Arbeidsreglement for ansatte i Tromsø kirkelige fellesråd Gjelder fra 19. mars 2015
Innholdsfortegnelse Arbeidsreglement... 1 1 Omfang... 3 2 Tilsetting... 3 2.1 Helseattest... 3 2.2 Politiattest... 3 3 Arbeidsmiljøet... 3 4 Annet lønnet arbeid/egen næringsvirksomhet... 4 5 Arbeids- og hviletider... 5 5.1 Overtidsarbeid og flekisbel arbeidstid... 5 5.2 Arbeidstid i jule- og nyttårshelgen... 5 5.3 Seniortiltak... 5 6 Fravær fra arbeidet... 5 7 Permisjoner... 5 8 Ferie... 6 9 Utbetaling av lønn og feriepenger... 6 10 Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring... 6 11 Yrkesskade/yrkessykdom... 6 12 Pensjonsordning... 6 13 Etiske retningslinjer... 6 14 Gaver... 6 15 Bruk av kommunens eiendeler og ressurser 7 16 Varsling 7 17 Informasjon til media... 7 18 Taushetsplikt... 7 19 Oppsigelse... 7 20 Suspensjon..7 21 Avskjed.8 21 Brudd på arbeidsreglementet... 8 22 Fortolkninger/endring.8 2
1 Omfang Reglementet gjelder for alle arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd som har et fast forpliktende arbeidsforhold, jf. hovedtariffavtalen (HTA) kap.1 1. Alle dokumenter det henvises til finnes i den elektroniske personalhåndboken. 2 Tilsetting Arbeidstakere tilsettes i Tromsø kirkelige fellesråd som sådan og ikke på det enkelte tjenestested. Tilsettingen skjer på de lønns- og arbeidsvilkår som fremgår av gjeldende lover, reglement, tilsettingsdokument og tariffavtaler. Arbeidstaker må akseptere endringer med hensyn til arbeidssted og ansvars- og arbeidsområde når dette er saklig begrunnet. Se også Tromsø kirkelige fellesråds tilsettingsreglement. Alle arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd har 6 måneders prøvetid, jf. arbeidsmiljøloven(aml) 15-6. Arbeidsavtalen skal være skriftlig og inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, jf. aml 14-5, 14-6 og HTA kap. 1 2. Se også Tromsø kirkelige fellesråds mal for arbeidsavtaler. Ved tilsetting skal arbeidstakeren informeres om Tromsø kirkelige fellesråds reglementer og retningslinjer som regulerer arbeidsforholdet, og at disse dokumentene finnes i den elektroniske personalhåndboken. 2.1 Helseattest For stillinger hvor det stilles spesielle krav til helse, skal det før tiltredelse i stillingen fremlegges tilfredsstillende helseattest. Krav om helseattest skal fremgå av utlysningsteksten. 2.2 Politiattest For stillinger hvor det etter bestemmelser i særlov kreves politiattest, skal slik attest fremlegges før tiltredelse. Krav om politiattest skal fremgå av utlysningsteksten. 2.3 Krav om medlemskap i Den norske kirke For dem som arbeider på Gravlund, er det ikke krav om medlemsskap i Den norske kirke, jfr Gravferdsloven 22. I stillinger hvor det er krav om medlemsskap i Den norske kirke, skal dette fremgå av utlysningsteksten. 3 Arbeidsmiljøet Arbeidet skal utføres i samsvar med påbud og instrukser gitt av arbeidsgiver og de bestemmelser som følger av lover, reglement og avtaler. Arbeidsgiver og arbeidstaker har et felles ansvar for å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø. Dette innebærer bl.a. at alle skal behandles med respekt og verdighet. Trakassering og diskriminering på bakgrunn av bl.a. kjønn, seksuell orientering, religion, livssyn, etnisitet, språk, funksjonshemming eller politisk syn skal ikke forekomme og vil ikke bli tolerert, jf. arbeidsmiljøloven, diskrimineringsloven om seksuell orientering, likestillingsloven, diskrimineringsloven om etnisitet og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Arbeidstakerne skal medvirke ved gjennomføringen av de tiltak som blir satt i verk for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø og delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten. 3
Det vises også til Tromsø kirkelige fellesråds «Samspillsregler». Det er utarbeidet retningslinjer og rutiner for helse- miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMSarbeidet), jfr HMS hovedbok og HMS verktøykasse.. Den enkelte arbeidstaker har et eget ansvar for å gjøre seg kjent med og forholde seg til de til enhver tid gjeldende reglementer/retningslinjer for brann, adgangskontroll og sikkerhetsprosedyrer på arbeidsstedet. Alt inventar, maskiner, verktøy, materialer m.v. må behandles med omhu. Av hensyn til fellesrådets oppgaveløsing, arbeidsmiljø og sikkerhet vil bruk av rusmidler under arbeid og i arbeidstiden ikke bli tolerert. Å møte til arbeid i ruspåvirket tilstand, eller å bruke rusmidler utenfor arbeidstiden slik at det medfører fravær eller at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende, vil kunne få arbeidsrettslige konsekvenser, f.eks. bortvisning, advarsel, oppsigelse eller avskjed. Det samme gjelder spilleavhengighet som går ut over arbeidsytelsen. Dette gjelder også ved deltakelse på kurs, konferanser, ekskursjoner o.l. betalt av Tromsø kirkelige fellesråd. Det er utarbeidet egne retningslinjer for AKAN-arbeidet i Tromsø kirkelige fellesråd. Tromsø kirkelige fellesråds arbeidsplasser skal være røykfrie, jf. Lov om vern mot tobakkskader. 12, 25,26 og 27. 4 Annet lønnet arbeid/egen næringsvirksomhet/styreverv Ingen arbeidstakere skal ha mer enn 100 % stilling i Tromsø kirkelige fellesråd. Arbeidstakere som har mindre enn 100 % stilling i Tromsø kirkelige fellesråd, kan ha annet lønnet arbeid dersom omfanget av stillingene/arbeidet til sammen ikke utgjør mer enn 100 % Ved mer enn 100 % stilling til sammen gjelder bestemmelsene i neste avsnitt. Arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd som til sammen har 100 % stilling, kan ikke uten skriftlig tillatelse fra arbeidsgiver ha annet lønnet arbeid. Slikt ekstraarbeid kan som hovedregel ikke overskride 15 timer pr. enkeltmåned. Der det foreligger vektige grunner for å fravike hovedregelen, kan dette gjøres ved særskilt skriftlig avtale som godkjennes av kirkevergen. Dette gjelder ikke arbeidstaker som påtar seg oppdrag som støttekontakt, avlastning, besøkshjem eller lignende. Alle arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd plikter å opplyse personalsjefen om næringsutøvelse, styreverv eller andre arbeidsforhold. Slike må ikke komme i konflikt med eller bidra til å svekke anseelsen eller omdømmet til Tromsø kirkelige fellesråd eller Den norske kirke. Arbeidstaker vil på forespørsel fra arbeidsgiver ha redegjørelsesplikt for aktivitet/omfang i eget selskap/egen bedrift. Det skal også opplyses om eierskap/styreverv i passive selskaper. Eksterne oppdrag som sakkyndig eller undervisning/forelesning innenfor normalarbeidstid, kan innvilges/avtales skriftlig med personalsjefen som ulønnet permisjon. Ekstraarbeid skal ikke gå ut over arbeidstakers arbeidsytelse i Tromsø kirkelige fellesråd eller medføre inhabilitet etter forvaltningsloven kap. 2. 4
5 Arbeids- og hviletider Den ordinære ukentlige arbeidstid skal være i henhold til HTA kap. 1 4.og evt særavtaler innen KAs tariffområde. Tromsø kirkelige fellesråd har en ordning med fleksibel arbeidstid, bortsett fra på Gravlund. Det er inngått avtale med tillitsvalgte om gjennomsnittsberegning av arbeidstid, jfr AML 10-5. 5.1 Overtidsarbeid og fleksibel arbeidstid Overtidsarbeid pålegges av personalsjefen innen arbeidsmiljølovens rammer og skal godtgjøres i henhold til gjeldende hovedtariffavtale. Jf. aml 10-6 og HTA kap. 1 6. Overtidsarbeid og fleksibel arbeidstid skal avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Arbeidstaker kan ikke alene beslutte å arbeide overtid. Plusstid dvs mertid som er påløpt som følge av nødvendigheten av å fullføre påbegynte oppgaver føres i oppmøteliste. Der føres også minus-tid dvs dager der arbeidstiden ble kortere enn fastsatt i avtale og/eller arbeidsplan. Plusstid kan avspaseres time for time etter avtale med personalsjefen. Oppsamlet plusstid må være avspasert innen 1. desember hvert år. Dersom dette ikke er gjort kan maksimum 20 t (1200 min.) overføres. Det kan inngås en lokal særavtale om fleksibel arbeidstid. 5.2 Arbeidstid i jule- og nyttårshelgen Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid har fri jule- og nyttårsaften og arbeidstid fra kl. 09.00 til kl. 14.00 i romjula. Det er en forutsetning at arbeidstidsordningen i jule- og nyttårshelga ikke skal føre til økte lønnsutgifter for fellesrådet. Det skal ikke tas inn vikarer for å avvikle fritiden. 5.3 Seniortiltak De til enhver tid gjeldende seniortiltak legges til grunn. 6 Fravær fra arbeidet Sykefravær - eller annet akutt fraværsbehov meldes til personalsjefen første fraværsdag. Egenmelding kan benyttes første gang etter en tilsettingstid på to måneder for egen sykdom og etter fire uker ved barns eller barnepassers sykdom, jf. forskrift om egenmelding Arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd har med bakgrunn i avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen) rett til å benytte egenmelding i inntil 24 kalenderdager pr. år. Disse dagene kan brukes med maksimalt 8 kalenderdager pr. egenmeldingstilfelle. Retten til egenmelding medfører at arbeidstakere ikke må ha legeerklæring før etter åtte kalenderdager sykefravær. 7 Permisjoner For permisjoner gjelder bestemmelsene i Hovedtariffavtalen, Hovedavtalen, Arbeidsmiljøloven, Folketrygdloven og permisjonsreglementet for Tromsø kirkelige fellesråd. 5
8 Ferie Ferien avvikles i samsvar med reglene i gjeldende ferielov og tariffavtale. Arbeidsgiver fastsetter ferietid etter drøftinger med arbeidstakeren eller vedkommendes tillitsvalgte. Avtale om overføring av ferie og forskuddsferie inngås mellom arbeidstaker og personalsjefen, og registreres via eget skjema i lønns- og personalsystemet. 9 Utbetaling av lønn og feriepenger Lønn utbetales den 12. i måneden, eller nærmeste foregående virkedag. Feriepenger for foregående år utbetales 12.06, samtidig trekkes lønn for fem, eventuelt seks, uker ferie. Den enkelte arbeidstaker skal så langt mulig kontrollere at det er utbetalt riktig beløp. Eventuelle feil må meldes snarest mulig til personalsjefen. Det skal inngås skriftlig avtale om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn. For trekk i lønn og feriepenger vises til Aml 14-15. 10 Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikring Arbeidstakere i fellesrådet har egen gruppelivsforsikring, jf. HTA 10. 11 Yrkesskade/yrkessykdom Arbeidstakerne i fellesrådet har egen yrkesskadeforsikring, jf. HTA 11. 12 Pensjonsordning Tromsø kirkelige fellesråd har egen pliktig tjenestepensjonsordning, jf. HTA kap. 2, samt HTA vedlegg 4 og 5, tilknyttet KLP. 13 Etiske retningslinjer Tromsø kirkelige fellesråd har egne etiske retningslinjer som beskriver den etiske standarden som må respekteres av alle folkevalgte og arbeidstakere. 14 Gaver mv. Arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd skal ikke motta gaver, fordeler eller rabatter som kan skape tvil om habilitet eller uavhengighet. Gaver av lav verdi og i begrenset omfang som reklamemateriell, blomster, vin og konfekt o.l. eller annen oppmerksomhet i moderate former som hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling, er akseptable. Det vises for øvrig til Tromsø kirkelige fellesåds etiske retningslinjer. Hvis arbeidstaker får tilbud om gaver og er i tvil om dette er innenfor fellesrådets retningslinjer, må dette tas opp med personalsjefen. Mottatte gaver som ikke kan beholdes, returneres til avsender med henvisning til fellesrådets regler. 6
15 Bruk av fellesrådets eiendeler og ressurser Arbeidstakere skal ikke bruke fellesrådets eiendeler privat eller erverve seg personlige fordeler av fellesrådets ressurser eller avtaler. Dette omfatter også fellesrådets biler og anleggsmaskiner. Arbeidstakerne plikter også å ta vare på utstyr og umiddelbart melde skader på eller tap av fellesrådets eiendeler til nærmeste overordnede. Fellesrådets e-postadresse (nn.xx@kirken.tromso.no) skal ikke benyttes i privat sammenheng. 16 Varsling Arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, jfr aml Kapitel 2, 2-4. Det er utarbeidet egne retningslinjer og rutiner for varsling, jfr «Vedtatt prosedyre for konflikt, mobbing og trakassering», vedtatt 20.1.2007. Dette ligger i den elektroniske personahåndboken. 17 Informasjon til media Informasjon til media gis av kirkevergen eller av den kirkevergen gir slik myndighet. Opplysninger om og vurderinger av saksforhold skal gis av kirkevergen eller den kirkevergen overlater slik myndighet til. Dersom arbeidstakere blir utfordret eller tar initiativ til å gi opplysninger om og vurderinger av saksforhold, må dette avklares med en overordnet som har myndighet til å uttale seg. 18 Taushetsplikt Når person- eller saksopplysninger er undergitt taushetsplikt i henhold til lov eller andre bestemmelser, eller når det følger av sakens art, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor utenforstående. Dette gjelder også etter at arbeidsforholdet er opphørt. Arbeidstakere i Tromsø kirkelige fellesråd skal underskrive taushetserklæring, jf. forvaltningsloven 13. 19 Oppsigelse Oppsigelse skal være skriftlig fra begge parter. Oppsigelse fra arbeidsgiver skal begrunnes og inneholde opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger, reise søksmål, og hvilke frister som gjelder. Før oppsigelse finner sted, skal spørsmålet så langt mulig drøftes med arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, jf. Aml 15-1, 15-4, 17-3 og 17-4. For øvrig gjelder forvaltningslovens bestemmelser. Oppsigelsesfrister skal være i samsvar med gjeldende bestemmelser i lov og tariffavtale. Fellesrådet fatter vedtak om oppsigelse. Ved fratreden etter lovlig oppsigelse har arbeidstakeren krav på sluttattest. 20 Suspensjon Dersom det er grunn til å anta at arbeidstaker har gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed etter Aml 15-14 og virksomhetens behov tilsier det, kan arbeidsgiver pålegge arbeidstaker å fratre arbeidsforholdet mens saken undersøkes. Suspensjonen skal meddeles skriftlig. Suspensjonen skal begrunnes og inneholde opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger, reise søksmål og hvilke frister 7
som gjelder, jf. Aml 15-13, 17-3 og 17-4. For øvrig gjelder forvaltningslovens bestemmelser, herunder også bestemmelser om ankeadgang. Arbeidstakeren har krav på å beholde lønn fram til suspensjonen opphører. Fellesrådet fatter vedtak om suspensjon. 21 Avskjed Fellesrådet kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Avskjed skal meddeles skriftlig. Avskjeden skal begrunnes og inneholde opplysninger om arbeidstakerens rett til å kreve forhandlinger, reise søksmål og hvilke frister som gjelder. Før avskjed finner sted, skal spørsmålet så langt mulig drøftes med arbeidstakeren og arbeidstakerens tillitsvalgte med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, jf. Aml 15-14, 17-3 og 17-4. For øvrig gjelder forvaltningslovens bestemmelser. Fellesrådet fatter vedtak om avskjed. 22 Brudd på arbeidsreglementet Brudd på bestemmelsene i arbeidsreglementet kan få konsekvenser for ansettelsesforholdet. 23 Fortolkning/endringer Spørsmål om fortolkning av dette reglement behandles av Administrasjonsutvalget Endringer i reglementet avtales mellom arbeidsgiver og de ansattes tillitsvalgte. 8