Protokoll styremøte 32/2008-2011 28.04.2011 kl 1600-2030 Styremedlemmer: Cecilie Lund, Marit Langås Danielsen, Jan Olav Hay, Torbjørn Wad Nilsen, Wilfred Solberg Fra administrasjonen: Bjørn Lauritzen, Thor Helm Hansen i sak 130/08-11. Forfall: Alexander Hesselberg, Jan Helge Marum, Arne Roar Hovland Referatsaker: Nye idrettslag: Hof Sykkelklubb, Sandefjord Håndball Nye grupper idrettslag: Ingen 1. Orienteringssaker O.sak036: Personalsituasjonen. O.sak037: 18.03.11 Sendt brev (5 kjappe) til listekandidatene fylkestingvalget. O.sak038: 22.03.11 Felles stand med VIV på Hvaltorget, Sandefjord om promotering av vann som tørstedrikk. O.sak039 23.03.11 Jan Olav Hay deltok på Tønsberg IR årsmøte. O.sak040 31.03 Marit L. Danielsen Sandefjord IR årsmøte. O.sak041 11.04 Marit L. Danielsen deltok på Horten IR årsmøte. O.sak042: 30.03.11 Møte med Tjodalyng ungdomsskole og Tjølling IF vedr. samarbeidsprosjekt Aktiv Skole 365. O.sak043: Profileringskampanje Vestfold Toppidrett, oppslag i ØP, SB og TB. O.sak044: 2.-3.04.11 Deltakelse Nasjonal idrettrådskonferanse Drammen. M. Danielsen, W. Solberg, T.H. Hansen og B. Lauritzen. Thor Henning Nilsen, Sandefjord IR holdt innlegg. O.sak045: 03.04.11 Adm. hadde møte med anleggsansvarlig i Ishockeyforbundet om en ishall i Vestfold. O.sak046: 04.04.11. Styringsgruppemøte Vestfold Toppidrett. O.sak047: 05.04.11 Adm. hadde møter med Lars Chr. Aabol vedr. ny avtale VT O.sak048: 05.04.11 Adm. hadde møte med Tom Kristiansen vedr. ny avtale VT. O.sak049: 06.04.11 Adm. hadde møte med VFK fordeling av spillemidler.
O.sak050: 06.04.11 Presentert Aktiv 365 for Kontaktforum for FAU i Sandefjord. O.sak051: Ballbingesaken i Sandefjord. Adm. ble intervjuet av NRK radio og har ellers arbeidet sammen med Sandefjord IR for å finne en løsning. O.sak052: 07.04.11 Adm. møtte Tønsberg IR hvor tema var utbyggingen av Færder vgs. og en eventuell flerbrukshall. O.sak053: 08.04.11. VIK deltok på Nordre Sande Idrettslags sitt 80 års jubileum. O.sak054: 08.04.11. Status- og planleggingsmøte med Aktiv 365-ansvarlige i Telemark IK og Buskerud IK. O.sak055: Endring av tippenøkkelen. Administrasjonen har hatt samtaler med Vestfold AP i forkant av Aps landsmøte og har således sammen med de andre kretsene bidratt til en endring av nøkkelen. O.sak056: 10.-11.04.11 Styreleder og org.sjef deltok på kretsledersamling på Gardermoen. O.sak057: 11.04.11 Gjennomført kurs for IR. Tema: IR ansvar og oppgaver. 8 deltakere. O.sak058: 13.04.11 Utdeling av idrettsstatuetter på Idrettens Hus. Styreleder og flere fra adm. deltok. O.sak059: 13.04.11 Deltatt på kompetansesamling i nettverket for regionale paraplyorganisasjoner på kulturfeltet Tema: Inkludering i frivillig sektor O.sak060: 14.04.11. Ledermøte særkretser og idrettsråd. Seks eksterne møtte i tillegg til fire fra styret og en fra adm. Tema var idrettstinget i mai. O.sak061: 14.04.11 Adm. deltok på årsmøte i VOFO, Skien. O.sak062: 14.04.11 Adm. møtte fylkesordfører Per-Eivind Johansen til dialogmøte. O.sak063: 15.04.11. Adm. møtte fylkesvaraordfører Tom Holthe til dialogmøte. 2. Vedtakssaker: V.sak129/08-11: Godkjenning av protokollen fra styremøte 17.03.11. V.sak130/08-11: Fordeling av spillemidler 2011 V.sak131/08-11: Etablering av anleggsutvalg i Vestfold V.sak132/08-11: Tingsakene V.sak133/08-11: Styrebehandling av revidert regnskap V.sak134/08-11: Eventuelt V.sak129/08-11: Godkjenning av protokollen fra styremøte 17.03.11. Protokollen godkjennes. V.sak130/08-11: Fordeling av spillemidler 2011 (vedlegg 1og 2) Administrasjonen i Vestfold fylkeskommune og Vestfold Idrettskrets, har i felles møte den 6. april, gått gjennom alle spillemiddelsøknadene for de to kategoriene ordinære anlegg og nærmiljø anlegg. 446150v1 Side 2 av 7
Ordinære anlegg, vedlegg 1: For de ordinære anleggene, er det idrettsfunksjonelt godkjent 60 søknader av idrettsavdelingen i Kulturdepartementet. Godkjent kostnad Kr. 418.258.000,- Godkjent søknadsbeløp Kr. 64.779.000,- Ca 1. mai, vil Kulturdepartementet ha fordelingen av spillemidler til ordinære anlegg klar. Det vi vet pr i dag, er at beløpet Vestfold får til ordinære anlegg vil ligge omtrent på samme nivå som i 2010 tildelingen. Inndratte midler vil ligge noe høyere enn i 2010. Rente midler omtrent på samme nivå. Det gir denne foreløpige rammen: Fordeling 2011 Kr. 28.000.000,- Inndratte midler Kr. 500.000,- Renter Kr. 1.000.000,- Ca sum til fordeling i 2011. Kr. 29.500.000,- Av fylkets 14 kommuner, er det tre kommuner som ikke har søkt spillemidler til ordinære anlegg i år. Dette er Hof, Lardal og Tjøme. Antall søknader ordinære anlegg er både i beløp og antall relativt konstant i forhold til tidligere år. Nærmiljøanlegg, vedlegg 2: For de nærmiljøanleggene, er det godkjent 28 søknader av idrettsavdelingen i Kulturdepartementet. Antallet søknader i denne kategori, er en markert økning fra tidligere år. Godkjent kostnad Kr. 12.160.000,- Godkjent søknadsbeløp Kr. 4.820.000,- Ca 1. mai, vil Kulturdepartementet ha fordelingen av spillemidler til nærmiljø anlegg klar. Det vi vet pr i dag, er at beløpet Vestfold får til ordinære anlegg vil ligge omtrent på samme nivå som i 2010 tildelingen. Inndratte midler og renter, vil ligge på samme nivå som i 2010. Det gir denne foreløpige rammen: Fordeling 2011 Kr. 1.700.000,- Inndratte midler Kr. 100.000,- Renter Kr. 50.000,- Ca sum til fordeling i 2011. Kr. 1.850.000,- 446150v1 Side 3 av 7
Av fylkets 14 kommuner, er det 6 kommuner som ikke har søkt spillemidler til nærmiljø anlegg i år. Dette er Hof, Horten, Andebu, Svelvik, Lardal og Tjøme. Antall søknader nærmiljøanlegg, har de senere år gått ned. For tildelingen 2011, er det en markert økning. Derfor er også godkjente kostnader og søknadssum høyere i 2011 enn tidligere år. Behandlingen i Vestfold Idrettskrets: 20. januar sendte vi ut brev til alle idrettsråd i Vestfold med klar oppfordring til idrettsrådene om å sende idrettsrådets innstilling til oss med svarfrist 10. februar. Her følger en samlet oversikt over antall søknader fra kommunene og idrettsrådenes svar på vår henvendelse. Kommune Antall søknader Idrettsrådets svart ordinære + nærmiljø Horten 5 + 0 Nei Holmestrand 6 + 2 Ja Tønsberg 9 + 6 Ja Sandefjord 15 + 8 Ja Larvik 9 + 4 Ja Svelvik 1 + 0 Ja Sande 3 + 2 Nei Re 2 + 1 Nei Andebu 3 + 0 Ja Stokke 3 + 1 Ja Nøtterøy 4 + 4 Ja Hof 0 + 0 Nei Lardal 0 + 0 Nei Tjøme 0 + 0 Nei Når det gjelder kommunenes vedtatte prioritering av anlegg, satt opp mot idrettsrådenes vedtatte prioritering er det en gledelig utvikling at det med noen få unntak er omforente prioriteringer. Dette kan tyde på at det er gode prosesser mellom idrettsråd og kommuneadministrasjon innen prioriteringene av søknadene. Under møtet med Vestfold fylkeskommune den 6. april tok vi først utgangspunkt i søknader som er gjentatt og hvor deler av utbetalingen skjedde i 2010. Disse anleggene er merket med * i oppsettet. Søknader som får første utbetaling i år, men vil gå over 2-3 år, er lagt inn med fet skrifttype i vedlegg 1. Av disse er det viktig å merke seg at Arena i Larvik vil få spillemidler over 3 år. Totalt 11. millioner og med utbetaling av ca 4 mill i år. Øvrige anlegg ble fordelt etter prioriteringer fra kommuner og idrettsråd. Det ble gjort et unntak hvor idrettsrådets prioritering gikk foran kommunens. Dette gjelder 446150v1 Side 4 av 7
anlegget til Larvik Turn & IF som Larvik Idrettsråd hadde satt på 4. plass. Larvik kommune på 5. plass. Anlegget som nå prioritert lavere er Hedrum Jeger og Fisk nye elektroniske skyteskiver Allumbanen. Idrettsrådet hadde satt denne på 7. plass, kommunen på 4. Kommune Antall søknader Totalt / tildelt Godkjent søknad sum Foreslått tildeling for 2011 Horten 5 / 3 Kr. 7.616.000,- Kr. 4.616.000,- Holmestrand 6 / 2 Kr. 5.154.000,- Kr. 3.003.000,- Tønsberg 9 / 4 Kr. 16.316.000,- Kr. 5.200.000,- Sandefjord 15 / 7 Kr. 9.510.000,- Kr. 3.188.000,- Larvik 9 / 4 Kr. 15.621.000,- Kr. 6.075.000,- Svelvik 1 / 1 Kr. 600.000,- Kr. 600.000,- Sande 3 / 2 Kr. 1.466.000,- Kr 1.109.000,- Re 2 / 2 Kr. 1.700.000,- Kr. 1.700.000.- Andebu 3 / 2 Kr. 314.000,- Kr. 252.000,- Stokke 3 / 2 Kr. 1.940.000,- Kr. 1.240.000,- Nøtterøy 4 / 2 Kr. 4.820.000,- Kr. 2.250.000,- Hof 0 / 0 Kr. 0,- Kr. 0,- Lardal 0 / 0 Kr. 0,- Kr. 0,- Tjøme 0 / 0 Kr. 0,- Kr. 0,- Totalt er det foreslått til fordeling kr. 29.233.000,- Både Horten og Holmestrand kommuner tar en relativ sett stor del av den foreslåtte tildelingen for 2011, sett i forhold til skjema ovenfor. Dette har en sammenheng med at disse to kommunene tar med seg tildelinger fra tidligere år som kommer til slutt utbetaling i 2011. Ut fra retningslinjene fra Kulturdepartementet, kan disse utbetalingene ikke endres i år. Dette vil vi også se når det gjelder tildelingene i 2012 og 2013, da årets tildeling binder oss med ca 4 millioner de neste 2 årene. Det er tatt hensyn til både kvantitative og kvalitative forhold under vurderingen av ordinære anlegg. De kvalitative hensyn er: demografi, geografi, anleggsbehov og størst mulig spredning i forholdet til å nå flest mulig idretter. Er det søknader fra samme idrett fra flere kommuner som eks. ski. Prioriteres den kommunen først som har prioritert ski anlegg høyest. (eks. har Sandefjord satt ski anlegg på 3 plass og Larvik ski anlegg på plass 12. Velges Sandefjord før Larvik) Da beløpet for årets tildeling ikke er endelig fastsatt, ble administrasjonen i VFK og VIK enige om at beløpene som også får tildeling i 2012 og eventuelt i 2013 justeres ved årets tildeling. 446150v1 Side 5 av 7
Nærmiljøanlegg, vedlegg 2: For tildelingen av midler til nærmiljøanlegg er prosessen annerledes. Det tas kun kvantitative hensyn. Tildeling skjer etter % vis søknadsmengde. Fordelingen av midler til nærmiljøanlegg vil forhåpentlig være klar og bli lagt fram i styremøtet. 1. Fordelingen av spillemidler til ordinære anlegg for 2011 blir etter den omforente innstillingen fra Vestfold fylkeskommune og administrasjonen i VIK. 2. Fordeling av spillemidler til nærmiljø anlegg skjer etter den % - vis søknads mengde. V.sak031/08-11: Etablering av anleggsutvalg i Vestfold Styret i Vestfold idrettskrets har tidligere etablert et anleggsutvalg. Dette utvalget ble nedlagt av det forrige styret siden utvalget ikke fungerte etter intensjonen. Imidlertid er det behov for en omforent oversikt over anleggsbehovet i Vestfold. En underliggende faktor er i så måte at kommunene i større grad enn tidligere må samarbeide om anlegg (interkommunale anlegg). En forutsetning for et slikt samarbeid er imidlertid at idretten selv prioriterer slike anlegg. En grov skisse til organisering er at utvalgets størrelse begrenses til maksimalt 6 representanter som velges fra idrettsrådene. Representantene utpekes av rådene selv, men for å sikre en geografisk spredning deles Vestfold i tre regioner (nord, midt og syd) og hvor det skal være maksimalt to representanter fra hver region. Sekretariatet skal ligge hos Vestfold idrettskrets og leder pekes ut av idrettskretsstyret. 1. Styret oppretter et anleggsutvalg i Vestfold bestående av representanter fra idrettsrådene i fylket. 2. Administrasjonen utarbeider mandat og gjennomfører organisering av utvalget. 3. Anleggsutvalget ledes av en fra kretsstyret. 4. Vestfold idrettskrets skal ha sekretariatsfunksjonen. 5. Anleggsutvalgets organisering og mandat inntas i strategiplanen for neste kretstingperiode. V.sak132/08-11: Tingsakene (vedlegg 3-6) Tingpapirene er lagt ut på http://www.idrett.no/omnif/idrettstinget2011/sider/tinget2011.aspx De fire delegatene fra Vestfold har dessuten mottatt hver sin pakke med tingdokumenter. Det som skal behandles på tinget er årsmeldinger og rapporter, Idrettspolitisk dokument (vedlegg 4), lovforslag (vedlegg 5) og valg (vedlegg 6). Lovsakene omfatter 102 lovforslag. Juridisk avdeling NIF har laget en gjennomgang av de viktigste lovendringsforslagene (vedlegg 3). 446150v1 Side 6 av 7
Styret har gjennomgått tingdokumentene. V.sak133/08-11: Styrebehandling av revidert årsregnskap med noter Revidert årsregnskap fremgår av vedlegg 7 og 8. Regnskapet viser et overskudd etter finansposter på kr 7027, og som foreslås tillagt egenkapitalen. Det tas forbehold om at revisors beretning foreligger innen møtet. Revisor har mottatt alle nødvendige signerte dokumenter. Revidert regnskap godkjennes og legges frem for kretstinget. V.sak134/08-11: Eventuelt - Styret ønsker å utrede opprettelse av et IR utvalg for Vestfold. Saken tas opp på neste møte. - Neste styremøte følger oppsatt plan dvs. 19. mai. - Styremøtet (inkluderte sommeravslutningen) i juni flyttes til den 10. juni. Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Cecilie Lund Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 446150v1 Side 7 av 7