Ta ansvar - motvirk sosial dumping i anskaffelser Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Veileder om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 1
Vi er glade og stolte av å få presentere veilederen, som vi tror vil hjelpe din virksomhet med å stille og følge opp krav til lønns- og arbeidsvilkår i deres tjeneste-, bygge- og anleggskontrakter. Denne veilederen tar kun for seg det som er relevant for en anskaffelse med hensyn til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. For andre hensyn og aspekter ved anskaffelser, anbefaler vi deg å ta en titt på Difis anskaffelsesportal www.anskaffelser.no. Veilederen er laget på oppdrag av Arbeidsdepartementet. Difi vil rette en stor takk til Arbeidstilsynet, Jernbaneverket, Oslo kommune, Oslo Lufthavn og Statens vegvesen for bidrag i arbeidet.
Innhold Kortversjonen 4 Bakgrunn 6 Hva er sosial dumping? Hvorfor arbeide mot sosial dumping? Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Hva er en allmenngjort tariffavtale? Hva er en landsomfattende tariffavtale? Hva menes med minste arbeidstid? Strategier og rutiner 10 Strategi Rutiner Planleggingsfasen 12 To sentrale spørsmål Konkurransegjennomføring 14 Avvisning av unormalt lave tilbud Kontraktsoppfølging 16 Praktiske tips Kontrollplikten Difis anbefalte oppfølging 18 1. Egenrapportering med risikovurdering 19 2. Dokumentasjonsgjennomgang 23 3. Stedlig kontroll 24 3
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår får anvendelse når: Anskaffelsen gjelder bygge-, anleggs- og tjenestekontrakter. Anskaffelsen er over 1 million ekskl. mva. hvis dere er en statlig virksomhet eller over 1,6 millioner ekskl. mva. om dere er kommunal eller fylkeskommunal virksomhet eller offentligrettslig organ. Kontrakten Dere skal sørge for at kontrakten inneholder: Krav om at ansatte hos leverandører og underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med gjeldende allmenngjøringsforskrift og/eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Sanksjoner til bruk ved brudd på vilkårene. Krav om at leverandøren og underleverandører på forespørsel dokumenterer at kravene blir oppfylt. Difi tilbyr standard kontraktsvilkår til bruk i alle anskaffelser. Kontrollplikten Kontollplikten innebærer at dere må utøve nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes i kontraktsperioden. I Doffin/TED Dere skal opplyse i konkuransegrunnlaget eller kunngjøringen at kontrakten inneholder krav i henhold til forskriften. 4
Oppfølging på 1-2-3 Difi tilbyr en oppfølgingsmetodikk i opptil tre trinn, hvor oppfølgingen blir mer omfattende i hvert trinn: 1 2 3 Egenrapportering med risikovurdering Difi har utviklet et egenrapporteringsskjema som vi anbefaler at dere bruker i alle anskaffelser. Egenrapporteringen omfatter tre hovedområder: Normale lønns- og arbeidsvilkår i virksomheten. Ansatte i egen virksomhet. Underleverandører. Svarene på egenrapporteringen gir grunnlaget for en risikovurdering av kontrakten. Andre vurderinger som bør være med i en slik risikovurdering, er: Har dere tidligere erfaring med leverandøren eller noen av underleverandørene? Hvor oversiktlig er leverandørkjeden? Og hvor mange underleverandører er det? Omfatter kontrakten noen av de identifiserte høyrisikobransjene? Er det for dere en stor og/eller viktig kontrakt? Dokumentasjonsgjennomgang Når egenrapporteringen med risikovurderingen viser at det er behov for ytterligere kontroll. Det kan være lurt å få dokumentasjon i to omganger. I første omgang kan dere be om: Innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører. Oppdatert liste over hvilke tariffavtaler ansatte hos leverandøren/underleverandører omfattes av. Dere bør også få med en lenke til hvor tariffavtalene ligger på nett. Hvilke lønnsrammer og eventuelle tillegg som gjelder for de ulike stillingskategoriene/ stillingskodene. Komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørens ansatte. I andre omgang bør dere be om dokumentasjon fra et utvalg ansatte. Dokumentasjonen skal være fra det samme utvalget, og bør minimum inkludere: Timelister. Arbeidsavtaler. Lønnsslipper. Stedlig kontroll Dette er viktig å tenke på når dere skal utføre en stedlig kontroll: Avklar i kontraktsvilkårene at dere har rett til uanmeldte/ meldte stedlige kontroller. De kan være hos leverandører/ underleverandører eller på lokasjonen. En slik kontroll kan inkludere tilgang til lønns- og personalsystemer. Vurder om dere vil utføre kontrollen selv, eller hente inn spesiell kompetanse Dere bør være minimum to tilstede på vegne av oppdragsgiver. Start kontrollen med et møte med alle som er involvert, avklar tid/plan for kontrollen. Når dere har utført kontrollen, gå gjennom notater med leverandøren og legg frem observasjonene for å avklare eventuelle misforståelser. 5
Bakgrunn Hva er sosial dumping? Sosial dumping er pekt på som en av hovedutfordringene i det norske arbeidslivet. Når arbeidsinnvandringen øker, øker også risikoen for sosial dumping. Sosial dumping er ikke et entydig definert begrep. Regjeringen mener sosial dumping skjer «både ved brot på helse-, miljø- og sikkerheits reglar, mellom anna reglar om arbeidstid og krav til bustandard, og når lønn og andre ytingar er uakseptabelt låge, samanlikna med det norske arbeidstakarar normalt tener, eller ikkje er i tråd med allmenngjeringsforskrifter der slike gjeld». Hvorfor arbeide mot sosial dumping? Uanstendige lønns- og arbeidsvilkår har store konsekvenser for de som opplever det. Dette er gjerne arbeidere som allerede befinner seg i en vanskelig livssituasjon. Forskjellsbehandling av arbeidstakere er ikke bare uheldig for de som får dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn normen, det skaper også et press på rettighetene som er opparbeidet i det norske arbeidslivet, og det er en risiko for at sosial dumping kan utfordre den norske arbeidslivsmodellen. Sosial dumping er også svært skadelig for konkurransen i markedet. De useriøse bedriftene kan prise sine tjenester langt lavere enn sine seriøse konkurrenter på grunn av lavere kostnader knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, og vinne anbud på denne måten. Slik blir sosial dumping et hinder for konkurranse på like vilkår. Når seriøse bedrifter blir presset ut av markedet, må si opp arbeidstakere, flytte eller outsource produksjonen går konsekvensene ut over norske arbeidsplasser. Erfaringer tilsier også at der det forekommer sosial dumping forekommer det også andre typer useriøsitet som for eksempel skattesnusk, og kampen mot sosial dumping er derfor også en kamp mot useriøse og kriminelle forhold. 6 Offentlig sektor har et særskilt ansvar for å motvirke sosial dumping. Dere skal ikke medvirke til utnyttelse av utenlandske arbeidere på det norske arbeidsmarkedet. En måte å motvirke sosial dumping i offentlige anskaffelser på, er å etterleve forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008. Hvis dere ikke etterlever forskriften, bryter dere regelverket. Det innebærer også en betydelig omdømmerisiko.
Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter stiller krav til hvilke kontraktsvilkår som skal inkluderes i bygge-, anleggs- og tjenestekontrakter. Forskriften gjelder for: Statlige virksomheter der anskaffelsen er over 1 million ekskl. mva Kommunale, fylkeskommunale eller offentligrettslige virksomheter der anskaffelsen er over 1,6 millioner ekskl. mva Dere skal stille krav både til leverandører og eventuelle underleverandører. De plikter å ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjorte eller landsomfattende tariffavtale. Krav til lønns- og arbeidsvilkår i de allmenngjorte tariffavtalene vil variere i omfang og er klart definert i hver forskrift. I de landsomfattende tariffavtalene omfatter dette minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Kravet gjelder de ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Forskriften stiller krav om at kontrakten skal gi dere som oppdragsgiver rett til å kreve dokumentasjon fra leverandør og eventuelle underleverandører. Dokumentasjonen skal vise om lønns- og arbeidsvilkårene er oppfylt. Kontrakten skal også inneholde sanksjoner til bruk dersom kravene ikke etterleves. Sanksjonene skal være egnet til å få leverandøren og eventuelle underleverandører til å oppfylle kravene. Allerede i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget skal dere opplyse om at kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskriften. I kontraktsperioden skal dere gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Graden av kontroll kan tilpasses behovet i vedkommende bransje, geografiske område mv. Det er Arbeidstilsynet som har ansvaret for tilsyn med offentlige oppdragsgiveres oppfølging av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 7
Forskriftene om allmenngjøring justeres samtidig med endringer i tariffavtalene de bygger på. Dere kan lese mer om allmenngjøring og bestemmelsene innen hvert av områdene på Arbeidstilsynet sine sider: www.arbeidstilsynet.no Hva er en allmenngjort tariffavtale? En allmenngjort tariffavtale er forskrift som angir en minimumsstandard for lønns- og arbeidsvilkår. Den gjelder for alle som arbeider innen området allmenngjøringen omfatter, selv om de i utgangspunktet ikke er bundet av en tariffavtale. Det er fire områder som har allmenngjort tariffavtale, også kalt allmenngjøringsforskrift: Byggeplasser Skips- og verftsindustrien Jordbruks- og gartnerinæringene Renhold Forskriftene om allmenngjøring har hjemmel i allmenngjøringsloven. I tillegg til forskriftene om allmenngjorte tariffavtaler, kommer forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett. Denne forskriften gjelder for de allmenngjorte områdene, både for private og offentlige virksomheter. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, og forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, er delvis overlappende. Når du følger denne veilederen følger du i prinsippet begge forskriftene som offentlig oppdragsgiver. Merk at allmenngjøringsforskriftene og forskrift om informasjons- og, påseplikt og innsynsrett gjelder uavhengig av verdi for anskaffelsen. Ved anskaffelser innen de allmenngjorte områdene skal dere stille krav og følge opp i henhold til disse forskriftene. Dette gjelder også under verdigrensen på 1 million/1,6 millioner ekskl. mva. Resten av veilederen vil kun ta for seg lønns- og arbeidsvilkår i henhold til forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Hva er en landsomfattende tariffavtale? En tariffavtale inngått mellom hovedsammenslutningene, fagforbundene og arbeidsgiverforeningene i norsk arbeidsliv og som ikke er geografisk avgrenset eller avgrenset til enkeltvirksomheter, vil i utgangspunktet være landsomfattende. Hva menes med minste arbeidstid? Arbeidsmiljølovens hovedregel er maksimum 9 timer i løpet av 24 timer eller 40 timer i løpet av 7 dager. Dette er regulert i arbeidsmiljølovens kap. 10. Gjennom tariffavtaler kan partene i arbeidslivet bli enige om lavere timeantall enn arbeidsmiljølovens bestemmelser. Der tariffavtalen gir gunstigere arbeidstid for arbeidstakerne, skal den gjelde. Det er dette vi forstår med «minste arbeidstid». Der tariffavtalen ikke har slike bestemmelser, gjelder arbeidsmiljølovens generelle bestemmelser. Dere kan også ta kontakt med partene i arbeidslivet for å få vite mer om arbeidstidsordningene i de tariffavtalene som er aktuelle for deres kontrakter. 8
Når får forskriften anvendelse i praksis? Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår får anvendelse for arbeid utført i Norge. Arbeid utført utenfor Norges grenser faller altså utenfor, selv om oppdragsgiveren er fra norsk offentlig sektor. Eksempel 1 En polsk bedrift har en kontrakt med en offentlig virksomhet for et anleggsprosjekt i Norge. Før de ankommer Norge, bruker bedriften to ukesverk på forberedelser i Polen, før de sender fem medarbeidere til anleggsplassen. Forskriften får anvendelse for den tiden de fem medarbeiderne bruker på anleggsplassen i Norge, ikke for tiden brukt på forberedelser i Polen. Eksempel 2 En offentlig virksomhet har en kontrakt for utvikling og installering av programvare med en bedrift i India. Arbeidet foregår på den indiske bedriftens kontorer i Mumbai, og installeres over internett på den offentlige virksomhetens utstyr som står i Norge. Forskriften får ikke anvendelse for dette arbeidet, men den offentlige virksomheten er likevel forpliktet til å ha med forskriftskravene som kontraktsvilkår hvis kontrakten er over grenseverdiene. Dette fordi den offentlige virksomheten ved utarbeidelse av konkurransegrunnlagene og kontrakten ikke kan vite hvem som vinner anbudet og hvor arbeidet utføres. 9
Strategier og rutiner Et eksempel på intern kommunikasjon er Jernbaneverkets brosjyre om sosial dumping. Den finner dere på: www.anskaffelser.no Difi har utviklet verktøy og veiledning til hvordan lage og implementere en anskaffelsesstrategi. Det finner dere på: www.anskaffelser.no Strategi Difi anbefaler at arbeidet mot sosial dumping forankres hos ledelsen i virksomheten deres, og omtales i relevante strategidokumenter. Et slikt dokument kan for eksempel være anskaffelsesstrategien. Strategidokumentet bør svare på følgende: Ambisjonsnivå Er dette et nytt felt for dere, kan dere f.eks. velge dere ut særlige risikoområder dere vil starte med å følge opp grundigere. Kompetansebygging Er det behov for kompetansebygging hos de som skal arbeide med dette? Hvor skal den kompetansen i så fall hentes fra? Rolleavklaring Hvem skal ha ansvaret for hva? Kapasitet Har dette betydning for kapasiteten deres på andre områder? Intern informasjon Er det behov for intern informasjon til alle i virksomheten? Det kan gi arbeidet et løft, men som minimum bør alle som anskaffer og/eller følger opp avtaler være informert. Rapportering Hvordan skal arbeidet måles og rapporteres? 10 Rutiner Dere bør også innarbeide kravene til lønns- og arbeidsvilkår i sentrale rutinedokumenter. Dokumentene kan ta for seg rutiner for anskaffelser, inneholde maler for konkurransegrunnlag og kontrakter, og også inneholde sjekklister for oppfølging av kontrakter. Merk at forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett har krav om at det iverksettes systemer og rutiner for å undersøke, og om nødvendig følge opp, at allmenngjøringsforskrifter etterleves. Slike systemer og rutiner må være skriftlige. Selv om forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ikke har dette kravet, anbefaler vi at dere likevel har skriftlige rutiner for arbeidet med lønns- og arbeidsvilkår, både for å sikre kontinuitet i arbeidet og for å koordinere arbeidet mot sosial dumping.
Dokumentene bør si noe om: Kontraktene Hvem skal følge opp kontraktene? Hvordan planlegger dere å følge opp kontraktene? Hvor ofte skal dere følge opp kontraktene? Hvilke kontrakter har behov for grundig kontroll? Hvilke kontrakter kan kontrolleres med egenrapportering og/eller stikkprøver? Difis anbefalinger: Difi har en egen oppfølgingsmetodikk som kan tas i bruk. Vi anbefaler at kontrakter med varighet på over ett år skal inngå i en planlagt, periodisert oppfølging. F.eks. kan en avtale på fire år kontrolleres grundig første året, og så med egenrapportering de andre årene, dersom den første kontrollen ikke avdekker alvorlige brudd. Kontroll Hva slags dokumentasjon skal dere be om fra leverandøren? Hva skal til for at dere foretar en ytterligere eller grundigere kontroll av en kontrakt enn opprinnelig planlagt? Difis anbefaler at dere sjekker ekstra der det forekommer: a. Flere klager på kvaliteten av utført arbeid hos en leverandør b. Kontaktperson blir skiftet ut c. Avtalt tidspunkt for utført arbeid endres d. Firmaet endrer navn, men beholder organisasjonsnummeret e. Firmaet endrer organisasjonsnummer, men beholder navnet f. Arbeidstilsynet gir leverandøren pålegg (uavhengig om pålegget gjelder forhold som faller inn under kontraktsvilkårene eller ikke) g. Negativ medieoppmerksomhet om leverandøren TIPS: Få oversikt over kompetansen dere allerede har internt. Samarbeid på tvers av avdelinger. Det kan være andre i virksomheten som har kompetanse om feltet, f.eks. personalavdelingen, tillitsvalgte, verneombud etc. Tenk samarbeid også utover virksomhetens grenser. Hvis dere allerede har et anskaffelsessamarbeid med andre offentlige virksomheter, kan det være ressurseffektivt å samarbeide også om oppfølging av kontrakter. Ved offentlig samarbeid med samme leverandør, er det mulig å dele resultat av oppfølgingen virksomhetene imellom.dette er iverksatt av Oslo kommune for oppfølging av sosiale/etiske krav. Virksomhetene som er med på en rammeavtale Oslo kommune administrerer, deler rapporter fra oppfølgingen av felles leverandører med hverandre. Andres rapporter gir dere en pekepinn på om dere også skal foretar grundigere kontroller av leverandøren. Brudd Hvordan skal dere håndtere brudd? Skal dere involvere Arbeidstilsynet? Hvilke sanksjoner skal dere bruke? Eksempler på sanksjoner finner du i Difis anbefalte standard kontraktsvilkår. Les mer om Oslo kommunes rammeavtale på Utviklings- og kompetanseenhetens hjemmesider: http://www.utviklings-ogkompetanseetaten.oslo. kommune.no/anskaffelser/ article245452-10957.html. 11
Planleggingsfasen To sentrale spørsmål: 1) Er dette en anskaffelse av bygg, anlegg eller tjenester? 2) Er den antatte verdien på anskaffelsen over 1 million ekskl. mva (statlig virksomhet) eller 1,6 million ekskl. mva (kommunal eller fylkeskommunal virksomhet eller offentligrettslig organ)? Hvis svaret er ja på begge spørsmålene, skal dere sette krav til lønns- og arbeidsvilkår jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. I planleggingsfasen er det nyttig å tenke gjennom hvordan dere skal følge opp kravene dere stiller. Gjør en vurdering om dette er en anskaffelse med høy risiko for sosial dumping. Still dere spørsmålene: Skal arbeidet utføres i Norge? Er det stor sannsynlighet for underleverandører i ett eller flere ledd? Hva er våre tidligere erfaringer med denne bransjen? Har bransjen høy risiko for sosial dumping? Erfaringsmessig er det størst risiko for sosial dumping innen: - Bygg- og anlegg - Renholdstjenester - Transporttjenester - Helse- og omsorgstjenester - Hotell- og restaurant - Skips- og verftsindustrien - Landbruks- og gartnerinæringen Markedsundersøkelser kan hjelpe dere med å identifisere de største utfordringene i bransjene. I planleggingsfasen er det også nyttig å tenke gjennom hva som er ambisjonsnivået deres for krav til lønns- og arbeidsvilkår i denne kontrakten og hvilke implikasjoner det har for oppfølgingen. 12
13
Konkurransegjennomføring Difi har utarbeidet standard kontraktsvilkår som kan brukes i alle anskaffelser. De ligger på: www.anskaffelser.no Potensielle tilbydere må informeres om at dere stiller krav til lønns- og arbeidsvilkår. Det skal opplyses om kravet allerede i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Det er tilstrekkelig hvis dere legger ved kontrakten med kontraktsvilkårene i utlysningen, men vi anbefaler at dere i tillegg opplyser om dette under Spesielle kontraktsvilkår ved utlysningen i Doffin. Vær oppmerksom på at Difis standardkrav følger forskriften ordrett. Det vil si at for anskaffelser innen de allmenngjorte områdene stilles det andre krav til lønns- og arbeidsvilkår enn for de områdene med landsomfattende tariffavtaler, da de allmenngjorte tariffavtalene varierer i omfang. Konsekvensene i praksis er: For landsomfattende tariffavtaler stiller dere krav til og skal følge opp minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen For bygg stiller dere krav til og følger opp timelønn, utgifter til reise, kost og losji og arbeidstøy. For renhold stiller dere krav til og følger opp timelønn, nattillegg, utgifter til reise, kost og losji og arbeidstøy. For skips- og verftsindustrien stiller dere krav til og følger opp timelønn, overnattingstillegg, skifttillegg, overtidstillegg, arbeidstid og gjennomsnittsberegning av arbeidstid, utgifter til reise, kost og losji og arbeidstøy. For jordbruks- og gartnerinæringen skal dere følge opp timelønn, fagarbeidertillegg, helge- og helligdagstillegg for de i fast turnus. For oppdragsgivere som ønsker å gå utover allmenngjøringsforskriftene og f.eks. stille krav til og følge opp arbeidstid også i bygganskaffelser, er dette mulig selv om dette ikke følger direkte av regelverket. Difi kommer tilbake med eksempler på hvordan kravene i slike tilfeller kan stilles, men ønsker dere å vite mer kan dere kontakte oss på sosialdumping@difi.no. Enten dere velger å bruke Difis standardkrav eller egendefinerte krav, er det viktig å ta med administrative bestemmelser som gir dere rett til å kreve 14
dokumentasjon og utføre kontroll. Dette gjelder også nedover i leverandørkjeden. I tillegg omfatter administrative bestemmelser sanksjonsrett ved avvik fra kravene omfattet av kontrakten. Avvisning av unormalt lave tilbud I noen typer anskaffelser kan det, ved god kjennskap til bransjen, være mulig å avdekke uanstendige lønns- og arbeidsvilkår allerede i gjennomføringsfasen ved å identifisere unormalt lave tilbud. Det kan gi mulighet til å avvise tilbydere jf. avvisningsreglene i forskrift om offentlige anskaffelser, men først plikter dere å spørre tilbyder om grunnen til at tilbudet er unormalt lavt. Det kan foreligge lovlige grunner, for eksempel at tilbyder ikke tar fortjeneste for å komme seg inn på markedet eller har nye løsninger. Les mer om avvisningsreglene i FADs veileder til regelverket om offentlige anskaffelser: http://www.regjeringen.no/nb/ dep/fad/dok/veiledninger_og_ brosjyrer/2012/veilederoffentlige-anskaffelser/ 13.html?id=696179 15
Kontraktsoppfølging 16 Selve oppfølgingen kan gjennomføres på forskjellige måter. Kontrollen av kravene vil variere i omfang ut fra hva slags anskaffelse det er snakk om. Praktiske tips: Send skriftlig beskjed til leverandøren som skal følges opp. Informer om hva som skal skje og når det skal skje. Ved forhåndsanmeldt kontroll av underleverandør, informer hovedleverandøren om oppfølgingen og omfanget av den før oppfølgingen finner sted. Informer også om utfallet av oppfølgingen i etterkant. Vær nøytral, diskret og nøyaktig i løpet av oppfølgingen. Ha respekt for leverandøren og vis forståelse for at noen leverandører trenger veiledning for å klare å etterleve kravene. Oppfølgingen er basert på tillit og dialog mellom dere og leverandøren. Den som utfører kontrollen bør ikke være den samme som skal følge opp leverandøren resten av avtaleperioden. Vurder dette fra kontrakt til kontrakt. I etterkant av hver oppfølging, gi leverandøren et skriftlig notat med deres forståelse av forholdene. Da vet leverandøren at dokumentasjonen er gjennomgått. Baser alle argumenter på dokumentasjonen eller egenrapporteringen. Dette gir leverandøren anledning til å rette opp eventuelle mangler i dokumentasjonen/rapporteringen, eller eventuelle feilinntrykk før dere iverksetter tiltak. Vær ydmyke for at dere kan ha misforstått eller ha mangelfull informasjon. Tenk over ordvalget i kommunikasjonen. Det kan være nyttig å bruke nøytrale ord. F.eks. kan mulige brudd kalles «observasjoner» til leverandøren har fått anledning til å uttale seg om sin side av saken. Anonymiser personlige opplysninger. Bruk partene i arbeidslivet og den kompetansen dere har internt om arbeidsmiljøloven. Personalavdelingen vil sannsynligvis ha en del å bidra med. Under oppfølgingen kan det komme opp forhold hos leverandøren som ikke faller inn under kontraktsvilkårene, men som dere likevel ønsker å ta videre. I disse tilfellene anbefaler vi at dere tar kontakt med Arbeidstilsynet eller andre relevante myndigheter. Arbeidstilsynet har tipstelefon 815 48 222.
Kontrollplikten Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter krever at oppdragsgiver gjør «nødvendig kontroll». Hva som er «nødvendig kontroll» er ikke det samme i alle kontrakter, og dere må gjøre en konkret vurdering i hver kontrakt. Les mer om kontrollplikten i Arbeidsdepartementets svar på hva som ligger i nødvendig kontroll på: www.anskaffelser.no Det absolutte minimumskravet er at dere har god oversikt over og kan redegjøre for hvem som er leverandører og underleverandører. I noen anskaffelser kan det være tilstrekkelig dersom dere har gjort en risikovurdering av kontrakten, og vurdert risikoen som lav. Eksempler på «nødvendig kontroll» av leverandør / underleverandør: Hvis dere har samarbeidet med den seriøse og lovlydige virksomhet tidligere kan f.eks. stikkprøver være tilstrekkelig kontroll i tillegg til oversikten over leverandørkjeden. Ved inngåelse av en ny kontrakt med ukjent virksomhet, kan det være behov for mer dokumentasjon og grundigere kontroll i startfasen. Dere skal kun kontrollere om leverandøren oppfyller kontraktsvilkårene. Arbeidstakernes lønns- og arbeidsvilkår er fortsatt arbeidsgivers ansvar, ikke deres som oppdragsgivere. Det er leverandøren som har ansvaret for å gi dere dokumentasjon som gjør dere i stand til å vurdere om bedriften oppfyller kontraktsvilkårene. Ved brudd eller begrunnet mistanke om brudd på kontraktsvilkårene, bør dere melde fra til Arbeidstilsynet eller Petroleumstilsynet. Kontrollplikten er deres som oppdragsgiver. Det innebærer at dere ikke kan overlate oppfølgingen til for eksempel leverandøren. Det er dere som skal utføre aktiviteten og eie kontrollansvaret. Ved bruk av en eventuell ekstern kontrollør, er det derfor viktig at det er dere som engasjerer kontrolløren og bestemmer hva som skal kontrolleres. 17
Difis anbefalte oppfølging Difi har utviklet en oppfølgingsmetodikk i opptil tre trinn, hvor graden av oppfølgingen blir mer omfattende i hvert trinn. 1 2 3 Egenrapportering med risikovurdering er anbefalt i alle anskaffelser. Dokumentasjonsgjennomgang er anbefalt når egenrapporteringen med risikovurdering viser at det er behov for ytterligere kontroll. Stedlig kontroll er for de virksomhetene som ønsker å ligge langt fremme i feltet eller i kontrakter hvor det er behov for særlig kontroll Metodikken er basert på og regulert i Difis anbefalte kontraktsvilkår. Det er fullt mulig å gjøre trinn 1, og deler av trinn 2 som en verifisering av trinn 1 eller grundigere undersøkelser på enkeltpunkter. Vi anbefaler at dere har en systematisk og periodisk oppfølging av alle kontrakter. En langvarig kontrakt kan f.eks. følges opp grundig i løpet av det første året. Dersom det ikke blir avdekket alvorlige brudd, kan egenrapportering være tilstrekkelig de resterende årene. 18
1 Egenrapportering med risikovurdering Difi har utarbeidet en mal for egenrapporteringsskjema. Med mindre annet er avtalt, skal skjemaet fylles ut av leverandør og returneres innen én måned etter at kontrakten har startet. Mal for egenrapportering er tilgjengelig på: www.anskaffelser.no Svarene fra leverandøren vil gi dere et grunnlag for risikovurdering av kontrakten, og for vurdering av behov for grundigere oppfølging. Nedenfor finner dere veiledning til punktene i egenrapporteringsskjemaet. Spørsmål 1 Normale lønns- og arbeidsvilkår i virksomheten Dersom leverandøren allerede følger tariff og legger ved lenke til gjeldende tariffavtaler, er det større sannsynlighet for at de har ordnede lønns- og arbeidsforhold. Mange bedrifter er derimot ikke dekket av landsomfattende tariffavtaler, noe som er fullt lovlig i dagens arbeidsliv. Særlig gjelder det små og mellomstore norske bedrifter og utenlandske selskaper. De bør da beskrive hvordan de følger opp arbeidsvilkår i henhold til kontraktsvilkårene. Leverandøren må da velge hvilke(n) landsomfattende tariffavtale(r) som de legger til grunn for lønns- og arbeidsvilkår i denne kontrakten. En forutsetning er at tariffavtalen er aktuell for arbeidet som arbeiderne skal utføre. Er dere usikre på om tariffavtalen de henviser til er riktig for det arbeidet de utfører, bør dere ta kontakt med partene i arbeidslivet for å få dette verifisert. Leverandøren må holde seg til én og samme landsomfattende tariffavtale for en arbeidstaker. Faller leverandøren inn under en av forskriftene om allmenngjorte tariffavtaler og krysser av for nei på dette spørsmålet, kan det indikere at bedriften ikke er oppmerksom på gjeldende lover og regler. I slike tilfeller vil det være nyttig å gjøre leverandøren oppmerksom på dette, og eventuelt henvise til Arbeidstilsynets sider for mer informasjon. Spørsmål 2 Ansatte i egen virksomhet Noen områder har større risiko for sosial dumping enn andre. Hvis leverandørens ansatte faller inn under disse områdene, er det grunn til å være ekstra oppmerksom. Stor utskifting av personale kan også tyde på dårlige lønns- og arbeidsvilkår. Stor andel av utenlandsk arbeidskraft kan gi større risiko for brudd på kontraktsvilkårene. Det kan være særlig grunn til å gå videre til trinn to om leverandøren står for kost og losji, da dette erfaringsmessig er et faresignal. Om de ansatte har tillitsvalgte å henvende seg til, vil det styrke deres vern mot brudd på vilkårene. Det samme gjelder henvendelse til verneombud. Verneombudet skal ivareta arbeidstakerne med hensyn til arbeidsmiljøloven, og det skal være minst ett verneombud i virksomheter med flere enn ti arbeidstakere. For virksomheter med færre enn ti arbeidstakere, er hovedregelen at partene skriftlig kan avtale en annen ordning. I bransjene bygg og anlegg, hotell, restaurant og renhold, gjelder ordningen Les mer om verneombud på: www.arbeidstilsynet.no Les mer om regionale verneombud på: http://rvofond.no/ 19
med regionale verneombud. De skal være pådrivere for et godt arbeidsmiljø, med særlig fokus på små og mellomstore bedrifter. De skal også fungere som verneombud på arbeidsplasser som ikke har valgt verneombud. Spørsmål 3: Underleverandører Dersom leverandøren bruker eller planlegger å bruke underleverandører som utfører arbeid i Norge, skal leverandøren liste opp navn på disse. Dette gjør leverandøren for å vise at de har kontroll på leverandørkjeden sin. Leverandøren skal også ha tilsvarende krav til lønns- og arbeidsvilkår i sine kontrakter med underleverandører, som dere har i deres kontrakt med leverandøren. Et eksempel på kontraktskrav skal inkluderes. Om dere ønsker å se de faktiske formuleringene i kontraktene, kan dere be om innsyn i kontraktene de har med underleverandørene. Om underleverandørene er utenlandske og/eller benytter innleid og/eller utsendt arbeidskraft, bør dere være ekstra oppmerksomme i videre oppfølging. Hvis leverandøren vet hvilke allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler underleverandørene følger, er dette positivt og viser at leverandøren har startet oppfølgingsarbeidet. De skal også redegjøre for hvordan de følger opp lønns- og arbeidsvilkår hos sine underleverandører. Der det finnes systematisert oppfølging av underleverandører, er det mindre risiko for brudd på kontraktsvilkårene. Noen leverandører kan ha behov for bistand under utfylling av skjemaet, og vi anbefaler at dere tar kontakt med leverandøren en til to uker etter at dere har oversendt skjemaet og hører om de har noen spørsmål. Det vil også lette arbeidsbyrden deres når dere skal tolke svarene. Det er vanskelig å si hva som er gode og «riktige» svar og hvordan dere kan tolke svarene som kommer inn. Det vil variere avhengig av kontrakt, leverandør og deres kompetanse og erfaring som oppdragsgiver. På generelt grunnlag kan vi si at der leverandøren gir overflatiske svar uten konkret innhold og/ eller svarene er uklare, kan det være grunn til å be om avklaring. Hvis de fortsatt ikke gir klare svar, kan det være nødvendig å gå til trinn 2 av oppfølgingen. Svarene på egenrapporteringen gir dere grunnlaget for en risikovurdering av kontrakten. Andre vurderinger som bør være med i en slik risikovurdering, er: Har dere tidligere erfaring med leverandøren eller noen av underleverandørene? Hvor oversiktlig er leverandørkjeden? Og hvor mange underleverandører er det? Omfatter kontrakten noen av risikoområdene nevnt i kapittel 3? Er det for dere en stor og/eller viktig kontrakt? Dersom dere har tidligere erfaringer med leverandøren eller underleverandørene som seriøse og lovlydige leverandører, kan det telle positivt i risikovurderingen. Dersom leverandørkjeden er stor med mange ledd, kan det være grunn til å vurdere grundigere oppfølging. Det samme gjelder der arbeidet utføres innen en av de identifiserte risikobransjene. Er kontrakten stor og/eller viktig, kan det også tilsi at dere bør vurdere å følge den opp ytterligere. 20 Noen ganger kan brudd på kontraktsvilkårene komme til syne allerede i egenrapporteringen, slik som mangel på tilsvarende bestemmelser nedover
i leverandørkjeden. Be leverandøren om å rette forholdet innen rimelig frist og be om dokumentasjon på rettelsen. Fristen settes avhengig av hvor mange kontrakter det gjelder. Bruk sanksjonsmulighetene i kontrakten om nødvendig. Er egenrapportering og risikovurdering tilstrekkelig kontroll? Egenrapportering med påfølgende risikovurdering kan være en hensiktsmessig kontroll av om kontraktsvilkårene oppfylles i kontraktsperioden. Det gjelder særlig Kontrakter med svært lav risiko for sosial dumping. Kontrakter der dere har dokumentert tidligere gode erfaringer med l everandøren og underleverandøren på lønns- og arbeidsvilkår. Når svarene på egenrapporteringen er utfyllende. Den viktigste hensikten med egenrapporteringen og risikovurderingen er å differensiere mellom de kontraktene med lav og høy risiko for brudd på kontraktsvilkårene. Det vil ikke si at det ikke kan skje brudd i kontraktene dere risikoen er vurdert som lav, men det handler om å prioritere ressursene på oppfølging av kontrakter der risikoen er størst. Det er ingen fasit for når dere bør ta oppfølgingen ett skritt videre, men Difi anbefaler å ta en grundigere oppfølging når: Svarene på egenrapporteringen er mangelfulle, selv etter at dere har bedt om utfyllende svar. Kontrakten gjelder en eller flere av bransjene på høyrisikolisten. Det er mange underleverandører og/eller uoversiktlig leverandørkjede. Det er utenlandske bedrifter og/eller stor andel utenlandske arbeidere. Dere har erfaring med at leverandøren eller underleverandører har hatt utfordringer med å gi arbeidere gode lønns- og arbeidsvilkår tidligere. Dette gjennom egne eller samarbeidspartneres erfaringer, eller gjennom media. Kontrakten er stor og/eller strategisk viktig for dere som virksomhet Kontrakten er ny og/eller dere har ikke tidligere erfaringer med leverandøren og/eller underleverandøren 2 Dokumentasjonsgjennomgang For grundigere kontroll er neste trinn en dokumentasjonsgjennomgang. Dette trinnet kan også brukes for stikkprøver i kombinasjon med trinn 1, som verifisering av egenrapporteringen. Dokumentasjonsgjennomgangen tilsvarer punkt 2 b) av Difis anbefalte kontraktsvilkår for lønns- og arbeidsvilkår (administrative bestemmelser). Som vist i kapittelet om konkurransegjennomføring, er det ulikt hva de 21
allmenngjorte og de landsomfattende tariffavtalene krever. Dette har direkte konsekvenser for hva dere har anledning til å følge opp i kontraktsperioden. I kontraktsvilkårene er det listet opp eksempler på hva leverandøren skal levere av dokumentasjon. Det er mulig å be om dokumentasjon utover det som er listet opp i dette punktet. Siden dette allerede står nevnt i kontraktsvilkårene, bør leverandøren være forberedt på at det er minimum denne dokumentasjonen dere etterspør ved oppfølging. Et eksempel på slikt brev er Jernbaneverkets brev om innhenting av dokumentasjon med vedlegg om taushetserklæring. Det ligger på: www.anskaffelser.no Les mer om oversettelse av dokumentasjon på: www.anskaffelser.no Dere bør henvende dere til leverandøren med en liste over hva dere vil ha dokumentasjon på, når dere vil ha den og informasjon om gjennomføringen av dokumentasjonsgjennomgangen. Fristen for å få dokumentasjonen kan variere fra kontrakt til kontrakt, men vanlig frist er to uker. Dersom leverandøren ikke er villig til å gi denne informasjonen, kan dere inkludere en forklaring på hvorfor dere har rett til å få innsyn i dokumentasjonen. Understrek at kontraktsvilkårene inneholder en taushetsplikt. Det er leverandøren som bærer risikoen for dokumentasjonen før den er i deres hender. Leverandøren velger selv hvordan den skal overleveres. Dokumentasjonen må være skrevet slik at oppdragsgiver er i stand til å kontrollere om lønns- og arbeidsvilkårene er oppfylt. Hvis dokumentasjonen kommer på annet språk enn norsk, er det anledning til å be om å få den oversatt fra leverandøren. Det kan være hensiktsmessig å få dokumentasjonen i to omganger. I første omgang bør dere få: Innsyn i leverandørens avtalte lønns- og arbeidsvilkår med eventuelle underleverandører. Dette kan f.eks. gjøres ved å legge ved fulle kontrakter eller utdrag av kontraktene som omhandler lønns- og arbeidsvilkår. Oppdatert liste over hvilke allmenngjorte og/eller landsomfattende tariffavtaler ansatte hos leverandør/underleverandør omfattes av. Innhent lenke til hvor tariffavtalene ligger på nett. Hvis leverandøren ikke er omfattet av allmenngjort eller landsomfattende tariffavtale, skal det legges ved informasjon om hvilket grunnlag lønnen bygges på. Hvilke lønnsrammer som gjelder for de ulike stillingskategoriene/stillingskodene og eventuelle satser/tillegg for skift, turnus, overtid og ulempe. En stillingskode/kategori er f.eks. slik som 1408 Førstekonsulent, og dere må få informasjon om hvordan lønnsrammene er for denne inkludert tillegg. Komplett liste med navn på egne og eventuelle underleverandørers ansatte. Dette er delvis for å se om leverandøren har oversikt over egne og underleverandørers ansatte, og delvis til bruk for dere i den videre oppfølgingen. Etter at dere har fått første dokumentasjon, kan dere velge dere ut noen ansatte dere vil følge opp nærmere. Det er dere som oppdragsgivere som skal foreta utvelgelsen. Utvelgelsen kan gjøres på bakgrunn av tidligere erfaringer med problemer hos enkelte yrkesgrupper eller være tilfeldig utvalgt. I neste del av innhentingen av dokumentasjonen bør dere gi kort frist, for eksempel fem dager (avhengig av leveransemåte). Ta utgangspunkt i de samme utvalgte ved innhenting og be om: 22
Timelister. Timelistene skal tydelig vise dato og tidspunkt for det utførte arbeidet. Sjekk arbeidstiden opp mot den avtalte arbeidstiden i arbeidsavtalen, lønnslippen og arbeidstidsbestemmelsene regulert i arbeidsmiljøloven og/ eller tariffavtalen. Er timelistene vanskelige å forstå, be om forklaring fra leverandør og/eller arbeidstaker. Selv om dere følger opp en kontrakt hvor det er en allmenngjøringsforskrift som ikke omfatter arbeidstid, vil timelistene gi dere viktig informasjon om timelønnen. Arbeidsavtaler. Arbeidsmiljøloven har en rekke krav til hva arbeidsavtalen skal inneholde. Særlig relevant er: En beskrivelse av arbeidet, eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori. Den gjeldende eller avtalte lønn ved arbeidsforholdets begynnelse, eventuelle tillegg og andre godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling. Lengde og plassering av den avtalte daglige eller ukentlige arbeidstiden. Avtale om særlig arbeidstidsordning etter bestemmelsene om redusert arbeidstid eller fleksibel arbeidstid. Opplysninger om eventuelle tariffavtaler som regulerer arbeidsforholdet. Dersom avtale er inngått av parter utenfor virksomheten skal arbeidsavtalen inneholde opplysninger om hvem tariffpartene er. Les mer om arbeidsavtaler på: www.arbeidstilsynet.no Lønnsslipper. Lønnsslippene skal tydelig vise hvilken lønn som er betalt for arbeid i de ulike arbeidstidsordningene. Ved akkordlønn skal det tydelig gå frem hvor mange timer som er lagt til grunn for lønnen. Lønnsslippen skal vise lønn for utført arbeid, ekskludert utgifter til reise, kost og losji. Er lønnsslippene vanskelig å tyde, ta kontakt med leverandøren og be om forklaring, eventuelt også fra arbeidstakeren. Utgifter til reise, kost og losji. Opplysninger om utgifter til reise, kost og losji dekkes etter tariffavtalen. Her vil det være ulike bestemmelser i allmenngjøringsforskriftene og i de forskjellige landsomfattende tariffavtalene. Det er opp til dere å vurdere om dokumentasjonen er egnet til å kontrollere om kontraktsvilkårene er oppfylt. Er den ikke det, kan dere be om utdypende forklaring av dokumentasjonen eller mer dokumentasjon fra leverandøren og/eller arbeidstakeren det gjelder. Eksempel på mer dokumentasjon kan være informasjon om faktisk utbetalt lønn. Etter at dere har gått igjennom dokumentasjonen bør dere gi tilbakemelding til leverandøren om utfallet av oppfølgingen. Tilbakemeldingen bør være skriftlig for deres, leverandørens og senere oppfølgings del. Les mer om utgifter til reise, kost og losji på: www.anskaffelser.no Dersom dere mener det er brudd på kontraktsvilkårene, gi leverandøren en frist for å rette forholdene. Dere kan også be om en plan for forbedringer som dere godkjenner, og dette kan være egnet der det er alvorlige forhold eller forhold som tar tid å utbedre. Opplys også leverandøren om sanksjoner som blir iverksatt ved manglende rettinger. Hvis dere benytter Difis anbefalte kontraktsvilkår, har leverandøren plikt til å betale dagbøter inntil forholdet er rettet dersom forholdene ikke utbedres innen fastsatt frist. Ved alvorlige brudd som medfører fare for ansattes liv og helse, ved gjentatte brudd eller 23
Et eksempel på slikt brev er Jernbaneverkets brev om redegjørelse av observasjoner. Det ligger på: www.anskaffelser.no Dersom dere møter utfordringer dere trenger veiledning for å håndtere, ta kontakt: sosialdumping@difi.no ved avtalt maksimalt antall dager med dagbøter, ansees det som vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten. Sannsynligheten er stor for at det vil komme opp praktiske utfordringer i dokumentasjonsgjennomgangen som er vanskelig å dekke i en generell veileder som dette. Utfordringene vil variere fra kontrakt til kontrakt, og bransje til bransje. 3Stedlig kontroll For dere som vil gjøre enda grundigere oppfølging, kan stedlig kontroll være nyttig i identifiserte risikokontrakter. Det er også mulighet for å kontrollere dokumentasjonen i trinn 2 ved stedlig kontroll. Stedlig kontroll er regulert i punkt 2 c) av Difis anbefalte kontraktsvilkår (administrative bestemmelser). Kontraktsvilkårene gir dere som oppdragsgiver rett til anmeldte og uanmeldte stedlige kontroller hos leverandør/underleverandør, og ved lokasjonen tjenesten utføres. En slik kontroll kan inkludere tilgang til lønns- og personalsystemer. Fremgangsmåten vil variere avhengig av om kontrollen er anmeldt eller uanmeldt. Ved forhåndsanmeldte kontroller, ta kontakt med leverandøren i forkant og informerer om gjennomføringen av kontrollen. Jernbaneverkets brev om innhenting av dokumentasjon med vedlegg om taushetserklæring kan brukes som inspirasjon. Det ligger på: www.anskaffelser.no Det kan være hensiktsmessig å gi leverandøren beskjed om en anmeldt kontroll kort tid i forveien, for eksempel 3-7 dager, med mindre kontrollen gjøres i leverandørutviklingsøyemed. I så fall kan det være hensiktsmessig å gi leverandøren lenger tid til å forberede seg. Dere velger om dere ønsker å utføre kontrollen selv eller skaffer bistand til stedlige kontroller. Husk at det er oppdragsgiver som har ansvar for oppfølgingen og skal definere hva som skal undersøkes. Under selve kontrollen bør dere være minimum to tilstede på vegne av oppdragsgiver. Bestem dere på forhånd for hva dere skal kontrollere av dokumentasjon, og hvem av de ansatte og fra ledelsen dere vil snakke med. Dere bør også vurdere om de som kontrollerer har tilstrekkelig kompetanse eller ikke. Har dere behov for annen kompetanse, trenger språkkunnskap eller har behov for tolk og egnede verktøy dere ikke innehar når det skal gjennomføres en stedlig kontroll, er det aktuelt å innhente annen kompetanse. Start kontrollen med et felles møte med alle de som involveres hos leverandøren. Gå grundig igjennom tidsplan og aktiviteter for kontrollen. Før dere avslutter kontrollen, sammenlign notater og bli enige om observasjoner av mulige brudd på kravene dere har gjort i løpet av kontrollen. Observasjonene presenterer dere i et avslutningsmøte med leverandøren, hvor leverandøren har mulighet for å kommentere observasjonene, gi tilleggsinformasjon eller oppklare misforståelser. Der dere finner brudd på kravene om lønns- og arbeidsvilkår, gi leverandøren en frist for å rette forholdene. Dere kan også be om en plan for forbedringer som dere godkjenner. Dette er egnet der det er alvorlige forhold eller forhold 24
25
Jernbaneverket har utarbeidet en brevmal for varsel om sanksjoner som kan brukes til inspirasjon. Den ligger på: www.anskaffelser.no som tar noe tid å utbedre. Opplys også leverandøren om sanksjoner som blir iverksatt ved manglende rettinger. Etter kontrollen sender dere en skriftlig oppsummering med resultat av kontrollen og eventuelle frister for retting, sanksjoner og annet dere gikk igjennom på avslutningsmøtet til leverandøren.
27