Erfaringer og oppfølging etter tilsyn med Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 første ledd nr. 4 og nr. 6 bokstav a-b i Bydel Søndre Nordstrand Ved enhetsleder Britt Hilde Anderson og spesial konsulent Martine Sandtrø Berg - Enhet Boliger med bemanning Bydel Søndre Nordstrand
Tilsyn i Bydelen ble varslet om tilsyn av Fylkesmannen i Oslo og Akershus og tilsynet ble gjennomført i perioden 12.02.16-17.06.16 Tilsynet omfatte Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-2 første ledd nr. 4 og nr. 6 bokstav a-b. Det ble varslet om to tilsynsområder. Tilsynsområde 1 Om Oslo kommune ved Bydel Søndre Nordstrand sikrer forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse, med at mennesker med utviklingshemming; - Får tilsyn og bistand til og ivareta egenomsorg - Får bistand til aktivisering - Får opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg. Fylkesmannen rapporterte 18 funn på dette området.
Tilsynsområde 2 Oslo kommune ved Bydel Søndre Nordstrand, sikrer at voksene personer med utviklingshemning får forsvarlige helsetjenester i hjemmet. Fylkesmannen rapporterte 10 funn på dette området. Det gjennomført tilsyn på to områder og det ble avdekket avvik på begge tilsynsområdene.
Enhetsleders perspektiv/erfaring Tilsynet viste ukjente mangler i enheten. Under gjennomføring ble to tjenestesteder valgt ut for dypere revisjon. På ett av disse var det mange og alvorlige funn. Tilsynet åpenbarte at enhetsleder ikke hadde kontroll på de faglige systemene ute på tjenestestedene. De overordnede systemene var ikke implementert godt nok på tjenestestedene. Rapporteringene enhetsleder har mottatt stemte ikke med realiteten. Mangelfullt kvalitetssystem og internkontroll
Hva skjedde når endelig rapport forelå? Gjennomgang av rapport Systematisere funn hva er generelle funn som omhandler alle tjenestestedene i enheten og hva er knyttet til ett konkret tjenestested. Tiltak på overordnet nivå ble iverksatt omgående Det ble opprettet arbeidsgrupper som arbeidet med hvert sitt tilsynsområde. Enhetsleder og arbeidsgrupper avholdt jevnlige møter. Det ble utarbeidet en felles tiltaksplan for lukking av avvik.
Avdekkede avvik og funn under landsomfattende tilsyn omfattet disse områdene - Kvalitetssystem og interkontroll - Journalføring - Kompetanse og benyttelse av lovverk Helse og omsorgstjenesteloven kapittel 9 og pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4a. - Avvikssystem oppfølging av avvik/mangelfull rapportering av avvik
Internkontroll Fellesnevner under tilsynet mangelfull implementering av systemet, mangelfull kontroll på egen drift. Det ble startet arbeid med å implementere interkontroll. Enheten har utarbeidet månedlig og halvårlig interkontroll. Interkontrollen er nå implementert i tjenesteledergruppen, den benyttes som et opplæringsverktøy av nye tjenesteledere. Videre arbeid Oppfølging av rapporteringene - Tydeligere rutiner der hvor det blir rapportert rødt - Innføring av utarbeidelse av handlingsplan fra tjenesteleder på «rød» områder - Gjennomgang av rapporteringer på enhetsmøter - Interkontroll skal være et levende verktøy i daglig drift
Internkontroll - halvårlig Internkontrollen ser slik ut: Område 1 2 3 Tiltak / kommentar Helse, miljø og sikkerhet Medarbeiderundersøkelsen er gjennomgått og tiltak utarbeidet. Internkontrollen omfatter disse områdene Internrevisjon for administrative prosedyrer Helse, miljø og sikkerhet Administrative oppgaver Annet administrativt Budsjett Anskaffelser Tjenestekvalitet Rundskriv og felleskriv i Oslo kommune Internrevisjon for fagadministrative prosedyrer Gerica Opplæring Prosedyrer og rutiner Fagadministrasjon
Internkontroll - halvårlig Internrevisjon fagadministrative systemer fortsetter Individuell plan og ansvarsgruppemøte Ernæring Møtevirksomhet Avvikshåndtering Internrevisjon Hol Kap 9 Helse- og omsorgstjeneste loven, kap. 9 Internrevisjon for legemiddelhåndtering Nøkkelrutiner Lagringsforhold Riktig oppbevaring A-preparater og regnskap B -preparater og regnskap Istandgjøring og utlevering Fullmakt i legemiddelhåndtering Registrering av feil og avvik Retningslinjer for legemiddelhåndtering Legemiddelhåndtering i Gerica
Internkontroll månedlig Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Ansvarlig for rapportering er Avvik legemiddel 5 4 4 0 4 1 3 2 Avvik kvalitet 0 1 1 0 0 1 0 0 HMS avvik vold/trusler 0 0 3 0 0 0 0 0 Hendelser av vold/trusler 6 2 3 3 1 5 2 6 Antall HMS avvik 1 1 1 1 1 1 0 0 Antall AML brudd (skal kommenteres i Gat) 11 14 18 26 37 36 28 27 Overtidstimer 65 30 58 65 95,88 84 121,5 35 Korttidsfravær %(Gat) 14,08 % 7,82 % 7,28 % 3,00 % 3,52 4,8 2,43 4,22 Langtidsfravær %(Gat) 0,00 % 9,05 % 13,41 % 10,32 % 5,86 0 3,75 4 % Beregnet tid 1197 1122 1139 1231 1172 Arbeidstimer (Gat) 1370 1393 1591 1685 1779 Direkte brukertid #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 87 % 81 % 72 % 73 % 66 % #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! Vedtakstid 2106 2737 2243 Antall brukere 14 14 14 14 13 13 14 13
Internkontroll månedlig
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn Kvalitetssystem Fellesnevner mangelfull implementering Enheten har mange og fine skriftlige prosedyrer, men disse var ikke implementert. De ansatte hadde ikke noe forhold til systemet eller prosedyrene. Det ble avdekket avvik på prosedyrer som enheten selv ikke hadde meldt som avvik. Tjenestelederne hadde ikke kontroll på egen virksomhet. Arbeid med kvalitetssystem for å lukke avvik og funn. Alle kvalitetsprosedyrer i enheten er revidert med mål om: Prosedyrer som er anvennlig i praksis. Det ble utarbeidet Kvalitetsindikatorer, som tydeliggjør når har vi en god praksis og når har vi avvik.
Kvalitetssystem Videre arbeid Februar 2018 kvalitetsuker med mål om at alle ansatte skal kjenne til kvalitetsprosedyrene i enheten og ta de aktivt i bruk. Det er opprettet en arbeidsgruppe i enheten som skal arrangere disse ukene. Det utarbeides kvalitetsquiz med konkurranse mellom tjenestestedene. Planlagte tema uker i 2018, med temaer hentet ut i fra prosedyrene (ernæring, tannhelse, Hol Kap 9, samtykkekompetanse) hvor det arbeides med å utarbeide eller innhente kompetanse til miniforelesninger for de ansatte..
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn Journalføring Fellesnevner Fragmentert, mangelfull journalføring med dobbelføringer, flere journalsystemer hvor viktig informasjon blir borte. Ansatte med liten kunnskap og dårlig opplæring i Gerica For å arbeide med avdekkede avvik og funn ble det nedsatt en arbeidsgruppe med mandat: arbeide med enhetens systemer for journalføring. Gruppen bestod av tjenesteledere, systemkoordinator for Gerica i bydelen og ledende miljøterapeut.
Erfaringer og oppfølging etter landsomfattende tilsyn Journalføring fortsetter Det er nå utarbeidet en felles standarder for journalføring i enheten. Det er utarbeidet en oversikt over hvilke maler som skal benyttes i Gerica, når de skal benyttes og hvorfor. Det har i 2017 vært arrangert kurs for alle ansatte i enheten i journalføring og dokumentasjon av jurist og systemkoordinator. Kurset er evaluert og vil videreføres til 2018, med mål om kurs en gang pr år. Det avholdes Gericaforum for tjenesteledere og ledende miljøterapeuter. Forumet har som agenda: enhetsleder har kontroll, mulighet for å avdekke mangler i enhetens system for journalføring. Gjennomgang av tiltaksplaner
Journalføring fortsetter Journalføring har fått et eget punkt i internkontroll skjemaet som skal sikre at ansatte har tilganger, opplæring, og at journaler kontrolleres jevnlig. Det er utarbeidet en rutine på hvordan nye maler skal legges inn i Gerica. Der tjenestestedene opplever at funksjonene i Gerica er mangelfulle og de ønsker å benytte egne skjemaer skal dette legges inn i Gerica i samarbeid med bydelenes systemkoordinator og Prosit. Videre arbeid: Fortsette arbeidet med implementering på alle tjenestesteder. Arbeidsgruppe som ble opprettet etter tilsyn, møtes fortsatt for å jobbe med utfordringer med journalføring i enheten. Ta i bruk alle funksjoner Gerica har, med mål om å ikke ha noe journalføring på papir.
Journalføring fortsetter - Forum for ledende miljøterapeuter arbeider med utarbeidelse av en ny kvalitetsprosedyre som skal sikre at boligene jobber likt med Gerica.
Kompetanse Fellesnevner mangelfull kompetanse på når aktuelle lovverk skal tas i bruk Etter å ha mottatt endelig tilsynsrapport startet arbeidsgruppene med å se på faktorer som gjør at lovverket ikke benyttes når det skal. Flere tiltak ble iverksatt Det ble utarbeidet en prosedyre på vurdering av brukers samtykke kompetanse, som beskriver hvordan tjenesteutøver skal agere når bruker motsetter seg nødvendige helsetjenester. Bydelens jurist har holdt kurs for enheten i pasient- og brukerrettighetsloven Det ble besluttet at enheten skulle satse på å kurse ansatte i håndtering av vold og aggressiv atferd, da dette ble oppgitt som begrunnelse for å ikke benytte aktuelt lovverk i situasjoner hvor bruker utsetter seg selv eller andre for fare for vesentlig skade.
Kompetanse fortsetter I 2017 har flere ansatte i Enhet boliger med bemanning fått grunnkurs i HAVA, og enheten har nå to sertifiserte HAVA-trenere som holder jevnlig trening for ansatte med grunnkurs.
Videre arbeid basert på erfaringer og oppfølging av tilsyn Et pågående arbeid, hvor tiltak stadig må evalueres. Ved å starte arbeidet avdekkes stadig nye områder vi ønsker å forbedre. Tiltaksplanen som ble utarbeidet for å lukke avvik som ble avdekket under landsomfattende tilsyn, er et arbeidsredskap som vi må ha med oss i det daglige arbeidet ute på hvert tjenestested.
Videre arbeid basert på erfaringer og oppfølging av tilsyn Oppfølging og kontroll fra tjenesteleder til enhetsleder. Rapporterer på mnd. tall og halvårstall. Tjenestelederne har en trygghet og en kontroll tydelige forventninger fra ledelse. Sikrer at alle ansatte vet hva som er avvik avvik blir rapportert. Fokus på samarbeid mellom tjenestesteder og generelt i hele enheten. Internkontrollsystemet gir enhetsleder en større mulighet til å se mangler. På bakgrunn av endelig rapport fra tilsyn er det opprettet en stilling i stab med enhetsleder.