Styresak Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Fonna HF 20.08.2012 Administrerande direktør Helga Stautland Onarheim Sjukefråvær - utvikling og tiltak Helse Fonna HF Styresak 63/12 O Styremøte 04.09.2012 Forslag til vedtak: Styret tar saka til orientering.
1.0 Bakgrunn for saka Helse Fonna har i mange år hatt fokus på det helsefremmande og sjukdomsførebyggjande arbeidet i føretaket. Føretaket har fortsatt føringar og krav å halda seg til når det gjeld utvikling av sjukefråvær, m.a. frå eigarhald (Helse Vest RHF og departementet), gjennom styringsdokument, samt nasjonalt - IAavtalen. Helsefremmande og sjukdomsførebyggjande arbeid er grunnleggande for å sikra høg kvalitet i pasientbehandlinga og ei stabil drift. Reduksjon av sjukefråværet er og av betyding for den einskilde medarbeidar samt det kollegiale samhaldet på arbeidsplassen. I føretaket er det ei positiv utvikling i sjukefråværet, utan at ein har nådd Helse Vest RHF sine vedtekne styringsmål. 2.0 Mål - sjukefråvær Helse Fonna ved føretaksleiing og arbeidstakarrepresentantar inngjekk ny avtale med staten (NAV Arbeidslivssenter) i juni 2011. IA-avtalen vart revidert i 2010 og skal ha verketid fram til 2013. Overordna målsetjing og intensjon for delmåla i den nye IA-avtalen er: Delmål 1: Redusera samla sjukefråvær ned mot 5,5 % sjukemeldt fråvær ned mot 4,5 % Delmål 2: Auka inkludering av personar med redusert funksjonsevne. Helse Fonna vil her fokusera på eigne medarbeidarar, med oppfølging og tilrettelegging for å motverka overgang frå arbeid til passive ytingar (NAV/KLP). Delmål 3: Auka reell avgangsalder, ved å sjå på kva som kan leggast til rette for å ha våre seniorar i arbeid ut over mogeleg alder for tidlegpensjonering Det er utarbeida «Mål og tiltaksplan IA, Helse Fonna» - sjå vedlegg - i samband med den reviderte IA-avtalen. I planen er det sagt at Helse Fonna skal arbeide for å ha følgjande kjenneteikn når det gjeld det helsefremmande og sjukdomsførebyggjande arbeidet: Realistiske og målbare målsetjingar God kultur for samhandling mellom leiing, TV og VO på alle nivå Livsfaseorientert personalpolitikk Godt og trygt arbeidsmiljø Leggje til rette for å få dei sjukemelde attende til jobb samarbeid mellom klinikkar/område Attraktive tiltak for å unngå muskel- og skjelettsjukdommar tilbod om fysiske tilbod til dei tilsette Dei tilsette kjenner retningslinjene for oppfølging av sjukemelde Gode haldningar i eininga dersom den sjukemelde må endra arbeidsoppgåver og endra organisering på grunn av sjukemelding. Det er viktig å evaluere endringar både for den einskilde sjukemelde og for dei tilsette i einingane Dei tilsette opplev at det er balanse mellom oppgåver og ressursar Rett kompetanse for oppgåvene Eit levande og systematisk HMS-arbeid, der IA inngår som ein viktig del jf. interne retningslinjer Gode velferdstiltak Dei tilsette opplev å bli sett av kollega og leiing Tilrettelegging av arbeidsoppgåver og arbeidstid er balansert ift. at tilrettelegginga ikkje må få uheldige/negative konsekvensar for dei andre tilsette i eininga 2
3.0 Utvikling - sjukefråvær Statistikkar er tekne ut pr. 16.08.2012 tala kan endre seg for juli 2012. 3.1 Utvikling sjukefråvær (sjukemeldt fråvær og samla fråvær) 2011-2012 Helse Vest RHF vedtok i styremøte i mai 2010 at styringsmålet for sjukemeldt fråvær i føretaksgruppa skulle vera 4,5% eller lågare, medan styringsmålet for det samla sjukefråværet vart sett til 5,5%. Helse Fonna syner klar nedgang så vel i sjukemeldt fråvær som samla sjukefråvær pr. juli 2012. Begge måltala låg i Helse Fonna pr. juli 2012 godt under tilsvarande nivå på same tid i fjor. Samla sjukefråvær er lågare i 2012 enn same periode året før. For Helse Fonna er dei siste fråværstala frå juli 2012 lågare enn dei nokon gong har vore sidan 2008, og sett bort frå større og mindre svingingar, både med og utan sesongmessige årsaksforklaringar som influensaepidemi o. l., har det vore ein samanhangande trend med nedgang i både sjukemeldt fråvær og samla sjukefråvær frå 2008 til no. Til samanlikning kan nemnast at samla sjukefråvær for alle bransjar i norsk arbeidsliv pr. 1. kvartal 2012 var 5,7 %, medan tilsvarande tal for helse- og sosialsektoren nasjonalt var 8,2 %. 3.2 Sjukefråvær fordelt på klinikk/område (juli 2011 og juli 2012) 2012 (pr.juli 2012) 2011(pr.juli 2011) Syke % Kort (1 16 dg) Lang (17 dg +) Syke % Kort (1 16 dg) Lang (17 dg +) Helse Fonna 6,1 2,1 4,0 8,7 2,6 6,2 Foretaksledelse 5,6 1,4 4,2 17,1 6,2 10,9 Økonomi 3,2 0,5 2,7 9,0 4,5 4,5 HR 7,3 2,1 5,2 2,6 1,0 1,6 Medisin 4,6 1,5 3,1 7,9 2,4 5,5 Kirurgisk 5,4 2,2 3,2 8,0 2,9 5,1 Psykisk helsevern 7,6 2,8 4,8 10,0 3,0 7,0 Medisinsk Service 5,6 1,4 4,2 7,9 1,9 6,0 Intern Service 7,5 2,5 5,0 10,0 2,4 7,6 I tabellen over er sjukefråværet vist for heile føretaket samt for dei ulike klinikkane/områda. Kort- og langtidsfråvær er her definert ut frå lengda av arbeidsgjevarperioden. Det samla sjukefråværet for heile føretaket har altså gått monaleg ned i forhold til same periode 2011, både når det gjeld kort- og langtidsfråvær. Den same reduksjonen syner seg og i alle klinikkar og områder. 3
Dei to klinikkane/områda som hadde høgast fråvær i juli 2011, Klinikk for psykisk helsevern og Internservice område, har og redusert dette i stor grad gjennom målretta (prosjekt-)arbeid og brei involvering av tilsette. For dei små områda i føretaket, dvs. økonomi, HR og føretaksleiinga sin del, er det vanskeleg å dra slutningar på basis av slike tal som dette, då talet på medarbeidarar er så små at einskildpersonar sitt fråvær slår sterkt ut. 3.2.1 Sjukefråvær fordelt på egenmeldt fråvær og långtidsfråvær 2009- juli 2012 2009 2010 2011 pr.juli 2012 Egenmeldt fråvær 1,0 % 1,0 % 1,0 % 1,1 % Sjukemeldt fråvær 1 16 dgr 2,1 % 1,8 % 1,9 % 1,7 % Sjukemeldt fråvær 17 56 dgr 3,7 % 3,6 % 3,8 % 3,5 % Sjukemeldt fråvær over 56 dgr 0,6 % 0,6 % 0,7 % 0,5 % Tilsaman 7,4 % 7,0 % 7,4 % 6,8 % Tabellen viser utviklinga føretaket har hatt når det gjeld korttids- og langtidsfråvær. Her er små variasjonar og ei positiv utvikling så langt i 2012. 3.3 Utvikling sjukefråværsdagsverk 2010-2012 Grafane over syner tal sjukefråværsdagsverk i åra 2010, 2011 og 2012. Den raude linja syner skilnadene mellom talet fråværsdagsverk pr. månad i 2010 samanlikna med 2011, medan den svarte linja syner tilsvarande for skilnadene mellom 2011 og 2012. For Helse Fonna sin del ser ein at talet sjukefråværsdagsverk pr. månad i heile 2011 låg høgare samanlikna med same månaden i 2010, medan det motsette i stor grad er tilfelle for 2012 samanlikna med 2011. Særleg i april til juli 2012 var det markert reduksjon i tal sjukefråværsdagsverk. 4
3.3.1 Samla sjukefråværsdagsverk 2011 2012 Trenden syner at samla sjukefråværsdagsverk har gått ned frå januar 2011 til juli 2012. 3.4 Utvikling i tal einingar med samla sjukefråvær <5,5% og sjukemeldt fråvær <4,5% Grafen over syner den prosentvise utviklinga i tal av einingane i føretaket som når dei fastsette styringsmåla - dvs. sjukemeldt fråvær < 4,5 % og samla sjukefråvær < 5,5 %. Tal på einingar i føretaket som når desse styringsmåla er aukande, og pr. juli 2012 har om lag 70 % av alle einingar nådd begge måltala. 5
3.5 Sjukefråvær fordelt på yrkesgrupper Grafen viser utviklinga av sjukefråværet for dei ulike yrkesgruppene i føretaket. Legar/Psykologar har gjennomgåande lågt fråvær medan dei andre gruppene har høgare fråvær. Tal på tilsette i dei ulike gruppene varierer, i dei mindre yrkesgruppene vil få tilfelle sjukemelde få store prosentutslag. Yrkesgrupper med prosentvis størst sjukefråvær er drift-/teknisk personell og pleiepersonell. 3.6 Sjukefråvær fordelt på aldersgrupper Sjukefråværet er høgast i aldersgruppa 50-59 år og 60-69 år. Sjukefråværet er lågast i aldersgruppa 20-29 år. 6
3.7 Sjukefråvær fordelt på kjønn og aldersgrupper 20 29 år 30 39 år 40 49 år 50 59 år 60 69 år 2011 pr.juli 2012 2011 pr.juli 2012 2011 pr.juli 2012 2011 pr.juli 2012 2011 pr.juli 2012 Kvinner 7,2 % 5,7 % 8,2 % 8,1 % 8,4 % 6,5 % 8,5 % 8,7 % 10,1 % 8,5 % Menn 2,0 % 2,9 % 2,9 % 2,9 % 4,8 % 5,3 % 6,5 % 7,5 % 9,6 % 4,3 % Sjukefråværet er høgare for kvinner i alle aldersgrupper. Tala viser ein nedgang i sjukefråvær for dei fleste aldersgruppene når det gjelder kvinner og for menn ein liten tendens til auke for dei fleste aldersgrupper. Menn under 40 år er framleis dei som har lågast fråvær i Helse Fonna. 4.0 Tiltak og verkemiddel Det er ingen enkel årsak til sjukefråværet i føretaket. Analysar visar at føretaket har dei same sesongmessige variasjonane som elles i samfunnet. Det er ingen einskilde tiltak som kan redusera sjukefråværet og dermed auka nærværet. Det er heller ikkje dokumentert at det er tiltak som vil verka positivt på alle seksjonar/einingar. Det er samspelet av fleire faktorar over tid som gjev resultat. For å kunne lykkast med dette arbeidet, er det ein føresetnad å ha sterk forankring i leiinga og medverknad frå dei tilsette. Arbeidet med å redusere sjukefråværet er ei kontinuerleg oppgåve i Helse Fonna. Nedanfor vert det gjort greie for ulike tiltak og verkemiddel som er sett i verk. 4.1 Mål og tiltaksplan IA Mål og tiltaksplan IA er utarbeidd i samband med den reviderte IA-avtalen. Denne er forankra i direktørgruppa, og HR vil framover hausten 2012 fortsetje arbeidet med iverksetjing av tiltak i føretaket. Eit prosjekt i denne planen er «nærværsarbeidet» ved Reinhaldseininga, Internservice område. Prosjektet har som fokus bl.a. å kartlegge: Årsakar til fråvær. Faktorar som skapar nærvær og fagleg stolthet Arena for medverknad Det er vidare under planlegging eit prosjekt retta mot gravide «Frisk gravid» med planlagt start 2012/2013. 4.2 Sjukefråværsoppfølging Det er utarbeida eigne rutinar for korleis tilsette skal følgjast opp av leiar, Bedriftshelsetenesta og NAV. I personalhandboka er det prosedyrar til bruk for leiarar ved oppfølging av sjukemeldt, skjema for søknad om tilretteleggingstilskot, retningslinjer frå NAV, etc. Det blir kontinuerleg rapportert på sjukefråværstal på leiarmøte på alle nivå i organisasjonen. Aktiv sjukefråværsoppfølging er eit vesentleg tiltak som har ført til positiv utvikling når det gjeld langtidsfråvær. 4.3 Opplæring Arbeidet med sjukefråværs oppfølging er eit tema i leiaropplæringsprogrammet i Helse Fonna. Vidare er dette tema på HMS opplæringa for leiarar og verneombod. Føretaket har interne kurs i IA-arbeid i samarbeid med NAV Arbeidsliv, der både leiarar, tillitsvalde og verneombod deltek. 4.4 IA-modul i ressursstyringssystemet Gat Helse Fonna innførte hausten 2011 den såkalla IA-modulen i arbeidsplanleggingssystemet GAT. Denne skal gje leiarane oversikt i kvart einskild sjukefråværsløp, med påminning om fristar for pålagte møte/andre aktivitetar, malar for registrering av kontakt med medarbeidaren sin samt samla dokumentasjonen over alle planlagde/gjennomførte tiltak. Slik kan dette verktøyet gi leiar høve til meir 7
effektiv og tettare oppfølging av sjukemelde. Ein held på å implementera dette verktøyet i organisasjonen. 4.5 Bistand frå NAV arbeidslivsenter NAV arbeidslivsenter har hatt ei aktiv rolle i oppfølging av sjukemelde. Føretaket har særskilde kontaktpersonar som gir bistand i vanskelege saker. Desse har gitt rettleiing til leiarar og sjukemelde, opplæring og undervisning, delteke i møteverksemd og samarbeida nært med bedriftshelsetenesta. Samarbeidet med NAV er svært verdifylt i oppfølginga og tilbakeføring av sjukemelde. 4.6 Samhandling mellom leiar og vernetenesta Det er etablert samarbeidsarena mellom leiar og verneombod i samsvar med retningslinjer. Dette samarbeidet bidrar til auka fokus på å finne løysingar retta mot fysisk og psykisk arbeidsmiljø. Føretaket har ei godt fungerande verneteneste, som både tek initiativ og er løysningsfokusert. 4.7 Bedriftshelsetenesta / HMS Ergonomisk rådgjeving Helse Fonna har hatt ein godkjent bedriftshelseteneste sidan desember 2010. BHT skal bistå arbeidsgjevar med å oppfylle lovkrav m.m. på HMS-område i tråd med Arbeidsmiljølova. Eit av satsingsområda for 2012 er å arbeida for å redusera sjukefråværet/ia. Bedriftshelsetenesta / HMS deltek på alle dialogmøte 1. Det vert tilbydd HMS-undervisning i regi av BHT på organisasjon og gruppe nivå innan ei rekkje tema som enkeltvis og samla sett kan bidra til eit betre arbeidsmiljø og derav lågare sjukefråvær. Ergonomisk rådgiving bedriftshelsetenesta/bedriftsfysioterapeut har bistått med: Kartlegging, risikovurdering, undervisning einingsvis innan områda: arbeidsbelastning, arbeidsteknikk, arbeidsprosessar, belysning, synsergonomi, organisatoriske faktorar, lokale Rådgjeving ved planlegging og utforming av arbeidsplassar ved flytting, ombygging, etc. Rådgjeving ved valg av ergonomisk arbeidsutstyr og hjelpemiddel. Bistand ved førebygging av sjukefråvær/tilbakeføring av sjukemeldte. Rådgiving ved innkjøp og utarbeiding av kravspesifikasjon for møbler og utstyr. Det er eit mål å komme tidleg med i planleggingsfasen ved ombygging og nybygg. 4.8 HMS-kartlegging handlingsplanar Alle klinikkar/område har ei årleg HMS-kartlegging i sine einingar i samsvar med retningslinjer i Helse Fonna. Resultata etter HMS-kartlegginga vert risikovurdert og prioritert. Det vert også laga tilhøyrande tidsfesta handlingsplan. Denne gjennomgang involverer dei tilsette i kvar eining. I dette arbeidet er det tett samhandling mellom leiar og verneombod. HMS-handlingsplanen skal ha fokus på personalet og deira arbeidsmiljø. Status på handlingsplanen vert regelmessig rapportert på i leiarmøter, der tillitsvald og verneombod er til stades. Føretaket har ein overordna HMS-handlingsplan som regelmessig vert drøfta i AMU. Det er og etablert retningslinjer for gjennomføring av ein vernerunde kvar veke, som vert gjennomført i dei fleste einingar. Denne har til hensikt å uke fokuset på HMS og skapa ein arena for samhandling om arbeidsmiljøet, samt sikra at vi er klare for ei ny veke. Vidare skal vernerunden ha ein nytteverdi ved at problem eininga kan gripe tak i sjølve vert utbetra straks. 4.9 Overtid/AML-brudd Helse Fonna har dei siste to åra hatt fokus på overtid og AML-brot. Det er utarbeida standard rapportar med oversikt pr. klinikk ned på einingsnivå og på individnivå. Desse rapportane har ført til at leiarar har kunne følgje opp tilsette og sette i verk korrigerande tiltak. Oversikten vert også lagt fram for AMU. AMLbrot knyta til overtidsbruk har blitt noko redusert i denne tidsperioden. Dette har truleg også positiv effekt på trivselen og helsa til dei tilsette. 8
4.10 Seniorpolitikk Seniorpolitikken i Helse Fonna vart revidert våren 2012. Den skal medverke til at tilsette kan stå lengre i arbeidsforholdet. Ordninga handlar mellom anna om at det vert skrive avtale med tilsette over 62 år der den tilsette og leiar kan bruke kr.15.000 pr. år på tiltak som kan bidra til at senioren står lenger i arbeidsforholdet. Helse Fonna ønskjer å ha ein personalpolitikk som er livsfaseorientert. Det betyr at personalpolitiske tiltak skal vera tilpassa den livsfasen som medarbeidarane er i. Som ledd i dette skal Helse Fonna ha ein heilskapleg seniorpolitikk, samansett av konkrete tiltak som er tenlege i eit livsløpsperspektiv, og i sum er så attraktive at flest mogleg både ynskjer og evnar å halda fram i arbeidet. 4.11 Einingsvise tilnærmingar til styrking av arbeidsmiljøet - Arbeidsmiljøpris Mange einingar jobbar målretta og systematisk med å styrke trivsel og samhald. Føretaket har kvart år utdeling av arbeidsmiljøpris, som visar innsats og initiativ frå enkelt personar og leiarar. Tiltaket/prisen viser at det i mange einingar vert arbeid systematisk og allsidig for å betre arbeidsmiljøet. 4.12 Velferdstilbod Velferdstilbod i Helse Fonna famnar om ulike aktivitetar som fysisk aktivitet/trening, velferdsturar, arrangement i regi av leiinga, einingar eller dei ulike velferdslaga i Helse Fonna. Samla sett tilbyr desse eit stort spenn av aktivitetar tilpassa de fleste tilsette. Dette bidrar til å styrke sosialt samhald, og til å styrke både mental og fysisk helse. 5.0 Vegen vidare Administrerande direktør vil fortsatt ha fokus på det målretta arbeidet knytt til helsefremmande arbeidsplassar og tiltak for å redusere sjukefråværet. Føretaket arbeidar med vidare implementering og vil følgje opp utviklinga i forhold til mål og tiltak i vedteken IA-handlingsplan. Ein ser det som svært viktig å trekke tillitsvalde og verneombod med i IA-arbeidet. Når det gjeld reduksjon av sjukefråveret ser ein at korttidssjukefråværet er stabilt og relativt lågt. Det viktigaste innsatsområdet vil slik vera overgangen frå eigenmeldt sjukefråvær til sjukemeldt fråvær som utviklar seg til langtidsfråvær. Her er det svært viktig at næraste leiar har ei tett oppfølging av den sjukemelde. Arbeid med sjukefråværs oppfølging er derfor eit tema i leiaropplæringsprogrammet i føretaket. Ein arbeidar og med å implementere styringsverktøy som gjev leiarane betre oversikt over den einskilde sitt sjukefråværsløp samtidig som det gjev leiarane lett tilgjengeleg og oppdaterte styringsdata over eininga til ei kvar tid. Leiar skal og sikrast god bistand frå bedriftshelsetenesta og NAV i oppfølgingsarbeidet, til dømes i dialogmøter. Det er forskjellar i sjukefråværet mellom dei einskilde klinikkane og einingane i føretaket. Ein gjer ei prioritering av prosjekt inn mot klinikkar/einingar med særskilde utfordringar. Målretta prosjekt som er tilpassa einskilde einingar sine utfordringar har ein tidligare arbeid med og sett forbetringar av, døme her er klinikk for psykisk helsevern og internservice. Vidare ønskjer ein å vere i forkant og kartleggja einingar der ein kan forvente framtidige utfordringar. Viktig her er einingar med mange eldre med høg alder, då statistikken i føretaket viser aukande sjukefråvær med aukande alder. Arbeidet med å byggja helsefremmande arbeidsplassar er avhengig av eit samspel mellom fleire faktorar over tid. Føretaket skal ha gode handlingsplanar som ein følgjer opp samt ein overordna personalpolitikk og rutinebeskrivingar. Ein kan likevel slå fast at leiarane i dei einskilde einingane har ei svært sentral utøvande rolle i å byggje trivsel og eit godt arbeidsmiljø samt vere gode rollemodellar i det haldningsskapande arbeidet. Føretaket ser det derfor som sentralt å arbeide med korleis ein kan sikre god rekruttering til leiarstillingar og vil arbeide ytterligare med forbetring av leiarutviklingsprogram. Gode leiarar kan og stille krav til medarbeidarane i arbeidet med å skape helsefremmande arbeidsplassar - vilje, engasjement og medverknad frå alle partar er vesentleg. 9