Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED FAMILIEVERNKONTORET NEDRE ROMERIKE Dato for tilsynsbesøk: 13.11.2012. Tilsynet ble utført av Mary Jonassen og Gro Bakkerud. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Bengt Fasting, Toril Strømsnes, Gunnar Flåten og Monica Bjerke. Tilsynsmyndigheten fikk i forkant av intervjurunden tilsendt diverse dokumenter for innsyn. Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne- og likestillingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne- og likestillingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet.
Beskrivelse av Familievernkontor Nedre Romerike beliggenhet, tilgjengelighet og bemanning. Familievernkontoret har sentral beliggenhet på Torvet i Lillestrøm og dekker kommunene Aurskog-Høland, Sørum, Fet, Rælingen, Lørenskog, Skedsmo og Nittedal. Kontoret har åpent alle hverdager i normalarbeidstida. Telefonen betjenes fra førstemann kommer på kontoret, og til ca. kl. 15.00. Fra oktober i år er det nytt telefonsystem, men telefonsvarer er ikke i funksjon enda. Telefonen kan derfor oppleves som en flaskehals for personer som ønsker å komme i kontakt med familievernkontoret, og det har vært mange klager på dette. Det jobbes med å få telefonsystemet ordentlig på plass. Kontoret kan kontaktes via e-post. Bemanning: Daglig leder: Antall ansatte: Personalgruppens faglige sammensetning: Bengt Fasting 15 hvorav 1 midlertidig gjennom NAV 4 konsulenter 1 psykiater 3 psykologer 2 psykologspesialister 2 klinisk barnevernpedagoger 2 klinisk sosionomer Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med, og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver, jf. lov om familievernkontorer (fvkl) 1 Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til å bli hørt Journalføring Ressurssituasjonen ved kontoret: Det fremkom at familievernkontoret fortsatt ligger lavest med hensyn til antall stillinger pr. innbygger i region øst. Normen er en ansatt pr. 16 000 innbyggere. I
tillegg har kontoret mistet eksterne meklere uten at nye er tilsatt. Det er anmodet om nye fra Bufetat, men det blir foreløpig henvist til eksterne meklere i Oslo. Avstanden til Oslo oppleves som for lang for mange av dem som ønsker mekling. Det er også bekymring knyttet til den forventede befolkningsveksten i området, noe som vil kreve vesentlig økt bemanning ved kontoret de nærmeste årene. Familievernkontorets nåværende lokaler er ikke dimensjonert for en slik økning i bemanningen. Kontoret har i dag 15 ansatte med leder. Ressurssituasjonen oppleves som lav, men lovpålagte oppgaver utføres jevnt over innen fristene. Mekling prioriteres. Kontoret har fått overført saker fra Familievernkontoret Øvre Romerike. Det har ikke vært drevet utadrettet virksomhet i særlig grad, og det blir lite tid til internt samarbeid. Samarbeidet med Bufetat oppleves imidlertid jevnt over som godt. Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven meklingsforskriften 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51 slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til forskriftens 3 uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Kontoret gir tilbud om mekling innen tre uker i ca 90 % av sakene, noe som er en klar forbedring fra april 2011 hvor det var nede i 16 %. Bufetat har satt en tidsgrense på fire ukers ventetid i kliniske saker. Dette klarer kontoret jevnt over å overholde. Kontoret avviser nesten ingen, kun der hvor saken klart faller utenfor kontorets tilbud. Konsulentene fordeler nye saker ut fra ledig kapasitet hos terapeutene. Konsulentene har oversikt over terapeutens kalender slik at det kan settes opp nye saker ved avbestillinger. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt inntakssystem for nye saker. Kontoret driver noe utadrettet virksomhet. Blant annet holdes kurset Hva med oss? for foreldre med barn som har nedsatt funksjonsevne. Kurset Fortsatt foreldre er på trappene i Sørum kommune, og kommunens familiesenter skal være med å bistå. Tre kommuner skal være modellkommuner for samordning av tiltak, og familievernkontoret skal ha en rolle i dette. Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt.
Fylkesmannen vurderer at de ansatte er kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. De ansatte undertegner taushetserklæring og mottar informasjon om de ulike reglene som omhandler taushetsplikt ved ansettelse. Vi ber kontoret fortløpende ha regelverk om taushetsplikt som tema i fagmøter. Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten, jf. fvkl. 9 og 10. De ansatte er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten, og at enhver har et selvstendig ansvar for å melde saker. Saker kan drøftes med leder og kollegaer. Barneverntjenesten kontaktes også for å drøfte saker. Etter forrige tilsyn påpekte vi at kontoret manglet oversikt over antall meldte saker til barneverntjenesten. Det ble gitt uttrykk for at kontoret i for liten grad melder til barneverntjenesten. Det er ikke meldt saker til sosialtjenesten. Kontoret mangler fortsatt oversikt over meldte saker til barneverntjenesten. Fylkesmannen antar at en oversikt over meldte saker er en forutsetning for at kontoret selv skal kunne føre kontroll med hvorvidt opplysningsplikten til barneverntjenesten og sosialtjenesten blir fulgt. Fylkesmannen vil bemerke at kontoret har meldeplikt til barneverntjenesten dersom vilkårene i fvkl. 10 er oppfylt, uavhengig av foreldrenes samtykke eller om foreldre selv henvender seg til barneverntjenesten. Etter fvkl. 10 inntrer meldeplikt til barneverntjenesten når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt eller et barn har vist vedvarende alvorlig atferdsvansker. Fylkesmannen presiserer at plikten til å gi opplysninger ikke utløses av om det faktisk foreligger en situasjon som beskrevet, men av om den som sitter inne med opplysningene har grunn til å tro at det foreligger en situasjon som beskrevet. Det er familievernkontorets skjønn som er avgjørende, og det foreligger ikke brudd på taushetsplikten om det i ettertid viser seg at situasjonen var mindre alvorlig enn antatt. Fylkesmannen legger til at den enkelte ansatte har plikt til å melde selv om man tror/vet at andre vil melde eller ta hånd om barnet. Fylkesmannen ber familievernkontoret gjennomgå regelverket om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten jf. fvkl. 9 og 10 og foreta en vurdering av om terskelen for å melde er for høy. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikret at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling.
Kontoret har stort fokus på temaet, og det er stadig oppe til drøfting internt. Bærumsmodellen er også gjennomgått. Foreldrene blir alltid gjort oppmerksomme på barns rett til å bli hørt når de møter til mekling. Det hender også at mekler snakker med barn, noe som gjøres i stadig større grad. Journalføring: I henhold til Journalforskriften 7 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal. Den enkelte behandler skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journalopplysninger. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne, med mindre den andre parten samtykker. Dette følger av fvkl 12. Tilsynet hadde fokus på hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal. Familievernkontoret har elektronisk journal, og hver av de ansatte har kun tilgang til egne saker. I tillegg er det arkivskap (papirjournal) hvor hver ansatt har sin egen skuff. Leder har tilgang til alle sakene. Det ble opplyst at det er svært sjeldent at klienter ber om innsyn i journal. Vi vurderer likevel at de ansatte er kjent med reglene rundt krav om innsyn i journal. Avsluttende merknader: Tilsynsmyndigheten har ingen bemerkninger til de prioriteringer kontoret foretar. Det fremkom at ressurssituasjonen ikke tilfredsstiller normen, og det er bekymring knyttet til den forventede befolkningsveksten i området. Etter Fylkesmannens vurdering må ressurssituasjonen fortløpende vurderes i samråd med Bufetat. Det vises til redegjørelse fra Fylkesmannen under punktet ressurssituasjonen ovenfor. Fylkesmannen anbefaler at kontoret utarbeider interne rutiner for å sikre overholdelse av regelverk og/eller ensartet praksis. Det vises til redegjørelse fra Fylkesmannen under punktet Opplysningsplikt. Oslo, 26.11.2012 Mary Jonassen Gro Bakkerud Rapporten er sendt til: Familievernkontoret Nedre Romerike v/bengt Fasting, Torvet 6, 2000 Lillestrøm Bufetat, Region Øst, Postboks 7024 St. Olavs plass, 0130 Oslo