U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Universitetsdirektøren Universitetsbiblioteket Referanse Dato 2011/13374-STVE 06.07.2012 Budsjettforslag for 2013 Universitetsbiblioteket bes med dette om å utarbeide budsjettforslag for 2013. Hovedtrekkene i budsjettprosessen for 2013 ble diskutert i universitetsstyres 31.05.12 (sak 31/12). Universitetets strategi 2011 2015 er førende for prioriteringer og planer for 2013. Med utgangspunkt i universitetets strategi, vil budsjettarbeidet for 2013 legge opp til en videreføring av de siste års prioriteringer gjennom følgende tiltak: Satsing på fri grunnforskning og bidrag til frie forskningsprosjekter Sikring av driftsmidler for forskning for aktive forskere etter modell fra fagerbergutvalget Forsterking av ERC og sentre for fremragende forskning fra 2014 Refordeling av 29 rekrutteringsstillinger fordelt i 2009 Satsing på miljø og investeringer Satsing på aulaprosjektet Universitetsbiblioteket bes om å utarbeide budsjettforslag innen 15. september. Universitetsledelsen vil diskutere budsjettforslaget med biblioteket i september. Det vises til egen invitasjon til møtene. Foreløpig budsjettvurderinger vil bli presentert og drøftet i møte med ledelsen ved fakulteter, Universitetsbiblioteket og Universitetsmuseet. Budsjettforslag legges fram i universitetsstyretmøte 25. oktober. Tabell 1 viser årets budsjettprosess. Tabell 1. Tidsplan for budsjettprosessen for 2013 Tidspunkt/ frister Rundskriv om budsjettforslag for 2013 juni 2012 Prioriterte forslag til bygg, ombygging og investeringer fra enhetene 1.september 2012 Budsjettforslag for 2012 fra fakultetene og avdelingene 15. september 2012 Drøftinger av prioriteringer i møte med fakultetene oktober 2012 Universitetsstyret behandler budsjettfordeling for 2013 25. oktober 2012 Endringer i universitetets budsjettfordelingsmodell De siste årene er det gjort flere endringer i universitetets fordelingsmodell, som endringer i universitetets resultatmodeller innenfor forskning og undervisning og nytt husleiesystem. BOA- aktiviteten er bedre synliggjort som del av informasjonsgrunnlaget ved beslutninger om budsjettene. Endringene er skjedd gradvis over flere år og ble fullført med budsjettet for for 2012. Samlet har fakultetene fått større andel av inntektene og ansvar for utgifter. Dette er et UiB-internt notat som godkjennes elektronisk i ephorte Universitetsdirektørens kontor Telefon 55 58 20 01 Telefaks 55 58 96 43 Postadresse Postboks 7800 5020 Bergen Besøksadresse Christies Gate 18 Bergen Saksbehandler Steinar Vestad 55589252
side 2 av 5 Synliggjøring av kostnader og tilstrekkelige satser for dekningsbidrag for BOA-prosjekter er prioritert, jf sak 34c/12. I arbeidet med budsjettet for 2012 ble universitetets modell for beregning av indirekte kostnader knyttet til forskningsprosjekter gjennomgått. Det ble vedtatt en økning i satsen for dekning av indirekte kostnader til 120 000 kroner per eksternt finansierte årsverk til universitetets fellesbudsjett. Basert på pågående arbeid i regi av UHR for å etablere en felles metode for beregning av indirekte kostnader i prosjekter, uavhengig av finansieringskilde, kan det bli aktuelt med tilpasninger i universitetets modell fra 2013. Utover dette legges det ikke opp til endringer i universitetets fordelingsmodell. Universitetsstyret har ikke gjort vedtak om fordelingsmekanismer fra fakultetsnivå til institutter. Det er kommunisert som viktig å ta hensyn til at insentivmidler knyttet til oppnådde resultater, kommer dem til gode som oppnår resultatene og at dette hensynet vektlegges ved utforming av fordelingsmodellene. I budsjettforslaget for 2013 er fakultetene bedt om å redegjøre for sine modeller for budsjettfordeling, spesielt om videreføring av fordelingsmodellens resultatelementer, samt fordeling av indirekte kostnader. Budsjettrammer I det følgende legges det til grunn en estimert inntektsramme fra Kunnskapsdepartementet på 2,56 mrd. kroner, før justering for lønns- og priskompensasjon. Tabell 2. Budsjettestimat, departementsfinansiert virksomhet 2013* Beløp Bevilgning 2012 St prp. nr. 1 (2011-2012) 2 587 483 Videreføring av økt opptaksramme (studieplasser) 7 420 Videreføring studieplasser i revidert nasjonalbudsjett 2012 6 150 Resultatmidler utdanning -16 201 Resultatmidler forskning (RBO) -24 160 Budsjettramme 2013 St. prp. nr 1 kapittel 271 2 560 692 *Tallene er ikke justert for forventet kompensasjon for lønns- og prisstigning. Med utgangspunkt i universitetets resultater i 2011og at den interne budsjettfordelingen for 2012 ble saldert med en underdekning på vel 10 mil. kroner, forventes budsjettet for 2013 å gi en redusert ramme med om lag 50 mill kroner, før det legges til kompensasjon for lønnsog prisstigning. I tillegg er det forventet at vekst i kostnader til bygg og infrastruktur vil gi utfordringer i budsjettarbeidet. I budsjettet for 2011 fikk universitetet 80 nye studieplasser. Videreføring av studieplassene fra 2011 gir budsjettvekst på 5,3 mill. kroner. I tillegg forventes økning på 2,1 mill. kroner som følge av videreføring av studieplasser i revidert nasjonalbudsjett for 2009 (profesjonsstudiet i psykologi og lærerutdanningen ved HF), samt 6,1 mill. kroner som følge av videreføring av 40 studieplasser gitt i revidert nasjonalbudsjett 2012. I budsjettet for 2009 ble det fordelt til sammen 29 stipendiatstillinger. Disse stillingene skal refordeles i 2013. Det samme gjelder 7 postdoktorstillinger fordelt i budsjettet for 2010. Ved utarbeidingen av budsjettforslag bes Universitetsbiblioteket om å følge retningslinjene som er gitt i rundskrivet. I forslaget for 2013 skal det ikke korrigeres for pris- og lønnsendring. Budsjettforslaget vil gi grunnlag for utarbeiding av universitetets budsjettforslag for 2014 som sendes Kunnskapsdepartementet innen 1. november 2012. Vi ber om at forslagene omtaler budsjettperspektiver på lengre sikt.
side 3 av 5 Nærmere retningslinjer for budsjettforslaget for 2013 Enhetenes forslag er grunnlag for universitetsstyrets fordeling av budsjett for 2013. Følgende mal skal legges til grunn for utarbeidelse av budsjettforslagene: 1. Sammendrag. En kort presentasjon av de viktigste utfordringene ut fra universitetets mål 2. Budsjettforslag 2013. Grunnbevilgning a) Driftsbudsjett b) Investeringsbudsjett c) Tilleggsbudsjett for inntekter til avskrivninger d) Tilleggsbudsjett for instituttinntekter (frie inntekter) 3. Budsjettforslag 2013. Prognose for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) a) Bidrag fra Forskningsrådet b) Bidrag fra EU c) Andre bidragsinntekter d) Oppdrag Forslagene sendes Økonomiavdelingen. I det følgende kommenteres punktene i malen. Sammendrag Fakultetene, Universitetsmuseet og Universitetsbiblioteket bes gi en kortfattet presentasjon av sine prioriteringer med utgangspunkt i vurderinger av utfordringer og universitetets strategi og mål. Det tas utgangspunkt i realistiske budsjettforutsetninger. Presentasjonene settes opp punktvis og samlet lengde skal ikke overstige én side. Budsjettforslag 2013 for grunnbevilgningen Budsjettforslag for grunnbevilgningen skal ha følgende inndeling: a) Driftsbudsjett b) Investeringsbudsjett c) Tilleggsbudsjett for instituttinntekter d) Tilleggsbudsjett for inntekter til avskrivninger Summen av a) og b) inngår i den ordinære rammebevilgningen. Investeringsbudsjettet omfatter innkjøp som skal aktiveres i anleggsmodulen. Punkt c) omfatter de budsjetterte frie inntektene, som er inntekter ved klinikker og husleie, mens punkt d) avskrivingsinntekter det budsjettet øker med som følge av at verdien av tidligere anskaffede eiendeler avskrives. Summen av a), b), c) og d) er fakultetets totalbudsjett innenfor grunnbevilgningen. Tiltak innenfor budsjettrammen Det bes om at det settes opp en oversikt over budsjettet for 2013, basert på budsjettrammen i 2012. Det skal gjøres rede for hvordan eventuelle nye tiltak planlegges finansiert. Uten økte totalrammer kan dette skje enten ved effektivisering innenfor eksisterende rammer eller ved å avvikle aktivitet eller tiltak. Vedtak i 2012 som gir budsjettmessig virkning i 2013 legges til (konsekvensjustering). Estimerte budsjettrammer for 2013 er gitt i tabell 3 og 4. Bygg og bygningsinvesteringer Universitetsbibliotekets forslag om bygningsmessige tiltak og/eller investeringer i inventar og utstyr knyttet til ombyggings- og flytteprosjekter omtales i investeringsbudsjettene. Slike forslag sendes til Eiendomsavdelingen innen 1. september, med kopi til Økonomiavdelingen. Investeringer og vitenskapelig utstyr Eventuelle forslag til anskaffelse av nytt avansert vitenskapelig utstyr må utarbeides med forslag til budsjett. Det foretas prioriteringer mellom foreslåtte tiltak. Tiltak utenfor budsjettrammen
side 4 av 5 Det kan fremmes forslag utenfor budsjettrammen. Eventuelle forslag må være i samsvar med universitetets strategi, handlingsplaner, planer og fastsatte mål. Budsjettforslagene oppsummeres i tabell 3. Tiltak utenfor budsjettrammen kostnadsberegnes i 2012 priser. Tabell 3. Budsjettforslag 2013, Grunnbevilgning. Universitetsbiblioteket Inntekter Universitetsbiblioteket (tusen kr) Prosjekt Bud 2012 Endring Bud 13 Basis 000000 78 876 78 876 Øremerkede midler annet 7xxxxx 43 510-3 000 40 510 Inntekter dekningsbidrag 000000 4 000 4 000 Instituttinntekter 000000 800 800 Avskrivningsinntekter 000000 100 100 Sum foreslått grunnbevilgning 2013 127 286-3 000 124 286 Nye tiltak utenfor rammen: 1. 2. 3. 4. Sum foreslått grunnbevilgning 2013 127 286-3 000 124 286 Tabell 4 viser oversikt over andre øremerkede budsjettmidler for Universitetsbiblioteket. Tabell 4. Andre øremerkede midler, Universitetsbiblioteket Prosjekt Annet øremerket UB 2012 Bud 2013 Endring 0 Prosjektavsetning GRIND 500 - -500 720083 Prosjekt back files 2 500 - -2 500 0 Prosjektmidler faghistorie 1 000 1 000-720083 Mediekjøp 39 510 39 510 - Sum 43 510 40 510-3 000 Budsjett for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) Budsjettforslaget skal inneholde prognose for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, fordelt mellom inntekter fra Forskningsrådet, EU, andre bidragsinntekter og oppdragsaktivitet. Egenandeler og fordeling av inntekter fra dekningsbidrag skal synliggjøres og behandles i universitetets budsjettprosess, slik at dekning av indirekte kostnader knyttet til eksterne inntekter blir del av informasjonsgrunnlaget for budsjettbeslutning. I budsjettforslag for BOA inntekter bes det derfor om prognose for dekningsbidragsinntekter, jf tabell 5. Tabell 5. Budsjettforslag BOA 2013- inntekter BOA 2013 Inntekter BOA (mill) Av dette inntekter fra dekningsbidrag Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Bidrag fra andre* Oppdrag SUM *Bidrag fra andre kilder skal spesifiseres etter følgende kategorier: statlige etater, kommunale og fylkeskommunale etater, privat næringsliv, stiftelser og utenlandske bidragsytere, utenom EU. Det er ulike prinsipper for inntektsføring fra disse finansieringskildene. Inntekt er å forstå som årets bevilgning fra Forskningsrådet, mens for EU, Andre og for oppdrag er inntekter å forstå som årets aktivitet (kostnad)
side 5 av 5 Overføringer og utsatt inntekt Gjennom flere år er det arbeidet planmessig for å redusere omfanget av overføringer ved UiB. Det er viktig å bruke de ressursene som stilles til rådighet for universitetet, derfor følges omfanget av overføringer nøye. Det er vel kjent at det er forskjellige utfordringer knyttet til overføringer innenfor grunnbevilgningen og for eksterne inntekter. God oversikt over forskuddsinnbetaling innenfor BOA- virksomheten er viktig for universitetets likviditetsstyring. Enhetene bes om å gi oversikt over forventede overføringer i tabell 6: Tabell 6. Budsjettforslag 2013 overføringer Overført inntekt 2011 Mål 2012 Mål 2013 Grunnbevilgning Forskningsrådet Sum overføringer KD EU Andre Oppdrag Sum utsatt inntekt Dialogmøter Høsten 2012 gjennomføres dialogmøtene i september, vi viser til oversikt over datoer som er sendt fra rektors kontor. Dagsorden for møtene vil bli ettersendt. Vi ser fram til videre dialog om budsjettet for 2013! Kari Tove Elvbakken universitetsdirektør Kjell Bernstrøm økonomidirektør Vedlegg: Styresak 31/12