Handbok for helse, miljø og tryggleik Revidert juni 2015

SOGNDAL KOMMUNE Handbok for helse, miljø og tryggleik Revidert juni 2015 5.1.2011 1

Innhald 1 Innleiing... 2 1.1 Bakgrunn... 2 1.2 Introduksjon til HMT-systemet... 2 1.3 HMT-årshjulet... 4 1.4 HMT-årshjul sentrale oppgåver og fristar... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2 Overordna mål... 6 3 Organisering ansvar, oppgåver og mynde... 6 3.1 Arbeidsmiljøutvalet... 8 3.2 Attføringsutvalet... 8 3.3 Bedriftshelsetenesta... 8 3.4 Verneombod... 8 4 Opplæring og informasjon... 10 5 Lover, føresegner og krav... 10 6 Gjennomføring og dokumentasjon... 12 6.1 Mål for tenesteeininga... 12 6.2 Brannvern... 12 6.3 Vernerunde... 13 6.4 Handlingsplan og rapport... 13 6.5 Avvikshandtering... 14 6.6 Personskade og tilløp til personskade... 15 6.7 Oppfølging av sjukmelde... 16 7 Systemkontroll... 16 8 Vedlegg... 18 8.1 Vedlegg medarbeidarsamtale (mal)... 18 8.2 Vedlegg - rapport om medarbeidarsamtaler... 20 8.3 Handlingsplan for HMT.... 23 8.3 Avviksskjema.... 24 5.1.2011 1

1 Innleiing 1.1 Bakgrunn Føresegn om Internkontroll for helse, miljø og tryggleik vart sett i verk 1. januar 1992. Revidert føresegn vart gjort gjeldande frå 1. januar 1997. Føresegna pålegg kommunen å utarbeida eit system for helse, miljø og tryggleik. Systemet som rådmannen har utarbeidd femnar om heile kommunen, og gjeld alle arbeidstakarar og all aktivitet på alle nivå i verksemda. Definisjon: Internkontroll er eit system som skal sikra at helse, miljø og tryggleik i kommunen vert ivareteke på ein systematisk måte. Internkontroll skal innehalda dokumentasjon som syner at systemet fungerer i praksis. Ein viktig del av internkontrollen vil vera å læra av det arbeidet som vert gjort innan helse, miljø og tryggleik. Erfaringar skal medverka til å oppdatera kunnskap om årsak til ulukker, helsefare og andre arbeidsmiljøtilhøve. Erfaringane skal danna grunnlag for å førebyggja ulukker og helseskader. Tilsynsorgana (arbeidstilsynet, branntilsynet m.fl.) vil inspisera /vitja arbeidsplassane våre og hovudoppgåva deira vil vera å føra tilsyn med at internkontrollsystemet fungerer. 1.2 Introduksjon til HMT-systemet Systemet er bygd opp slik: Felles del: - Styringsdel (denne handboka): - overordna mål - organisering ansvar, oppgåver og mynde - opplæring og informasjon - oversikt over aktuelle lover, føresegner og krav - direktiv og tema for lokal del Lokal del: - Kravdel: - lover, føresegner og andre krav/reguleringar - Gjennomførings- og dokumentasjonsdel: - HMT-mål for tenesteeininga - brannvern - vernerundar - kartlegging, handlingsplanar - avvik og avvikshandtering - personskade og tilløp til personskade - rutinar, prosedyrar, instruksar - sjukefråværsstatistikk for tenesteeininga - produktkartotek - m.m. 2

Styringsdelen inneheld kommunen sine mål, organisering og rådmannen sine direktiv for korleis leiinga skal følgja opp HMT-arbeidet. Kravdelen skal vera ei systematisk samling og kan variera frå eining til eining. Gjennomførings- og dokumentasjonsdelen må tilpassast lokalt og skal vera hovudreiskapen i det daglege HMT-arbeidet. Bruk av handboka - å planleggja HMT-arbeidet gjennom året - å sjekka ut om HMT-arbeidet går etter planen - å slå opp i for å få informasjon om korleis HMT- saker skal handterast. Einingsleiar (dvs. tenesteleiar og leiar for støtteeininga) skal laga eit lokalt system som er knytta til det overordna systemet. Dei lokale systema skal verta til i ein prosess der medarbeidarane innan eininga medverkar. Støtteeininga for administrasjon gjev rettleiing om ein slik prosess. Oppdatering av handboka skjer ved at rådmannen informerer tenesteeininga om endringar i lover og føresegner. Det kan også vera endringar i styringsdelen. Einingsleiar eller den som har delegert mynde, jf pkt 3, oppdaterer handboka etter gjeldande lover, føresegner og vedtak. Handboka ligg på SKK og skal til ei kvar tid vere tilgjengeleg for tilsette. Det bør ligge ein perm med kommunen sine personalreglar tilgjengeleg i alle einingar. Ha det som fast rutine å ha handboka med på personalmøter mv. Rådmannen vonar at HMT-systemet skal vera ein nyttig reiskap i arbeidet med å gjera kommunen til ein betre og trivelegare arbeidsplass for alle tilsette i kommunen. Lukke til! 3

1.3 HMT-årshjulet Årshjulet er eit verktøy for kommunen til å sette fokus på prioritering, planlegging og styring. Årshjulet for helse, miljø og tryggleik er samordna med budsjetthjulet. Omtale av dei ulike oppgåvene framgår av denne handboka. 4. kvartal HMT-plan Økonomiplan/ Årsbudsjett Felles HMT-plan til AMU innan 15.10. AMU gjev uttale til økonomiplan/årsbudsjett Fråværsrapport 3.kvrt 3. kvartal Handlingsplanar (HP) og rapportering Frist for HP 01.09. HP /rapportar frå einingane til rådmannen 15.09. Fråværsrapport 2.kvrt. 1. kvartal Fakta - målbare Tilbakemelding på HMT.arb. Frå rådmann og AMU til einingane. Tilsettedag (ikkje årviss) Medarbeidarundersøking Årsmelding Systemrevisjon Fråværsrapport årsrapp Handlingsplan BHT 2. kvartal Dialog på arbeidsplassen Gjennomgang medarbeid.unders. Vernerunde innan 01.07. Starta arbeidet med handlingsplan (HP) Fråværsrapport 1.kvrt 4

2015 1.4. HMT-ÅRSHJUL - SENTRALE OPPGÅVER OG FRISTAR Oppgåve: Kommentar: HMT- Tid HB 01.01. - Einingane, rapport frå medarbeidarsamtale Rådmannen får rapport om tal medarbeidarsamtalar gjennomført på eininga og Pkt. 8.2. 15.01. evt. erfaringingar, jfr. vedl. mal 31.01. Personal: Rapport til einingane /AMU /årsmelding Fråværsrapp. 1.01.- Personal/ hovudverneombod: Gjennomgang kompetanse / nye verneombod 1.03 Opplæring verneombod 1.02.- Eining utplukka av Årleg systemrevisjon vert gj.ført på ei eining. Pkt.7 1.04. rådmann: Systemrevisjon Sluttrapport AMU 20.02. Personal: Årsmelding AMU og K.styret Innhald fråvær, årsverk, likestilling, uønska deltid, aktivitetar AMU, sjukefråværsutvikling mars Medarbeidarundersøking, Personal / einingane gjennomfører kvart 2. år 1.01.- Einingane - Vernerunde Gjennomførast 1 gong pr. år Pkt. 1.6. før 1.06. 1.06. Einingane handlingsplan HMT Handlingsplan (HP) skal visa, problemskildring, løysing/tiltak, ressursbruk/kostnader, ans. for oppfølgjinga og frist for gj.føring. Forventningar til innhald i HP går fram av malen vedlagt i håndboka 1.6. Einingane - målsetjingar Vernerunden og HP kan danna utgangspunkt for kva mål som er aktuelle for tenesteeininga /avd. 1.6. Einingsleiar: HP /rapp. til Einingsleiar samordnar HP frå arbeidsplassen og rådmann lagar ein handlingsplan/rapport frå eininga. 15.8. Personal: Felles plan for Felles plan på bakgrunn av einingane sine HMT planar/hmt-rapp. til AMU. Planen skal Sept. Okt. Jan. 01.01. - 31.12. AMU uttale til årsbudsjett /øk.plan AMU tildeling av midlar Personal tilbakemelding på HMT-arb. Einingane medarbeidarsamtalar Rapport innan 15.1. innehalde høve det er knytta risiko til. På bakgrunn av HMT-planane gjev AMU uttal til F.skapet før budsj./øk.vert lagt ut AMU fordeler helse-, miljø- og tryggleiksmidlar og prioriterer i samband med felles HMT-plan Rådmann melder frå til einingane om HMTarbeidet og vedtak i AMU Medarbeidarsamtalar for alle tilsette med meir enn 20% stilling - sjå vedlagt mal. 6.3 Pkt. 6.4. og 8.3. Pkt. 6.1 Pkt. 6.4 Pkt. 6.4 Pkt. 6.4 Pkt. 6.4 Pkt. 8.1 5

1 Overordna mål I den daglege verksemda skal alle i kommunen arbeida for eit godt arbeidsmiljø og for å skapa trivsel på arbeidsplassen. Vi skal arbeida for å hindre ulukker, helseskade og forureining. Verksemda skal ikkje vera årsak til ulukker, skader eller andre belastningar, korkje psykiske eller fysiske. Dei tilsette er kommunen sin viktigaste ressurs, og god helse og eit godt arbeidsmiljø er avgjerande for menneska sin trivsel og effektivitet. 2 Organisering ansvar, oppgåver og mynde Alle tilsette har eit sjølvstendig ansvar å skapa eit godt arbeidsmiljø, og for å gjera det dei kan for å hindra skader på seg sjølv og andre, utstyr, produkt og miljø. HMT er eit leiaransvar som skal likestillast med andre leiaroppgåver. I følgje 4 i internkontrollføresegna er det den som er ansvarleg for verksemda som skal syta for at det vert utøvd internkontroll i verksemda og at dette skjer i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar. Den same paragrafen i føresegna pålegg også arbeidstakarane å medverka ved utøving av internkontrollen. I kommunen er det rådmannen som har det formelle ansvaret for at aktiviteten som kommunen driv med på alle område er i samsvar med helse, miljø og tryggleikslovgjevinga. Rådmannen sine oppgåver kan verta utført av rådmannen sjølv, kommunalsjefane eller personalavdelinga. Organisasjonskart følgjer på neste side. Rådmannen delegerer mynde til einingsleiarane til å syta for at internkontrollsystemet vert utøvd innan deira område. Einingsleiar kan delegera mynde til andre leiarar på si eining. Rådmannen har vidare peika ut personalavdelinga til å koordinera det samla arbeidet med bruk av HMT-systemet. Gjennom oppgåver som verneombod, tillitsvalde og elles i det daglege pliktar alle tilsette å medverka. Tilsette kan medverka ved å ta opp saker /problemområde på arbeidsplassen og koma med framlegg til forbetringar. Det er ønskjeleg at sakene som vert tekne opp vert omtala så konkret som mogleg. Eit viktig prinsipp er at saker /problemområde skal tilsette søkja å løysa på lågast mogeleg nivå. Ansvar: Einingsleiarane - oppmuntre til engasjement i HMT-arbeidet - rette på dårlege tryggleikstilhøve og handlingar - følgja opp konkrete tilhøve som er påpeika - for tilhøve som ikkje er dekka av lover og føresegner skal leiar syta for at det vert laga utfyllande prosedyrer - gje irettesetjingar der dette er naudsynt - ta initiativ til og delta i regelmessige vernerundar - gje arbeidstakarane naudsynt informasjon og opplæring - kartleggja risikofylte arbeidsoperasjonar og utarbeida arbeidsinstruksjonar - følgja opp og fysisk kontrollera at HMT-krava vert etterlevde - gjennomføra medarbeidarsamtaler 6

Ansvar: Arbeidstakarane - medverka ved gjennomføring av tiltak for å skapa eit godt arbeidsmiljø - melda frå til næraste overordna ved tilhøve som kan vera ein trussel mot arbeidsmiljøet og /eller vera i strid med HMT-krava - følgja pålegg og instruksar som vert gjevne av leiinga og tilsynsstyresmaktene - nytta naudsynt verneutstyr og innretningar - melda frå til næraste overordna ved skade eller sjukdom som arbeidstakaren meiner har sin bakgrunn i arbeidet eller tilhøve på arbeidsstaden - melda avvik til næraste overordna - nestenulukker, skader og yrkessjukdommar og ulukker skal utan opphald meldast til næraste overordna og hovudverneombod/verneombod Administrativ organisering Innbyggjarane i Sogndal Støtteeiningar Fag og utvikling Tenestetorg og IKT Økonomi Tenestetorget Tenesteeiningar Barnehagar Barn og unge Fjærland oppvekstsenter Helse og sosial Kaupanger skule Kommunalteknikk Kultur Norane oppvekstsenter Plan og Næring Pleie og omsorg Skulane i sentrum Sogndal kommune Rådmannsgruppa 7

2.1 Arbeidsmiljøutvalet Arbeidsmiljøutvalet skal arbeida for å gjennomføra eit fullt forsvarleg arbeidsmiljø. Arbeidsgjevar og arbeidstakar skal ha like mange representantar i utvalet. Utvalet er eit samarbeidsorgan og skal overvaka kommunen sitt HMT-arbeid. Utvalet har 6 medlemer samansett slik: Arbeidsgjevarsida: Arbeidstakarsida: Rådmann og 2 arbeidsgjevarrepresentantar 3 arbeidstakarrepresentantar. Hovudverneombodet er ein av desse. Utvalet har vedteke at funksjonsperioden for leiar skal vera 2 år. Bedriftshelsetenesta er fast medlem i utvalet og har framlegg- og talerett i utvalet. Arbeidsmiljøutvalet kan, dersom det finn det naudsynt å verna arbeidstakarane sine liv og helse, vedta at arbeidsgjevar skal gjennomføra konkrete tiltak for å betra og tryggja arbeidsmiljøet. 2.2 Attføringsutvalet Attføringsutvalet er eit underutval av arbeidsmiljøutvalet. Attføringsutvalet si hovudoppgåve er å følgja opp arbeidstakar med redusert arbeidsevne. Det er laga eigne retningsliner for dette utvalet, jf handbok for oppfølging av sjukmelde. 2.3 Bedriftshelsetenesta Det er pr.1.4.2011 inngått eigen avtale med Sogn Bedriftshelseteneste, jf. vedlegg. Verne- og helsepersonalet skal bistå arbeidsgjevaren, arbeidstakarane, arbeidsmiljøutvalet og verneombodet i deira arbeid for å skapa sunne og trygge arbeidsforhold. Desse er innmelde (med namn) med innkalling kvar 3. år er - reinhaldarar - tilsette ved uteseksjonen Andre innmelde i eigen avtale er: Alle andre tilsette med unntak av dei som er fast tislette på kontorarbeidsplassar. Det vert innan 1.3. kvart år utarbeida eigen handlingsplan for samarbeidet, ein overordna og ein pr. eining. Denne skal utarbeidast saman med verneombod og tillitsvalt og underteiknast av alle partar. 2.4 Verneombod Kommunen er inndelt i 16 verneområde. For kvart verneområde er det eit verneombod, jf. oversikt nedanfor. Verneombodet har tilsyns- og kontrollfunksjon og skal sjå til at arbeidsmiljølova sine krav til tryggleik og arbeidsmiljø vert oppfylt, og at arbeidet vert planlagt, organisert og gjennomført av kommunen. Verneombodet deltek i vernerundar og ved utarbeiding av internkontrolldokumentasjonen 8

Hovudverneombodet skal samordna verneomboda si verksemd. Spørsmål som gjeld fleire verneområde skal leggjast fram for hovudverneombodet. Spørsmål om kva verneombod ei sak høyrer under, skal avgjerast av hovudverneombodet. For tida er Frank Nymark hovudverneombod i kommunen. Han er tilsett som lærar ved Kaupanger skule og kan kontaktast pr. e-post : frank.nymark@sogndal.kommune.no. Han disponerer 10% stilling til denne oppgåva. Hovudverneombodet har ansvaret for verneombodssamlingane som er 2 gonger i året. Oppgåvene til verneombod og hovudverneombod går elles fram av arbeidsmiljølova 6-2. Arbeidsgjevar skal syta for at verneomboda skal få nok tid til å utføra oppgåvene sine etter arbeidsmiljølova 6-2 og 7-2. Verneomboda og hovudverneombod vert valde for 2 år om gongen. Personal / hovudverneombod tek initiativ til og koordinerer valet. VERNEOMBOD SOGNDAL KOMMUNE 2014/2015 EINING VERNEOMBOD MOBIL EPOST VARA Norane oppvekstsenter Toril Jakobsen 48214717 Toril.jakobsen@sogndal.kommune.no Anne Joveig Fardal Trudvang skule Tom Wergeland 90827197 tom.wergeland@sogndal.kommune.no? Kvåle skule Mildrid Solstad 90668087 mildrid.solstad@sogndal.kommune.no Beate Seielstad Fjærland oppvekstsenter Åshild Bøyum 90108986 ashild.boyum@sogndal.kommune.no Sølvi Mundal Kaupanger skule Arild Førde 91399450 arild.forde@sogndal.kommune.no Frode Saue Kyrkjebakken/Notsete Eli Hjelmhaug 97675290 hjelmha@online.no Mette Næss Kjørnes/Furuli Karin Haugane 97667315 Karin Haugane Tone Fardal Pleie og omsorg *heimetenesta Linda Brusegard 97140492 Linda.brusegard@sogndal.kommune.no? *kontor, ergo, fysio, akt.avd Anita Foss 90016278 anita123_foss@hotmail.com? *sjukeheim, kjøkken Solbjørg Vangen Breilid 90013973 solvanbre@hotmail.com? *sone Fjærland Lise Restad 97035425 lise.restad@tele2.no Stedjevegen Solfrid Dyrdal 48129790 solfrid.borlaug.dyrdal@gmail.com Ingrid Hovland Sogndal legesentert Rannveig Husum Rannveig Husum@sogndal.kommune.no Linda Skorve Kommunalteknikk Knut Christiansen Knut.christiansen@sogndal.kommune.no Frode Aas Kultur/Plan/Næring/Adm Berit Røneid 90166256 berit.roneid@sogndal.kommune.no Eva Huke Kulturhuset Ester Oklevik Ester.oklevik@sogndal.kommune.no Tonje Husbyn Hovudverneombod Frank Nymark 40858584 frank.nymark@sogndal.kommune.no Tom Wergeland AMU Frank Nymark Solfrid Dyrdal Berit Røneid Karin Johansen Geir Navarsete Jostein Aanestad vara: Tom Wergeland Eva Huke Jarle Skaar Torbjørn Ask Inger Pedersen 9

3 Opplæring og informasjon Kompetanse er hovudføresetnaden for å unngå skader og ulukker. Alle tilsette skal ha kompetanse for dei oppgåvene som skal utførast, spesielt for å ivareta helse, miljø og tryggleik. Einingsleiar skal syta for at nytilsette får tilstrekkeleg opplæring og at det vert gjeve innføring i internkontroll, arbeidsmiljø og tryggleik. HMT-boka er i seg sjølv ein viktig informasjonskjelde, og det er viktig at alle vert gjort kjende med den. Opplæringa bør også omfatta produktkartotek/datablad der det er aktuelt. Opplæring av tilsette bør dokumenterast t.d. med sjekkliste eller med referat etter personalmøte. Alle verneombod og medlemmar av arbeidsmiljøutvalet skal snarast etter val/utpeiking gjennomgå grunnopplæring i arbeidsmiljø. Leiaropplæring av tenesteleiarane bør omfatta opplæring innan helse, miljø og tryggleik. 4 Lover, føresegner og krav Desse lovene skal innarbeidast i HMT-systemet: - Arbeidsmiljølova - Produktkontrollova - Lov om sivilforsvaret - Forureiningslova - Brann- og eksplosjonsvernlova - Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Oversikt over føresegner går fram på neste side. Rådmannen har ein sentral base for lover og føresegner som er dei mest aktuelle for kommunal verksemd. Basen finst i eigen perm ved støtteeining administrasjon. Ved endringar i lover og føresegner sender rådmannen ei orientering til tenesteleiarane. Kvar tenesteeining/arbeidsplass skal byggja opp eigne samlingar over aktuelle lovverk og føresegner for verksemda. Einingsleiar har ansvaret for å tinga nye /oppdaterte lover og føresegner. Einingsleiar må syta for at tilsette vert gjort kjende med innhaldet i lover og føresegner samt rådmannen sine direktiv for korleis HMT-arbeidet skal følgjast opp. 10

Publikasjonar frå Arbeidstilsynet Fullstendig oversikt over lover, føresegner, rettleiingar finst på www.arbeidstilsynet.no med lenke til www.lovdata.no for fulltekst av lover, føresegner m.v. Nedanfor følgjer eit utval av publikasjonar som er relevante for kommunale arbeidsplassar: 1 Utgitt sist Arbeidsmiljøloven (l) 2007 Strategisk plan for Arbeidstilsynet (b) 2004 Førstehjelpsutstyr (re) 2003 324 Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygning, bygningsmessige endringar, 2004 omorganisering mv. ( 19) (f) 326 Arbeidsgivers plikter (b) 2007 327 Tilrettelegging av arbeidet (b) 2006 383 Vernetjenesten (b) 2007 398 Støy på arbeidsplassen (f) 2006 437 Du er valgt til verneombod (b) 2006 444 Klima og luftkvalitet på arbeidsplassen (re) 2006 474b Arbeidsmiljø og graviditet (b) 1998 474b Tilrettelegging/omplassering pga graviditet (s) 1998 475 Gravid i arbeid (b) 2001 512 Arbeidsmiljø i helseinstitusjoner 2006 524 Bruk av personlig verneutstyr på arbeidsplassen (f) 2006 528 Arbeid ved dataskjerm (f) 2006 529 Arbeidsplasser og arbeidslokaler (f) 2007 539 Åndedrettsvern (b) 2007 540 542 Veiledning i arbeid ved dataskjerm Arbeids ved avløpsanlegg 544 Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter internkontrollforskriften) (f) 2006 1997 2005 Publikasjonane kan tingast over internett http://www.tiden.no/arbeidsliv eller http://www.arbeidstilsynet.no 1 b = brosjyre f = føresegn l = lov r = rapport re = rettleiing s = skjema 11

5 Gjennomføring og dokumentasjon Del 6 er den delen som skal nyttast mest i kvardagen. HMT-systemet skal sikra ein viss systematikk i arbeidet med å ivareta arbeidsmiljøet. Dokumentasjon er knytta til gjennomføring. Kvar leiar tilpassar systemet til si eining. Denne delen er ikkje uttømmande når det gjeld tema. Nokre einingar vil ha særskilde krav som skal gå inn i deira system. Dokumentasjon som ikkje vert oppbevart i dokumentasjonsdelen, skal vera vist til her. 5.1 Mål for tenesteeininga Internkontrollføresegna krev dokumentasjon på ulike tilhøve for å få godkjent eit internkontrollsystem. I tillegg til overordna mål skal tenesteeiningane utforma mål som bør vera mest mogeleg konkrete. Måla bør også gjelda det psykososiale området. Måla bør brytast ned i konkrete tiltak. Døme på område ein kan laga målsetjing på, er: - oppfølging av sjukmelde - rutineutvikling /beskrive arbeidsprosessar - arbeidsfordeling /arbeidsbelastning - ulukkesrisiko /risiko for yrkesskader - medarbeidarsamtaler - inneklima - orden på system og kommunikasjon og informasjon - samhandling på arbeidsplassen korleis ta vare på kvarandre, sosial støtte, vurderingsstøtte, jobbstøtte Vernerunden og gjennomgang av handlingsplanen kan danna utgangspunkt for kva mål som er aktuelle for tenesteeininga /arbeidsplassen. HMT-systemet skal ikkje vera til hinder for lokal kreativitet. Tvert imot vil rådmannen understreka at lokal kreativitet skal bidra til å utvikla HMT-systemet til å bli eit betre system. Ein del rutinar er utvikla sentralt (døme melding om ulukke/nestenulukke og oppfølging av sjukmelde). Einingsleiar står elles fritt til å utvikla rutinar, planar og instruksar som gjeld tenesteeininga (døme: instruksar for risikofylt arbeid, rutinar ved bruk av verneutstyr, rutinar handtering av vald/truslar). 5.2 Brannvern Kommunen har ansvar for brannsikring av bygningane. Einingsleiar har ansvaret for: oppfølging for det som gjeld brannvern å arkivera aktuelle lover, føresegner, instruksar og prosedyrar /rutinar i IK-handboka å utarbeida nødvendige instruksar, prosedyrar/rutinar (branninstruks, brannkart osb) jamnleg (min. ein gong i året) kontrollera at tilhøva er i samsvar med lover og føresegner at tilsette kjenner til dei nødvendige krav og rutinar rapportskriving etter ei brannøving eller utløysing av brannalarm 12

Brannøvingar skal gjennomførast kvart år. Einingsleiar har ansvaret for at dette vert gjort. Øvinga skal omfatta alle tilsette, og skal gjevast ei realistisk form innanfor den daglege arbeidssituasjonen. Dokumentasjon; rapportar, avvikshandsaming, branninstruks, aktuelle lover og føresegner. 5.3 Vernerunde Vernerundar skal gjennomførast min. 1 gong pr år. Deltakarar i vernerunden er verneombod, einingsleiar og evt. vaktmeister /FDV-leiar dersom det er ønskjeleg. Andre personar og tilsette kan også delta t.d. bedriftshelsetenesta. IK-runden kan delast i tre: formøte IK-runden ettermøte Informasjon om vernerunden bør gjevast i personalmøte o.l. 5.4 Handlingsplan og rapport Kvar eining/arbeidsplass skal gjennomføra årlege kartleggingar og det skal lagast handlingsplanar. Vernerunden skal gjennomførast innan 01.06. Sogndal kommune skal utarbeida HMT-plan/program for einingane og kommunen samla. Handlingsprogrammet og måla skal vera nært knytta saman. Kartlegginga på tenesteeininga skal skje minst ein gong i året og seinast 01.06. Gjennom kartlegginga skal ein få oversyn over følgjande: aktuelle lover og føresegner eksisterande rutinar for HMT systematisera og arkivera dokument kartleggja problemområde Vernerunden og kartlegginga skal resultera i justering av handlingsplan for HMT. Det er einingsleiar som har ansvaret for handlingsplanen og gjer dette i samarbeid med verneombod og dei tilsette. Handlingsplanen, jf vedlegg, skal visa: Problemskildring: Problema bør utdjupast noko slik at arbeidsmiljøutvalet kan få innsikt i dei problem og farer som finst på arbeidsplassane. I dette ligg også at det vert gjeve vurderingar av risiko. Løysing/tiltak: Det bør gå fram av planane kva tiltak som bør setjast i verk for å redusera risikoen. Fleire tiltak/løysingar kan vera aktuelle. Tiltaka må vera planlagde og prioriterte. Ressursbruk/kostnader Ansvarleg for oppfølging Frist for gjennomføring 13

Problem /saker skal søkjast løyst på lågast mogeleg nivå. Typer tiltak: Gruppe 1 tiltak som kan løysast utan budsjettmidlar Gruppe 2 tiltak som kan løysast innafor budsjettet Gruppe 3 tiltak som krev nye midlar /ekstra løyving Tiltaka skal innehalde høve det er knytta risiko til. På bakgrunn av handlingsplanen lagar einingsleiar ein årsrapport om kva for tiltak som vart iverksett siste året og kva tiltak som ikkje vart gjennomført. Avvik frå handlingsplanen frå fjoråret skal grunngjevast. Kopi av handlingsplanen går til hovudverneombod. Årsrapport og handlingsplanen skal einingsleiar senda til rådmannen innan 15. september. På bakgrunn av dei innsende handlingsplanane /rapportane frå einingsleiarane, lagar rådmannen ein felles, overordna HMT-plan. Alle handlingsplanar vert lagde fram for arbeidsmiljøutvalet. Rådmannen lagar framlegg til HMT-plan som går til arbeidsmiljøutvalet og vert oversendt formannskapet før økonomiplan og årsbudsjett vert lagt ut til offentleg ettersyn. Arbeidsmiljøutvalet disponerer helse-, miljø- og tryggleiksmidlar og desse vert tildelt i samband med handsaming av felles HMT-plan. Som del av erfaringsutvekslinga melder rådmannen frå til einingsleiarane om korleis helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet som er utført på eininga vert vurdert og melder frå om vedtak i AMU (tildeling av HMT-midlar og evt. uttale til økonomiplan/budsjett). Einingsleiar syter for å orientera medarbeidarane om vedtaket (oppslag, personalmøte o.l.) 5.5 Avvikshandtering Avvik kan definerast som situasjon/tilstand som ikkje er i tråd med HMT-krava; lov, føresegn, eigne interne reglar og instruksar. Avvikshandtering går ut på: - ha rutinar som avdekker og dokumenterer avvik - rutinemessige kartleggingar - personalmøte, vernerundar, observasjonar - lokale (og sentrale ) tilsyn Alle tilsette har eit medansvar når avvik og feil finst. Medansvar vil sei å rapportera feil/manglar til næraste overordna. Avviksskjema (pkt. 8.4) skal fyllast ut av den som opplevde avviket. Mindre avvik som vert retta opp med ein gong, treng ikkje rapporterast skriftleg. 14

Personskade og tilløp til personskade NAV sitt skjema melding om yrkesskade/-sjukdom skal fyllast ut ved personskade. Meldinga skal sendast snarast og seinast 3 dagar etter at skaden er skjedd. Det er næraste overordna som har ansvaret for at skjema vert utfylt og sendt til NAV SOGNDAL, postboks 143, 6851 Sogndal. Kommunen har utarbeida rutinar for melding om personskade. Avvikshandtering/ melding personskade skal fyllast ut ved arbeidsulukke/yrkesskade. Sjå rutinar i SKK. I dei tilfella også NAV sitt skjema vert fylt ut er det ikkje behov for dobbel utfylling punkta om korrigerande tiltak er særleg viktig blir fylt ut ved nestenulukke/personskade. Ulukke som har ført til dødsfall eller er svært alvorleg skal arbeidsgjevar straks varsla til - Arbeidstilsynet i Førde tlf. 415 48 222 - Sogndal politistasjon tlf 02800 Arbeidsgjevar stadfestar varselet skriftleg og verneombodet skal ha kopi av stadfestinga, jf. arbeidsmiljølova 5-2. Skademeldingsskjema til forsikringsselskapet er det den som er påført skade eller pårørande som har ansvaret for. KLP har eigne skjema den skadde skal fylla ut. Vi har laga rettleiing til skademeldingsskjemaet. Sjå SKK. Alle skjema finn du på SKK under bokmerke Personal og lønn eller kontakt personalkontoret. 5.5.1 Tilløp til skader og nesten-ulukker Kommunen sitt eige avviksskjema skal også nyttast ved tilløp til skader og nestenulukker. NAV sitt skjema skal ikkje fyllast ut i slike høve. Næraste overordna vurderer om skjema skal nyttast ved tilløp til skader og nesten-ulukker. Rutinar i SKK. 5.5.2 Kvifor skal skjema nyttast? Det er viktig at desse skjema vert fylt ut fordi: 1. Dei gjev grunnlag for vurdering av arbeidsmiljøet og kva som kan setjast i verk av førebyggjande tiltak (skal vurderast i kvart einskild tilfelle) 2. NAV sitt skjema går til forsikringsselskapet (yrkesskade/yrkessjukdom) og er dokumentasjon ved evt. yrkessjukdom som kan oppstå på eit seinare tidspunkt (personalavd. sender skjema til forsikringsselskapet) 3. Dei er grunnlag for statistikk 4. Dei er grunnlag for utgiftsdekking frå folketrygda 5. Arbeidsmiljøutvalet får melding om skaden/ulukka (anonymisert) Personalavdelinga skal ha kopi av utfylte skjema for rapportering til AMU. 15

Oppfølging av sjukmelde Det er utarbeidd retningsliner for oppfølging av sjukmelde, jf handbok for oppfølging av sjukmelde. Hovudmålet er at den sjukmelde skal hjelpast attende til arbeid snarast råd. 6 Systemkontroll Systemansvarleg Rådmannen er ansvarleg for at det er etablert eit kontrollsystem for helse, miljø og tryggleik. I Sogndal kommune er personalsjefen ansvarleg for oppfølging av kontrollsystemet og skal rapportera til rådmannen. Erfaringstilbakeføring Målet med erfaringstilbakeføring er å tileigna seg kunnskap om nestenulukker, ulukker, helsefare og andre arbeidsmiljøtilhøve. Desse erfaringane skal danna grunnlaget for vidareføring av det ulukke- og helseførebyggjande arbeidet og planlegging av dette. Einingsleiar er ansvarleg for å rapportera til rådmannen opplysningar som har innverknad på det førebyggjande HMT-arbeidet. Særs viktig er rapportar om avvik og nestenulukker. Melding om systemfeil HMT-boka bør vera under stadig utvikling. Det er viktig at alle registrerer og aktivt melder attende feil / manglar som kan gje grunnlag for justeringar slik at systemet vert betre. Endring av systemet Endringar/revisjon av kontrollsystemet skal leggjast fram for arbeidsmiljøutvalet for orientering og drøfting. Større endringsframlegg skal først sendast til høyring i organisasjonen. Internt tilsyn Meininga med internt tilsyn er : - å kontrollera at internkontrollsystemet fungerer som planlagt - å betra aktiviteten innan HMT-arbeidet Den systemansvarlege (leiar for støtteeining administrasjon) skal: vera ansvarleg for planlegging og gjennomføring av internt tilsynutarbeida kontrollrapport Systemkontrollen skal utførast av 2-3 personar minimum 1 gang pr år, eller når behovet tilseier det. I tillegg til personal bør hovudverneombod vera ein av dei faste representantane. 16

Kontroll frå tilsynsstyresmaktene Følgjande tilsynsorgan har rett til/skal føra kontroll med at internkontrollsystemet fungerer: - Arbeidstilsynet (arbeidsmiljølova) - Direktoratet for brann- og eksplosjonsvern - Kommunale brannvernstyresmakter (lov om brannfarlege varer, lov om eksplosive varer og lov om brannvern) - Elektrisitetstilsynet (lov om tilsyn elektrisk anlegg og elektrisk utstyr) - Statens Forureiningstilsyn (forureiningslova og deler av produktkontrollova) - Fylkesmannen/-kommunen (forureiningslova) - Fylkeslegen - Næringsmiddeltilsynet Internkontrollføresegna føreset at tilsynsorgana legg vekt på systemkontroll. Tilsynsorgana skal då nøye granska den dokumentasjonen som vi har utarbeidd for å forsikra seg om at HMT- arbeidet vert følgt opp og at føresegna vert etterlevd. Viktige dokument er: - skadestatistikkar - sjukefråværsstatistikkar og helserapportar - risikoanalyser Tilsynsstyresmaktene vil også gjera undersøking for å forsikra seg om at det er samsvar mellom arbeidsgjevar sin dokumenterte internkontroll og tilhøva på arbeidsplassane. 17

7 Vedlegg 7.1 Medarbeidarsamtale (mal) Namn Dato 1. ARBEIDSOMRÅDE OG ARBEIDSOPPGÅVER Moment/problemstillingar: Stikkord/notat: Korleis opplever du arbeidet ditt definert med omsyn til oppgåver, ansvar og mynde? Nemn eventuelle uklare tilhøve mellom stillingsomtale og faktiske oppgåver? Korleis opplever du arbeidsoppgåvene og arbeidssituasjonen? Mål og resultat for arbeidstakaren og i kva grad er dei oppnådd. Semje om følgjande tiltak: 2. Resultatmål for eininga går fram av økonomiplanen og målekart for eininga jf. vedlegg Moment/problemstillingar: Stikkord/notat: I kva grad har eininga nådd resultatmåla sine? Kva er grunnen til at resultatmåla eventuelt ikkje er nådd? Kva kan du bidra med for at eininga skal nå resultatmåla sine? Semje om følgjande tiltak: 3. Arbeidsmiljø Moment/problemstillingar: Korleis fungerer kommunikasjon, informasjonsflyt i kommunen/eininga? Korleis er samarbeidet mellom deg og andre kollegaer? Korleis ei samarbeidet mellom deg og leiaren din? Korleis er samarbeidet mellom di eining og andre einingar som det er naturleg for deg å seie noko om? Stikkord/notat: 18

Semje om følgjande tiltak: 4. Arbeidsmetodar Moment/problemstillingar: Korleis fungerer drifta/rutinar: Kva er bra? Kva bør vi gjere annleis? Kom med framlegg til forbetringar av arbeidsmetodar og rutinar Semje om følgjande tiltak: Stikkord/notat: 5. Opplæring /utvikling Moment/problemstillingar: Kompetansebehov (no og framover) til eininga til stillinga På kva område meiner du det er behov for å utvikle kompetansen din? Semje om følgjande tiltak: Stikkord/notat: 6. Ymse Moment/problemstillingar: Har samtalen fungert? Stikkord/notat: 19