MANDAT Poliklinikkområdet
1 Beskrivelse av oppdraget: 1.1 Bakgrunn: Nye NLSH Vesterålen, vil være ferdigstilt og tatt i bruk i 2014. Dette bygget skal romme de behandlingstilbud som skal videreføres og etableres i Vesterålen. Nytt bygg, med nye arkitektoniske løsninger vil føre til at de ulike pasientstrømmene i sykehuset vil arte seg på en annen måte enn i gammelt bygg. Det gjelder både for elektive og akutte pasienter. Videre vil også overgangen til nytt bygg kreve gjennomgang av dagens organisatoriske løsninger. Noe vil kunne videreføres i det nye bygget, mens på andre områder vil nye løsninger kreves. Nye samarbeidsarenaer vil måtte etableres og nye rutiner og prosedyrer beskrives. Dette prosjektet, eller utredning, er en del av arbeidet med å få på plass gode organisatoriske løsninger for nye NLSH Vesterålen. 1.2 Beskrivelse av oppdrag Poliklinikk- og dag området i det nye sykehuset i Vesterålen er samlokalisert i 1. etasje. Dette er planlagt slik for å få til å planlegge en god drift og effektiv utnyttelse av de ressursene som enhver tid er tilgjengelig i området. Området består av generelle og spesielle undersøkelses rom, samt eget område for dagbehandling. Målet er å samle all dag og poliklinisk behandling for alle fagfelt på en plass. Prosjektet skal gi en beskrivelse av hvordan poliklinikk- og dagområdet kan organiseres for å få til en best mulig pasientlogistikk og effektiv drift. 1.3 Føringer: a. Bruk av personell på tvers av klinikkgrensene skal utredes b. Det skal utredes felles drift av poliklinikk områdene under en ledelse c. Det forventes en kostnadsreduksjon i forhold til dagens drift av poliklinikkene på????? mill kroner når nytt sykehus Vesterålen tas i bruk. (avklares av styringsgruppe / direktør hvis ønskelig ) 1.4 Avgrensing Driften av dagkirurgi skal ikke omhandles av dette prosjektet. 1.5 Aktuelle dokumenter Prosjektplaner og tegninger av nybygget i Vesterålen. Arbeidsnotat organisasjonsutvikling Nytt sykehus Vesterålen Eksisterende rutiner i dagens sykehus Andre prosjekter som er ferdig og har berøringspunkt med dette prosjektet 2 Hva vil man oppnå? 2.1 Hensikt Hensikten er å utrede beslutningsgrunnlaget for organisering og drift av det polikliniske området i nye Vesterålen sykehus. 2
2.2 Effektmål At alle involverte er kjent med forskjellen på å jobbe ved dagens polikliniske område og hva som kreves for å jobbe ved det nye polikliniske området. At alle involvert er inneforstått med hvilke endringer som er nødvendig å gjennomføre for å få på plass drift av det polikliniske området At alle ansatte uavhengig av yrkesgruppe er kjent med sine arbeidsoppgaver ved det nye polikliniske området At pasientene opplever å bli ivaretatt i tråd med NLSH s verdier 2.3 Resultatmål Overordnet organisering av drift for det polikliniske området er beskrevet og organisatorisk tilhørighet definert Poliklinikkområdet er utnyttet tilnærmet optimalt Bemanningsbehov for de ulike områder/rom er definert Kompetansebehov er beskrevet og kompetanseplan utarbeidet Rutiner og prosedyrer er enten oppdatert eller nye er utarbeidet Definert kostnadsreduksjon oppnådd 3 Organisering: Oppdragsgiver er Nordlandssykehusets ved direktør. I henhold til revidert prosess for OU Vesterålen beskrevet i Notat nytt sykehus Vesterålen- fordeling delprosjekt- og utredningsansvar godkjent direktør 30mai13 så er det formelle ansvaret for oppsett, prosessgjennomføring og beskrivelse av løsning lagt til Kirurgisk/ortopedisk klinikk ved klinikksjef. Det er klinikksjef som er formelt ansvarlig for den formelle organiseringen av arbeidet, mandatets beskrivelse under punkt 3.1 og 3.2 skal derfor ansees være en anbefaling fra sekretariatet. 3.1 Delprosjekt ansvarlig: Oppnevnes av klinikksjef kirurgisk/ortopedisk klinikk 3.2 Delprosjektgruppe: Cato Kjærvik, Lege kir-ort Lisbet Nygård, Spl kir ort Kristen Olav Lind, Gynekolog Finn Larssen-Aas, Lege med klinikk Julia Jørstad, Spl dagenheten Kirsti Eilertsen, Spl dialysen En rep fra skrivetjenesten. Her er forslaget Marianne Aasheim men hun er ikke forspurt Gro-Marith Villadsen/evt en fra OU Brukererpresentant Tillitsvalgte (Oppnevnelse skjer ved at delprosjektleder oversender godkjent mandat til Personal/Lillian Søttar for videre kontakt mot hovedsammenslutningen) Verneombud (Delprosjektleder tar kontakt med hovedverneombud NLSH Ragnhild Strand) Slettet: 3.3 Prosesstøtte/bistand Lokal arbeidsgruppe Vesterålen Ekstern bistand hvis ønskelig 3
KIP HR avdelingen (personal, kunnskapsseksjonen, OU m.fl.) Plan og Analyse Andre aktuelle stabs- og støttefunksjoner 3.4 Delprosjektleder forholder seg til: Klinikksjef Kirurgisk/ortopedisk klinikk Lokal arbeidsgruppe Vesterålen v/leder Gro-Marith Villadsen 3.5 Behandling i AMU: Rapport fremmes for AMU behandling etter godkjenning i lokal arbeidsgruppe og i styringsgruppen, samt etter drøfting med tillitsvalgte i henholdt til gjeldende avtaleverk. 4 Fremdrift: 4.1 Klinikksjef Kirurgisk/ortopedisk klinikk leverer rapport: Innen 15. november 2013 4.2 Milepæler i arbeidet. Det forventes at framdriftsplan med milepæler presenteres for den lokal arbeidsgruppen for godkjenning. 5 Krav til prosessen Definerte maler skal benyttes Involvering av tillitsvalgte og verneombud i tråd med gjeldende avtaler Ivareta krav til informasjon i henhold til kommunikasjonsplan Prosjektet skal innhente synspunkter og innspill fra berørte avdelinger som ikke er representert i prosjektgruppen på aktuelle saker. Foreslåtte løsninger skal risikovurderes. 6 Implementering Det stilles ikke krav til utforming av konkret implementeringsplan. Dersom prosjektet finner dette formålstjenelig skal skisse på implementeringsplan utarbeides og vedlegges rapport. 7 Gevinstrealisering Det forventes at prosjektet gjennomfører konkrete beregninger og vurderinger for ulike løsninger på følgende områder: Økonomi Kvalitet Pasientsikkerhet Arbeidsmiljø 8 Evaluering, når og hvordan? Prosjektet skal gi en tilrådning til når og hvordan en evaluering skal kunne gjennomføres. 4
9 Prosjektdokumentasjon: Rapport utformes i henhold til mal for rapportskrivning for OU Vesterålen. Eventuelle underlagsberegninger med mer skal kunne gjøres tilgjengelig ved forespørsel. 5