Møteinnkalling Sakskart til møte i Koordineringsutvalget 15.01.2018 Møtested: Schweigaards gate 4, Galleriet Møterom: Fylkestingssalen Møtedato: 15.01.2018 Tid: 09:30
Saksliste Saksnr NOT 1/18 Orientering: Tittel Arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune og behov for oppgaveprioritering Regionreform
Orienteringsnotat Dato: Arkivref: 08.01.2018 2012/1320-34 Saksnr Utvalg Møtedato 1/18 Koordineringsutvalget 15.01.2018 Arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune og behov for oppgaveprioritering Innledning Arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune fra 1. januar 2020 er i gang. Fellesnemnda ble konstituert 8. desember 2017, og skal etter inndelingslovas 26 samordne og forberede sammenslåingen. Etableringen av Viken fylkeskommune vil kreve engasjement, store ressurser og en tydelig prioritering fram mot 1. januar 2020. Det vil bli krevende å sikre planlagt framdrift og gjennomføring av ulike tiltak. En løpende prioritering i dialog mellom politikk og administrasjon vil derfor være nødvendig. Denne saken har til hensikt å legge til rette for en første drøfting av hvordan vi kan prioritere framover. Vurderinger Å etablere Viken fylkeskommune vil være et svært omfattende og ressurskrevende arbeid, både politisk og administrativt. Sekretariatet som etableres for å understøtte fellesnemnda vil trenge store ressurs- og kompetansebidrag fra de eksisterende fylkesadministrasjonene, enten ved at ressurser knyttes direkte til sekretariatet eller ved at sekretariatet trekker på ressurser i linjeorganisasjonene. Inntil sekretariatet er etablert skjer arbeidet gjennom linjeorganisasjonene. Arbeidet vil åpenbart legge beslag på store ressurser i organisasjonen, og kreve fokus og tid fra både ledelse og medarbeidere i organisasjonen. Det gjelder både i forhold til å bidra inn i endringsarbeidet med å skape en ny fylkeskommune, samtidig som det vil være et stort omstillings- og endringsprosjekt for ansatte. Eksterne samarbeidsaktører skal også ivaretas og tas med i deler av prosessene. Innbyggernes behov må sikres underveis. Hele fylkeskommunens organisasjon vil bli berørt, men i perioden framover vil det særlig være fylkesadministrasjonen som berøres. Det er viktig å sikre driften av eksisterende organisasjon fram til 1.1.2020, og at tjenesteproduksjonen opprettholdes på et tilstrekkelig nivå og med kvalitet. Videre har fylkesrådmannen et ansvar for at kravet om et fullt ut forsvarlig arbeidsmiljø for de ansatte blir opprettholdt, samt at ansatte blir sett, anerkjent og ivaretatt i prosessen. Det vil være en risiko
for å miste viktig kompetanse, fordi det vil oppleves usikkerhet i endringsprosessen. Samtidig vil medarbeidere helt eller delvis måtte fristilles for å arbeide med å etablere Viken fylkeskommune. Med utgangspunkt i den korte tidshorisonten fram til 1. januar 2020, vil det bli krevende å erstatte denne kompetansen. En slik situasjon vil medføre ytterligere økt arbeidsbelastning. Arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune vil ha konsekvenser for kompetanse, kapasitet, bemanning, arbeidsbelastning, driftsleveranser, utvikling og muligheten til å følge opp politiske vedtak og eventuelle nye bestillinger i perioden. Den vil også sette medarbeidere og ledelse politisk og administrativt i mange dilemmaer underveis, og strenge prioriteringer vil være nødvendig. Fylkesrådmannen vurderer bl.a. følgende tiltak som aktuelle: midlertidig rekruttere/innleie for å øke kapasiteten i større grad åpne opp for økonomisk kompensasjon for merarbeid gjennomføre tiltak for å opprettholde et godt arbeidsmiljø og bygge felles kultur stimulere til å beholde medarbeidere gjennom omstillingsperioden vurdere ambisjonsnivå på ulike tiltak redusere antall politiske møter for Akershus i 2018. Tiltak for å sikre kapasitet og kompetanse i Akershus fylkeskommune knyttet til etableringen av Viken fylkeskommune vil ha økonomiske konsekvenser. Effekten vil imidlertid foreløpig være usikker, fordi vi også kan forvente økt ledighet i stillinger. Fylkesrådmannen vil som tidligere rapportere tilbake på oppfølging av verbalvedtak i forbindelse med ØP 2018-2021 og status for oppfølging av tidligere vedtak. Fylkesrådmannen foreslår at det i den forbindelse vurderes ambisjonsnivå for gjennomføring, dvs. om det: må gjennomføres fullt ut kan gjennomføres med lavere ambisjonsnivå kan prioriteres bort inntil videre bør ses i sammenheng med etableringen av Viken fylkeskommune. Alle aktiviteter som planlegges/er planlagt for Akershus bør hver for seg vurderes ut fra relevans for Viken fylkeskommune. Dette innebærer at en del utviklingstiltak som kun gjelder Akershus fylkeskommune ikke bør settes i verk, men heller ses i sammenheng med etableringen av Viken. De tre fylkeskommunene er tildelt samlet 45 mill. kr fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til arbeidet med etablering av Viken fylkeskommune. Erfaringer fra andre tilsvarende prosesser viser at behovet vil være større. Dette vil måtte løses gjennom bidrag fra eksisterende fylkeskommuner. Fylkesrådmannen vil måtte komme tilbake til dette når nærmere kostnadsanslag for arbeidet med Viken fylkeskommune foreligger. Det vil også være naturlig å komme tilbake til økonomiske konsekvenser av midlertidige tiltak i Akershus for å håndtere omstillingen i egen organisasjon i denne forbindelse.
Oslo, 10.01.2018 Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Knut Sletta