Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 12. Juni Navn på sak: Finnmarkssykehuset ny organisasjonsplan 2011

Transkript

1 Administrasjonen Styremøte i Helse Finnmark HF Dato. 12. Juni 2012 Møtedato: 19. Juni 2012 Saksbehandler: Adm. Direktør Hans Petter Fundingsrud Sak nr: 44/2011 Navn på sak: Finnmarkssykehuset ny organisasjonsplan 2011 Adm. Direktørs tilrådning: 1. Styret i Helse Finnmark vedtar ny overordnet organisasjonsplan for foretaket og ber administrerende direktør i samråd med klinikksjefene og de nye avdelingslederne å foreta nødvendige tilpasninger der hvor det synes hensiktsmessig. 2. Styret ber administrerende direktør om å følge opp arbeidet med å etablere ny organisasjonsstruktur for klinikk for Psykisk helsevern og Rus. Ny organisering skal foreligge før årsskiftet. Vedlegg: 1. Saksfremlegg Finnmarkssykehuset ny organisasjonsplan Helse Finnmark gammelt 3. Organisasjonskart gammelt Hammerfest 4. Organisasjonskart gammelt Kirkenes 5. Helse Finnmark nytt 6. Organisasjonskart nytt Hammerfest 7. Organisasjonskart nytt Kirkenes Hans Petter Fundingsrud Adm. dir.

2 Styresak 44/2012 Saksbehandler: Adm. Dir. Hans Petter Fundingsrud Dato: 19. juni 2012 Finnmarkssykehuset ny organisasjonsplan 2011 Bakgrunn. Styret i Helse Finnmark har et overordnet ansvar for organiseringen av foretaket. Derfor legger adm. dir. frem denne styresaken som gjør rede for prosessen med etableringen av ny organisasjonsplan. Planarbeidet har vært prosjektorganisert med en bredt sammensatt prosjektgruppe i programmet PROFF Program for omstilling og utviklingsarbeid i Finnmark Arbeidet i gruppen er ledet av seniorrådgiver Erik Fjeldstad og adm. dir. leder styringsgruppen. Det vises til styresakene 25/2011 og 35/2011. Det vises i tillegg til styreseminaret i mai i 2011 før styresakene ble fremmet. Prosjektgruppen ble etablert i løpet av sommeren 2011 og har arbeidet siden august. Gruppen har hatt 27 møter via videokonferanse og leverte sin rapport den 13. april. Gruppen mottok et revidert mandat den 27. september 2011 hvor styringsgruppen ikke ønsket å bruke tid på en langvarig evaluering av tidligere organisasjonsmodeller med utydelige fundament, samt begynnelse og slutt. Styringsgruppen har avholdt 4 møter i prosjektperioden. Hovedelementene i det reviderte mandatet var følgende: En organisasjon som er i tråd med lovkravet i Spesialisthelsetjenesteloven om enhetlig ledelse En organisasjon som er ensartet med samme betegnelser på samme nivå i organisasjonen. En organisasjon som er mest mulig likt inndelt i avdelinger og klinikker. En organisasjon med et overkommelig kontrollspenn. Forslag til ny organisasjonsplan har satt maks grense på 6 organisatoriske enheter på hvert nivå. En organisasjon som er tilpasset dagens og framtidige krav til organisatoriske, administrative og teknologiske løsninger. n skal være likt organisert i foretaket. Organisasjonsendringen skal skje innefor de gitte økonomiske rammer og i tillegg bidra i omstilling og nedbemanning gjennom reduksjon av antallet mellomledere Hovedelementene i mandatet har hatt som begrunnelse å bygge opp under etableringen av robuste fagmiljøer, samt robust lederskap og organisasjonskultur på tvers av foretaket. Prosess. Vernetjenesten og tillitsvalgte har vært involvert både i prosjektgruppen og styringsgruppen og ved drøfting av mandater. Deres deltakelse har bidratt konstruktivt til utvikling av den endelige modellen. Side 1 av 3

3 Arbeidet i prosjektgruppen har konsentrert seg om organisasjonsstrukturen i de to somatiske klinikkene.på grunn av alle byggeprosjektene som berører Klinikk Psykisk Helsevern og Rus, har vi valgt å avvente organisasjonsendring i denne klinikken inntil den fremtidige fysiske strukturen er fastlagt for disse fagfeltene (rus og psykisk helsevern) med frist ut året Et eget organisasjonsutviklingsprosjekt har pågått i Klinikk for Prehospitale tjenester med ekstern konsulentbistand (AgendaKaupang AS). Senter for Drift og Eiendom har høsten 2011 gjennomført et internt arbeid med forslag til ny organisering. Prosjektgruppen har ikke behandlet dette arbeidet, men direktøren ledet i april og mai en mindre gruppe som tok for seg hvordan stab/støtte inkludert Drift og eiendom skulle organiseres med involvering av vernetjeneste og tillitsvalgte. Styringsgruppen fikk seg forelagt prosjektrapporten den 13. april og vedtok i sitt møte noen justeringer fra prosjektgruppens forslag. 1. Klinisk støtte Koordinering i Hammerfest etableres ikke som egen avdeling. Aktivitetene fordeles på andre avdelinger slik: Ansvar for innkalling overføres til respektive avdeling. 2. Dokumentsenter og pasienthotell legges i stab til klinikksjef. Poliklinikk Alta legges i stab til klinikksjef. (Poliklinikk Alta er senere flyttet til for Medisinsk Service) 3. Poliklinikk Karasjok legges til DPS Midt-Finnmark/SANKS. (Midlertidig lagt til for Medisinsk Service) 4. føde/gyn og avdeling kirurgi/ortopedi i Kirkenes etableres som en avdeling. 5. Enhet for gynekologer og enhet for kirurgiske leger etableres som en felles enhet for leger. Sengeenhetene etableres som felles enhet og poliklinikkene etableres som en felles enhet med unntak av føde/gyn hvor pol. betjenes av personale fra avdelingen 6. Enhet for Fysioterapi og ergonomi ved Klinikk Kirkenes legges til avdeling for rehabilitering Direktøren overleverte oppdraget i et implementeringsdokument til hver av klinikksjefene i henholdsvis Kirkenes og Hammerfest i mai i år. Styringsgruppen har også behandlet forslag fra arbeidsgruppen knyttet til organisering av stab/støtte og SDE i sitt møte i mai. Resultat. Ny struktur på overordnet nivå slik den nå foreligger, er identisk med den gamle bortsett fra at Personal og FFU nå er skilt i et Stabssenter for HR og i et Senter for Fag, Forskning og Samhandling. Prinsippet om gjennomgående faglig ledelse (eks. medisinsk fagområdet ledes på tvers av klinikkene) har ikke blitt etablert i det prinsippet om stedlig klinikksjef i Hammerfest og Kirkenes har blitt fulgt i denne omgang. Erfaringer fra UNN, den geografiske størrelsen på Helse Finnmark, mangel på tilstrekkelig lederkraft og det faktum at FIKS (Felles innføring av kliniske systemer med felles EPJ Elektronisk pasientjournal) ligger noen år frem i tid, har medført at stedlige klinikksjefer har blitt foretrukket. Den store forskjellen på ny og gammel struktur er at klinikksjefene i den nye strukturen kun får 5 avdelingsledere å forholde seg til i motsetning til dagens hvor antallet ledere under klinikksjefene er > 20. snivået vil igjen få 5 6 ledere i sin ledergruppe å forholde seg til. Det skal ansettes 10 nye personer med funksjon som avdelingsleder. Det gis anledning til å søke på disse funksjonene blant nåværende ledere avdelingsoverleger og avdelingssykepleiere. I tilfelle mangel på søkere, vil det bli utlysning internt i Helse Finnmark. Stillingene vil bli lyst ut den 19. juni og tilsetningene vil skje fortløpende slik at man regner med å ha på plass en ny organisasjon den 1. september. Side 2 av 3

4 Prosjektgruppen vil fortsette sitt arbeid fra høsten av. Fokus for trinn II av PROFF- Finnmarkssykehuset vil være faglig tilhørighet på tvers av foretaket, innen de somatiske tjenestene og på tvers av psykisk helsevern, rus og somatikk. Det er direktørens bestemt oppfatning at prosessen har vært svært vellykket. Prosjektgruppene skal ha all ære og ros for sin innsats. Det har vært bred involvering og engasjement, og tillitsvalgte og vernetjenesten har bidratt på en særdeles konstruktiv måte. Vedlagt til tilrådningen følger nye og gamle organisasjonskart til sammenligning. Det vises for øvrig til en grundig gjennomgang av det forskningsmessige og teoretiske fundament for utviklingen av dagens organisasjonsmodell presentert av Adm. dir. på Styreseminaret den 29. mai då. Side 3 av 3

5

6

7

8 Helse Finnmark ny organisering Helse Finnmark Administrerende direktør Direktørens stabsenhet Administrasjonssjef Prehospital klinikk Klinikk Psykisk Helsevern og Rus Klinikk Hammerfest Klinikk Kirkenes Senter for Fag, Forskning og Samhandling Medisinsk Fagsjef Senter for HR HR -sjef Senter for Økonomi Økonomisjef Senter for Drift og Eiendom Drift - og Eiendomssjef

9 Helse Finnmark ny organisering Prehospital klinikk AMK luftambulanse Kirkenes luftambulanse Alta bilambulanse Øst- Finnmark bilambulanse Midt- Finnmark bilambulanse Øst- Finnmark Klinikk Hammerfest kvinne/barn medisin kirurgi/ortopedi akuttmedisin medisinsk service Klinikk Kirkenes medisin kirurgi/ortopedi og føde/gyn akuttmedisin medisinsk service for rehabilitering Klinikk Psykisk helsevern og Rus DPS Øst-Finnmark DPS Vest- Finnmark SANKS/DPS Midt- Finnmark Finnmarksklinikken Direktørens stabsenhet Administrasjonssjef Foretakssekretær Foretakscontroller Kommunikasjonssjef Kommunikasjonsrådg. Dokumentsenter Prosjekt Senter for Fag, Forskning og Samhandling Medisinsk fagsjef Samhandlingsleder og rådgiver Kvalitetsleder og rådgiver EPJ konsulenter Forskningsleder Farmasøyt Praksiskonsulenter Hygiene Smittevern HMS Opplæring Senter for Økonomi Økonomisjef Budsjett/ analyse Regnskap Pasientreiser Innkjøp Senter for HR HR-sjef Arbeidsgiverstøtte Personalservice Juridiske tjenester Lønn Senter for Drift og Eiendom Drift- og eiendomssjef Eiendomsforvaltning Eiendomsdrift Renhold Kjøkken Teknologi(IKT/MTU)

10 Klinikk Hammerfest Stab kvinne/barn medisin kirurgi/ortopedi akuttmedisin medisinsk service Enhet gynekologiske leger (ansvar fødepl Alta) Enhet barneleger Sengeenhet gyn/føde Sengeenhet og pol klin barn Enhet barnehabilitering Pasienthotell Enhet medisinske leger Sengeenhet medisin med dialyse Poliklinisk enhet Enhet ortopediske leger Enhet kirurgiske leger Sengeenhet Kirurgi /ortopedi med poliklinikk ( kirugi - ortopedi og kreftpol) Pasienthotell Enhet anestesileger Enhet anestesisykepleiere Instensiv sengeenhet og dagkirurgi Opersajonsenhet med sterilsentral Akuttmottaksenhet Enhet radiologer Enhet radiografer. Enhet fysio/ergoterapi Enhet medisinsk biokjemi og blodbank Poliklinikk Alta Poliklinikk Karasjok Tolk Prest

11 Klinikk Kirkenes Stab medisin kirurgi/ortopedi og føde/gyn akuttmedisin medisinsk service for rehabilitering Enhet medisinske leger Sengeenhet medisin/geriatrisk enhet Poliklinisk enhet inkl. Vadsø og LMS, KEF Enhet kirurgiske og gynekologiske leger Sengeenhet kir og ortopedi Sengeenhet/pol. føde/gyn Poliklinisk enhet kir/ort. Enhet anestesiologer Enhet for anestesisykepleiere Operassjonsenhet med sterilsentral Intensivenhet med akuttmottak Enhet radiologer Enhet radiografer Enhet medisinsk biokjemi og blodbank Enhet for leger Sengeenhet Enhet ambulant rehabilitering og voksenrehabilitering Enhet fysioterapi /ergoterapi