Møteprotokoll KLÆBU KOMMUNE NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Torsdag 19. februar 2009 kl 16.00 18.35 Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, formannskapssalen Arkivsak : 051/2009 Møtende medlemmer : Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Ove Lysklett Ingeborg Grendstad Møtende varamedlemmer: Meldt forfall : Bjørn Lervold Frode Gerhardsen (1.vara) Bård Kalvik (2. vara) Marianne Bjerke (3. vara) Innkalling og sakliste : Ingen merknader Andre møtende : Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Ann Katharine Gardner, oppdragsansvarlig revisor Side 1
Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den 27.11.2008 Kontrollutvalget 19.02.2009 1/2009 Møteboka fra kontrollutvalgets møte 27.11.2008 godkjennes. Møteboka fra kontrollutvalgets møte 27.11.2008 godkjennes. Sak 2/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 19.02.2009 2/2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av sak 59/08 den 20.11.2008, skontroll. 2. Kommunestyrets behandling av sak 60/08 den 20.11.2008, Revidering av kommunens delegeringsreglement. 3. Medlemsbrev nr. 1/2009 Forum for kontroll og tilsyn. 12. januar 2009 4. Raskere offentlige anskaffelser. Pressemelding fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet. 16.01.2009. 5. Regjeringens tiltakspakke 2009- for Sør-Trøndelag fylke. 6. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester 2008. 7. Invitasjon til fagkonferanse FKT på Gardermoen 27.-28. mai 2009. (utdelt i møtet) 8. Muntlig orientering om ny ordning ang. servering under utvalgsmøter i Klæbu kommune. Kommentarer til ovenstående punkter: Pkt. 7: Jomar Aftret og Ivar Skei melder seg på konferansen. Sekretariatet foretar påmelding til FKT. Jomar ber kommunen om å bestille flybilletter. Pkt. 8: Møtemat bestilles av sekretær som vanlig, hver enkelt medlem blir trukket i godtgjøringen 2 gr. pr. år for sin andel. Side 2
Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 3/2009 Orientering om aktuelle saker Kontrollutvalget 19.02.2009 3/2009 Saken legges frem uten innstilling Ingen saker. Ingen vedtak. Sak 4/2009 Forvaltningsrevisjon Økonomisk styring og rapportering i Klæbu kommune Kontrollutvalget 19.02.2009 4/2009 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009. Oppdragsansvarlig revisor Ann-Katharine Gardner ga en god og informativ orientering om prosjektet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Økonomiplanlegging, rapportering og styring - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8. Side 3
3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2009. Sak 5/2009 Overordnet analyse Kontrollutvalget 19.02.2009 5/2009 Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Klæbu kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for 2009, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Klæbu kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for 2009, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Sak 6/2009 Kontrollutvalgets årsmelding for 2008 Kontrollutvalget 19.02.2009 6/2009 Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2008 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2008 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Side 4
Sak 7/2009 Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget 19.02.2009 7/2009 Kontrollutvalget viser til brev av 19.01.2009 fra Klæbu kommune v/ rådmannen til KonSek vedrørende Svar Orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fastholder sin anmodning om en orientering fra rådmannen om gjennomføring av tiltakene som kommunen skisserer i sin tilbakemelding til fylkesmannen vedrørende tilsyn med grunnskoleopplæringen (Nasjonalt tilsyn 2007). Kontrollutvalget ønsker orienteringen i sitt neste møte som er berammet til 29. april 2009. Kontrollutvalget viser til brev av 19.01.2009 fra Klæbu kommune v/ rådmannen til KonSek vedrørende Svar Orientering til kontrollutvalget. Kontrollutvalget fastholder sin anmodning om en orientering fra rådmannen om gjennomføring av tiltakene som kommunen skisserer i sin tilbakemelding til fylkesmannen vedrørende tilsyn med grunnskoleopplæringen (Nasjonalt tilsyn 2007). Kontrollutvalget ønsker orienteringen i sitt neste møte som er berammet til 29. april 2009. Sak 8/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 19.02.2009 8/2009 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Regnskap 2008 Regnskapet for 2008 ble avlagt til revisor 18.02.2009. Kontaktmøte med ordfører og rådmann den 12. februar 2009 Leder orienterte om saker som ble diskutert på møtet. Et notat med en kort oppsummering av sakene som ble tatt opp på møtet vil bli lagt frem som referatsak på kontrollutvalgets neste møte. Ingen vedtak. Side 5