Årlig melding 2011 for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag... 3 1.2 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer... 3 2. Rapportering på krav i oppdragsdokument... 4 2.1 Overordnede styringsbudskap... 4 2.2 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene... 6 2.3 Finansiering eiernes bevilgning... 10 2.4 Krav stilt i selskapsmøter i løpet av året... 11 3. Styrets plandokument... 11 3.1 Utviklingstrender og rammebetingelser... 11 3.2 Utviklingen innenfor ansvarsområdet... 12 3.3 Økonomiske rammeforutsetninger... 12 3.4 Personell og kompetanse... 12 3.5 Bygningskapital status og utfordringer... 13 3.6 Plan for å møte utviklingen... 13 3.6.1 Kostnadsutfordringen på pasientreiseområdet... 13 3.6.2 Lik praksis i hele landet... 14 3.6.3 IKT-løsninger... 14 2
1. Innledning 1.1 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS (Pasientreiser ANS) sin visjon er å skape gode og likeverdige tjenester til pasientene og kostnadseffektivisering for helseforetakene. Selskapet er etablert for å oppfylle de regionale helseforetakenes sørge for ansvar på området pasientreiser. Selskapet skal videre ha en service- og støttefunksjon og ivareta administrative og merkantile fellesoppgaver, samordningsoppgaver samt transaksjonstunge saksbehandlingsoppgaver for deltakerne. Virksomhetens strategier er basert på dette utgangspunktet. De overordnede verdiene for spesialisthelsetjenesten er kvalitet, respekt og trygghet. Pasientreiser ANS baserer seg på de nasjonale verdiene, og selskapet er videre tuftet på selskapets eget verdigrunnlag og samfunnsansvar. De grunnleggende verdiene skal prege kulturen i bedriften, og Pasientreiser ANS virke skal i alle sammenhenger være basert på de grunnleggende verdiene: Engasjert, imøtekommende og pålitelig. Selskapets verdigrunnlag forteller hvordan selskapet ønsker å bli oppfattet av omgivelsene, både internt og eksternt. Grunnverdiene skal samtidig gjøre det enklere å treffe riktige valg og beslutninger, og å utvikle organisasjonen videre. 1.2 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer Gode erfaringer i 2011 Etter at 2010 var preget av oppstart og fokus på å etablere grunnlag for full drift etter iverksatt reform av pasientreiseområdet, har 2011 vært et konsoliderende år der den positive utvikling fra annet halvår 2010 er videreført og forsterket. Sentrale elementer i strategiplanen er gjennomført, og tiltak er igangsatt og under oppfølging. Hovedfokus for strategiplanen er på brukerne og øvrige fokusområder understøtter dette. Et viktig element i gjeldende strategiplan er at selskapet skal bidra til regelverksforenkling og standardisering innenfor pasientreiseområdet. Gjennom styreleder er det tatt initiativ overfor Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) med angivelse av mulige innfallsvinkler for et slikt arbeid. HOD meddelte høsten 2011 at man nå vil igangsette et arbeid i deres regi med dette målet for øye, et arbeid der Pasientreiser ANS inviteres til å bidra. Med fokus på effektivisering av egen virksomhet er det gjennomført prosjekt og implementert permanente tiltak innenfor konseptet kontinuerlig forbedring, som har bidratt vesentlig til selskapets gode resultatoppnåelse i 2011. Et annet sentralt område er fokus på tilgjengelighet og ytelse i IKT-systemene PRO og NISSY som benyttes henholdsvis innen reiseoppgjør og reiseplanlegging. Både tilgjengelighet og ytelse er vesentlig forbedret i løpet av 2011. Dette har betydd økt effektivitet for pasientreisekontorene og bedre ivaretakelse av pasientenes rettigheter. Fortsatt satsing og ressursinnsats for å sikre høy tilgjengelighet og ytelse vil være nødvendig også de kommende år. 3
Utvikling av selskapets rolle innenfor analyse og rapportering er et annet fokusområde i strategiplanen. I løpet av 2011 er funksjonen etablert i Pasientreiser ANS og selskapet er i stand til å utarbeide statistikk og datagrunnlag til bruk i selskapet og til bruk for eierne i ulike sammenhenger der analyse av pasienttransporten kan inngå som ledd i beslutningsgrunnlaget. Også flere helseforetak har vist interesse for dette tilbudet. Etterspørselen etter ulike former for statistikk og data fra pasientreiseområdet i landet, oppleves som en bekreftelse på behovet for denne tjenesten fra selskapet. Brukerpanelet for pasientreiseområdet ble etablert i 2011 og oppleves som å være godt mottatt hos de regionale brukerutvalgene og de nasjonale brukerorganisasjonene som ble invitert til å delta. Brukerpanelet møtes ca. fire ganger per år. Strategiplanen for Pasientreiser ANS har klare strategiske fokus og er et dokument med stor nytteverdi. Planen ble utarbeidet etter forankringsrunde mot landets pasientreisekontor og de regionale helseforetakene. Implementering av tiltak har i stor grad skjedd i tråd med planens angivelser. Styret har vedtatt at planen skal rulleres i 2012 med behandling i styremøtet i april. Antall saker som gjelder reiser uten rekvisisjon var i 2011 omtrent på samme nivå som 2010. Selskapet har gjennom 2011 etterlevd kravene i tjenesteleveranseavtalene med de fire regionale helseforetakene der helseforetakene er tjenestemottakere. Utfordringer Det er fortsatt for stor ulikhet i saksbehandlingen ved landets pasientreisekontor, noe undersøkelser foretatt av selskapet bekrefter. Overordnet målsetting om likebehandling og lik praksis er derfor i behov av ytterligere tiltak for å kunne nås. Den valgte forvaltningsmodellen for pasientreiseområdet har vist seg å medføre en del utfordringer blant annet ved gjennomføring av vedtak i AD-møtet og styret, utfordringer man unngår i en ordinær linjestyrt organisasjon. Dette oppleves i enkelte tilfeller krevende for selskapet når man holder Pasientreiser ANS sin rolle med tanke på etterlevelse av vedtak opp mot oppgaver definert i selskapets styrende dokumenter. Selskapets styrende dokumenter er eksempelvis ikke harmonisert med hvilken rolle selskapet skal ha når det gjelder å oppfylle det sentrale målet om likebehandling. Internrevisjonen har påpekt dette, og i egen sak til styremøtet 18.01.12 er skissert forslag til prosess for å etablere et bedre grunnlag for at selskapet best mulig skal kunne oppfylle sin rolle. Det er videre avdekket store ulikheter i avtalegrunnlag med transportører for reiser med rekvisisjon, noe som inngår i vedtatt strategiplan for selskapet å gå nærmere inn på i løpet av 2012-2013. 2. Rapportering på krav i oppdragsdokument 2.1 Overordnede styringsbudskap I det følgende gjøres det en vurdering av selskapets måloppnåelse i 2011 med bakgrunn i de overordnede styringsbudskap fra de regionale helseforetakene. Teksten fra oppdragsdokumentet er markert med kursiv. 4
Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Ved utarbeidelse av strategiplan for selskapet er det tatt utgangspunkt bl.a. i måltall for pasientbehandling i de fire regionale helseforetakenes styrende dokumenter. Lederne for pasientreisekontorene har sammen med representanter for de fire RHF-ene vært involvert i prosessen med utarbeidelse av strategidokumentet. Det er etablert samhandlingsarenaer med helseforetakene/pasientreisekontorene for å utvikle og bidra til lik praksis. Pasientreisekontorene mottar juridisk veiledning i saksbehandling og reiseplanlegging, og Pasientreiser ANS tilbyr opplæring tilpasset behov og ønsker fra pasientreisekontorene. Det er foretatt en nasjonal kartlegging av saksbehandlingspraksisen for reiser uten rekvisisjon. Kartleggingen viser at praksisen er til dels varierende. I samarbeid med pasientreisekontorene drøftes hvilke tiltak som bør iverksettes for å komme frem til felles løsninger. Ved tvil om fortolkning av lovverket, tar Pasientreiser ANS kontakt med Helsedirektoratet etter avklaring med helseforetakene/pasientreisekontorene. Målsetting for saksbehandlingstid nasjonalt er oppfylt i 2011, selv om enkelte pasientreisekontor ikke overholder fristen i perioder. Det er iverksatt og gjennomført prosjekt for kontinuerlig forbedring i Pasientreiser ANS i 2011, og metodikken er implementert etter avsluttet prosjekt. Målsettinger for effektivisering i budsjett 2011 er oppfylt og nye effektiviseringsmål er satt for 2012. Prosjektet ble gjennomført sammen med pasientreisekontorene i Helse Midt-Norge. Det er inngått tjenesteleveranseavtale mellom de fire RHF-ene og selskapet. Det er helseforetak med pasientreisekontor som i hovedsak mottar tjenestene. Avtalen legger opp til at det to ganger per år skal holdes et driftsmøte mellom partene. I forkant sendes en rapport over leveransene siste halvår til RHF-ene og berørte helseforetak. I tillegg rapporterer selskapet mer hyppig på enkelte av leveransene. Det er i 2011 avholdt to driftsmøter, og det er ingen vesentlige avvik i leveransene i henhold til avtalen om tjenesteleveranse (SLA-avtalen). Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Det er etablert styringssystemer for selskapets virksomhet i tråd med lovgivning og oppgaver selskapet er tillagt. Internrevisjonen har gjennomført revisjon av selskapets samlede virksomhetsstyring og systemforvaltningsrolle, men rapporten fra revisjonen var ikke ferdigstilt til utarbeidelsen av Årlig melding. 5
2.2 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene Styret skal påse at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Risikofaktorer som kan medvirke til at målene for selskapet ikke nås, skal identifiseres og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse skal iverksettes. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i organisasjonen. Systemer for internkontroll er etablert. Selskapets interncontroller gjennomfører hvert år stikkprøvekontroller av utvalgte områder av selskapets portefølje med utgangspunkt i plan vedtatt av styret. Ovennevnte revisjon av virksomhetsstyringen omfattet også selskapets rutiner mht. risikostyring. Styret skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det skal redegjøres for styrets arbeid i årlig melding. Styret har vedtatt at det to ganger per år skal gjennomføres en helhetlig risikovurdering i selskapet. Dette er fulgt opp ved at saker fremmes for styret per april og per oktober med oppdatert risikovurdering inklusiv tiltaksplan. Forut for fremleggelsen gjennomføres ledelsens gjennomgang i ledergruppen som grunnlag for styresaken. Ved omstilling av virksomheten må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Det har i 2011 ikke vært gjennomført vesentlige omlegginger av driften. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal sikre en systematisk oppfølging av rapporter fra ulike tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Rapportene fra to gjennomførte internrevisjoner, som er gjennomført av konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst på vegne av alle eierne, er sammen med tilhørende tiltaksplaner lagt frem for styret. Det er rapportert på oppfølging av tiltaksplanene i henhold til vedtatte milepæler. Ledelsens gjennomgang inkluderer gjennomgang av aktuelle revisjonsrapporter. Eksterne tilsynsmyndigheter har ikke foretatt gjennomganger i Pasientreiser ANS i 2011. Det er et mål at reell brukermedvirkning skal ligge til grunn for lokalt utviklings- og omstillingsarbeid og forskning. Det bør sees hen til erfaringene fra Nasjonalt pilotsykehusprosjekt. Selskapet har etablert et eget brukerpanel som er et rådgivende forum for administrerende direktør. Sammensetning og mandat for forumet er utarbeidet i dialog med de to regionale brukerutvalgenes observatører i selskapets styre, dette er representanter fra Helse Sør-Øst og Helse Midt-Norge. For å sikre bredest mulig medvirkning er det derfor de regionale brukerutvalgene i Helse Nord og Helse Vest som er representert i brukerpanelet sammen med representanter for nasjonale brukerorganisasjoner. 6
Tjenestene skal være tilgjengelige og innrettet etter brukernes behov. Dette innebærer både fysisk tilgjengelighet og tilgjengelighet knyttet til kulturell og språklig forståelse. Det bør tilstrebes at lokale brukerundersøkelser fokuserer på betydningen av kommunikasjon og språkforståelse for behandlingskvalitet. Selskapet arbeider kontinuerlig med å forbedre de pasientrettede rutinene. I 2011 er det utarbeidet og implementer nytt reiseregningsskjema for søknad om refusjon. I tillegg er det utarbeidet en veileder til reiseregningsskjemaet på engelsk, samisk og nynorsk. På internettsiden til selskapet finnes det informasjon om pasientrettighetene på bokmål, nynorsk, engelsk, somali, urdu og samisk. Det er gjennom styreleder tatt initiativ overfor HOD for å få til regelverksforenklinger herunder bl.a. innføring av standardsatser som forenklings- og effektiviseringstiltak. Departementet har meddelt at man i 2012 vil starte et arbeid for å utrede slike løsninger. Det forutsettes at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har utarbeidet etiske retningslinjer for sin virksomhet og at retningslinjene er gjort kjent og er publisert på virksomhetenes hjemmesider. Retningslinjene skal gjøres gjeldende for alle ansatte, og så langt de passer også for styremedlemmer og andre som representerer selskapet. Styret vedtok 08.12.2011 selskapets etiske retningslinjer, og disse er presentert både i trykt form og på nett. De etiske retningslinjer gjelder for Pasientreiser ANS medarbeidere på alle nivåer, inkludert midlertidige ansatte og andre som utfører oppdrag på vegne av Pasientreiser ANS. Videre er det utarbeidet en prosess for implementering og forankring i organisasjonen hvor drøfting og refleksjon av ulike relevante dilemmaer inngår. Det forventes at styret og daglig ledelse er kjent med kravene til samfunnsansvar og håndterer dette i sin strategiske og operasjonelle virksomhetsstyring og årlig evaluerer egen virksomhet. En oppsummering av evalueringen skal videreformidles til eierne i årlig melding. Som et offentlig eid selskap stiller Pasientreiser ANS store krav til seg selv med hensyn til hvordan man opptrer, og hvordan man utnytter egne og andres ressurser til det beste for en ønsket og planlagt utvikling innen selskapets definerte ansvarsområde. Selskapet har valgt en tilnærming i tråd med NS-ISO 26000 som definerer samfunnsansvar til å være Ansvar som en organisasjon har for innvirkningen av dens beslutninger og aktiviteter på samfunn og miljø, og som utøves ved å vise åpen og etisk adferd som bidrar til bærekraftig utvikling, herunder helse og velferd i samfunnet, tar hensyn til forventningene fra interessenter, er i samsvar med gjeldende lov og forenlig med internasjonale adferdsnormer; og er integrert i hele organisasjonen og praktiseres i organisasjonens ulike forhold. Dette innebærer for Pasientreiser ANS blant annet at selskapet, i samarbeid med eierne, har et langsiktig ansvar for å utvikle gode og likeverdige tjenester til pasientene og bidra til kostnadseffektivisering for helseforetakene. Samme standard definerer syv prinsipper for samfunnsansvar; ansvarlighet, åpenhet, etisk adferd, respekt for interessentenes interesser, respekt for rettssamfunnet, respekt for internasjonale adferdsnormer og for 7
menneskerettigheter. Prinsippene må tilpasses organisasjonens størrelse og virksomhetsområde og prioriteres i samsvar med dette. Bruk av midlertidige stillinger og vikariater skal begrenses til et nødvendig minimum (jf. Arbeidsmiljøloven 14-9). Pasientreiser ANS har gjennom etablering og oppbygging av selskapet hatt fokus på gode rekrutterings- og tilsettingsprosesser. Selskapet sikrer tilgang til riktig kompetanse gjennom målrettet rekruttering av kompetente fagpersoner. Selskapsavtalen fastslår at selskapet gjennom nært samarbeid med de enkelte regionale helseforetakene skal sikre akseptabel saksbehandlingstid for reiser uten rekvisisjon. Ved behov kan selskapet avlaste de lokale pasientreisekontorene slik at saksbehandlingstiden holdes nede. Selskapet har derfor en rammeavtale med et bemanningsbyrå for å ha nødvendig fleksibilitet i bemanning for å sikre behov for tilstekkelig kapasitet til riktig tid og kvalitet i tjenesten. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal i årlig melding rapportere om utviklingen i andelen deltid og hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere andelen deltid. Pasientreiser ANS har fra selskapet ble etablert i 2009 lagt vekt på at det skal føres en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk, herunder at det som hovedregel ikke skal etableres deltidsstillinger i virksomheten. Per i dag er deltidsproblematikken ikke relevant for selskapet. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS skal ha et bevisst forhold til og begrenser bruken av eksterne konsulenter. Pasientreiser ANS har et bevisst og nøkternt forhold til konsulentbruk. Generelt benyttes konsulenter ved midlertidig behov på fagområder der det er vanskelig å rekruttere riktig kompetanse, der hvor selskapet har behov for spisskompetanse og/eller behovet er kortvarig. Pasientreiser ANS er et lite selskap med begrensede ressurser og i en oppstartsfase har det vært nødvendig med noe konsulentbistand. Fremover vil det særlig være innenfor IKT og systemutvikling at selskapet vil ha behov for konsulentbistand. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS har god internkontroll og etterlever regelverket for offentlige anskaffelser og tiltak for å styrke kompetansen på området. Tilsvarende gjelder for krav knyttet til miljø- og samfunnsansvar og krav om oppfølging av ILO-konvensjon nr. 94 for å sikre like arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet. Pasientreiser ANS er i ferd med å videreutvikle rutiner og prosesser for anskaffelser, slik at det sikres gode innkjøp og etterlevelse av lov om offentlig anskaffelser. Rutinene legger føringer på hvordan anskaffelsene skal gjennomføres, hvilke kontrollpunkter en anskaffelse skal gjennom og hvordan avtalen skal følges opp. Som en del av internkontrollen utvikles det en veileder for innkjøpere som er detaljert i forhold til prosesser, malverk og sjekklister. Videre skal det utvikles et dagskurs for ledere og innkjøpere i selskapet hvor rutine, regelverksutøvelse og gode innkjøp gjennomgås. Kurset skal være obligatorisk for alle som 8
deltar i innkjøpsprosesser. Selskapets etiske retningslinjer bidrar til å underbygge kontrollmiljøet ved innkjøp. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS kontinuerlig lærer av erfaringer ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester, for å hindre uheldige konsekvenser ved fremtidige anskaffelser. Pasientreiser ANS har i 2011 formalisert koordineringsansvaret for offentlig anskaffelse. Dette sikrer at kompetanse og erfaring på anskaffelsesområdet samles, koordineres og videreformidles. Erfaringslæring fanges opp gjennom arbeidet med rutine, veileder og kurs som jevnlig oppdateres, samt at det ved større anskaffelser utarbeides en skriftlig evaluering av innkjøpene. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS følger opp anbefalingene fra de regionale helseforetakenes fellesprosjekt knyttet til miljø og samfunnsansvar, delprosjekt innkjøp. Selskapet vil som en del av internkontrollsystemet og arbeidet med kontinuerlig forbedring, innarbeide rutiner som sikrer at selskapet ivaretar sitt ansvar knyttet til miljø, miljøvurderinger og miljøkostnader. Videre skal det tilstrebes at dette blir en del av alle beslutningsprosesser. Mht. innkjøp, se overfor og med hensyn til miljø og samfunnsansvar vises det også til omtalen i punkt vedrørende miljøledelse. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS ved gjennomføring av anskaffelser av tjenester sikrer en tilfredsstillende geografisk tilgjengelighet til tjenester for befolkningen. Selskapets tjenester mot befolkningen er tilgjengelige nasjonalt og er ikke avhengig av geografisk lokasjon. Selskapets anskaffelser av tjenester er ikke av en slik karakter at det har geografisk innvirkning for tilgjengelighet av tjenester for befolkningen. Derimot er det en viktig del av selskapets oppgave å sikre lik praksis for brukerne ved innsending av søknad om refusjon. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS gjennomfører eksterne evalueringer av sine anskaffelser av helsetjenester. Evalueringer må omfatte hele anskaffelsesprosessen. Evalueringer skal bl.a. omfatte konsekvenser for pasienttilbudet mht. kontinuitet, geografisk tilgjengelighet, bredde og mangfold, og evne til fornyelse og utvikling. I tillegg bør evalueringer se på anskaffelsen fra et leverandørperspektiv mht. forutsigbarhet, ryddighet og profesjonalitet, samt anskaffelsenes konsekvenser for fremtidig konkurransesituasjon. Pasientreiser ANS anskaffer ikke helsetjenester. Det legges til grunn at Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS ved konkurranseutsetting av ikkemedisinske funksjoner sikrer at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes. Gjennom generelle rutiner og etterlevelse av lov om offentlig anskaffelse pålegges leverandøren å sikre lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes om å etablere miljøledelse og miljøstyringssystem med påfølgende sertifisering av styringssystemet i henhold til ISO 14001-standarden. Dette arbeidet skal ta sikte på å innføre slike systemer innen utgangen av 2014. 9
Som en del av arbeidet med å definere og sikre innsikt og kompetanse i god ledelse knyttet til miljø og miljøstyring, har det i 2011 vært gjennomført ulike tiltak knyttet til utvikling av Pasientreiser ANS sin rolle i forhold til samfunnsansvar og miljøledelse. I 2012 skal selskapet etablere systematikk og kultur for å arbeide kontinuerlig med miljøledelse, og sikre at selskapet bevisstgjør sitt forhold til det samfunnsansvaret selskapet har. Innføringen av miljøledelse vil etableres som et pilotprosjekt i 2012, med forankring i ledergruppen, og deretter inngå som en del av kontinuerlig forbedringsstrukturen som er etablert for Pasientreiser ANS. Målsettingen er å gjennomføre en intern revisjon av miljøledelse i løpet av 2013 og gjennomføre en full ISO 14001 sertifisering i 2014. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS bes om å følge opp og iverksette de øvrige målene med anbefalte tiltak som er omhandlet i sluttrapporten på områdene innkjøp, bygg/eiendom og transport. Sluttrapporten henviser blant annet til samordningen til pasientreiser i felles transport, for eksempel gjennom Helseekspressen, noe som er et ansvar for de enkelte helseforetak. For øvrig er ikke Pasientreiser ANS gjort kjent med rapporten før utarbeidelsen av årlig melding. 2.3 Finansiering eiernes bevilgning Pasientreisers oppgaver er inndelt i tre kategorier: 1. Transaksjonstunge oppgaver 2. Samordnings- og koordineringsoppgaver 3. Tilleggstjenester For 2011 er det besluttet å videreføre bruken av en allokeringsmodell for kategori 1 og 2, mens man fakturerer det enkelte RHF/HF direkte for kategori 3 tjenester. Allokeringsmodellen skal legge til grunn faktisk volum i 2011. Kategori Helse Nord Helse Midt Helse Vest Helse Sør-Øst 1 Volumandel pt 23 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 18 % Volumandel pt 42 % 2 Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 20 % Eierandel 40 % 3 Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Etter forbruk Finansieringsmodell for 2011 ble avtalt mellom Pasientreiser ANS og de regionale helseforetakene etter en prosess i 2010. Denne finansieringsmodellen innebærer at Pasientreiser ANS får dekket sine kostnader av eierne. Modellen har understøttet de utfordringer selskapet har måttet løse siden starten i 2010, inkludert utvidelser i selskapets oppgaveportefølje. Selskapet leverer i dag tjenester som kan deles i tre tjenesteområder: 10
1. Transaksjonstunge oppgaver allokeres etter volumandel, som vil si at disse tjenestene forskuddsfaktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og historisk volumandel. Det gjøres så en avregning ved årets slutt av faktiske kostnader iht. faktisk volumandel. 2. Kostnader for samordnings- og koordineringsoppgaver fordeles etter eierandel. Dvs. at disse tjenestene forskuddsfaktureres månedsvis basert på vedtatt budsjett og eierandel. Det gjøres så en avregning ved årets slutt av faktiske kostnader iht. eierandel. 3. For tilleggstjenester faktureres disse direkte til det RHF/HF som bestiller tjenesten uten at dette påvirker kostnadene til de andre RHF-ene. Prisgrunnlag og rammer for slike tjenester skal inkluderes i skriftlige SLA. 2.4 Krav stilt i selskapsmøter i løpet av året Det er avholdt to selskapsmøter i 2011. Oppdragsdokumentet ble vedtatt i selskapsmøtet 23.05.11, utover dette er det ikke gitt eksplisitte styringsbudskap i selskapsmøtet i 2011. Årlig melding oppsummerer tiltak iverksatt for å oppfylle styringskrav fra selskapsmøtet. 3. Styrets plandokument Selskapets strategiplan tar blant annet utgangspunkt i forventet vekst i pasienttransport som følge av demografisk utvikling og overgang fra inneliggende til dagbehandling og poliklinisk behandling slik dette er omtalt i styrende dokumenter fra de regionale helseforetakene. Størstedelen av de pasientene som benytter seg av pasientreisers tjenester befinner seg i aldersgruppen 60-68 år. Det betyr blant annet at den vekst som forventes i sykehusbehandling (inneliggende pasienter) når store årskull blir 80 år og eldre, forventes å generere økt pasienttransport noen år før det gir utslag i økt antall innleggelser. Dagens regelverk gir begrensninger for hva som er mulig å få til av rasjonaliserende tiltak for å forebygge bemanningsøkning ved økt antall reiser, dvs. økning i antall saker inn til selskapet og til pasientreisekontorene. En gjennomført brukerundersøkelse gjort av Pasientreiser ANS våren 2011 viser f. eks. at ca. 40 prosent av pasientene kunne tenke seg å sende inn sine refusjonssøknader via egen PC på internett, noe dagens ordning ikke gir adgang til. Samme undersøkelse viser at 51 prosent av pasientene ville foretrekke bruk av standardiserte satser for refusjon fremfor fullstendig saksbehandling dersom dette ga raskere refusjon av utlegg pasienten har hatt. En slik omlegging vil kunne redusere postgang og bemanningsbehov vesentlig. 3.1 Utviklingstrender og rammebetingelser Pasientreiser ANS har i 2010 og 2011 gjennomført en rekke effektiviseringstiltak for å finne frem til et riktig bemanningsnivå. Saksinngangen har vært relativt stabil disse to årene. Økt andel eldre i befolkningen forventes å medføre økt behandlingsbehov med tilhørende økning i behov for selskapets tjenester. Med eksisterende rammevilkår må man forvente en moderat bemanningsøkning mot slutten av kommende tre- til fireårsperiode. Det forventes at initiativet som er tatt overfor Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) om regelverksforenklinger vil bidra til redusert behov for økt bemanning som ellers kan bli aktuelt, gitt at HODs prosess fører til endringer. Det er som nevnt foran forventet økning i pasientmengde og reiser i årene som kommer. HOD vil i tillegg til regelverksforenklinger vurdere bl.a. overgang til standardiserte 11
satser og adgang til å benytte egen PC for pasienter ved innsending av refusjonssøknader, noe som kan gi betydelige effektiviserings- og kvalitetsgevinster. Pasientreiser ANS har en veiledende rolle i forbindelse med regelverksfortolkning. Dette innebærer at det er opp til det enkelte pasientreisekontor å velge å følge selskapets anbefalinger eller ikke. Med 18 lokale pasientreisekontor kan dette, i større eller mindre grad, føre til forskjellsbehandling på enkelte områder. Dette er et krevende utgangspunkt for å nå målet om å sikre likebehandling innenfor pasientreiseområdet, og kan være til hinder for å sikre gode og likeverdige tjenester til pasientene nasjonalt. Selskapet har i 2010 og 2011 overtatt og utviklet systemeierrollen og databehandleransvaret for saksbehandlingssystemene PRO og NISSY som ivaretar prosessene knyttet til henholdsvis reiseoppgjør og reiseplanlegging. Selskapet vil innenfor nåværende ressursramme videreutvikle denne rollen. Det er inngått databehandleravtaler med eksterne samarbeidspartnere, og etterlevelsen av disse avtalene vurderes jevnlig som del av kvalitetsarbeidet innenfor IKTområdet. 3.2 Utviklingen innenfor ansvarsområdet Basert på behandlingsstatistikk for landets helseforetak er det grunn til å anta at en viss andel av pasientene i Norge velger ikke å benytte seg av sin rett til refusjon av reiser til behandling en selv har foretatt, dvs. reiser uten rekvisisjon. Pasientreiser ANS utvikler nå rapporteringssystemer som kan bidra til å definere nærmere hvor stor andel av pasientene dette utgjør. Generelt vil utviklingen av bedre nasjonale data for pasientreiseområdet kunne bidra til et bredere beslutningsgrunnlag for RHF-ene ved utvikling og/eller omlegging av eksisterende behandlingstilbud. Mht. kapasitetsvurderinger vises det her til omtale tidligere i dokumentet, bl.a. i punkt 3.1. Det vurderes å gjennomføre et prosjekt for å finne frem til hvor stor andel av landets pasienter med rett til refusjon som ikke benytter seg av denne retten, og i tilfelle hvordan. Dette vurderes å kunne bidra til mer lik ivaretakelse av pasientrettighetene på området. 3.3 Økonomiske rammeforutsetninger Styret i Pasientreiser ANS har vedtatt at det skal gjennomføres en prosess for videreutvikling av eksisterende finansieringsmodell. Det vises her ellers til punkt 2.3. Internt budsjett for 2011 ble vedtatt i styret 08.12.2010. Driftkostnadene for 2011 er om lag 10 millioner kroner lavere enn budsjett. Likviditeten har vært tilfredsstillende gjennom 2011. 3.4 Personell og kompetanse Pasientreiser ANS legger stor vekt på å ha en fleksibel organisasjon som til enhver tid er bemannet i forhold til oppgaver selskapet skal utføre. Det er et godt rekrutteringsgrunnlag i Grenlandsregionen og tilgangen på adekvat kompetanse vurderes å være god innenfor en rimelig tidshorisont. Selskapet er også opptatt av å utvikle kompetansen til egne medarbeidere og har etablert systemer for kompetanseheving både når det gjelder eksisterende og nye oppgaver i selskapet. 12
Pasientreiser ANS har som målsetting å gjenspeile mangfoldet i befolkningen, og i rekrutteringsprosesser er det fokus på mangfold. Det er et mål å oppnå en balansert alders- og kjønnssammensetning, og å rekruttere personer med ulik etnisk bakgrunn. Per i dag har selskapet medarbeidere fra i alt 12 ulike nasjoner. Selskapet er en IA-bedrift og har gode erfaringer med avtalen om et inkluderende arbeidsliv. Selskapet skal være en helsefremmende arbeidsplass hvor arbeidsmiljø og samhold står i fokus. Selskapet har i 2011 har lav turnover. Det er et mål om 95 prosent tilstedeværelse i 2011, og per november var tilstedeværelsen på 94,9 prosent. 3.5 Bygningskapital status og utfordringer Pasientreiser ANS er lokalisert i Skien, og leier lokaler av Grenland Næringspark AS. Leieperioden startet 01.10.10, og leieforholdet går over 10 år, med rett til å fornye leieforholdet for en periode på nye 5+5 år på like vilkår. Det er gårdeier som forvalter bygget. 3.6 Plan for å møte utviklingen Selskapets strategiplan er vedtatt av styret i april 2011 og skal revideres i april 2012. Gjeldende plan har hovedfokus på brukeren og øvrige fokusområder tar sikte på å understøtte dette. Selskapet har siden oppstarten i 2009 fått tildelt oppgaver og roller innenfor IKT-området som har gjort dette til et sentralt satsingsområde. Gjennom erfaringer gjort første driftsår ble initiativ tatt overfor styret og etter hvert HOD med tanke på å få gjennomført forenklinger i regelverket innenfor pasientreiseområdet. Vedtatt forvaltningsmodell for pasientreiseområdet, med et nasjonalt selskap og i alt 18 ulike enheter ved helseforetak landet rundt, er et viktig område for utvikling med sikte på mest mulig effektive løsninger med best mulig kvalitet og for å sikre likebehandling. Selskapet skal også bidra med analyse og rapportering blant annet til de fire RHF-ene for å understøtte beslutningsprosesser der vurdering av pasientreiseelementet kan inngå. I sum har dette gitt følgende fokusområder for strategiplanen i Pasientreiser ANS: - Forenkling og standardisering av regelverk samt fokus på opplæring - Stabile og velfungerende IKT-systemer - Tydeliggjøring av mål og prioriteringer gjennom forankring, samhandling og relasjon - Fokus på kontinuerlig forbedring i selskapets arbeidsprosesser - Øke satsingen på analyse og rapportering for pasientreiseområdet 3.6.1 Kostnadsutfordringen på pasientreiseområdet I Beregningsutvalget for spesialisthelsetjenestens årsrapport for 2011 (BUS-rapporten) oppsummeres det et samlet kostnadsbilde for pasientreiseområdet til 2,44 mrd kroner i 2010. 13
Tallet inkluderer refusjon til pasienter, utbetaling til transportører og administrasjonskostnader ved valgt modell. Pasientreiser ANS har i 2010 og 2011 gjennomført en rekke effektiviseringstiltak som har gitt til dels meget positive resultater. Selskapets kostnadsbilde reflekterer også dette med reduksjon i driftsbudsjett 2012 i forhold til 2011. Implementering av metodikk rundt kontinuerlig forbedringsprinsipper, og forbedringer i teknologien, har bidratt til den positive utviklingen. Dersom planer og føringer for vekst i pasientbehandlingen legges til grunn, kombinert med den demografiske utviklingen, vil saksmengden til Pasientreiser ANS øke i årene som kommer. Behovet for ressursvekst forventes å bli mindre ved at prinsippene for kontinuerlig forbedring nå er implementert i selskapet. Dersom man i tillegg får gjennomslag for de endringene som er foreslått overfor HOD, vil trolig forventet ressursvekst ikke bli like betydelig som uten innføring av forenklinger. 3.6.2 Lik praksis i hele landet Forvaltningsmodellen for pasientreiseområdet stiller store krav til aktørene med tanke på å nå overordnede målsettinger om lik praksis, dvs. at pasientene skal få samme kvalitet og ytelse for samme type reise uavhengig av hvor i landet man bor. Det er Pasientrettighetsloven som definerer pasientenes rettigheter, og tilhørende forskrifter detaljerer nærmere hva pasientene har krav på når tilstrekkelig dokumentasjon foreligger. Saksbehandlingen foregår ved 12 enheter for reiser uten rekvisisjon og ved i alt 18 enheter for reiser med rekvisisjon. Opplæring i regi av Pasientreiser ANS og nettverksgruppe for regelverksfortolkning er etablert for å legge et grunnlag for mest mulig lik skjønnsutøvelse og saksbehandling. Selskapet utarbeider i samarbeid med helseforetakene en nasjonal veileder som skal bidra til en lik regelverksfortolkning og lik anvendelse av forvaltningsskjønn. Pasientreisekontorene benytter Pasientreiser ANS som rådgiver i spørsmål om regelverk og rutiner i bred utstrekning, men følger veiledningen i noe varierende grad. For å nå den overordnede målsetting om likebehandling, dvs. at enhver pasient/bruker skal få lik behandling av sin søknad om refusjon for samme type reise, er et ensartet regelverk basis. Tilsvarende utfordring gjelder for hva som skal legges til grunn for at pasienten skal få tilbud om rekvirert transport, dvs. taxi, fly, helseekspress eller annen type rekvirert transportmiddel. Et slikt regelverk oppleves å være på plass. Fortolkningen av regelverket og skjønnsutøvelsen er imidlertid krevende med i alt 18 enheter som ivaretar dette. En felles instans for en enhetlig avklaring av tilnærmingene til slike problemstillinger vil trolig kunne bidra til større grad av måloppnåelse når det gjelder likebehandling samlet sett. Brukerpanelet har stilt seg bak forslag om en slik løsning. 3.6.3 IKT-løsninger Det er valgt en løsning der eksterne samarbeidspartnere drifter de aktuelle systemene i henhold til inngåtte avtaler med selskapet. Etterlevelsen av avtalene har vært en utfordring i forhold til enkelte avtalepartnere. Gjennom et betydelig arbeid og ressursinnsats fra selskapet, er driftsstabiliteten forbedret gjennom 2011. Fortsatt satsing og ressursinnsats for å sikre 14
driftsstabilitet, samt videreutvikling av systemene for å bedre funksjonaliteten, vil være nødvendig også de kommende år. En viktig målsetning for selskapet de kommende år vil være å arbeide for gode elektroniske selvbetjeningsløsninger for brukerne. Dette støtter oppunder regjeringens ambisjoner om at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom brukere og offentlige virksomheter, digitalt førstevalg. Dette innebærer at digitale tjenester og automatiserte prosesser skal være standard, papir og manuelt arbeid unntaket. Helsedirektoratet koordinerer dette arbeidet sentralt. Pasientreiser ANS er invitert til å bidra i arbeidet for at pasienten skal kunne ha full oversikt over kundeforholdet sitt i selvbetjeningsløsningene og skal der kunne utføre ulike tjenester selv. Eksempler på mulige tjenester kan være innsending av refusjonskrav, mottak av vedtaksbrev, bestilling av pasienttransport og liknende. 15