US 112/2015 Instruks for internrevisjon NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Arkiv nr: 15/03211-9 Vedlegg: 1. Instruks for internrevisjon 2. Brev fra PwC om forslag til internrevisjonsinstruks og plan for oppstart av internrevisjonsarbeidet Forslag til vedtak: Forslag til instruks for internrevisjon NMBU vedtas. Ås, 17. november 2015 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 26.11.2015
2 Forslag til instruks for internrevisjon Vedlagt følger brev fra internrevisor (PwC) om forslag til instruks for internrevisjon for NMBU. Videre følger forslag til oppstartsplan av revisjonsarbeidet. Revisor vil stille på universitetsstyremøte 26. november og orientere det om sitt mandat og arbeid med internrevisjon ved NMBU. NMBU Universitetsstyret Møtedato 26.11.2015
US-sak 112/2015 Vedlegg 1 Instruks for internrevisjon NMBU Vedtatt dato-måned-år
1. INNLEDNING Denne internrevisjonsinstruksen er vedtatt av styret og definerer rolle, myndighet og ansvar for internrevisjonen. Instruksen må sees i sammenheng med engasjementsbrevet mellom NMBU og leverandør av internrevisjon. 2. ROLLER OG ANSVAR Internrevisjonen er en uavhengig og objektiv revisjons- og rådgivningsfunksjon. Internrevisjonen skal bidra til at institusjonen oppnår sine mål gjennom å tilføre en systematisk, disiplinert tilnærming for å evaluere og forbedre effektiviteten av institusjonens risikostyring, kontroll- og styringsprosesser. Revisjonsaktivitetene skal gjennomføres i samsvar med gjeldende krav og relevante faglige standarder for internrevisjonen. Ansvarlig partner for internrevisjonstjenestene skal sikre at internrevisjonsaktivitetene er godt koordinert, kostnadseffektive og verdiskapende. 3. PLANLEGGING, RAPPORTERING OG KOMMUNIKASJON Internrevisjonen skal gjennomføres sitt arbeid i henhold til en risikobasert årlig revisjonsplan, godkjent av styret. Internrevisjonen skal foreslå endringer i revisjonsplanen når det oppstår vesentlige endringer i risikobildet. Resultatene av utførte revisjonsaktiviteter skal rapporteres halvårlig til styret. Alvorlige forhold skal rapporteres ved første mulige styremøte. Rektor skal løpende motta revisjonsrapporter fra de enkelte revisjoner. Internrevisjonen skal følge opp at nødvendige tiltak blir iverksatt av administrasjonen. Internrevisjonen skal holde seg oppdatert om alle vesentlige endringer innenfor institusjonens strategi, organisering, virksomhet og risikoforhold. Det forutsettes at det er en løpende kommunikasjon mellom institusjonen og internrevisjonen. 4. ORGANISERING Internrevisjon rapporterer direkte til styret og er funksjonelt uavhengig av administrasjonen. Internrevisjonen koordinerer det løpende revisjonsarbeidet med Rektor. Inngått engasjementsavtale omfatter internkontrollbistand ut over internrevisjon. Slik bistand koordineres direkte med Rektor. 5. RETTIGHETER OG PLIKTER Ansvarlig partner for leveransen av internrevisjonstjenester skal ha ubegrenset tilgang til informasjon i institusjonen. Normalt er denne retten til informasjon også gitt til øvrig revisjonspersonell innenfor deres ansvarsområde, men institusjonen kan insistere på at informasjon gis direkte til den ansvarlige partner. Ansvarlig partner for leveransen av internrevisjonstjenester har rett til å delta i alle møter der saker som har relevans for internrevisjonen blir diskutert. Internrevisjonen er bundet av taushetsplikt i alle saker de kommer over gjennom sitt arbeid.
US-sak 112/2015 Vedlegg 2 NMBU Att: Kopi Styret Rektor Oslo, 12. november 2015 Forslag til internrevisjonsinstruks og plan for oppstart av internrevisjonsarbeidet NMBU har valgt PwC som internrevisjonsleverandør. For å formelt etablere internrevisjon, må styret fastsette en internrevisjonsinstruks. Vedlagte instruksforslag har som formål å danne en overordnet ramme for internrevisors arbeid. De konkrete revisjonsoppgavene vil i neste omgang fastsettes gjennom styrets vedtak av årsplaner for internrevisjonen. Det vedlagte instruksforslaget er kortfattet, men har det nødvendige innhold slik som krav til uavhengighet, rapporteringslinjer til styret og ledelsen, innsynsrett, referanser til standarder og bransjepraksis, med mer. Instruksen er basert på en mal som benyttes av PwC hos en rekke andre virksomheter, og er således representativ for god praksis. Det legges opp til at internrevisors årsplan for 2016 presenteres for styret i januar/februar. Planen skal i henhold til internrevisjonsstandardene være basert på en risikovurdering og den skal være koordinert med ledelsen. Internrevisor vil således benytte tiden frem til fremleggelsen av planen til å utføre risikovurderingen og i samråd med ledelsen utarbeide forslag til revisjoner. Som en del av oppstartsarbeidet vil internrevisor sette seg inn i NBMUs mål, risikobilde og internkontroll. Det kan også være aktuelt å gjennomføre innledende gjennomganger av utvalgte tema, dersom dette er nyttig for planarbeidet og dersom det er nyttig for ledelsen å få internrevisors innspill så tidlig som mulig. Slike gjennomganger vil eventuelt koordineres med Rektor, og de vil oppsummeres overfor styret gjennom forslaget til revisjonsplan for 2016. Med vennlig hilsen PricewaterhouseCoopers AS Jonas Gaudernack PhD, Statsautorisert revisor Tlf: 95 26 07 69 Jonas.gaudernack@no.pwc.com Vedlegg: Forslag til instruks for internrevisjon PricewaterhouseCoopers AS, Postboks 748 Sentrum, NO-0106 Oslo T: 02316 (+47 95 26 00 00), www.pwc.no Org.no.: NO 987 009 713 MVA, Medlem av Den norske Revisorforening