ROTARY INTERNATIONAL Distrikt 2300 HÅNDBOK 2010-2011
Innhold 1. Guvernørens forord 2. RI - presidenten motto og logo 3. Rotary`s verdigrunnlag 4. Overordnede og konkrete målsettinger 5. Distriktets målsettinger 6. Medlemsutvikling 7. Rotaryfondet (TRF) 8. Group Study Exchange (GSE) 9. Ungdomsutvekslingen 10. Distriktsorganisasjon 11. Roller og ansvar for ledende posisjoner i distrikt og klubb -Assisterende guvernør -Klubbpresidenten -Klubbsekretæren -Klubbkasserer Vedlegg 1. Distrikt 2300 - organisasjonskart 2. RI- Europe/Africa Office 3. Klubb presidenter, -sekretærer, kassererer 4. Plan for guvernørens besøk 5. Klubbens mål og planer 6. Tilbakemelding i forbindelse med klubbesøk
Distrikt 2300 1. Forord Rotary er en stor organisasjon. Skal denne fungere må vi kjenne godt til struktur, forskjellige regler og frister. Informasjon om dette blir gitt under PETS/Distrikssamlingen. I tillegg finnes informasjon på distriktets hjemmeside: www.d2300.rotary.no, fra Norsk Rotary Forum(NORFO): (www.rotary.no ) og fra Rotary International(RI): www.rotary.org. Distriktets håndbok inneholder viktige opplysninger, spesielt om Rotaryåret 2010-2011. Den er ment å være et oppslagsverk både for Distriktsrådets representanter og klubbene, og da spesielt for presidenter, sekretærer og kasserere. Si gjerne i fra om det er noe du savner i boka. Sammen er vi med på noe stort i Rotary! Velkommen til samarbeid og felles innsats! Hilsen Ole Amund Gillebo DG D2300 3
RI-PRESIDENT 2010-11: Ray Klinginsmith Ray Klinginsmith kommer fra Rotary Club of Kirksville, Missouri, USA Pensjonert advokat. Om sitt motto og logo sier Klinginsmith: Hva er Rotary? Hva gjør en Rotaryklubb? Disse spørsmål stilles ofte til rotarianere av potensielle medlemmer og andre interesserte personer. Det er vanskelig å gi fyllestgjørende svar på spørsmålene på noen få minutter. Selv om vårt hovedmotto Service Above Self belyser det idealistiske i vår organisasjon, gir det ikke svaret på de to spørsmålene. Derfor besluttet jeg å forsøke å finne et kort tema som skulle dekke alle behov; både forklare Rotarys formål for ikke-rotarianere, og bekrefte betydningen av de ledende prinsippene for oss rotarianere. Da jeg lette etter de rette ordene, gjennomgikk jeg de fire tjenesteveiene, og la merke til at Klubbtjeneste og Yrkestjeneste både hjelper oss til å nyte livet og å være gode innbyggere. Samfunnstjenesten og Yrkestjenesten virker sammen, for å gjøre våre lokalsamfunn til bedre steder å bo og arbeide. Og Internasjonal tjeneste gjør det mulig for oss å samarbeide med Rotaryklubber i andre land og i ulike verdensdeler for å endre verden til det bedre og øke mulighetene for internasjonal forståelse, goodwill og fred. 4
Det er viktig å huske på at Rotary representerer en servicesjel, så vel som det er en organisasjon av Rotaryklubber, og vi trenger å dele våre kjerneverdier av service, kameratskap, mangfold, integritet og lederskap med andre mennesker og organisasjoner. Jeg tenkte på mange ord og fraser for å fange essensen av Rotary, og de ord jeg til slutt valgte for å beskrive Rotarys nåværende oppgave og for å fremheve hva vi har oppnådd, beskriver nettopp det vi er best på å gjøre: Building Communities Bridging Continents (utvikle lokalsamfunn, forene kontinenter) (Distriktsguvernørens oversettelse) Jeg håper du er enig i at disse fire ordene på en treffende måte reflekterer hvem vi er og hva vi gjør som rotarianere. Vi er en unik og ledende organisasjon unektelig en av verdens beste. På en viktig måte oppmuntrer vi til økt innsats og bringer ressurser til våre lokalsamfunn, og vi er verdens beste til å forene mennesker som ønsker å gjøre en innsats - gi dem mulighet til å samarbeide, og derigjennom oppnå deres støtte og innsats for å gjøre verden til et mye bedre sted å bo og arbeide. Som Ed Cadman (RI-president 1985-86) sa: Rotary er enhet uten å være ensrettet. Vi er virkelig heldige som får være rotarianere! Ray Klinginsmith President, Rotary International 2010-11 5
3. Rotary`s verdigrunnlag A. ROTARY`S MOTTO: Service Above Self - Å gagne andre B. ROTARY`S FORMÅL: Rotarys formål er å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet. De fire tjenestegrener er sentrale i dette arbeidet; I II KLUBBTJENESTE; Å utvikle vennskap som grunnlag for å gagne andre YRKESTJENESTE; Å stille høye etiske krav til oss selv, å vise respekt og forståelse for alt nyttig arbeid III SAMFUNNSTJENESTE; Å søke og virkeliggjøre Rotary s idealer i vårt privatliv, yrkesliv og som samfunnsborgere IV INTERNASJONAL TJENESTE; Å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred gjennom vennskap over landegrensene mellom mennesker fra alle yrker. C. FIRE SPØRSMÅLSPRØVEN Er det sant? Er det rettferdig for alle parter? Vil det skape godvilje og bedre vennskap? Vil det være til beste for alle parter? D. YRKESKODEKS FOR ROTARIANERE Som rotarianer og yrkesutøver forventes det av meg at: 1. Jeg ser mitt yrke som en mulighet til å gange andre 2. Jeg er trofast mot de etiske retningslinjer for mitt yrke, mitt lands lover og de moralske normer i samfunnet 3. Jeg gjør at for å holde mitt yrke i ære og fremme mitt yrkes etiske standard 4. Jeg er rettferdig mot min arbeidsgiver, mine arbeidskolleger, forretningspartnere, konkurrenter, kunder, allmennheten og alle jeg har yrkesmessig forbindelser med 5. Jeg er kjenner at alt nyttig arbeid har sin verdi 6. Jeg bruker mine yrkeskunnskaper og min erfaring til å skape muligheter for unge mennesker, å lindre andres nød og forbedre livskvaliteten for mine medmennesker 7. Jeg gir allmennheten korrekte og sannferdige opplysninger om mitt arbeid og min yrkesvirksomhet 8. Jeg verken ber om eller gir fordeler til en rotarianer som jeg ikke ville gitt til andre i yrkesmessig sammenheng. 6
4. RI `s overordnede og konkrete målsetninger Overordnende målsettinger: Fremme anerkjennelse for Rotarys innsats og forbedre Rotarys omdømme. Øke antall medlemmer globalt, både i antall og kvalitet. Fremheve Rotarys unike engasjement i yrkestjeneste, spesielt gjennom høy etisk standard. Utvikle ledertalenter innen Rotary. Konkrete målsettinger: Utrydde polio vårt høyest prioriterte mål. Øke Rotarys muligheter til å gjennomføre prosjekter for sikring av rent vann, møte utfordringen fra årsaker til sykdom og styrke det medisinske behandlingstilbud, fokus på mor og barns helse, samt bidra til senking av analfabetisme i verden. Gjennomføre en strategisk planleggingsprosess som sikrer kontinuitet. Rotary`s flaggskip og økonomiske motor er Rotaryfondet (TRF) Alle klubber bør delta i et TRF-prosjekt Alle medlemmer bør personlig delta med bidrag til TRF (Every Rotarian Every Year) Alle klubber bør bidra med minst US$ 100 pr medlem til TRF Alle klubber bør bidra til Polio Pluss med minst US $ 1 000 pr år fram til 30. juni 2012. 7
5. Distriktets målsetninger. Vårt overordnede motto er: Service Above Self. Vi tjener ikke et system eller en organisasjon, men mennesker. Rotary gjør en forskjell i mange lokalsamfunn, på mange arbeidsplasser, for mange barn og mødre, unge og voksne. Et Rotary som ikke tjener andre, tjener ikke til noe. Dette er det vi bygger på. Det vi bygger opp er den enkeltes yrkesetiske standard, det er vennskap, kjennskap og kunnskap, større forståelse, et bedre samfunn å leve i for flere, en tryggere verden å vokse opp i for barn og unge, en lysere fremtid for alle. Dette gjør vi ikke alene, men sammen og sammen med andre. Dette gjør vi ved å gjøre Rotary større og sterkere. I vårt distrikt vil vi gjøre mer av det vi er gode på med fokus på : Ungdomsutveksling, Group Study Exchange (GSE), RYLA, Handicamp. Basis er den enkelte klubb og Rotaryfondet er vårt beste verktøy. Ut fra RI`s hovedfokus, bør klubbene i D2300 ha følgende satsingsområder videre: Fortsatt fokus på medlemsutviklingen, både antall og kvalitet. Pr. februar 2010 har vårt distrikt 1214 medlemmer. Det betyr at vi er sakte på vei oppover. Målet bør være at vi kan komme tilbake til nivået pr. 1.juli 2007 som var 1280 medlemmer. På distriktets 3-årsplan står det som en målsetting for 2010-2011 at medlemstallet skal opp til 1300. Øker hver klubb med 2 nye medlemmer, er målet innen rekkevidde. Det er et mål med kvinner i alle klubber. Flere av våre nye landsmenn må få muligheten til å bli rotarianere. Det er behov for å utvide yrkesbredden og gjenspeile lokalsamfunnet. Oppstart av nye klubber er viktig. Den siste klubben som ble etablert i vårt distrikt var i 1988. Kan vi etablere andre typer klubber(frokostklubb, lunsjklubb) og klubber for unge (Rotaract) vil det bety en vesentlig styrking og vitalisering. 8
Styrke medlemmenes kunnskaper om Rotary og bevisstgjøring på yrkesetiske problemstillinger samt styrke lederopplæringen i klubbene er en strategisk viktig oppgave. Videre bør økt bidrag til Rotaryfondet og Polio Pluss stå sentralt i alle klubbene. En ser gjerne at alle klubber har et TRF prosjekt og gjerne et miljøprosjekt! Distriktets idebank kan være nyttig. Samarbeid i AG-områdene kan være en god mulighet. I vår del av verden og ikke minst i vårt eget land, er vi bortskjemt med en velfungerende velferdsstat. Derfor blir våre bidrag ofte i form av økonomisk sponsing av gode prosjekter som Rotary International allerede er involvert i. Se for eksempel www.wasraq.org. Informasjon og omdømmebygging (Branding)er viktig i en organisasjon som Rotary. Synliggjøre klubben i lokalsamfunn og i lokale media. Internett og hemmeside er en nøkkel i dagens samfunn for å nå videre ut. RI har sin hjemmeside med adresse: https://www.rotary.org. NORFO har en hjemmeside som er i stil med RI sin. Adressen er: https://www.rotary.no. Distriktet har sin egen webside hvor medlemmene kan gå og hente opplysninger. Denne finnes under NORFO sin side eller direkte på http://www.d2300.rotary.no Det er viktig at alle klubbene oppretter sin egne hjemmeside, som kan være både til nytte å glede for andre klubber og distriktet. Her kan gode ideer hentes, og ikke minst kan den enkelte hente inn opplysninger og ideer om programopplegg. Klubbsidene finnes igjen under Distriktets side. Mål: Alle klubber med egen hjemmeside og med et medieoppslag /år. 9
6. Medlemsutvikling Rotary er en internasjonal serviceorganisasjon med medlemmer i over 200 land og georafiske områder. Organisasjonen er fortsatt i vekst, men i den vestlige verden og spesielt i Norge har medlemstallet stagnert. Siden 2002 har de norske distriktene mistet ca 1 300 medlemmer. Vårt distrikt har i løpet av det siste året mistet 20 til 30 medlemmer på årsbasis. Til tross for denne utviklingen i distriktet, er det heldigvis mange klubber som har en positiv medlemsvekst. Er så Rotary i en særstilling når det gjelder rekruttering av nye medlemmer? Tilbudet av organisasjoner er overveldende, og bare i Norge finnes det over 100 000 forskjellige organisasjoner og lag. Det er derfor viktig med en positiv vinkling på rekrutteringsarbeidet, og at Rotary har noe å tilby sine nye medlemmer. Gode foredrag på medlemsmøtene er ikke nok, det må også være muligheter for medlemmene å bidra med sine kunnskaper. Husk at Rotary er en organisasjon hvor medlemmene kommer fra ulike yrkesgrupper. Rotary er også en organisasjon med gode tradisjoner og rutiner. Dette bør vi ta vare på fordi det gir organisasjonen et særpreg, selv om noen opplever Rotary som litt byråkratisk. Det er derfor en utfordring til oss alle å ta vare på særpreget, samtidig som vi makter å fornye og tilpasse oss den tida vi lever i. Som medlemmer og tillitsvalgte i Rotary har vi funnet noe vi setter pris på ved å være medlem, men er vi flinke nok til å formidle hva dette handler om til våre omgivelser? De fleste av oss treffer daglig mange mennesker gjennom jobb, og gjennom å tilhøre ulike nettverk. Er vi flinke nok til å ta vare på og motivere hverandre? Sprer vi glede og optimisme innad i klubben? Føler folk seg hjemme på klubbmøtene? Er vi inkluderende nok, og får våre tillitsvalgte i ulike deler av organisasjonen en klapp på skulderen for jobben de gjør? Vi mennesker beveger oss gjennom flere faser i livet med endrede forhold for jobb og privatliv. Derfor skulle det være muligheter for å hente inn igjen tidligere medlemmer. Dette er bare noen eksempler på spørsmål som er viktig å ta opp i klubbene våre. Når vi tenker medlemsutvikling er det derfor viktig å tenke på flere fronter samtidig: - å holde på de medlemmene vi har - fange opp igjen tidligere medlemmer - rekruttering av nye medlemmer 10
Det er også viktig å understreke at rekruttering av nye medlemmer er en kontinuerlig prosess, det er ikke noe en skal gjennomføre andrehvert år eller tilsvarende. Klubbene må lage sin egen plan for dette, og alle medlemmene har et ansvar til å bidra. Distriktsorganisasjonen i D 2300 vil gjerne være med og bistå de enkelte klubbene i arbeidet med medlemsutvikling. For å kunne gjøre det på en god måte, er vi avhengige at klubbene tar kontakt med oss. Vi ønsker også å være en idebank for klubbene på dette området. Det foregår mye godt og kreativt arbeid knyttet til medlemsutvikling i distriktet, og det ville vært fint om klubbene kunne dele ideer og erfaringer med hverandre. Følgende kan kontaktes når det gjelder hjelp og støtte fra distriktet; Magne Sveen, Løten Rotaryklubb, leder Anne Elisabeth Bye Nilsen, Raufoss Rotaryklubb, Finn Egil Sandmo, Nord-Odal Rotaryklubb, 11
7. Rotaryfondet (TRF) The Rotary Foundation, TRF, er det viktigste verktøy den enkelte Rotaryklubb har for å kunne nå Rotarys målsettinger om lokalt og internasjonalt engasjement. Rotaryfondet bidrar til å skape fred og forståelse gjennom nasjonale og internasjonale prosjekter innen humanitære program, kultur og utdanning. Fra en sped begynnelse i 1917, har Rotary Foundation vokst til å bli verdens største frivillige humanitære hjelpeprogram. The Rotary Foundation er en selvstendig organisasjon med eget styre og egen administrasjon, men i nært samarbeid med Rotary International. Fondet har sin økonomiske basis i årlige bidrag fra hver enkelt rotarianer i klubbene. I tillegg kommer det gaver og donasjoner fra rotarianere verden over. Administrasjonskostnadene er svært lave og fondets midler er helt uavhengige av distrikt eller klubbers regnskap. I Norge er nå gaver til Rotary Foundation kommet inn under ordningen med skattefritak (min kr 500). De årlige bidragene, Annual Givings, forrentes i 3 år i USA, og så blir 50 % av vårt bidrag 3 år tilbake stilt til distriktets disposisjon, mens 50 % går til verdensfondet, SHARE-systemet. Gjennom distriktet kan den enkelte klubb søke om støtte til forskjellige prosjekter og tiltak etter bestemte regler, men helt uavhengig av hva klubben tidligere har bidratt med. Klubben skal oppnevne en Foundation kontakt som kan være et bindeledd i arbeidet. Distriktets Foundationkomite vil alltid bistå med råd og hjelp til vurdering av prosjekter og utforming av søknader. Og vi holder hver høst et Foundation seminar. De programmer Rotaryfondet støtter kan deles i 3 hovedgrupper. Felles for alle er at de ikke kan søkes av rotarianere eller deres familie, fordi innsamlede midler ikke skal brukes på oss selv: 1. Humanitære program: MATCHING GRANTS betyr at klubb og distrikt, går i samarbeid med et distrikt og/eller en klubb i et annet land om et internasjonalt prosjekt, og hvor Rotary Foundation matcher det budsjetterte innsatsbeløpet. 12
DISTRICT SIMPLIFIED GRANT er enklere program hvor klubbene kan søke støtte fra distriktet til lokale eller internasjonale prosjekt. En viss del av distriktets samlede midler er til rådighet, og godkjenningsprosessen er forenklet og avgjøres i distriktet. HEALTH, HUNGER AND HUMANITY (3-H) GRANTS og VOLUNTEER SERVICE GRANTS (også for rotarianere) er andre, mer spesielle programmer. 2. Utdannings- og kulturelle programmer: GROUP STUDY EXCHANGE, GSE, er best kjent. Dette er et yrkesbasert utvekslingsprogram for unge, yrkesaktive mellom 25 og 40 år. For tiden har vi slik utveksling hvert 2 år, og klubbene deltar sterkt i utforming og gjennomføring av denne utvekslingen. Rotary har også STUDIESTIPEND for ulike målgrupper og studier. ROTARY CENTERS FOR INTERNATIONAL STUDIES er et 2-årig mastergradstudium for inntil 70 ungdommer (årlig) ved sju anerkjente universiteter i verden. Studiene er konsentrert om konfliktløsning, fredsforskning og internasjonale relasjoner. Et krevende, men meget givende program og klubbene oppfordres sterkt til å finne aktuelle kandidater. ROTARY PEACE AND CONFLICT STUDIES er et helt nytt, korttids studium i Bangkok, Thailand 3. ALUMNI: Et Foundation program som er lite kjent, men som innebærer en oversikt, database, over alle tidligere stipendmottakere i distriktet. Gjennom dette kan klubben finne potensielle medlemmer, foredragsholdere osv. 4. PAUL HARRIS FELLOW RECOGNITION, PHF, er en utmerkelse klubben kan dele ut. For hver US $ 1000 klubben har gitt til fondet, har den rett til en PHF som kan gis et klubbmedlem eller en utenforstående som har fortjent en ekstra oppmerksomhet.. 5. PolioPlus har vært Rotary Foundations store satsningsområde i flere år, i samarbeide med bl.a. WHO. Det er oppnådd mye men det er fortsatt fire land i verden som har Polio endemisk. Rotarys mål er å bidra til få denne sykdommen utryddet. Dette krever store ressurser. Bill og Melinda Gates stiftelse har donert store summer, det samme har flere andre regjeringer bl.a. Forutsetninger er at Rotary bidrar med US $ 200 millioner innen 2012. Dette betyr at hver enkelt av oss blir bedt om til sammen 1000 kr. i løpet av disse årene, hvilket sant å si skulle være høyst overkommelig for oss. 13
Innbetaling til Rotary Foundation kan skje til RI s vanlige norske bankkonto, 6021.07.19736, men husk å merk tydelig at det er til Rotary Foundation, men husk at skal medlemmene få skattefradrag gjelder særskilte innbetalingsregler, se Håndboka. Klubbpresident eller sekretær kan finne oversikt over innbetalte beløp og disponible PHF på Rotary Internationals hjemmesider: www.rotary.org Rotary Foundations fremtidsplaner, Future Visions, innebærer vesentlige endringer og forenklinger i strukturen. Ca. 100 distrikter verden over er med i Pilot-prosjektet effektivt fra 1.juli 2010 for en 3 års utprøving. Kontaktpersoner: se organisasjonsplan (s.20) og organisasjonskart (vedlegg 1) 14
8. Group Study Exchange (GSE) GSE er et utvekslingsprogram for unge yrkesaktive i alderen 25 40 år. Hensikten med GSE er at Rotary skal bidra til internasjonal forståelse og at det kan knyttes internasjonale kontakter blant ulike profesjoner. GSE er et program som synliggjør Rotary International og Rotary Foundation som internasjonale nettverk blant ledere i det private næringsliv og i offentlig virksomhet. GSE er en fantastisk mulighet for arbeidsgivere, både i det private næringsliv og innen det offentlige, til å stimulere framgangsrike ansatte som de mener har potensial til å se sin egen profesjon i et internasjonalt perspektiv. Videre er det en mulighet til å presentere bedriften sin for næringslivsledere i et annet land, og til å knytte internasjonale kontakter. Foruten å arbeide for de internasjonale målene for GSE, har distrikt 2300 bestemt seg for å bruke GSE som et middel for å markedsføre Rotarys idealer for næringslivet i Innlandet. Dette innebærer at distriktsrådet ønsker at alle klubbene skal delta aktivt i GSE arbeidet hvert år, uansett om de fremmer en egen kandidat til GSE teamet eller ei. Alle klubbene bør derfor arbeide for å gjøre GSE kjent blant lokale arbeidsgivere, enten gjennom direkte kontakt, eller ved å invitere dem til orienteringsmøter om GSE. Til slike orienteringer bør en trekke inn tidligere GSE representanter. Distriktsrådet ser også GSE som et middel for å få klubbene i hver region i distriktet til å samarbeide om felles prosjekter. Dette skjer når klubbene inviteres til å samarbeide for å utarbeide gode faglige program, og for å skaffe vertsfamilier til GSE team som besøker distriktet. Det er et ønske at et slikt samarbeid skal gjøre det mer naturlig for å arrangere InterCity møter. Besøk av GSE team bør også utnyttes til å styrke det faglige og sosiale nettverket, og for å øke samholdet innad i Rotary. Selve arbeidet med GSE stimulerer også til å bli bedre kjent med det distriktet vi skal utveksle med. Søk på hjemmesidene øker interessen for å besøke klubber i dette distriktet og åpner for nye ideer og muligheter for prosjekter det kan samarbeides om. GSE utvekslingen med Tyrkia noen år tilbake, ga starten til et spennende samarbeidsprosjekt mellom Raufoss Rotaryklubb og en Rotaryklubb i Tyrkia. Her er det også knyttet varige vennskapsbånd mellom rotarianere på tvers av landegrensene. Det er viktig at alle klubbene oppnevner en GSE ansvarlig. Dette kan med fordel være en rotarianer med spesiell interesse for internasjonalt arbeide. Klubbens GSE ansvarlig bør etablere kontakt med tilsvarende i naboklubbene, for i fellesskap å utarbeide program ved besøk av GSE team. 15
For at GSE arbeidet ikke skal bli altfor ressurskrevende, har Distriktsrådet bestemt at Distrikt 2300 skal delta i GSE hvert annet år. På grunn av den internasjonale økonomiske krisen, har Rotary International nå bestemt at utveksling går over 2 år, gruppe ut et år, gruppe inn et år. Distrikt 2300 er av RI tildelt Distrikt 4845 i Argentina for årene 2010-2011 og 2011-2012. Mer om GSE finner du på distriktets hjemmeside http://d2300.rotary.no/ Kontaktpersoner, se Organisasjonsplan og organisasjonskart. 16
9. Ungdomsutvekslingen Ungdomsutvekslingen er en del av Rotary s internasjonale tjeneste. Leder av utvekslingskomitè /DYEO Bente Akre, Nord-Odal Rk tlf. 95234788 e-post: bente@akre-midtsund.no Hjemmeside: For distriktet: www.rotaryutveksling.no på landsbasis: www.rotary.no Aktuelle datoer: 1. november Søknadsfrist for studenter til å levere søknad til klubben. 15. november: Klubbens frist for å levere søknad til DYEO. 1. desember: DYEO frist for å levere søknadene til Multidistriktet. NB: Det er viktig at klubbene har kontinuitet i utvekslingsarbeidet og de som jobber med ungdomsutveksling bør sitte i minst 3 år, jf også matrikkelen. Distriktets oppgaver og ansvar: Informasjon til klubbene Støtte klubbene Intervjue studenter og familie og behandle/videresende søknader Informere og godkjenne utreisende studenter og deres familier Delta i PETS/Distriktssamling Delta på Distriktskonferanse Arrangere aktuelle samlinger og aktiviteter for studentene, både inbounds og outbounds Delta på Multidistriktets samlinger og møter Markedsføre og informere om ungdomsutveksling generelt 17
Klubbens aktiviteter og ansvar: Utveksling må settes på møteplanen på våren for å vedta studentutveksling neste år. Klubbens arbeid i forbindelse med utreisende studenter: Markedsføre og informere om ungdomsutveksling. Vi anbefaler å henvende seg til både ungdomsskoler og videregående skoler. Brosjyrer og infomateriell fås ved henvendelse til DYEO. Behandle søknader og intervjue studenter og familie Invitere aktuelle studenter som skal ut, til møte i klubben før avreise Invitere studenten til klubben etter hjemkomst for å fortelle om utvekslingsåret Velge en rådgiver/kontaktperson for utreisende student Klubbens arbeid i forbindelse med innkommende studenter: Skaffe og kvalitetssikre vertsfamilier Stille med rådgiver for studenten. Fortrinnsvis kvinnelig til jenter og mannlig til gutter Skaffe skoleplass, det skal meldes fra til skolen innen 1. mars våren før studenter kommer. Rådgiver skal delta på PETS for å bli informert om oppgaver, rettigheter og plikter, og bringe dette videre til klubb og vertsfamilier. Informere skolen om Rotary s krav til skolegang, - regler som for en ordinær norsk student Følge opp skolen og skolegangen. Skolegang er grunnlaget for hele oppholdet Informere og støtte vertsfamiliene Ha ukentlig kontakt med studenten og invitere studenten til klubbmøtene, studentene er å betrakte som Rotarymedlemmer. Studenten skal holde foredrag om seg selv og hjemlandet sitt for klubben. Studenten bør si noen ord på hvert møte, på norsk, både for å lære språket og for å få god kontakt mellom student og klubb NB: Klubbmedlemmene må invitere studenten med på ulike aktiviteter og hjembesøk da litt av ideen bak utvekslingen er å bli kjent med kultur og levesett i landet de kommer til. 18
Det henvises til håndbok for rådgivere og vertsfamilier som ligger på hjemmesiden med link http://ungdomsutveksling.rotary.no/hovedside.html Økonomi: Klubben dekker skolemateriell, 50 % av kr 5000 for språkcamp ved ankomst, kr. 800 hver måned i lommepenger, skyss og til Holmenkolltreff og reise og opphold ved høstmøtet for studentene, diverse gaver til bursdag, jul m.m. Øvrige utgifter til turer m.m. er ikke klubbens ansvar. Alle klubber som tar imot student får kr. 4000 fra distriktet. En student koster normalt netto mellom kr. 15000 20000. Rotex Norge Fem tidligere utvekslingsstudenter fra D-2300 har i 2006 stiftet Rotex Norge. Dette er en klubb for Rotary utvekslingsstudenter som er kommet hjem etter endt år i utlandet. Rotex har som hovedoppgave å bistå arbeidet med ungdomsutveksling. Det er Hilda Nyfløt fra Nord-Odal som er leder i Rotex Norge fra februar 2008, og vi oppfordrer klubbene om å benytte seg av ungdommene i aktuelle fora vedr. ungdomsutveksling. Ta kontakt med DYEO. 19
10. Distriktsorganisasjon Guvernør Ole Amund Gillebo Moelv Rk Ringsaker prestegård Storgt 554,2390 Moelv T:62352998,Kont. 6236770/72 Mob.45634903 IPDG Per Joar Mediås, Raufoss Rk Neverveien 8, 2827 Hunndalen T:611178387 mob: 41673458 PG/leder Medlemskom. Magne Sveen, Løten Rk Pettersheim, 2340 Løten Mob: 90970921 DGE/AG Einar Driveklepp, Hadeland Syd Rk Karimoen 45. 2743 Harestua T: 61323233 A: 23247700 Mob: 98268739 DGN Margit Bjugstad, Lillehammer Rk Hougnerssgt.32 B, 2609 Lillehammer T: 61258658, A: 612891239 Mob: 47623179 AG Åshild Lundgaard, Raufoss Rk Helsetvegen 211, 2840 Reinsvoll T: 61196345,A: 61145510 Mob: 90850872 AG Rune Bye, Brumunddal Rk Østhagv.17,2380 Brumunddal T: 62343596, A: 62512289 Mob: 95237901 AG Jon A. Holthe, Moelv Rk Pinnerudv.48 B, 2390 Moelv T:62367837 Mob: 92041829 PDG/ leder TRF Einar Horneman Øfsti, Brumunddal Rk Nerkvernveien 21, 2380 Brumunddal T: 62340718, Mob: 41337182 PDG/leder Samfunnsprosjekter Einar Henriksen, Mesna Rk Gustav Frødingsveg 5, 2613 Lillehammer T: 61258095/61053001,Mob: 93097350 Leder Distriktsadministrasjon Wictor Sandvold, Ringebu Rk Storfuglv. 1, 2630 Ringebu T: 61280628, Mob: 90095225 Distriktssekretær Jan Ø. Bark, Raufoss Rk Roterudvegen 7, 2830 Raufoss T: 61191614, Mob: 90821469 IT-DICO Thor I. Egeberg, Hamar Rk Disenvn 8, 2318 Hamar T: 62530861, Mob: 90158129 Månedsbrevredaktør Jon P. Christensen, Moelv Rk Møllerbakken 4, 2390 Moelv T:62360625, Mob:90017457 Distriktskasserer Marianne Johanstuen, Hunn/Gjøvik Rk Vikenveien 14, 2816 Gjøvik T: 61192937, Mob: 41673507 Leder Distriktsadministrasjonen Wictor Sandvold, Ringebu Rk Storfuglv.1, 2630 Ringebu T: 61280628, Mob: 90095225 e-post: wamsan@hotmail.com Leder GSE Egil B. Berglund, Østre Toten Rk Furuseth, 2847 Kolbu T: 61169505, Mob: 92612891 DYEO/Ungdomsutvekslingen Bente Akre, Nord-Odal Rk Nedre Halmhaugvn 3, 2120 Sagstua T: 62971890, Mob: 95234788 Leder Ryla Odd Håvard Larsen, Hunn/Gjøvik Rk Øverbyvegen 56, 2830 Raufoss T: 61190599, Mob: 90685188 Leder Lovrådet Anders Huuse, Mesna Rk Huse Gård, 2625 Fåberg T: 61279390,mob: 92410812
11. Roller og ansvar for ledende posisjoner i distriktet/klubbene A. ASSISTERENDE GUVERNØRER (AG) a. Funksjon og roller; Assisterende Guvernører blir utpekt av distriktsguvernøren (DG), og vil ha samme funksjonstid som sittende Guvernør. AG skal støtte DG i samsvar med retningslinjene (se nedenfor), og skal også kunne avlaste DG i rene rutinesaker. AG skal ikke erstatte DG i noen som helst sammenheng, og alle presidenter skal kunne ha direkte kontakt med DG. Funksjonen AG kan også kombineres med ansvaret for et spesielt arbeidsområde innenfor distriktet. b. Ansvarsområder; Kontakt med tildelte klubber (se pkt c nedenfor) i alle rutinesaker eller innenfor konkrete arbeidsområder Gjennomføre minst to besøk (før jul/etter jul) til alle tildelte klubber, og som ikke faller sammen med planlagt besøk av DG Holde DG orientert om spesielle saker fra tildelte klubber Ivareta spesielle saker etter anmodning fra DG AG ene skal være distriktets representanter overfor tildelte klubber, å gi støtte og råd i de saker som reises c. Geografiske ansvarsområder; AG Åshild Lundgaard (Raufoss RK) Lillehammer, Mesna, Gjøvik, Hunn/Gjøvik, Vinstra, Otta, Raufoss, Ringebu. AG Rune Bye (Brumunddal Rk) Hamar, Hamar Vest, Eda-Eidskog, Flisa, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Odal, Vinger, Brumunddal. 21
AG Jon A. Holthe ( Moelv Rk) Tynset, Alvdal, Rena, Alvarheim, Stange, Ottestad, Løten, Elverum, Moelv. AG Einar Driveklepp (Hadeland Syd Rk) Hadeland, Hadeland - Syd, Jevnaker, Land, Sør-Valdres, Valdres, Østre Toten, Øystre Slidre. Kontaktinfo: 10 Distriktsorganisasjon ovenfor. 22
B. KLUBBPRESIDENTENES ANSVAR OG OPPGAVER Club President s Manual omhandler presidentens ansvar og oppgaver før og etter 1. juli. Følgende momenter presiseres; Som innkommende president Før 1. juli Få administrasjonen og komiteene på plass i god tid herunder utpeking av klubbens TRFansvarlig (Rotaryfondet) og data-ansvarlig CICO (club internet coordinator) Hold gjerne det første møte med komitélederne og styret før 1. juli Delta på PETS/Distriktssamlingen sammen med påtroppende sekretær, pluss eventuelle andre nøkkelpersoner Gå gjennom status for løpende klubbprosjekter og vurdere hvordan de vil virke inn på programmet for kommende år. Evaluere klubbens aktiviteter og fastsette hvilke områder man vil prioritere I samråd med styret utarbeide klubbens mål og planer. Sendes assisterende guvernør sammen med oppgave over klubbens styre og komiteledelse senest 9.april 2010 (Skjema, vedlegg) Utarbeide budsjettforslag i samråd med kasserer og vurdere hvordan det vil innvirke på planene for kommende år. I den forbindelse, sørge for fastsettelse av klubbens mål for bidraget til Rotary Foundation, jf. punkt 10 i denne håndboka Få bekreftet at klubben er a jour med innbetalinger til RI og distriktet Presidentperioden Overta som president fra 1. juli 2010. Planlegge og gjennomfør styremøter etter behov Sørge for at hver komité har eksakte mål å arbeide mot Følge opp at klubben følger de fastsatte betalings- og rapporteringsfrister Sørge for at all korrespondanse blir behandlet og besvart innen fastsatte frister Vurdere deltakelse på kurs mv i regi av distriktet (TRF, RYLA med videre) 23