Kontrollutvalgets møte 18. februar 2009
2 Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer L.nr: Arkivsaksnr: Arkivkode: Saksbeh: Saksbeh.tlf: E-post adr: 06.02.2009 01/09 0900 033 Knut-Thore Larsen 37013391 knut-thore.larsen@arendal.kommune.no MØTE I 18.02.2009 I samsvar med vedtatt møteplan, innkalles det med det til møte i kontrollutvalget 18.02.09 kl.10.00 14.00 på fylkeshuset, møterom 1340. Fylkestannlegen møter kl. 10.15 og orienterer om tannbehandling for prioriterte grupper. Utdanningssjefen møter kl. 12.00 og orienterer om frafallsproblematikken i videregående skole. Saker til behandling: Sak 01-09 : Egenvurdering av fylkesrevisors uavhengighet skriftlig erklæring s. 3 Sak 02-09 : Fylkesutvalgets vedtak i møtene 25.11., 18.12.08 og 27.01.09 s. 4 Sak 03-09 : Kontrollutvalgets melding om virksomheten i 2008 s. 5 Meldinger: Melding 01-09: Regnskapsavslutning 2008 - fremdriftsplan s. 6 Orienteringer/referatsaker: : Orientering om tannhelsetilbudet for prioriterte grupper s. 8 : Orientering om frafallsproblematikken i v.g.s. : KU-konferansen på Gardermoen : FKT vurdering av videre medlemskap Eventuelt forfall bes meldt til sekretariatet, tlf. 37013390 eller pr. e-post revisjonen@arendal.kommune.no slik at varamedlem kan innkalles. Med hilsen Knut-Thore Larsen sekretær Kopi m/vedlegg: Kopi u/vedlegg: Fylkesordfører, fylkesrådmann, fylkesrevisor Pressen Fylkestingets medlemmer til orientering
3 Aust-Agder fylkeskommune Saksfremlegg Arkivref: 26.01.2009 2004/838-1338/2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/01 Kontrollutvalget 18.02.2009 EGENVURDERING AV FYLKESREVISORS UAVHENGIGHET - SKRIFTLIG ERKLÆRING 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisors vurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget datert 02.01.2009 tas til orientering. 2. Bakgrunn for saken Ifølge forskrift om revisjon, 15, skal alle oppdragsansvarlige revisorer hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Både kommuneloven, 79 og forskrift om revisjon, kap. 6 setter krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlig revisor (fylkesrevisor) som plikter å legge fram en skriftlig egenvurdering for kontrollutvalget. Vedlagt følger slik skriftlig egenvurdering fra fylkesrevisor datert 02.01.2009. Sekretæren har ingen merknader og anbefaler kontrollutvalget å ta denne til orientering. Vedlegg 1 Fylkesrevisors uavhengighet - skriftlig erklæring
4 Aust-Agder fylkeskommune Saksfremlegg Arkivref: 09.02.2009 2004/838-1393/2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/02 Kontrollutvalget 18.02.2009 FYLKESUTVALGETS VEDTAK I MØTENE 25.11. OG 16.12.2008 SAMT 27.01.2009 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. 2. Bakgrunn for saken I tilleggsreglementet for kontrollutvalget heter det bl.a. at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overensstemmelse med fylkestingets politikk. Siden forrige møte i kontrollutvalget foreligger protokoll fra fylkesutvalgets møter den 25.11. og 16.12.2008 samt 27.01.2009. Fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ikke merknader til ovennevnte fylkesutvalgsmøter. Sekretæren viser til ovenstående og anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning.
5 Aust-Agder fylkeskommune Saksfremlegg Arkivref: 09.02.2009 2004/838-2263/2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/03 Kontrollutvalget 18.02.2009 Fylkestinget S MELDING OM VIRKSOMHETEN I 2008 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalgets melding om virksomheten i 2008 godkjennes. Meldingen oversendes fylkestinget til orientering. 2. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget legger herved fram for fylkestinget melding om virksomheten i 2008. Meldingen er relativt kortfattet og berører kun hovedtrekkene i kontrollutvalgets oppgaver og funksjoner samt spesielle saker som er behandlet i 2008. Meldingen er bygd opp i samsvar med tidligere års meldinger. Sekretæren viser til meldingen og foreslår at meldingen godkjennes. Vedlegg 1 Melding om kontrollutvalgets virksomhet i 2008
6 Aust-Agder fylkeskommune Saksfremlegg Arkivref: 06.02.2009 2005/700-2214/2009 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Meldingsnr Utvalg Møtedato 09/01 Kontrollutvalget 18.02.2009 REGNSKAPSAVSLUTNING 2008 - FRAMDRIFTSPLAN 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Meldingen tas til orientering. 2. Bakgrunn for saken Vedlagt følger en tidsplan for arbeidet med 2008-regnskapet. Tidsplanen tar utgangspunkt i møteplan for de fylkeskommunale organene samt tidsfrister som fylkesrådmannen har fastsatt overfor virksomhetene i forbindelse med avslutning av regnskapet og utarbeidelse av årsberetning. Fremdriftsplanen bygger på den forutsetning at fylkeskommunens årsregnskap med tilhørende oversikter og vedlegg er oversendt fylkesrevisjonen senest 16.02.2009. Denne fristen er i samsvar med forskrift om årsregnskap og årsberetning som ble vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. desember 2000 og gjort gjeldende fra 01.01.2001. I henhold til ny forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 og gjort gjeldende fra 01. juli 2004, skal revisor avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest innen 15. april. Revisor skal i henhold til 5 i revisjonsforskriften avgi revisjonsberetning til fylkestinget. Det skal sendes kopi av revisjonsberetningen til kontrollutvalget, fylkesutvalget samt til fylkesrådmannen. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget (jfr. 7 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004). Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har i flere år arbeidet med anbefalinger og normer for god kommunal revisjonsskikk. Fylkesrevisjonen har i de senere årene avlagt en
7 «standard» revisjonsberetning i tråd med forslag til anbefaling til god kommunal revisjonsskikk vedrørende form og innhold i kommune-/fylkesrevisors beretning. Høsten 1999 vedtok styret i Norges Kommunerevisorforbund en ny revisjonsstandard for revisjonsberetningen (RS 700). Denne standarden ble gjort obligatorisk fra og med revisjonsåret 2000, og fylkesrevisjonen legger denne standarden til grunn for sin beretning. I tillegg tar fylkesrevisjonen sikte på å utarbeide et revisjonsnotat til kontrollutvalget der revisjonen vil peke på forskjellige forhold som en mener kontrollutvalget bør orienteres om. ------------------------------------ Sekretæren viser til ovenstående og foreslår at meldingen tas til orientering. Vedlegg: Framdriftsplan 2008
8 Aust-Agder fylkeskommune Referatsaker Arkivref: 06.02.2009 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Referatsaker Utvalg Møtedato Kontrollutvalget 18.02.2009 ORIENTERINGER/REFERATSAKER Fylkestannlegen møter ved starten av møtet (kl. 10.15) og orienterer om tannhelsetilbudet for de prioriterte gruppene b og c. Utdanningssjefen møter kl. 12.00 og vil orientere om frafallsproblematikken i videregående skole. KU-konferansen på Gardermoen 4. 5. februar 2009. Leder, revisor og sekretær orienterer. Kontrollutvalget i fylkeskommunen er medlem av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Samtidlig er sekretær gjennom bedriftsmedlemskap direkte medlem av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). Begge organisasjonene tilbyr konferanser, kurs og faglig bistand for kontrollutvalg og sekretærer, og konferansene er ofte nært sammenfallende i tid og innhold. Kontrollutvalget bes vurdere om medlemskapet i FKT skal opprettholdes. Oppfølging av restanseliste
Aust-Agder fylkeskommune Kontrollutvalget Møtedato: 18. februar 2009 PROTOKOLL Den 18. februar 2009 holdt kontrollutvalget møte på Fylkeshuset i Arendal. Møtet startet kl. 10.00 og ble avsluttet kl. 13.45. Til stede var : Arne Austenå (leder), FrP, Fritz Y. Jenssen, Ap, Kari Erdvik, H, Signy Aas Andreassen, KrF, Helga L. Olsbu, Sp Meldt avbud : Ingen Fra revisjonen møtte : Fylkesrevisor Fra administrasjonen : Fylkestannlegen og utdanningssjefen (orienteringer) Sekretær : Knut-Thore Larsen, Arendal Revisjonsdistrikt IKS Fylkestannlegen møtte kl. 10.15 og orienterte om tannbehandling for prioriterte grupper. Utdanningssjefen møtte kl. 12.00 og orienterte om frafallsproblematikken i videregående skole. Følgende saker ble behandlet: Sak 01-09: Egenvurdering av uavhengighet skriftlig erklæring. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Fylkesrevisors vurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget datert 02.01.2009 tas til orientering. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 02-09: Fylkesutvalgets vedtak i møtene 25.11.og 16.12.2008 samt 27.01.2009. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. 1
Sak 03-09: Kontrollutvalgets melding om virksomheten i 2008. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalgets melding om virksomheten i 2008 godkjennes. Meldingen oversendes fylkestinget til orientering. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Melding 01-09: Regnskapsavslutning 2008 - fremdriftsplan. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Meldingen tas til orientering. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Referatsaker: Fylkestannlegen møtte og orienterte om tannhelsetilbudet for de prioriterte gruppene b og c. KU er tilfreds med orienteringen og den fremlagte skriftlige dokumentasjon fra fylkestannlegen. KU ønsker en tilbakemelding i forbindelse med nytt lovverk. Utdanningssjefen redegjorde for frafallsproblematikken i videregående i Aust-Agder. Iverksatte tiltak ble presentert og drøftet. KU ønsker en presentasjon av utviklingen i et senere møte. Det ble kort referert fra kurset 20.01.09 om ny offentleglov. KU-konferansen på Gardermoen 4. 5. februar 2009. Leder, revisor og sekretær orienterte. Dokumentasjon finnes på hjemmesidene til NKRF, siste nytt (www.nkrf.no). Medlemskapet til kontrollutvalget i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) ble drøftet. Kontrollutvalget ønsker å opprettholde sitt medlemskap i FKT for 2009. To fra KU (Austenå og Olsbu) deltar på årsmøtet og fagkonferansen til FKT 27. - 28. mai 2009. Disse sørger selv for påmelding og avtale om reise. Neste møte : 1. april 2009 kl. 10.00 14.00 på Fylkeshuset (regnskap 2008) Endret møtedato : møtedato 27.05.09 endres til 10.06.09 Arne Austenå Kontrollutvalgets leder Knut-Thore Larsen Sekretær 2