Konvertering av lokale data til nytt system Oppdatert: 16.11.2011 Innledning I BIBSYS har vi praktisert stor grad av lokale emneord og lokal bruk av etablerte emneordssystemer. Det nye biblioteksystemet vi skal konvertere til, har ikke en slik tradisjon. Her er felles registrering det vanlige. Det er mulig å lagre lokale data i det nye systemet også, men da blir de helt lokale, som andre ikke ser og ikke har tilgang til. Man legger dataene i såkalte 9-er felt, som blir tilgjengelige i lokale grensesnitt. De blir lokalt indeksert og derfor bare lokalt søkbare. Eksempler på slike er 690 og 099. Det synes som om de lokale feltene i OCLC har en helt annen bakgrunn og historikk enn lokale felt i BIBSYS. I OCLC er de innført ganske nylig med tanke på import av bibliografiske poster. OCLC selv understreker at bruk av fellesfelt er å foretrekke. De anbefaler ikke lokale felt. Siden registrering i emnefeltene i stor grad har vært overlatt til bibliotekene selv, har vi i BIBSYS liten kontroll med og oversikt over hva som er registrert her. Vi trenger derfor noen innspill fra bibliotekene før valg av konverteringsprosedyre bestemmes. Styringsgruppen for BIBSYS Biblioteksystem vil kunne legge føringer her og prosjektgruppen Store linjer som støtter BIBSYS med overgangen til nytt system, kan også ha synspunkter på prosessen rundt dette. Men for å gjøre disse valgene trenger vi uansett at de enkelte bibliotek gir en vurdering av de dataene de har i lokale felt, dvs hvor de best hører hjemme. Det er de enkelte bibliotek som best kan vurdere kvalitet og bruk av disse dataene. Derfor denne henvendelsen. Emneord Emneord som faller i en klart definert emneordsliste, er greie å håndtere, som f.eks. Humord og Tek-ord. Disse er allerede innmeldt i MARC 21 og har fått egne koder. 687 Når det gjelder 687 i BIBSYS, kan det være at noen av dere her registrerer emneord fra definerte emneordslister/-system. For noens vedkommende vil det dreie seg om større emneordssystemer som alt har fått egen kode i MARC 21, (http://www.loc.gov/standards/sourcelist/subject.html). Det gjelder Nasjonalbiblioteket (for bibliografiene), UBO og Bergen ressurssenter. For disse vil dataene konverteres til 650 i MARC21, med kode for emneordsliste i $2. 1
Hvis noen av dere bruker andre emneordsystemer, er det fint om dere gir oss beskjed. Vi trenger da informasjon om tittel på emneordsystemet, hvem som står ansvarlig for den. Et scannet bilde av tittelsiden, og evt. deler av innholdet er også bra. Hvis det finnes en URL til en eventuell hjemmeside for emneordsystemet, er det fint om vi får den også. For de fleste biblioteks vedkommende vil dette dreie seg om helt lokale emneord, dvs. det er termer som ikke skriver seg fra definerte emneordslister, men emneordslister som blir vedlikeholdt og brukt av kun ett bibliotek For de som ikke har en definert emneordsliste er det mulig å velge én av tre løsninger: Emneord legges i felles felt 650 uten referanse til noe emneordsystem Emneord legges i lokalt felt 690 Emneord slettes Felles felt (uten referanse til emneordssystem) vil innebære at alle biblioteks emneord havner samlet, uten spor av bibliotek. Dataene kan sees av alle, redigeres av alle og søkes av alle. Lokalt felt vil innebære at dataene kun kan sees lokalt, redigeres lokalt og søkes lokalt. Hvis de lokale emnedataene ikke passer felles eller lokalt ut fra de betingelsene som gjelder, bør de slettes. Spørsmålet til ditt bibliotek blir: Hva er naturlig å gjøre med 687-dataene for ditt bibliotek? De som alt har svart at vi kan slette det de har i 687, trenger ikke svare på nytt. De som har svart at de vil ha dem med over i nytt system, må gi oss et tips om de bør ligge i felles felt (og kan søkes og vises for alle), eller om det bør ligge helt lokalt (og kan søkes og vises for kun ett bibliotek). Hvis ditt bibliotek bruker et emneordssystem som ikke har en egen kode i MARC 21, men som dere mener burde få det, kan melde fra til BIBSYS om dette. 655 Dette feltet har fra det ble innført, vært brukt til Emneord for musikkdokument i EDBkataloger, men bare som en anbefaling, ikke som et pålegg. Vi har derfor mange forekomster at denne som ikke har noen $2-verdi. Vi kan ikke automatisk gå ut fra at det er Emneord for musikkdokument i EDB-kataloger som er brukt og kan dermed ikke legge på kode for dette emneordsystemet maskinelt uten at vi får informasjon fra hvert enkelt bibliotek om det er dette emneordsystemet som er brukt eller ikke. Spørsmålet til ditt bibliotek er: Har ditt bibliotek brukt 655 til kun registrering av Emneord for musikkdokument i EDBkataloger (og dermed ikke registrert noen $2-verdi)? Hvis dere svarer ja på dette, kan vi legge på kode for denne emneordslisten maskinelt. Hvis dere ikke har brukt denne listen, blir innholdet konvertert til 655 uten noen $2-verdi. Registreringene blir altså med, men uten referanse til emneordsystem. 2
Andre emneordsfelt i BIBSYS Foreløpig har BIBSYS konkludert med følgende når det gjelder andre emneordsfelt. (Se nedenfor.) Disse forslagene innebærer at all tilknytning til bibliotek blir fjernet, unntatt der hvor alternativer med 691 er nevnt: BIBSYS-MARC 648 som inneholder $2 samisk : konverteres til MARC 21, 648. Eventuelle forekomster av 648 uten $2 med gyldig kode vil bli slettet. BIBSYS-MARC 651: Konvertering av 651 er ganske komplisert og det er ikke mulig å beskrive metoden i detalj her. Summarisk kan vi si det slik: Hvis 651 har en $2, brukes 651 7 og $2 tas med. Hvis 651 ikke har $2, sjekk om bibkode g finnes, og bruk 651 7 og tilføy $2 norbok. Hvis ikke, bruk 651 4. (Alternativt kan 691 brukes.). BIBSYS-MARC 655: hvis 655 har en gyldig $2, brukes 655 7 og $2 tas med. BIBSYS-MARC 670: 650 7 i MARC 21 med $2 agrovoc tilføyd. BIBSYS-MARC 698: 650 7 i MARC 21 med $2 humord tilføyd. BIBSYS-MARC 699: 650 7 i MARC 21 med $2 tekord tilføyd. BIBSYS-MARC 652 og 658 er fortsatt under utredning. Disse dreier seg om Emneord for musikkdokumenter i EDB-kataloger. Klassifikasjon i 087 Hvis det er mulig å definere et klassifikasjonssystem for de dataene ditt bibliotek har i 087, kan disse dataene konverteres til i 084 i MARC21, med navn på klassifikasjonssystem i $2. (Se http://www.loc.gov/standards/sourcelist/classification.html). For de som ikke har et definert klassifikasjonssystem, er det mulig å velge én av to løsninger: Klassifikasjon legges i lokalt felt 099 Klassifikasjon slettes Vilkårene for å se, redigere og søke i felles data og lokale data blir omtrent de samme som for emneord, men med ett mulig avvik. I felles felt 084 innfører MARC21 nå muligheten for å legge MARC21-kode for institusjon i $q. Det er ikke avklart enda om OCLC innfører dette delfeltet. Spørsmålet til ditt bibliotek blir: Hva er naturlig å gjøre med 087-dataene for ditt bibliotek? Hvis noen bruker et klassifikasjonssystem i 087, som dere mener bør legges i 084 i MARC 21, må dere sende oss navn på klassifikasjonssystem og helst kopi av tittelside og/eller utdrag fra tabellene, evt. URL for hjemmesiden for klassifikasjonssystemet. Hvis dere anser felles felt 084 som relevant, vil vi vite om dere mener det er viktig å ha kode for institusjon der. 3
Dewey-klassifikasjon I OCLC/MARC 21 har vi 082 for hovednummer og 083 for altenativt nummer. Dette er fellesfelt i OCLC. Vi anbefaler at Deweklassifikasjonen som dere har registrert i BIBSYS Biblioteksystem konverteres til disse feltene i MARC 21. Dette betyr at bibkode fjernes og kun én forekomst av de ulike verdier beholdes. (Det vil si hvis flere bibliotek har registrert samme deweynummer, beholder vi bare én forekomst. Hvis ikke blir de jo liggende som dubletter.) Vi har nylig fått en revisjon av 082 og 083 som gjør det mulig å registrere oversatte utgaver av Dewey, se http://www.loc.gov/marc/bibliographic/bd082.html. Eksempel fra MARC 21: 082 74$a839.82$25/nor 5/nor i $2 er kode for DDK 5. Når det gjelder Nasjonalbibliotekets bibliografier, har disse egne behov for å knytte dewey til bibliografi. Dette utredes av OCLC. OCLC har også et lokalt felt for Dewey, 092. I likhet med andre lokale felt er denne kun for søk og visning for en enkelt institusjon. For de bibliotek som ønsker det, er det mulig å få konvertert Deweyklassifikasjonen til 092 i det nye systemet. Vi minner om at OCLC fraråder bruk av lokale felt, og at det (i alle fall foreløpig) ikke kan registreres noe her. De anbefaler at mest mulig legges i fellesfelt. Annen klassifikasjon Foreløpig har BIBSYS konkludert med følgende når det gjelder annen klassifikasjon. (Se nedenfor.) Disse forslagene innebærer at all tilknytning till bibliotek blir fjernet, unntatt der hvor alternativer med 09X er nevnt, eller en legger til organisasjonskode i 084 $q. Dette med organisasjonskode i 084 må avklares med OCLC. BIBSYS-MARC 060: Legges i 060 i MARC 21. (Her finnes et mulig alternativ i 096.) BIBSYS-MARC 062: Legges i 084 i MARC 21 tilføyd $2 acmccs BIBSYS-MARC 080: Legges i 080 i MARC 21. (Alternativt: 09801) BIBSYS-MARC 083: Legges i 084 i MARC 21. Delfelt $2 utk tilføyes. BIBSYS-MARC 084: Legges i 084 i MARC 21. Delfelt $2 msc tilføyes. BIBSYS-MARC 085: Legges i 084 i MARC 21. Delfelt $2 klasskj tilføyes. BIBSYS-MARC 086: Legges i 084 i MARC 21. Delfelt $2 oosk tilføyes. 4
BIBSYS-MARC 088: Legges i 084 i MARC 21. Delfelt $2 knt tilføyes. BIBSYS-MARC 089: Legges i 082 i MARC 21. Hvis BIBSYS-posten har $2 med opplysning om utgave, tas denne med i konverteringen. Hva skjer med lokale data hvis du ikke gir tilbakemelding? Hvis du ikke gir tilbakemelding, konverterer vi slik vi i utgangspunktet anbefaler. 5