SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner HF Dato: 19. mars 2015 kl 13:00 17:00 Sted: Sykehuspartner Møterom 1. etg Hoffsveien 1D, Skøyen Til: Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Marianne Johnsen, Tatjana Schanche, Nanette Loennechen, Joachim Thode Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad 019-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 16. februar 2015 020-2015 Resultatrapport pr. februar 2015 021-2015 Virksomhetsplan 2015 022-2015 Investeringsbudsjett 2015 U.off. Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad 023-2015 Årsregnskap 2014 024-2015 Økonomisk langtidsplan 2016-2019, planforutsetninger 025-2015 Leieavtaler periferiutstyr 026-2015 Årsplan 2015 027-2015 Status Sykehuspartners arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus U.off. 028-2015 Status Langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur U.off. Andre orienteringer Styreleder orienterer Driftsorienteringer fra konst. daglig leder Eventuelt Drammen, 12. mars 2015 Steinar Marthinsen Styreleder
Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Hoffsveien 1D Skøyen Dato: 16. februar 2015 Tidspunkt: 0900-1410 Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Terje Aurdal Bjørn Holla Marianne Johnsen Cathrine Klouman Deltok frem til kl. 11:00 Morten Lang Ree Nanette Loennechen Forfall: Tatjana Schanche Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant varamann for Tatjana Schanche Ansattes representant Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Direktør IKT-tjenester Ingvild Berlin Kalleberg, direktør Prosjekttjenester Axel Bull, direktør Kunder og kommunikasjon Stein-Are Agledal, leder Virksomhetsstyring Markus Amland, Rådgiver Mette Bustad Thordén (referent). Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak 007, 008, 009, 010, 011, 013, 016, 017, 018, 014, 015 og 012 Side 1 av 6
SAK 007-2014 GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 22. DESEMBER 2014 OG 14. JANUAR 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 22. desember 2014 og 14. januar 2015 godkjennes. SAK 008-2015 PROTOKOLL FRA FORETAKSMØTE 9. JANUAR OG 12. FEBRUAR 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra Foretaksmøte 9. januar og 12. februar 2015 tas til etterretning SAK 009-2015 VIRKSOMHETSPLAN 2015 Formålet med saken er å legge grunnlaget for en målrettet og helhetlig rapportering og oppfølging av Sykehuspartner sitt oppdrag i Styret. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar foreløpig versjon av virksomhetsplan til orientering. 2. Styret ber konst. Daglig leder om å komme tilbake i neste styremøte med en endelig virksomhetsplan inkl. opplegg for rapportering basert på de innspill som kom frem i styremøtet. Side 2 av 6
SAK 010-2015 RESULTATRAPPORTERING PR. JANUAR 2015 Administrasjonen legger frem resultatrapport for januar 2015. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. SAK 011-2015 FULLMAKTSSTRUKTUR SYKEHUSPARTNER HF Administrasjonen legger frem saken på bakgrunn av bestilling i Oppdragsdokumentet. I Oppdragsdokumentet står at styret skal gjennomgå fullmaktstrukturen ved oppnevnelse av nytt styre. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret vedtar Sykehuspartner HF sin fullmaktstruktur. SAK 012-2015 PROSESS ANSETTELSE ADM. DIREKTØR Sykehuspartner har pr. 01.01.2015 gått fra å være en enhet i Helse Sør-Øst RHF til å bli et eget helseforetak. Ifm med stiftelsen av Sykehuspartner HF ble Ole Johan Kvan konstituert som daglig leder etter helseforetaksloven. Styret har nå fulgt opp vanlig prosedyre med å utlyse stillingen som adm. direktør offentlig. Dette er i tråd med praksis ifm opprettelse av nytt helseforetak. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret slutter seg til prosess for utlysning av stilling som adm. direktør 2. Styret oppnevner følgende ansettelsesutvalg: Styreleder Steinar Marthinsen Nestleder Bjørn Erikstein En ansatte representant Side 3 av 6
En representant for ledergruppen inviteres til å delta i forberedelser og intervjuer av aktuelle kandidater. 3. Styret ansetter adm.direktør i ordinært styremøte. SAK 013-2015 BUDSJETT 2015 INKL. INVESTERINGSBUDSJETT Administrasjonen orienterte om budsjett 2015 inkl investeringsbudsjett. Driftsbudsjett for 2015 ble vedtatt av Driftsstyret 5. desember 2014. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar til etterretning driftsbudsjettet for 2015 som Driftsstyret vedtok 5. desember 2014 med en ramme med sum inntekter 3.164 mnok og krav til resultat på 30 mnok. 2. Styret tar til etterretning investeringsbudsjett for 2015 med en ramme på kr 183,4 mnok. 3. Styret legger til grunn at Sykehuspartner forholder seg til gjeldende retningslinjer for håndtering av investeringer i Helse Sør-Øst. 4. Styret ber om å få til behandling en prioritering av investeringsrammen. Styret vil videre få seg forelagt saker til behandling i tråd med Helse Sør-Øst RHF sine retningslinjer for håndtering av investeringer. SAK 014-2015 MØTEPLAN 2. HALVÅR 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2015: 26. august 2015 kl. 0800-1230 30. september 2015 kl. 0900-1400 23. oktober 2015 kl. 1100-1600 27. november 2015 kl. 0900-1400 18. desember kl. 0900-1400 Side 4 av 6
SAK 015-2015 ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar årsplan 2015 til orientering. SAK 016-2015 STATUS SYKEHUSPARTNERS ARBEID RETTET MOT NYTT ØSTFOLDSYKEHUS Administrasjonen presenterte status for Sykehuspartner sitt arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber om å bli holdt løpende orientert. SAK 017-2015 STATUS LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE FOR IKT INFRASTRUKTUR Administrasjonen orienterte om status for arbeidet med langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. Side 5 av 6
SAK 018-2015 STATUS KUNDEFUNKSJON OG STYRING AV KUNDEDIALOG Administrasjonen orienterte om kundefunksjon og styrking av kundedialogen. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. KONST. DAGLIG LEDER ORIENTERER Konst. daglig leder Ole Johan Kvan orienterte om: Etablering av gjennomføringsprosjekt for bedre IKT støtte til forskning Etablering av ny avtale for leasing av periferiutstyr (PCer) Arbeider med etablering av Sykehuspartner som eget HF er gjennomført etter plan Kommunikasjon på hjul 2015 Mediebildet Skøyen, 16. februar 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Cathrine Klouman Morten Lang-Ree Marianne Johnsen Nanette Loennechen Terje Aurdal Bjørn Holla vara fortatjana Schanche Side 6 av 6
Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 19. mars 2015 SAK NR 020-2015 RESULTATRAPPORT PR. FEBRUAR 2015 Forslag til vedtak: Styret tar resultatrapport pr. februar 2015 til etterretning. Drammen, 12. mars 2015 Ole Johan Kvan Konst. daglig leder Side 1 av 1
Resultatrapport Sykehuspartner HF Februar 2015
Månedsrapport Februar 2015 1 Sammendrag og målkort Økonomi og kostnadseffektivitet Måleindikator Resultat Budsjett Akk.resultat Akk.budsjett Trend Regnskapsresultat mot budsjett 12 727 7 502 25 357 20 793 Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Påløpte Investeringer - - 1 792 5 439 Andel interne prosjektressurser i Digital Fornying / PNØ - 55 % 43 % 46 % Produserte lønns-/trekkoppgaver pr lønnsmedarbeider 915 970 910 892 Tjenesteleveranser Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Kritiske driftshendelser IKT 33,25-43 45 Månedsverk levert til Digital Fornying / PNØ - - 305 344 Leverte mot bestilte prosjektressurser totalt - 95 % 95 % 94 % Tjenesteendringer 657-569 609 Leveransepresisjon Forsyningssenteret - 96 % 91,7 % #IT SLA brudd HR, Økonomi og Regnskap (A-/ B-saker) 0 % / 1 % - 0 % / 0 % 0 % / 1 % Kundetilfredshet Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Kundetilfredshetsindikator 76,7 % 80 % 75,1 % 75,1 % Brukertilfredshet i Temperaturmålingen - 75 % 71 % 70 % Medarbeidere Måleindikator Baseline Mål Januar Februar Trend Bemanningsutvikling - - 1 346 1 358 Turnover - - 6,9 % 7,1 % Sykefravær - 5,0 % 5,8 % 5,2 % Økonomi og kostnadseffektivisering: Resultatet pr februar viser et akkumulert resultat med 25,3 MNOK som er 4,5 MNOK bedre enn budsjett hittil i år. Akkumulerte inntekter fra prosjekter er 8 MNOK lavere enn budsjett. Det er foreløpig et lavere forbruk av ekstern bistand hittil i år, og personalkostnader ligger lavere enn budsjettert. Det er noe risiko knyttet til fremtidig ressursbehov i Digital Fornying, som i betydelig grad kan påvirke resultatet negativt. Tjenesteleveranser: Sykehuspartner leverer til regionale prosjekter som forventet av Digital Fornying og PNØ (94 %). Sykehuspartner leverer 46 % av egne ressurser i prosjekter (målsetting er 55 %), og prognoser knyttet til innmeldt ressursbehov fra programmene for april og utover er lavere enn forventet, men og det er forventet at registrert behov vil øke. LAB PNØ gikk i produksjon og ble levert den 27. februar på området generell kjemi. Det er fortsatt en utfordring med å få ressurser til fremtidig forvaltning. Tjenesteendringer knyttet til IKT-tjenester kjennetegnes av en høy stabil backlogg. Dette har to hovedårsaker: Antall innkommende forespørsler øker samtidig som prioriteringsmekanismer internt fortsatt er under implementering. I tillegg er ressurser i noen grad omprioritert fra tjenesteendringer til regionale prosjekter. Antallet kritiske hendelser har økt betydelig (over 30 % over de to første måneder) i 2015 sammenlignet med gjennomsnitt for 2014. Ahus, OUS og SØHF er de meste berørte helseforetakene. Hovedårsakene er aldrende plattform hos Ahus og langt flere endringer i løsningene hos OUS og SØHF enn det som har vært tidligere. Kundetilfredshet: Kundetilfredshet og brukertilfredshet er begge pr februar lavere enn målsettingen. Sykehuspartner arbeider konkret med styrking av kundeundersøkelser, brukerundersøkelser og tilbakemeldingskanaler ved å samle ressurser og kompetanse på ett sted, og videreføre systematisering og analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger. Dette vil styrke kunnskapen om helseforetakenes behov og tilfredshet, og forbedre grunnlaget for ledelsesbeslutninger og styringsinformasjon. Medarbeidere: Medarbeiderutvikling, turnover og sykefravær er pr februar på normale nivåer. Ressursbehovet mot Digital Fornying vil imidlertid vurderes løpende, og vil kunne medføre endringer i rekrutteringstakten. Sykehuspartner HF 1
Månedsrapport Februar 2015 2 Økonomi Sykehuspartner HF inkl Forsyningssenteret Februar Hittil i år (tall i tusen) Regnskap Budsjett Budsjettavvik Regnskap Budsjett Budsjettavvik Basisramme 17 378 19 188-1 810 34 757 38 376-3 619 Driftsinntekter 260 584 256 263 4 321 502 070 501 358 712 Konsulentinntekter 31 725 31 464 261 56 381 64 005-7 624 Inntekter periferiutstyr og telekom 7 968 8 575-607 15 021 17 002-1 981 Andre inntekter 1 435 1 435 1 481 1 481 Sum driftsinntekter 319 091 315 489 3 602 609 710 620 741-11 030 Personalkostnader 91 618 93 103-1 485 180 120 185 619 5 499 Varekostnader 2 581 2 239 342 3 816 4 478 662 Avskrivningskostnader 109 672 104 150-3 868 195 361 197 383 2 022 Service og vedlikeholdskostnader 76 536 77 561-1 025 151 515 152 187 672 Ekstern bistandskostnader 7 316 9 781-2 465 17 539 19 382 1 844 Andre driftskostnader 20 426 21 018 2 520 40 287 40 630 344 Sum driftskostnader 308 149 307 853-5 980 588 638 599 680 11 042 Driftsresultat før viderefakturering 10 942 7 636-2 379 21 073 21 061 12 Netto Viderefakturerbare kostnader - 178-178 - 57-57 Nettofinans - 164-134 - 30-169 - 267 98 Resultat 10 600 7 502-2 587 20 847 20 793 54 Herav økte pensjonskostnader utover forutsetninger 2 127 2 127 4 510 4 510 Resultat etter endringer pensjonsforutsetninger 12 727 7 502-460 25 357 20 793 4 564 Akkumulert resultat er 4,5 MNOK bedre enn budsjett. Sykehuspartner har god kontroll på driftskostnader, samt et foreløpig lavere forbruk av ekstern bistand. Det pågår et arbeid knyttet til åpningsbalansen for Sykehuspartner HF og det er sannsynlig at Sykehuspartner får en økt rentekostnad som følge av at Sykehuspartner HF blir kapitalisert med rentebærende gjeld. Inntil videre har Sykehuspartner opprettholdt tjenesteprisen fra budsjettversjon vedtatt i driftsstyret 5.desember og fakturert helseforetakene den rentekostnaden (30 MNOK) som forelå i dette budsjettet. Pr februar utgjør dette 4,6 MNOK som er avsatt i balansen. Avvik Endret ressursbehov i Digital Fornying kan gi negativ resultateffekt For Sykehuspartner innebærer dagens praksis vedrørende omsetning av prosjekttimer en økonomisk risiko. Dersom Digital Fornying kan si opp prosjektmedarbeideren fra SP uten oppsigelsestid eller kreve at kun leverte timer skal faktureres (ikke bestilte), vil Sykehuspartner belastes for både lønnskostnaden til SP ansatte og for den innleide konsulenten som er under kontraktfestet oppsigelsestid. Tiltak Tett dialog med Digital Fornying for å kunne tidligst mulig kunne tilpasse ressursplanlegging og kostnadsnivå. Februar viser tilfredsstillende kostnadsstyring, men det er svært viktig med stram økonomistyring fremover for å sikre et resultat i budsjettbalanse For å sikre gode rammebetingelser for god økonomistyring i Sykehuspartner, fordeling av økonomisk risiko mellom Helse Sør-Øst RHF avdeling Digital Fornying og Sykehuspartner HF ønskes formelle retningslinjer som regulerer slike spørsmål. Sykehuspartner HF 2
Månedsrapport Februar 2015 2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 3
Månedsrapport Februar 2015 3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i februar er 94 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner står for 46 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK vurderes samlet som tilfredsstillende. Samtlige programmer med unntak av LAB PNØ melder grønt. For de fleste prosjektene tilsvarer leverte timer det som ble bestilt. Prosjektene som har fått levert færre timer enn det de har bestilt melder at gapene ikke har hatt konsekvenser for fremdriften. LAB PNØ gikk i produksjon og ble levert den 27. februar på området generell kjemi. Det er fortsatt en utfordring med å få ressurser til fremtidig forvaltning. Prosjektet og linjen samarbeider om en løsning. Fra april og utover er det meldte en betydelig redusert ressursbehovet som er langt under forventning. Det er sendt ut brev til programmene om justering og det er forventet at registrert behov vil øke. 3.2 Tjenesteendringer og driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Generelt er backlogen for avtalte tjenesteendringer knyttet til IKT-tjenester stabilt høy. 41 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 59 % Sykehuspartner HF 4
Månedsrapport Februar 2015 under gjennomføring i februar. Den nye regionale forvaltningsmodellen og vårt nye leveransestyringsapparat er i tidlig implementeringsfase. Dermed har disse tiltakene enda ikke hatt en vesentlig effekt på siling og prioritering av forespørsler, eller på effektivisering av kapasitetsutnyttelse. Totalt forespørselsnivå har økt noe og parallelt har vi avgitt mer ressurser til regionale prosjekter, men det leveres stort sett like mye saker som det mottas. Det antas at samlet backlog består av en del døde -saker og denne dermed gir et noe pessimistisk bilde på hvor mye som er utestående mot foretakene. Det vil gradvis bli ryddet i denne backloggen. Kritiske hendelser I forbindelse med gjennomsnitt antall kritiske hendelser pr. måned i 2014 har antallet kritiske hendelser økt betydelig etter nytt år. Vi ser en økning på 30 % i januar og ytterligere 6% i februar. SØHF står for 13% av hendelsene hittil i år. De to universitetssykehusene i HSØ er de meste berørte med 29,5% av total antall hendelser for Ahus og 28% for OUS hittil i år. Dette korresponderer andelsmessig med det som ble observert i 2014. Hovedårsaken bak økningen er det så langt i 2015 har vært en vesentlig høyere endringstakt enn tidligere, noe som for øvrig forvente å vedvare utover i året. For OUS og SØHF pågår det en betydelig utvikling og endring gjennom 2015. Spesielt for Ahus er hendelsene spredt ut over mange tjenester og skylder oftest kjente svakheter i systemer som er mot slutten av sin levetid, og som ikke løses permanent før tjenester og infrastruktur fornyes. I påvente av leveranser fra digital fornying vil situasjonen for Ahus være svært krevende. Det er foretatt en analyse av mulige tiltak. Noe av disse er allerede påbegynt og øvrige vil bli prioritert i en dialog med Ahus. For øvrig bemerkes det at når nivået på driftsinvesteringer holdes nede til fordel for digital fornying over flere år, så vil dette etter hvert påvirke evnen til å levere sikker og stabil drift. Det legges derfor spesielt vekt på dokumentasjon av kjente feil og gode rutiner for å forbedre løsningstid på disse kjente hendelsene. Avvik Prognoser for ressursbestilling fra Digital Fornying/PNØ er betydelig under forventninger fra og med april Høy stabil backlog i tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Tiltak Brev til programmene om justering som skal gi bedre prognoser for Digital Fornying og PNØ slik at linjen i Sykehuspartner bedre klarer å vurdere eventuelle økonomiske risikoer for resten av året og effektiv bruk av ressurser. Fokus på implementering av regional forvaltningsmodell og leveranse-/ressursstyring prosesser i Sykehuspartner Fokus på dokumentasjon av kjente feil, forbedring av løsningstid og forsterkning av overvåking Sykehuspartner HF 5
Månedsrapport Februar 2015 4 Kundetilfredshet 4.1 Kunderapport Tabellen viser helseforetakenes oppfatning av Sykehuspartner HF, videreformidlet gjennom kundeansvarlig: Avvik Det er i perioden en økning i antall kritiske hendelser, spesielt Ahus og OUS Det er flere utfordringer knyttet til IKT-leveranser hos mange foretak over tid, blant annet overskridelse av tidsfrister på tjenesteleveranser Tiltak Det pågår arbeid med omforente kundeplaner for hvert helseforetak Fokus på systematisering og forbedring av kunnskap om helseforetakenes behov og tilfredshet styrkes Fokus styrkes på videreutvikling av kundeteamene Sykehuspartner HF 6
Månedsrapport Februar 2015 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Avvik Generelt lavere brukertilfredshet enn ønskelig Tiltak Samling av ressurser og kompetanse ett sted i organisasjonen for å styrke og videreutvikle kundeog brukertilfredshets-undersøkelser Systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger som grunnlag for ledelsesbeslutninger og videreutvikling av tjenester Sykehuspartner HF 7
Månedsrapport Februar 2015 5 Medarbeidere Avvik Ingen betydelige avvik Det foreligger noe usikkerhet rundt ressursplan for Digital Fornying Tiltak Bemanningsutviklingen er i samsvar med ønsket utvikling. Ressursbehovet mot Digital Fornying vil imidlertid vurderes løpende, og vil kunne medføre endringer i rekrutteringstakten. Rutiner for gjennomføring av sluttsamtaler i forbindelse med endt arbeidsforhold skal gjennomgås, og sikre at denne kunnskapen systematiseres og nyttegjøres. Sykehuspartner HF 8
Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 19. mars 2015 SAK NR 021-2015 VIRKSOMHETSPLAN 2015 Forslag til vedtak: Styret tar endelig versjon av virksomhetsplan til etterretning. Drammen, 12. mars 2015 Ole Johan Kvan Konst. daglig leder Postboks 3562, 3007 Drammen Besøksadresse hovedkontor: Vektergården, Grønland 34 3045 Drammen Telefon: 32 23 53 00 Telefaks: 32 23 53 01 Side 1 av 1 Web: www.sykehuspartner.no E-post: post@sykehuspartner.no Org.nr.: 914 637 651
Virksomhetsplan 2015 for Sykehuspartner HF 12.mars 2015 Versjon 1.0
Virksomhetsplan 2015 Innholdsfortegnelse 1 Hensikt og formål... 1 2 Oppdragsdokumentet fra Helse Sør-Øst RHF... 1 2.1 Overordnede føringer... 1 2.2 Økonomi... 1 3 Operasjonalisering av oppdrag Mål 2015... 2 3.1 Fra Oppdragsdokumentet til Sykehuspartner mål... 2 3.2 Forståelse av oppdraget... 3 4 Mål 2015... 4 5 Måloppnåelse, risikostyring og rapportering... 5 5.1 Måloppnåelse... 5 5.2 Risikostyring... 5 5.3 Tertialrapport... 7 5.4 Månedsrapport... 13 6 Øvrige styringskrav og tiltak... 14 7 Lederavtaler... 15 8 Årshjul... 16 9 Vedlegg... 17 9.1 Vedlegg 1 Bestillinger i Oppdragsdokumentet... 17 9.2 Vedlegg 2 Beregning av kundetilfredshetsindikator... 23 Sykehuspartner HF 1
Virksomhetsplan 2015 1 Hensikt og formål Hensikten med virksomhetsplan for 2015 er å gi en samlet fremstilling av de mål som er satt opp for virksomheten i inneværende år, og presentere hovedaktiviteter på bakgrunn av oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF. Virksomhetsplanen gir et bilde av den planlagte aktiviteten ved inngangen av 2015. De viktigste mål og hovedprosesser vil ligge fast, men det kan bli nødvendig med en kontinuerlig oppfølging og justering av planene gjennom året. Virksomhetsplanen er en operasjonalisering av Helse Sør-Øst sitt rammeverk for god virksomhetsstyring Rammeverk for virksomhetsstyring, intern styring og kontroll, i Helse Sør-Øst. 2 Oppdragsdokumentet fra Helse Sør-Øst RHF Gjennom oppdrag og bestilling gis Sykehuspartner styringskrav fra Helse Sør-Øst RHF for 2015. Sykehuspartner skal utføre pålagte oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og ressurser som blir stilt til rådighet. Overordnede føringer og styringsbudskap gitt Helse Sør-Øst RHF i oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoller gjelder også for Sykehuspartner. Helse Sør-Øst RHF forutsetter at Sykehuspartner setter seg inn i disse dokumentene og grunnlaget for disse. 2.1 Overordnede føringer Sykehuspartner skal drive tjenesteyting effektivt, med standardiserte løsninger og med høy kvalitet innen: Innkjøp IKT lønn/personal og økonomi andre fellesoppgaver etter bestilling fra eier i foretaksmøte Virksomheten skal drives med sikte på å bistå helseforetakene med kostnadseffektivt å nå nasjonale helsepolitiske mål og helseforetaksgruppens samlede sektorpolitiske målsetninger innenfor de mål, resultatkrav og rammer som fastsettes i helseforetakets vedtekter og beslutninger fattet av foretaksmøtet. Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift. Skalafordeler og samordning av aktiviteter skal utnyttes for å levere kvalitativt gode tjenester kostnadseffektivt innen alle Sykehuspartners tjenesteområder. Det stilles krav til effektivisering i Sykehuspartner i 2015 på samme måte som til øvrige helseforetak. 2.2 Økonomi Sykehuspartners virksomhet finansieres i hovedsak ved at tjenester til helseforetakene prises på grunnlag av vedtatte tjenesteprismodeller. Eventuelle endringer i tjenesteprismodellene og timepriser skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner HF 1
Virksomhetsplan 2015 Sykehuspartner skal i økonomisk langtidsplan og årlige budsjetter bidra til å tydeliggjøre de langsiktige økonomiske og finansielle konsekvensene av de investeringer som regionen gjennomfører gjennom Digital fornying og øvrige prosjekter i regi av Sykehuspartner. For 2015 stilles det krav om et positivt resultat på minimum 30 millioner kroner for 2015. Sykehuspartner skal gjennom 2015 synliggjøre konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet og kvalitet. Eierskapet til Digital fornying vil ligge i Helse Sør-Øst RHF, når Sykehuspartner fra 1.1.2015 er opprettet som eget helseforetak. Det regionale helseforetaket disponerer investerings- og driftsmidler innen programmet Digital fornying og kjøper tjenester fra Sykehuspartner for å gjennomføre programmet. Dette innebærer at anlegg under utførelse bokføres i egen hovedbok i Helse Sør-Øst RHF og at anlegget overdras til Sykehuspartner på aktiveringstidspunkt. 3 Operasjonalisering av oppdrag Mål 2015 På bakgrunn av Plan for strategisk utvikling 2013-2020 og Langtidsplan IKT utarbeidet av Helse Sør- Øst RHF, samt Oppdrag og bestilling 2015 har Sykehuspartner utarbeidet tre mål for virksomheten i 2015. Sykehuspartner sine mål for 2015 sikrer operasjonalisering av oppdrag og bestilling gitt av Helse Sør-Øst RHF. Målene for virksomheten er operasjonalisert i resultatmål som skal følges opp igjennom 2015 og risiko vil vurderes i forhold til måloppnåelse. 3.1 Fra Oppdragsdokumentet til Sykehuspartner mål Sykehuspartner HF 2
Virksomhetsplan 2015 3.2 Forståelse av oppdraget Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift, og leveranse av gode og kostnadseffektive tjenester. Sykehuspartner skal utvikle gode kunderelasjoner til øvrige helseforetak slik at disse opplever at Sykehuspartner som fellestjenesteleverandør gir merverdi innenfor gitte rammer og standarder. Det er Sykehuspartners forståelse at utvikling av kunderelasjoner også omfatter tiltak, initiativer og støtte til helseforetakene som går utover ren leveranse av de ulike tjenestene. Sykehuspartner skal utvikle en god forståelse av kundenes behov, og i nært samspill med kunder og oppdragsgivere være med og sikre riktig innretning og kvalitet på bestillinger og valg av løsninger. Av dette følger et behov for tett kommunikasjon mellom Helse Sør-Øst som premissgiver, det enkelte helseforetak som kunde og Sykehuspartner som leverandør: Gjennom nært samarbeid med våre kunder og gjennom aktive bidrag til utvikling av best mulige løsninger vil Sykehuspartner videreutvikle sin partnerrolle, og denne bør i flere sammenhenger supplere den rene leverandørrollen. Sykehuspartner bør kunne utøve begge roller avhengig av hva som er mest hensiktsmessig for å løse oppgavene. Typisk vil det være naturlig å fokusere på Leverandørrollen i oppgaver som setter krav til sikker og stabil drift, når vi er i en tydelig leveransefase på godt definerte leveranser og når vi leverer på omforente kundeplaner. Samtidig er det viktig å være en god partner for helseforetakene og bidra aktivt til utforming av gode løsninger når vi er i en tidlig fase av løsningsutforming og når vi samarbeider om komplekse prosjekter. Det presiseres likevel at Sykehuspartners hovedfokus skal være på løpende drift. Sykehuspartner HF 3
Virksomhetsplan 2015 4 Mål 2015 Sykehuspartners mål for 2015 er å imøtekomme og løse oppdrag gitt av Helse Sør-Øst RHF. Følgende mål er definert: 1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene Sykehuspartners hovedfokus skal være løpende drift. Skalafordeler og samordning av aktiviteter skal utnyttes for å levere kvalitativt gode tjenester kostnadseffektivt innen alle Sykehuspartners tjenesteområder. Sykehuspartner skal i 2015 med utgangspunkt i inngåtte SLA-avtaler, sikre godt samarbeid med øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 ha utarbeidet tjenestekatalog for 2015 for hvert tjenesteområde. Tjenestekatalogene skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling Sykehuspartner skal forenkle, standardisere og konsolidere tjenester, infrastruktur og applikasjoner. Det samlede antall IKT-systemer i helseregionen skal reduseres i samarbeid og dialog med øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal bidra til at informasjonssikkerheten ivaretas i all IKT-relatert aktivitet i foretaksgruppen i henhold til lovkrav og føringer gitt av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal levere nødvendig kapasitet og kompetanse for å bidra til gjennomføringen av prosjekter og programmer i Digital fornying. 3. Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester Bistå helseforetakene med kostnadseffektivt å nå nasjonale helsepolitiske mål. Helse Sør-Øst RHF vil i 2015 arbeide videre med samarbeid med eksterne leverandører for eventuelt å ivareta driftsoppgaver. Utvikling av Sykehuspartner som eget helseforetak og forbedre virksomhetsstyring. Sykehuspartner HF 4
Virksomhetsplan 2015 5 Måloppnåelse, risikostyring og rapportering 5.1 Måloppnåelse Det skal ved hvert tertial gjøres vurdering av måloppnåelse for hvert mål (1.1 3.3). Vurderingen skal være tydelig beskrevet og skal inneholde en begrunnelse for om måloppnåelsen vurderes som grønn, gul eller rød i henhold til følgende definisjon: Fargeindikator: Grønn Gul Rød Definisjon: Ingen tiltak nødvendig; forventet full måloppnåelse Behov for tiltak; forventet delvis eller full måloppnåelse Behov for tiltak; stor risiko for manglende måloppnåelse 5.2 Risikostyring Risikovurdering er et verktøy for virksomhetsstyring, og er en vurdering av risikobilder basert på flere kilder. Risikovurderingen skal resultere i iverksetting og oppfølging av tiltak, samt gi et bedre grunnlag for styringsdialog i foretaksledelse og Styret i Sykehuspartner. Sykehuspartners overordnede prinsipper for risikostyring er: Risiko skal være kjent, eid, håndtert og kommunisert Risikostyring skal være en integrert del av styringsprosessene. I beslutningssituasjoner skal balansen mellom mål, midler og risiko vurderes. Ved spesielt viktige beslutninger skal vurderingen dokumenteres. Ledere på alle nivåer er ansvarlig for risikostyring innen eget ansvarsområde, og ledelsen på høyere nivå har ansvar for at risikostyring på lavere nivå henger sammen med den på høyere nivå Sykehuspartner HF 5
Virksomhetsplan 2015 5.2.1 Kilder til risikovurdering Risikovurdering i Sykehuspartner er en sammenfatning av risikobilder basert på ulike kilder: Sannsynlighet 1 2 3 4 5 5 4 Konsekvens 3 2 1 Aktuelle risikoområder vurderes ut fra alvorlighet / konsekvens, og sannsynlighet for inntreffelse, og plasseres i en risikomatrise. Risikomatrisen benyttes også til å følge endringer i det enkelte risikoområde. 5.2.2 Risikostyring og tiltak I forbindelse med tertialrapportering lages en oversikt over relevante risikoområder fra hver kilde: Hvert aktuelle risikoområde skal videre spesifiseres med et fakturagrunnlag, en beskrivelse av mulige konsekvenser, herunder vurdering av alvorlighet og sannsynlighet. Oversikten skal videre inneholde foreslåtte og/eller iverksatte tiltak med datering, samt en vurdering av risiko etter forventet effekt: Sykehuspartner HF 6
Virksomhetsplan 2015 5.3 Tertialrapport Måloppnåelse og risikovurdering presenteres i Sykehuspartners tertialrapporter. Strukturen i tertialrapporten er basert på 3 ulike detaljeringsnivåer: 1. Samlet vurdering 2. Måloppnåelse og risikovurdering (slik som presentert tidligere i dette kapittelet) 3. Utdypende beskrivelse og analyse innenfor fire styringsperspektiver, herunder avvikshåndtering og beskrivelse av relevante tiltak Punkt 1 og 3 er bygget opp rundt 4 styringsperspektiver: 1. Økonomi og kostnadseffektivitet 2. Tjenesteleveranser 3. Kundetilfredshet 4. Medarbeidere 5.3.1 Utdypende beskrivelse og trendanalyser Økonomi og kostnadseffektivitet: Avvik Beskrivelse av avvik og/eller risiko Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Sykehuspartner HF 7
Virksomhetsplan 2015 Økonomiske nøkkeltall: Sykehuspartner HF 8
Virksomhetsplan 2015 Tjenesteleveranser: Prosjektleveranser: Samlet ressursstatus for Digital fornying, SØK og andre prosjekter. Ressursbehov synliggjøres ved fargede arealer, og ressurser levert/allokert er representert ved søyler. Tjenesteendringer og driftsleveranser: Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. Leveransebacklog omfatter de tjenesteendringene der Sykehuspartner har gitt en leveranseforpliktelse. Sykehuspartner HF 9
Virksomhetsplan 2015 Kritiske hendelser Avvik Beskrivelse av avvik og/eller risiko Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Sykehuspartner HF 10
Virksomhetsplan 2015 Kundetilfredshet: Kunderapport: Avvik Beskrivelse av utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Brukertilfredshet: Avvik Beskrivelse av avvik og/eller utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Sykehuspartner HF 11
Virksomhetsplan 2015 Medarbeidere: Avvik Beskrivelse av avvik og utfordringer Tiltak Beskrivelse av foreslåtte eller iverksatte tiltak Sykehuspartner HF 12
Virksomhetsplan 2015 5.4 Månedsrapport Månedsrapporten er en forenklet utgave av tertialrapporten, hvor måloppnåelse og risikovurdering er erstattet med et målkort med kvantitative drifts- og målindikatorer (se nedenfor). 5.4.1 Mal for månedsrapportering 1. Samlet vurdering inneholder tekstlig beskrivelse og vurdering av 4 forretningsperspektiver: Økonomi og kostnadseffektivitet Tjenesteleveranser Kundetilfredshet Medarbeidere 2. Målkortet erstatter måloppnåelse og risikovurdering med et sett månedlige drifts- og målindikatorer: 3. Utdypende beskrivelse og analyse innenfor de fire styringsperspektivene er basert på tertialrapporten, herunder avvikshåndtering og beskrivelse av relevante tiltak. Sykehuspartner HF 13
Virksomhetsplan 2015 6 Øvrige styringskrav og tiltak I oppdragsdokument 2015 stilles detaljerte krav til Sykehuspartner som ikke direkte dekkes av Sykehuspartner sine mål. Dette er tiltak og krav som skal gjennomføres i 2015 og som styret vil holdes orientert om. Nr Styringskrav Følges opp av 1. Levere et positivt resultat på minimum 30 millioner kroner for 2015. Økonomi 2. Sykehuspartner skal synliggjøre konkurransedyktighet ved å dokumentere kostnadseffektivitet og kvalitet. 3. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 ha utarbeidet tjenestekatalog for 2015 for hvert tjenesteområde. Tjenestekatalogene skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. 4. Sykehuspartner skal klargjøre årsak til kritiske hendelser, iverksette korrektive tiltak og bedrive god risikohåndtering for å imøtegå dette. 5. Sykehuspartner skal gjennomføre ROS- og beredskapsanalyser i forhold til kritiske tjenester og leveranser. Sykehuspartner skal også bidra til foretaksgruppen for øvrig ved å yte bistand til helseforetakenes ROS- og beredskapsanalyser innen IKT. Økonomi 6. Følge opp og rapportere på tiltak fra revisjonsrapport 2014 fra konsernrevisjonen Stab Kvalitet 7. Helseforetaket skal innføre miljøledelse etter ISO 14001-standard og være sertifisert av Det norske Veritas innen 31. desember 2015. 8. Helseforetaket skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. IKT-T IKT-T IKT-T Stab Kvalitet Stab Kvalitet 9. Følge opp, og rapportere på, tiltak beskrevet i Helse Sør-Østs antikorrupsjonsprogram Stab Kvalitet 10. Kartlagt og beskrevet kompetansebehov og kompetansegap for perioden 2016-2020 i tråd med de vedtatte strategier innen Sykehuspartners tjenesteområder (IKT, HR, innkjøp) og konkrete oppdrag som er gitt SP. Stab HR 11. Gjennomført og fulgt opp medarbeiderundersøkelse. Stab HR 12. Sykehuspartner skal innen 1. mars 2015 utarbeide retningslinjer for ekstern kommunikasjon knyttet til Sykehuspartners tjenester til helseforetakene. Retningslinjene skal utarbeides i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF som ivaretar forankring i forhold til de øvrige helseforetakene. 13. Sykehuspartner skal ha etablert en fullmaktsstruktur som er i samsvar med de regionale retningslinjene og tilpasset helseforetakets behov 14. Helseforetaket skal inneha kompetanse og ha kjennskap til god praksis i sin forvaltning av fullmaktsstrukturen for å forebygge rollekonflikter som kan oppstå ved delegering av fullmakter. 15. Styret i helseforetaket skal gjennomgå fullmaktsstrukturen minimum ved oppnevnelse av nytt styre og når det gjøres endringer som styret forventes å være kjent med. 16. Sykehuspartner skal drive god virksomhetsstyring i tråd med retningslinjer gitt av Helse Sør-Øst RHF. 17. Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør skal utvikle god kunderelasjon til øvrige helseforetak slik at disse opplever at fellestjenesteleverandør innenfor gitte rammer og standarder gir merverdi. 18. Sykehuspartner skal ikke etablere nye tjenester eller lokale tjenester uten at dette er godkjent av Helse Sør-Øst RHF. Stab Kunder og Kommunikasjon Stab Kvalitet Stab Kvalitet Stab Kvalitet Stab Virksomhetsstyring Stab Kunder og Kommunikasjon Sykehuspartner HF 14
Virksomhetsplan 2015 7 Lederavtaler Lederavtalen i Sykehuspartner skal sikre og styrke koblingen mellom virksomhetsstyring og lederutvikling ved å: tydeliggjøre Sykehuspartners forventninger og krav til sine ledere klargjøre lederrollen og lederansvaret utfra gjeldende fullmaktstruktur forenkle styring og delegering sikre utvikling gjennom tilbakemelding forsterke fokus på lederskap Alle ledere i Sykehuspartner skal ha en lederavtale som gjelder for ett år av gangen. Lederavtalen utarbeides og undertegnes årlig i medarbeidersamtalen. Leder og overordnet leder formulerer konkrete mål for personlig lederutvikling og virksomhetsspesifikke mål. Disse målene skal underbygge Sykehuspartners virksomhetsmål. Viktige rammebetingelser til lederavtalen er fullmaktstrukturen og lederplattformen. I evaluering av måloppnåelse er det nødvendig å bruke kundeundersøkelser, leveransestatistikk og annen relevant dokumentasjon. Høsten 2014 ble bruken av lederavtalen i Sykehuspartner evaluert. Kvalitative intervju med utvalgte ledere i organisasjonen ble foretatt, questbackevaluering ble sendt samtlige ledere og lederavtalen ble drøftet under ledersamlingen 20.-21. november 2014. Tre forbedringstiltak er gjennomført basert på evalueringens resultater: spørsmål fra medarbeidersamtalen er integrert i lederavtalen for å få ett verktøy som i sin helhet lastes opp i Min utvikling veileder til lederavtalen er utarbeidet tilbud om kurs og støtte i lederavtalen gjennom våren 2015 Sykehuspartner HF 15
Virksomhetsplan 2015 8 Årshjul Aktiviteter knyttet til virksomhetsstyring i Sykehuspartner er oppsummert i følgende årshjul: Sykehuspartner HF 16
Virksomhetsplan 2015 9 Vedlegg 9.1 Vedlegg 1 Bestillinger i Oppdragsdokumentet Nedenstående er en komplett oversikt over alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet 2015. Oversikten er et verktøy for å sikre at alle bestillinger gitt i oppdragsdokumentet, og som ikke eksplisitt nevnes i virksomhetsplanen, følges opp. 9.1.1 IKT Overordnet 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IKT-T IKT-T IKT-T Sykehuspartner skal levere stabil, sikker og effektiv drift av kritiske tjenester i helseforetakene. Sykehuspartner skal sikre gjennomføring av regionalt prioriterte prosjekter i tråd med strategier, føringer og planer, herunder: levere tjenester til prosjekt Nytt østfoldsykehus IKT i henhold til plan. Sikre stabil og sikker oppstart av IKT-tjenestene i nytt sykehus. Levere tjenester til programmet Digital fornying. Sykehuspartner skal etablere og videreutvikle forvaltning av regionale tjenester og ta et særlig ansvar for å forberede mottak og forvaltning av systemer/løsninger når disse er klar til å settes i drift. Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status IKT-T Unngå at kritiske hendelser og andre driftsavvik oppstår. IKT-T IKT-T Dersom avvik skjer, skal avvik bli rettet opp hurtig og i henhold til gjeldene SLA-avtaler. Avvik skal danne grunnlag for læring. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IKT-T IKT-T IKT-T IKT-T IKT-T Sykehuspartner skal styrke driftssikkerheten av kritiske tjenester til øvrige helseforetak. Kritiske hendelser skal håndteres innen avtalt responstid (SLA). Sykehuspartner skal redusere applikasjonsporteføljen og foreslå standardisering og konsolidering overfor Helse Sør-Øst RHF Antall kritiske hendelser og nedetid skal reduseres sammenlignet med antall kritiske hendelser og nedetid i 2014. 20 % reduksjon i applikasjonsporteføljen i forhold til inngangen 2015. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status IKT-T Antall kritiske hendelser Sykehuspartner HF 17
Virksomhetsplan 2015 IKT-T IKT-T Løsningstid for kritiske hendelser. Antall applikasjoner. 9.1.2 Digital fornying portefølje-, program- og prosjektstyring Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status PT Sykehuspartner skal bidra til IKT-prosjektenes gjennomføring, og understøtte Helse Sør-Øst RHFs gjennomføring av IKT-prosjekter. Dette omfatter tilstrekkelig kapasitet med riktig kompetanse innenfor ledelse og gjennomføring av prioriterte programmer og prosjekter. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status PT PT PT PT PT PT PT Sykehuspartner skal levere i henhold til leveranseplan for Nytt østfoldsykehus. I henhold til bestilling fra Helse Sør-Øst RHF skal Sykehuspartner levere nødvendig kapasitet og kompetanse, inkludert oppfølging, for å bidra til gjennomføringen av Digital fornying. Sykehuspartner har ansvar for å sikre vellykket mottak, tjenesteleveranse samt forvaltning av løsninger levert av Digital fornying til øvrige helseforetak. Sykehuspartner skal i prosjektene utnytte interne ressurser før eksterne ressurser anskaffes. Andelen interne ressurser skal overstige 55 % i 2015. Alle prosjektbehov skal være levert innen leveransefrist. Sykehuspartner har ansvar for prosjektstyringsmetoden PPM og skal videreutvikle dette til å omfatte rapportering på prosjektøkonomi, omfang og realisert verdi i forhold til kostnader påløpt. System for å følge opp bruk av kvalitetssjekklister skal være etablert innen 1. april 2015. Alle prosjektledere skal være opplært i metodikk for risikorapportering og -oppfølging per 1. mars 2015. Sykehuspartner skal ha en utnyttelsesgrad på minst 85 % for sine prosjektressurser. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status PT Sykehuspartner skal løpende rapportere på bruk av eksterne og interne ressurser i prosjekter og tjenesteleveranser Forvaltning Langsiktige mål: Sykehuspartner HF 18
Virksomhetsplan 2015 Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status IKT-T Sykehuspartner skal sikre effektivt mottak, drift og forvaltning av regionale løsninger. Sykehuspartner skal drive god leveransestyring og planmessig oppgradering av regionale og lokale tjenester for øvrige helseforetak Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IKT-T IKT-T IKT-T IKT-T IKT-T Bidra i implementeringen av regional forvaltning av regionale IKTtjenester. Forvalte applikasjoner i henhold til regional applikasjonsplan. Etablere tjenesteansvarlig og forvaltningsorganisasjon per regional IKT-løsning. Sykehuspartner skal i tillegg til SLA er, innen 1. mars 2015, utarbeide en omforent kundeplan, hvor leveranseplaner er gjensidig forankret mellom Sykehuspartner og helseforetakene. Rammer for arbeidet avklares i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Planen skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Utvikle forslag til system for prioritering av endringsbehov i tråd med regionale føringer og de vedtatte områdeplaner for helseforetakene innen 1. mai 2015 9.1.3 HR, økonomi og regnskap Drift: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status HR, økonomi og regnskap Sykehuspartner skal sikre kostnadseffektiv drift og leveranse av HRtjenester til avtalt og stabil kvalitet, til hele helseregionen. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap Sykehuspartner skal levere HR-tjenester til øvrige helseforetak til avtalt pris og kvalitet. Sykehuspartner skal realisere effektiviseringer av tjenesteproduksjonen og synliggjøre konkurransedyktighet. Sykehuspartner skal bidra til effektivisering av HR-tjenestene og arbeidsprosessene i øvrige helseforetak. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal levere tjenester til prosjekt Ventetid og fristbrudd, som ledes av Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartners leveranse konkretiseres i eget brev fra Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner HF 19
Virksomhetsplan 2015 Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap Etterlevelse av SLA målene for oppetid og feilretting som er beskrevet i tjenesteavtalene (mål: 0 brudd). Rapportert brukertilfredshet (mål 75 % på spørsmål om generell brukertilfredshet). Kostnadseffektivitet dokumenteres årlig gjennom beregning av antall lønns- og trekkoppgaver per årsverk i lønnsproduksjonen (mål: 970) og gjennom benchmarking med sammenlignbar virksomhet. Effektivisering dokumenteres gjennom måling og dokumentasjon fra hver enkelt oppgave og rapporteres samlet i årlig melding. Utvikling av HR-tjenestene Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap HR, økonomi og regnskap Det skal innen 1.mars 2015 utarbeides en oppdatert handlingsplan for HR-tjenestene. Planen skal omfatte mål for 2015 og understøtte det langsiktige arbeidet innenfor HR. Sykehuspartner skal utvikle HR-tjenestene slik at brukeropplevelsen bedres i forhold til tilgjengelighet og bruk.. Sykehuspartner skal bidra til at tjenestene forvaltes og vedlikeholdes slik at de ivaretar endringer i rammebetingelser. Tilpasningene integreres i ordinær drift. Utviklingsbehov som krever større investeringer og dermed ikke kan holdes innen tjenesteprisen må utredes av Sykehuspartner og forelegges Helse Sør-Øst RHF. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status HR, økonomi og regnskap Fremdrift i tiltak i henhold til handlingsplan for HR. Økonomitjenester Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status HR, økonomi og regnskap Effektiv forvaltning og drift av regional ERP-løsning. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status HR, økonomi og regnskap Helse Sør-Øst RHF vil i samarbeid med Sykehuspartner utvikle relevante styringsparametre for tjenesten (responstid, oppetid, kostnader etc.). Sykehuspartner HF 20
Virksomhetsplan 2015 9.1.4 Innkjøp og logistikk Drift Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status IOL IOL Sykehuspartner skal gjennom programmet Vinn-Vinn delta aktivt i det videre arbeidet med operasjonalisering av strategiplan for innkjøp og logistikk 2013-2016. Sykehuspartner skal innarbeide kompetanse- og metodeutvikling for nasjonale og regionale innkjøps- og logistikkprosesser. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IOL IOL IOL IOL IOL Sykehuspartner skal på vegne av Helse Sør-Øst RHF gjennomføre anskaffelser og avtaleforvaltning i henhold til anskaffelsesplan vedtatt av Helse Sør-Øst RHF. Helse Sør-Øst RHF er kontraktspart i alle anskaffelser. Sykehuspartner skal ferdigstille og videreutvikle påbegynte oppdrag fra 2014. Sykehuspartner skal iverksette målstyring for ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter, for hele verdikjeden. Sykehuspartner skal følge opp kundetilfredshet for de tjenester Sykehuspartner leverer. Sykehuspartner skal, i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF, koordinere, administrere og videreutvikle konseptet for kompetanseutvikling etablert i Vinn-Vinn. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status IOL IOL IOL Måle og rapportere ledetider og resultater i regionale anskaffelsesprosjekter. Kundetilfredshet hos helseforetakene med hovedfokus på fellesforsyningssenter. Effekter og gevinster av arbeidet med regionale anskaffelsesprosjekter. Kategoribasert innkjøp Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IOL IOL IOL Sykehuspartner HF Sykehuspartner skal delta i Helse Sør-Øst RHFs arbeid med koordinering og standardisering av kategoriarbeidet regionalt og nasjonalt. Sykehuspartner skal i alt regionalt kategoriarbeid bidra med metodikk og systemer for anskaffelser, standardisering av krav, kontrakter, dokumentasjon, juridisk kvalitetssikring og rådgivning i forhold til offentlige anskaffelser. Helse Sør-Øst RHF er avtalepart. Sykehuspartner skal ha tilstrekkelig kapasitet og bygge tilstrekkelig kompetanse for å ta kategoriansvar for eksterne helsetjenester og 21
Virksomhetsplan 2015 IOL IOL IOL IKT. For eksterne helsetjenester er kategoriansvaret avgrenset til å gjennomføre anskaffelser på oppdrag fra Helse Sør Øst RHF. Sykehuspartner skal understøtte leverandørstyring og delta aktivt i leverandøroppfølgingen i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF. Sykehuspartner skal bidra i arbeidet med utforming av kategoristrategier for eksterne helsetjenester og IKT slik at disse av Helse Sør-Øst RHF kan besluttes innen 31. mars 2015 Forsyning: Langsiktige mål: Ansvar Oppdragsdokument Langsiktige mål Status IOL IOL IOL Sykehuspartner skal gjennom Helse Sør-Øst Forsyningssenter levere en grossisttjeneste for helseforetakene. Sykehuspartner skal drive kontinuerlig forbedringsarbeid og har ansvar for drift og økonomi for Helse Sør-Øst Forsyningssenter Sykehuspartner skal bidra til at det tilrettelegges for en mer kostnadseffektiv verdikjede for vareforsyning i Helse Sør-Øst. Mål 2015: Ansvar Oppdragsdokument Mål 2015 Status IOL IOL IOL Sykehuspartner skal inneha nødvendig kapasitet og kompetanse til å kunne integrere grossisttjeneste for helseforetakene i Sykehuspartners organisasjon. Sykehuspartner skal etablere aktivitetsplaner for forbedring og arbeide aktivt for å forbedre fakturerings- og innbetalingsrutinene ved Helse Sør-Øst Forsyningssenter. Sykehuspartner skal gjennomføre en pilot hvor Helse Sør-Øst Forsyningssenter forplikter seg til kjøp av et gitt volum. Styringsparameter 2015: Ansvar Oppdragsdokument styringsparameter Status IOL Logistikkmålinger med fokus på hele verdikjeden og spesielt målinger for å synliggjøre drift og økonomisk utvikling ved Helse Sør- Øst Forsyningssenter. Sykehuspartner HF 22
Virksomhetsplan 2015 9.2 Vedlegg 2 Beregning av kundetilfredshetsindikator Rød indikator = 0 poeng Gul indikator = 1 poeng Grønn indikator = 3 poeng Dette gir en teoretisk maksimal verdi på 378 (9 grønne indikatorer for hvert av de 14 helseforetakene). Eksempelrapporten ovenfor viser 11 røde (0 poeng), 31 gule (31 poeng) og 84 grønne (252 poeng) som gir en totalsum på 283. Kundeindikatoren beregnes da som 283/378 = 74,9% Sykehuspartner HF 23
Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 19. mars 2015 SAK NR 023-2015 ÅRSREGNSKAP 2014 Forslag til vedtak: Årsregnskap 2014 tas til orientering. Drammen, 12. mars 2015 Ole Johan Kvan Konst. daglig leder Side 1 av 1