INNKALLING TIL FYLKESÅRSMØTE I 4H TROMS 2018

Transkript

1 Til 4H-klubbene v/ leder og klubbrådgivere i 4H Troms Til kløvermedlemmer og arrangementsmedlemmer Alumnklubben Jurtappen Fylkesmannen i Troms, landbruksavdelinga Medlemsorganisasjoner og samarbeidspartnere til 4H 4H Norge INNKALLING TIL FYLKESÅRSMØTE I 4H TROMS H Troms kaller med dette inn til fylkesårsmøte på Bardufosstun hotell, Målselv søndag 11. mars kl Det inviteres også til årsmøteforberedelser lørdag 10. mars kl og årsmøtemiddag lørdag 10. mars kl på Bardufosstun hotell. Det tilbys overnatting på hotellet for deltakerne. Se under punktene påmelding og deltakeravgift for mer informasjon. I følge vedtektene kan hver 4H-klubb stille med 2 representanter med stemmerett på fylkesårsmøtet. Fylkesårsmøtet, for øvrig, er sammensatt av fylkesstyrets medlemmer, to representanter oppnevnt av landbruksavdelingen hos Fylkesmannen, to representanter for 4H-alumnene i fylket, én representant for arrangementsmedlemmene og én representant for kløvermedlemmene i fylket. Arrangementsmedlemmenes og kløvermedlemmenes representanter velges av og blant de frammøtte arrangementsmedlemmene og kløvermedlemmene under konstitueringen av fylkesårsmøtet. Én representant fra fylkesleddet til hver av medlemsorganisasjonene i 4H Norge møter uten stemmerett.» Saksdokumentene blir utsendt på e-post til påmeldte deltakere og til 4H-klubbene ved leder og klubbrådgiver A, og blir lagt ut på 4H Troms hjemmeside Saksliste, vedtekter og program mm følger vedlagt. Påmelding til fylkesårsmøtet: via medlemsregisteret Finn 11. mars og 4H Troms årsmøte i aktivitetskalenderen, og meld på! Påmeldingsfrist til hele årsmøtehelga med overnatting er 8.februar. Påmeldingsfrist til bare fylkesårsmøtet er 15. februar. Deltakeravgift: kr per person som 4H- klubben dekker. Større egenandel for dobbeltrom og enkeltrom. Prisen inkluderer årsmøteforberedelser, overnatting, mat og årsmøte. Ønsker klubben kun å være med på søndag er deltakeravgiften kr 500 per person. Fylkesstyret ønsker velkommen til årsmøtehelga! Med vennlig hilsen 4H Troms Karolius Nordlund Henrik E. Pedersen Anne Kari Eliassen Årsmøtets ordfører Nestleder Regionleder Postadresse: Postboks 2284, 9269 Tromsø Besøksadresse: Holtvegen 66 E-post: troms@4h.no Telefon: (Øystein, organisasjonsrådgiver) og (Anne Kari, regionleder) Internett: Bankgiro: Organisasjonsnummer:

2 Vedlegg: 1. Medlemsorganisasjonene og samarbeidspartnere 2. Saksliste 3. Program 4. Dagens vedtekter

3 Vedlegg 1: MEDLEMSORGANISASJONER I 4H NORGE Det norske hageselskap Det norske skogselskap Det kongelige selskap for Norges vel Gartnerhallen Geno Hoff Norske potetindustrier Honningsentralen Norges bondelag Norges bygdekvinnelag Norsk bonde- og småbrukarlag Norges bygdeungdomslag Norges fiskarlag Norges jeger og fiskeforbund Norges pelsdyralslag Norsk sau og geitavlslag Felleskjøpet TYR- Norsk kjøttfeavlslag Norsvin Nortura BA Tine BA Forbundet kysten Norsk landbrukssamvirke Norges skogeierforbund

4 SAMARBEIDSPARTNERE Landkreditt bank Gjensidige Norsk landbrukssamvirke Forum for natur og friluftsliv: FNF Troms fylkeshusflidslag Troms fiskarfylking Troms turlag Studieforbundet Natur og miljø TROBUR ( Troms barne og ungdomsråd) ØVRIGE GJESTER Holt 4H Læringstun Haugvang 4H-gård Olaåsen 4H-gård Fallvik 4H-gård

5 Vedlegg 2: SAKSLISTE FOR ÅRSMØTET I 4H TROMS 11. mars 2017 kl På Bardufosstun hotell, Målselv 1. Åpning 2. Hilsninger 3. Konstituering a. Opprop b. Godkjenning av innkalling og saksliste c. Godkjenning av forretningsorden d. Valg av to referenter e. Valg av to personer til å skrive under protokollen f. Valg av tellekorps 4. Årsmelding Regnskap Medlemsvekst - vervemål 7. Årsplan Budsjett Revidert budsjett Innkomne saker 11. Årsmøteuttalelser 12. Tilsetting av revisor 13. Valg 14. Avslutning

6 Vedlegg 3: PROGRAM FOR ÅRSMØTEHELGA 2018 Lørdag 10. mars Registrering Lunsj Årsmøteforberedelser Pause og innsjekk på hotellet Årsmøteforberedelser forts Festmiddag med utdeling av pokaler mm Sosialt på hotellet ut kvelden Søndag 11. mars Frokost Utsjekking av hotellrom Frammøte og registrering Fylkesårsmøtet Søndagsbuffet Ca Rutebuss til Finnsnes, Tromsø og Storslett REIS KOLLEKTIVT! Programmet er, så godt det lar seg gjøre, tilpasset buss og båtruter. Lørdag kommer buss fra Tromsø og Storslett kl til Rustadhøgda. Søndag returnerer bussen til Tromsø, Storslett og Finnsnes ( med korresponderende båt til Harstad) søndag ca kl

7 Vedlegg 4: VEDTEKTER Vedtekter for 4H Troms Vedtatt av årsmøtet i 4H Troms i 1993 med justeringer i 1994, 1995, 1999, 2001, 2005, 2008, 2015 og Navn 4H Troms er navnet på organisasjonen 4H Norges fylkesledd. 2. Fylkesårsmøte 4H-Fylkesårsmøtet er 4H Norges øverste myndighet på fylkesplan. Fylkesårsmøtet har et overordnet ansvar i organisatoriske og økonomiske spørsmål for 4H-arbeidet i fylket. a) Sammensetning Fylkesårsmøtet er sammensatt av: - To (2) representanter fra hver klubb valgt på klubbenes årsmøter - To (2) representanter oppnevnt av landbruksavdelingen hos Fylkesmannen - To (2) representanter for 4H-alumnene i fylket, valgt på alumnklubbens årsmøte. - Én (1) representant for de frammøtte arrangementsmedlemmene. Denne representanten velges av og blant de frammøtte arrangementsmedlemmene under konstitueringen av fylkesårsmøtet. - Én (1) representant for de frammøtte kløvermedlemmene. Denne velges av og blant de frammøtte kløvermedlemmene under konstituering av fylkesårsmøtet. - Én (1) representant fra fylkesleddet til hver av medlemsorganisasjonene i 4H Norge. Disse møter uten stemmerett. I tillegg til de organisasjonene som er tilsluttet 4H Norge sentralt, kan fylkesårsmøtet etter innvotering knytte til seg andre organisasjoner, grupper og institusjoner som er av særlig interesse for 4H-arbeidet i fylket. - Fylkesstyrets medlemmer. b) Møter Ordinært fylkesårsmøte holdes hvert år innen utgangen av mars. I de år som det ikke er landsmøte i 4H Norge, kan årsmøtet legges til april. Tid og sted fastsettes av fylkesstyret i samråd med ordføreren i fylkesårsmøtet. Fylkesårsmøtet blir sammenkalt og ledet av ordføreren. Innkalling med saksliste skal sendes ut minst seks (6) uker før møtet. Saksdokumenter som planer, vedtektsendringer, valgkomitéens innstilling og ev. andre prinsipielle saker skal sendes ut sammen med fylkesstyrets innstilling samtidig med innkallingen. Andre saksdokumenter skal sendes ut minst to (2) uker før møtet. Årsmøtet skal offentliggjøres for arrangementsmedlemmer ved at saksliste og saksdokumenter legges ut på 4H Troms hjemmesider etter samme frister som omtalt over. Rett til å sende inn saker til fylkesårsmøtet har 4H-fylkesstyret, 4H-klubbene, medlemsorganisasjonene og de valgte årsmøterepresentantene. Fylkesårsmøtet kan gjøre gyldige vedtak når minst halvparten av de stemmeberettigede årsmøterepresentantene er til stede. Dersom fylkesårsmøtet ikke har 50% av de stemmeberettigede til stede, må årsmøtets vedtak godkjennes av landsstyret for å være gyldige. Vedtak i fylkesårsmøtet fattes med absolutt flertall når ikke annet er nevnt i vedtektene. Blanke stemmer regnes som gyldige stemmer. Ordinært fylkesårsmøte skal behandle: - Valg av referent til å føre protokollen - Valg av to (2) representanter til å underskrive protokollen sammen med ordføreren - Forretningsorden for årsmøtet

8 - Årsmelding fra fylkesstyret - Revidert regnskap - Prinsipielle spørsmål reist av landsstyret, eller saker som klubbene eller fylkesstyret ønsker å drøfte. Slike saker skal være kommet til fylkesstyret senest tre (3) måneder før årsmøtet. - Arbeidsplan - Budsjett - Tilsetting av revisor - Valg av: 1. Ordfører og varaordfører for fylkesårsmøtet. Funksjonstid ett (1) år. 2. Medlemmer til fylkesstyret: Leder for fylkesstyret velges først med funksjonstid ett (1) år. Fire (4) styremedlemmene velges for funksjonstid to (2) år slik at to (2) og to (2) er på valg annet hvert år. 3. Tre (3) varamedlemmer til fylkesstyret i rekkefølge. Funksjonstid ett (1) år. 4. Representant(er) med vararepresentant(er) til årsmøtet for 4H Norge 5. Valgkomité på tre (3) medlemmer med funksjonstid tre (3) år. Det velges ett (1) medlem hvert år. 6. Tre (3) varamedlemmer til valgkomiteen med funksjonstid ett (1) år. Alle valg foretas blant 4Hs medlemmer. Medlemmene i fylkesstyret har ikke stemmerett ved behandling av årsmelding og regnskap. Det skal være skriftlig valg på leder og styremedlemmer. Ved personvalg utenom leder og styremedlemmer, skal det være skriftlig valg dersom det foreligger forslag på mer enn en kandidat. Blanke stemmer regnes som gyldige stemmer. Ekstraordinært fylkesårsmøte holdes når fylkesstyret eller minst 1/3 av årsmøte-representantene forlanger det. Bare de sakene som er nevnt i innkallingen, kan behandles. Innkalling og tidsfrister er som for ordinært fylkesårsmøte. Reise- og oppholdsutgifter for representantene til fylkesårsmøtet dekkes av den de representerer. Det skal føres protokoll fra fylkesårsmøtet. 3. Fylkesstyret Fylkesstyret består av fem (5) medlemmer: Leder, nestleder og tre (3) styremedlemmer. Medlemmene til fylkesstyret velges av fylkesårsmøtet bland 4Hs medlemmer. Alumnklubben i fylket kan møte med en representant som observatør uten stemmerett. Ordføreren i fylkesårsmøtet kan delta i fylkesstyremøtene uten stemmerett. Fylkesstyret velger selv sin nestleder. Funksjonstid ett (1) år. For gyldig vedtak i fylkesstyret kreves at minst tre (3) medlemmer har stemt for forslaget.

9 Fylkesstyret skal bl.a.: - Være styringsorgan for 4H-arbeidet i fylket i samsvar med 4H Norges lover og vedtak fattet av årsmøtet for 4H Norge, fylkesårsmøtet og landsstyret - Ha ansvar i organisatoriske og økonomiske saker for 4H i fylket - Legge hovedvekt på behandling av prinsipielt viktige saker som gjelder utvikling av 4H-arbeidet og utnytting av organisasjonens ressurser i fylket - Arbeide med langtidsplaner og -budsjetter - Forvalte fylkesorganisasjonens midler - Sørge for at 4H-klubbene, medlemmene mellom 10 og 25 år og klubbrådgiverne får best mulig støtte og rådgivning i sitt 4H-arbeid - Fremme innstilling i de sakene som 4H-fylkesstyret får oversendt til uttale fra landbruksavdelingen hos Fylkesmannen - Sammen med landbruksavdelingen hos Fylkesmannen analysere hvilke rådgivningstiltak som er vesentlige for målgruppen ungdom i fylket, og motivere 4H-klubber og 4H-medlemmer til å legge opp aktiviteter, studiearbeid og oppgavevalg i tråd med dette - Tilrettelegge arbeidet for, og styrke 4H-nemndene i kommunene - Bygge ut og skaffe økonomi til å ha organisasjonsrådgiver i fylket - Slutte avtaler med landbruksavdelingen hos Fylkesmannen, organisasjoner på fylkesplan og andre - Holde konferanser og kurs for medlemmer, klubbrådgivere og tillitsvalgte - Være ankeinstans for saker avgjort av klubbene - Vedta regler for reiseutjamning for klubbenes representanter til fylkesårsmøtene - Arbeide med andre aktuelle oppgaver for 4H-arbeidet i fylket. Fylkesstyret kan oppnevne utredningsutvalg for spesielle saker. Fylkesstyrets leder og regionleder tildeles prokura i fellesskap. 4. Vedtektsendring Fylkesårsmøtet vedtar selv sine vedtekter etter mønster av normalvedtekter for fylkesledd av 4H Norge. Vedtektene og eventuelle endringer av disse, skal godkjennes av landsstyret før de er gyldige. Forslag til endringer av vedtektene for 4H-arbeidet i fylket, kan legges fram av fylkesstyret eller minst fem (5) medlemmer av fylkesårsmøtet. Slikt forslag må være kommet til fylkesstyret minst fire (4) måneder før det fylkesårsmøtet som skal behandle saken. Forslaget skal sendes til representantene i fylkesårsmøtet sammen med fylkesstyrets innstilling minst seks (6) uker før årsmøtet. Vedtektsendring krever at minst 2/3 av de frammøtte årsmøterepresentantene stemmer for. 5. Oppløsning Fylkesårsmøtet kan ikke vedta å oppløse 4H-arbeidet i fylket. Fylkesårsmøtet kan etter vedtak med 3/4 flertall blant de frammøtte årsmøterepresentantene i to (2) ordinære fylkesårsmøter på rad, be landsstyret om midlertidig å legge ned virksomheten i fylket. 6. Ikrafttreden Vedtektene er fastsatt på fylkesårsmøte den godkjent av landsstyret i 4H Norge den og gjort gjeldende med virkning fra den