Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 14/55 Møtedato/tid: 08.05.2014, kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Per Bjarne Bonesvoll Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Ingebrigt Stensås, vara for Kjønnås Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 010/14 011/14 012/14 013/14 014/14 015/14 016/14 Regnskap og revisjonsberetning 2013 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse Regnskap og revisjonsberetning for 2013 Kontrollutvalgets uttalelse Tilsynsrapport Deltakeres rett til et helårs introduksjonsprogram på fulltid - Orientering til kontrollutvalget Godkjenning av protokoll fra møte den 19.03.2014 Profilering av kontrollutvalgets arbeid Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 28.04.2014 Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsek, Konsek 1

Regnskap og revisjonsberetning 2013 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 010/14 Eva J. Bekkavik 216 12/163-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Uttalelse om regnskapet Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2013 Regnskap og revisjonsberetning 2013 - Midtre Gauldal Næringsselskap KF Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaker. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak gir bestemmelser om dette: 16. Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk, eventuelt positivt årsresultat, eller dekning av regnskapsmessig merforbruk, eventuelt negativt årsresultat. Kontrollutvalgets uttalelse er basert på selskapets regnskap for 2013, styrets beretning, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Regnskapet er avlagt av foretakets styre og daglig leder. Styret har behandlet regnskapet 24.04.2014. Regnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF viser et regnskapsmessig overskudd på kroner 674.870. PricewaterhouseCoopers AS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2013 i samsvar med regnskapsloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god revisjonsskikk i Norge og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 24.04.2014. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god regnskapsskikk i Norge og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2013. 2

Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning, samt å svare på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal Næringsselskap KF gir et forsvarlig uttrykk for selskapets sin virksomhet i 2013 og selskapets økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2013 som det fremgår av innstillingen i saken. 3

Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR 2013. Kontrollutvalget har i møte 05.05.2014, sak 12/2014 behandlet Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2013. Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap, noteopplysninger. Regnskapet er avgitt av selskapets styre og daglig leder 24.04.2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 24.04.2014 og styrets årsberetning. I tillegg har daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2013 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et årsresultat på kroner 674.870. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om selskapets økonomiske drift i 2013 og den økonomiske stillingen pr 31.12.2013. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2013 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Kommunestyret anbefales videre å vedta at årsresultatet disponeres på følgende måte: kroner 674.870 avsettes til annen egenkapital. Støren den 08.05.2014 Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget (sign) Kopi: Formannskapet 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Regnskap og revisjonsberetning for 2013 Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 011/14 Eva J. Bekkavik 216 12/163-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2013 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2013 Uttalelse om regnskapet for 2013 Utrykt vedlegg Årsberetning og årsregnskap 2013 (sendt ut tidligere) Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal kommune for 2013 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 11.04.2014. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Regnskapet for Midtre Gauldal kommune viser et resultat som går i null. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 3,6 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et positivt resultat på i overkant av 14 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2013. 17

Frode Larssen, økonomisjef, vil i kontrollutvalgets møte presentere regnskap og årsberetning 2013. Revisor vil i tillegg orientere om sitt arbeid med revisjonen av 2013 regnskapet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2013 og Midtre Gauldal kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2013 som det fremgår av innstillingen i saken. 18

19

20

Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013. Kontrollutvalget har i møte 08.04.2014, sak 11/2014 behandlet Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2013. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 11.04.2014 og administrasjonssjefens årsmelding. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2013 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et regnskapsmessig resultat på kr. 0,Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om kommunens økonomiske drift i 2013 og den økonomiske stillingen pr 31.12.2013. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2013 slik det er avlagt. Støren den 08.05.2014 Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget (sign) Kopi: Formannskapet 21

Tilsynsrapport Deltakeres rett til et helårs introduksjonsprogram på fulltid - Orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 012/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/74-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Fylkesmannens tilsynsrapport - Deltakeres rett til et helårs introduksjonsprogram på fulltid Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet har gitt Fylkesmannen, som et embetsoppdrag, å gjennomføre dette tilsynet (resultatområde 47.5). Gjennom tilsynet skal Fylkesmannen kontrollere om kommunen gir deltakerne et introduksjonsprogram som er helårig og på full tid, jf. introduksjonsloven 4 (2). Innenfor dette tema er det vurdert fire kontrollområder: 1. Helårig program 2. Ferier og høytidsdager 3. Program på full tid 4. Deltakelse på heltid Introduksjonsloven har som hensikt å sørge for at deltakerne blir aktive yrkesutøvere og samfunnsborgere og at de blir økonomisk selvstendige. For deltakerne kan brudd på introduksjonsloven ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser, som er i strid med lovens formål. Det kan også ha samfunnsøkonomiske konsekvenser gjennom forsinkelser i den enkeltes overgang til utdanning og arbeid. Tilsynet skal bidra til etterlevelse av loven, og dermed til kommunens arbeid med å sikre kvaliteten i sin tjenesteproduksjon. Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et kritikkverdig forhold som ikke omfattes av definisjonen for lovbrudd, men der tilsynet med utgangspunkt i krav fra myndighetene avdekker praksis som potensielt kan føre til lovbrudd. 4 Lovbrudd skal rettes, mens merknader er noe kommunen selv kan velge om man vil ta hensyn til. 22

Fylkesmannens konklusjon tilsynstema 1: Helårig program: Midtre Gauldal kommune tilbyr et helårig introduksjonsprogram, i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. Fylkesmannens konklusjon tilsynstema 2: Ferier og høytidsdager Innsendt dokumentasjon viser at Midtre Gauldal kommune praktiserer regler om ferie og høytidsdager i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. Fylkesmannens konklusjon tilsynstema 3: Program på full tid Midtre Gauldal kommunes praksis når det gjelder omfang av programmet er i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. Fylkesmannens konklusjon tilsynstema 4: Deltakelse på heltid og individuell tilpasning Midtre Gauldal kommunes praksis når det gjelder deltakelse på heltid og individuell tilpasning er i samsvar med introduksjonsloven 4 andre ledd. Konklusjonene i denne rapporten er et uttrykk for hva tilsynsmyndigheten har sett gjennom den dokumentasjonen som forelå ved tilsynet. Rapporten sier ikke noe om kommunens forvaltning av introduksjonsordningen på andre områder enn de som er undersøkt gjennom tilsynet. Midtre Gauldal kommune har ikke begått lovbrudd og har heller ikke fått merknader i forbindelse med tilsynet fra Fylkesmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Midtre Gauldal kommune. 23

ENDELIG TILSYNSRAPPORT Deltakeres rett til et helårs introduksjonsprogram på full tid Midtre Gauldal kommune 4. februar 2014 1 24

Innhold Innhold...2 1. Tilsynets tema og formål... 3 Formålet med tilsynet... 3 Hjemmel for Fylkesmannens tilsyn... 3 Forholdet til kommuneloven... 3 Begreper... 3 Tema for tilsynet - kontrollområder... 4 2. Gjennomføring av tilsynet...4 Kommunens organisering av arbeidet med introduksjonsloven... 5 3. Tilsynets hovedtemaer...5 3.1 Tilsynstema 1 Helårig program... 5 Rettslig grunnlag...5 Observasjoner og vurderinger... 5 Konklusjon...6 3.2 Tilsynstema 2 Ferier og høytidsdager... 6 Rettslig grunnlag...6 Observasjoner og vurderinger... 7 Konklusjon...7 3.3 Tilsynstema 3 Program på full tid... 7 Rettslig grunnlag...7 Observasjoner og vurderinger... 8 Konklusjon...9 3.4 Tilsynstema 4 Deltakelse på heltid og individuell tilpasning... 9 Rettslig grunnlag...9 Observasjoner og vurderinger... 9 Konklusjon...9 Vedlegg - Oversikt over innsendt dokumentasjon... 10 2 25

1. Tilsynets tema og formål Denne rapporten er utarbeidet av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag etter tilsyn med Midtre Gauldal kommunes forvaltning av introduksjonsloven. Tilsynet retter seg mot kommunen, jf. introduksjonsloven 3 om kommunens ansvar. Formålet med tilsynet Introduksjonsloven har som hensikt å sørge for at deltakerne blir aktive yrkesutøvere og samfunnsborgere og at de blir økonomisk selvstendige. For deltakerne kan brudd på introduksjonsloven ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser, som er i strid med lovens formål. Det kan også ha samfunnsøkonomiske konsekvenser gjennom forsinkelser i den enkeltes overgang til utdanning og arbeid. Tilsynet skal bidra til etterlevelse av loven, og dermed til kommunens arbeid med å sikre kvaliteten i sin tjenesteproduksjon. Hjemmel for Fylkesmannens tilsyn Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven) gir i 23 Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med kapitlene 2 til 4 og 25 tredje og fjerde ledd. Det betyr at det kan føres tilsyn med: introduksjonsprogram ( 2-7) introduksjonsstønad ( 8-16) opplæring i norsk og samfunnskunnskap ( 17-20) Nasjonalt introduksjonsregister - NIR ( 25 tredje og fjerde ledd) Tilsyn omfatter også forskrifter og annet regelverk knyttet til disse lovbestemmelsene, bl.a. rundskriv Q-20/2012. Forholdet til kommuneloven Introduksjonsloven 23 sier at reglene i kommunelovens kapittel 10A gjelder for Fylkesmannens tilsyn. Kommuneloven gir Fylkesmannen rett til å be om opplysninger, rett til innsyn i saksdokumenter og adgang til kommunale institusjoner eller andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen. Videre kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette forhold som er i strid med lov og/eller forskrift. Før det gis pålegg skal kommunen få en rimelig frist til å rette forholdet. Fylkesmannen skal også før det fattes vedtak om pålegg, ha vurdert virkninger pålegget kan ha for kommunens øvrige virksomhet. Når tjenester utføres av andre enn kommunen, skal krav om retting og eventuelle pålegg rettes til kommunen som ansvarlig for introduksjonsprogrammet. Kommunen plikter å sørge for at tjenesten utføres i samsvar med lov og forskrift. Fylkesmannens tilsyn er et lovlighetstilsyn, jf. kommuneloven 60b. Begreper Disse begrepene brukes i Fylkesmannens konklusjon: Lovbrudd er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknad er et kritikkverdig forhold som ikke omfattes av definisjonen for lovbrudd, men der tilsynet med utgangspunkt i krav fra myndighetene avdekker praksis som potensielt kan føre til lovbrudd. 3 26

Lovbrudd skal rettes, mens merknader er noe kommunen selv kan velge om man vil ta hensyn til. Tema for tilsynet - kontrollområder Oppdraget med dette tilsynet er gitt Fylkesmannen som et embetsoppdrag fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (resultatområde 47.5). Gjennom tilsynet skal Fylkesmannen kontrollere om kommunen gir deltakerne et introduksjonsprogram som er helårig og på full tid, jf. introduksjonsloven 4 (2). Innenfor dette tema er det vurdert fire kontrollområder: 1. Helårig program 2. Ferier og høytidsdager 3. Program på full tid 4. Deltakelse på heltid De rettslige krav til kommunen er gjengitt i omtalen av hvert kontrollområde. De bygger i all hovedsak på BLDs rundskriv Q-12/2012. Integrerings- og mangfoldsdirektoratet har utgitt en tilsynsinstruks for dette tilsynet, som på enkelte punkter utfyller rundskrivet. 2. Gjennomføring av tilsynet Tilsynet er gjennomført slik: September Skriftlig varsel fra Fylkesmannen til kommunen om åpning av tilsyn, med frist 30. oktober for innsending av dokumentasjon November Mottak og gjennomgang av dokumentasjon fra kommunen Januar 2014 Utsending av foreløpig rapport. Frist for skriftlig tilbakemelding fra kommunen på foreløpig rapport 31. januar Februar Utarbeidelse av endelig tilsynsrapport Eventuell frist for innsending av plan for retting Fastsetting av eventuell frist for retting Avslutning av tilsynet Grunnlaget for Fylkesmannens tilsyn er vurdering av kommunens egenerklæring, tilsendt dokumentasjon og gjennomgang av fem deltakermapper, jf. vedlegg 1. Konklusjonene i denne rapporten er et uttrykk for hva tilsynsmyndigheten har sett gjennom den dokumentasjonen som forelå ved tilsynet. Rapporten sier ikke noe om kommunens forvaltning av introduksjonsordningen på andre områder enn de som er undersøkt gjennom tilsynet. Kommunen har etter oversendelsen av foreløpig tilsynsrapport og fram til fristen for tilbakemelding 31. januar gjennomført og dokumentert flere rettingsaktiviteter. Resultatene av dette arbeidet inngår i grunnlaget for konklusjonene i denne endelige tilsynsrapporten. 4 27

Kommunens organisering av arbeidet med introduksjonsloven Midtre Gauldal kommune har organisert flyktningtjenesten som en del av NAV, og voksenopplæringen som en del av enhet for kultur, fritid og voksenopplæring. Ansvaret for introduksjonsprogrammet for flyktninger og innvandrere er lagt til oppfølgingsteamet i NAV Midtre Gauldal, som har ansvar to flyktningkonsulenter. Kommunen har fastsatt hvilket ansvar fagansvarlig flyktningkonsulent har for tjenester etter introduksjonsloven. Flyktningtjenesten har faste møtepunkter for planlegging, som omfatter flyktningtjenesten, voksenopplæringen og helsestasjonen. I tillegg er det opprettet en «internkontrollgruppe» som drøfter kommunens arbeid med introduksjonsloven på et overordnet nivå, f.eks. godkjenning rutiner, rapportering og prinsipielle avgjørelser. Det er etablert faste møtestrukturer som sikrer informasjonsutveksling mellom medarbeiderne, enhetsledere og rådmannsnivået. Enhetslederne rapporterer hvert tertial i forhold kommunens handlingsplan. Årsmelding utarbeides årlig i kommunen, hvor resultater fra arbeidet i NAV og voksenopplæringen kommuniseres. Det er fastsatt indikatorer for arbeidet med kvalifisering i regi av NAV. Disse er grunnlag for vurdering av arbeidet, og for dialogen med NAV Fylke og kommunen. 3. Tilsynets hovedtemaer 3.1 Tilsynstema 1 Helårig program Gjennom tilsynet har tilsynsmyndigheten vurdert om: Kommunen tilbyr et introduksjonsprogram som er 47 uker i året. Rettslig grunnlag Det følger av forskrift om fravær og permisjon ved nyankomne innvandreres deltakelse i introduksjonsprogram 6-2 at det for hvert kalenderår skal fastsettes ferie i opptil 25 virkedager (eller fem uker) for programdeltakerne. Dette tilsvarer ferielovens alminnelige ferietid, og betyr at programmet skal være 47 uker i året. Hvor norskopplæring er lagt til skoler som følger 190 dagers skolerute, har kommunen plikt til tilby kvalifiserende tiltak i skolens ferier. Tiltakene skal være i samsvar med introduksjonslovens formål ( 1), altså styrke nyankomne innvandreres mulighet for deltakelse i yrkes- og samfunnslivet, og bidra til deres økonomiske selvstendighet. Kommunen kan i skolens ferier tilby tiltak som f.eks. opplæring i samfunnskunnskap eller tiltak som forbereder til arbeidslivet for å oppfylle krav til helårlig program. Deltakerne kan også ha sommerjobb i ferien, jf. omtalen av muligheten for å legge ordinært arbeid inn i programmet. Observasjoner og vurderinger Kommunen har fastsatt en rutine for organisering av introduksjonsprogrammet, som er del av kommunens kvalitetssystem. Her er viktige bestemmelser fra introduksjonsloven og fra rundskriv Q-20/2012 gjengitt. Kilder for regelverket er ikke oppgitt i dokumentet. Det er også fastsatt en rutine for individuell 5 28

oppfølging av den enkelte deltaker, der gjennomføring av viktige trinn i prosessen skal dokumenteres. I følge kommunens egenerklæring har deltakere som er i norskopplæring 190 skoledager. Det er fastsatt en egen skolerute for deltakere i introduksjonsprogrammet, basert på norskopplæringen sin skolerute. Denne oversikten viser hvilke aktiviteter som inngår i introduksjonsprogrammet når det ikke er norskopplæring. I skolefrie perioder tilrettelegger flyktningtjenesten programmet. Programmet i disse perioder består av arbeidspraksis, kortere kurs og/eller individuelt tilrettelagte aktiviteter. Kommunen har gjennom et møtereferat fra flyktningteamet dokumentert at de har drøftet opplegget for deltakerne i skolens ferieperioder. Opprinnelig var det lagt inn 4 dager med selvstudium for deltakerne for året 2013, men dette er blitt korrigert, slik at de vil få et aktivitetstilbud på disse dager. Sommerferien blir tilsvarende utvidet. Gjennomgangen av enkeltsaker i forbindelse med tilsynet viser at kommunen gjennom individuell plan dokumenterer omfanget i tid av de tiltakene som den enkelte deltakeren er med på, og at omfanget er på 47 uker. Gjennom oversikten i individuell plan sikrer kommunen at deltakeren har et programtilbud som strekker seg over hele arbeidsåret. Planen viser imidlertid ikke tydelig summen av aktiviteten per kalenderår for den enkelte. Kommunen har ført inn tiltakene som gjennomføres i NIR. Som følge av en lite funksjonell rapportutforming i NIR er det svært vanskelig å bruke føringene her til å kontrollere at introduksjonsprogrammet er helårig, dvs. 47 uker. Konklusjon Midtre Gauldal kommune tilbyr et helårig introduksjonsprogram, i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. 3.2 Tilsynstema 2 Ferier og høytidsdager Gjennom tilsynet har tilsynsmyndigheten vurdert om: Deltakerne i introduksjonsprogrammet har ferie i opptil 25 virkedager, dvs. 5 uker ferie i året. Deltakerne i tillegg får fri alle årets bevegelige hellig- og fridager. Deltakere som ikke hører til Den norske kirke, i tillegg får fri opptil to virkedager hvert kalenderår i forbindelse med feiring eller markering av religiøse høytider. Rettslig grunnlag Det skal for hvert kalenderår fastsettes ferie i opptil 25 virkedager (eller fem uker) for programdeltakerne. Dette tilsvarer ferielovens alminnelige ferietid, og betyr at programmet skal være 47 uker i året. Deltakerne har i tillegg rett til fri i alle årets bevegelige hellig- og fridager, dette følger av forskriften 6-1 hvor dagene er listet opp. Deltakere som ikke tilhører Den norske kirke har i tillegg rett til fri i opptil to virkedager for hvert kalenderår i forbindelse med feiring eller markering av religiøse høytider. Den enkelte har rett til introduksjonsstønad i ferien. 6 29

Den enkelte kommune bestemmer når feriedagene skal avvikles. Det er ikke gitt noen adgang til å ha aktivitet i planlagt ferietid, og dermed opparbeide seg fleksible rettigheter som kan tas ut på et senere tidspunkt. Kommunen kan gi alle sammenhengende ferier i fem uker, eller de kan gi noen dager til høstferie, vinterferie, jul og påske, og det resterende om sommeren. Kommunen må utarbeide et feriereglement eller praktisere regler om ferie, og kommunisere denne praksisen på en måte som er tydelig og som skaper forutsigbarhet for deltakerne, i tillegg til at alle deltakerne behandles likt. Observasjoner og vurderinger I følge kommunens egenerklæring settes ferien til 25 virkedager. Gjennomgang av enkeltsaker viser at den enkelte deltakers ferie er dokumentert i deres individuelle plan. I følge kommunens egenerklæring blir fridager i forbindelse med religiøse høytider regnet inn som feriedager. Kommunen har utarbeidet en rutine for planlegging og oppfølging av deltakernes ferieavvikling. Den fastsetter oppgaver og ansvarsfordeling både på overordnet og individuelt plan. I malen for individuell plan inngår det en side der ferie, fri og permisjoner blir dokumentert. Individuell ferieplanlegging inngår i underveissamtalene som flyktningtjenesten har med deltakerne. I følge kommunens egenerklæring får deltakere som ikke er medlem av Den norske kirke, etter søknad fri i forbindelse feiring eller markering av religiøse høytider. Konklusjon Innsendt dokumentasjon viser at Midtre Gauldal kommune praktiserer regler om ferie og høytidsdager i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. 3.3 Tilsynstema 3 Program på full tid Gjennom tilsynet har tilsynsmyndigheten vurdert om: Programmet omfatter 37,5 timer per uke dersom programmet består av aktiviteter som ikke krever for- og etterarbeid. Programmet omfatter minimum 30 timer per uke, dersom programmet hovedsakelig består av opplæringstiltak med betydelige krav til egenaktivitet, og i tillegg krever for- og etterarbeid. Egenaktiviteten er organisert slik at deltakeren kan få veiledning og at kommunen sikrer at egenaktiviteten faktisk gjennomføres. Rettslig grunnlag Deltakelse i et program på full tid er en forutsetning for å få rett til introduksjonsstønad. For et program som består av aktiviteter som ikke krever forberedelse eller etterarbeid av deltakeren, er full tid 37,5 timer per uke. Et introduksjonsprogram kan inneholde både norskopplæring, samfunnskunnskap, utdanning, arbeid eller annet som er i samsvar med introduksjonslovens formål, jf. 1. Av lovens forarbeider følger det at omfanget av full tid skal avhenge av om innholdet krever forberedelser eller etterarbeid ut over det som er bundet i deltakerens programtid. Når innholdet hovedsakelig består av opplæringstiltak med betydelige krav til egenaktivitet, samt forberedelser og etterarbeid, er 30 7 30

timer full tid. For å sikre planmessighet, forutsigbarhet og likhet bør tidsrammen (eller timeplanen) fremgå eller legges ved den individuelle planen. Spennet mellom 30 og 37,5 timer per uke gir kommunen altså et handlingsrom i tilpasningen av programmet. Hvis programmet består av både opplæring og andre tiltak, kan inntil 25 prosent av den totale opplæringstiden settes av til forog etterarbeid, men dette må være planlagt, forutsigbart for deltakeren og likt for alle deltakere. Programtid er den tiden som framgår av en timeplan eller ukeplan for den enkelte deltaker. Kommunen skal gjennom registrering av tilstedeværelse sikre at aktiviteten som inngår i programtiden faktisk gjennomføres. Egenaktivitet skal bidra til læringsutbytte for den enkelte deltakeren, og virke kvalifiserende, jf. introduksjonslovens formål. Den skal være organisert slik at deltakeren kan få veiledning og at kommunen sikrer at egenaktiviteten faktisk gjennomføres. Tid til for- og etterarbeid bør tidfestes etter avtale med den enkelte deltakeren. Kommunen bør følge opp den enkeltes forberedelser og etterarbeid, slik at den faktisk gjennomføres. En time med aktivitet/tiltak i introduksjonslovens forstand utgjør 60 minutter. For den delen av programtiden som gjelder undervisning, kan dette likevel innebære at nødvendige pauser mellom opplæringsbolkene inngår i beregningen av totaltiden. Pauser som sådan er ikke beskrevet i forarbeidene til introduksjonsloven. Her må kommunen dermed legge til grunn sin praksis som arbeidsgiver, og dette kan medføre at det legges inn pauser i løpet av arbeidsdagen. Observasjoner og vurderinger I følge kommunens egenerklæring omfatter introduksjonsprogrammet minimum 30 timer aktivitet per uke. Det er voksenopplæring som i all hovedsak har ansvar for undervisningsaktiviteten. I følge norskopplærings timeplan for 2014 omfatter dette 30 timer per uke (inkl. pauser). Dette inkluderer både norskopplæring og samfunnsorientering. Oppgavene som deltakerne skal gjennomføre som selvstudium er spesifisert på skolens ukeplan. Deltakerne fører logg over sin sitt leksearbeid/egenaktivitet på et skjema utarbeidet av kommunen. I følge kommunens egenerklæring følger lærerne opp deltakernes selvstudium. I følge kommunens egenerklæring har man tidligere ikke vært fullt ut oppmerksom på at tiden som kan legges inn som selvstudium (maksimalt 7,5 timer) må reduseres dersom det legges inn aktiviteter som ikke krever for- og etterarbeid. Dette er imidlertid rettet nå. Innsendte enkeltsaker viser at kommunen tilbyr et introduksjonsprogram med et omfang på 37,5 timer, dersom aktiviteter ikke krever for- og etterarbeid. I følge kommunens egenerklæring blir deltakere informert om føring av frammøtelister ved programstart. Lærer eller ansvarlig for aktiviteten attesterer på frammøtelistene. Kommunen har utarbeidet en skriftlig rutine for kommunens kontroll av oppmøte, inkl. deltakernes egenaktivitet. Rutinen beskriver hvilke oppgaver som skal gjennomføres og hvordan ansvaret er fordelt. På denne måten sikres god informasjon til deltakerne og en likebehandling av dem. Kommunen har levert 8 31

inn timelister i et utvalg enkeltsaker. Innsendte enkeltsaker viser at oppmøtelister blir ført. Konklusjon Midtre Gauldal kommunes praksis når det gjelder omfang av programmet er i samsvar med introduksjonsloven 2 annet ledd. 3.4 Tilsynstema 4 Deltakelse på heltid og individuell tilpasning Gjennom tilsynet har tilsynsmyndigheten vurdert om: Programmet er på heltid, det vil si ikke på deltid. Programmet er tilpasset deltakeren, slik at han eller hun kan delta på heltid. Programmet endres ved behov for å ivareta kravet til full tid. Rettslig grunnlag Introduksjonsordningen bygger på prinsippet om full deltakelse og individuelt tilrettelagt program. Videre bygger introduksjonsordningen på prinsippet om at det er deltakelsen i introduksjonsprogrammet som gir rett til utbetaling av introduksjonsstønad. For deltakere uten andre midler til livsopphold enn introduksjonsstønad, vil en redusert stønad som følge av deltidsdeltakelse i programmet antagelig ikke gi tilstrekkelig grunnlag for å dekke utgifter til livsopphold eller bolig. Dette vil bryte med lovens forutsetning om at deltakelse i introduksjonsprogrammet skal være et alternativ til sosialhjelp. Kravet om full deltakelse underbygger formålet om at deltakelse i introduksjonsordningen kan sikre lettere overgang til arbeidslivet. Det er derfor ikke adgang til delvis deltakelse i introduksjonsprogrammet. Der en deltaker på grunn av sykdom eller skade synes å være hindret fra deltakelse på heltid, skal man søke å tilpasse introduksjonsprogrammet slik at deltakeren likevel kan delta på heltid. Et individuelt tilrettelagt program vil derfor kunne være mindre krevende enn arbeid. Kommunen kan tilpasse programmet til deltakerens forutsetninger og behov og legge inn behandling eller andre typer sosialiserende tiltak innenfor programmets rammer, forutsatt at det ivaretar lovens formål, som er å legge til rette for deltakelse i yrkes- og samfunnsliv. Selv om programmet er individuelt tilpasset den enkeltes behov, skal innholdet være arbeidsrettet. Observasjoner og vurderinger I følge Midtre Gauldal kommunes egenerklæring deltar personer i målgruppen alltid i full tid i programmet. Dette bekreftes av enkeltsaker som er sendt inn i forbindelse med tilsynet. Sakene viser også at man gjennom underveissamtaler fanger opp endringer i deltakerens livssituasjon, og at programinnholdet blir tilpasset, slik at deltakeren fortsatt kan delta på heltid. Konklusjon Midtre Gauldal kommunes praksis når det gjelder deltakelse på heltid og individuell tilpasning er i samsvar med introduksjonsloven 4 andre ledd. 9 32

Vedlegg - Oversikt over innsendt dokumentasjon Navn på dokument Organisasjonsbeskrivelse Midtre Gauldal kommune Organisasjonskart Funksjonskart Midtre Gauldal NAV Funksjonsbeskrivelse for fagansvarlig flyktningkonsulent Oversikt over møtestruktur i flyktningtjenesten Møtereferater fra flyktningeutvalg og internkontrollutvalg Rutine Rutine Rutine Rutine Skolerute for voksenopplæringen Skolerute for deltakere i introduksjonsprogrammet Uketimeplaner for norskopplæringen Redegjørelse for oppfølging av foreløpig tilsynsrapport 5 enkeltsaker, med vekt på dokumenter knyttet til helårig program og deltakelse på heltid. Enkeltsakene bestod som hovedregel av følgende dokumenttyper: o o o o o o o o for for for for introduksjonsprogrammet individuelle oppfølging av introduksjonsprogrammet planlegging og oppfølging av ferie, fri og permisjoner føring og kontroll av oppmøte i introduksjonsprogrammet Individuell plan Tiltaksoversikt for perioder Avtaler om praksisplass Dokumentasjon av kartlegging Journalnotater som dokumenterer oppfølging NIR-rapport Person Vedtak om introduksjonsprogram Vedtak om norskopplæring 10 33

Godkjenning av protokoll fra møte den 19.03.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 013/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/55-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.03.2014 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.03.2014 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 34

Profilering av kontrollutvalgets arbeid Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 014/14 Eva J. Bekkavik 033 11/196-42 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Presentasjon av kontrollutvalget Saksutredning Et av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, var Media. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter: Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egen diskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlig høst 2013. Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 19. september 2013 i sak 19/2013 en diskusjonssak vedr. profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering. På utvalgets møte den 27.november 2013, i sak 38/2013, ble punkter til en presentasjon av kontrollutvalgets rolle og oppgaver diskutert. Den 19.03.2014 i sak 6/2014 ble et førsteutkast fremlagt for kontrollutvalget, kontrollutvalget ønsket en annen vinkling på presentasjonen og ba om å få fremlagt et nytt forslag på sitt møte i mai. Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet et nytt forslag til presentasjon av utvalget (vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på dagens møte diskutere nytt forslag til presentasjon av kontrollutvalget. Videre må utvalget ta stillng til om presentasjonen skal publiseres i MG-nytt, eventuelt på/i andre medier. 35

Hva er et kontrollutvalg? Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap for demokratisk innsyn og kontroll med alle sider ved kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets mål er derfor å påse at kommunen følger regelverket, og at virksomheten er målrettet, effektiv og etisk til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget skal også påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at kommunestyrets vedtak følges opp. Kontrollutvalgets møter er åpne. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget skal: Påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Bestille forvaltningsrevisjoner fra revisor, der man gjennomgår et virksomhetsområde i kommunen. Noen eksempler: o Eiendomsforvaltning og tildeling av utleieboliger (2014) o Tilpasset opplæring og tidlig innsats (2013) o Barnevernstjenesten (2012) o Evaluering av to-nivå modellen (2011) Føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper. o Trønderenergi AS (2014) Avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Midtre Gauldal kommune. Kontrollutvalget kan: Foreta granskinger eller undersøkelser, på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, for å ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Hvem er medlem i kontrollutvalget? Kommunestyret står fritt til å utpeke medlemmer til kontrollutvalget, utvalget skal ha minst tre medlemmer, og minst en av disse skal være medlem av kommunestyret. Medlemmer i kontrollutvalget kan ikke være representert i andre politiske utvalg. Ansatte i kommunen kan heller ikke være medlemmer i kontrollutvalget. I Midtre Gauldal kommune består kontrollutvalget, i valgperioden 2011-2015, av følgende personer: Per Bjarne Bonesvoll, leder Gjertrud Kjønnås, nestleder Ann Karin Haugen Martin Martinsen Helge Halvorsen Kan kommunen selv forberede sakene for kontrollutvalget? Etter lovendring med ikrafttredelse 1. januar 2005 skal kontrollutvalget ha uavhengig sekretariatsbistand som verken er knyttet til kommunen selv eller til kommunens revisor. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) ivaretar denne funksjonen for Midtre Gauldal kommune. Sekretariatet har ansvar for at de sakene som behandles av kontrollutvalgene er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets møtepapirer Innkallinger og protokoller fra kontrollutvalgets møter vil du finne på følgende nettadresse: www.konsek.no, klikk på Kontrollutvalgene og på kommunenavnet. Kan jeg som innbygger klage på kommunale vedtak til kontrollutvalget? Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har derfor ikke anledning til å behandle klager på enkeltsaker. Kommunene har egne klageorgan som behandler slike saker, i mange kommuner er det formannskapet. Mange klagesaker videresendes også til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Kontrollutvalget kan likevel på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker vurdere om kommunens egne retningslinjer og sentrale lover/forskrifter følges av forvaltningen. 36

Midtre Gauldal kommunes klagenemd har følgende medlemmer: Jarle Jøsok, Ingrid Digre og Lars Atle Singsås Hvordan kan man komme i kontakt med kontrollutvalget? Du kan ta skriftlig kontakt med kontrollutvalgets leder eller med kontrollutvalgets sekretariat. Kontaktinformasjon til sekretariatet er følgende: KonSek Midt-Norge IKS, Kongensgt. 9, 7013 Trondheim. Eller på e-post eva.bekkavik@konsek.no 37

Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 08.05.2014 Saksnr 015/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/55-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo 14-04 Kontrollutvalgets sekretariat og revisor har adgang til lukkede møter Når har folkevalgte taushetsplikt? Organisasjonsfrihet og habilitet Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Har kontrollutvalgssekretæren og revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer? 2. Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. 3. Det kan ikke legges begrensninger i medlemskap for kommunepolitikere eller kommunalt ansatte i organisasjoner og foreninger, sier etikkutvalget i en uttalelse. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 38

einfo 14/4 - KU-sekretær og revisor har adgang til lukkede møter I brev 1. oktober 2013 til Kommunaldepartementet har NKRF bedt om å få bekreftet sin oppfatning om at kontrollutvalgssekretæren og revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. I sitt svar 31. mars 2014 bekrefter departementet at revisor, kontrollutvalget og dets sekretær i samme utstrekning som utvalget sjøl har rett til å være til stede på lukkede møter i kommunestyret og andre folkevalgte organer. Departementet uttaler imidlertid også at Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Dette siste går fram av kontrollutvalgsforskriften 4 første ledd andre setning, som er tilføyd med virkning fra 1. januar 2013. Kopi av departementets svar følger som vedlegg. Oslo, 1. april 2014 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 39 Telefon: 23 23 97 00 E-post: post@nkrf.no Web: www.nkrf.no Org.nr.: 975 450 694 Kontonr.: 1450.12.70424

Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Deres ref Vår ref Dato 13/2323-2 28.3.2014 Kommuneloven 77 nr. 7 - Tilgang til lukkede møter i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer Vi viser til brev 1. oktober 2013. I brevet reises det spørsmål om kontrollutvalgets sekretariat eller revisor kan delta i lukkede møter i kommuners eller fylkekommuners folkevalgte organer. Kommunal- og regionaldepartementet beklager den lange saksbehandlingstiden. For sammenhengens skyld har vi tatt med et punkt om kontrollutvalgets tilgang til lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalget rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Dette er regulert i kommuneloven 77 nr. 7 og 4 i forskrift 15. juni 2004 nr. 905 (kontrollutvalgsforskriften). Kommuneloven 77 nr. 7 lyder: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget har etter denne bestemmelsen en generell informasjons-, innsyns- og undersøkelsesrett som ikke er begrenset av at opplysningene er taushetsbelagte. Av 4 i kontrollutvalgsforskriften første ledd fremgår det at kontrollutvalget har rett til å være til stede i lukket møte i kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Et unntak fra dette er at kommunestyret eller fylkestinget kan bestemme at kontrollutvalget ikke har rett til å være til stede i lukket møte i kommunestyret eller fylkestinget. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@krd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 http://www.krd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 40 Kommunalavdelingen Saksbehandler Gry Langsæther

Neste spørsmål blir hvorvidt kontrollutvalgets sekretariat eller revisor har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har revisor rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Revisors innsynsrett er hjemlet i kommuneloven 78 nr. 6. Bestemmelsens ordlyd er identisk med kommuneloven 77 nr. 7. Ordlyden trekker i retning av at revisor kan delta i lukkede møter i kommunestyret. Bestemmelsen gir revisor rett til blant annet å kreve enhver opplysning og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Det kan argumenteres med at det i dette også ligger en rett til å overvære lukkede møter i kommunestyret. I samme retning taler hensynet til revisors funksjon og forsvarlig utførelse av revisors oppgaver. En vid tilgang til informasjon er en forutsetning for at revisor skal kunne utføre sine oppgaver. Departementet viser videre til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15. juni 2004 (revisjonsforskriften) 20 annet ledd. Her heter det at oppdragsansvarlig revisor eller dennes stedfortreder har møterett i kommunestyret. Det er verken i ordlyden i forskriften eller i merknadene til denne som tyder på at det skulle være begrensninger i denne møteretten Departementet mener etter dette at det samlede rettskildebildet synes å gi revisor rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret. Har kontrollutvalgssekretariatet rett til å være til stede i lukket kommunestyremøte Etter kontrollutvalgsforskriften 20 annet ledd skal kontrollutvalgssekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Departementet har i tidligere tolkningsuttalelser uttalt at det etter kommuneloven 77 nr. 7 er kontrollutvalget som organ som har innsynsrett, men at i et tilfelle hvor utvalget har besluttet å utøve tilsyn, så kan utvalget overlate til lederen eller sekretariatet å foreta innsyn på utvalgets vegne (sak 05/3440 og 09/2951). Uttalelser i forarbeidene gir etter departementets mening støtte til et slikt identifikasjonssynspunkt mellom utvalg og sekretariat. Vi viser til Ot.prp. nr. 70 (2002 2003), side 57: Den som utøver sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget vil under utøvelsen av denne funksjonen være underlagt kontrollutvalgets myndighet, og anses ikke som en del av kommunens administrasjon. Det vil være kontrollutvalget som definerer sekretariatets oppgaver. Dette forholdet mellom utvalg og sekretariat har også kommet til uttrykk i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 fjerde ledd, som lyder: Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Side 2 41

Departementet antar etter dette at kontrollutvalgssekretariatet har rett til å være til stede i lukkede møter i kommunestyret i samme utstrekning som utvalget selv. Dette forutsetter at kontrollutvalget har instruert sekretariatet om å være til stede. Rett til å være til stede i lukkede møter andre i folkevalgte organer. Videre blir det spørsmål om kontrollutvalget, revisor og sekretariat har tilgang til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Ordlyden i 77 nr. 7 og 78 nr. 6 kan hos kommunen eller fylkeskommunen taler for at retten til å være til stede gjelder alle folkevalgte organer i kommunen. Det samme gjør etter departementets syn formålet med bestemmelsen. Vi viser også til høringsnotat 27. mai 2011 Forslag til endringar i kommunelova og enkelte andre lover (eigenkontrollen i kommunane m.m.) s. 27, hvor det heter: Departementet legg til grunn at kommunelova 77 nr. 7 gir kontrollutvalet heimel til å vere til stades i lukka møte i folkevalde organ. Departementet legger etter dette til grunn at kontrollutvalget, revisor og sekretariat har rett til å være til stede til lukkede møter i underordnede folkevalgte organer. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Gry Langsæther seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 3 42

Bernt svarer: Når har folkevalgte taushetsplikt? Folkevalgte kan ikke instrueres til taushet, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret, slår jusprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Les om taushetsplikten til folkevalgte her. Av Kommunal Rapport 10. mars 2014-1 0:31 (Oppdatert: 10. mars 2014-10:31) Liker 19 Tweet 2 Taushetsplikt for folkevalgte Offentlighetsutvalget i Norsk Presseforbund har tidligere dokumentert at mange kommuner har reglement for folkevalgte som ulovlig pålegger dem taushetsplikt langt utover lovens grenser. Det er åpenbart lite kjent blant kommunene hvorvidt folkevalgte kan pålegge hverandre taushet om det som foregår i politiske møter etter at dørene er vedtatt lukket. I ett forslag til nytt folkevalgtreglement i en kommune heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine medlemmer? Kan et kommunestyremedlem fortelle43pressen og innbyggerne om hva som skjedde bak lukkete dører, hvis han eller hun blir spurt etterpå? Kan kommunestyret vedta at det

bare er ordfører som skal uttale seg om hva som ble vedtatt og kan vedtaket i seg selv være hemmelig? Bernt svarer Rettsgrunnlaget for taushetsplikt: I straffeloven 121 er det gitt en bestemmelse om brudd på taushetsplikt. Denne bestemmelsen sier imidlertid ikke noe om når taushetsplikt foreligger, den fastsetter straff for krenkelse av slik plikt når den enten følger av lov, eller er fastsatt i gyldig instruks. Det siste av disse alternativene er ikke aktuelt for folkevalgte. Disse kan ikke instrueres, verken av kommunens ledelse eller av sine kolleger ved vedtak i for eksempel bystyret. Folkevalgte har bare taushetsplikt så langt det følger av lovbestemmelse. Som regel er dette forvaltningsloven 13 som krever at tilsatte og folkevalgte skal hindre at andre får tilgang til enkeltpersoners fortrolige forhold. Spørsmål 1: I ett forslag til nytt reglement heter det blant annet at de folkevalgte skal være tause om forhandlingene og om vedtakene som gjøres inntil taushetsplikten blir opphevet eller hensynene som skulle gjelde, er falt bort. Svar: En slik reglementsbestemmelse vil være klart ulovlig. De folkevalgte kan ikke pålegges generell taushetsplikt om forhandlingene i et møte, heller ikke der dette går for lukkete dører. Det kan anses som upassende eller ukollegialt å referere fra en diskusjon som man forutsatte skulle være fortrolig, men det vil alltid være opp til det enkelte medlem å vurdere om det av etiske eller politiske grunner vil være riktig at allmennheten velgerne blir kjent hva som ble sagt. Ingen politikere eller administrasjonen har rettskrav på å kunne skjule sine spor. Alle vedtakene som treffes, skal nedtegnes i møteboken med det innhold vedtaket fikk ved avstemningen. Denne møteboken er et offentlig dokument fra den foreligger. Det må også legges til grunn at et utkast til møtebok som sendes ut til medlemmene, blir offentlig ved utsendelsen. Det er her ikke spørsmål om et internt dokument som skal inngå i behandlingen av en sak, men om en opptegnelse av hva som rent faktisk har skjedd. En godkjenning av møteboken kan aldri endre på ordlyden i de forslagene som har vært tatt opp til votering, og stemmeresultatet. Allerede fra vedtak er truffet, vil det enkelte medlem kunne meddele til andre innholdet av dette. I tillegg skal kommunens administrasjon både på forespørsel og av eget tiltak opplyse om de vedtakene som er truffet. Den kan ikke vente med dette til utkast til møtebok er godkjent. I kommuneloven 4 fastslås at «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning.» Unntak fra dette gjelder bare konkrete opplysninger om enkeltpersoners forhold som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller annen lovgivning, typisk helse- og omsorgslovene. Spørsmål 2: 44 Er det mulig for et kommunestyre i det hele tatt å vedta taushetsplikt for sine