Samfunnsansvar - styrets rolle En veileder fra NHO om samfunnsansvar og styrearbeid
Har styret prioritert de viktigste områdene for s arbeid med samfunnsansvar?? Har styret diskutert og godkjent målsettinger som skal gjelde på de viktigste områdene?? Har styret sørget for at ledelsen definerer tiltak som kan bidra til at målsettingene nås?? Har styret vedtatt retningslinjer for samfunnsansvar i?? Etterser styret at tiltakene gjennomføres og at målene som er satt nås?? Påser styret at s retningslinjer for samfunnsansvar kommuniseres til alle ansatte?? Stiller styret jevnlig gode og kritiske spørsmål relatert til samfunnsforhold når viktige forretningsbeslutninger tas??
3 Når vår bedrift jobber godt med samfunnsansvar har vi god oversikt over risiko knyttet til politiske, sosiale og miljømessige forhold. Problemer forebygges eller løses, og forretningsmuligheter åpner seg. Vi er en bedrift våre medarbeidere er stolte av og motivert til å jobbe for.? Hva er styrets rolle i å utvikle en samfunnsansvarlig bedrift?
4 Eksempler på fordeler ved å arbeide bevisst med samfunnsansvar: Reduserte kostnader som følge av ressurs- og energiøkonomisering (oppvarming, transport, avfallshåndtering, gjenbruk, miljøvennlige materialer/ produksjonsprosesser). Lettere å tiltrekke seg og beholde gode og kvalifiserte medarbeidere. Økt motivasjon, stolthet og trivsel blant medarbeidere (kan gi mindre sykefravær). Bedre omdømme og redusert risiko for negativ omtale i media og fra pressgrupper. Bedre relasjon til kunder mer attraktiv som leverandør. Bedre anseelse hos forbrukere som er opptatt av at varer og tjenester er produsert på anstendig og bærekraftig måte. Nye forretningsmuligheter innen etiske og «grønne» produkter. Bedre forberedt på fremtidig lovregulering. Bedre betingelser hos investorer og långivere som er opptatt av samfunnsansvar. Kan kvalifisere for deltakelse i anbud. Styret og s samfunnsansvar Styret har det overordnede ansvaret for s samfunnsansvar. Styret er ansvarlig for s strategi for samfunnsansvar, fastlegger s retningslinjer, og har et tilsyns- og kontrollansvar. Denne veilederen forklarer HVA samfunnsansvar innebærer og HVORFOR styret bør jobbe med det. Veilederen inneholder også hjelpemidler for HVORDAN styrets arbeid med temaet kan systematiseres og videreutvikles. Veilederen er tilpasset slik at små og mellomstore bedrifter kan benytte den. HVA er s samfunnsansvar? Næringslivets samfunnsansvar handler om hvordan verdiskaping skjer og at bedrifter produserer varer og tjenester på en lønnsom, ansvarlig og bærekraftig måte. Bedriftens virksomhet bør innrettes slik at den ikke forringer muligheten for at den samme virksomheten også i fremtiden kan drives lønnsomt med grunnlag i de samme naturressursene, og med støtte fra samfunn og ansatte. Kjerneområder for samfunnsansvar: «Samfunnsansvar ( ) innebærer at bedrifter integrerer sosiale og miljømessige hensyn i sin daglige drift og i forhold til sine interessenter. Samfunnsansvar innebærer hva e gjør på en frivillig basis utover å overholde eksisterende lover og regler i det landet man opererer.» St.meld. nr. 10 (2008-2009) Menneskerettigheter respektere menneskeverdets ukrenkelighet. Arbeidsliv sørge for anstendige og sikre arbeidsforhold. Miljø unngå skadelig miljøpåvirkning og bidra til en bærekraftig utvikling. Anti-korrupsjon motvirke korrupsjon og håndtere gråsoner på en god måte. Samfunn bidra positivt til det omkringliggende samfunn.
5 HVORFOR er samfunnsansvar viktig? Det er riktig Vi er alle en del av og har et ansvar. Verdier som omtenksomhet, ærlighet, rettferdighet og respekt ligger til grunn. Etikk og samfunnsansvar er derfor en naturlig del av forretningsmessige vurderinger. Det lønner seg Samfunnsansvar skaper tillit til og kan i mange tilfeller styrke dens konkurranseevne. Næringslivets fremtidige vinnere vil være bedrifter som forener samfunnsansvar med lønnsom vekst. seg til regulering. Kunder stiller stadig større krav om etikk og samfunnsansvar til sine leverandører og forbrukere vil kjøpe varer og tjenester som oppfattes som trygge og sikre. Frivillige organisasjoner og media spiller en viktig rolle som pådrivere. HVORDAN kan styret arbeide med samfunnsansvar? Styret og ledelsen må få oversikt over hvilke utfordringer har og på hvilke områder kan ha negativ påvirkning på samfunn og miljø. Arbeidet med samfunnsansvar er aller viktigst på de områdene hvor påvirker i stor grad, eller hvor risikoen er stor. Når ledelsen har prioritert og satt opp mål, drøftes forslagene av styret. Omgivelsene våre forventer det Myndighetene er opptatt av at bedrifter utøver samfunnsansvar ut over det som er lovregulert. Forventninger og normer kan utvikle VERDT Å VITE:» NHO har tidligere utarbeidet veilederen «Det handler om tillit» om samfunnsansvar. Denne veilederen bygger videre på «Det handler om tillit» og retter seg konkret mot styrets arbeid. Du finner mer informasjon, bedriftseksempler, analyseverktøy og hjelpemidler til videre arbeid på NHOs hjemmeside www.nho.no/samfunnsansvar NHOs utvalg for etikk og samfunnsansvar består av elleve ledere fra NHO-bedrifter og en ekstern ressursperson. Utvalget gir råd til NHOs administrasjon og Styre om spørsmål om etikk og samfunnsansvar, og kan ta initiativ til å sette aktuelle temaer på dagsorden. NHO har et nettverk for informasjon og erfaringsutveksling for CSRansvarlige i medlemse, NHOs forum for samfunnsansvar. NHO har veiledere for ulike temaer innenfor samfunnsansvar. 76 prosent av ledere i større virksomheter opplyser at har en strategi for aktivt samfunnsansvar, 49 prosent i næringslivet som helhet. 72 prosent av ledere i større virksomheter mener e bør ha dedikerte medarbeidere som jobber med samfunnsansvar. I privat sektor totalt mener 58 prosent av lederne det samme. Respons analyse/prooffice 2011 I norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse heter det at «Styret bør klargjøre selskapets verdigrunnlag og i samsvar med dette utforme retningslinjer for etikk og samfunnsansvar.» www.nues.no
6 NOEN TYPISKE INTERESSENTGRUPPER: Andre? Media Frivillige organisasjoner Myndigheter Kunder Bedriften Medarbeidere Leverandører Eiere Lokalsamfunn Bedriftens interessenter er de som berører eller berøres av s virksomhet (se figur). For å forstå hvilke hensyn det er viktig å ta, bør skaffe seg kunnskap om hvem interessentene er, deres roller, behov og oppfatninger av fordeler og ulemper ved s virksomhet. Skjema for interessentanalyse finnes på www.nho.no/samfunnsansvar
7 Samfunnsansvar - styrets rolle 1 2 3 Vurdere status og prioritere utfordringer Sette mål og gi retningslinjer Kontrollere og følge opp forbedringer Foto: istockphoto
8 1 Vurdere status og prioritere utfordringer Verktøy for å presentere utfordringer for styret Sjekkliste for samfunnsansvar Denne sjekklisten kan være til hjelp for ledelsen når den skal forberede en gjennomgang av s utfordringer og muligheter for styret. Ledelsen gjennomgår sjekklisten, gjerne sammen med tillitsvalgte. Problemstillingene i listen vurderes ut fra hvor viktig det er for å forbedre seg på området, og hvor viktig det er for at gjør det. Problemstillinger som ikke er relevante strykes, og andre kan legges til. Redigerbart skjema kan lastes ned på www.nho.no/samfunnsansvar Mindre Ganske Meget Mindre Ganske OMRÅDER PÅSTANDER 1 2 3 1 2 3 Arbeidslivsstandarder: A1 Våre ansatte har full organisasjons- og forhandlingsfrihet. A2 Våre ansatte har kontrakter, arbeidstiden er regulert og har en lønn det går an å leve av. A3 Vi har et godt arbeidsmiljø internt, og tillit mellom ledelse og ansatte. A4 Vi arbeider for et inkluderende arbeidsliv. A5 Vi arbeider for mangfold blant våre medarbeidere og ledere når det gjelder kjønn, alder, religion, nasjonalitet osv. A6 Vi har retningslinjer og rutiner for helse og sikkerhet, og tiltak for å forebygge ulykker. A7 Risiko for barnearbeid, tvangsarbeid og uakseptable arbeidsforhold i leverandørkjeden vurderes regelmessig og følges opp med tiltak. A8 Vi tilbyr opplæring og etterutdannelse for våre medarbeidere. A9 Annet. Meget
9 Mindre Ganske Meget Mindre Ganske OMRÅDER PÅSTANDER 1 2 3 1 2 3 Miljø: B1 Vi har system for miljøledelse. B2 Vi stiller miljøkrav til våre leverandører. B3 Vi har innført mer miljøeffektive produksjonsprosesser. B4 Vi investerer i mer miljøriktig teknologi. Meget B5 B6 Vi jobber for å redusere alle former for skadelige utslipp til luft, vann og grunn. Vi har effektivisert energiforbruket og redusert bruken av ikkefornybare ressurser. B7 Vi utnytter naturressurser på en bærekraftig måte. B8 Vi sorterer, resirkulerer og gjenvinner avfall. B9 Vi har kartlagt s påvirkning på lokalt økosystem, og tiltak er satt i gang for å beskytte biologisk mangfold. B10 Annet. Anti-korrupsjon: C1 Vi har null-toleranse for korrupsjon og bestikkelser, og gjør dette kjent for våre samarbeidspartnere og leverandører. C2 C3 C4 C5 Våre ansatte er kjent med våre etiske retningslinjer vedrørende korrupsjon, og har fått nødvendig opplæring i hva de betyr i praksis. Vi har retningslinjer som sikrer at vi er forsiktige og bevisste når det gjelder gaver og representasjon. Vi har rutiner for varsling som er kjent av alle ansatte. Annet.
10 Mindre Ganske Meget Mindre Ganske OMRÅDER PÅSTANDER 1 2 3 1 2 3 Samfunn: D1 Vi har kartlagt og er i dialog med våre viktigste interesse. D2 Vi har kartlagt vår påvirkning på lokal og har etablert et godt forhold til naboer og andre lokale interessenter. D3 Vi benytter lokale leverandører. D4 Vi støtter frivillige organisasjoner og tiltak - økonomisk eller gjennom praktisk samarbeid/partnerskap. D5 Vi støtter ungdom under utdannelse gjennom inntak av lærlinger, utplassering av skoleungdom eller samarbeid med skoler/elevbedrifter. D6 Andre? Meget Menneskerettigheter: E1 Vi aksepterer ikke diskriminering ut fra kjønn, alder, religion, politiske meninger, nasjonalitet osv. E2 Vi sørger for produktsikkerhet, slik at ikke bruk (eller feil bruk) kan skade helse eller sikkerhet til forbrukere eller miljø. E3 Hvis vi har virksomhet i land der det er krig eller konflikter, er vi bevisst på å unngå medvirkning til menneskerettsbrudd. E4 Vi har vedtatt en policy for menneskerettigheter i vår bedrift. E5 Vi undersøker menneskerettighetssituasjonen i land vi har virksomhet i for å unngå å bli involvert i brudd på menneskerettighetene. E6 Andre? Overordnet og generelt: F1 Vi har en strategi for samfunnsansvar. F2 Vi har etiske retningslinjer som er kommunisert til alle ansatte. F3 Bedriftens verdigrunnlag er kjent for medarbeidere og andre relevante interessenter. F4 Vi stiller krav til samfunnsansvar hos våre leverandører, og følger opp kravene med opplæring, kontroll og på andre måter. F5 Andre?
11 Verktøy for prioritering Her får du en tabell for å presentere utfordringer på en måte som gjør det enkelt å prioritere. Bruk nummer fra sjekklisten for å plassere den enkelte utfordringen i korrekt rute i figuren. Følg kolonnenummer i sjekklisten for å finne riktig plassering. Diskuter hvilke saker som er viktigst å jobbe med. Det er naturlig at disse sakene hentes først fra den røde, dernest fra de gule rutene. Et godt forslag: Ikke mer enn tre fem saker. For de saker som er prioritert lages det mål og forslag til konkrete tiltak for å nå målene. Forbedring er (interessenter/miljø) 3 2 1 1 2 3 Forbedring er VERDT Å VITE:» Kontaktpunktet for ansvarlig næringsliv behandler klager mot bedrifter for brudd på OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. NHO, LO og Forum for utvikling og miljø nominerer medlemmer til utvalget. FNs Global Compact er 10 prinsipper for menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og anti-korrupsjon som bedrifter kan slutte seg til. OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper anbefales av regjeringen i Norge og andre land. ISO 26000 er en veileder fra den internasjonale standardiseringsorganisasjonen ISO for arbeid med samfunnsansvar i bedrifter. Regjeringens strategi for anstendig arbeidsliv følger opp den internasjonale arbeidslivsorganisasjonen ILOs Decent Work Agenda, bygget på fire prinsipper om jobbskaping, arbeidstakerrettigheter, arbeidsmiljø og medbestemmelse. FN-prinsippene for næringsliv og menneskerettigheter klargjør hvilket ansvar myndigheter og bedrifter har for menneskerettighetene til de som berøres av bedrifters virksomhet. Global Reporting Initiative er den mest brukte rapporteringsstandard for samfunnsansvar.
12 Ingen bedrifter er like Sjekklisten går gjennom utfordringer vi tror mange vil kjenne seg igjen i. Samtidig vil utfordringer være ulike for bedrifter i ulike bransjer, og avhengig av hvor i verden driver forretninger og virksomhet. Nedenfor finnes flere problemstillinger som kan være aktuelle for bedrifter. Arbeidsliv Sykefravær Velferdstiltak Inneklima Fysisk/kjemisk arbeidsmiljø Psykososialt arbeidsmiljø Rusmidler Personsikkerhet System for varsling Utvikling av ansatte Seniorpolitikk Ansvarlige omstillinger Mangfold Jobb- og livskvalitet Rettferdig lønn Organisasjonsfrihet Forhandlingsfrihet Tvangsarbeid Barnearbeid Anstendige arbeidsforhold Miljø Miljøvennlige råstoffer Miljøvennlig teknologi Miljøvennlige prosesser Miljøvennlige produkter Livsløpsanalyse Ressursøkonomisering Energiøkonomisering Klimagasser Utslipp til vann Utslipp til luft Fast avfall/deponi Avfallshåndtering Resirkulering Biologisk mangfold Økosystemer Korrupsjon Gaver Representasjon Utgiftsdekning Tilretteleggingspenger Habilitet/ interessekonflikt Bestikkelser Samfunn Inntak av lærlinger Utplassering (skole/bedrift) Lokale anskaffelser Sikre produkter Sikring mot verditap Sponsing Veldedighet Bistand til frivillige organisasjoner Menneskerettigheter Diskriminering Ytringsfrihet Livssynsfrihet Urbefolkning Bruk av sikkerhetsstyrker
13 2 Sette mål og gi retningslinjer Momenter til retningslinjer Styret godkjenner mål og retningslinjer Ved å fastsette retningslinjer for etikk og samfunnsansvar tydeliggjør styret at samfunnsansvar er viktig og hva hver enkelt ansatt har ansvar for. Forslag til retningslinjer må utarbeides av ledelsen. Styret vurderer og vedtar retningslinjene, og påser at ledelsen kommuniserer budskapet til hele. Retningslinjene skal gjelde for alle ansatte i virksomheten og forteller hvilken standard virksomheten skal etterleve. Mål for forbedringer Bedriften kan fastsette mål for forbedringer som skal skje på hvert prioriterte område. Ledelsen foreslår hvilke mål som skal settes. Styret diskuterer og godkjenner disse. Målene vil være tilpasset den enkelte bedrift. Eksempler på innhold i retningslinjer: Bedriftens verdier. Viktig å overholde lover og regler. Prioriterte områder for s samfunnsansvar. Regler for å hindre korrupsjon og interessekonflikter. Oppfordring om å varsle om kritikkverdige forhold. (brudd på retningslinjene). Hver ansatts ansvar for at virksomhetens standarder og prioriteringer etterleves og oppfylles. Linjeleders ansvar for å gjøre retningslinjene kjent og følge opp at de overholdes. Eksempler på mål: Redusere energiforbruk i produksjonen med 20 prosent. Redusere CO2-utslipp, støy og kostnader i transportleddet. Motvirke korrupsjon, barnearbeid og arbeidsulykker hos viktige leverandører. Utvikle et produkt som gir en miljø- eller helsegevinst for forbrukeren.
14 3 Følge opp forbedring Om rapportering og indikatorer Målet med styrets kontroll og tilsynsfunksjon er å sikre at retningslinjene for etikk og samfunnsansvar overholdes, og at selskapet drives på den rette måten for å nå de målene som er satt på de prioriterte områdene. Status for arbeidet kan følges ved at administrasjonen rapporterer til styret om oppnådde resultater på måltall (indikatorer). Måling av indikatorer for samfunnsansvar hjelper virksomheten å følge med på om målene innen samfunnsansvarsområdet oppnås, og om utviklingen går i riktig retning. Mange virksomheter som begynner å måle fremgang i arbeidet med samfunnsansvar, opplever at de samme indikatorene er verdifulle også i forståelsen av drift og resultater. Et eksempel på dette er måling av energibruk, som er sentralt både for miljø og kostnadsreduksjon. Bedriftens størrelse og type aktivitet vil avgjøre hvilke og hvor mange indikatorer det er relevant å overvåke. Det viktigste vil uansett være å velge ut de mest sentrale forholdene som skal måles og overvåkes. Styret ber ledelsen rapportere på fremdrift i forhold til hver enkelt indikator. Tilfredsstillende i forhold til målet. Målet delvis oppnådd eller forsinket. Målet er ikke oppnådd. Eksempler på indikatorer: Energiforbruk per produsert enhet. Gjennomsnittlig mengde emballasje per produsert enhet. Årlig CO2-utslipp knyttet til transport. Antall klager fra naboer på støy. Antall inspeksjoner av arbeidsforhold hos sentrale leverandører. Styret og ledelsen må vurdere om resultatene som måles med indikatorene for samfunnsansvar skal være et internt hjelpemiddel, eller om resultatene også skal presenteres eksternt. Ofte vil det være nyttig å rapportere på indikatorene i selskapets årsrapport. Åpenhet om resultater gir et godt utgangspunkt for god dialog med kunder, leverandører, eiere og ansatte.
Veilederen er utarbeidet av en arbeidsgruppe nedsatt av NHOs rådgivende utvalg for etikk og samfunnsansvar. Arbeidsgruppen bestod av Sten Magnus (UMOE), Gaute Hartberg (07-gruppen), Synne Homble (Cermaq) og Erik Lundeby (NHO). Stina Torjesen (Sigla) bistod arbeidsgruppen.
ISBN 978-82-7511-179-9 (trykt) ISBN 978-82-7511-180-5 (web) November 2012/2500 Design: Kaland Marketing Trykk: 07 Gruppen Forsidefoto: Jo Michael Middelthuns gate 27 Postboks 5250 Majorstuen 0303 Oslo Telefon 23 08 80 00 Telefaks 23 08 80 01 www.nho.no