NORGES IDRETTSFORBUND Telemark idrettskrets PROTOKOLL ~Ø TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr. 12-2016/2018 Dag: Tirsdag 6.juni 2017 Tid: kl. 1700-2100 Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Varamedlem Varamedlem Administrasjon: Org. sj ef Forfall: Ikke møtt: Geir B. Nordtveit Guri Ramtoft Dag Nielsen Hans Inge Søvik Renate Øien Sondre Fjelldalen Grete Etholm Siv Johanna Dalen Sakliste Vedtakssaker: Sak 115: Protokoll styremøte nr. 11 2016/2018 Sak 116: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Orientering-/diskusjonssaker: Sak 117: «Teleidrettens Festaften» Sak 118: NIF Ledermøte 2017 Sak 119: Regnskap per april 2017 Sak 120: Telemark idrettskrets Ledermøte 2017 Sak 121: Samordnet søknad og rapportering fra idrettslagene 2017 Sak 122: Idrettspolitiske saker prioritering og oppfølging Sak 123: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 124: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 125: Møte og representasjonsplan våren 2017 Sak 126: Grete Etholm
Vedtakssaker Sak 115: Protokoll styremøte nr. 11 2016/2018 Protokoll fra styremøte er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Forslaji til vedtak fra Or,'anisasionssief. Protokoll fra styremøte nr. 11 2016/2018 godkjent uten merknader Vedtak: Protokoll fra styremøte nr. 11 2016/2018 godkjent uten merknader Sak 116: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av lag i Telemark idrettskrets i 2017. Opptak av en nye grupper sist periode. Opptak - nye registrerte idrettslag Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Stiftelsesdato Antall medl. Dato opptak Porsgrunn Disksportklubb Oliver Halliday Disk Porsgrunn 15.01.2017 12 16.02.2017 N ye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Fyresdal idrettslag Innebandy Elisabeth Gasmann Fyresdal 15 21.03.2017 Eidanger idrettslag Bordtennis Kjetil Haugersveen Porsgrunn 20.04.2017 Stathel le og Omegn idrettslag Innebandy Stan Tangen Bamble 36 02.05.2017 Sauland idrettslag Friidrett Kari Beate Hovde Hjartdal 13 13.05.2017 Endring av navn idrettslag Nytt navn Gammelt navn Leder Særidrett/gru Kommune /IR Stiftelsesdato Dato endring Porsgrunn Rugby Klubb Porsgrunn Rugby Leag Vegard Thommessen Rugby Porsgrunn 01.11.2011 03.04.2017 Særgrupper som er strøket i idrettslag Gruppas navn Leder Lagets navn Kommune /IR Årsak Dato endring Tinn IL friidrett Kjetil Øygården Tinn idrettslag Tinn Ingen aktivitet 04.05.2017 Tinn IL orientering Dag Sørlie Tinn idrettslag Tinn Ingen aktivitet 04.05.2017 Forsla;' til vedtak fra Organisasjonssjef Tatt til orientering Vedtak: Tatt til orientering
Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 117: «Teleidrettens Festaften» Organisasjonssjefen presenterer status i prosjekteringen av «Teleidrettens festaften», og initiativ som foreløpig er gjort i den forbindelse. Tangen Media & Event v/geir Tangen, som aktuell samarbeidspartner/prosjektleder presenterer sine tanker om omfang og innhold som er realistisk å få gjennomført innenfor visse rammer. Org.sjefen orienterte kort om det arbeidet som er påbegynt med utarbeidelse av en prosjektplan for etableringen av «Teleidrettens festaften». Org.sjefen har hatt et møte med Tangen Media & Event v/geir Tangen, som potensiell samarbeidspartner/prosjektleder, hvor tanker, ideer og eksempler på liknende arrangementer i andre kretser ble diskutert. Det vises til tidligere samarbeid med Geir Tangen med positive erfaringer og resultater. Det er ikke tatt initiativ overfor andre aktuelle samarbeidspartnere i form av eventselskaper. Geir Tangen presenterte sine tanker om hvordan et slikt arrangement kunne organiseres og gjennomføres ut fra egne erfaringer som ansvarlig eller medansvarlig ved sammenlignbare eventer. Kort fortalt handler det om fokus på; grundig planlegging, profesjonalitet, kvalitet, gallastemning, underholdning, humor, musikk og bevertning for en store bredde alders- og interessemessig. Styret gir mandat til tidligere nedsatt arbeidsgruppe (Geir, Hans Inge og Sondre) om å inngå samarbeidsavtale om arrangementet med Tangen Media & Event som engasjert prosjektleder. Status og fremdrift rapporteres i forbindelse med styremøtene. Sak 118: NIF Ledermøte 2017 NIF Ledermøte 2017 ble gjennomført i Bodø 12. -13. mai. Kort informasjon og oppsummering av diskusjoner og konklusjoner på de saker som var oppe som tema. Guri Ramtoft og org.sjefen refererte kort og overordnet fra debatten knyttet til de ulike sakene som var oppe på ledermøtet. Det vises utover dette til de saksdokumenter, presentasjoner og resolusjoner som ble vedtatt på møtet på idrettsforbundets nettside https://www.idrettsforbundet.no/om-nif/ledermotet-2017/ Sak 119: Regnskap per april 2017 Orientering om status regnskap per april 2017. Regnskapsrapport per april 2017 tatt til etterretning av styret
Sak 120: Telemark idrettskrets Ledermøte 2017 Ledermøtet 2017 ble vedtatt utsatt og avholdt på høsten med bakgrunn i en hektisk vår. Endelig status ift. samordnet rapportering og nøkkeltallsrapportering per 31.12.2016 nærmer seg nå ferdigstillelse. Organisasjonssjefen legger frem administrasjonen tanker og forslag på tidspunkt og utvidet innhold for temaer på ledermøtet. TIK Ledermøtet 2017 bestemt avholdes torsdag 5.oktober 2017. Styret støtter administrasjonens forslag til temaer, utover de formelle som gjelder statusrapportering på TIK Handlingsplan 2016-2020 og Regnskap 2016, som en møteplass på tvers av teleidretten for å presentere og diskutere blant annet; Olympiatoppen Sørøst Ungdom Kåre Geir Lio (President Norges Håndballforbund) og Harald Tidemann-Hansen (President Norges Cykleforbund) tas kontakt med som innledere/foredragsholdere på disse eller andre aktuelle tema. Sak 121: Samordnet søknad og rapportering fra idrettslagene 2017 Samordnet søknad og rapportering fra idrettslagene (Idrettsregistreringen, oppdatering av kontaktinfo og sentrale tillitsverv og søknad om momskompensasjon) er nå kvalitetssikret av idrettskretsene og særforbundene per 31. mai 2017. Fristen for idrettslagenes rapportering var 30. april og mellom 30-40 idrettslag er fulgt opp av Telemark idrettskrets i løpet av mai måned. Siste frist for momskompensasjonssøknad er for øvrig 15.august 2017. Orientering om status på samordnet rapportering etter idrettskretsens etterregistrering med siste frist 31.mai. Status er at av 304 registrert idrettslag har 297 idrettslag gjennomført rapporteringen. Ett idrettslag er det ikke oppnådd kontakt med og de siste seks idrettslag har bekreftet at de skal oppløses eller melde seg ut av NIF. Dette betyr en idrettslagsbevegelse i 2016 med en økningen på fire idrettslag fra 2015 til 2016. Det er totalt 17 idrettslag som har mangelfull rapportering og som i den forbindelse må følges opp med tanke økt rekruttering, oppløsning, sammenslåing eller utmelding av NIF innen 31.12.2017. Rapporteringen viser en liten, men gledelig, økning både i antall medlemmer og aktive medlemmer fra 2015 til 2017. Bedriftsidretten har fått utvidet frist for oppfølging av rapporteringen, samtidig som NIF nå vil gjennomføre sin oppfølging, og endelig oversikt på rapporteringen per 13.12.2016 vil være klar 15.august 2017.
Sak 122: Idrettspolitiske saker prioritering og oppfølging Det er noen sentrale saker som krever idrettspolitisk oppmerksomhet og påvirkning. Styret diskuterer prioritering av agenda og tiltak for oppfølging Møte m/hovedutvalget for kultur, idrett og folkehelse Styreleder og org.sjef, som skal representere idrettskretsen i møte, tar i samarbeid ansvar for hvilke temaer som skal prioriteres løftet frem i rapporteringen. Stortingsvalget 2017 Fanesakene for norsk idrett i forbindelse med valget er konkretiserte. Verktøykassen og rekvisitter knyttet til idrettskretsenes engasjement i påvirkningsarbeidet er ikke mottatt eller tilgjengeliggjort. Første initiativ fra idrettskretsen er å ta kontakt med «Telemarksbenken» om et mulig møte i forbindelse Telemarksveka eller en hjemmekamp for Odd (forslag 2.juli). Org. sjef følger opp med en henvendelse til «benkens» kontaktperson Terje Aasland, samt sjekker ut mulig møteplasser m/tormod Hynne og/eller Einar Håndlykken hvis møte kan realiseres. Prosjekt «Nye Idrettens Hus/kompetansesenter» - Skien kommune Det er et behov for å være i forkant med tanke på politiske behandling av idrettskretsens og Skien Fritidspark sitt felles prosjekt om realisering av et kompetansesenter lokalisert til Skien Fritidspark sitt område. Forankringen politisk er noe begrenset og et møte med gruppeledere i partiene, i tillegg til annen politisk oppdatering på mål, innhold og effekt av prosjektet, er nødvendig opplysningsarbeid. Styreleder sjekker ut med Ordfører i Skien om riktig og anbefalt forankring fra idrettskretsene side Regionstruktur sammenslåing Telemark og Vestfold Idrettskretsen foretar seg ingenting rundt dette før nye regionstruktur er vedtatt. Dette skjer allerede 8.juni 2017, men kan om mulig reverseres i forbindelse med et eventuelt regjeringsskifte til høsten. «Veileder for regionaliseringsprosesser i norsk idrett idrettskretsene» vil da følges. Hvis ny struktur vedtas vil det innkalles til et eller flere ekstraordinære styremøter i perioden fremover. Tilskuddsordning til nyskapende aktivitetsarenaer Ny tilskuddsordning oppleves som skreddersydd for storkommuner og/eller befolkningstette områder. Om det er realistisk at det allerede i 2017 er kommuner i Telemark som har anleggsprosjekter innenfor kriteriene og med en minimum anleggskostnad på 4 millioner kroner for et eller flere elementer i et prosjekt har ikke idrettskretsen klart for seg. Dette med bakgrunn i hva det offentlige i dag bidrar med og tar ansvar for som anleggseier og utvikler i forbindelse med ordinære og nærmiljøanlegg. Samtidig er det en ordning som bør prates frem og støttes av idrettskretsen siden det foreløpig har blitt etablert for en 3-årig periode. Styreleder utarbeider et forslag til leserinnlegg om saken.
Sak 123: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. S ret Geir 11.05.17 Guri 12.-13.05.17 Siv 12.-13.05.17 Dag 18.05.17 Hans Inge Signering av Partnerskapsavtale mellom TIK og TFK Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 - Tjøme NIF Ledermøte 2017 - Bodø Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 - Tjøme NIF Ledermøte 2017 - Bodø Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 - Tjøme Kragerø Idrettsråd Årsmøte 2017 Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 - Tjøme Administrasjon Sondre 12.-13.05.17 15.05.17 23.05.17 23.05.17 31.05.17 01.06.17 Therese 22.05.17 NIF Ledermøte 2017 - Bodø Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 Tjøme Møte m/ragn-sells Tema: Samarbeid miljø og arrangement Møte m/norges Rugbyforbund og Klyve IL - rullestolrugbygruppe Tema: EM Rullestolrugby i Telemark Møte m/tangen Media & Event Tema: «Teleidrettens Festaften» Møte m/vgs idrettslinjer i Telemark, OLT Sørøst og Skien Fritidspark Tema: Informasjon om OLT Sørøst og «prosjekt» kompetansesenter Møte m/idrettskretser i BTV + Aust-Agder Tema: AktivSkole365 fellesprosjekt og ansettelse av ressurs Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 Tjøme Tema: Statusoppdatering, planlegging idrettssaker, partnerskapsavtale Skype-møte NIF Tema: Status samordnet rapportering
Øyvind 11.05.17 01.06.17 06.06.17 Møte og innlegg for grunnskolene i Porsgrunn Tema: Innsalg - AktivSkole365 knyttet til prosjektet «Liv og Røre» Regional Idrettsrådskonferanse BTV 2017 Tjøme Møte m/idrettskretser i BTV + Aust-Agder Tema: AktivSkole365 fellesprosjekt og ansettelse av ressurs Møte i arbeidsgruppe; Felles behovsvurdering idrettsanlegg i Grenland Sak 124: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > Personal - vurdering- og oppfølgingssamtaler vil gjennomføres i løpet av juni. Dette i ny form med fokus på økt bevisstgjøring og egenutvikling - samtalene vil legge grunnlag for en oppfølging og utvikling av det interne arbeidsmiljøet - en ansatt sykemeldt fra 06.06 AktivSkole365 - tilskuddet fra Sparebankstiftelsen DNB på 3 millioner over tre år åpner muligheten for en ansatt på tvers av flere idrettskretser og økt fokus på idrettslagene som øvingsarena og utøvelse av praksis for utdannende ressurselever i ungdomskolen - ansettelsesprosess diskutert og vil utlyses før ferien EM rullestolrugby til Telemark (ny info 8.juni er at dette ikke blir avholdt i 2017!) - avholdt møte med styremedlem i Rugbyforbundet og leder i Klyve rullestolrugbygruppe, som presenterte tildelingen av EM i rullestolrugby (6-8 nasjoner) som er tildelt Norge og planlagt gjennomført i løpet av høsten 2017 i Langesund - Skjærgårdshallen - idrettskretsen støtter dette som viktig med tanke på arrangement i Telemark og ikke minst fokus på paraidretter Anleggskonferanse Notodden høsten 2017 - Notodden idrettsråd har tatt initiativ til en anleggskonferanse som idrettskretsen henger seg på som en konferanse med tilbud til hele fylket. Følger også opp fylkeskommunen som samarbeidspartnere. - samtidig ryktes det opp et initiativ for å arbeide frem en OL søknad i regi av Notodden og Tinn. Dette vil være noe som også vurderes knyttet opp til konferansen > Lokale aktivitetsmidler 2017 - rammen på fordeling av LAM 2017 er på hele kr. 337.197.013,-. Dette er en økning på 21 millioner fra 2016. - en arbeidsgruppe i NIF arbeider frem en anbefaling knyttet til fordelingen, som følger retningslinjene fra KUD, da det ønskes presiseringer av hvilke kriterier som skal legges til grunn - fordeling vil skje etter 15.august Status OLT Sørøst - avdelingsledere har avholdt møter både med offentlige videregående skoler og toppidrettsgymnas i hele regionen. Videre er kartlegging av utøver og miljøer godt i gang - vedtak om økonomisk støtte fra Buskerud og Vestfold klar innen 1 juli 2017
Sak 125: Møte og representasjonsplan våren 2017 Møte- og representasjonsplan høst 2017 oppdateres. Representasjoner fordeles. Møte- og organisasjonsplanen oppdatert med tanke på representasjoner og datofestede styremøter t.o.m. november Sak 126: Grete Etholm Grete Etholm har signalisert at hennes engasjement og tilstedeværelse som styremedlem kan bli noe begrenset i fremtiden grunnet flytting. Styret forholder seg til dette og ser at styrets arbeid vil kunne ivaretas ut tingperioden uten problemer, med bakgrunn i erfaringen så langt av varamedlemmenes oppmøte og oppfølging. Merknadsfrist: fredag 16 juni 2017 Skien, 9.juni 2017 eir D e e Nordtveit Guri Ramtoft Dag Nielsen Leder Nestleder Grete Etholm Siv Johanna Dalen Renate Øien Varamedlem Hans Inge Søvik tendre Fjelld len Varamedlem Organisasjonssjef