STIS 131 Fylkesmannen i ;4 NORDLAND Alstahaug kommune Rådhuset 8805 Sandnessjøen 31)(6)- 2 ),23,2b/i5 13TC Saksb.: SUje Johnsen e-post:fmnosjo@fylkesmannen.no Tlf: 75531685/41797641 Vår dato:25.11.13 Sak:2013/4982 Oversendelse av endelig rapport tilsyn med kommunal beredskapsplikt Alstahaug kommune Vedlagt følger endelig rapport fra tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Alstahaug kommune den 17.10.13. Det ble ved tilsynet funnet tre avvik. Foreløpig tilsynsrapport ble oversendt kommunen pr. e-post den 31.10.13. Vi har ikke mottatt tilbakemelding på denne, og tilsynsrapporten anses derfor som endelig. Vi ber om at kommunen innen den 20.januar 2014 oversender en framdriftsplan for hvordan avvikene skal lukkes. Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart. Med hilsen Jan Martin Skoglund (e.f.) Fylkesberedskapssjef Silje Johnsen radgiver Vedlegg: Rapport fra tilsyn med kommunal beredskapsplikt den 17.10.13 - Alstahaug kommune STATENS HUS Moloveien 10. 8002 Bodø Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: 75 52 09 77 fmnopost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/nordland
Fylkesmannen i NORDLAND _1/1,4a, L Nicir...«,(R Saksb Silje Johnsen fmnosjo@fylkesmannen.no 75531tzpi., Endelig rapport - tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Alstahaug kommune 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Alstahaug kommune den I 7.oktober 2013. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov av 25.06.10 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) og forskrift av 22.08.11 om kommunal beredskapsplikt, 10. Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet omfattet følgende hovedtema: Kommunens helhetlige ROS-analyse. jf. forskriftens 2 Kommunens helhetlige og systematiske arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, jf. forskriftens 3 Kommunens overordnede beredskapsplan, jt. forskriftens 4. Tilsynet er gjennomført som systemrevisjon, der følgende hovedelementer inngår: gjennomgang av innsendte dokumenter, tilsynsbesøk med intervjuer og utarbeidelse av rapport. Tilsynet inngår som del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet for inneværende år. Tilsynsrapporten har hovedfokus på lovpålagte oppgaver etter forskrift om kommunal beredskap. Rapporten gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid på området samfunnssikkerhet. STATENS HUS Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: 75 52 09 77 fmnopost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/nordland
2. Hovedinntrykk Alstahaug kommune har et omfattende beredskapsplanverk på sektornivå, og det forebyggende arbeidet gjennom arealplan- og byggesaksbehandlingen synes godt ivaretatt i kommunen. Kommunen gir også inntrykk av å håndtere kriser som pandemi og mindre kriser som har berørt lokalsamfunnet på en god måte, både på virksomhets- og ledelsesnivå. Hovedinntrykket vårt er at Alstahaug kommune har en del mangler og utfordringer i forhold til å innfri de nye lovpålagte kravene som følger av forskriften om kommunal beredskapsplikt. Blant annet har ikke Alstahaug kommune utarbeidet en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, og mangler dermed grunnlaget for å tilfredsstille de lovpålagte kravene som følger av forskriften. I tillegg mangler Alstahaug kommune en overordnet beredskapsplan som er i samsvar med lovens og forskriftens krav. Eksisterende plan er svært omfattende og bygger på en eldre utdatert mal. Varslingslistene har en del mangler og det er uklart hvem som inngår i kriseledelsen. Videre foreligger det ingen plan for evakuering og befolkningsvarsling. Beredskapsplanen har dermed et klart behov for revisjon, og vi anbefaler at kommunen starter med dette arbeidet umiddelbart. Vi ønsker å trekke frem at det er positivt at kommunen erkjenner de manglene og utfordringer kommunen har i forhold til sitt arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Det er også positivt at det gis signaler om at kommunen nå ønsker å prioritere dette området. Totalt har tilsynet medført tre avvik, og i det følgende vil det fremgå en fyldigere beskrivelse av hvert enkelt avvik, samt begrunnelser og utdypende kommentarer. 3. Resultater fra tilsynet Ved utarbeidelsen av rapporten benyttes følgende definisjoner på funn som blir gjort under tilsynet: Avylk viser til manglende etterlevelse av krav fastsatt i bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt i sivilbeskyttelsesloven og/eller i forskrift til kommunal beredskapsplikt. Merknad omhandler funn det er grunn til å påpeke for å sikre forbedring i oppfølging av bestemmelsene i forhold til beredskapsplikten. Side 2 av 7
Under tilsynet med Alstahaug kommune ble følgende avvik avdekket: Avvik 1. Alstahaug kommune mangler en helhetlig risiko - og sarbarhetsanalyse Avviket gjelder følgende myndighetskrav: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsesti1tak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) av 25.06.10, 14 Kommunal beredskapsplikt risiko- og sårbarhetsanalyse. Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08.11, 2 helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse Begrunnelse/utdypende kommentarer: Kommunen har ikke gjennomført en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, jf. kravene i forskriften 2. Nedenfor gjengis kravene som stilles i forskriftens 2 i sin helhet (sitat): «Kommunen skal gjennomfåre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere ogvurdere sannsynligheten Ibr at uonskede hendelser som kan inntrelje i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhedige risiko- og sarbarhetsanalysen skallbrankres i kommunestyret. Analysen skal som et minimum omfatte: a) Eksisterende oglremlidige risiko- og sårbarhetslaktorer i kommunen b) Risiko og sårbarhet utenlbr kommunens geograliske område som kan ha betydning.for kommunen c) Hvordan ulike risiko- og sarbarhetsjaktorer kan påvirke hverandre d) Særlige utfirdringer knyttet til kritiske samlunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur e) Kommunens evne til å opprenholde sin virksomhet når den utsetteslor en uonsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet fi Behovellbr befolkningsvarsling og evakuering Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktorer inviteres med i arbeidet av risiko- og sarbarhetsanalysen. Der det avdekkes behov jor videre delaljanalyser skal kommunen.foreta ytterligere analyser eller oppfirdre andre relevante aktorer til å gjennomfore disse. Kommunen skal stimulere relevante aktorer til å iverksette firebyggende og skadebegrensende tiltak.» Side 3 av 7
Avvik 2. Kommunens «helhetlige og systematiske samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid» oppfyller ikke kravene i lov og forskrift. Avviket gjelder følgende myndighetskrav: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) av 25.06.10, 14 Kommunal beredskapsplikt risiko og sårbarhetsanalyse Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08.11, 3 helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. Utdypende kommentarer: I følge forskriftens 3, a) skal kommunen på bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen «utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet». Vi viser også til 1, første ledd, hvor det fremgår at «kommunen skal jobbe helhetlig og systematisk med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen.» Det er ut fra dette et krav at kommunen skal ha en oppfølgingsplan for sitt samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, jf. 3, a). Denne skal inneholde målsettinger, hvordan funn i en helhetlig ROS-analyse kan følges opp, hvilke risikoområder og tiltak som skal prioriteres, hvem som har ansvar for de ulike tiltak, tidsfrister mm. Oppfølgingsplanen skal også bidra til at kommunen etablerer system og rutiner (internkontroll) som sikrer at de lovpålagte oppgavene blir ivaretatt. Alstahaug kommune mangler en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, og mangler dermed en viktig forutsetning for å kunne utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og en plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Side 4 av 7
Avvik 3. Alstahaug kommune mangler en overordnet beredskapsplan i samsvar med lovens og forskriftens krav. Avviket gjelder følgende myndighetskrav Loy om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) av 25.06.10, 15 Kommunal beredskapsplikt beredskapsplan for kommunen Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08.11, 4 Beredskapsplan og 6 Oppdatering /revisjon. Begrunnelse og utdypende kommentarer: «Alstahaug kommunes overordnet plan for kriseledelse» har en del mangler i forhold til de krav som settes i forskriftens 4, 1.1edd. Manglene består i at planen ikke er utarbeidet på grunnlag av en oppdatert helhetlig helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Videre er samordningen og integreringen mot «andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsaktører» mangelfull. «Alstahaug kommunes overordnet plan for kriseledelse» kriseledelse har også en del vesentlige mangler i forhold til de krav som settes i forskriftens 4, 2.1edd, bokstav a e: a) I planen er det ikke samsvar mellom beskrivelsen av hvem som inngår i den kommunale kriseledelsen (side 9) og varslingsliste kommunal kriseledelse (side 28). b) Varslingslisten er ikke oppdatert (november 2009) og inneholder betydelige feil. c) Ressursoversikten er mangelfull og er ikke oppdatert, og blant annet fremgår det ikke av ressursoversikten fullstendig kontaktinformasjon på kontaktperson og telefonnummer til båteierne. d) Plan for evakuering og befolkningsvarsel er mangelfull og er ikke utarbeidet med grunnlag i helhetlig ROS-analyse. Det framgår av «Alstahaug kommunes overordnet plan for kriseledelse» at den siste gang ble ajourført den 01.03.2011. Forskriftens krav oni at beredskapsplanen skal oppdateres minimum en gang pr år, er dermed ikke oppfylt, jf. 6 Oppdatering /revisjon. Side 5 av 7
4. Oppfølging av tilsynet Fylkesmannen ber om at kommunen avklarer hvordan avvikene skal følges opp og når det skal være lukket. En framdriftsplan for oppfølgingsarbeidet sendes Fylkesmannen innen seks uker etter dato for oversendelse av endelig tilsynsrapport. Om det er behov for bistand i oppfølgingen kan Fylkesmannen kontaktes. Når avviket er lukket i tråd med oppfølgingsplanen, ber vi om å få beskjed om dette, inkludert relevant dokumentasjon. 5. Gjennomføring av tilsynet Tilsynsvarsel ble gitt av Fylkesmannens brev av 02.07.2013 vedlagt program for tilsynsdagen. Tilsynet ble gjennomført den 17.10.13 fra kl. 09.00 til kl. 14.10 med åpningsmøte, fire intervjuer og sluttmøte. 5.1 Deltakere Tabellen nedenfor viser hvilke personer fra kommunen som har vært involvert i tilsynet. Fra Fylkesmannen deltok fylkesberedskapssjefjan Steinvik og rådgiver Silje Johnsen. Martin Skoglund, seniorrådgiver Karsten Side 6 av 7
5.2 Dokumentunderlag Oversikt over dokumenter som ble benyttet under tilsynet: Overordnet plan for kriseledelse Alstahaug kommune (01.03.2011) Administrativt reglement for delegering av myndighet (12.03.2012) Handlingsplan Alstahaug (13.11.2012) Handtering av traumatiske hendelser på individnivå (03.09.2012) Organisasjonskart og politisk organisering (12.10.2011) Risikovurdering Sandnes barneskole (04.02.2012) Risikovurdering Voksenopplæring (04.02.2012) Risikovurdering Tjøtta oppvekstsenter (04.02.2012) ROS analyse for Alstahaug og Leirfjord brannvesen (17.07.2012) Samarbeidsavtale om beredskap Planstrategi 2012-2015 Alstahaug kommune Bodø, 25.11.13 Jan Martin Skoglund Fylkesberedskapssjef Silje Johnsen Rådgiver Sde 7 av 7