OVERSIKT OVER SIGNATURRETT, PROKURA, ØKONOMISKE OG JURIDISKE FULLMAKTER I FORVALTNINGSORGANET FOR OPPLYSNINGSVESENETS FOND OG OPPLYSNINGSVESENETS FOND 12. desember 2017
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. BAKGRUNN OG HENSIKT... 3 1.1 Definisjoner... 4 2. SIGNATURFULLMAKTER... 4 3. ØKONOMISKE FULLMAKTER... 4 3.1 Generelt om økonomiske fullmakter i fondet... 4 3.2 Bestilling av varer og tjenester i fondet... 4 3.3 Nærmere om godkjenning i Forvaltningsorganet... 6 3.4 Bestilling av juridisk bistand... 6 3.5 Kjøp og salg av eiendom... 6 3.6 Finansforvaltning... 8 3.7 Utlån til kirkelige formål og kommunale presteboliger... 8 3.8 Tilskudd til kommunale presteboliger... 9 4. JURIDISKE FULLMAKTER... 9 4.1 Fullmakt til å inngå (nye) festekontrakter... 9 4.2 Fullmakt til å administrere og avslutte (eksisterende) festekontrakter... 9 4.3 Fullmakt til å inngå avtale om innleie av prestebolig... 9 4.4 Fullmakt til å inngå husleieavtale (utleie) med prest og forestå utleie (av prestebolig) til andre... 9 4.5 Fullmakt til å inngå avtale om forpaktning av landbrukseiendommer... 9 4.6 Fullmakt til å inngå avtale om jordleie og husleie... 9 4.7 Fullmakt til å inngå grunneieravtaler vedr kraft... 10 4.8 Fullmakt til å inngå avtaler om rettigheter på eiendommer... 10 4.9 Fullmakt til å ta ut, møte for, vedta og forkynne stevninger og rettsavgjørelser for domstolene/jordskifterettene og begjære jordskifte... 10 5. DISPONERING AV BANKKONTI OG GODKJENNING AV UTBETALINGER... 10 5.1 Fullmakt for disponering av konti i DnB (to i fellesskap)... 10 5.2 Godkjenne betalinger i Forvaltningsorganet... 11 5.3 Godkjenne betalinger i Opplysningsvesenets fond... 11 5.4 Fullmakter for disponering av konti i Nordea Bank ASA for Opplysningsvesenets fond (2 i fellesskap)... 12 Fullmaktsdokument Side. 2 av 12
1. Bakgrunn og hensikt Styret i Opplysningsvesenets fond tildeler signaturrett og fullmakt til Direktøren. Styrets delegasjon av fullmakter til Direktøren er regulert gjennom eget Fullmaktsdokument gitt av Styret. Direktøren kan tildele fullmakt til ansatte i Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond innenfor egne fullmaktsrammer. Hensikten med dette dokumentet er å gi en samlet oversikt over økonomiske og juridiske fullmakter for ansatte i Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond. Som en del av oversikten er også inkludert fullmakter til å disponere bankkonti og foreta utbetalinger. Forvaltningen av Opplysningsvesenets fond skal skje innenfor rammen av Grunnlovens 116 og fondets vedtekter og ellers i samsvar med de mål, prinsipper og retningslinjer som fastsettes av Stortinget, Kongen eller Departementet. Forvaltningsorganet er underlagt det regelverk som gjelder for statlig virksomhet herunder forvaltningsloven, offentlighetsloven, lov om offentlige anskaffelser etc. Ovennevnte danner den ytre rammen for beslutningsmyndigheten i Opplysningsvesenets fond og fullmakter som omhandles i dette dokument kan kun utøves under forutsetning av at disse rammene blir fulgt. Fullmaktene gis til ansatte i Forvaltningsorganet for disposisjon av midler innenfor Forvaltningsorganets budsjett, men omfatter også adgang til å disponere midler som er stilt til disposisjon gjennom Styrets vedtak av budsjett for Opplysningsvesenets fond. Med disposisjon av midler menes myndighet til å godkjenne avtaler, kostnader og utgifter. Myndighet til å bestille og godkjenne innkjøp innenfor gitte beløpsgrenser er delegert gjennom de rekvisisjons-, attestasjons- og anvisningsfullmaktene som er tildelt gjennom dette dokumentet. Fullmaktsgrensene i økonomisystemet Agresso er i overensstemmelse med dette dokumentet. Ansatte kan attestere og anvise fakturaer i Agresso Self Service (fondet) og Contempus (Forvaltningsorganet) i overensstemmelse med beløpsgrensene som er gitt for hver enkelt medarbeider. Samme person kan ikke attestere og anvise, det skal alltid som minimum være to personer som godkjenner en faktura. I tillegg til Forvaltningsorganets ansatte, omfatter oversikten også selskaper og personer som i kraft av inngåtte avtaler er tildelt fullmakter knyttet til administrasjon og gjennomføring av fondets virksomhet. Dokumentet regulerer ikke fullmakter i datterselskaper av Opplysningsvesenets fond. Disse selskapene har egne fullmaktsdokumenter som godkjennes i det respektive datterselskap sitt styre. Dokumentet revideres etter behov. Revisjon foretas i forbindelse med organisasjonsendringer og andre forhold som tilsier at fullmaktsoversikten må oppdateres. Dette dokumentet erstatter fullmatsdokument fra april 2017. Fullmaktsdokument Side. 3 av 12
1.1 Definisjoner Signaturrett: Rettighet til å tegne firma, dvs. rettighet til å foreta alle typer disposisjoner eller avtaler for firmaet. Legitimasjon av signaturrett er firmaattest. Signaturretten utøves ved at fondets fulle navn skrives tydelig (Opplysningsvesenets fond) og ved den signaturberettiges egenhendige underskrift. Prokura: Fullmakt til å opptre på firmaets vegne i alt om hører til driften av firmaet. Prokurist kan ikke uten uttrykkelig fullmakt overdra eller behefte fast eiendom eller registrerbart løsøre. Prokuristens ytre legitimasjon er firmaattest. Prokuraen utøves ved at fondets fulle navn skrives tydelig (Opplysningsvesenets fond) og ved prokuristens egenhendige underskrift med tilføyelse av p.p. eller per prokura, jf. prokuraloven 3, jf. firmaloven 7-1. 2. Signaturfullmakter Styret kan tildele signaturrett for Opplysningsvesenets fond og Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond. Direktør kan tildele prokura til ansatte i Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond. Det fremkommer av firmaattesten hvilke personer som er tildelt signaturrett og prokura. Denne er tilgjengelig i Foretaksregisteret i Brønnøysund (www.brreg.no) og finnes også på intranettet under styrende dokumenter. 3. Økonomiske fullmakter 3.1 Generelt om økonomiske fullmakter i fondet De generelle fullmaktene omfatter rett til å foreta bestillinger av varer og tjenester samt beslutte investeringer og foreta kjøp/salg knyttet til driften av Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond og Opplysningsvesenets fond innenfor de til enhver tid gjeldende budsjettrammer. Fakturaer skal attesteres og anvises elektronisk i Agresso Self Service (fondet) og Contempus (forvaltningsorganet) innenfor de beløpsgrenser som er gitt for bestilling av varer og tjenester. Fullmaktene omfatter også rett til å forvalte og administrere avtaler som er inngått med tjenesteleverandører knyttet til driften av Opplysningsvesenets fond. 3.2 Bestilling av varer og tjenester i fondet Fullmakter i Opplysningsvesenets fond og Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond inndeles i følgende kategorier: Fullmaktsdokument Side. 4 av 12
Bestillingsfullmakt: rett til bestille eller inngå avtale om levering varer og tjenester Attestasjonsfullmakt: rett til å bekrefte leveranse av varer og tjenester, herunder ansvar for å bekrefte at leveransen samsvarer med avtalt volum, pris og kvalitet Anvisningsfullmakt: rett til å godkjenne belastning av budsjett, herunder også at forpliktelsen kan gjøres opp ved betaling av leverandør Med mindre annet er angitt, skal bestilling, attestasjon og anvisning skje innenfor samme avdelingsstruktur/organisatoriske enhet. Med mindre annet er angitt, innebærer bestillingsfullmaktene også anvisningsmyndighet for samme beløp som det kan foretas bestilling for. Samtlige beløp angitt i dette dokumentet er inkl. merverdiavgift der hvor dette er aktuelt. Alle ansatte har attestasjonsfullmakt. Det presiseres at gjennom attestasjon bekrefter den ansatte at varen eller tjenesten faktisk er mottatt, og at leveransen er i samsvar med inngått avtale med hensyn til omfang/volum, pris og avtalt kvalitet. Funksjonsområde bestillings- og anvisningsfullmakt Beløpsgrense NOK millioner Direktør 20,0 Leder Tomtefeste 1,0 Leder Finans, økonomi & forretningsstøtte 1,0 Leder HR & Kommunikasjon 1,0 Leder Juridisk/Compliance 1,0 Leder Eiendomsavdelingen 5,0 Leder Bygningsforvaltning 4,0 Prestegårdsinspektør 0,4 Leder Arealbanken 0,5 Ansatt Areabanken 0,1 Leder Salg 0,5 Leder Agronomisk seksjon 2,0 Ansatt Tomtefeste 0,1 Ansatt Kapital- og risikostyring 0,1 Controller 0,5 Leder Regnskap/lønn 0,5 Leder IT 0,5 Leder Dokumentasjonssenter 0,1 Ansatte i Økonomiavdelingen 0,03 Ansatte i HR og kommunikasjon 0,1 Leder Kontraktservice 0,5 Ansatt Kontraktservice 0,1 Leder Skogforvaltning 2,0 Ansatt Skogforvaltning 0,5 Fullmaktsdokument Side. 5 av 12
3.3 Nærmere om godkjenning i Forvaltningsorganet Rutinene er noe annerledes enn i fondet knyttet til at beløpene vanligvis er langt mindre og at det er en del rutiner som ivaretas på vegne av Direktør. 3.3.1 Godkjenning i Contempus av inngående fakturaer og utlegg 1. Gjelder Direktør Konteres og attesteres av Direktør selv Anvises av Leder for Juridisk og Compliance 2. Gjelder ledere av forretningsområder/avdelinger: Konteres og attesteres av leder selv Anvises av Direktør 3. Gjelder øvrige avdelinger/team: Leder er anviser, de øvrige i teamet er bestiller/attestant. 4. Gjelder fakturaer vedr. felleskostnader kostnader: Kostnadene attesteres av Økonomi Kostnadene anviser av Leder for HR & Kommunikasjon. 3.3.2 Reiseregninger Generelt: 1. godkjenning gjøres av Økonomi (kontroll) 2. godkjenning gjøres av nærmeste leder. Ved leders fravær skal godkjenning foretas av leders stedfortreder eller leders overordnede. Reiseregninger vedrørende Direktøren 1. godkjenning gjøres av Økonomi (kontroll) 2. godkjenning gjøres av Leder for Juridisk og Compliance 3.4 Bestilling av juridisk bistand Bestilling og innkjøp av juridisk bistand foretas av Leder for Juridisk og Compliance 3.5 Kjøp og salg av eiendom Salg av landbrukseiendom som tidligere er besluttet beholdt av kulturhistoriske grunner skal forelegges Kulturdepartementet etter behandling i Styret. I forbindelse med kjøp og salg av presteboliger og annen fast eiendom skal budsjett og status fremlegges for Direktør etter behov eller ved begynnelsen av hvert kvartal. Fullmaktsdokument Side. 6 av 12
Kjøp og salg av eiendom for inntil 20 millioner kroner: Direktør Kjøp og Salg av eiendom for inntil 7 millioner kroner: Salg av eiendom for inntil 5 millioner kroner: Leder for Arealbanken Salg og innløsning av festetomter for inntil 20 millioner kroner: Direktør Salg og innløsning av festetomter for inntil 7 millioner kroner: Salg og innløsning av festetomter for inntil 5 millioner kroner: Leder for Tomtefeste Leder for Kontraktservice Salg og innløsning av festetomter for inntil 1 million kroner: Fast ansatt i avdeling Tomtefeste Fast ansatt i avdeling Kontraktservice Makeskifte og salg/utleie av ikke bortfestede arealer for inntil 20 millioner kroner: Direktør Makeskifte og salg/utleie av ikke bortfestede arealer for inntil 5 millioner kroner: Makeskifte og utleie av ikke bortfestede arealer for inntil 2 millioner kroner: Leder for Arealbanken Makeskifte og salg/utleie av ikke bortfestede arealer for inntil 1 millioner kroner: Fast ansatte i Arealbanken Fullmaktsdokument Side. 7 av 12
Kjøp og salg av presteboliger: Fullmaktene for kjøp og salg av presteboliger er oppad begrenset på tilsvarende måte som for øvrig kjøp og salg av eiendom. 3.6 Finansforvaltning Retningslinjer for forvaltningen av Opplysningsvesenets fonds finanskapital er gitt bl.a. i Hovedinstruksens 2-2 og i egen instruks for kapitalforvaltningen. Sistnevnte instruks vedtas av Styret. Hovedinstruksen gir rammer for hvor stor andel av samlet finanskapital som kan plasseres innenfor aktivaklassene renteinstrumenter, eiendom og andre egenkapitalinstrumenter. Instruks for kapitalforvaltningen beskriver retningslinjer og organisering av kapitalforvaltningen, forvaltningens målsettinger, investeringsstrategi, overvåkning av risiko, prosedyrer for rapportering, samt intern kontroll av investeringsvirksomheten. Administrasjonen har, innenfor de ovenfor nevnte rammer og retningslinjer, fullmakt til å gjennomføre den daglige forvaltningen av fondets finanskapital. Denne fullmakten omfatter bl.a. rett til å foreta handel i verdipapirer innenfor de aktiva klasser som er definert. Det er opprettet en rådgivende investeringskomité som gir råd knyttet til taktiske og strategiske spørsmål knyttet til porteføljen. Investerings komitéen består av Direktør, CFO, ett eksternt medlem, samt ansatte i Kapital- og risikostyring. En representant fra Styret og Grieg som forvalter er observatør i investerings komitéen. Direktør har fullmakt til på egen hånd å: foreta kjøp og salg av verdipapirer innenfor egenporteføljen i hht. Styrets instruks inngå og si opp forvaltningsavtaler med finansforvaltere øke og redusere forvaltet kapital hos finansforvaltere. CFO har fullmakt til på egen hånd å: foreta kjøp og salg av verdipapirfond for inntil 100 millioner kroner plassere likviditet ved å kjøpe og selge pengemarkedsinstrumenter som for eksempel pengemarkedsfond foreta nødvendige handler av valutaderivater/-kontrakter for å valutasikre porteføljen iht. Styrets instruks foreta nødvendige handler av valuta for å sikre korrekt innbetaling av kommittert kapital når denne er i annen valuta enn norske kroner forestå innbetaling av kommittert kapital. 3.7 Utlån til kirkelige formål og kommunale presteboliger CFO har fullmakt til å bevilge lån innenfor vedtatte retningslinjer for utlån til kirkelige formål. Fullmaktsdokument Side. 8 av 12
3.8 Tilskudd til kommunale presteboliger CFO kan godkjenne tilskudd i henhold til tildelingsbrevets rammer. 4. Juridiske fullmakter Saker av stor økonomisk og/eller prinsipiell betydning for fondet, herunder ankesaker, skal forelegges Direktøren. 4.1 Fullmakt til å inngå (nye) festekontrakter Leder for Tomtefeste Leder for Kontraktservice 4.2 Fullmakt til å administrere og avslutte (eksisterende) festekontrakter Leder for Tomtefeste Ansatt i Tomtefeste Leder for Kontraktservice Ansatt i Kontraktservice 4.3 Fullmakt til å inngå avtale om innleie av prestebolig Leder for Bygningsforvaltning 4.4 Fullmakt til å inngå husleieavtale (utleie) med prest og forestå utleie (av prestebolig) til andre Leder for Bygningsforvaltning Prestegårdsinspektør 4.5 Fullmakt til å inngå avtale om forpaktning av landbrukseiendommer Leder for Agronomisk seksjon 4.6 Fullmakt til å inngå avtale om jordleie og husleie Leder for Agronomisk seksjon Fullmaktsdokument Side. 9 av 12
4.7 Fullmakt til å inngå grunneieravtaler vedr kraft Leder for Arealbanken 4.8 Fullmakt til å inngå avtaler om rettigheter på eiendommer Leder for Arealbanken 4.9 Fullmakt til å ta ut, møte for, vedta og forkynne stevninger og rettsavgjørelser for domstolene/jordskifterettene og begjære jordskifte Leder for Juridisk/Compliance Leder for Tomtefeste Advokater i Juridisk/Compliance, Tomtefeste og Arealbanken. 5. Disponering av bankkonti og godkjenning av utbetalinger Opplysningsvesenets fond har inngått avtale med DnB vedr. administrasjon og drift av bankkonti for Forvaltningsorganet for Opplysningsvesenets fond og Opplysningsvesenets fond. Avtalen omfatter konti knyttet til både eiendoms- og finansvirksomhet. 5.1 Fullmakt for disponering av konti i DnB (to i fellesskap) Forvaltningsorganet: Leder av Regnskap/lønn Seniorrådgiver Jill Nordahl Rådgiver Judith H. Sarmast Konsulent Hilde Rudshaug. Fondet: Leder av Regnskap/lønn Seniorrådgiver Jill Nordahl Seniorrådgiver Marina A. Skar Konsulent Hilde Rudshaug Lars Ulverud Administrasjon av nettbank og tildeling av brukerrettigheter: Forvaltningsorganet: Rådgiver Judith H. Sarmast Seniorrådgiver Jill Nordahl Fullmaktsdokument Side. 10 av 12
Administrasjon av nettbank og tildeling av brukerrettigheter - fondet: Seniorrådgiver Marina A. Skar Regnskapssjef Bente Brekkum Lars Ulverud 5.2 Godkjenne betalinger i Forvaltningsorganet Vedrørende lønn, reiseregninger og inngående fakturaer: 1. godkjenning: Rådgiver Judith H. Sarmast 2. godkjenning: Regnskapssjef Bente Brekkum Ved fravær av ovennevnte personer skal godkjenning foretas av seniorrådgiver Jill Nordahl eller konsulent Hilde Rudshaug. 5.3 Godkjenne betalinger i Opplysningsvesenets fond Førstegangsgodkjenner utbetalinger: Seniorrådgiver Marina A. Skar Regnskapssjef Bente Brekkum Konsulent Hilde Rudshaug Seniorrådgiver Jill Nordahl Andregangsgodkjenner utbetalinger: Regnskapssjef Bente Brekkum Seniorrådgiver Marina A. Skar Konsulent Hilde Rudshaug Seniorrådgiver Jill Nordahl Godkjenne interne bankoverføringer og foreta kontoregulering: Lars Ulverud (finanskonti) Dagfinn Kristiansen Jill Nordahl Bente Brekkum Marina A. Skar. Hilde Rudshaug Fullmaktsdokument Side. 11 av 12
5.4 Fullmakter for disponering av konti i Nordea Bank ASA for Opplysningsvesenets fond (2 i fellesskap) Leder regnskap - administrator Seniorrådgiver Marina Skar - administrator Seniorrådgiver Jill Nordahl Dagfinn Kristiansen Lars Ulverud Alle har roller som godkjennere men alltid 2 i fellesskap. Alle kan foreta interne bankoverføringer, kontoreguleringer og utbetalinger. Ole-Wilhelm Meyer Direktør Fullmaktsdokument Side. 12 av 12