- Nordhordland Utviklingsselskap IKS Sekretariat - kontrollutvala Til medlemmene av kontrollutvalet i Masfjorden kommune «Navn» «Adresse» «Postnr_og_poststed» Knarvik 26.10.16 INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Vara vert særskilt kalla inn etter behov. Stad: Møterommet, kommunehuset Tidspunkt: Onsdag 02.11.16 kl. 09.15 23/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 24/16 Godkjenning av referat frå sist møte 25/16 Skriv og meldingar a. Plan for selskapskontroll 26/16 Uavhengighetserklæring, Nordhordland Revisjon IKS 27/16 Oppfølging av merknader i revisjonsrapport nr. 14 28/16 Oppfølging av sak 19/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon 29/16 Orientering om kurs og konferansar 30/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske utval http://innsyn.sing.no/masfjorden/innsyn/wfinnsyn.ashx?response=moteplan& 31/16 Eventuelt Med vennleg helsing Arthur Sjursen (s) Leiar i kontrollutvalet Masfjorden Tonje Husum Aarland Sekretariatet Kopi: Nordhordland Revisjon IKS Masfjorden kommune v/ Ordførar og rådmann Post adresse: Pb. 13 5902 Isdalstø Telefon 92 85 84 13 tonje.husum.aarland@nordhordland.net
Masfjorden kommune KONTROLLUTVALET FOR MASFJORDEN KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 12.09.2016 Stad: Møterommet, Masfjorden kommunehus Kl.: 09.15 10.30 Tilstade: Birger Wergeland (vara for Arthur Sjursen) og Wenche Dåe (medlem) Innkalla: Revisjon: Reidar Bjørsvik og Ragnhild Kartveit Høyland sekretær: Tonje Husum Aarland Forfall: Arthur Sjursen (leiar) og Bjarte Kvinge Tvedt (nestleiar)... 16/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Samrøystes vedtak: Innkalling og sakliste vart godkjent. Kontrollutvalet vedtok at Birger Wergeland var møteleiar i dette møtet. 17/16 Godkjenning av møteutskrift Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet godkjenner møteutskrift frå sist møtet 18.04.16. 18/16 Skriv og meldingar a. KS vedtak plan for forvaltningsrevisjon Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tek skriv og meldingar til vitande. 19/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon Saksvedlegg: «Prosjektplan: Kommunen som skuleeigar» Frå sist møte i kontrollutvalet: 22/16 Eventuelt A. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalet ønskjer å bestille første forvaltningsrevisjon: 1. Kommunen som skuleeigar ressursbruk, tilbod og skulemiljø. Prosjektet bestillas med atterhald om at kommunestyret vedtar forslag til plan for forvaltningsrevisjon i sak 13/16.
Masfjorden kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 12.09.2016 Side 2 av 3 Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet ønskjer å bestille første forvaltningsrevisjon: 1. Kommunen som skuleeigar ressursbruk, tilbod og skulemiljø. Prosjektet bestillas med atterhald om at kommunestyret vedtar forslag til plan for forvaltningsrevisjon i sak 13/16. Revisjonen orienterte om aktuelle problemstillingar og tidsplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Førebels problemstillingar er: 1. Korleis er Masfjorden kommune sin ressursbruk på skule, og i kva grad er ressursbruken i samsvar med politiske vedtekne planar og mål for masfjordskulen? 2. Korleis opplever elever det faglege tilbodet ved skulane i Masfjorden og oppfyller kommunen dei forskriftfesta krava til valfag i ungdomskulen og kompetansekrava til lærarar i barne- og ungdomskulen? 3. Oppfyller kommunen si plikt til å sikre eit godt psykososialt miljø etter opplæringsloven 9a-1? Prosjektet vil starte opp hausten 2016, og prosjektet kan handsamast i kontrollutvalet første halvår 2017. Kontrollutvalet gjekk gjennom prosjektplanen, og stilte spørsmål til revisjonen. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den ligg føre, og ønskjer at det og vert fokusert på språkfaga og ressursbruken i problemstilling 2. 20/16 Plan for selskapskontroll Saksvedlegg: «Plan for selskapskontroll 2016 2019» Heimelen for selskapskontroll følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 5, som seier at kontrollutvalet skal «påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.», jf. tilsvarande formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 13 andre ledd skal det «minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.». Tredje ledd fastsett at kommunestyret vedtar planen. Kontrollutvalet gjennomgjekk oversikten over selskap heil- eller deleigd av Masfjorden kommune og gjorde ei vurdering av kva selskap som er hensiktsmessig å utføra selskapskontrollar i. Samrøystes vedtak: I denne planperioden 2016 2019 skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: Einekavane AS (eigarandel i kommunen 100%) Planen byggjar på kontrollutvalet si vurdering av kva selskap det er hensiktsmessig å utføra selskapskontrollar i og deira prioriteringar av dette.
Masfjorden kommune Kontrollutvalet Møteutskrift 12.09.2016 Side 3 av 3 Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: I denne planperioden 2016 2019 skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: Einekavane AS (eigarandel i kommunen 100%) Planen for selskapskontroll kan reviderast etter behov i løpet av perioden. 21/16 Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske utval Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet hadde ingen merknadar til møteprotokollane. 22/16 Eventuelt Neste møte i kontrollutvalet er 2. november 2016 kl. 09.15. Masfjorden, 12.09.16
Til kontrollutvalget Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Masfjorden kommune, regnskapsåret 2016 Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Kvassnesv. 23, Pb. 16 5902 Isdalstø Telefon 56 35 63 00 Telefaks 56 35 63 10 nhr@nhr.no - www.nhr.no Føretaksregisteret NO 971 361 433 MVA
Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i Nordhordland revisjon IKS og Nordhordland Revisjon AS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som kommunen deltar i med unntak av Nordhordland Revisjon IKS og Nordhordland Revisjon AS. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til kommunen som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor kommunen som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor kommunen som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Side 2 av 3
kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for kommunen. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Isdalstø, 25.10.2016 Nordhordland Revisjon IKS Reidar Bjørsvik Oppdragsansvarlig revisor Side 3 av 3
Kvassnesv. 23, Pb. 16 5902 Isdalstø Telefon 99 58 98 55 nhr@nhr.no - www.nhr.no Føretaksregisteret NO 971 361 433 MVA PROSJEKTPLAN: KOMMUNEN SOM SKULEEIGAR MASFJORDEN KOMMUNE 2016 Heimel Kommuneloven 77.4 pålegg kontrollutvalet å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunane. Forvaltningsrevisjon inneber mellom anna systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 1 Bakgrunn og føremål Masfjorden kommune har tre skular for 1-10 klasse. Desse er lokalisert på Sandnes, Nordbygda og Matre og har mellom 55 og 85 elevar fordelt på ti trinn I 2015 brukte Masfjorden kommune 27,9 % av sine netto driftsutgifter til grunnskulesektoren. Skule utgjer såleis ein vesentleg del av kommunen sitt driftsbudsjett. Det vil difor bli sett nærare på ressursbruk i skulesektoren både internt i kommunen og samanlikna med andre. I samfunnsdelen av kommuneplanen til Masfjorden heiter det at «Det gode skule- og barnehagetilbodet skal vera ein vesentleg kvalitet i vårt lokalsamfunn og gjera det attraktivt for barnefamiliar å slå seg ned her». Dette viser at godt tilbod og god kvalitet i oppvekstsektoren er prioritert frå kommunen si side. Denne prioriteringa bør visast igjen i ressursbruken. Kommunen har også satt seg som delmål for planperioden at «skulen skal vera eit fagleg og sosialt høgdepunkt i elevane sine liv». Det vil difor bli sett på korleis elevane opplever det faglege tilbodet ved skulane. Valfag er eit av dei områda der kommunen har størst høve til å påverke og tilpasse det faglege innhaldet i undervisninga til elevane sine ynskje, og er difor eit viktig virkemiddel for å nå denne målsetjinga. Vi vil difor sjå på organiseringa av valfaga, om denne er i samsvar med forskriftsfesta krav, og i kva grad tilbodet som blir gitt er i samsvar med elevane sine ynskje. Frå og med skuleåret 2015/2016 er det etablert nye strengare krav til kompetanse hjå lærarar som skal undervise i basisfaga norsk, engelsk og matte. Målet frå lovgjevar er at innan 10 år skal alle kommunar overhalde desse krava. Vi vil difor sjå på i kva grad Masfjorden oppfylte desse krava for skuleåret 2015/2016. For å sikre naudsynt kompetanse i framtida, og at kommunen når målsetjinga innan 10 år, må det liggje føre ei kartlegging av eksisterande kompetanse og framtidige behov, som kommunen må følgje opp ved prioritering av tilleggsutdanning og ved nytilsetjingar gjennom ein kompetanseplan. Vi vil difor også sjå om det blir arbeidd planmessig for å sikre at ein når målsetjinga om full oppfyllingsgrad innan 10 år. 1 Sjå kap. 3 i Revisjonsforskriften og kap. 5 i kontrollutvalgsforskriften for utfyllande informasjon.
Etter Opplæringslova 9a-1 har alle elevar rett til «eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring». Denne retten utløyser ei plikt for skuleeigar til å syte for dette, og i lova vert det stilt ei rekkje krav til korleis kommunen og skulane skal arbeide med det psykososiale miljøet. Vi vil sjå på om kommunen sitt arbeid med psykososialt miljø er i samsvar med desse krava og om kommunen oppfyller si plikt til å syte for eit godt psykososialt miljø. Førebels problemstillingar 2 1. Korleis er Masfjorden kommune sin ressursbruk på skule, og i kva grad er ressursbruken i samsvar med politisk vedtekne planar og mål for masfjordskulen? 2. Korleis opplever elevane det faglege tilbodet ved skulane i Masfjorden og oppfyller kommunen dei forskriftsfesta krava til valfag i ungdomskulen og kompetansekrava til lærarar i barne- og ungdomskulen? 3. Oppfyller kommunen si plikt til å sikre eit godt psykososialt miljø etter opplæringsloven 9a-1? Avgrensing Problemstillinga om ressursbruk vil bli avgrensa til å sjå på enkelte nøkkeltal og samanlikne mellom skulane og med andre kommunar. I høve til det faglege tilbodet vil hovudfokus vere på valfag på ungdomstrinnet og dei nye kompetansekrava for lærarane som skal undervise på dei ulike trinna. Det vil også bli sett på korleis kommunen arbeidar med å sikre tilstrekkeleg kompetanse. Problemstillinga kring skulemiljø er avgrensa til psykososialt miljø. Det vil ikkje bli sett på fysisk skulemiljø. Vidare er problemstillinga avgrensa til systemnivå ved at ein vil sjå på kommunen og skulane sine system og rutinar for arbeid med skulemiljø og korleis desse er implementert på dei ulike nivåa i einingane. Det vil ikkje bli sett på handsaminga av enkeltsakar. Revisjonskriterium Omgrepet revisjonskriterium viser til dei krav og forventningar ein kan stille til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon, jf. RSK 001. Innafor ramma av eit kommunalt forvaltningsrevisjonsprosjekt, vil det vere føremålstenleg å avgrense prosjektet til å sjå på eit utval av slike revisjonskriterium. I dette prosjektet vil revisjonskriterier verta utleia med grunnlag i m.a.: Opplæringslova Aktuelle forskrifter Aktuelle rundskriv og veiledarar 2 Problemstillingane kan verta endra om det syner seg hensiktsmessig. Dette vil kunne påverke revisjonskriteria.
Metode Prosjektet vert lagt opp etter RSK 001: Forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt. Revisjonen vil nytte både intervju, dokumentanalyse, rekneskapsanalyse og samanlikningstal frå KOSTRA og skoleporten for å svare på problemstillingane i prosjektet. Dersom det lar seg gjennomføre vil ein også gjennomføre ei spørjeundersøking blant delar av elevmassen. Det vil vere aktuelt å intervjue tilsette ved skulane, samt rådmann og eventuelt administrativt tilsette i kommunen med ansvar for skule. Alle intervju vert verifisert, dvs at intervjuobjektet les igjennom og godkjenner innhaldet i referatet frå intervjuet før det kan nyttast. Førebels rapport vert sendt rådmann for uttale, og svarbrev følgjer endeleg rapport. Organisering og ansvar Revisjonen tek initiativ til oppstartsmøte med rådmann. Rapporten vert oversend kontrollutvalet for handsaming og vurdering av om rapporten skal leggast fram for kommunestyret. Tidsplan Prosjektet vil starte opp hausten 2016, og prosjektet kan handsamast i kontrollutvalet første halvår 2017.