MELDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Meldal kommune Møtedato/tid : Tirsdag 11. oktober 2005 kl 08.30 Møtested/lokaler : Rådhuset i Meldal, Møterom 1. Deltagere : Arve Slørdahl leder Odd Aa nestleder Gunn Merete Berg Randi Fossmo Jan Inge Holm Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Arve Slørdahl Sted Dato Meldal 11. oktober 2005 Sakliste: Sak 18/2005 Godkjenning av protokoll fra møte den 24.05.2005 Sak 19/2005 Referatsaker Sak 20/2005 Orientering - Ny organisering av revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg Sak 21/2005 Referat fra samling for kontrollutvalg den 15. september 2005 i Trondheim. Sak 22/2005 Forvaltningsrevisjon om verge-/hjelpevergeordningen Sak 23/2005 Overordnet analyse for Meldal kommune 1. gangs behandling Sak 24/2005 Plan for selskapskontroll Sak 25/2005 Forslag til budsjett for kontrollutvalget for 2006. Sak 26/2005 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon 73 86 61 22, mobil 908 64 799. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Arve Slørdahl leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Meldal kommune kontrollutvalget Side 1
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2005 Godkjenning av protokoll fra møte 24.05.2005 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 18/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteboka fra kontrollutvalgets møte 24.05.2005 godkjennes. Meldal kommune kontrollutvalget Side 2
Sak 18/2005 Godkjenning av protokoll fra møte 24.05.2005 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møteboka fra kontrollutvalgets møte 24.05.2005 godkjennes. VEDLEGG 1. Møtebok fra kontrollutvalgets møte 24.05.2005. SAKSUTREDNING Godkjenning av møtebok. Meldal kommune kontrollutvalget Side 3
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2005 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 19/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 4
Sak 19/2005 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende saker som referatsaker: 1. Brev av 08.06.2005 fra Bestiller Midt-Norge IKS v/daglig leder til faste medlemmer av kontrollutvalgene i kommunene som har avtale med Bestiller Midt-Norge IKS. 2. Brev av 07.07.2005 fra kontrollutvalgets sekretariat til samarbeidende kommuner om Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS - Anmodning om grunnleggende informasjon om kommunen. 3. Brev av 25.08.2005 fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS til kontrollutvalgets medlemmer vedrørende møteplan for kontrollutvalget for 2. halvår 2005. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. Meldal kommune kontrollutvalget Side 5
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2005 Orientering Ny organisering av revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 20/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 6
Sak 20/2005 Orientering Ny organisering av revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til orientering. VEDLEGG: Nummererte vedlegg som følger saken: Ingen. Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KS-0058/2004 Organisering av kommunal og fylkeskommunal revisjon i Sør-Trøndelag, behandlet i kommunestyret 11.11.2004. 2. Sak FS-0001/2005 Organisering av kommunal og fylkeskommunal revisjon i Sør-Trøndelag, behandlet i formannskapet 11.01.2005. SAKSUTREDNING: OMORGANISERINGEN AV KOMMUNAL REVISJON KORT HISTORIKK Lovmessige forutsetninger -konkurranseutsetting av kommunal revisjon Da kommuneloven ble vedtatt i 1992 ble det reist spørsmål ved om kommunal revisjon skulle utføres av egne kommunale revisorer eller om revisjonen kunne konkurranseutsettes på lik linje med en del andre kommunale tjenester. Med knappest mulig flertall vedtok Stortinget at kommunene skulle ha en egen revisjonsordning. Kommuneloven ga dermed fylkesrevisjoner, kommunerevisjoner og distriktsrevisjoner (samarbeid mellom flere kommuner) en eksklusiv rett til å revidere fylkeskommunene og kommunene i Norge. Ifølge Bernt og Overå (2001) 1 var denne bestemmelsen kontroversiell. Begrunnelsen fra lovgivers side var å styrke kommunenes egenkontroll via egne kontrollutvalg og egne ansatte revisorer som hadde nærhet til kommunen og god kunnskap om den kommunale forvaltningen. Noe av bakgrunnen var også en del korrupsjonssaker i Oslo kommune først på 1990-tallet som tydelig viste mangel på kommunal egenkontroll. 1 Overå, Oddvar og Bernt Jan Fridthjof: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 med kommentarer. 3. utgave. Kommuneforlaget AS, Oslo 2001. Meldal kommune kontrollutvalget Side 7
I St.prp. nr. 64 (2001 2002) (Kommuneproposisjonen for 2003) varslet Kommunal- og regionaldepartementet at det ville bli fremmet et lovforslag om kontroll- og tilsynssystemet i kommunesektoren basert på at det ville bli åpnet for konkurranseutsetting av den kommunale og fylkeskommunale revisjonen. Regjeringen la i Ot.prp. 70 (2002 2003) frem forslag til en lovendring som innebar mulighet for konkurranseutsetting av kommunal revisjon. Lovforslaget innebar samtidig krav om opprettelse av egne sekretariat for kontrollutvalgene som kunne bistå kontrollutvalgene i saksutredning, bestilling og oppfølging av revisjonstjenester. Saken ble behandlet i Odelstinget 28.11.2003 og i Lagtinget 09.12.2003 som sluttet seg til lovendringene. Kommuneloven ble endret fra 01.07.2004. Endringene skulle i korte trekk innebære en styrking av kontrollutvalgets funksjon, krav om opprettelse av egne sekretariater for kontrollutvalgene og mulighet for konkurranseutsetting -både av den kommunale revisjonen og funksjonen som sekretariat for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets styrkede og utvidede rolle Et viktig trekk ved vedtakelsen av kommuneloven i 1992 var opprettelsen av egne kontrollutvalg. Dette var en nyskapning ved at det ble etablert et kollegialt organ utenfor det ordinære politiske beslutningsapparatet med ansvar for den løpende kontrollen. Opprettelsen av kontrollutvalg oppfattes å ha hatt en gunstig innvirkning på kontrollarbeidet i den kommunale forvaltningen. De har styrket den kommunale egenkontrollen og kontrollutvalgene har virket vitaliserende på kontroll- og revisjonsarbeidet i kommunene 2. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) la derfor opp til å opprettholde ordningen med obligatoriske kontrollutvalg og å styrke kontrollutvalgene og deres funksjon 3. Et viktig element i dette er tydeliggjøringen av kontrollutvalgets ansvar for kontroll- og tilsynsordningen i kommunen, opprettelsen av et eget sekretariat for kontrollutvalget og at kontrollutvalgets rolle som bestiller av revisjonstjenester er klarere. Omorganisering av kommunal revisjon Det har i de siste årene gjentatte ganger blitt reist spørsmål ved om kommunal revisjon burde vært restrukturert for å kunne møte sterkere krav til effektivitet og kompetanse. I 2002 var det ca. 800 ansatte i kommunal revisjon i Norge og disse var fordelt på ca. 100 revisjonsenheter. Da hadde Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) allerede satt i gang et arbeid med å etablere én enhet for kommunal revisjon i Norge. Kommunenes Sentralforbund (KS) tok over dette arbeidet sommeren 2002, men gikk etter hvert inn for å organisere kommunal revisjon i fylkesvise enheter. Saken ble overlatt til KS i fylkene. 2 Norsk Institutt for By- og Regionforskning (NIBR): Rapport 2000:10 Full kontroll En studie av kontroll- og tilsynsordningene i kommuner og fylkeskommuner s. 93. 3 Ot.prp. nr. 70 (2002 2003): Om lov om endringer I lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon), kap. 4.4. Tilråding fra Kommunal og regionaldepartementet av 11. april 2003, godkjent i statsråd samme dag. (Regjeringen Bondevik II). Meldal kommune kontrollutvalget Side 8
Organisering av kommunal revisjon i Sør-Trøndelag Etter at ideen om en landsdekkende kommunal revisjonsenhet ble forlatt opprettet KS i Sør- Trøndelag en arbeidsgruppe som leverte en rapport datert 16.12.2003 4. Rapporten la opp til at Sør-Trøndelag fylkeskommune og alle de 25 kommunene i Sør-Trøndelag skulle slutte seg til et fylkesomfattende selskap for kommunal revisjon i fylket. Dessuten skulle det på samme måte opprettes et eget selskap som skulle ivareta funksjonen som sekretariat for kontrollutvalgene. Modellen for selskapsdannelsen er lik selskaper i Telemark, Troms og Nord- Trøndelag som har lagt seg på et tilsvarende samarbeid. Den påfølgende politiske behandlingen i kommunene viste at fylkeskommunen og kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Klæbu, Melhus, Midtre Gauldal, Skaun, Orkdal, Meldal, Hemne, Snillfjord, Agdenes, Hitra og Frøya ønsket å delta i et nærmere samarbeid for revisjon og sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg. Av de øvrige kommunene valgte Trondheim kommune å fortsatt ha sin egen revisjonsenhet og sin egen sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget. Kommunene på Fosen; Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland og Rissa gikk sammen med kommunene Leksvik og Mosvik i Nord- Trøndelag om en felles løsning. Denne løsningen innebærer etablering av et selskap for revisjon, Fosen kommunerevisjon IKS og et selskap for sekretariatsfunksjonen, Kontrollutvalgssekretariatet Fosen IKS. I fjellregionen gikk kommunene Røros, Holtålen, Rennebu og Oppdal sammen med kommunene Os, Tynset, Alvdal, Tolga og Rendalen i Hedmark om å etablere to selskaper: Revisjon Fjell IKS og Kontrollutvalg Fjell IKS som skal ivareta henholdsvis revisjons- og sekretariatsoppgavene. Opprettelsen av selskapene Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Etter at antall interessenter var klart ble stiftelsesdokumentene tilpasset og endret til deltakelse fra 14 kommuner og fylkeskommunen. Saken var i oktober 2004 klar for endelig behandling i kommunestyrene og fylkestinget. Stiftelsesdokumentene ble vedtatt i henhold til arbeidsgruppens forslag, med unntak av at hovedkontoret for revisjonsselskapet ble flyttet fra Trondheim til Orkdal. Økonomiske forutsetninger Total egenkapital i de to selskapene er fastsatt til 2 millioner kroner. Egenkapitalen fordeles med henholdsvis 1,5 millioner kroner på revisjonsenheten og 0,5 millioner kroner på kontrollutvalgssekretærenheten. Meldal kommunes eierandel i selskapene er 3,6 %, noe som utgjør et egenkapitalinnskudd på kr 73.000 samlet for selskapene. Største eier er Sør- Trøndelag fylkeskommune, med en eierandel på 30 %. Utgangspunktet for driften av selskapene er at fylkeskommunen og kommunene overfører forskuddsvis, hvert kvartal, et beløp som tilsvarer driftsbudsjettet til revisjon i 2004 med tillegg for eventuelle skjulte (ikke budsjetterte kostnader) som husleie, strøm, telefon, ITinfrastruktur, brukerstøtte etc.. Aktørene forplikter seg til å kjøpe tjenester for dette beløpet årlig i 3 år fremover, men med en reduksjon på kostnadene på 10 % i løpet av 3-årsperioden. Meldal kommunes honorar til revisjon var i 2004 på kr 600.000 ifølge stiftelsesdokumentene. 4 Kommunenes Sentralforbund: Organisering av kommunal revisjon i Sør-Trøndelag. Rapport avgitt til styringsgruppen 16.12.2003. Meldal kommune kontrollutvalget Side 9
Dette gir et årlig driftsbudsjett for selskapene på til sammen 12.231.000 kroner som i utgangspunktet skal fordeles med 9.059.000 kroner på revisjonsselskapet og 3.172.000 på bestillerselskapet. Innsparingskravet på 10 % er i utgangspunktet lagt til revisjonsselskapet. Totalt sett var det 21 ansatte som jobbet med revisjon eller i kontrollutvalgssekretariat i de samarbeidende kommunene og skulle fordeles på selskapene i forholdet 16 og 5. For øvrig er de selskapsrettslige forholdene og forholdene mellom de deltakende kommunene nedfelt i selskapsavtalene for selskapene, samarbeidsavtalene mellom de to selskapene og avtalene mellom selskapene og kommunene om kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Sekretariatet går ut i fra at kontrollutvalget er kjent med stiftelsesdokumentene for selskapene. Status i selskapsetableringene pr. september 2005 Selskapenes øverste beslutningsorganer, representantskapet har hatt to møter hver. Første konstituerende representantskapsmøte ble avviklet 11. februar i Statens hus i Trondheim. På møtet ble selskapene vedtatt stiftet med virkning fra 01.01.2005 og styrer ble valgt. Selskapene hadde nytt møte i representantskapene den 27. juni 2005 der status i selskapsetableringen ble gjennomgått, revisor ble valgt og godtgjørelsesreglement, reglement for styrene og rammer for låneopptak ble vedtatt. Representantskapet for sekretariatsselskapet endret samtidig navn fra Bestiller Midt-Norge IKS til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Følgende personer bekler sentrale verv i selskapene pr. dags dato: Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Representantskapet Per Walseth Malvik kommune Leder Karen Unni Knudsen Orkdal kommune Nestleder Styret Helge Bjørn Bæverfjord Melhus kommune Leder Rannei Mesloe Sør-Tr.lag fylkeskommune Nestleder Kåre Holm Malvik kommune Medlem Arve Slørdahl Meldal kommune Medlem Hanne Kongsvik Ansatte Medlem Daglig leder Arvid Hanssen Meldal kommune er representert i styret med Arve Slørdahl (leder i kontrollutvalget) og i representantskapet for sekretariatsselskapet med Ingrid Skarstein (varaordfører). Varamedlem for Ingrid Skarstein er Ivar Syrstad, (medlem i kommunestyret). Revisjon Midt-Norge IKS Representantskapet Erling Bøhle Melhus kommune Leder Ingrid Skarstein Meldal kommune Nestleder Styret Sivert Løvseth Sør-Tr.lag fylkeskommune Leder Randi Berg Klæbu kommune Nestleder Eli Kjersti Bakken Selbu kommune Medlem Finn Skogvang Hemne kommune Medlem Anna Ølnes Ansatte Medlem Daglig leder Inge Storås Meldal kommune kontrollutvalget Side 10
Meldal kommune er representert i representantskapet for revisjonsselskapet med varaordfører Ingrid Skarstein, som også er nestleder i representantskapet. Varamedlem er Ivar Syrstad, (medlem i kommunestyret). Status i selskapsetableringene i starten av oktober 2005 Selskapene er nå kommet over i ordinær driftsfase og holder på å fordele oppgaver seg i mellom. I tillegg er en del praktiske forhold i selskapsetableringene i ferd med å komme på plass, med blant annet registrering i Foretaksregistrene i Brønnøysund samt etablering og samordning av interne rutiner. Videre er oppdragsansvaret for de ulike kontrollutvalgene i kommunene fordelt blant selskapenes medarbeidere. Overtakelse av oppdragsansvar Selskapene er formelt sett i drift fra 01.07.2005 og har fra dette tidspunktet tatt over oppdragsansvaret i kommunene. Oppdragsansvarlig revisor for Meldal kommune er Terje Hovin som har lang erfaring innen kommunal revisjon, blant annet som distriktsrevisor for Nedre Gauldal revisjonsdistrikt som hadde revisjonsansvar for Klæbu, Melhus og Skaun kommuner. Terje Hovind har også før revisjon og sekretariat ble atskilt hatt sekretariatsfunksjonen for flere kontrollutvalg, deriblant kontrollutvalget i Meldal kommune. For funksjonen som sekretariat for kontrollutvalget for Meldal kommune vil Per O. Johansen være oppdragsansvarlig. Han er rådgiver og stedfortreder for daglig leder i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Han har jobbet i fylkesrevisjonen i Sør-Trøndelag siden 1997, og har fra 01.07.2004 30.06.2005 vært leder for kontrollutvalgets sekretariat i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Formelt sett er han registrert revisor og internrevisor med tilleggsutdanning innen offentlig administrasjon (mastergrad). Videre arbeid Inntil selskapene er kommet inn i ny organisering og fordelingen av arbeidsoppgaver er kommet helt på plass, kan kontrollutvalgene og kommunene i en overgangsfase merke at selskapene er i en innkjøringsfase. Dette kan spesielt gjelde sekretariatsselskapet som på mange måter skal ivareta en ny funksjon etter kommuneloven. Selskapene tar imidlertid sikte på å være i ordinær drift så snart som mulig. Kontrollutvalgets sekretariat og oppdragsansvarlig revisor vil være til stede i møtet for å svare på spørsmål og gi utfyllende informasjon. Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 11
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2005 Referat fra samling for kontrollutvalg tilsluttet interkommunalt samarbeid for kontrollutvalgssekretariat og revisjon 15.09.2005 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 21/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatet fra samling for kontrollutvalg i Trondheim den 15.09.2005 til orientering. Meldal kommune kontrollutvalget Side 12
Sak 21/2005 Referat fra samling for kontrollutvalg tilsluttet interkommunalt samarbeid for kontrollutvalgssekretariat og revisjon 15.09.2005 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatet fra samling for kontrollutvalg i Trondheim den 15.09.2005 til orientering. VEDLEGG 1. Referat fra samling for kontrollutvalg tilsluttet Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i Trondheim den 15.09.2005. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, som skal ivareta sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg for Sør-Trøndelag fylkeskommune og 14 samarbeidende kommuner, deriblant Meldal, inviterte til en samling for kontrollutvalg den 15.09.2005. Samlingen fant sted på Quality Hotell Panorama på Tiller i Trondheim. Formålet med samlingen var å gi alle de samarbeidende kontrollutvalgene et felles informasjonsgrunnlag, i det skillet mellom revisjon og kontrollutvalgssekretariat er i ferd med å settes ut i praksis. Ved at et så vidt stort antall kontrollutvalg møtes, samler man også mye erfaring og kunnskap om funksjonen og den rollen som det å være kontrollutvalgspolitiker innebærer. Denne kunnskapen og erfaringene har andre politikere i samme rolle god nytte av. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS ønsker å legge opp til at de kontrollutvalgene som inngår i dette interkommunale samarbeidet for revisjon og kontrollutvalgssekretariat skal ha en nær, åpen og god dialog seg i mellom. Intensjonen er at kontrollutvalgene kan utvikle hverandre i å utøve sin funksjon på en best mulig måte, og som kommer de samarbeidende kommunene og fylkeskommunen til gode. Sekretariatet viser for øvrig til oppsummeringen fra samlingen som følger vedlagt. Meldal kommune kontrollutvalget Side 13
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2005 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om verge-/ hjelpevergeordningen Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 22/2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget slutter seg til at det gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Meldal kommune med vekt på overformynderiets forhold til hjelpevergeordningen. For å sikre fremdriften i prosjektet gir kontrollutvalget sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Meldal kommune kontrollutvalget Side 14
Sak 22/2005 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om verge-/ hjelpevergeordningen KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget slutter seg til at det gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Meldal kommune med vekt på overformynderiets forhold til hjelpevergeordningen. For å sikre fremdriften i prosjektet gir kontrollutvalget sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. VEDLEGG 1. Brev av 12. september 2005 fra Revisjon Midt-Norge IKS til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS vedrørende Hjelpevergeprosjektet problemstilling og revisjonskriterier. SAKSFREMSTILLING: Kontrollutvalgets rolle ved bestilling og oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekter Som følge av endringene i kommuneloven skal kontrollutvalget ha en sterkere rolle i forhold til planleggingen og innretningen på tilsynet i kommunene. Dette gjelder ikke minst innenfor forvaltningsrevisjon der kontrollutvalget skal kunne bestille de prosjektene som det anser er mest hensiktsmessig og målrettet i forhold til å forbedre, eller sikre kommunens tjenesteproduksjon. Kontrollutvalgets sekretariat skal bistå kontrollutvalget i denne rollen. Gjennom utarbeidelsen av en plan for forvaltningsrevisjon basert, på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, vil kontrollutvalget både ha verktøyet og en planmessig tilnærming til å velge og bestille de forvaltningsrevisjonsprosjektene som er mest aktuell for kommunen. Omorganiseringen av kommunerevisjonen i en utførerdel (revisjon) og en bestillerdel (sekretariat) trådte i praksis i kraft fra 01.07.2005. Den første tiden etter omorganiseringen vil være en innkjøringsperiode. For å unngå at det oppstår et vakum i tjenesteproduksjonen, særlig fra revisjonens side, har Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS kommet til at revisjonen må kunne initiere ett relevant forvaltningsrevisjonsprosjekt i kommunene uten en formell forutgående prosjektidentifikasjon og bestilling fra kontrollutvalgenes side. Revisjon Midt-Norge IKS har kommet til at verge-/hjelpevergeordningen i kommunene er et relevant og aktuelt område å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor, og ønsker å tilby dette prosjektet til alle 14 kommuner som inngår i revisjonssamarbeidet i Sør-Trøndelag. På den måten oppnår man stordriftsfordeler samtidig som man unngår å vente på bestilling av prosjekt i kontrollutvalgene. Meldal kommune kontrollutvalget Side 15
Som det fremgår av en foreløpig prosjektskisse fra Revisjon Midt-Norge IKS er verge- /hjelpevergeordningen er et område som er svært utsatt for misligheter. Som revisor gjennom flere år, og for flere overformynderi, har vi sett at kvaliteten på de avlagte verge-/hjelpevergeregnskaper er svært variabel. I tillegg er det svært varierende hva slags veiledning, tilsyn og kontroll overformynderiet utøver i forhold til verge/hjelpeverge. Vi gjengir videre noen punkter fra planleggingen av prosjektet så langt: Hovedtema / problemstilling i prosjektet: Prosjektet foreslås strukturert rundt fire hovedtema: Vergemålsoppnevnelse, veiledning/opplæring, rapportering og tilsyn/kontroll. Revisor foreslår at prosjektet består i en kartlegging av omfang og praksis, samt en vurdering av praksis i forhold til gjeldende rett på området. Følgende problemstilling er formulert for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler. Revisjonskriterier: Revisjonskriterier (vurderingskriterier) er de krav, forventninger eller foretrukket praksis som vil sanne utgangspunkt for vurderingene og som funnene i kommunen vil bli målt opp i mot. Forskjeller mellom kartlagte forhold og praksis i kommunen og de fastsatte revisjonskriteriene vil fremkomme som avvik. Disse avvikene vurderer med hensyn til alvorlighetsgrad og kostnadene ved å bringe forholdet i orden og danner grunnlaget for konklusjonene på undersøkelsen og kontrollutvalgets vurdering av saken med henblikk på kommunens videre oppfølging av forholdet. Foruten selve problemstillingen er revisjonskriteriene sentrale elementer for gjennomføringen og innretningen på forvaltningsrevisjonsprosjektet. I dette prosjektet har Revisjon Midt.-Norge IKS lagt følgende revisjonskriterier til grunn: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser. 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven. 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. Avgrensing av prosjektet / gjennomføringsperiode Prosjektet avgrenses til å omfatte overformynderiets forhold til hjelpevergeordningen. Revisjon Midt- Norge IKS tar sikte på å ferdigstille endelig prosjektrapport innen 15. desember 2005. Meldal kommune kontrollutvalget Side 16
Denne måten å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter på vil heretter være et unntakstilfelle, selv om revisor uansett vil være en viktig kilde for forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalget vil imidlertid bli mer aktiv både i forhold til initiering og bestilling av prosjekter, og legge rammer for oppfølging av prosjektet. Dette vil formuleres i egne avtaler mellom revisor og kontrollutvalget / kontrollutvalgets sekretariat som inneholder innfallsvinkler, problemstilling, metodevalg for gjennomføringen av prosjektet samt tids- og ressursrammer. Kontrollutvalget har begrensede ressursrammer for å utøve kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen og det er i så måte viktig å prioritere ressursene på en best mulig måte. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler imidlertid kontrollutvalget å slutte seg til opplegget fra Revisjon Midt-Norge IKS for gjennomføring av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor verge-/hjelpevergeordningen i Meldal kommune høsten 2005. På den måten oppnår man minst mulig avbrudd i revisjonsarbeidet på grunn av de gjennomførte omorganiseringene av kommunerevisjonen. Kontrollutvalgets sekretariat vil følge opp prosjektet på vegne av kontrollutvalget. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Sekretariatet legger herved frem saken for kontrollutvalget og anbefaler kontrollutvalget å gi sin tilslutning til at det gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Meldal kommune med vekt på overformynderiets forhold til hjelpevergeordningen. For å sikre fremdriften i prosjektet gir kontrollutvalget sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Meldal kommune kontrollutvalget Side 17
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2005 Overordnet analyse for Meldal kommune 1. gangs behandling Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 23/2005 Kontrollutvalget 08.11.2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar foreløpig versjon av overordnet analyse for Meldal kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med analysen. Med bakgrunn i en endelig analyse som legges frem for kontrollutvalget på møte i november, vil utvalget foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Meldal kommune kontrollutvalget Side 18
Sak 23/2005 Overordnet analyse for Meldal kommune 1. gangs behandling KONTROLLUTVALGSSERETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar foreløpig versjon av overordnet analyse for Meldal kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med analysen. Med bakgrunn i en endelig analyse som legges frem for kontrollutvalget på møte i november, vil utvalget foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Meldal kommune for 2006. Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 legges frem for endelig behandling i kommunestyret. VEDLEGG: 1. Meldal kommune Overordnet analyse (foreløpig versjon). Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004. 2. Veileder for gjennomføring av overordnet analyse. Behandlet i styret i Norges kommunerevisorforbund 16. november 2004. SAKSFREMSTILING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i valgperioden. Som følge av at reglene først ble vedtatt 01.07.2004 har Kommunal- og regionaldepartementet gitt utvidet frist til utgangen av 2005 for å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger, først og fremst gjennom kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget et verktøy for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Meldal kommune kontrollutvalget Side 19
Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Etter å ha avklart arbeidsdelingen mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS vil det være sekretariatsselskapet som vil følge opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget, men i nært samarbeid med revisor. Med bakgrunn i erfaringer fra tilsvarende arbeid i Sør-Trøndelag fylkeskommune er det også nyttig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen, og sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før planen endelig legges frem for kommunestyret. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig versjon av en overordnet analyse av virksomheten som skjer i regi av Meldal kommune. I denne utgaven har kontrollutvalgets sekretariat i første rekke analysert kommunens virksomhet ut fra målsettinger i gjeldende plandokumenter som kommuneplan, økonomiplan og budsjett, samtidig som vi har sett nærmere på måloppnåelsen skissert i regnskap, årsmeldinger og en del ekstern rapportering som til for eksempel Statistisk Sentralbyrå (Kostra). Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i prosessen, vil sekretariatet utdype analysen, blant annet gjennom nærmere kontakt med forvaltningen i Meldal kommune, med sikte på å identifisere aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalgets sekretariat legger opp til at en endelig analyse legges frem for kontrollutvalget på neste møte, som er i november, med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for 2006. Denne planen vedtas av kontrollutvalget som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig overordnet analyse av Meldal kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets møte i november med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon i Meldal kommune for 2006. Meldal kommune kontrollutvalget Side 20
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2005 Plan for selskapskontroll i Meldal kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 24/2005 Kontrollutvalget 08.11.2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber om at saken legges frem for endelig behandling på utvalgets møte i november med påfølgende behandling i kommunestyret. Meldal kommune kontrollutvalget Side 21
Saksutredning: Plan for gjennomføring av selskapskontroll i valgperioden 2003-2007 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget ber om at saken legges frem for endelig behandling på utvalgets møte i november med påfølgende behandling i kommunestyret. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Innledning I kommunal sektor har det etter hvert blitt mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i interkommunalt samarbeid og mer og mindre fristilte selskaper. Utviklingen i retning av mer fristilte organisasjonsmodeller fører til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette gir styringsmessige utfordringer for kommunestyrer og fylkesting som øverste beslutningsmyndighet og det reiser spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne typen virksomhet. Det faktum at en oppgave som tidligere har ligget innenfor forvaltningen organiseres inn i et utenforliggende selskap bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging fra kontrollorganene i kommunen. Behovet for oppfølging og koordinering av virksomheten kan tvert om være økende når virksomheten blir mer fragmentert. Inntil den nye aksjeloven av 13.06.1997 trådte i kraft kunne kommunestyret velge kommune- / distriktsrevisjonen som revisor i selskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner hadde mer enn 50 % av stemmene. Denne bestemmelsen ble ikke videreført i gjeldende aksjelov. Da revisorloven ble fornyet i 1999 ble dette stadfestet ved at kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper mistet muligheten til å velge kommunal- eller fylkeskommunal revisjon. Det vil si at kommunen gjennom kontrollutvalget og kommunerevisjonen mistet muligheten til å få innsyn i kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper. Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra 01.07.2004 ble kontrollutvalgets oppgaver konkretisert og til dels utvidet i forhold til de tidligere bestemmelsene. Kontroll og tilsyn med kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper ble igjen en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). Meldal kommune kontrollutvalget Side 22
Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres i, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Organisasjonsformer for kommunal virksomhet: Kommunen kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er: Som en kommunal etat eller virksomhet på tradisjonell måte. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettsubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 der det er et eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapskontroll er aktuelt i aksjeselskaper og i interkommunale selskaper. Selskapskontrollens innhold Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Meldal kommune kontrollutvalget Side 23
Skjematisk kan selskapskontrollen fremstilles slik: Kommunestyret Kontrollutvalget KU-sekretariat Eierskapskontro Utøver av kommunens eierinteresse Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Styre Forvaltningsrevisjon Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Figur: Fritt etter Forslag til veileder for selskapskontroll utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). RETNINGSLINJER FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes bør det utarbeides egne retningslinjer for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Retningslinjene bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må retningslinjene inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. Retningslinjene bør også inneholde bestemmelser om hvilke dokumenter selskapet skal sende kontrollutvalget og revisor. Aktuelle dokumenter er årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger og protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. Meldal kommune kontrollutvalget Side 24
En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: Eierskapskontroll ved selskapsetablering Eierskapskontrollen ved selskapsetableringen eller ved kjøp av aksjer eller andeler i selskaper. Kontrollaspektet i slike situasjoner er å vurdere om verdiene kommunen skyter inn i virksomheten er i overensstemmelse med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer innskuddskapital etc. Ordinær eierskapskontroll I den daglige drift vil eierskapskontrollen bestå av følgende deler: 1. Kontroll med at virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir. 2. Kontroll med at virksomheten foregår innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv. 4. Eventuelle andre forhold. I dette ligger det at virksomheten drives i henhold til rammene som er satt for virksomheten, både i forhold til lov og regelverk og i henhold til virksomhetens vedtekter. Videre må det vurderes om virksomheten drives innenfor de vedtak og forutsetninger som kommunestyret har satt for selskapets virksomhet. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i virksomheten kan det også være aktuelt å vurdere hvilken rolle disse har hatt for å sikre at virksomheten drives innenfor kommunestyrets forutsetninger for kommunens engasjement i selskapet. Når det gjelder vurderinger i forhold til eierperspektivet vil fokus blant annet settes på om virksomheten drives økonomisk forsvarlig og at virksomheten forvalter sine eiendeler og kapital på en sunn og effektiv måte. SELSKAPSKONTROLL I MELDAL KOMMUNE Aksjer og andeler som Meldal kommune eier i selskaper m.v. fremgår av note 10 til kommunens regnskap. Kontrollutvalget ba i sak 16/2005 om en redegjørelse fra rådmannen vedrørende selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Meldal kommune. Med bakgrunn i oversikten i regnskapet, rådmannens tilbakemelding på kontrollutvalgets forespørsel og noen tilleggsundersøkelser i regi av kontrollutvalgets sekretariat, mener vi å kunne redegjøre for hvilke selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Meldal kommune. Meldal kommune kontrollutvalget Side 25
Vi har med utgangspunkt i note 10 til regnskapet for 2004, og med tillegg for senere endringer satt opp en oversikt over fond, foreninger, selskaper m.v. som Meldal kommune har eierandeler i: Selskap Andel Bokført verdi pr. 31.12.2004 Selskapskontroll? KLP Obligasjonsfond (pensjon) 4 680 062 Nei KLP Pengemarkedsfond 5 185 765 Nei KLP aksjer innland 398 363 Nei KLP aksjer utland 2 308 497 Nei Orkla Finans obligasjonsfond (pensjon) 8 525 355 Nei Orkla Finans aksjer innland 1 399 672 Nei Orkla Finans aksjer utland 2 101 327 Nei Orkla ASA (571 á pål. 6,25) (Gave) 113 914 Nei Norske Skog (Mogset) 72 875 Nei KLP (Egenkapital) 2 685 454 Nei Biblioteksentralen AL 1 500 Nei TrønderEnergi AS aksjeandeler 5,05 % 116 200 000 Mulig Rosenvik produkter (520 à 250) 130 000 Nei Leierett Sogn Studentby 1 Nei Storås Samfunnshus Husleieinnsk. 1 Nei TES AL (5 á 1500) 1 Nei Meldal Samfunnshus AL 250 000 Nei Fritidssteder AL (2 à 100) 1 Nei Midt-Norsk Reiseliv 1 Nei Norsk Maskindyrking 1 Nei Storås Eiendom AS (pål. 200.000) 200 000 Nei Orkladal Bedriftshelsetjeneste IKS 70 000 Mulig Meldalshallen (Pål.) 2 000 000 Nei Strandheim (Pål.) 15 000 Nei Sentrumsbygget AS (Pål.) 900 000 Nei Løkken Sport AS (Pål.) 2,00 % 19 980 Nei Bomvegselskapet E39 (25 à 1000) 17,24 % 25 000 Mulig Meldal Miljøanlegg AS (340 à 1000) 34,00 % 340 000 Nei Orkladal Bedr.utv. AS (450 à 100) 15,00 % 45 000 Mulig Løkken Industripark 0 Nei Meldal Radio 20 000 Nei Meldal Lakseklekkeri 40 000 Nei Meldal ASVO 387 483 Mulig Midt-Norsk Opplæring (1 à 1000) 1 000 Nei Dyrseth Eiendom AS 100 000 Nei Hamos Mulig Revisjon Midt-Norge IKS 55 000 Mulig Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 18 000 Mulig SUM 148 289 253 Meldal kommune kontrollutvalget Side 26
I 2005 har Meldal kommune gått inn på eiersiden i to selskaper for henholdsvis revisjon og for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg i fylket. Disse selskapene vil tilrettelegge og forestå selskapskontrollen for eierne, men kan ikke forestå selskapskontroll i egen virksomhet. Dersom det skal utøves selskapskontroll i disse selskapene må kontrollutvalget sikre at den som utøver selskapskontrollen er habil, trolig vil det være hensiktsmessig å innhente bistand utenfra. Meldal kommune har ikke så mange selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Selskapskontroll etter kommuneloven kan kun gjennomføres i selskaper som er eid fullt av kommunen eller av kommunen sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Det vil si at det er relativt få av de selskapene som er nevnt ovenfor som er aktuelle for selskapskontroll. En plan for selskapskontroll trenger ikke å baseres på dagens selskaper, det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta et spesielt formål. Med bakgrunn i ovenstående redegjørelse foreslås følgende plan for selskapskontroll: Meldal kommune kontrollutvalget Side 27
Plan for selskapskontroll i Meldal kommune (utkast) 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Meldal kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollen innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Meldal kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Kontrollutvalget peker selv ut den som skal bistå utvalget i selskapskontrollen. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen minst én gang, og senest innen utløpet av valgperioden. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden 2003 2007. Meldal kommune kontrollutvalget Side 28
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgssekretariatet legger med dette frem forslag til plan for selskapskontroll i Meldal kommune for valgperioden 2003 2007. Med bakgrunn i kontrollutvalgets behandling av saken på møte den 11.10.2005 legges planen frem for ny behandling for kontrollutvalget på møte den 08.11.2005, med sikte på endelig behandling i kommunestyret den 15.12.2005. Meldal kommune kontrollutvalget Side 29
MELDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2005 Forslag til økonomiplan 2006-2009 med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 11.10.2005 25/2005 Kommunestyret 15.12.2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr 645.000 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Meldal kommune kontrollutvalget Side 30
Saksutredning: Forslag til økonomiplan 2006-2009 med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2006 2009 og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr 645.000 for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Budsjettbehandlingen for kontrollorganene I henhold til de nye bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2006 i Meldal kommune. Selv om budsjettene for Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i henhold til IKS loven skal vedtas av representantskapene for de respektive selskapene, så vil disse budsjettene ikke være å anse som endelige før kommunene har vedtatt størrelsen på sine kjøp av tjenester fra selskapene for kommende år i sine budsjettvedtak. Omorganisering Endringer i organiseringen av kontrollorganene i Meldal kommune Kommunestyret vedtok i sak KS-0058/2004 endringer i revisjonsordningen for Meldal kommunene, ved at kommunen gikk inn i et interkommunalt samarbeid sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner om revisjon og for funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Samarbeidet innbar opprettelsen av to interkommunale selskaper: Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. I henhold til forutsetningene i stiftelsesdokumentene har fylkeskommunen og de samarbeidende kommunene forpliktet seg med hensyn til de økonomiske rammene for selskapene for de tre første driftsårene, altså for 2005, Meldal kommune kontrollutvalget Side 31
2006 og 2007. Bindingene ligger i at fylkeskommunen og kommunene skal videreføre revisjonsbudsjettene fra 2004 i tre år fremover. Midlene fordeles til kjøp av tjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS etter en nærmere angitt fordelingsnøkkel (ca 74 % / 26 %). Etter tre år skal det totale budsjettet reduseres med 10 %, -en reduksjon som fortrinnsvis skal tas ut i revisjonsselskapet siden dette selskapet har det største innsparingspotensialet og størst muligheter for å skaffe seg alternative inntekter. Etter det kontrollutvalgets sekretariat er kjent med vil styrene i Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS korrigere sine budsjetter med en forventet pris- og lønnsvekst fra 2005 til 2006 på 3,1 %, dette er i tråd med Sør-Trøndelag fylkeskommunens budsjettforutsetninger for 2006. Vi har derfor valgt å bruke denne koeffisienten for pris- og lønnsvekst i kontrollutvalgets budsjett for 2006. Budsjettet for 2006 med økonomiplan 2006-2009 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Kommunens kjøp av tjenester hos de to selskapene skal etter dette utgjøre kr 600.000 for årene 2005, 2006 og 2007, målt i 2004 kroner. Fra 2004 til 2005 er det ikke tatt høyde for prisstigning ved kjøp av tjenester fra selskapene. Det vil ikke være naturlig å korrigere for dette nå, men kan eventuelt være et moment til vurdering når innsparingskravet på 10 over en 3-årsperiode skal tas ut. Den totale rammen for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester blir etter dette kr 645.000. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Budsjett 2006 Budsjett 2005 1010 Fast lønn 2.000 2.000 1080 Godtgjørelse folkevalgte 9.000 0 1082 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 5.000 10.000 1099 Arbeidsgiveravgift 2.300 2.000 1101 Abonnement tidsskrift 1.500 0 1116 Bevertning 0 0 1129 Andre driftsutgifter 600 5.000 1150 Kurs, konferansen inkl overnatting 4.000 4.000 1160 Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) 2.000 2.000 1375 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS 457.800 600.000 1375 Kjøp tjenester Kontrutv.sekr. Midt-Norge IKS 160.800 Sum kontrollutvalg og revisjon 645.000 625.000 Meldal kommune kontrollutvalget Side 32