SAKSFREMLEGG Godkjent av: Saksbehandler: Ingrid Drivenes Arkivsaksnr.: 11/6648 Arkiv: C21 Askermodellen II, retningslinjer for fordeling av tid i kommunale idrettsanlegg (Saksordfører Karin Norlie Moksness, H) Saksordfører anbefaler Komite for teknikk, kultur og fritid å fatte slikt v e d t a k: 1. Tiltak skissert i tabell 1 legges til grunn for å sikre; - Full utnyttelse av Asker kommunes idrettshaller og idrettsanlegg, - Effektiv fordeling av treningstid - Forutsigbar og rettferdig fordeling av treningstid 2. Askermodellen, tilpasset de ulike anleggstypene, som vist i vedlegg 1, legges til grunn for innføring av kriterier for fordeling av treningstid. 3. Saken sendes på høring til AIR og idrettslagene i Asker, med høringsfrist 10.april. 4. Høringsuttalelsene behandles i komiteens møte 25.april før sluttbehandling i kommunestyret 14.mai. Sammendrag og konklusjon Saken omhandler kriterier og modeller for en mer effektiv og rettferdig fordeling av treningstid og for å få en bedre utnyttelse av Asker kommunes idrettshaller og idrettsanlegg. Saken har sin bakgrunn i møte den 22. mars 2012 (sak 12/12) i komite for teknikk, kultur og fritid. Komiteen behandlet da revisjon av Askermodellen (modell for fordeling av treningstid i idrettshaller). Man ser at det også er forbedringspotensiale i forhold til fordeling og utnyttelse av tid på de andre anleggene, som gymnastikksaler, ishaller, svømmehaller og fotballbaner. Komiteen ønsket derfor å innlemme også disse anleggstypene og gjorde følgende nye bestilling i sitt vedtak: «Rådmannen legger frem en sak der de samlede kommunale ressurser til idrettsformål ses i en større sammenheng, for å sikre høy utnyttelse og effektiv fordeling». I tabell 1 nedenfor og i vedlegg nr. 1 vises tiltak som foreslås gjennomført. Askermodellen (vedlegg 1) slik man kjenner den fra idrettshallene er videreutviklet og innføres også for ishaller og svømmehaller. For gymnastikksaler og fotballbaner innføres en noe tilpasset Askermodell. 1
Tab.1: Tiltak som gjennomføres, inklusiv Askermodellen. Tiltak Kriterier Merknader Askermodellen Modell for fordeling av treningstid i Se detaljer vedlegg 1. idrettshaller, ishaller, svømmehaller, gymnastikksaler og fotballbaner. Nytt bookingprogram utvikles Tid som står ledig i hverdager og helger Utvidet åpningstid i helger i idrettshaller Krav til bookingprogram: - Brukervennlig system. - Brukerne kan logge seg på eksternt og gjøre bestillinger/endringer, og få kontrakt digitalt. Systemet må ha en betalingsmodul. Det må også kunne varsle om ledig tid. - Systemet må kunne kommunisere med Asker kommunes regnskapssystem og saksbehandlersystem. Innenfor ordinær åpningstid med kommunal betjening til stede kan idrettslag som ønsker det disponere ledig tid. Utnyttelse av tid Idrettslagene har selv ansvar for at anleggene til enhver tid blir brukt (det de har fått tildelt). Det forutsettes en god og tett dialog mellom brukerne angående utnyttelse av tid. Kontroll/Stikkprøver Det tas stikkprøver 2-4 ganger pr. sesong pr. anlegg på antall utøvere på banen samtidig. En prosjektgruppe er i prosess for å finne et nytt system (forprosjekt, som del av Asker kommunes IKT-satsing). Systemet skal også gjelde for utleie av kulturlokaler og skolelokaler. Asker idrettsråd innkalles som referansegruppe. Dette fungerer pr. i dag noen steder, men det er behov for å systematisere en slik tjeneste bedre. Nytt bookingprogram vil bidra til å forenkle muligheten for det. Asker idrettsråd utreder behov og ønske om utvidet åpningstid i helger. Eventuelle kriterier utarbeides etter AIRs utredning. Kostnader må eventuelt inn i kommende HP. Enkelte steder står anleggene tomme når det laget som har fått tildelt tiden ikke benytter den. Nytt bookingprogram kan avhjelpe dette. For krav om antall utøvere på bane/hall samtidig, se Askermodellen vedlegg 1. Karin Norlie Moksness Saksordfører ------------------------------------------ Rådmannens redegjørelse 1. Bakgrunn for saken. Saksopplysninger. 1.1 Hva saken gjelder. 2
Saken handler om å forbedre og utvikle gode rutiner slik at idrettsanleggene blir maksimalt utnyttet. Saken innebærer også at det godet treningstid representer skal bli fordelt på en effektiv og rettferdig måte. En prosjektgruppe har arbeidet med saken over tid. Asker idrettsråd (AIR) har deltatt i prosjektgruppen med 3 personer. I vedlegg 2 vises gjeldende søkerhefte (inklusiv retningslinjer) for kommunale idrettshaller, ishaller, svømmehaller, fotballbaner og gymnastikksaler. Dette dokumentet vil bli oppdatert i henhold til vedtak i denne saken. 1.2 Brukerdialog. Saken ble presentert av saksordfører på Asker idrettsråds (AIR) høstseminar oktober 2012. I tillegg har AIR har hatt interne dialoger med idrettslagene om utvikling av Askermodellen som redskap for fordeling av treningstid i alle anlegg. Denne saken skal til høring til Asker idrettsråd og idrettslagene, og resultatet av dialogene vil bli en del av høringsuttalelsene. Asker idrettsråd skal også behandle saken på sitt årsmøte i høringsperioden. 1.3 Tiltaksliste inklusiv Askermodellen. Det foreslås en tiltaksliste med 6 punkt som vist i tabell 1. Askermodellen (vedlegg1) er et av tiltakene. Askermodellen. Askermodellen ble utarbeidet og politisk vedtatt i 2005, og er et matematisk beregningsgrunnlag for fordeling av treningstid i idrettshaller. Lagenes behov for treningstid var større enn den totale kapasiteten som var til fordeling, og Askermodellen ble utarbeidet for å kunne fordele tilgjengelige hallressurser på en mer rettferdig måte og effektiv måte. En begrunnelse for å benytte Askermodellen er også at man får et nøkkeltall dekningsgrad som sier hvordan kapasiteten er; tilgjengelig tid pr. uke et lag får. For idrettshallene ble det sesongen 2012-13 en dekningsgrad på 1,02 timer pr. uke pr. lagenhet (f.eks. ett håndballag). Dette måltallet er en del av avdeling Idrett og Frilufts unike målekart (BMS). Benyttes Askermodellen på de andre anleggene så vil man kunne ha måltall (dekningsgrad) også for disse. På tiltakslisten foreslås det å bruke Askermodellen (detaljer se vedlegg 1). For gymnastikksalene og fotballbanene innføres ikke Askermodellen slik man kjenner den fra idrettshallene, men en forenklet modell. For gymnastikksalene danner Idrettsregistreringen til Norges Idrettsforbund basis for fordeling. Når det gjelder fotballbanene, og eventuell bruk av Askermodellen i sin helhet, så avventes denne beslutningen til rådmannen har kartlagt fotballens banesituasjon. Denne utredningen vil eventuelt kunne avdekke forskjeller i dekningsgrad for banebruk i Asker. Utredningen var bestilling til rådmannen fra Komite teknikk, kultur og fritid i sak 6/13 (Risenga kunstisbane, eventuell asfaltering) den 14.februar. Fordelingsprosessen. Det foreslås at idretten/lagene er tettere med i fordelingsprosessene. Administrasjonen utarbeider beregningsgrunnlag i henhold til Askermodellen, og så er AIR og idrettslagene med når timer i henhold til grunnlaget skal fordeles på haller og anlegg. Nytt bookingprogram. Det foreslås et bookingprogram som for det første skal forenkle og modernisere bookingprosessen. I tillegg skal det bli et brukervennlig system slik at brukerne selv skal kunne gå inn og booke f.eks. 3
ledig tid innenfor ordinær åpningstid. Systemet må også kunne kommunisere med Asker kommunes regnskapssystem og saksbehandlersystem. Det er allerede satt ned et forprosjekt som utreder et nytt bookingsystem for kommunen (for idrettsanlegg, kulturlokaler og skolelokaler). Dette er del av IKT-satsningen til Asker kommune. Ubenyttet tid. Treningstid er sterkt etterspurt, og det observeres av og til at tildelt tid ikke blir benyttet. I de tilfeller da et lag ikke skal benytte treningstiden av en eller annen grunn, så skal lagene selv sørge for at andre lag i samme klubb/eventuelt andre klubber kan bruke tiden. Toppidrett. Ekstra timer til toppidrett innføres også i ishallene og svømmehallene, slik kriteriene er for idrettshallene. IdrettsGlede. En viktig suksessfaktor for IdrettsGlede-prosjektet er tilgang til tid i haller og anlegg. Ved å legge dette inn i modellen sikrer man tid til aktivitetsgrupper for mennesker med nedsatt funksjonsevne og flerkulturelle. Nye idretter. En svakhet med den eksisterende Askermodellen er at det har vært vanskelig for nye idretter å få innpass. Nå foreslås det å legge 2 timer pr. uke til dette, pr. anleggstype. Hvis det ikke er etterspørsel et år så legges timene inn i den ordinære potten. Kontroll/stikkprøver. Det foreslås også å benytte stikkprøver på utnyttelse av tiden, og på om lagene etterlever kravet om antall utøver på banen samtidig. Rådmannen ønsker ikke å legge inn straff for ubenyttet tid. Her er hensikten med kravet at idrettslagene selv skal bli bevisst på at kommunalt tildelt tid skal utnyttes maksimalt. Behovet for treningstid er stort, og man ønsker å bevisstgjøre idrettslagene på å ta ansvar overfor hverandre når det gjelder utnyttelse av treningstid. 1.5 Forutsetninger, forhold til budsjett/økonomiplan, jus, avtaler m.v. To av de foreslåtte tiltakene kan medføre behov for endrede rammer i budsjettet; nytt bookingprogram og eventuell utvidet åpningstid. Bookingprogram vil bli finansiert via IKTsatsingen eller eventuelt meldes som behov i forbindelse med kommende Handlingsprogram. Det samme gjelder eventuelt utvidet åpningstid i idrettshallene. 1.6 Faktorer som påvirker saken. 1.6.1 Treningstid er fordeling av et offentlig gode. For mange idrettslag og deres medlemmer er treningstid i idrettshaller og idrettsanlegg helt avgjørende for at de kan drive med idretten. Kommunen legger til rette for dette ved å stille mange offentlig finansierte bygg og anlegg til disposisjon for idrettslagene. De leieprisene lagene betaler for å få tilgang, dekker på ingen måte kommunens utgifter til å bygge og drifte. Barn trener gratis, og andre brukergrupper betaler relativt lite. Treningstid er dermed et sterkt subsidiert, til dels gratis, offentlig gode, og lagene etterspør naturlig nok mye mer av dette godet enn det kommunen har til fordeling. På grunn av dette er det viktig at prinsippene og retningslinjene som ligger til grunn for fordelingen, og prosedyren som benyttes i fordelingsprosessen, gjør at tildeling av treningstid kan skje på en ryddig måte. Prinsippene for «god forvaltningsskikk» må legges til grunn. Retningslinjene må blant annet gi forutberegnelighet for lagene, de må bli hørt om sine behov og det må være så stor grad av likebehandling som overhode mulig. 4
I henhold til samarbeidsavtalen mellom Asker kommune og AIR er det Asker kommune som har ansvaret for fordeling av treningstid, men det skal skje i nært samarbeid med AIR. AIR skal også delta i revidering av retningslinjer med kriterier for fordeling av treningstid. AIR involveres primært når prinsipper og generelle retningslinjer for hallfordeling skal vedtas. Dette vil berøre såpass mange, og være av så prinsipiell betydning, at det normalt vil kreve årsmøtebehandling i AIR. 1.6.2 Aldersgrenser versus Barneidrettsbestemmelsene. Norges Idrettsforbund v/idrettstinget vedtok i 2007 «Idrettens barnerettigheter. Bestemmelser om barneidrett» (vedlegg 3). Bestemmelsene inneholder ingen absolutte grenser for hvor mye barn kan/bør trene, men at det viktige med aktivitet er at barna skal ha mulighet til selv å velge hvor mye de vil trene. I tillegg er det viktig at barna føler trygghet, at vennskap og trivsel er hovedfokus, at de føler mestring og at barn skal ha mulighet til å si sin mening. I tillegg skal idretten tilpasses barns alder, fysiske utvikling og modningsnivå. Fra det året barna er 11 år kan det benyttes resultatlister, tabeller og rangeringer, dersom dette er formålstjenlig. I forhold til de foreslåtte retningslinjene for fordeling av treningstid så inneholder Askermodellen en grense på det matematiske beregningsgrunnlaget på 10 år i hallene. Rådmannen ønsker å holde fast på denne grensen, nettopp på bakgrunn av barneidrettsbestemmelsene. Det er imidlertid fullt mulig for lagene å benytte hallene til aktiviteter for barn under 10 år, selv om beregningsgrunnlaget har denne grensen. Fordeling av treningstid i gymnastikksalene har ikke en slik aldersgrense. Gymnastikksalene skal være et tilbud til lag i nærmiljøene, med aktiviteter for alle aldersgrupper. Idrettslagene er imidlertid prioritert i kjernetiden i gymnastikksalene (kl. 17.30-20.30) På denne måten er gymnastikksalene et viktig supplement for idrettslagenes treningsarenaer. 1.6.3 Regler for momskompensasjon De nye reglene for momskompensasjon til kommunene sier at i de tilfeller der det er idrettsanlegg/haller som er bygget etter 2004 så skal man ha et tydelig skille mellom drift og bruk/treningstid. I dette ligger at der man for eksempel har en driftsavtale med et idrettslag så har man ikke anledning til å gi dette idrettslaget eksklusiv bruk (treningstid) av hallen. Andre idrettslag har et likeverdig krav til treningstiden. Dette kan komme til anvendelse på flere av Asker kommunes anlegg som driftes av et idrettslag, og som i dag brukes kun av det idrettslaget. Askermodellens oppbygning og anvendelse kan bidra til en mer rettferdig fordeling i så måte. Holmen Basishall er et godt eksempel der dette kan komme til anvendelse. 2.0 Alternative løsninger. Alternative løsninger er å beholde retningslinjene som de er (vedlegg 2). Dagens rutiner videreføres. 3. Tidligere behandling. Behandling i utvalg. Saken ble først behandlet 22.mars mars 2012, i Komite TKF (sak 12/12.), og i samme komite den 17.januar 2013 (sak 2/13 se protokoll nedenfor): 1. Status og videre fremdriftsplan for arbeidet med «Askermodellen II» tas til orientering. 2. Askermodellen utvikles videre med tanke på: Full utnyttelse idrettsanleggene Effektiv fordeling av treningstid 5
Forutsigbar og rettferdig fordeling av treningstid 4. Rådmannens vurderinger. Kriteriene som har ligget til grunn for fordeling av halltid i Askermodellen, har til tider skapt misnøye blant enkelte lag og idrettsgrupper. Det har også vært reist kritikk mot praktiseringen av Askermodellen. Rådmannen ønsker at man gjennom høringen av foreliggende utkast også kan komme opp med alternative kriterier og rutiner for en forutsigbar og rettferdig fordeling av treningstid. Likevel anbefaler rådmannen det foreliggende utkast. Utkastet er basert på resultatet av en omfattende prosess med idrettslagene og idrettsrådet. De fremlagte tiltak og retningslinjer for fordeling av treningstid i kommunale haller og anlegg i Asker kommune, tabell 1 og vedlegg 1, anbefales slik at man sikrer full utnyttelse av Asker kommunes idrettshaller og anlegg. Dette gir en mer effektiv, forutsigbar og rettferdig fordeling av treningstiden i idrettsanleggene. Askermodellen som det metodiske verktøyet er sentralt. Tidligere ble denne modellen kun benyttet til normalidrettshallene. Nå utvides den til også å gjelde for de andre anleggene, i tilpasset form. Brukermedvirkning er en sentral endring i modellen. Lagene skal selv få en større mulighet til å være med og fordele. Dette kan gi en positiv effekt med fleksibilitet lagene imellom på bruk og utnyttelse av anleggene. IdrettsGledeprosjektet er godt i gang. En viktig suksesskriterie er å få satt av timer til dette. IdrettsGlede er aktiviteter for mennesker med nedsatt funksjonsevne og flerkulturelle. I den eksisterende modellen har det vært vanskelig for nye idretter å få treningstid. Nå åpnes det for dette med noen timer. Idretten, v/air har deltatt aktivt i prosjektgruppen. I tillegg har AIR hatt egne dialogmøter med idrettslagene. AIR har formidlet innspill fra dialogmøtene til prosjektgruppen. Dialogene er imidlertid ikke avsluttet, og resultatene av disse vil bli en del av høringsinnspillene fra AIR til saken. Rådmannen anbefaler at tiltak skissert i tabell 1 og vedlegg 1 gjennomføres. Askermodellen tilpasses de ulike anleggstypene og innføres som modell med kriterier for fordeling av treningstid. Saken som allerede er varslet lagene, sendes på høring til idrettslag i Asker, med høringsfrist 10.april. Saken behandles på nytt i komite teknikk, kultur og fritid den 25.april, og anbefales sluttbehandlet i kommunestyret den 14.mai. Lars Bjerke (sign.) Rådmann Vedlegg: 1. Askermodellen II, modell for fordeling av treningstid i kommunale haller og anlegg. 2. Søkerhefte for kommunale idrettshaller, ishaller, svømmehaller, fotballbaner og gymnastikksaler. (Eksisterende retningslinjer). 3. «Idrettens barnerettigheter. Bestemmelser om barneidrett». Norges Idrettsforbund, Idrettstinget 2007. 6
7