1. INNLEIING...2 2. BAKGRUNN...2 2.1 Formål og struktur i beredskapsplanen... 2 2.2 Avgrensing til anna planverk... 2 2.3 Krisedefinisjon og definerte fare- og ulykkeshendingar... 3 2.4 Prinsipp for kriseberedskap/krisehandtering... 3 3. ORGANISERING VED KRISE...3 3.1 Kriseleiing... 3 3.2 Krisestab... 4 3.3 Kriseteam... 4 3.4 Pårørandesenter... 4 3.5 Pressesenter... 5 3.6 Eksterne partar... 5 3.7 Fullmakt til å handtere ein krisesituasjon... 5 4. KRISEKOMMUNIKASJON OG VARSLING...6 4.1 Prinsipp for krisekommunikasjon... 6 4.2 Operativ innhenting og vidareformidling av informasjon i krisa... 6 4.3 Varslingslister... 6 4.4 Media... 6 4.5 Varslingsplan... 8 5. ETTER KRISA...9 5.1 Ettervern... 9 5.2 Evaluering... 9 6. ØVINGAR, OPPLÆRING OG OPPDATERINGAR...9 6.1 Øvingar og opplæring... 9 6.2 Oppdateringar... 9 7. SJEKKLISTE FOR LOKALT BEREDSKAPSARBEID...10 7.1 Sjekkpunkt for utarbeiding av lokal beredskapsplan... 10 7.2 Sjekkpunkt i ein krisesituasjon... 10 7.3 Sjekkpunkt etter krise... 11 7.4 Evaluering, revisjon og øving... 11 1
1. INNLEIING Dei seinare åra har det vore retta aukande fokus på samfunnstryggleik. St. meld.22 (2007-2008) og St.meld. nr. 17 (2001-2202) peikar på det ansvaret alle nivå i forvaltninga har for å ivareta samfunnstryggleiken. har eit ansvar for å ivareta menneskelege verdiar, tenesteproduksjon, økonomiske verdiar og omdøme knytt til all verksemd i fylkeskommunen. Fylkeskommunen skal søkje å setje i verk førebyggjande tiltak som kan redusere risiko for uventa negative hendingar i organisasjonen sitt ansvarsområde. I tillegg må ha ein god beredskap for å kunne handtere ulike kriser og ulykker som kan inntreffe. en er delt inn i: Ein generell del som gir prinsipielle føringar for strukturen i den einskilde kriseberedskapsplanen til kvar eining Sjekklister for utarbeiding av dei lokale kriseberedskapsplanane Som eit av tillegga til planen ligg den overordna, operative beredskapsplanen på fylkesnivå. Kvar eining i (skular, tannhelsedistrikt, OT/PPT, Skyss) skal ha eigen lokal kriseberedskapsplan som er kjend for dei tilsette. Fylkesadministrasjonen føreheld seg til den overordna planen i ein krisesituasjon. 2. BAKGRUNN 2.1 Formål og struktur i beredskapsplanen Formålet med planen er å sikre fylkeskommunen si verksemd ved kriser og ulykker. Ein skal søkje å sikre menneskelege verdiar, tenesteproduksjon og fylkeskommunen sitt omdøme. Kriseberedskapsplan og beredskapsplan er synonyme omgrep. en skal: Dimensjonere ein beredskap mot kriser og ulykker innanfor den vanlege aktiviteten til fylkeskommunen Føre til skadebegrensing i krisa Gje overordna retningslinjer og kravspesifikasjonar for krisehandtering i fylkeskommunen Gje retningslinjer for å utarbeide lokale kriseberedskapsplanar. 2.2 Avgrensing til anna planverk Den overordna planen for kriseberedskap i fylkeskommunen skal gjelde handteringa av aktuelle krisesituasjonar og har avgrensing til - Andre interne fylkeskommunale planar: for It-tryggleik, for informasjonstryggleik, planverket rundt helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet, for driftskontinuitet, Informasjonsberedskap for SKYSS. - verk til andre eksterne samarbeidspartnarar: Politi, brannvesen, helsevesen og kommunar. 2
2.3 Krisedefinisjon og definerte fare- og ulykkeshendingar Ei krise er ein situasjon som truar eller kan true kjerneverksemda og/eller truverde til organisasjonen. I denne samanhengen gjeld det primært hendingar som går ut over det som kan og skal handterast ved den einskilde eining. Ekstraordinære hendingar som samfunnsulykker og krig vil setje skjerpa krav til kriseleiing. Prinsippa for krisehandtering vert dei same. Etter diskusjon og gjennomførd ROS analyse har vi kome fram til at ulike krisetilfelle vil falle inn under følgjande fare- og ulukkeshendingar: Definerte fare- og ulykkeshendingar (DFU): Kriminelle handlingar og/eller trugslar (Til dømes økonomisk utroskap, sedelegsaker, voldsepisodar mellom brukarar (elevar, pasientar m.v.), bombetrugslar, anslag mot tilsette). Hendingar og ulykker som vedkjem fylkeskommunen sine brukarar, tilsette (Til dømes ulykker som råkar mange skoleelevar og tilsette personskadar, ekstremvær som hindrar tilgang til skolar eller som hindrar framkomst på transportnettet, hendingar og ulykker med radioaktive kjelder t.d. røntgenapparat m.m.) Svikt i kritiske system (Til dømes elekstrisitet, telefon, It/intra-/internett, transport- og samferdselsnett). Brann (Brann i bygningar eller lekkasje av gass og/eller farlege kjemikalium). Epidemiar/smitte (Alvorlege infeksjonsutbrot som råkar delar av - eller heile fylkeskommunen. Til dømes hjernehinnebetennelse, legionella og influensa.) 2.4 Prinsipp for kriseberedskap/krisehandtering Fylgjande 3 hovudprinsipp ligg til grunn: Ansvar: Leiinga som har det daglege ansvaret, har det og i ei krise. Likskap: Organisasjonen i ei krise skal vere mest mogleg lik den daglege organiseringa. Nærleik: Ei krise skal handterast på lågast mogleg nivå i organisasjonen. Den overordna kriseberedskapsplanen er knytt til tre sentrale aspekt ved krisehandtering: Kriseleiinga sin funksjon og ansvar, organisering, informasjonsformidling. 3. ORGANISERING VED KRISE 3.1 Kriseleiing Kriseleiinga består av einingsleiar og definerte nøkkelpersonar ved eininga. Kriseleiinga skal vurdere krisesituasjonen og setje i verk relevante tiltak for å redusere skadeomfanget mest mogleg. Einingsleiar skal setje kriseleiinga og leie krisehandteringa. Følgjande oppgåver ligg til kriseleiinga: Operativ leiing, koordinering i eininga og med sentral kriseleiing i fylkeskommunen Vurdering av skadebegrensing Ressursvurdering 3
Informasjon til tilsette, brukarar (elevar, pasientar m.v.) pårørande samt vidare kontakt med desse Mediekontakt Lokalisering av kriseleiinga: Eit rom med utstyr som raskt kan fungere som ein kommunikasjonssentral. 3.2 Krisestab Dersom kriseleiinga vurderer at den har behov, blir ein lokal krisestab oppretta. Krisestaben skal assistere kriseleiinga i praktiske gjeremål under krisehandteringa. Moglege oppgåver for krisestaben: Praktisk tilrettelegging for kriseleiinga Føre logg Kvalitetssikre og vedlikehalde varslingslister, presselister o.a. It-støtte Lokalisering: I nærleiken av kriseleiinga. 3.3 Kriseteam Dersom kriseleiinga vurderer at den har behov, blir eit lokalt kriseteam oppretta. Kriseteamet skal ha støttefunksjon overfor kriseleiinga, tilsette, brukarar (elevar, pasientar m.v.) og andre som blir råka av krisa. Teamet sitt verkeområde må vere avgrensa i høve ansvarsfeltet til 1. og 2. linjetenesta i helsevesenet. Moglege oppgåver for lokalt kriseteam: Kommunikasjon med helsevesen og politi Støtte til pårørande Ettervern Lokalisering: På eininga i nærleiken av mogleg pårørandesenter. 3.4 Pårørandesenter Dersom kriseleiinga vurderer at den har behov, blir eit lokalt pårørandesenter oppretta. Dette skal skje etter samråd med politiet. Kriseteamet leiar pårørandesentret, evt. engasjerer anna fagkompetanse etter nærare avtale. Moglege oppgåve for pårørandesenteret: Gje informasjon og Leggje til rette for omsorg/ debriefing av pårørande, brukarar (elevar, pasientar m.v.), tilsette. Arbeidet skal koordinerast med kriseleiinga og politiet, lokal leiing, ev kriseteamet i aktuell kommune. Lokalisering: På aktuell eining, skjerma for media. NB! Melding om dødsfall til pårørande og andre er politiet sitt ansvar 4
3.5 Pressesenter Dersom kriseleiinga vurderer at den har behov, blir eit lokalt pressesenter oppretta. Pressesenteret skal vere møtestaden for mediekontakt, pressekonferansar og tilhaldsstad/arbeidsplass for media. 3.6 Eksterne partar Fylkesmannen i Hordaland Denne er ein viktig medspelar særskildt der krisa omfattar samanbrot i infrastruktur som veg, elektrisitet og telefon, ved pandemiar, skogbrann m.v. Fylkesmannen har rett til å ta over samordningsansvaret frå politiet i ein krisesituasjon. Dette er aktuelt så lenge det ikkje gjeld liv og helse. Fylkesberedskapsrådet (FBR) Rådet er eit rådgjevande organ for Fylkesmannen. FBR har ein koordinerande funksjon og skal ivareta informasjonsutveksling på regionalt nivå. I rådet deltek fylkesordførar og fylkesrådmann frå fylkeskommunen. Politi Politiet leiar og koordinerer arbeidet på skadestaden. Dei har det operative ansvaret og informerer pårørande til omkomne eller sakna personar. I samhandling med kriseleinga i fylkeskommunen har dei ansvar for å iverksettje tiltak for posttraumatisk stresshandsaming. Brannvesen Brannvesenet har ansvar for sløkking og sikring av brannstad og tilhøyrande nærområde. Brannvesenet kan også vere skadestadsleiande fram til politiet kjem dersom det er naudsynt. Ambulansetenesta-helsevesenet Ambulansetenesta har det medisinske ansvaret på skadestaden. Dei skal og prioritera kven som skal ha behandling på staden og kven som skal sendast til vidare medisinsk utgreiing/behandling. Kommunen der krisa skjer Fylkeskommunen sin overordna kriseberedskapsplanen skal vere distribuert til dei ulike kommunane i fylket. Fylkeskommunen sentralt eller dei lokale einingane tek kontakt med ordføraren eller rådmannen dersom det oppstår ein krisesituasjon lokalisert i kommunen. 3.7 Fullmakt til å handtere ein krisesituasjon Fylkesrådmannen har dei nødvendige fullmakter til å handtere ein krisesituasjon. Etter at krisa er over, vert det lagt fram ei sak til politiske organ der det vert gjort greie for tiltaka som vart sette i verk og dei økonomiske følgjene av krisehandteringa. 5
4. KRISEKOMMUNIKASJON OG VARSLING 4.1 Prinsipp for krisekommunikasjon Krisekommunikasjon er all utveksling av informasjon som skjer internt i organisasjonen eller eksternt med andre verksemder, media, organisasjonar eller publikum i ei krise. Effektiv krisehandtering handlar om effektiv informasjonsformidling. Informasjonen som blir gitt på ulike nivå i organisasjonen skal vere rask, korrekt, samordna og strukturert ut frå prinsippa om ansvar, likskap og nærleik. Krisekommunikasjon har: 1) Ein akuttfase, varslingsfase med varslingsplan basert på kriseleiing, ansvar og organisering. 2) Ein oppfølgingsfase inntil normal drift er oppnådd. I denne fasen er det viktig å følgje opp med regelmessig og profesjonell informasjonsformidling til dei ulike målgruppene internt og eksternt. Intern kommunikasjon er prioritert på linje med ekstern kommunikasjon. Ver nøye med: - Teieplikta - Å gje korrekt informasjon - Kven du gir informasjon til Teieplikta må likevel ikkje vere til hinder for at krisa vert løyst. I krisa skal ytre einingar få naudsynt støtte frå den sentrale kriseleiinga for å handtere krisekommunikasjonen og få avløysing når det er naudsynt. 4.2 Operativ innhenting og vidareformidling av informasjon i krisa Den sentrale og den lokale kriseleiinga må ha oversikt over kommunikasjonslinjer og ha gode rutinar for innhenting og vidareformidling av kriseinformasjon. Som hovudregel skal ein følgje tenesteveg i fylkesorganisasjonen. Dette gjeld både i ein normal driftssituasjon og i ein krisesituasjon. 4.3 Varslingslister Fylkesrådmann (sentral kriseleiing) og einingsleiar (lokal kriseleiing) må ha føremålstenlege rutinar for rask og effektiv spreiing av informasjon. Døme på dette kan vere telefon, telefongrupper, mobil, mobilgrupper, sms, e-post-sms grupper (predefinerte grupper med namn og nummer). Kven som skal vere med i slike grupper skal definerast og vedlikehaldast av fylkesrådmannen v/organisasjonsavdelinga sentralt og einingsleiar lokalt. Sentral kriseleiing skal ha oppdaterte lister med namn, telefon, e-post og sms til ordførarar og rådmenn i kommunane i fylket, samt andre relevante varslingslister. 4.4 Media Ei særskild målgruppe er media. Media har ei legitim oppgåve i å gje informasjon om det som skjer. Vår grunnhaldning må vere openheit og vilje til å informere. All informasjon må vere truverdig, 6
tillitvekkjande og koordinert. Uttale til media skjer berre etter instruks frå kriseleiinga sentralt eller lokalt i eininga. Leiarar på ulike nivå i fylkesorganisasjonen kan uttale seg om eige ansvarsområde. Sentral og lokal kriseleiing har eit ansvar for å skjerme brukarar (elevar, pasientar m.m.), pårørande (foreldre m.m.) og eigne tilsette som er direkte råka, mot media i ein krisesituasjon. Einingsleiar melder frå til sentral kriseleiing når han/ho vurderer at krisa er så stor at den ikkje kan handterast lokalt. Når media viser interesse vedkomande ein kriseliknande situasjon, skal sentral kriseleiing alltid varslast. Informasjon til media må vere koordinert mellom dei ulike ledda i fylkeskommunen 7
4.5 Varslingsplan Det er betre å varsle ein gong for mykje enn for lite. Fig. 1 Prinsippskisse for varsling KRISE Sentralbord i eininga (td. på skulen, tannklinikken) Tilsette som mottek varsling ser krisa Øvste leiar av eininga vurderer: Behov for å iverksetje eigen beredskap Behov for å varsle sentral kriseleiing i fylkeskommunen Ved behov, varsle eksterne aktørar Politi 110 Brann 112 Helsevesen 113 Fylkesmannen Kommunar Varsle tilsette og eventuelt brukarar/ pårørande Vidare varsling Kommunikasjon Koordinering Sentral kriseleiing Krisestab Kriseteam Pressesenter Pårørandesenter Media 8
5. ETTER KRISA 5.1 Ettervern For å førebyggje skadar etter store psykiske påkjenningar i samband med krisa kan det vere naudsynt å setje i verk ettervern overfor dei involverte i krisa. Einingsleiarane har ansvaret for oppfølging av eigne tilsette og brukarar (elevar, pasientar m.m.). 5.2 Evaluering Det skal gjennomførast ei evaluering av sjølve handteringa av øvingar og faktiske kriser/ulukker. Det skal gå fram av verksemda sin kriseplan korleis evalueringa skal gjennomførast internt og i samarbeid med aktuelle eksterne samarbeidsaktørar. 6. ØVINGAR, OPPLÆRING OG OPPDATERINGAR 6.1 Øvingar og opplæring For at tilsette skal vere trygge og godt kjent med kriseberedskapsarbeidet skal det gjennomførast øvingar ein gong i året. Dette for å avdekkje svake sider ved planen og behov for justeringar. Øvingar skal evaluerast. Den tilsette skal: Kjenne sine eigne oppgåver i ein krise- og ulykkessituasjon Kjenne varslingsrutinar internt ved arbeidsstaden, og ved behov, den overordna planen for kriseberedskap i Tilsette med roller i beredskapsarbeidet skal: Øve særskilt på eiga rolle Trene på varsling, organisering og handtering Tilsette som har ein leiarfunksjon i ei krise- og ulykkessituasjon skal: Gjennomføre skrivebordsøving, planspel, stabsøving scenario med intern hending Gjennomføre varslingsøving ein gong pr. år. 6.2 Oppdateringar Fylkesrådmannen v/organisasjonsavdelinga sentralt og einingsleiar lokalt har ansvar for å oppdatere namnelister, funksjonar, telefonnr. m.m. i kriseberedskapsplanen ein gong pr. år eller når det skjer endringar. 9
7. SJEKKLISTE FOR LOKALT BEREDSKAPSARBEID 7.1 Sjekkpunkt for utarbeiding av lokal beredskapsplan Alle einingar (skular, tannhelsedistrikt, OT/PPT, Skyss) skal ha ein kriseberedskapsplan. en skal, så godt det er mogleg, kunne møte dei ulike krisesituasjonane ein ser for seg kan hende i eininga. Aktivitet: Oppfylle krav til lokal kriseberedskapsplan Lage ein lokal, operativ beredskapsplan Setje saman ei kriseleiing og krisestab med vararepresentantar. (Namn, telefonnr. funksjon, ansvar og lokalisering.) Leiinga som har det daglege ansvaret, har det og i ei krise. Organiseringa i ei krise skal vere mest mogleg lik den daglege organisasjonen. Det kan vere fornuftig å styrkje kriseleiinga med ressurspersonar som til dømes helsesøster eller sjukepleiar og inkludere driftsleiar. Oppretting av lokalt kriseteam bør vurderast, likeeins pårørandesenter og pressesenter. Syte for at alle tilsette kjenner til planen. Trykkje den opp og hengje den på sentrale plassar. en skal også finnast digitalt. Lokalisering Lokalisering av kriseleiinga, krisestab, pressesenter og pårørandesenter skal kome klart fram i planen. Behovet for utstyr på lokaliteten må vere klart og lagt til rette. Varslingslister Lage varslingslister som sikrar rask og effektiv kontakt med td. alle brukarane (elevar m.v.), alle tilsette osv. Listene skal påførast sms-nr. og e-post adresse for alle tilsette. Lage ei liste over sentrale samarbeidspartar med namn og telefonnummer. Identifisere risikosituasjonane i eininga Gjere ei ROS analyse i høve 1. Kriminelle handlingar og eller truslar. 2. Hendingar og ulykker som vedkjem brukarane av tenestene til eininga. 3. Svikt i kritiske system. 4. Brann. 5. Epidemiar og smitte. Med bakgrunn i ROS analysen, lage ei prioritering av risikoreduserande tiltak som også omfattar førebyggande og skadeavgrensande tiltak. Den lokale planen skal vere bygd opp på same måten som den overordna, operative kriseberedskapsplanen. Varslinga må samsvare med prinsippskissa for varsling (pkt. 4.5) 7.2 Sjekkpunkt i ein krisesituasjon Den eller dei som er på staden der krisa skjer og som er i stand til det må snarast råd få oversikt over situasjonen og om naudsynt leggje til rette for tiltak som kan redde liv og avgrense skaden inntil kriseleiinga er operativ. Aktivitet i akutte krisesituasjon Setje om naudsynt i gong førstehjelp, men vurdere først den personlege tryggleiken til hjelpar ved førstehjelp Varsle politi / brannvesen / ambulanse Varsle kriseleiinga (fylkesrådmann/einingsleiar) Vere kontakt på ulykkesstaden og tilgjengeleg på telefon inntil hjelp kjem 10
Få best mogleg overblikk over situasjonen og leggje til rette for å redde liv, avgrense skade Om naudsynt, føreta evakuering av brukarane vekk frå ulykkesstaden Aktivitet under operativ kriseleiing Leiar for kriseleiinga vurderer behovet for å kalle saman kriseleiinga, vurderer kriseomfanget Einingsleiar vurderer om dei kan takle krisa lokalt eller om den sentrale kriseleiinga i fylkeskommunen må kontaktast. Linjeleiar må informerast ved alle ulykker/kriser av eit visst omfang. Dette gjeld til dømes når situasjonen synest uhandterleg eller dersom media viser interesse, jfr. pkt.4.4. Utarbeide plan for handtering av den aktuelle krisa. Kven gjer kva, når og kvifor Setje i verk relevante tiltak for å redusere skadeomfanget mest mogleg Opprette evt. pårørandesenter og pressesenter Kalle inn evt. andre aktuelle ressursgrupper/- personar som kriseteam Lage opplegg for evt. pressekonferanse i samråd med politiet Informasjonssamling for medarbeidarar, evt. med støtte frå politi, prest eller andre. NB: Pårørande til forulykka eller skadde skal varslast av politi, sjukehus eller prest. 7.3 Sjekkpunkt etter krise Aktivitet: Ettervern Tilpasse sentral rutine til lokale tilhøve Lage plan for ettervern også over tid 7.4 Evaluering, revisjon og øving Gjere evaluering av krisa med ein gong normalsituasjon er oppnådd Gjere evaluering også av nestenulykker en skal oppdaterast med tittel, namn, telefonnr. m.m. ein gong pr. år Setje av dato for årleg revisjon/gjennomgang Lage rutinar for - og gjennomfør øving av den lokale beredskapsplanen ein gong pr. år 11