Retningslinjer ved fordeling av treningstider og arrangementer i Haugesund kommune

Transkript

1 Retningslinjer ved fordeling av treningstider og arrangementer i Haugesund kommune Vedtatt av Kultur- og idrettsstyret den 16. april 2015.

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 1 Saksbehandling... 2 Saksgang ved fordeling... 2 Hvem kan søke om tid... 2 Søknadsfrister... 2 Tilgjengelige anlegg... 3 Rammetider... 4 Rammetid - kommunale idrettshaller... 4 Rammetid Fylkeskommunale haller... 4 Rammetid trening gymsaler... 4 Retningslinjer ved fordeling av treningstider... 5 Generelle retningslinjer idrettshaller og gymsaler... 5 Særskilt fordeling... 6 Fordeling av tid i svømmehaller... 6 Retningslinjer ved fordeling i svømmehaller... 6 Retningslinjer for fordeling av tid i barne- og ungdomsvennlig tid i svømmehallen:... 7 Fordeling av tid på utendørs idrettsanlegg... 8 Leiepriser trening og avvikling av seriespill/stevner... 8 Frivillige organisasjoner... 8 Vennegjenger, bedrifter og andre... 8 Leiepriser arrangementer... 8

3 Innledning Idretten i Haugesund er stor. Antall registrerte medlemskap i Haugesund kommune var i 2014 på hele Idretten er en viktig arena for mange barn og unge og også voksne, hvor sosial tilhørighet, mestring, trivsel og glede er viktige ingredienser. For mange idretter er tilgangen til idrettsanlegg og treningstider helt essensielt for å kunne drive og utvikle det gode arbeidet som gjøres av de frivillige i idrettsorganisasjonene. Haugesund kommune ønsker å legge til rette for at flest mulig får tilgang til idrettsanlegg og får den treningstiden de har behov for. Dessverre er ikke alltid tilgangen til idrettsanlegg lik ønskene og behovene for treningstider. Fordeling av treningstider og arrangementer i kommunens innendørs idrettsanlegg skjer en gang i året, med søknadsfrist den 20. februar for påfølgende skoleår. Tildelingen gjelder for et skoleår om gangen, og trer i kraft ved skolestart og går ut april det påfølgende året. Haugesund ishall har noe kortere sesong og rammetiden for idrett kan variere noe fra år til år. Skulle det være behov for treningstid utover denne perioden må dette søkes om i tilsendt søknadsskjema og det vil bli gjort en ny fordeling i perioden fra 1. mai frem til skolens sommerferie. I skoleferier bortfaller tildelt tid. Skulle det være behov for ekstra treningstid i feriene kan dette søkes særskilt om ved å ta kontakt med idrettsenheten senest 3 uker før den påfølgende ferien. På våre utendørsanlegg avholdes det et fordelingsmøte mellom alle brukerklubbene medio mars hvert år. Alle som får tildelt brukstid plikter å stille på et informasjonsmøte før oppstart av sesongen hvor en vil gjennomgå låneavtaler for anleggene, brann- og rømningsrutiner samt andre avklaringer i forhold til bruk. Ingen får ta i bruk anleggene før en har underskrevet avtale med utleier, Haugesund kommune. 1

4 Saksbehandling Saksgang ved fordeling a) Idrettsenheten utlyser søknadsskjemaer for treningstider og arrangementer for kommende skoleår medio januar hvert år. Søknadsfrist er den 20. februar for påfølgende skoleår. b) Søknadene sendes til Idrettsenheten i Haugesund kommune. Idrettssjefen er delegert myndighet til å fordele all brukstid i kommunens gym- og idrettslokaler i tråd med til enhver tids gjeldene retningslinjer. c) Utkast til fordeling sendes Haugesund idrettsråd og fordelingen vil bli presentert i deres påfølgende styremøte. d) Idrettsrådet gir sin innstilling, med eventuelle kommentarer, og oversender dette til idrettssjefen. e) Idrettssjefen fatter vedtak etter å ha vurdert idrettsrådets innstilling og sender ut vedtaket til alle søkerne, med tre ukers klagefrist. f) Eventuelle klager sendes idrettssjefen som første instans. Idrettssjefen vurderer klagen og de momenter som her måtte fremkomme og prøver å løse klagen i samråd med Haugesund idrettsråd og de berørte parter gjennom dialog. g) Om det ikke oppnås enighet gjennom dialog og idrettssjefen opprettholder vedtaket, oversendes klagesaken til rådmannen for videre behandling i Haugesund kommunes klageutvalg. Hvem kan søke om tid a) Idrettslag tilknyttet Haugesund idrettsråd b) Frivillige organisasjoner tilknyttet Haugesund kommune c) Særkretser for avvikling av turneringer/seriespill/stevner d) Andre søkere vil bli vurdert særskilt Søknadsfrister Treningstider innendørs: Treningstider utendørs: Arrangementer: 20. februar Fordelingsmøte medio mars hvert år 20. februar 2

5 Tilgjengelige anlegg Idrettshaller Haraldshallen flerbrukshall - 4 saler Turnhallen flerbrukshall - 3 saler Skåredalen idrettshall - 4 saler Skåredalen flerbrukshall - 1 sal Karmsundhallen 3 saler (Fylkeskommunal hall) Vardafjellhallen 4 saler (Fylkeskommunal hall) Gymsaler på skolene Austrheim Gard Hauge Solvang Lillesund Rossabø Håvåsen Anlegg for kampsport Tilfluktsrom «HEST» ved Lotheparken Tilfluktsrom i Haraldshallen Ishaller Haugesund ishall Svømmehaller Haraldshallen svømmehall 25 x 12,5 meter 6 baner Håvåsen svømmebasseng 12,5 x 8,5 meter 3

6 Rammetider Rammetid vil si den tiden hallene er til disposisjon for trening og arrangementer for lag og foreninger. I de fleste hallene vil denne rammetiden være lik fra år til år, mens det i enkelte haller kan forekomme endringer. Ut ifra en oversikt over alle idrettsanleggene i kommunen, blir tid til renhold, skolens bruk, publikumstider og eventuelt annet trukket fra. De resterende tidene vil være rammetiden som bruksfordeles til idrettslag og andre søknadsberettigede grupper ut fra til enhver tids gjeldende retningslinjer. Rammetid - kommunale idrettshaller Trening: mandag fredag fra kl Haraldshallen idrettshall, svømmehall og Haugesund ishall vil ha egne rammetider for trening. Disse rammetidene kan endres fra år til år. Arrangementer: kjernetid lørdag og søndag fra kl Rammetid Fylkeskommunale haller Trening: mandag fredag fra kl Arrangementer: Lørdag og søndag kl Rammetid trening gymsaler Mandag fredag kl * *Skolene kan reservere en gymsal inntil tre valgfrie timer pr. uke til skolens egne aktiviteter, slik som FAU, skolekorps, møter, enkeltarrangementer m.m. For skolens arrangement på hverdager utover de fastlagte tre timene skal det to uker i forveien gis beskjed til Idrettsenheten som da gir beskjed til brukerne om at treningstiden faller bort. Skolens ansatte kan benytte tiden fra kl til egen aktivitet. Rektor ved den enkelte skole søker om eventuelt behov for tid innen den 20. februar hvert år. 4

7 Retningslinjer ved fordeling av treningstider Generelle retningslinjer idrettshaller og gymsaler a) Alle lagidretter som spiller i seriesystemer, og individuelle idrettsutøvere som trener i regi av idrettslag tilhørende Haugesund idrettsråd, skal tildeles tid på/i idrettsanlegg såfremt dette er et behov for å utøve idretten. b) Frivillige organisasjoner tilknyttet Haugesund kommune kan søke om noe treningstid, og vil bli vurdert tildelt tid, dog hovedsakelig i gymsaler. c) Andre typer organisasjoner/grupper kan også søke og vil bli vurdert tid om det er ledig kapasitet. d) Grunnlag for tildeling er forrige sesongs tildeling, erfaringstall, endringer i medlemsmasse (jf. NIFs Idrettsregistrering i tildelingsåret) og vurdering av nye idretter og behov. e) Barn og unge, hovedsakelig i alderen 6 til 19 år, prioriteres først. De klubbene med mange barn og unge tildeles treningstid tidligst på ettermiddagen. f) I gymnastikksalene tildeles treningstid hovedsakelig til idretter og aldersgrupper som ikke krever en fullverdig idrettshall for å kunne utøve idretten. Det legges også vekt på muligheten til å kunne drive idrett i lokalmiljøet. g) Dersom en idrett har særlige krav til utstyr/inventar, og dette kun tilfredsstilles ved enkelte anlegg, så skal denne idretten, så langt det lar seg gjøre, få tildelt tid ved dette anlegget. h) Reelt behov skal normalt gjenspeiles i den treningstid som tildeles det enkelte lag. Om det viser seg at tildelt tid ikke benyttes tildeles denne tiden til andre brukere. i) Bedriftsidretten får hovedsakelig tid til kampavvikling. Eventuell tid til trening skal legges etter klokken 2000 og hovedsakelig i gymsaler. j) Utover gjeldende retningslinjer kan idrettssjefen utøve skjønn der man finner det formålstjenlig. 5

8 Særskilt fordeling Fordeling av tid i svømmehaller a) Idrettsenheten tildeler rammetid for idrett i svømmebassengene. Klubber som søker om treningstid i basseng skal i fordelingsmøte med idrettsrådet fordele de tilgjengelige tidene mellom idrettene i tråd med retningslinjene for fordeling av tid i svømmehaller. Hver klubb stiller med maks to representanter i fordelingsmøte. Kommunen oppfordrer klubbene som benytter bassenget om å samarbeide der det er mulig. b) Om klubbene og idrettsrådet ikke kommer til enighet i fordelingen vil idrettssjefen sammen med idrettsrådet fordele tidene mellom idrettene. c) Det legges opp til at klubbene skal få sikret muligheten til å få den mengde trening de har behov for. Det er derfor utarbeidet et minstekrav i forhold til hvor mye tid klubbene skal ha tildelt for gruppen barn/unge, (se under). Retningslinjer ved fordeling i svømmehaller Bassengkapasiteten i Haugesund er under sterkt press når det gjelder treningstid for barn og unge. For å sikre at idrettene har vilkår som gjør det mulig å utvikle idretten og gi utøvere som ønsker å satse tilstrekkelig med treningstid, er det utarbeidet retningslinjer som gir hver idrett et minstekrav på hvor mye treningstid klubben skal ha i barne- og ungdomsvennlig tid i bassenget hver uke. Den resterende tiden fordeles etter skjønn, basert på endringer i medlemstall og aktivitetsnivå. Rammetid barn og unge - Haraldshallen svømmehall Mandag fredag kl * Lørdag søndag kl * Morgentrening mandag, tirsdag og torsdag *- (minus) tid satt av til publikumsbading og renhold. Reel tid til fordeling i barne- og ungdomsvennlig tid er da som følger: Dag Rammetid idrett B/U-vennlig tid Timer Mandag 7,5 Tirdag 4,5 Onsdag 2,5 Torsdag 7,5 Fredag 2,5 Lørdag 6,5 søndag 10 Sum timer til fordeling 41 6

9 Retningslinjer for fordeling av tid i barne- og ungdomsvennlig tid i svømmehallen: 1. Haugesund svømmeklubb skal sikres minimum 25 timer treningstid til barn og unge i Haraldshallen per uke. De skal også få satt av tid på Håvåsen til svømmeopplæring 4 dager per uke. 2. Haugesund triatlonklubb skal sikres minimum 5 timer treningstid til barn og unge i Haraldsahllen per uke. De skal også sikres minimum en time på Håvåsen på fredager til de aller minste i klubben. 3. Haugesund sportsdykkerklubb skal sikres minimum 3,5 timer i bassenget i Haraldshallen per uke. 4. Det legges opp til at klubbene samarbeider om tiden, og om mulig deler bassenget i perioder der hvor det er mulig. 5. Klubbene fordeler sin tid internt på de ulike gruppene i klubben. 6. Om gruppene er små (under 20 per gruppe) skal minst to baner gjøres tilgjengelig for en annen klubb. Dette gjelder ikke for Haugesund sportsdykkerklubb. 7. De resterende 7,5 timene fordeles etter skjønn, hvor aktivitetsnivå og endring i medlemsmassen er styrende. 7

10 Fordeling av tid på utendørs idrettsanlegg a) Haugesund kommune avholder et fordelingsmøte medio mars hvert år. Her blir alle aktuelle brukere av utendørs idrettsanlegg invitert. Møtet ledes av Idrettsenheten i Haugesund kommune. De generelle retningslinjene for fordeling av treningstid skal etterstrebes. b) Om ikke klubbene kommer til enighet vil Idrettsenheten, i samråd med Haugesund idrettsråd, fordele tidene mellom klubbene. Leiepriser trening og avvikling av seriespill/stevner Frivillige organisasjoner Alle frivillige organisasjoner tilknyttet Haugesund kommune har fri leie av idrettsanlegg til trening og terminfestede kamper/stevner innenfor kjernetiden. Vennegjenger, bedrifter og andre For vennegjenger, bedrifter (som ikke er en del av Rogaland bedriftsidrettskrets) og andre tilkommer det en treningsavgift på kr. 200,- pr. time for leie av gymsaler. Leiepriser arrangementer Alle arrangementer som ikke er terminfestede må påregne en arrangementsavgift på til enhver tids gjeldende prislister. Det vil bli skrevet en leieavtale mellom utleier og leietaker. Arrangementer skal fortrinnsvis avholdes innenfor kjernetiden i hallene. Arrangementer som strekkes utover kjernetiden må avklare dette på forhånd med idrettsenheten og må påregne å dekke overtidskostnadene for driftspersonell. 8