Nedbemanning Juridisk prosess Hurtigguider - prosess Sist redigert 02.06.2014 Få en kort gjennomgang av de vurderinger og tiltak bedriften må foreta i en nedbemanningsprosess. Det tas utgangspunkt i lovbestemmelser, men ytterligere plikter kan følge av tariffavtaler. Lise Berntsen Advokatfullmektig / Associate, Kvale Advokatfirma DA Arne Seemann Berg Partner Kvale Advokatfirma DA Innhold Introduksjon... 1 Om prosessen... 2 Er det grunnlag for å foreta en nedbemanning?... 2 Krav til drøftelser med tillitsvalgte m.fl.... 3 Fastsetting av utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier... 3 Krav til styrevedtak... 4 Krav til varsel og drøftingsmøte... 4 Vurdering av om det er grunnlag for oppsigelse av den konkrete arbeidstaker 5 Oppsigelsen... 5 Potensielle etterfølgende problemer... 6 Introduksjon I en nedbemanningsprosess er det viktig at bedriften går korrekt frem, og at de nødvendige vurderingene er gjort og diskutert med de tillitsvalgte. En god dialog med tillitsvalgte er ønskelig for å oppnå en smidig prosess.
Om prosessen Anbefalinger Oppsigelse, nedbemanning og permittering Juridisk rammeverk Permittering Juridisk prosess Oppsigelse Juridisk prosess [Kan åpnes via lederkilden.no] Denne veilederen gir en kort gjennomgang av de vurderinger og tiltak bedriften må foreta i en nedbemanningsprosess. Veilederen tar utgangspunkt i lovbestemmelser, men ytterligere plikter kan følge av tariffavtaler. Det er viktig å dokumentere prosessen, både i forhold til grunnlaget for nedbemanningen, styrebehandlingen, møter med tillitsvalgte og ansatte ol. Er det grunnlag for å foreta en nedbemanning? Bedriften må vurdere og dokumentere grunnlaget for en nedbemanning. Spørsmålet om det må foretas en nedbemanning skal normalt forelegges styret. Styret bør normalt forelegges forslaget to ganger den første for å gi administrasjonen mandat til å jobbe videre med forslaget, og den andre gangen for å beslutte nedbemanning dersom dette blir utfallet. I forbindelse med forslagene bør bedriften sørge for å utarbeide nødvendig og tilstrekkelig dokumentasjon som også kan presenteres for styret før beslutningen treffes. Nedbemanning Juridisk prosess 2 av 8
Krav til drøftelser med tillitsvalgte m.fl. Arbeidsmiljøloven kapittel 8 krever at arbeidsgiver informerer og gjennomfører drøftinger med de tillitsvalgte dersom nedbemanninger vurderes. Informasjons- og drøftingsplikten vil ofte være utdypet i tariffavtaler og tidspunktet for drøftingene kan variere, avhengig av om bedriften er bundet av tariffavtale. For at drøftinger om mulige nedbemanninger/omstillinger osv. skal kunne ha reell betydning bør de normalt gjennomføres før det treffes styrevedtak om nedbemanningen. Tips Skjema til NAV ved masseoppsigelser Fakta Masseoppsigelse: oppsigelse av minst 10 ansatte i løpet av en periode på 30 dager når oppsigelsene ikke er begrunnet i de enkelte arbeidstakeres forhold. Ved masseoppsigelser oppstiller arbeidsmiljøloven 15-2 ytterligere krav til drøftingene. Bedriften må også gi melding til NAV og de tillitsvalgte i tråd med bestemmelsen, og skjemaet som skal benyttes overfor NAV er tilgjengelig på dere hjemmesider. Dersom bedriften har hatt mer enn 30 ansatte eller flere de siste 12 månedene og vurdere å legge ned eller si opp mer enn ni tideler av de ansatte, må bedriften også sende melding til fylkeskommunen etter omstillingsloven. Fylkeskommunen vil innkalle representanter fra eierne, ledelsen, de ansatte, kommunen, Innovasjon Norge og NAV til drøftinger for å kartlegge mulighetene for videre drift o.l. Dersom bedriften ønsker å tilby sluttavtaler som en del av nedbemanningsprosessen, bør hovedvilkårene i sluttavtalen drøftes med de tillitsvalgte, f.eks. om ansettelsestid skal være avgjørende for størrelsen på sluttvederlaget, herunder hvordan ansettelsestiden beregnes og om det skal tas hensyn til fravær osv. Fastsetting av utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier Utvelgelseskretsen og utvelgelseskriteriene bør være gjenstand for drøftinger med de tillitsvalgte, og det bør settes opp en protokoll som oppgir hva partene er blitt enige om. Utvelgelseskretsen I utgangspunktet omfattes hele virksomheten av nedbemanningen, slik at samtlige arbeidstakere vurderes opp mot hverandre i forbindelse med utvelgelseskriteriene. Det kan imidlertid oppstå situasjoner hvor bedriften har en saklig grunn til å avgrense kretsen, f.eks. en geografisk eller organisatorisk avgrensning, slik at kun et par avdelinger omfattes av nedbemanningen. Det må i så fall foreligge saklige grunner for å begrense utvelgelseskretsen. Utvelgelseskriterier (liste) Nedbemanning Juridisk prosess 3 av 8
Det er ikke bare grunnlaget for oppsigelse som må oppfylle arbeidsmiljølovens saklighetskrav, men også utvelgelsen av de enkelte ansatte som skal sies opp gjennom nedbemanningen. Bedriften må, gjennom drøftelser med de tillitsvalgte, fastsette hvilke kriterier som skal danne grunnlag for utvelgelse av arbeidstakere, samt hvilken rang kriteriene har i forhold til hverandre. Følgende kriterier er som utgangspunkt ansett som saklige Kvalifikasjoner (faglige kvalifikasjoner, egnethet) Ansiennitet Kompetanse Sosiale hensyn Dersom virksomheten er bundet av tariffavtale, vil normalt ansiennitet være det avgjørende kriteriet, f.eks. dersom to arbeidstakere står likt når det gjelder kvalifikasjoner. Ifølge Hovedavtalen mellom LO og NHO kan imidlertid ansiennitet fravikes dersom det foreligger saklig grunn. Krav til styrevedtak Dersom bedriften kommer frem til at det er grunnlag for å foreta en nedbemanning, må styret treffe et vedtak om at det skal foretas en nedbemanning, herunder hvor mange årsverk og stillinger som omfattes. I tillegg bør styrevedtaket også gi administrasjonen myndighet til å gjennomføre nedbemanningen. Dersom utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier har vært drøftet med tillitsvalgte før styrevedtaket bør resultatet av disse drøftelsene også inkluderes i styrevedtaket. Dersom utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier først drøftes med tillitsvalgte etter styrevedtaket, bør det være et mål å komme frem til en enighetsprotokoll med de tillitsvalgte på disse punktene. Krav til varsel og drøftingsmøte Arbeidstakerne som omfattes av utvelgelseskretsen, og som bedriften vurderer oppsigelse av på bakgrunn av utvelgelseskriteriene, må innkalles til et drøftingsmøte. Se for øvrig hurtigguiden "Oppsigelse Juridisk prosess." For øvrig bemerkes følgende for nedbemanningssituasjonen: I en nedbemanningssituasjon er det fastsatt spesifikke kriterier for utvelgelsen av arbeidstakere som skal sies opp (utvelgelseskriterier). I drøftingsmøte vil disse utvelgelseskriteriene være et sentralt tema ettersom det er viktig for arbeidstaker å få frem hvor vedkommende ligger i forhold til de enkelte kriterier. Det er derfor viktig at bedriften har klart for seg før drøftingsmøtene hvilke utvelgelseskriterier som gjelder, og hvilken rang de enkelte kriterier har. Normalt bør de tillitsvalgte være involvert i fastsettelsen av utvelgelseskriteriene, og det kan dermed være fruktbart at Nedbemanning Juridisk prosess 4 av 8
arbeidstaker har med seg en tillitsvalgt som nettopp er kjent med prosessen arbeidsgiver går gjennom. Vurdering av om det er grunnlag for oppsigelse av den konkrete arbeidstaker Se hurtigguiden "Oppsigelse Juridisk prosess". I nedbemanningssituasjoner vil oppsigelsene være begrunnet i virksomhetens forhold, og bedriften må derfor foreta en interesseavveining av bedriftens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker, samt se om det finnes det annet passende arbeid som kan tilbys den konkrete arbeidstakeren. I vurderingen av hvem som skal sies opp, må bedriften evaluere vedkommende basert på opplysningene som fremkom i drøftingsmøte holdt opp mot utvelgelseskriteriene som er fastsatt. Oppsigelsen Anbefalinger Mal attest Mal oppsigelse [Kan åpnes via lederkilden.no] Formelle krav til oppsigelsen Når arbeidsgiver har gjennomført drøftingsmøte, har vurdert opplysningene og evt. også om det foreligger annet passende arbeid, treffes beslutning om oppsigelse. Arbeidsmiljøloven 15-4 stiller både krav til innholdet i og formen på oppsigelsen. Følgende må være oppfylt for at oppsigelsen skal være gyldig: Oppsigelsen må være skriftlig: Innholde opplysninger om arbeidstakers rett til å kreve forhandling og reise søksmål arbeidstakers rett til å fortsette i stillingen etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 17-3, 17-4 og 15-11 fristene som gjelder for å kreve forhandling, reise søksmål og for å fortsette i stillingen hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist dersom oppsigelsen begrunnet i virksomhetens forhold må oppsigelsen også inneholde opplysninger om arbeidstakers fortrinnsrett til ny ansettelse etter arbeidsmiljøloven 14-2 Oppsigelsen må leveres personlig til arbeidstaker eller sendes i rekommandert brev til vedkommendes oppgitte adresse Dersom oppsigelsen ikke oppfyller disse kravene, fastsetter arbeidsmiljøloven 15-5 at, dersom arbeidstaker går til søksmål innen 4 Nedbemanning Juridisk prosess 5 av 8
måneder etter at oppsigelsen fant sted, skal oppsigelsen kjennes ugyldig. Arbeidstaker kan også kreve erstatning. Det vil ikke løpe en søksmålsfrist dersom oppsigelsen ikke oppfyller formkravene, jfr. arbeidsmiljøloven 17-4(3). Arbeidsgiver har ingen plikt til å oppgi grunnen/ de omstendigheter som påberopes som grunnlag for oppsigelse, med mindre arbeidstaker krever det. Arbeidstaker kan kreve å få slike opplysninger skriftlig. Oppsigelsesfrister, rettigheter og plikter i oppsigelsestiden, attest Oppsigelsesfristen som gjelder i arbeidsforholdet er fastsatte i arbeidsavtalen. I visse tilfeller fastsetter imidlertid arbeidsmiljøloven 15-3, og evt. også tariffavtaler som gjelder i arbeidsforholdet, lengre oppsigelsesfrister. For oppsigelse i prøvetiden gjelder egne oppsigelsesfrister, jfr. arbeidsmiljøloven 15-3(7) Oppsigelsesfristen begynner å løpe fra og med den første dagen i måneden etter at oppsigelsen fant sted. Mottar arbeidstaker oppsigelsen 20. mars, begynner oppsigelsestiden å løpe fra og med 1. april. I oppsigelsestiden består arbeidsgiver og arbeidstakers rettigheter og plikter, herunder arbeidstakers arbeidsrettslige lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver. For øvrig er de mest sentrale plikter regnet å være arbeidstakers rett og plikt til å utføre arbeid, samt arbeidsgivers plikt til å motta arbeidsytelsen og utbetale lønn. Arbeidstaker som fratrer etter lovlig oppsigelse har krav på skriftlig attest av arbeidsgiver. Attesten skal inneholde opplysninger om arbeidstakers navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og arbeidsforholdets varighet. Arbeidstaker som blir avskjediget har også krav på attest, men arbeidsgiver kan uten nærmere angivelse av grunnen opplyse i attesten at arbeidstakeren er avskjediget. Potensielle etterfølgende problemer Krav om forhandlinger Dersom arbeidstaker er uenig i lovligheten av oppsigelsen eller ønsker å kreve erstatning, kan vedkommende kreve forhandlinger etter arbeidsmiljøloven 17-3. Krav om forhandlinger må gjøres skriftlig overfor arbeidsgiver innen to uker etter at oppsigelsen fant sted. Arbeidsgiver skal sørge for at forhandlingsmøte holdes snarest mulig og senest innen to uker etter at kravet er mottatt. Dersom arbeidstaker reiser søksmål, eller varsler dette, uten at det har vært avholdt forhandlinger, kan arbeidsgiver kreve forhandlinger. Nedbemanning Juridisk prosess 6 av 8
Partene har rett til å la seg bistå av rådgivere i forhandlingene. Det skal settes opp en protokoll fra forhandlingene, som partene og deres rådgivere skal signere. Arbeidstaker som krever forhandlinger vil normalt kreve skriftlige opplysninger om de omstendigheter som arbeidsgiver mener danner saklig grunn for oppsigelse av vedkommende, herunder arbeidsgivers vurdering av vedkommende i forhold andre arbeidstakere på bakgrunn av utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier. Etter arbeidsmiljøloven 15-11(1) kan arbeidstaker, når det er tvist om oppsigelsens lovlighet, kreve å fortsette i stillingen så lenge forhandlinger pågår. Søksmål fra arbeidstaker Dersom arbeidstaker ønsker å gå til søksmål ved tvist om oppsigelsen, må søksmål være tatt ut senest 8 uker etter at forhandlingene ble avsluttet, evt. fra oppsigelsen fant sted dersom det ikke har vært avholdt forhandlinger. Dersom arbeidstaker kun vil kreve erstatning i søksmålet, må søksmålet være tatt ut senest 6 måneder etter at forhandlingene ble avsluttet, evt. fra oppsigelsen fant sted. Det gjelder ingen søksmålsfrist dersom oppsigelsen ikke oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven 15-4. Dersom arbeidstaker reiser søksmål, kan vedkommende også fremsette krav om å fortsette i stillingen. Krav fra arbeidstaker om å fortsette i stillingen Arbeidstaker kan kreve å fortsette i stillingen frem til saken er avgjort i domstolene, jfr. arbeidsmiljøloven 15-11. I så fall må arbeidstaker reise søksmål om oppsigelsens gyldighet innen utløpet av oppsigelsestiden og innen 8 uker fra forhandlingene ble avsluttet, eller evt. fra oppsigelsen fant sted dersom det ikke har vært avholdt forhandlinger. Krav om rett til å fortsette i stillingen vil også gjelde dersom arbeidstaker skriftlig underretter arbeidsgiver innen de nevnte frister om at søksmål vil bli reist. Arbeidsgiver kan imidlertid kreve at domstolen skal bestemme at arbeidstaker likevel skal fratre under sakens behandling. Det kreves da at det er urimelig at arbeidsforholdet opprettholdes under sakens behandling. Utgangspunktet er imidlertid at arbeidstaker har rett til å fortsette i stillingen dersom vedkommende krever det, og at domstolen har en skjønnsmessig kompetanse dersom den finner at vilkåret om urimelighet er oppfylt. Retten til å fortsette i stillingen gjelder ikke ved tvist om avskjed, oppsigelse i prøvetiden, for innleid arbeidstaker eller midlertidig ansatt. Dersom arbeidstaker i en slik situasjon krever det, har domstolen en skjønnsmessig kompetanse til likevel å bestemme at arbeidsforholdet skal fortsette inntil saken er rettskraftig avgjort. Forutsetningen er at søksmål er reist innen de frister som er angitt i arbeidsmiljøloven 17-4. Nedbemanning Juridisk prosess 7 av 8
Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Nedbemanning Juridisk prosess 8 av 8