4H-klubbene Medlemsorganisasjonene 4H-fylkesstyret Fylkesmannen, Landbruksavdelinga 4H Norge OPAL Valgkomiteen Lillehammer, 14. desember 2017 Innkalling til fylkesårsmøte i 4H Oppland 2018 4H Oppland kaller inn til fylkesårsmøte på Brandbu søndag 11.februar. Denne helga vil det bli arrangert DAF-kurs (styrevervskurs) på Brandbu, Selve årsmøtet starter med registering 10.30 på Brandbu Skole. Klubber som ønsker å fremme saker til fylkesårsmøtet må sende dette innen 21. januar 2018 Fylkesårsmøtet er sammensatt av: 2 representanter fra hver 4H-klubb, valgt på klubbenes årsmøter 1 representant oppnevnt av Fylkesmannens landbruksavdeling 2 representanter fra alumnene i fylket, valgt på alumnklubbens årsmøte Fylkesstyrets medlemmer 1 representant fra fylkesleddet til hver av medlemsorganisasjonene til 4H Norge. Disse møter uten stemmerett. I normalvedtektene for 4H-klubbene finner vi dette om årsmøteutsendinger http://4h.no/viewfile.aspx?id=20715 I tillegg kan 4H-klubbene møte med en eller flere observatører. Med vennlig hilsen Ingri Grønningsæter Silli /s/ Anne Finnbråten /s/ Turi Elise Kaus /s/ Leder i fylkesstyret Årsmøteordfører Organisasjonsrådgiver 2
Praktisk informasjon: Samme helg som fylkesårsmøte vil det og bli arrangert DAF-kurs (styrevervskurs). Årsmøtet vil gå inn som en naturlig del av DAF-kurset og her får 4H-erne førstehandskjennskap til årsmøtegjennomføring. Noen av 4H-erne vil ha stemmerett, men de aller fleste vil nok være observatører. DAF-kurset er på samme sted som årsmøtelokalet. Meld fra ved påmelding om du har stemmerett eller om du er observatør. For dere som ikke deltar på DAF-kurset, men kun årsmøtet blir det en egenandel på 150 kr. Klubbene vil bli fakturert i etterkant. Stemmerett eller observatør? Hver klubb har to stemmer i årsmøtet. De andre fra klubben er observatør. På årsmøtet i klubbene valgte dere to årsmøteutsendinger som skal ha stemmerett. Om disse ikke kan møte må klubben bli enig om hvem som skal stille med stemmerett fra klubben. Er du klubbrådgiver? Etter nye regler regnes ikke klubbrådgivere som medlemmer da de ikke betaler en personlig medlemskontingent. Hvis du som klubbrådgiver vil ha stemmerett på årsmøtet må du være støttemedlem. Sakspapirer Det har tidligere år blitt fremmet ønske om et mest mulig papirfritt årsmøte. Sakspapirene blir sendt ut elektronisk på mail og lagt ut på hjemmesiden www.4h.no/oppland. Alle står fritt til å skrive ut disse selv og ta med på årsmøtet. Hvis du ønsker sakspapirene tilsendt på papir må du ta kontakt med 4Hkontoret. Påmeldingsfrist: 1. februar via medlemsregisteret To uker før årsmøtet vil de andre sakspapirene bli sendt ut. Fylkesstyret oppfordrer alle 4H-klubbene til å sende deltakere på alle arrangement denne helga. 3
SAKSLISTE FOR ÅRSMØTET I 4H OPPLAND 2018 1. Åpning ved fylkesleder og årsmøteordfører 2. Konstituering 2.1 Navneopprop 2.2 Valg av referent til å føre protokollen 2.3 Forretningsorden for årsmøtet 2.4 Godkjenning av innkalling og saksliste 2.5 Valg av to (2) representanter til å skrive under protokollen sammen med ordføreren 3. Årsmelding for 2017 4. Regnskap for 2017 5. Generaldebatt 6. Revidert årsplan for 2018 og årsplan for 2019 7. Revidert budsjett 2018 og budsjett 2019 8. Innkomne saker 8.1 Vedtektsendring i normalvedtekter for 4H-klubber 8. 2 Handlingsplan 2018 9. Tilsetting av revisor 10. Valg a) Ordfører og varaordfører, funksjonstid ett (1) år. b) Medlemmer til fylkesstyret valgt i følgende rekkefølge: 1. Leder for fylkesstyret med funksjonstid ett (1) år 2. To (2) styremedlemmer med funksjonstid to (2) år Dersom lederen velges blant fylkesstyrets øvrige sittende medlemmer, velges ytterligere ett (1) styremedlem med funksjonstid ett (1) år. c) To (2) varamedlemmer til fylkesstyret i rekkefølge, funksjonstid ett (1) år. d) Ett (1) medlem til valgkomiteen, funksjonstid tre (3) år. e) Tre (3) varamedlemmer til valgkomiteen med funksjonstid ett (1) år. 4
Sak nr. 2 Konstituering Konstituering 2.1 Navneopprop 2.2 Valg av referent til å føre protokollen Styret legger frem sin innstilling på Fylkesårsmøtet. 2.3 Forretningsorden for årsmøtet Forslag til forretningsorden ble lagt fem av ordfører på Fylkesårsmøtet. Fylkesstyret sitt forslag til vedtak i Fylkesårsmøtet: Fylkesårsmøtet 2018 godkjenner forretningsorden for Fylkesårsmøtet 2.4 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalingen med sakspapirene til landsmøterepresentantene ble sendt ut 14.12.2017. Dette er innenfor fristene for kunngjøring og utsending av sakspapirer til fylkesårsmøtene i 4H Norge. Saksliste ble sendt ut 14.02 2017 sammen med innkalling til Fylkesårsmøtet. Fylkesstyret sitt forslag til vedtak i Fylkesårsmøtet: Fylkesårsmøtet 2018 godkjenner innkallingen til Fylkesårsmøtet. Fylkesårsmøtet 2018 godkjenner sakslista til Fylkesårsmøtet. 2.5 Valg av to (2) representanter til å skrive under protokollen sammen med ordføreren Styret legger frem sin innstilling på Fylkesårsmøtet. 5
Sak nr. 3 Årsmelding 2017 ÅRSMELDING 2017 3. Årsmelding 2017 for 4H Oppland Fylkesstyrets årsmelding for 2017 legges frem til behandling. Vedlegg: 1. Årsmelding 2017 Fylkesstyrets forslag til vedtak i fylkesårsmøtet: Fylkesårsmøtet i 4H Oppland godkjenner fylkesstyrets forslag til årsmelding 2017. 6
Sak nr. 4 Regnskap for 2017 REGNSKAP 2017 4.1 Revidert regnskap for 4H Oppland 2017 Revidert regnskap for 4H Oppaland 2017 legges frem til behandling. Vedlegg: 1. Revidert regnskap 2017 2. Balanseregnskap 2017 2. Revisjonsberetning for 4H Opplands regnskap 2017 Styrets forslag til vedtak i årsmøtet: Fylkesårsmøtet i 4H Oppland godkjenner regnskapet for 4H Oppland for 2017. 7
4h Oppland Resultatregnskap Kontospesifisert utskrift: 22.01.2018 15:18 Note 2017 2016 INNTEKTER OG KOSTNADER Inntekter Salg av materiell 1 3100 Varesalg u/mva 32 202,00 31 869,44 3220 Kontigenter medl./klubber 206 098,00 131 780,00 3225 Landslotteri 38 259,00 0,00 3230 Prosjektmidler 96 645,00 0,00 3235 Offentlig Tilskudd 12 510,00 200 249,00 3240 Tilskudd fra landsbruksorganisa 119 977,00 0,00 3245 Tilskudd fra frilutslivorganisa 50 000,00 0,00 3250 Tilskudd fra andre organisasjon 15 600,00 284 091,00 3260 Deltakeravgift 171 924,50 274 630,00 3265 Overskudd v/leir og kurs arrang 44 782,00 0,00 Sum Salg av materiell 787 997,50 922 619,44 Kontingenter, tilskudd, arrangementer, etc 2 3900 Andre inntekter 5 008,01 4 197,78 3910 Momskompensasjon 59 381,00 0,00 3915 Reiserefusjon/-utjaming 11 380,00 0,00 Sum Kontingenter, tilskudd, arrangementer, etc 75 769,01 4 197,78 Sum inntekter 863 766,51 926 817,22 Materiell-, personal- og driftskostnader Materiellkostnader 3 4300 4H-artikler / varekjøp 15 674,25 34 057,25 4990 Beholdningsendring/varelager 2 355,00 (1 400,00) Sum Materiellkostnader 18 029,25 32 657,25 Personalkostnader 4 5000 Lønn og personkostn.utbet.av an 491 728,13 28 430,00 5330 Godtgj. til styre- og bedriftsf 0,00 5 000,00 5505 Innleid hjelp 33 250,00 0,00 5930 Personalforsikringer 8 266,00 8 309,00 Sum Personalkostnader 533 244,13 41 739,00 Driftskostnader 5 6300 Leie lokale 24 000,00 12 000,00 6540 Kontorutstyr/inventar 0,00 4 500,00 6553 Edb- drift/vedlikehold 6 002,29 18 522,50 6620 Reparasjon og vedlikehold utsty 0,00 469,00 6700 Revisjons og regnskapshonorar 21 176,00 15 306,00 6701 Revisjonshonorar 0,00 2 000,00 6720 Honorar for øk. og juridisk bis 0,00 455 200,44 6800 Kontorrekvisita 394,56 4 432,42 6860 Opplæring- ansatte 0,00 273 921,22 6865 Deltakeravgift 171 426,00 37 196,27 6900 Telefon 11 718,75 0,00 6907 Datakommunikasjon 0,00 3 779,41 6940 Porto 755,00 705,00 7101 Bilgodtgjørelse, trekk- og AGA- 0,00 10 774,35 7103 Bilgodtgjørelse, trekk- og AGA- 0,00 40 073,90 7130 Reiseutgifter ansatte 51 515,09 0,00 7140 Reiseutgifter andre 12 829,68 3 909,00 7325 Aktivitet/Prosjektsatsing 0,00 17 181,62 7365 Tilskudd leir/kurs utført av an 78 571,08 0,00 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for 4h Oppland Organisasjonsnr. 994546457 Side 1 av 4 8
4h Oppland Resultatregnskap Kontospesifisert utskrift: 22.01.2018 15:18 Note 2017 2016 7390 Matutgifter 17 009,43 0,00 7395 Kursmatriell 19 741,42 0,00 7420 Premier og gaver 6 464,65 14 130,65 7425 Pr artikler og info.matriell 494,69 0,00 7500 Forsikring 0,00 1 761,00 7740 Øredifferanser ved avstemming (0,05) 0,00 7770 Gebyrer/provisjoner 1 680,78 1 147,12 7790 Andre kostnader 3 914,04 1 621,00 7830 Tap på fordringer 0,00 864,50 Sum Driftskostnader 427 693,41 919 495,40 Sum materiell-, personal- og driftskostnader 978 966,79 993 891,65 Sum inntekter og kostnader (115 200,28) (67 074,43) FINANSINNTEKTER Finansinntekter Renteinntekter 8050 Renteinntekt 5 359,22 5 435,52 Sum Renteinntekter 5 359,22 5 435,52 Sum finansinntekter 5 359,22 5 435,52 Finanskostnader Annen rentekostnad 8151 Rentekostnad 0,00 45,14 Sum Annen rentekostnad 0,00 45,14 Sum finanskostnader 0,00 45,14 ÅRSRESULTAT (109 841,06) (61 684,05) 8800 Årsresultat (109 841,06) (61 684,05) Sum Overføringer annen egenkapital (109 841,06) (61 684,05) Kontospesifisert Offentlig Regnskap for 4h Oppland Organisasjonsnr. 994546457 Side 2 av 4 9
4h Oppland Balanse pr. 31.12.2017 Note 31.12.2017 31.12.2016 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Finansielle anleggsmidler Andre fordringer 1390 Andre fordringer 15 950,00 0,00 Sum Andre fordringer 15 950,00 0,00 Sum finansielle anleggsmidler 15 950,00 0,00 SUM ANLEGGSMIDLER 15 950,00 0,00 OMLØPSMIDLER Varer 1460 Varelager 3 535,00 5 890,00 Sum Varer 3 535,00 5 890,00 Fordringer og krav Kundefordringer 6 1500 Kundefordringer 4H 1 768,25 51 768,25 1530 Fordring v/bidrag 98 202,71 0,00 Sum Kundefordringer 99 970,96 51 768,25 Sum fordringer og krav 99 970,96 51 768,25 Bankinnskudd, kontanter o.l. 7 1920 Gj.nor 2010.25.01293 647 295,82 800 476,40 1921 Gj.nor 2010.0933587 1 700,50 1 691,20 1925 Landkreditt 9365.19.12464 402 579,15 398 109,15 Sum Bankinnskudd, kontanter o.l. 1 051 575,47 1 200 276,75 SUM OMLØPSMIDLER 1 155 081,43 1 257 935,00 SUM EIENDELER 1 171 031,43 1 257 935,00 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for 4h Oppland Organisasjonsnr. 994546457 Side 3 av 4 10
4h Oppland Balanse pr. 31.12.2017 Note 31.12.2017 31.12.2016 EGENKAPITAL, FOND OG GJELD EGENKAPITAL OG FOND Innskutt egenkapital Selskapskapital 8 2000 Fond-nedlagte klubber 54 106,12 27 330,01 Sum Selskapskapital 54 106,12 27 330,01 Sum innskutt egenkapital 54 106,12 27 330,01 Egenkapital 9 2050 Egenkapital 1 000 644,17 1 110 485,23 Sum Egenkapital 1 000 644,17 1 110 485,23 SUM EGENKAPITAL OG FOND 1 054 750,29 1 137 815,24 Ny sum 0,00 0,00 GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld 10 2400 Leverandørgjeld 116 281,14 120 119,76 Sum Leverandørgjeld 116 281,14 120 119,76 SUM GJELD 116 281,14 120 119,76 Sum egenkapital, fond og gjeld 1 171 031,43 1 257 935,00 Kontospesifisert Offentlig Regnskap for 4h Oppland Organisasjonsnr. 994546457 Side 4 av 4 11
12
NOTER TIL REGNSKAP 2017 Årets regnskap viser et underskudd på kr 109 841,06 Fra og med 2017 ble det innført lik kontoplan for alle 4H fylkene. Dette har ført til nye poster og at noen tidligere poster er slått sammen til nye. Full effekt av dette får vi ikke før neste år. 1 Salg materiell Gjelder høstfestmerker/plaketter. I tillegg er det solgt leirbukser. Fra og med 2016 bestilte klubbene merker selv. Ca 1000 kr kom fra klubber som ikke betalte før 2017. Det er ikke etterslep på dette lenger. 4H-plakettene blir fortsatt fakturert til klubbene fra 4H Oppland. 2 Kontingent Medlemstall er gått ned. Nytt fra 2017 var kontorstøtte fra klubbene i Oppland. Alle har betalt den for 2017 3 Diverse tilskudd Gjensidigestiftelsen prosjektmidler 96 000 kr Rentemidler fra Fylkesmannen 10 000 kr Landbrukssamvirke 103 000 kr Mjøsen Skog 10 000 kr Sulland fondet 5 000 kr 4 Deltakeravgifter Alle deltakeravgifter på kurs og transport nordisk leir. Nedgang i antall deltakere 5 Lønns- og personalkostnader utbetalt av andre Gjelder lønn DAF-kurs og Storkurs. Lønnsutgifter til organisasjonsrådgiver og engasjementstilling ble tidligere ført under honorar. Nå er dette slått sammen og honorar står i null. Her er det 4H Norge som er arbeidsgiver, og 4H Oppland betaler ut dette etterskuddsvis. 6 4H artikler/varekjøp 4H plakettene og leirbukser 7 Tilskudd leir/kurs utført av andre Tilskudd leir/kurs utført av andre har erstattet kurskostnader.gjelder teknisk arrangør klubb DAF og Storkurs samt Handverkskolen på Hjerleid for FIXIT. 8 Kundefordringer Deltakeravgift som ikke er betalt står som kundefordring hos 4H Norge. Vi får hele summen når alt er betalt. 98 000 gjelder Gjensidigestiftelsen 2017 som blir utbetalt i januar 2018 9 Endring i fond Lundstein 4H sin bankkonto er avslutta og beløpet overført 4H Oppland, kr 21 000.- 12 Leverandørgjeld Dette er i hovedsak lønn og reisekostnader for organisasjonsrådgiver for november og desember. 13
Sak nr. 5 Generaldebatt GENERALDEBATT 2017 4. Generaldebatt For å redde økonomien til 4H Norge og organisasjonen slik vi kjenner den i dag er vi nødt til å verve flere medlemmer. Formålet med gruppeoppgaven er å skape debatt rundt temaet og dele tips og ideer for hvordan vi på best mulig måte kan nå ut til potensielle medlemmer og få flere venner i 4H. Vedlegg: 1. Gruppearbeid GRUPPEOPPGAVE: v 4H Oppland må ha større medlemsvekst for å opprettholde det vi allerede har 1. Kom med konkrete eksempler på hva du/klubben din kan gjøre for å få med flere medlemmer i 4H. v Vi skal bli best på synliggjøring 2. Kom med konkrete eksempler på hva du og vi kan gjøre for å synes både i media, men også i bygda. 14
Sak nr. 6 Revidert årsplan for 2018 og årsplan for 2019 REVIDERT ÅRSPLAN FOR 2018 OG ÅRSPLAN FOR 2019 6. Revidert årsplan for 2018 Fylkesstyrets forlsag til revidert årsplan 2018 og årsplan 2019 legges frem til behandling. Vedlegg: 1. Revidert årsplan 2018 2. Årsplan 2019 Fylkesstyrets forslag til vedtak i fylkesårsmøtet: Fylkesårsmøtet i 4H Oppland godkjenner fylkesstyrets forlsag til revidert årsplan 2018 og årsplan 2019 med de endringsforslag som er tilkommet. 15
ÅRSPLAN 2018-REVIDERT 6.- 7. januar Feforhelg for 4H-ere Trivselssamling for voksne på Fefor AVLYST 27. januar Fylkesfest med plakettutdeling, Honne Januar/Februar Vervemåneder 9.-11. Februar Superhelg DAF-kurs og Fylkesårsmøte, Tingelstad 4H og Moen 4H 6.-8. april Storkurs på Lena-Valle VGS 4.mai 4H-dagen Under åpen himmel 28.- juni til 1. juli Fylkesleir, Hedalen, Ildjarnstad 4H 21.juli 28. juli August/September September Oktober Landsleir, Rogaland Vervemåneder Regionmøter «Gøy på landet» Afterleir i Imsdalen OPAL 4H Høstfester i klubbene 10.-12. november FIXIT, Hjerleid November Årsmøte i klubbene 15. desember Frist for klubbene til å rapportere til 4H Norge Hele året: - Regionale arrangement - Arrangement på 4H-gårdene - Klubbesøk - Aspirantleirer - Volleyball 16
ÅRSPLAN 2019 Januar Januar/Februar Februar April 4.mai Juni Juli August/September September Oktober November Fylkesfest med plakettutdeling, Honne Trivselssamling for voksne Superhelg DAF-kurs og Fylkesårsmøte, Furustrand 4H og Slidre 4H, evt. sammen med Åsvang 4H. Storkurs på Hjerleid 4H-dagen Under åpen himmel Fylkesleir, Maiblomen 4H, Saksumdal Nordisk leir, Bornholm, Danmark Vervemåneder Regionmøter «Gøy på landet» Afterleir i regi av OPAL 4H Høstfester i klubbene FIXIT, Hjerleid Vervemåned Årsmøte i klubbene 15. desember Frist for klubbene til å rapportere til 4H Norge Hele året: - Regionale arrangement - Arrangement på 4H-gårdene - Klubbesøk - Aspirantleirer - Volleyball 17
Sak nr. 7 Revidert budsjett 2018 og budsjett 2019 REVIDERT BUDSJETT 2018 OG BUDSJETT 2019 7.1 Revidert budjsett for 4H Oppland 2018 Revidert budsjett for 4H Oppland 2018 og budsjett for 4H Oppland 2019 legges frem til behandling. Vedlegg: 1. Revidert budsjett for 4H Oppland 2018 og budsjett for 4H Oppland 2019 Styrets forslag til vedtak i årsmøtet: Fylkesårsmøtet i 4H Oppland godkjenner revidert budsjett for 4H Oppland 2018 og budsjett for 4H Oppland 2019 18
Budsjett revidert 2018 Kontonr Tekst Regnskap 2017 Budsjett 2018 Revidert budsjett 2018 Budsjett 2019 DRIFTSINNTEKTER Salgsinntekter 3100 Varesalg u/mva 32 202,00 25000 25000 25000 3220 Kontingenter medl./klubber 206098 229000 190000 195000 Sum Salgsinntekter 238 300,00 254000 215000 220000 Andre inntekter 3225 Landslotteri 38259 40000 39000 40000 3230 Prosjektmidler 96645 150000 50000 50000 3235 Offentlige Tilskudd 12510 100000 100000 100000 3240 Tilskudd fra landbruksorganisasjon 119977 100000 110000 110000 3245 Tilskudd fra frilufslivorganisasjon 50000 50000 50000 3250 Tilskudd fra andre organisasjoner 15600 10000 10000 10000 3260 Deltakeravgifter 171924,5 280000 191000 200000 3265 Overskudd v/leir og kurs arrangert av andre 44782 15000 15000 15000 3600 Leieinntekter 0 3900 Andre inntekter 5008,01 5000 5000 5000 3905 Purregebyr 0 3910 Momskompensasjon 59381 60000 60000 60000 3915 Reiserefusjon/-utjamning 11380 0 10000 10000 Sum andre inntekter 625466,51 760000 640000 650000 SUM DRIFTSINNTEKTER 863 766,51 1014000 855000 870000 DRIFTSKOSTNADER Varekostnader 4300 4H-artikler/varekjøp 15674,25 20000 20000 20000 4990 Beholdn.endring varelager 2355 0 Sum Varekostnader 18029,25 20000 20000 20000 Personalkostnader 5000 Lønn og personalkostnader utbetalt av andre 491728,13 480000 495000 500000 5505 Innleid hjelp/lønn under 10 000 33250 35000 35000 35000 5930 Personalforsikringer 8266 10000 10000 10000 5990 Velferdskonto 0 5000 5000 Sum Personalkostnader 533244,13 525000 545000 550000 Avskrivninger 6010 Avskrivninger driftsmidler 0 Sum Avskrivninger 0 19
Andre driftskostnader 6300 Husleie/leie av lokaler 24000 24000 24000 24000 6540 Kontorutstyr/inventar 0 2000 1000 1000 6552 Edb - innkjøp 5000 0 0 6553 Edb - drift/vedlikehold 6002,29 1000 3000 3000 6700 Revisjon/regnskapstjenester 21176 20000 20000 20000 6800 Kontorrekvisita 394,56 1000 3000 1000 6860 Opplæring - ansatte 0 2000 2000 6865 Deltakeravgifter 171426 355000 180000 190000 6900 Telefon/bredbånd 11718,75 0 8000 8000 6940 Porto 755 1000 1000 1000 7130 Reiseutgifter ansatte 51515,09 30000 40000 40000 7140 Reiseutgifter andre 12829,68 30000 20000 20000 7365 Tilskudd leir/kurs utført av andre 78571,08 10000 40000 40000 7390 Matutgifter 17009,43 20000 20000 20000 7395 Kursmateriell 19741,42 0 20000 20000 7420 Premier og gaver 6464,65 5000 7000 5000 7425 Pr artikler og info. materiell 494,69 5000 2500 1000 7500 Forsikring 2000 2000 2000 7770 Gebyrer/provisjoner 1680,78 1500 1800 1800 7790 Andre kostnader 3914,04 2000 4000 4000 7830 Tap på fordringer 0 Sum Andre driftskostnader 427693,46 514500 399300 403800 SUM DRIFTSKOSTNADER 978966,84 1059500 964300 973800 DRIFTSRESULTAT -115 200,33-45500 -109300-103800 FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER 8050 Renteinntekter 5359,22 5000 5000 5000 8070 Anne finansinntekt 8151 Rentekostnader 8170 Annen finanskostnad SUM NETTO FINANSPOSTER 5359,22 ORDINÆRT RESULTAT -109 841,11-40500 -104300-98800 20
Sak nr. 8 Innkomne saker INNKOMNE SAKER 8.1 VEDTEKSTENDRINGSFORALG NORMALVEDTEKTER FOR 4H-KLUBBER SAMMENSLÅING AV KLUBBER 4H Innlandets begrunnelse: 4H Innlandet har klubber som er i en og samme kommune, disse har ønsket sammenslåing. Vedtektene sier ingenting om å slå sammen klubber, kun om å legge ned. Bakgrunn Nedleggelse av grendeskoler og små barnekull på skoler i noen distrikter byr på utfordringer med å holde mange klubber i drift i en og samme kommune. Det er viktigere at 4H tilbys som en aktivitet gjennom én oppegående klubb enn at det er flere klubber som sliter med lavt medlemstall og sviktende rekrutteringsgrunnlag. Dersom alt skal gjøres etter boka, skal alle berørte klubber som ønsker å slå seg sammen legges ned, klubbenes økonomiske midler skal oppbevares av fylkesstyret i fem år og det skal startes opp èn ny klubb. Med denne framgangsmåten vil ikke nyoppstartet klubb ha tilgang til midler som 4Hmedlemmene tross alt har sørget for til sine daværende klubber, før etter fem år. Slik Fylkesstyrene og årsmøtene ser det, er det to reelle valg ved sammenslåing. Det er ønskelig at klubbene selv kan vedta hvilken framgangsmåte som ønskes. Å legge ned alle klubbene for å starte opp helt ny klubb - forslag A, og forslag B medlemmene samles i en allerede eksisterende klubb. I begge tilfeller, er det ønskelig at midlene følger medlemmene over i ny klubb. Fylkesstyrene i 4H Hedmark og 4H Oppland ønsker at årsmøtene i 4H Hedmark og 4H Oppland skal fremme følgende vedtaksendring under 4H Norges landsmøte 2018: (endringer merket i rødt) 21
Fylkesstyrets forslag til vedtak: Normalvedtekter for 4H-klubber, 11 Oppløsning av klubben Endres fra: 11. Oppløsning av klubben En 4H-klubb kan ikke oppløses så lenge minst tre medlemmer vil opprettholde drifta. Om en 4H-klubb slutter å fungere, skal klubbens verdier tas vare på av 4H-fylkesstyret. Alleverdier skal oppbevares i 5 år. Dersom det ikke er kommet i gang 4H-arbeid på samme sted i løpet av denne tida, skal midlene brukes til 4H-arbeid andre steder i kommunen eller stilles til disposisjon for 4Hfylkesstyret. Endres til: 11. Oppløsning av klubben En 4H-klubb kan ikke oppløses så lenge minst tre medlemmer vil opprettholde drifta. 1. Om en 4H-klubb slutter å fungere, skal klubbens verdier tas vare på av 4H-fylkesstyret. Alle verdier skal oppbevares i 5 år. Dersom det ikke er kommet i gang 4H-arbeid på samme sted i løpet av denne tida, skal midlene brukes til 4H-arbeid andre steder i kommunen eller stilles til disposisjon for 4H-fylkesstyret. 1 2. Når to eller flere klubber ønsker å slå seg sammen gjelder en av følgende framgangsmåter: a) Alle 4H-klubbene oppheves ihht 11.1. Ny klubb opprettes ved valg av nytt klubbnavn, nytt styre i tråd med 5 f), og ny årsplan, samt registrering i brønnøysundregisterer og opprettelse av ny bankkonto med nytt organisasjonsnummer. Midlene fra de nedlagte klubbene, tilfaller den nye klubben. b) Dersom klubber ønsker sammenslåing ved at medlemmene inviteres over i en av de eksisterende klubbene, mens den(de) andre klubben(e) legges ned, følger disse midlene i sin helhet medlemmene inn i naboklubben. 2 1 1. Hele avsnittet er flyttet fra 11 til ny avsnitt 11.1 2 2. Nytt avsnitt 22
8.2 Handlingsplan 6. Revidert handlingsplan 2018 Fylkesstyrets forlsag til handlingsplan 2018 legges frem til behandling. Vedlegg: 1. Handlingsplan 2018 Fylkesstyrets forslag til vedtak i fylkesårsmøtet: Fylkesårsmøtet i 4H Oppland godkjenner fylkesstyrets forlsag til handlingsplan 2018 med de endringsforslag som er tilkommet. 23
HANDLINGSPLAN 4H OPPLAND 2018 MÅL TILTAK FYLKSPLAN TILTAK KLUBBENE 4H Oppland skal bli flere medlemmer 4H Oppland skal ha aktive medlemmer på klubb- fylkesog landsplan Klubbane er styrt av medlemmene og medlemmene opplever at organisasjonsdemokratiet fungerer. 1. Sette årlige måltall for medlemsvekst. 2. Verve aktivt gjennom hele året. 3. Være synlige i bygda, media og SOME hele året 4. Åpne opp for nye medlemsgrupper. 5. Bistå og legge tilrette for eksisterende klubber og medlemmer. 6. Ha jevling kontakt med klubbene gjennom klubbkontakter i fylkesstyret. 1. Videreføre FIXIT som årlig arrangement. 2. Bruke SOME til å markedsførre arrangement. 3. Inkludere ressurspersoner i gjennomføring av arrangement. 4. Samarbeide godt med OPAL for tilrettelegging av aktiviteter rettet mot seniorer og alumener. 5. Relansere Trivselsagenter som kan brukes som ressurspersoner på klubb- og fylkesnivå. 1. Utforme enkle sjekklister og maler for klubbarrangement, årsmøter, høstfester og styrearbeid for å gjøre medlemmene mer selvstendige 2. Bevvistgjøre medlemmenes mulighet og ansvar til å ta avgjørelser og bestemme over egen klubb på DAF-kurs 3. Kontakten mellom klubbene og fylkesstyret skal i førsterekke være mellom klubbkontakt i fylkesstyret og leder i klubben. 4. Konkretisere informasjon til foreldre og klubbrådgivere om deres rolle, oppgaver og mulighet til engasjement i 4Hs oppbygging, organisasjonsopplæring og arbeidsmetode. 5. Være lett tilgjengelig for spørsmål og dra på klubbesøk ved behov. 6. Bistå klubbene ved konflikt. 1. Sette årlige måltall for medlemsvekst. 2. Verve aktivt gjennom hele året 3. Være synlige i bygda, media og SOME hele året. 4. Åpne opp for nye medlemsgrupper.
4H Innlandet skal samarbeide godt innad i regionen. 4H Innlandet skal ha en 4Hklubb i hver kommune innen år 2026. 4H Innlandet skal bli best på synliggjøring. 4H Innlandet skal være gode på foreldrevett. 4H Innlandet skal være flinke på inkludering. 4H Innlandet skal være best på å si takk 1. 4H Innlandet lager en egen «binge» med maler, idéer, tips og diverse dokumenter for fylkesstyrene og klubbene 2. Samarbeide om felles Storkurs. 3. Samarbeide om fellest Trivselssamling. 4. Samarbeide om etablering av trivselsagentkurs. 5. Samarbeide om etablering av synliggjøringskurs. 6. Samarbeide om DAF-instruktører. 1. Lage gode maler for klubbstart. 2. Legge til rette for fadderklubb. 3. Sette årlige mål for antall klubber 4. Dele inn arbeidet i rednings- og nybrottsarbeid. 1. Være synlige på SOME. 2. Alltid være tilstede. 3. Ha et verv i fylkesstyret med fokus på Synliggjøring. 4. Alt vi gjør skal være tydelig og enkelt. «Dette skal en ti-åring forstå». 1. Bidra til å inkludere flere voksne i 4H. 2. Bidra til å skape gode sosiale forhold i hver 4H-klubb. 3. Oppfordre til inkludering av foreldre med blant annet hentekaffe. 1. Se muligheter og løsninger. 2. Legge til rette for fellesprosjekter, spesielt i de klubbene som sliter. 3. Legge til rette for nye måter å løse prosjekter og være tydelige og klare i debatten om de nye prosjektene på nasjonalt nivå. 4. Utforme tydlige retningslinjer for prosjektene 5. Åpne opp for nye medlemsgrupper. 1. Gi samarbeidspartnere synlighet ved arrangement. 2. Gi samarbeidspartnere mulighet til å bidra. 3. Sette pris på frivilligheten. 4. Arrangere en kveld for ildsjeler. 25
Sak nr. 9 Tilsetting av revisor TILSETTING AV REVISOR Bakgrunn: Vekstra Gudbrandsdal vil fra regnskapsåret 2018 være regnskapsfører for 4H Oppland. Fylkesstyret anbefaler årsmøtet å vedta Vekstra Gudbrandsdal som revisor da det er tids og kostnadseffektivt å få regnskapet revidert der regnskapet mot å måtte frakte det til tredjepart. Fylkesstyrets forslag til vedtak: 4H Oppland tilsetter Vekstra Gudbrandsdal som revisor.
Sak nr. 10 VALG Valg Valgkomiteens innstilling 4H Oppland 2018 Tillitsverv Kandidater Periode Ordfører i årsmøtet Varaordfører Ingri Grønningsæter Silli (Kvikk/OPAL 4H) Tåle Willerud (Sølvpilen/OPAL 4H) Ny, 1 år Ny, 1 år Leder i styret Caroline Kløvrud (Skautrollet/OPAL 4H) Ny, 1 år Styremedlemmer: Reidun Thorpe (Åsvang/OPAL 4H) Berit Rime (Snertigdal 4H) Rønnaug Øverby (Ildjarnstad 4H) Maren Halvorsrud (Sølvpilen 4H/OPAL 4H) Synnøve Bratvold (Toso/OPAL 4H) Vara til styre 1. Eli Lund Svare (Sølvpilen 4H) 2. (Mangler, legges frem på årsmøtet) Valgkomite Nils Arne Thorpe (Åsvang 4H ) Monica A. Kornum (Toso 4H) Aina Haug Kløvrud (Skautrollet 4H) Ikke på valg Ny, 2 år Ny, 2 år Ny, 2 år Ikke på valg Ny, 1 år Ny, 1 år Ikke på valg (2019) Ikke på valg (2020) Ny 3 år (2021) Vararepresentanter til valgkomite Utsendinger til Landsmøtet Therese A. Kornum (Toso/OPAL 4H) Jane-Victorius G. Bonsaksen (Fjellblomen 4H) Anne-Natalie G. Bonsaksen (Fjellblomen 4H) 1. (Mangler, legges frem på årsmøtet) 2. (Mangler, legges frem på årsmøtet) Vara: (Mangler, legges frem på årsmøtet) Gjenvalg, 1 år Gjenvalg, 1 år Gjenvalg, 1 år Ryfoss 29.01.2018 Nils Arne Thorpe /s/ Marie Berge /s/ Monica A. Kornum /s/ Leder i valgkomiteen 27
28