må møte i generalforsamlingen i noen tilfeller. Den ene av informantene fremhever at det ved AS må ha med habilitetsspørsmålet ved styreoppnevningen. Ved store samarbeid bør det være politiske representanter i styret, men rådmannen sitter også i styrer. 16 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

5.4 Arbeidsprosesser 5.4.1 Fakta fra spørreundersøkelsen Diagram 10 Vi spurte om samarbeidet er forankret i egen organisasjon 100 80 60 40 82,6 % er enig i at samarbeidet er forankret i egen organisasjon. 17,4 % svarer at dette er både/og. 20 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 11 Vi spurte om samarbeidet samhandler slik det gjør fordi det skaper effektivitet 100 80 60 84,8 % er enig i at samarbeidet samhandler slik det gjør fordi det skaper effektivitet. 15,2 % svarer både og. 40 20 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 12 Vi spurte om samarbeidet fungerer etter intensjonen 10 0 80 60 40 20 76,1 % er enig i at samarbeidet fungerer etter intensjonen. 19,6 % svarer både/og. 4,3 % er helt uenig 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Diagram 13 Vi spurte om det før samarbeidet ble inngått ble lagt vekt på hvordan man ønsker at samarbeidet skal fungere i praksis 50 40 30 20 10 76,1 % er enig at det ble lagt vekt på hvordan samarbeidet skulle fungere i praksis. 19,6 svarer både og, og 4,3 % er helt uenig. 0 Helt uenig Uenig Både og Enig Helt enig - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 17

Diagram 14 Vi spurte om samspillet i samarbeidet fungerer godt 100 80 60 40 76,1 % er enig at samspillet i samarbeidet fungerer godt. 23,9 % svarer både og. 20 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig I de neste spørsmålene har vi fokus på om samarbeidet ivaretar at STFK som medeier og eller tilskuddsyter utøver styring og kontroll: Diagram 15 Vi spurte om rapportering skjer ofte i samarbeidet, og er en viktig del av måten samarbeidet fungerer i praksis 100 80 60 40 34,8 % svarer både og til at rapporteringen skjer ofte, og er viktig. 8,7 % er uenige. 56,5 % svarer at de er enige. 20 0 He lt uenig Uenig Både og Enig Helt enig Oppfølgings spørsmål til diagram 15: Vi spurte de av respondentene som var helt uenig eller uenig i spørsmålet ovenfor om hvorfor ikke rapportering skjer Respondentene svarer at årsak er for lite tid, for dårlig oppfølging av ledelsen og at ikke alle følger opp rapporteringsarbeidet. 5.4.2 Intervju av nøkkelpersoner Spørsmål 1: Hvordan er arbeidsprosesser knyttet til samarbeid? Fylkesrådmannen sier til dette spørsmålet at partnerskap er samhandling og at fylkesrådmannen inviterer til partnerskap for å slå ressurser sammen for å skape noe nytt. I partnerskapsarbeid jobber også administrasjonen med politikkutforming. Fylkesrådmannen fremhever i denne sammenheng at partnerskapsarbeid utfordrer styringsmodellen. For samarbeid som skal etableres gjennom samhandlingsprogrammet gjennomføres møte med alle ansvarlige og det treffes vedtak i Trøndelagsrådet. Fylkesrådmannen velger ut sine folk som er ansvarlig for programmet. Beslutningssløyfene kan være forskjellige. STFK har også egne samarbeid uten at de er omtalt i samhandlingsprogrammet. 18 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

Den ene av komitélederne sier at som komitéleder er man ikke med inn i prosessen fram mot å inngå samarbeid. Det er rådmannsgruppen samt ordfører og varaordfører som gjør dette. Ordfører og varaordfører er de som politisk har myndighet utenfor møtet og det er en ryddig prosess på dette. Komitélederen kan være kritisk i forhold til etablerte samarbeid samt nye som de ikke har hørt om tidligere. Administrasjonen kan i arbeidsprosessen løfte mulige samarbeid inn i fylkesutvalget dersom de er usikker eller i tvil om hvordan saken står, men dette gjøres ikke i komiteene. I forhold til nye prosjekter er ordfører og eller varaordfører det offisielle kollegiet. De øvrige politikerne må ha politisk forankring. Komiteene treffer ikke vedtak om samarbeid. Den andre komitélederen sier at når man skal starte opp samarbeid må vedtak fattes og de mål man har med de enkelte områdene blir grunnlaget. Det er politikere som starter en bestilling og det skjer prosesser gjennom komiteene som til slutt ender opp i tinget. Spørsmål 2 Hva er gode samarbeidsmodeller i samarbeidet administrasjon og politikere? Politikk og administrasjon ikke er entydig skillet i partnerskapsarbeid, noe som i følge fylkesrådmannen utfordrer styringsformen i fylkeskommunen. Politiske signaler er gitt på at dette er greit. I STFK har man skille mellom politikk og administrasjon gjennom formannskapsmodellen. Dette er i motsetning til Nord-Trøndelag Fylkeskommune som har parlamentarisme, dvs. at administrasjonen ledes av politikerne. I partnerskap jobber politikere og administrasjon sammen, men beslutningene ligger hos politikerne. Hvordan man skaper gode beslutningsprosesser og styring i partnerskap er vesentlig og et hovedspørsmål i følge fylkesrådmannen. Samspill mellom rådmann og politikere er etablert gjennom dialog, ikke retningslinjer. Fylkesrådmannen har i noen tilfeller fullmakt til å inngå partnerskap for fylkeskommunen. Den ene av komitélederne sier at besluttende organer er fylkesutvalget, eventuelt fylkestinget i større saker. Komiteene vedtar ikke samarbeidsavtaler, men ordfører og rådmann kan inngå slike avtaler. Dersom nye samarbeid ikke er vedtatt i fylkesutvalget vil dette komme som referatsak. Det er mange avtaler som inngås administrativt og som politikerne ikke vet om, eller behøver å ha kjennskap til. Det hender ordføreren tar initiativet, men selve utredningen gjøres av rådmannen. Fylkesplanen er den overordnede planen som inneholder målene, samtidig er politikerne kritisk til om samarbeidet gir ønsket resultat. Den andre komitélederen tror det må være vilje til å improvisere avhengig av type samarbeid. Det er viktig at fylkestinget får kontroll på samarbeidet og at fylkestinget har redskap for hvordan dette skal foregå. Det er vanlig at komiteene/fylkesutvalget får rapportering og at dette går videre til tinget. De følgende spørsmål er relatert til styring og kontrollperspektivet Spørsmål 3 Hva gjør man for å følge opp samarbeid? Det orienteres i komiteen om pågående prosjekt. Det fattes ikke vedtak i komiteen på dette området. Orienteringer skjer både etter politisk initiativ eller at samarbeidet inviterer seg selv. Som eksempel har Innovasjon Midt-Norge vært i komiteen og orientert om arbeidet. Det er mye orienteringer fra partnerskap. Dersom det fra politisk hold i komiteen ønskes informasjon kan rådmannen reise en sak på det. Det vises også til informasjon som gis på seminarer og møter. Den ene av komitélederne mener det er klart at det bør være evalueringer som rapporterer til tinget og at dette trolig skjer i fylkesutvalget. Avslutningsvis sies det at dersom det hadde vært reglement for dette er det ikke sikkert at reglementet ville blitt fulgt. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 19

Spørsmål 4 Hvordan er fylkeskommunens styring og kontroll i de ulike samarbeidsformene? Den ene komitélederen sier at styring og kontroll i de ulike samarbeidsformene bygger på tillit til rådmannen. I de største samarbeid sitter politikerne i styret. Politisk etterspørres det informasjon dersom politikerne har behov for det. Den andre komitélederen sier til dette spørsmålet at fylkeskommunen er inn i mange samarbeid. Fylkestinget skal ha statusrapporter og evalueringer. Komitélederen sier videre at det er viktig å ha rapportering tilbake for å få styring. 5.5 Revisors vurdering Revisor gir en samlet vurdering av overordna mål og målsettinger, organisasjonsform og arbeidsprosesser. Spørreundersøkelsen har et svakt datagrunnlag. Datagrunnlaget fra intervju ble mindre enn forventet. Det er nødvendig for prosjektet at revisor gis anledning til å samle inn nødvendig informasjon. Det er gjennomgående RegUt som svarer helt uenig eller uenig i spørreundersøkelsen. Vi fikk også tilbakemelding på at flere av de som svarte ikke hadde oversikt over antall samarbeid ved enheten. Det ble gitt tilbakemeldinger til revisor om at noen ikke ønsket å svare på spørreskjemaet fordi man ikke hadde klart for seg hva som var overordna mål og målsettinger i fylket når det gjelder samarbeid. De videregående skolene svarer i hovedsak at deres samarbeid er organisert som partnerskap. Mange tilbakemeldinger viser at omfanget av samarbeid i videregående skoler er omfattende (flere hundre), og da mange ansatte er involvert kan det være vanskelig å besvare. Revisor fikk også tilbakemelding på at flere mente at spørreundersøkelsen var vanskelig å besvare fordi begrepene om egne samarbeid var forskjellige. Revisors målsetting om å få en oversikt over antall samarbeid ble ikke nådd. Det fremgår av Fylkestingssak 87/2004 at administrasjonen i 2003/2004 forsøkte å få en oversikt over hvor mange partnerskap fylkeskommunen deltar i, men begrepsforvirring gjorde at dette var problematisk. Fylkesrådmannen har ønsket å rydde opp i begrepsbruken. Revisor er ikke kjent med at dette er foretatt i 2006. Revisor har langt på vei de samme erfaringer som administrasjonen. Det kan være hensiktsmessig at fylkeskommunen rydder opp i begrepsbruken på samarbeidsområdet for å klargjøre hvilke krav, forventninger og juridisk konsekvens ulike samarbeid innebærer for fylkeskommunen. Revisor ser ikke at strategiplan 2007 omtaler begrepsopprydding. Det er etter revisors oppfatning først når organisasjonen har en felles oppfatning av de ulike samarbeid, at en får fullstendig oversikt over samarbeidene. I spørreundersøkelsen er målgruppen for spørsmålene de som har det daglige ansvaret for samarbeidet/ene. I dette ligger en risiko for at revisor får (altfor) positive svar. Dette må tas med i vurderingene. Det er derfor ikke uventet at et flertall av respondentene er enig i at samarbeidet er forankret i fylkeskommunens overordna mål og målsettinger. I denne sammenheng må en også ta med videre at noen ikke ønsket å besvare spørreundersøkelsen fordi man ikke hadde klart for seg hva som var overordna mål og målsettinger i fylket når det gjelder samarbeid. Revisor vurderer svarene fra intervjuene med nøkkelpersonene slik at det er sammenheng og forankring mellom fylkeskommunens overordna mål og målsettinger og de enkelte samarbeid. Det er overordna mål og målsettinger som er føringene når samarbeid skal etableres. Ut fra spørreundersøkelsen og intervjuene vurderer revisor det slik at overordna mål og målsettinger ivaretas for de enkelte samarbeid. Revisor tar forbehold om at de positive svar fra spørreundersøkelsen er for høy. Spørreundersøkelsen viste at de fleste samarbeid er organisert gjennom partnerskapsavtaler og samarbeidsavtaler og det er hovedsaklig offentlige samarbeidspartnere som er oppgitt. Generelt velges samarbeidspartnere ut fra det som er vedtatt i samhandlingsprogrammet. For de videregående 20 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

skolene velges partnere i hovedsak for å kunne oppfylle opplæringsmål. Samarbeidet oppleves å være forpliktende for begge parter. De fleste respondenter er enig i at valg av organisasjonsform for samarbeidet var et bevisst valg før samarbeidet ble inngått. I intervjuene med nøkkelpersonene opplevdes dette annerledes ved at en velger organisasjonsform i etterkant. Revisor ser at dette kan ha en sammenheng med at administrasjonen er iverksettere av allerede inngåtte samarbeid, eller at man selv velger samarbeidsform, som f. eks. de videregående skolene. De øvrige svar på spørsmålene i tilknytning til valg av organisasjonsform viser at de fleste ser sammenhengen mellom eget samarbeids måloppnåelse og overordna mål og målsettinger. Valg av organisasjonsform ser ikke ut til å ha direkte sammenheng med behov for styring og kontroll fra fylkeskommunens side. Resultatet fra dette spørsmålet viser imidlertid at mange er usikre på spørsmålet. Svarene fra nøkkelpersonene ved spørsmålet om hvilke føringer fylkeskommunen har for valg av organisasjonsform viser at dette avgjøres politisk fra sak til sak. Det er heller ikke definert eller gitt politiske føringer på hvem som skal sitte i styrer eller generalforsamling. Også dette vedtas fra sak til sak. Når et flertall i spørreundersøkelsen svarer at de er enig i at samarbeidet er forankret i egen organisasjon er dette viktig for å skape måloppnåelse. Mange har svart at de er enig i at rapportering skjer ofte i samarbeidet og at det er en viktig del av måten samarbeidet fungerer i praksis. Når vi spør de som har svart at rapportering ikke skjer ofte om hvorfor, svarer de at årsak er for lite tid, for dårlig oppfølging av ledelsen og at ikke alle følger opp rapporteringsarbeidet. Nøkkelpersonene har gitt en beskrivelse av arbeidsprosesser knyttet til samarbeid. I forhold til styring og kontrollperspektivet er praksis at det etter politisk initiativ orienteres i komiteene, eventuelt reises sak. Oppfølging skjer også ved at samarbeidet selv ber om å få orientere i komiteene. Den ene av politikerne var klar på at det bør være evalueringer som rapporterer til tinget. Samtidig sies det at dersom det hadde vært reglement for dette er det ikke sikkert at reglementet blir etterlevd. Når det gjelder fylkeskommunens styring og kontroll i de ulike samarbeidsformene sies det fra politisk side at dette bygger på tillit til rådmannen. Dette kan være en indikasjon på at det er lite rapportering til politisk nivå. I de største samarbeidene sitter politikerne i styret. Politikere etterspør informasjon dersom de har behov. Det fremheves også viktigheten av status rapporteringer og evalueringer i et styrings- og kontrollperspektiv. I følge spørreundersøkelsen er det sammenheng mellom valg av organisasjonsform, eget samarbeids måloppnåelse og overordnede mål og målsettinger. I politiske organ vedtas organisasjonsform fra sak til sak. Fylkeskommunen har ikke gitt føringer på hvordan ulike verv skal besettes. 6 Overordna mål, organisasjonsform og arbeidsprosesser i utvalgte samarbeid 6.1 Innledning I dette kapitlet presenteres kort samarbeidene samt informasjon fra intervju med sentrale personer i Innovasjon Midt-Norge, fylkesrådmannen i forbindelse med Access Mid-Norway og fylkeskommunen sin kontaktperson i Oi! Mat. De utvalgte samarbeid er eksempler og gir ikke grunnlag for å generalisere for fylkeskommunens samarbeid. Deloverskriftene følger i hovedsak samme struktur som i problemstilling 1. Fakta om samarbeidene Innovasjon Midt-Norge Prosjektet tar utgangspunkt i eksisterende industrimiljø og bedrifter, som skal definere behov. Visjon: Innovasjon Midt-Norge skal utvikle regionens fremtidige næringsliv, og utfordre etablerte strukturer og holdninger. Hovedmål er å øke konkurransekraften i Midt-Norsk industri. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 21

Hovedmålene er konkretisert ned i 5 delmål: Skape samarbeid mellom FoU miljøer og industrimiljøer Skape økt samarbeid i og mellom industrimiljøer Bidra til økt nyskapning i industrimiljøene Skape positive holdninger til, og klima for innovasjon Dokumentere erfaringer Innovasjon Midt-Norge er et prosjekt støtte av ARENA programmet, og er en felles satsning fra Innovasjon Norge, SIVA og Forskningsrådet. Oppstart på programmet var oktober 2003. Prosjektet er finansiert av NTNU, Statoil, NTFK, STFK og Innherred Vekst. STFK har gått inn med kr. 900 000 over en periode på 3 år gjennom regionale utviklingsmidler. Access Mid-Norway Access Mid-Norway (AMN) skal være en proaktiv og foretrukket partner for bedrifter og enkeltpersoner som ønsker å lokalisere seg i Trøndelagsfylkene. AMN skal samle regionens aktører om strategier og praktiske tiltak for å øke attraktiviteten til Trøndelagsfylkene nasjonalt og internasjonalt. Visjon: Trøndelag den mest attraktive regionen for etableringer i Norge Satsingsområde: Havbruk og marine ressurser Helse og medisinsk teknologi Olje, gass, energi IKT trådløs kommunikasjon Fylkeskommunen har forpliktet seg til å yte 1 mill. i minst 3 år. Det er finansiert gjennom regionale utviklingsmidler. Fylkeskommunen er også medlem gjennom foreningen. Oi! Trøndersk Mat og Drikke as Oi! Trøndersk Mat og Drikke as skal gjennom lønnsom drift, og med utgangspunkt i trønderske råvarer, bidra til økt verdiskaping ved å: utvikle arenaer og nettverk for næringsaktørene fremme trøndersk mat og drikke som merkevare fremme teknologi- og kompetanseutvikling, produksjon og salg hos næringsaktørene Lønnsom drift med utgangspunkt i trønderske råvarer skal bidra til: Arena for større verdiskapning Merkevarer på råvarer fra Trøndelag Samhandling med kunnskapsmiljø skal bidra til økt kompetanse. Fylkeskommunen eier 1 aksje (kr. 100.000) og er tilskuddsyter gjennom regionale utviklingsmidler. I 2006 bevilget STFK kr. 325.000. 6.2 Overordna mål og målsettinger 6.2.1 Informasjon fra nøkkelpersoner Innovasjon Midt-Norge Prosjektleder opplyser at prosjektets mål er forankret i felles fylkesplan ved at innovasjon og nyskaping er satsingsområde. Prosjektet omtales i samhandlingsprogram og fylkeskommunens strategiplan. 22 - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL -

Access Mid-Norway Innflagging Trøndelag er forankret i mål i fylkesplanen, samhandlingsprogram og fylkeskommunens strategiplan ved at man skal øke internasjonaliseringen av trøndersk næringsliv og innflagging av virksomheter i Trøndelag. I Samhandlingsprogram 2006 står det som tiltak 1: Etablere og forankre et eget selskap for Innflagging Trøndelag, gjennomføre aktivitet i forhold til plan, og samordne og videreutvikle profileringsarbeidet i og av regionen. Hovedkontakt: STFK. Oi! Trøndersk Mat og Drikke as Mat og landbruk er nytt i fylkesplansammenheng og kom inn i felles fylkesplan samt i samhandlingsprogrammet. Ved at det kom inn i fylkesplanen fikk prosjektet drahjelp til å etablere seg som AS. Det var behov for forankring i planverket. Administrasjonen i STFK har vært pådrivere for å løfte dette frem og det har ikke vært vanskelig å selge det inn politisk. 6.3 Organisasjonsform 6.3.1 Intervju med nøkkelpersoner Innovasjon Midt-Norge Prosjektet Innovasjon Midt-Norge arbeider med samarbeid og samhandling innenfor og mellom Fou - miljøer og industrimiljøene. Det er utfordrende å få til koblinger til fagmiljøene. Innovasjon Midt-Norge har klart å få til kommunikasjon mellom politiske plan og fagmiljøer. Arbeidsformen for Innovasjon Midt-Norge er prosjektorientert. Innovasjon Midt-Norge er organisert som et prosjekt og ble etablert med en prosjektansvarlig og en styringsgruppe. Prosjektet skulle ha tilhold i en etablert organisasjon, og SIVA ble i starten vertskapsorganisasjon med vise adm. som prosjektansvarlig. Det var 25 personer i styringsgruppa, der legitimitet var viktig for prosjektet. I videreføringen med prosjektet Utspring er antall medlemmer i styringsgruppa strammet til. Det oppleves som viktig i videreføringen å få med industriledere og politisk ledelse inn i styringsgruppen. Industrien deltar fordi de synes prosjektet er viktig, og det er en utfordring å få styret til å fungere og til å være et nettverk å kommunisere med. Access Mid - Norway Ved stiftelsestidspunktet var det 14 eiere som ønsket å bli med i innflaggingsselskapet. Foreningsformen ble valgt på selskapet da kommersiell virksomhet ikke var formålet. Foreningen har statutter som ligner på et AS. Access Mid-Norway har et profesjonelt styre med sterke næringsledere samt at det er tatt geografiske hensyn. Rekrutteringsbyrå ble benyttet i ansettelsen av daglig leder. Det er delegert til styret å få inn flere eiere dersom det er noen som ønsker det og regler for oppsigelse av eierskapet ligger i statuttene. Det er ingen egen bestemmelse om hvem som møter fra STFK på årsmøtet i foreningen. Oi! Trøndersk Mat og Drikke as Det ble gitt føringer for organisasjonsform i overordna styringsdokumenter. STFK var en pådriver for prosjektet, men deltar ikke i styret. Det lå i kortene at de skulle være aksjeeier. Ordføreren delegerte fullmakt til administrasjonen til å foreta kjøp av aksjer, uten forutgående politisk vedtak. Det er fylkesrådmannen som representerer STFK på generalforsamlingen. - ER VALG AV ORGANISERING OG ARBEIDSPROSESSER I SAMARBEID I TRÅD MED OVERORDNA MÅL - 23