Bestille dokument via NZ eller CZ Dato: 2017-10-09 Denne veiledningen beskriver det som er generelt for bestilling av alle typer dokumenter. For spesialiteter for enkelte dokumenttyper, se egne veiledninger. 1. Gå til søkelinja øverst og søk fram tittelen du vil kjøpe inn i NZ (Network) eller CZ (Community). E-ressurser er best å bestille i CZ for å nyte godt av automatiske oppdateringer: 2. Velg Action-knapp Order: 3. Skjerm PO Line Owner and Type: 1
Purchase Type sier noe om det er enkeltkjøp (one time) eller abonnement (subscription). PO line owner er det bibliotek (library) du bestiller for. Klikk på Create PO line. Merknad: Hvis du senere vil rette noe i denne skjermen, må du slette ordren og legge den inn på nytt. 4. Neste skjerm er PO Line Summary. PO Line er nå laget og du har fått et nummer på bestillingen (eks. POL-21919). Du får beskjed om å se over og gjøre bestillingen ferdig. (A new PO line was created. Please review it.): 2
1. License: Hvis bestillingen gjelder elektroniske dokumenter, kan man her knytte bestillingen til en lisens. Klikk for å søke i alle lisenser, eller for å velge blant sist brukte. 2. Ordered items: Hva som omfattes av denne bestillingen. 3. Material supplier: Skriv inn kode for leverandør direkte, eller velg fra listen alle eller sist brukte. 4. Access provider: Ikke obligatorisk, men lurt å fylle ut, særlig når det er en annen en Material supplier, f eks når man bruker agent. 5. Claiming grace period (days): Antall dager fra forventet mottaks-/aktiveringsdato til purring blir sendt til leverandør. Fylles som regel automatisk ut og hentes fra leverandørregisteret. 3
6. Expected activation after ordering (days) / Expected receipt after ordering (days): Antall dager etter bestilling du forventer å kunne aktivere/motta. Fylles som regel automatisk ut og hentes fra leverandørregisteret. 7. E-activation due after ordering (days): Antall dager etter bestilling tittelen bør aktiveres. Når datoen passeres, sendes en melding til den som er tildelt aktiveringsoppgaven og et varsel vises på brukerens task list. Standardverdi hentes fra konfigureringen. 8. List price: Skriv inn pris for dokument. Obligatorisk felt, må fylles ut før Fund kan legges til. 9. Quantity for pricing: Fyll ut antall dokumenter det skal betales for. 10. Discount: Eventuell rabatt. Hentes fra leverandørregisteret. 11. Fund: Klikk Add fund og skriv inn kode for Fund, eller velg fra liste eller. 12. Acquisition method: Velg innkjøpsmetode, de to vanligste valgene er: Purchase: Bestillingen blir sendt fra Alma til leverandøren ved epost eller EDI. Purchase at vendor system: Bestillingen er gjort i leverandørens eget system og det sendes ikke bestilling fra Alma. 13. Reporting code: Fyll ut aktuell kode fra nedtrekksmeny, brukes til statistikk. 14. Rush/Cancellation restriction: Hukes av hvis det er en hastebestilling (Rush) eller spesielle begrensninger i forhold til kansellering/avbestilling (Cancellation restriction). Et ikon vises da ved den aktuelle tittel i ordrelister: for Rush og for Cancellation restriction. 15. Cancellation restriction note: Skriv inn advarsel som vises hvis en prøver å kansellere en PO line. 16. Identifier: ISBN- eller ISSN-nummer på tittelen som bestilles. 17. Proposed identifier: Nedtrekksmeny med flere ISBN/ISSN som eventuelt er tilknyttet posten. Bruk denne til å velge rett ISBN/ISSN for bestilling. 18. Note to vendor: Eventuell beskjed til leverandør. 5. Når PO Line Summary er ferdig fylt ut, kan bestillingen fullføres ved å velge blant knappene øverst på siden: Standardvalg er Save and continue, men du kan også velge Order now. Da venter du ikke på Packaging (se punkt 8), men sender bestillingen med en gang og endrer status til Sent. 6. Hvis en bestiller et nytt eksemplar av en tittel institusjonen allerede eier eller har bestilt tidligere, vil det dukke opp en bekreftelsesskjerm om at et eksemplar eller en aktiv ordre finnes fra før. Klikk Confirm for å komme videre. 4
En får nå en bekreftelse på at ordren er oppdatert og ny status: 7. Ved å søke på POL-nummeret kan man få fram bestillingen: 8. Hvis du valgte Order now ovenfor, se bort fra dette punktet: Hver natt kjører systemet en jobb som pakker bestillinger til samme leverandør til en felles PO, og foretar den faktiske forsendelsen til leverandør. Dette kan man se ved at status er endret fra Auto packaging til Sent, bestillingen har også fått et PO-nummer: Status for jobben kan sjekkes fra Alma-menyen: Admin > Manage jobs > Monitor jobs: 5
6