B-200/10: PAI, lønnsstatistikk for 2010, rettledning og kodeoversikter for kontroll, ajourholdslister og nye oppgaver til pairegisteret Utskriftsdato: 19.12.2017 04:05:01 Status: Historisk Dato: 3.11.2010 Nummer: B-200/10 Utgiver: KS Dokumenttype: Rundskriv Korttittel: PAI Ikrafttredelse: 3.11.2010 Opphør: 10.11.2011
Innholdsfortegnelse B-200/10: PAI, lønnsstatistikk for 2010, rettledning og kodeoversikter for kontroll, ajourholdslister og nye oppgaver til pai-registeret Del 1 Rettledning for dem som leverer oppgaver til pai-registeret på ajourholdslister Del 2 Rettledning og recordlayout for innsending av data i elektronisk form (via internet, evt. på diskett eller cd) (del 2a, 2b og 2c) 2 10 18 Del 3 Stillingsbetegnelse/-kode (del 3.1, 3.2 og 3.3) 34 Del 4 Utdanningsbetegnelse/-kode 43 Del 5 Tjenestestedsbetegnelse/-kode 48 Del 6 Utfylling av felter for tillegg til grunnlønn (lønnsarter) 54 Del 7 Brukernummer i pai-registeret 57-1 -
B-200/10: PAI, lønnsstatistikk for 2010, rettledning og kodeoversikter for kontroll, ajourholdslister og nye oppgaver til pai-registeret B-rundskriv nr: 200/2010 Saksnummer: 07/00608-7 Dato: 03.11.2010 Sign: Kjell-Torgeir Skjetne Eirik Solberg Til: Kommunen / fylkeskommunen / virksomheten Dette rundskrivet erstatter B-rundskriv nr. 200/2009. Rundskrivet angår personal- og lønningskontor og alle som er ansvarlig for vedlikehold av opplysninger til pai-registeret. I dette rundskrivet finner en bl.a. hvordan endringer som følger av siste tariffoppgjør skal registreres (s. 5), endringer i innsamling av data, samt fullstendig oversikt over gyldige koder og rettledning for utfylling av feltene i registeret. Se innholdsfortegnelse s. 13. Data kan nå leveres via Internett. Se s. 11 Obs! tellingstidspunkt er 1. desember. frist for oppretting og innsending av ajourholdslistene/nye oppgaver er 15. desember i tellingsåret. Nedenfor følger en kort omtale av ulike forhold som angår PAI-registeret og innholdet i dette rundskrivet. Om pai-registeret og bruken av det KS samler inn lønnsdata for arbeidstakere i fylkeskommuner/kommuner/virksomheter som følger tariffavtaler i KS' tariffområde. Disse data samles i en egen database som kalles PAI-registeret. (Personal Administrativt Informasjonssystem). Databasen er et lønns- og personalregister som brukes bl.a. ved lønnsforhandlinger. Det er derfor meget viktig at feltene i registeret er riktig utfylt slik at beregningene ved lønnsforhandlingene blir riktige. Registeret brukes også til å utarbeide lønns- og personalstatistikk. Statistikken brukes av kommuner, fylkeskommuner, KS, forskningsvirksomheter og departementer for å belyse lønns- og personalspørsmål i kommunesektoren. Statistisk sentralbyrå henter data til sin lønnsstatistikk fra dette registeret. Statistikk utarbeidet på grunnlag av PAI-registeret finner man i publikasjonen "Lønns- og personalstatistikk, Hovedoversikt" Tilsvarende publikasjon for everkene er fra og med 2009 lagt ut på KS nettsider. Hovedoversikten er utarbeidet av KS og kan bestilles fra Kommuneforlaget. Dessuten - 2 -
publiseres en del statistikk fra PAI-registeret på KS nettsider - www.ks.no. Ved å søke på "PAI" vil en få frem alle artikler knyttet til PAI-registeret. Innhenting av data. Det er to mulige former data kan leveres i: 1. Filer som følger filbeskrivelsen i Del 2 i dette rundskrivet og levert via Internett, på CD eller diskett sendt i posten. Heretter omtalt som "data levert i elektronisk form". 2. Data levert på lister som må punches av KS. Dette skal fortrinnsvis være ajourholdslister fra KS. Dataene til PAI-registeret innhentes på tre forskjellige måter: a. Kommuner og andre som bruker lønnssystemet ELP og kommuner og andre med ASP-avtale med ErgoGroup. Disse leverer ikke oppgaver til PAI-registeret selv, men datasentralen gjør det for dem. Den enkelte oppgavegiver er selv ansvarlig for å vedlikeholde sitt eget lønns- og personalsystem slik at opplysningene som trekkes ut til PAI-registeret blir mest mulig korrekte. 1. Kommuner og andre som er tilknyttet andre datasentraler eller har eget EDB-anlegg, men som selv er ansvarlig for å sende inn data til KS i elektronisk form. 2. Virksomheter (og kommuner) som ikke benytter elektronisk databehandling. Disse leverer data på lister som punches av KS. Listene kan evt. scannes og sendes via Internet. Virksomheter i gruppe c) vil få tilsendt ajourholdslister som inneholder alle arbeidstakere som var registrert i virksomheten forrige år. Hvordan disse listene skal ajourføres med nye opplysninger er nærmere beskrevet i Del 1. Ajourholdlister blir automatisk sendt til alle som leverte data på ajourholdslister ved forrige innsending. Alle andre må be om å få slike lister. Kommuner og andre i gruppe a) og b) kan få tilsendt ajourholdsliste etter eget ønske. De må i så fall betale for produksjon av listene. Kommuner/virksomheter som ikke lenger har en avtale om automatisk levering av oppgaver til PAIregisteret må gi melding om dette til KS før start av årets innsamling. Send fortrinnsvis en e-post til pai@ks.no, eller ring en av kontaktpersonene. Større virksomheter som leverer data på ajourholdslister betaler for punching og produksjon av listene. Prisen er beregnet pr. stilling og er høyere jo flere stillinger oppgavegiveren har. Oppgavegivere som leverer data i elektronisk form betaler ingenting for innlesing og behandling av filen, forutsatt at den følger KS' spesifikasjoner både når det gjelder teknisk spesifikasjon (format) og feltenes innhold. Alle kommuner og fylkeskommuner må levere data i elektronisk form, dvs. ikke på ajourholdslister Oppgavegivere som mottar ajourholdslister etter eget ønske betaler for produksjon av listene. Oppgavegivere som leverer data på egenproduserte lister vil måtte betale en høyere sats enn de som benytter ajourholdslistene fra KS. Dersom listene også må redigeres for å kunne brukes, vil satsen bli enda høyere. - 3 -
Faktura for punching/produksjon av ajourholdslister og evt. ekstraarbeid ved bearbeiding av data for dette årets innsending blir sendt ut høsten 2011. Kirkelig fellesråd Ansatte ved Kirkelige fellesråd/menighetsråd skal ikke tas med i data til PAI-registeret. Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon samler inn slike data selv. Datakvalitet KS arbeider hele tiden for å bedre kvaliteten på registeret. Oppgavegivere med spesielt store feil eller mangler blir fulgt opp spesielt. Disse oppgavegiverne vil måtte levere data på ajourholdslister dersom de ikke sørger for å foreta de opprettinger de blir bedt om. Det er i oppgavegivers egen interesse at de opplysninger som kommer inn i PAI-registeret er korrekte. Dersom oppgavene har store feil eller mangler kan det føre til at kostnadene ved lønnsoppgjør blir feilberegnet, noe som kan gå ut over oppgavegiverne selv. Feil og mangler i PAI-registeret påvirker også beregninger av OU-avgift og andre områder der PAI-registeret brukes som grunnlag for å fatte beslutninger, samt at statistikk som KS utarbeider for oppgavegiverne blir feil. Det kan også medføre at pengeoverføringer fra staten kan bli påvirket. Blant annet var PAI-registeret brukt som en av kildene for beregning av dekning av merkostnader for fondsoppbygging ved innføring av etterlattepensjon. Uansett måten data leveres på må følgende kriterier være oppfylt for at dataene kan sies å ha god kvalitet. Alle ansatte som fyller kriteriene i dette rundskrivet må være med. Alle koder (stillingskoder, utdanningskoder og tjenestestedskoder) må være gyldige og fylt ut for alle arbeidstakere. KOSTRA-funksjonskode må være med. Dette er viktig for å kunne samordne opplysninger fra KOSTRA med opplysninger fra PAI. Det må brukes gyldige koder. Alle felt som har betydning for beregning av lønnskostnader må være riktig utfylt og alle relevante tillegg tatt med, også helligdagstillegg. Felt for organisasjonsnummer for juridisk enhet og bedrift (bedriftsnummer) må være riktig utfylt. For enkelte kommuner vil det også være aktuelt med nummer på organisasjonsledd. Følgende felt må være fylt ut for at den ansatte skal komme med i statistikken: Fødselsnummer. Stillingskode. (Må være en gyldig PAI-kode, ikke statlig kode). Årslønn ved full stilling. Grunnlønn pr. mnd. Denne regnes ut ved at årslønn (grunnlønn pr. år) divideres på 12 og multipliseres med dellønnsprosent. Dellønnsprosent Arbeidstakere med urimelig avlønning i forhold til stillingen vil heller ikke bli tatt med i statistikken. Alle opplysninger i PAI-registeret er underlagt taushetsplikt og skal bare brukes til statistiske formål. Opplysninger vil ikke bli publisert på en slik måte at de kan føres tilbake til enkeltpersoner. KS har konsesjon fra Datatilsynet til å innhente disse opplysningene. I følge Lov om personvern bør imidlertid arbeidsgiver opplyse arbeidstakerne om at opplysningene gis. Tellingstidspunkt. Tellingstidspunktet er 1. desember. Dette vil si at oppgavene til - 4 -
PAI-registeret skal inneholde de arbeidstakere som er ansatt på dette tidspunkt, med den stillingskode og den avlønning de har i desember måned. Endringer i forhold til forrige rundskriv Lønnsendringer Resultatet av alle lokale og sentrale lønnsjusteringer som har funnet sted siden forrige innrapportering til PAI-registeret skal være med. Sentrale justeringer av minstelønnsatser og kronetillegg som var resultatet av tariffoppgjøret i 2010 og resultat av lokale lønnsforhandlinger for arbeidstakere lønnet etter kap. 4 i HTA skal være med, pluss evt. andre tillegg gitt siden forrige telling til PAI. Lønnsendringer for arbeidstakere omfattet av kap. 5 og 3.4 i HTA skal være med. Lønnsendringer for arbeidstakere som følger HTA for everk skal være med. Lønnsendringer som følger av særavtaler skal være med. Andre tillegg Lokale tillegg utover de som er nevnt over skal være med. De oppgitte beløp skal ikke inneholde etterbetalinger og beløpene skal ikke inneholde betaling for mer enn èn måned. Dersom det er lokale lønnsjusteringer med virkningstidspunkt før tellingstidspunktet som ikke er gjennomført innen tellingstidspunktet vil vi be om at oppgavegiver tar kontakt med KS. KS vil gjennomføre en spørreundersøkelse om virkningstidspunkter m.m., men ber likevel om at det blir gitt beskjed om lønn skulle ha vært utbetalt senest på tellingstidspunktet, men som ikke har kommet med i de data som leveres. Stillingskoder En oversikt over gyldige koder finnes i Del 3 i dette rundskrivet. KS vil oppfordre alle oppgavegivere om å bruke de samme stillingsbetegnelser som virksomheten bruker lokalt i dataene til PAI-registeret. Der det er mulig bør en bruke rapporteringsbenevnelsene slik de fremgår av Hovedtariffavtalen, og ikke bruke egne forkortelser av disse benevnelsene. Utdanningskoder Gyldige utdanningskoder finnes i Del 4. Andre forhold som det er viktig å være oppmerksom på Everk som følger Hovedtariffavtalene for everk Det er ingen forskjell på rapporteringen for everk som følger Energiavtale I og II og kommuner og andre som følger den tradisjonelle Hovedtariffavtalen. Everk som har ansatte som følger Energiavtale II skal bruke stillingskoder fra denne avtalen. Virksomheter som følger SGS 1701. Det er egne stillingskoder for virksomheter som følger SGS 1701. Disse må brukes ved rapportering til PAI. - 5 -
Hvem skal være med i PAI Det er ingen endringer i hvem som skal være med i PAI-registeret i forhold til tidligere. Alle som er ansatte og får lønn pr. 1. desember skal være med i PAI-registeret. Dette gjelder også : Folkevalgte, lærlinger, unge arbeidstakere og ansatte som arbeider akkord Sykemeldte som mottar lønn/ansatte i lønnet permisjon. Ekstra sysselsatte dersom de lønnes som øvrige ansatte Kun i ett tilfelle skal stillinger ikke rapporteres til PAI-registeret: Engasjementer av mindre enn 6 mnds. varighet skal ikke tas med. For hver enkelt stilling skal man angi kode for tilsettingsforhold: F: fastlønte (uansett antall timer pr. uke) T: timelønte som arbeider mer enn 14 timer pr. uke B: timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke, men ikke er ferievikar, ekstrahjelp etc. Z: timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke og har et arbeidsforhold av mer tilfeldig art. For eksempel tilkallingsvikarer, ferievikarer, sykevikarer, ekstrahjelp etc. Disse kan erstatte ansatte i stillinger som mottar lønn eller ikke. Med fastlønte menes ansatte som har fast avtalt grunnlønn ut fra avtalt dellønnsprosent. Diverse viktige opplysninger a. Tellingstidspunktet er 1. desember. b. Dersom en arbeidstaker har flere stillinger som oppfyller betingelsene for rapportering til PAI, skal alle stillingene tas med. Data for disse stillingene skal oppgis med én linje (post) for hver stilling. c. Dersom det er tekniske årsaker til at bistilling ikke kommer med ved maskinell innrapportering, må bistillinger føres opp på ajourholdsliste. d. Dellønnsprosenten for beregning av pensjonsgivende inntekt skal brukes når man oppgir stillingstørrelse for en timelønt stilling (pensjonsprosent). Denne kan beregnes som et gjennomsnitt av arbeidet tid i løpet av en måned eller kvartal. e. Sykemeldte som mottar lønn og arbeidstakere i permisjon med lønn tas med som om de var i arbeid. Vikaren for den sykemeldte/arbeidstaker i lønnet permisjon tas i så fall ikke med fordi det ikke skal registreres mer enn en person i en og samme stilling. Unntaket er hvis den sykemeldte/arbeidstaker i lønnet permisjon erstattes av tilfeldige timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke (tilsetningsforhold Z). Da skal begge tas med. f. Engasjementer med en varighet på 6 måneder eller mer tas med som vanlige ansatte. g. Se eventuelt egne avsnitt om deltidsstillinger ved brannvesen, kirkestillinger og stillinger knyttet til musikk- og kulturskoler, folkehøgskoler og landbruksskoler. Timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke Timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke skal tas med i oppgavene til PAI-registeret. Tilsettingsforhold for disse skal angis med kode lik Z eller B. Hvordan dette skal gjøres er nærmere omtalt i Del 1 og Del 2. Everk - 6 -
Everkene har sine egne tariffavtaler, men det er ingen forskjell på rapporteringsmåten for ansatte i everk som følger Energiavtalene og øvrige ansatte i KS tariffområde som følger Hovedtariffavtalen/SGS 1701. Konkurranseutsatte virksomheter Under hovedtariffoppgjøret i 2008 ble det opprettet en særavtale for konkurranseutsatte bedrifter med medlemskap i KS Bedrift (bedrifter innen revisjon, renovasjon, vann og avløp, eiendom, parkering og IKT). Disse går nå inn under SGS (Sentral Generell Særavtale) 1701 og har fått egne stillingskoder. Se Del 3.3. Det er viktig at disse stillingskodene tas i bruk. Musikk- og kulturskoler Ansatte ved musikk- og kulturskoler skal være med i registeret dersom stillingen oppfyller noen av kravene under HVEM SKAL VÆRE MED I PAI, punkt b)-d). Musikk- og kulturskolelærere som leies fra andre kommuner skal ikke tas med av den kommunen som leier arbeidskraft, men av den kommunen som er arbeidsgiver. Sistnevnte kommune må også ta med den delen av stillingen som leies ut. Arbeidstakere tilsatt i undervisningsstillinger i musikk- og kulturskolen skal ikke innplasseres i stillingskoder fra kap 4C. (Aktuelle stillingskoder for ansatte i musikk- og kulturskoler er 6816, 6814 eller 6937.) Kommuner som leverer data elektronisk må påse at alle ansatte i musikk- og kulturskolene som skal være med i PAI-registeret er med i den filen som leveres. Kommuner som leverer data via datasentral må påse at felt som betinger at arbeidstakeren blir trukket ut er utfylt for alle ansatte i musikk- og kulturskolen som skal med i PAI-registeret. Dersom det er tekniske årsaker til at ansatte i musikk- og kulturskolen ikke kommer med når data leveres på diskett eller via datasentral, må kommunen fylle ut ajourholdslister for disse arbeidstakerne. Folkehøgskoler og landbruksskoler Ansatte ved folkehøgskoler og landbruksskoler skal være med i PAI-registeret etter de samme kriterier som andre hvis de har fylkeskommunen som arbeidsgiver. Dette gjelder både undervisningspersonell og øvrige ansatte. Lønn for deltidsstilling i brannvesen i tillegg til hovedstilling i annen etat/virksomhet Når en person er med i brannvesenet som brannkonstabel/formann i tillegg til sin faste stilling i kommunen, skal godtgjøring for brannvesen ikke føres som et fast tillegg på hovedstilling eller tas med i grunnlønn på hovedstilling. Deltagelse i brannvesenet skal føres som en stilling nr. 2. Dette gjelder allikevel ikke overbefal som har hjemmevaktordninger i brannvesenet som en del av avtalen for sin ordinære stilling. I slike tilfelle føres hjemmevaktstillegget i feltet Hjemmevakt sammen med godtgjøring for evt. andre hjemmevaktsordninger. Dersom dette utbetales kun en gang pr. år må beløpet divideres på 12. Kirkelige stillinger Arbeidsgiveransvaret for arbeidstakere innenfor kirken ble overført til menighetsråd/kirkelige fellesråd fra 1. januar 1997, se B-rundskriv nr. 18/96. Disse arbeidstakerne var frem til da med i PAI-registeret som kommunale arbeidstakere. De kirkelige arbeidstakerne er nå omfattet av kirkelig tariffområde, hvor de fleste arbeidsgiverne er medlemmer i Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon. - 7 -
Mange kommuner fører fortsatt lønn for de kirkelige stillingene som en tjenesteyting for de lokale kirkelige organene, men ansatte ved de kirkelige fellesrådene skal ikke tas med i data til PAIregisteret. Kirkens arbeidsgiverorganisasjon samler selv inn disse dataene. Kommuner som fører lønn for KA's medlemmer henvises til rundskriv fra KA. Med hjemmel i Kirkelovens 15/Gravferdslovens 23 har enkelte kommuner videreført arbeidsgiveransvaret for en del personer hovedsaklig knyttet til kirkegårdsdriften, enten som en del av en tjenesteytingsavtale, eller som en permanent ordning. Disse stillingene betraktes som kommunale og skal ha tjenestestedskode 5000 (se del 5) i PAI-registeret. Disse tas med i PAI-registeret på vanlig måte. Enhetsregister Bruk av organisasjonsnummer Organisasjonsnummer identifiserer juridiske enheter og bedrifter i Enhetsregisteret og Bedrifts- og foretaksregisteret i SSB. For offentlig sektor har vi tre nivåer: Juridisk nivå med juridisk organisasjonsnummer. For oppgavegivere innenfor kommunen som juridisk enhet skal kommunens juridiske nummer oppføres. Selvstendige juridiske enheter som f.eks. interkommunale selskaper (IKS), aksjeselskaper (AS), stiftelser osv. har eget juridisk nummer. Bedriftsnivå med bedriftens organisasjonsnummer. Bedrift tilsvarer hver lokale arbeidsplass og har et eget organisasjonsnummer. Selvstendige juridiske enheter med kun én arbeidsplass forholder seg kun til sitt juridiske nummer, og fyller kun ut jurnr-feltet. Organisasjonsleddsnivå med organisasjonsleddets organisasjonsnummer. Gjelder kun oppgavegivere innenfor kommunen som juridisk enhet. Organisasjonsleddene er strukturelle enheter som ligger mellom den juridiske enheten og bedriften. Spørsmål om bruk av organisasjonsnummer rettes til Statistisk sentralbyrå, Seksjon for bedriftsregister, på telefon 62 88 55 88 eller bedreg@ssb.no. Mer om enhetsregisteret/bedrifts- og foretaksregisteret Statistisk sentralbyrå (SSB) er ansvarlig for å vedlikeholde struktur og inndeling av kommunal virksomhet i Enhetsregisteret (ER). Denne inndelingen brukes av alle registre som er tilknyttet ER, bla. SSBs Bedrifts- og foretaksregisteret (BoF) og Rikstrygdeverkets Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). SSB ønsker å knytte inndelingen i ER til PAI slik at man kan utnytte innrapporteringen av lønnsdata via PAI til utarbeiding av offisiell statistikk. I forskrift om registrering i ER i 10 og 11 står det at det skal registreres en underenhet med eget organisasjonsnummer for hver enkelt adskilt virksomhet registreringsenheten utøver. En registreringsenhets virksomhet kan være adskilt ved at den utøves på flere forskjellige geografiske steder og/eller i ulike bransjer/næringer. Så langt det er mulig er definisjoner og begreper fra funksjonsinndelingen i KOSTRA tatt i bruk for inndeling av enheter/virksomheter i ER. Inndelingen og strukturen i ER er også utgangspunktet for Kommuneforlagets kommuneregister, se KFs Internettsider. Den detaljerte inndelingen etter type virksomhet, adresse og næring brukes blant annet til utarbeidelse av offisiell statistikk i SSB, og av andre brukere i samfunnet som for eksempel andre offentlige instanser, bransjeorganisasjoner, yrkessammenslutninger og næringslivet for øvrig. - 8 -
Kommunenes struktur og inndeling i ER skal speile den faktiske organiseringen i kommunen, og det vil derfor være forskjeller i strukturen mellom enkelte kommuner avhengig av hvilken organisasjonsmodell som er valgt. Hver stilling vil uansett være knyttet til én, og bare én, underenhet med et unikt organisasjonsnummer. Dette organisasjonsnummeret skal tas med i oppgavene til PAIregisteret. I tillegg skal organisasjonsnummeret til overliggende enhet også tas med. Disse organisasjonsnumrene er akkurat de samme som rapporteres til Aa-registeret hver måned. For mer informasjon om sammenhengen mellom ER og Aa-registeret og detaljert informasjon om registrering i Aa-registeret, se http://www.nav.no/805342431.cms. Alle må påføre disse nummerne på ajourholdslistene eller sørge for at det kommer med i de angitte feltene når data leveres på diskett eller via datasentral. Enhetsregisterets nummer vil ikke erstatte tjenestestedskodene, men komme i tillegg til disse. Av hensyn til statistikken er det viktig at man er nøye med å fylle ut også tjenestestedskoder. Spørsmål om bruk av organisasjonsnummer rettes til Statistisk sentralbyrå, Seksjon for bedriftsregister, på telefon 62 88 55 88 eller bedreg@ssb.no. Spørsmål angående ajourhold av PAI-registeret kan rettes til: KS ved Eirik Solberg, tlf. 24 13 29 64 Aud Borkenholm, tlf. 24 13 29 63 Knut Bøe, tlf. 24 13 29 60 Inger Lise Tyholt 24 13 29 15 Anne-Mette Sørstrønen, tlf. 24 13 27 90 Henvendelser kan også skje via E-post: eirik.solberg@ks.no aud.borkenholm@ks.no knut.boe@ks.no inger-lise.tyholt@ks.no anne-mette.sorstronen@ks.no eller til pai@ks.no Se forøvrig KS' Internettsider www.ks.no Ved å søke på "datainnsamling" får du opp alle artikler knyttet til innsamling av data. NB! Data skal ikke overføres via E-post, men lastes opp via Internet. Se artikkelen "Datainnsamling høsten 2010" under linken ovenfor. KS ønsker at denne løsningen brukes fremfor å sende CD/diskett/ajourholdsliter i posten. De som må sende Ajourholdslister/CD/disketter sender disse til: KS Postboks 1378, Vika 0114 Oslo Merk konvolutten: PAI Data er konsesjonsbelagte og inneholder opplysninger om enkeltindivider. De må derfor sendes rekommandert. Dette skal sikre at data ikke kommer på avveie. - 9 -
Disketter/CDer merkes med kommunenavn og nr. samt PAI 2009 Del 1 Rettledning for dem som leverer oppgaver til pai-registeret på ajourholdslister Nedenfor følger en kort omtale av forhold som er av betydning ved utfylling av noen av feltene i PAIregisteret. Rettledningen er for dem som får tilsendt ajourholdslister og som må levere oppgaver på ajourholdslister, dvs. de som ikke har et EDB-system som gjør det mulig å levere data elektronisk slik det er beskrevet i Del 2. Feil, mangler og endringer i de opplysningene som ble gitt i fjor, må rettes. Det samme gjelder eventuelle endringer ved arbeidsforholdene. Nye arbeidstakere må føres opp på eget skjema. Alle rettinger foretas direkte på listene. Stryk personer som har sluttet. Vær vennlig å skrive tydelig av hensyn til dem som skal revidere og punche listene. Hvordan skal listene leses På linjene under navnet på kommunen/virksomheten finnes teksten "Juridisk nr., Organisasjonsledd og Bedriftsnr.". Der hvor dette er kjent for KS vil nummerne være utfylt, ellers vil plassen være åpen og oppgavegiveren må selv fylle ut de respektive nummer før listene returneres til KS. Se også avsnittet om bruk av organisasjonsnummer i innledningen til dette rundskrivet. Overskrifter plassert over horisontale streker gjelder alle kolonnene under streken. Dette gjelder f.eks. "Tillegg til grunnlønn opptjent november d. å.". Under denne teksten finner en kolonnene "Faste tillegg", "Variable tillegg i alt" og "Herav hjemmevakt", som alle sammen er tillegg til grunnlønn. Faste tillegg føres i egen kolonne. Kolonnen "Var. till. i alt" står under overskriften "Var. tillegg" og det er summen av alle variable tillegg (kvelds- og nattillegg, lørdags- og søndagstillegg, helligdagstillegg, hjemmevakt og evt. andre variable tillegg) som skal føres i denne kolonnen. "Herav hjemmevakt" står også under samme overskrift og skal derfor spesifiseres i egen kolonne, men inngår i "Var. till. i alt" kolonnen. Det er tre linjer for hver ansatt. Første linje: inneholder fødselsnr., navn, begyntdato, lønnsansiennitet, arbeidstid, deltidsprosent, tilsettingsforhold, tjenestested, stillingskode og -betegnelse, utdanningskode, lønnssats i fjor, grunnlønn i fjor, faste tillegg i fjor, variable tillegg i alt i fjor, hjemmevakt i fjor og variabel overtid i fjor. Stillingskoden på første linje vil være den som ble oppgitt på fjorårets lister. Her vil de som har fått feilmeldinger på stillingskode kunne se hva de rapporterte i fjor. Stillingsbetegnelsen på første linje skal være den stillingsbetegnelsen som brukes lokalt. Vi vil oppfordre alle til å oppgi lokale betegnelser Utdanningskoden på første linje vil være den som ble oppgitt på fjorårets lister. Her vil de som har fått feilmeldinger på utdanningskoden kunne se hva de rapporterte i fjor. Tjenestestedskoden på første linje vil være den som ble oppgitt på fjorårets lister. Her vil de som har fått feilmeldinger på tjenestestedskoden kunne se hva de rapporterte i fjor. Feltene dellønnsprosent, lønnssats, grunnlønn, faste tillegg, variable tillegg i alt, hjemmevakt og variabel overtid viser også hva som ble rapportert i fjor. Linje nr. 2: starter med teksten "Omkodede verdier". Her finner en den offisielle stillingsbetegnelsen, og ny stillingskode der hvor denne har blitt endret. Dersom det står samme kode på begge linjer, har stillingskoden ikke blitt endret. Det samme gjelder for utdanningskode og tjenestestedskode. Utdanningskode 999 er ikke noen gyldig kode, men er påført av tekniske hensyn der hvor den koden - 10 -
som ble innrapportert er ugyldig eller mangler. Tjenestestedskode 0000 er heller ingen gyldig kode, men er påført av tekniske grunner når den innrapporterte tjenestestedskoden er ugyldig eller mangler. Dellønnsprosent, lønnssats og grunnlønn vil i de fleste tilfelle være lik på begge linjer. Dersom det er forskjeller mellom linje 1 og linje 2 betyr dette at det som ble innrapportert ikke står i forhold til hverandre. I så fall har KS regnet ut nye verdier og det vil også være feilmeldinger knyttet til dette. Grunnlønn på linje 2 er beregnet som lønnssats/12*dellønnsprosent. Avvik på 1 krone i forhold til linje 1 skyldes avrunding. Der hvor feltene faste tillegg, variable tillegg i alt, hjemmevakt og variabel overtid er forskjellig fra det som faktisk ble rapportert på fjorårets lister skyldes det at KS har foretatt korreksjoner i innrapportert beløp. KS korrigerer de mest ekstreme verdiene, for eksempel når vi har mistanke om at det er årsbeløp som er oppgitt i stedet for månedsbeløp. I slike tilfelle blir oppgavegiver kontaktet så fremt tiden tillater. Det gjøres også noen maskinelle korreksjoner som kan føre til avvik i forhold til det som ble oppgitt. Linje nr. 3 starter med teksten "Endringer" og denne linjen inneholder bare blanke felt. Her skriver man alle endringer og de nye verdiene for grunnlønn, tilleggslønn osv. Vi vil oppfordre alle til å oppgi lokal stillingsbetegnelse når denne avviker fra den offisielle. Bruk fortrinnsvis rapporteringsbenevnelser nøyaktig som angitt i Hovedtariffavtalen og ikke egne forkortelser av disse. Feilmeldinger På linjene over enkelte arbeidstakere vil det stå en tekst som sier noe om hvilke feil og mangler vi har funnet i de opplysningene som ble gitt i fjor. Står det f.eks. "Utdanningskode ugyldig", betyr det at den utdanningskoden som ble oppgitt i fjor ikke var en gyldig kode. Dersom ingenting er angitt, betyr det at vi ikke har funnet feil i de opplysningene som ble gitt, men det kan være gjort endringer i tilleggslønn uten at dette er angitt. Se følgeskriv til ajourholdslista. Arbeidstakere med feil i felt som må være riktig utfylt (se s. 4) er merket med FK til slutt i den teksten som viser hva som er feil. Alle som mottar ajourholdslister vil også motta en oversikt med mer utførlig forklaring til feilmarkeringene. Feilmarkeringene er et resultat av maskinelle kontroller. Det er dessverre vanskelig å skreddersy disse slik at de alltid treffer 100% riktig. I noen tilfelle vil de gi tilslag også på ting som ikke er feil. Selv om de feil KS har funnet nå fremgår direkte, er det viktig at oppgavegiveren også selv kontrollerer opplysningene på lista og retter opp alle feil. Resultat av lønnsoppgjør Se omrammet tekst side 5 angående hva som skal være med av resultater av lønnsoppgjør. Det er viktig å følge disse retningslinjene nøye. I midten av dette rundskrivet finnes et blankt ajourholdsskjema. Dette kan brukes dersom det er behov for flere blanke skjema enn de som følger de pre-utfylte listene. Skjemaet skal også brukes av eventuelle nye oppgavegivere. Skjemaet finnes også på KS nettsider. Link til skjemaet finnes i artikkelen "Skjema for data til PAI-registeret" eller søk på ordet "ajourholdsliste". Feil i fødselsnummer - 11 -
Feil i fødselsnummer vil være markert på en av tekstlinjene foran den arbeidstakeren det gjelder. Det vil stå FK til slutt i feilmeldingen. (FK betyr at stillingen er forkastet, dvs. opplysningene var ikke brukbare). Dette feltet må fylles ut med alle 11 siffer for at personen skal komme med i statistikken. Nye arbeidstakere Alle arbeidstakere som skal være med i PAI-registeret, men mangler på de forhåndsutfylte listene må føres opp på tilgangsskjema (blankt skjema). Kommuner/virksomheter som sender inn hoveddelen av dataene i maskinlesbar form, men som har arbeidstakere som av en eller annen grunn ikke kommer med i denne filen, og som derfor sender lister over disse arbeidstakerne, må sende med et følgeskriv som forklarer dette. Stillingskoder for everk Everk som følger Hovedtariffavtalene for everk har egne stillingskoder. Se Del 3. Det er kun disse stillingskodene som skal benyttes. På ajourholdslistene står de kodene som ble rapportert inn i fjor. Dersom dette ikke er koder fra Energiavtale I eller II, må de rettes. Dersom en ansatt står med stillingskode fra Energiavtale I, men er plassert i Energiavtale II, må stillingskoden også rettes. Det samme gjelder naturligvis også når en ansatt skifter stilling innenfor samme avtale. Egne lister KS oppfordrer til å bruke listene fra KS fremfor egne lister, eller til å levere data elektronisk slik det er beskrevet i Del 2. Dersom oppgavegiver må å levere data på egne lister, krever dette at stillingene er sortert på samme måte som i de listene KS sender ut. Dvs. først etter tjenestested så etter stillingskode innen hvert tjenestested, så etter fødselsnr innen hver stillingskode. Alle kolonner som finnes i KS' lister må også være med i egenproduserte lister, og alle kolonner må stå i samme rekkefølge. Oppgavegivere som leverer lister produsert på eget EDB-anlegg bør kontakte sin programleverandør angående muligheter for å levere data elektronisk. Filbeskrivelse m.m. finnes i del 2b i dette rundskrivet. NB! Som nevnt tidligere i rundskrivet tar KS betalt for punching og produksjon av ajourholdslister. Dette gjelder virksomheter med flere en 20 ansatte. Disse bør levere opplysningene elektronisk. KS krever en høyere pris for punching av egenproduserte lister da disse er mer krevende å behandle enn KS' egne lister. Dersom listene i tillegg må redigeres for å kunne brukes, vil det bli avkrevd en tilleggssats. Faktura sendes vanligvis ut året etter. Innsending av data KS ber om at muligheten for å levere via Internet benyttes. For å kunne gjøre dette må man scanne de ferdig utfylte listene og lagre resultatet på egen datamaskin. Se for øvrig rettledningen på www.ks.no/datainnsamlingks Denne leveringsmåten sparer arbeidet med å sende listene rekommandert pr. post. Utfylling av de enkelte felt Brukernummer Brukernummeret påføres normalt av KS og skal være forhåndsutfylt. Nummeret er på 4 siffer. Interkommunale/interfylkeskommunale virksomheter og andre medlemmer av KS skal ha sitt eget brukernummer som er tildelt av KS. Dette gjelder også virksomheter som er skilt ut av kommunens ordinære budsjett. En del virksomheter, f.eks. kommunerevisjon, blir likevel noen ganger ført under kommunens brukernummer. Husk også på at brukernummeret må påføres evt. blanke skjema. - 12 -
Brukernr., evt. sammen med tjenestestedskode, er viktig for at KS skal kunne vite hvem som har levert oppgaver. Virksomheter som er skilt ut som kommunale foretak etter kommunelovens 11 skal også tas med i oppgavene til PAI-registeret. Disse skal ha kommunens brukernr. + 3000. (Dersom kommunenummeret for eksempel er 1901 skal det kommunale foretaket ha brukernr. 4901). Dersom det er flere kommunale foretak i en kommune, får alle disse samme brukernr., men skal ha hver sin tjenestestedskode som tildeles av KS. Dersom det foreligger tvil om hvilket brukernummer virksomheten skal ha, kan en henvende seg til Borkenholm, Bøe, Tyholt eller Solberg i KS. Alle brukernummer. som ikke er kommunenummer tildeles av KS. Virksomheten kan ikke selv avgjøre dette. Alle virksomheter med eget brukernr. er listet i del 7. Juridisk nr. Juridisk nr. fra Enhetsregisteret. Dette nummeret vil være felles for hele virksomheten. Det er nok at dette nummeret påføres på første side av lista. Organisasjonsledd Organisasjonsledd nr. fra Enhetsregisteret. En kommune eller fylkeskommune vil ha normalt ha flere organisasjonsledd og hvert organisasjonsledd vil ha en eller flere bedrifter under seg. Noen kommuner og fylkeskommuner avviker fra dette. Selvstendige virksomheter og kommuner som ikke har organisasjonsleddsnummer lar dette feltet stå blankt. Organisasjonsleddet må påføres på en slik måte at det klart fremgår hvilke ansatte som tilhører hvilket organisasjonsledd. Bedriftsnr. Bedriftsnummeret fra Enhetsregisteret. Hver institusjon, skole m.m. vil ha sitt eget bedriftsnr. Virksomheten skal fylle ut organisasjonsnummer på bedriftsnivå (bedriftsnr.) for alle tjenestestedene i PAI. Bedriftsnummer er det organisasjonsnummeret som brukes til rapportering av hver enkelt av virksomhetens ansatte til Rikstrygdeverket. I de tilfeller hvor en side av ajourholdslista inneholder personer som skal ha forskjellig bedriftsnr. kan en f.eks. ta kopi av den aktuelle siden og stryke alle personer som ikke tilhører samme bedriftsnr., eller en kan skrive nummeret i margen utenfor hver person. Spørsmål om bruk av organisasjonsnummer (dvs. hvilke nr. som skal brukes) rettes til Statistisk sentralbyrå, Seksjon for bedriftsregister, på telefon 62 88 55 88 eller bedreg@ssb.no. Sprøsmål om hvordan dette skal føres på listene rettes til KS. Kontaktpersoner er oppgitt på s. 10. Fødselsnummer Dette feltet må fylles ut med 11 siffer. Dersom arbeidstakeren er utenlandsk statsborger som har fått tildelt midlertidig fødselsnummer (Dnummer) fra folkeregisteret, føres dette nummeret i feltet for fødselsnummer. Disse nummerne er konstruert på samme måte som vanlige fødselsnummere, og vil ikke bli forkastet i fødselsnummerkontroll. Evt. personnummer fra arbeidstakerens hjemland skal altså ikke føres opp. (Utenlandske statsborgere med langvarig opphold i Norge får tildelt vanlig personnummer etter 6 måneder.) - 13 -
Stillingsnummer (kolonnen R) Skal ikke fylles ut. Feltet er påført maskinelt av KS. Begynt dato Feltet fylles ut på samme måte som feltet for lønnsansiennitet og gjelder den dato (dag, måned og år) arbeidstakeren begynte i kommunen/fylkeskommunen, eller ved det aktuelle tjenestestedet. Eks.: Hvis den ansatte begynte 1. Juni 1989 skrives 010689 i feltet for begyntdato. Lønnsansiennitet Lønnsansiennitet er starttidspunktet for den ansattes opptjeningstid i forhold til lønnsopprykk. Lønnsansienniteten kan være forskjellig fra tjenesteansienniteten (tidspunktet da den ansatte begynte i offentlig tjeneste) fordi den ansatte kan ha fått godskrevet f.eks. utdanning eller praksis fra annen virksomhet. Lønnsansiennitet bør fylles ut for alle arbeidstakere. Dersom arbeidstakerens minstelønnsplassering er avhengig av ansiennitet må feltet fylles ut. Feltet fylles ut med nummer på måned først, deretter år. F.eks. skal juli 1978 skives som 0778. Everk: I tariffavtalen for everk er lønnsplassering ikke avhengig av ansiennitet, og det er ikke nødvendig å fylle ut dette feltet. KS har valgt å beholde feltet, og dersom everket selv registrerer opplysninger om ansiennitet kan feltet fylles ut. Everk som ikke registrerer ansiennitet kan la feltet stå blankt. Det er i så fall ikke nødvendig å stryke det som evt. er registrert fra før. Arbeidstimer pr. uke Her føres arbeidstimer pr. uke for hel stilling, ikke arbeidstakerens faktiske arbeidstid pr. uke. Hvis f.eks. normalarbeidstiden for stillingen er 37,5 timer pr. uke og arbeidstakeren har halv stilling, skal det stå 37,5 i feltet arbeidstimer pr. uke, ikke 18,8. For arbeidstakere som følger Hovedtariffavtalens arbeidstidsbestemmelser skal det i dette feltet stå 37,5 for arbeidstakere med normal arbeidstid, 35,5 for turnuspersonell, 33,6 for personell i helkontinuerlig turnus. Annen arbeidstid kan også forekomme, f.eks. 36,0 timer pr. uke for fysioterapeuter. For undervisningspersonell brukes 99,9 når arbeidstid for full stilling avviker fra de nevnte timetallene. Deltidsprosent. (Dellønnsprosent) Her føres den prosent arbeidstakeren får grunnlønn etter. Denne vil som regel samsvare med arbeidstakerens stillingsstørrelse i prosent av full stilling. Her skal ikke merarbeidstimer for deltidsansatte telles med. Timer som er utgangspunkt for beregning av dellønnsprosent, skal ikke føres under merarbeid. Heltidsansatte føres opp med 100,00, deltidsansatte f.eks. som 75,00 (3/4 stilling). Når en arbeidstaker har flere stillinger er det dellønnsprosenten for den enkelte stilling som skal føres opp - ikke samlet dellønnsprosent for alle stillinger. Feltet må fylles ut for alle deltidsansatte. Dette er meget viktig, fordi feltet brukes ved beregning av årsverk og som en kontrollvariabel i forhold til grunnlønn og årslønn. Dersom dette feltet ikke er utfylt vil det bli oppfattet som 100 prosent, altså som full stilling. - 14 -
Ekstravakter som deltidsansatte arbeider utover sin avtalte stilingsprosent skal ikke tas med i dellønnsprosenten. Arbeidstakere i full stilling som følger skoleårets arbeidstid, dvs. har fri i skoleferier osv., betraktes som deltidsansatte. Dette gjelder ikke undervisningspersonell, som har en annen arbeidstidsavtale enn øvrige ansatte. Arbeidstakere som mottar timelønn skal også ha en dellønnsprosent. Det er den prosenten som brukes for beregning av pensjonsgivende inntekt som skal oppgis. Lærlinger skal ha den prosenten de avlønnes etter, dvs. fra 0 til 80, avhengig av læreår og hvilken modell de følger. Tilsettingsforhold For hver enkelt stilling skal man angi kode for tilsettingsforhold: F: fastlønte (uansett antall timer pr. uke) T: timelønte som arbeider mer enn 14 timer pr. uke i gjennomsnitt B: timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke i gjennomsnitt, men ikke er ferievikar, ekstrahjelp etc. Z: timelønte som arbeider mindre enn 14 timer pr. uke i gjennomsnitt og er ferievikar, sykevikar, ekstrahjelp etc. som erstatter ansatte i stillinger som mottar lønn Med fastlønte menes ansatte som har fast avtalt grunnlønn ut fra avtalt dellønnsprosent. Tjenestested Gyldige tjenestestedskoder er listet i del 5. Hver arbeidstaker skal føres opp under det tjenestested hvor vedkommende arbeider. Dersom arbeidstakeren har flere stillinger, skal vedkommende føres opp èn gang for hver stilling under det tjenestestedet som stillingen er knyttet til. Alle institusjoner innen helsevesen og sosial omsorg skal ha en egen tjenestestedskode innenfor den tjenestestedsgruppen hvor institusjonen hører hjemme. Dette gjelder i prinsippet alle virksomheter hvor tjenestestedskode er oppgitt som fra-til, f.eks. 3310-3399. Kodene tildeles av KS ved Borkenholm evt. Bøe, Tyholt eller Solberg. Kommunale everk og everk som er kommunal bedrift/foretak skal bruke kodene på side 74. Everk som er AS el. lign. skal bruke kodene på side 75. Tjenestestedskode må ikke forveksles med funksjonsinndeling i KOSTRA. Stillingskode Dersom stillingskoden er endret i forhold til hva den var ved forrige innrapportering, må den endres til det den skal være pr. 1. desember i år. Gyldige stillingskoder finner en i Del 3. Alle stillingskoder i Vedlegg 1 i Hovedtariffavtalen kan benyttes. Det finnes også noen få koder som kan benyttes for personer som ikke omfattes av Hovedtariffavtalen, for eksempel folkevalgte. Hvilke koder dette er fremgår av Del 3.1.g. Stillingskoder for everk finnes i del 3.2. Det er disse kodene som skal benyttes for ansatte ved everk. Vær også nøye med å bruke stillingskoder fra Energiavtale II for alle arbeidstakere som omfattes av denne avtalen. - 15 -
KS vil være behjelpelig dersom det er tvil om hvilken stillingskode som skal brukes. Henvendelse fortrinnsvis til Solberg, evt. Borkenholm, Tyholt eller Bøe. Stillingskodene må være gyldige for at oppgavene skal kunne brukes. Arbeidstakere som går på en form for arbeidsmarkedstiltak, skal ha stillingskode 8888. 9999 er ikke en gyldig stillingskode. Stillingsbetegnelse Lokale stillingsbetegnelser skal føres opp på listene. KS bruker disse betegnelsene i statistikksammenheng. Bruk ikke egne forkortelser av rapporteringsbenevnelser i Hovedtariffavtalen. Utdanningskode Gyldige koder finner en i Del 4a. Feltet skal fylles ut for alle arbeidstakere. For arbeidstakere med flere likeverdige utdanninger velges den utdanning som er mest relevant for stillingen, ellers velges arbeidstakerens høyeste utdanning. Dersom arbeidstakeren ikke har slik utdanning som kreves for vedkommende stilling, er det likevel arbeidstakerens faktiske utdanning som skal føres i dette feltet. Kodene 950 og 915 må ikke brukes som uoppgitt koder. Dersom vedkommende som fyller ut ajourholdslistene ikke har oversikt over de ansattes utdanning, må det tas kontakt med den instans i virksomheten som sitter inne med slike opplysninger. Årslønnssats for full stilling på tellingstidspunktet (tellingstidspunkt er angitt på side 1). I denne kolonnen føres den årslønn arbeidstakeren ville ha hatt på tellingstidspunktet hvis vedkommende var ansatt i full stilling. Dette skal være den årslønnssats arbeidstakeren har fått etter siste lønnsendring før tellingstidspunktet. Årslønn er det samme som grunnlønn multiplisert med 12 for arbeidstakere i full stilling. For deltidsansatte må man først regne ut grunnlønn for full stiling og så multiplisere denne med 12. Kolonnen skal fylles ut for alle arbeidstakere. NB! Manglende årslønnssats kan føre til at oppgavene ikke kan brukes. Grunnlønn Grunnlønn skal oppgis for alle ansatte. Dette er den lønn den ansatte får utbetalt i henhold til den stillingsstørrelsen vedkommende har. Oppgaver der denne opplysningen mangler vil bli forkastet. Beløpet oppgis i hele kroner og skal være grunnlønn for èn måned - ikke årslønn. Beløpet skal ikke inneholde tillegg, for eksempel kvelds- og nattillegg, lørdags- og søndagstillegg, helligdagstillegg eller tillegg for merarbeid.. For timelønte er det sum timelønn beregnet av grunnlønn opparbeidet i tilknytning til angitt dellønnsprosent i tellingsmåneden som skal føres opp. Manglende grunnlønn kan føre til at oppgavene ikke kan brukes. Generell informasjon om kolonnene Faste tillegg, Variable tillegg, Hjemmevakt Variabel overtid. - 16 -
NB! Bare tillegg som er direkte knyttet til den registrerte stillingen (og stillingsstørrelsen) skal være med. Tillegg som gjelder annen stilling skal ikke være med. Det samme gjelder godtgjøring for timer som arbeides utover ordinær arbeidstid (avtalt dellønnsprosent), og som ikke blir godkjent etter overtidsbestemmelsene. Alle tillegg skal føres opp med bruttobeløp, dvs. før fratrekk av skatt, pensjonstrekk, forsikring o.l. Se informasjon på side 5 angående endringer i tillegg og virkningsdatoer. Lønnsendringer innført etter forrige telling skal være med. Lønn skal bare angi lønnsnivå. Beløp skal derfor ikke inneholde etterbetalinger, og ingen beløp i disse feltene skal være betaling for mer enn èn måned. For samtlige felt gjelder at beløpet skal være opptjent i måneden før tellingsmåneden, og utbetalt i tellingsmåneden. Alle beløp skal kun gjelde èn måned. Tillegg som utbetales etterskuddsvis for mer enn èn måned av gangen må divideres på det antall måneder som utbetalingen gjelder. Dette gjelder uansett hvilken måned utbetalingen finner sted i. Dvs. at dersom arbeidstakeren har tillegg som det er naturlig å ta med i noen av feltene nedenfor, så skal det stå noe i feltet. Alle beløp som føres opp i kolonnene faste tillegg, variable tillegg i alt, hjemmevakt og variabel overtid skal avrundes til nærmeste hele krone. For timelønte må beløpene samsvare med angitt dellønnsprosent. I Del 6 listes en del eksempler på benevnelser for faste og variable tillegg. Faste tillegg i alt I denne kolonnen føres summen av alle typer av lønnsarter som naturlig hører hjemme under faste tillegg, jfr. eksempler og definisjon i Del 6. Faste tillegg kan også være tillegg som brukes lokalt og som ikke er direkte nevnt i Hovedtariffavtalen. Disse skal også tas med i oppgavene til PAI-registeret. Ofte er faste tillegg kompensasjon for en viss type arbeidsbyrde og kan være knyttet til sentrale eller lokale avtaler. Funksjonstillegg for undervisningspersonell (dvs. funksjon som kontaktlærer, sosiallærer, rådgiver) føres også her. Husk at denne delen av rettledningen kun gjelder for oppgaver levert på skjema. Faste tillegg som utbetales etterskuddsvis for mer enn én måned divideres med det antall måneder beløpet gjelder. Dette gjelder uansett om utbetalingen skjer i tellingsmåneden eller ikke. Beløp som føres i denne kolonnen skal ikke tas med i noen av de andre kolonnene. Beløpet oppgis i hele kroner. Variable tillegg i alt Variable tillegg er knyttet til arbeidstakerens ordinære arbeidstid. Her føres summen av alle typer av lønnsarter som naturlig hører hjemme under variable tillegg, se eksempler og definisjon i Del 6. Variable tillegg kan også være tillegg som brukes lokalt og som ikke er direkte nevnt i Hovedtariffavtalen. Hjemmevakt skal også tas med i denne summen selv om dette også skal oppgis i egen kolonne. Variabel overtid skal ikke tas med under Variable tillegg i alt. - 17 -
Beløp som utbetales etterskuddsvis for mer enn èn måned skal divideres på det antall måneder beløpet gjelder. Dette gjelder uansett om utbetalingen skjer i tellingsmåneden eller ikke. Helge- og høytidstillegg skal tas med i Variable tillegg i alt. Følgende beregning utføres: Summen av all utbetaling av slike tillegg for alle måneder frem til tellingsmåneden divideres på 12. Helge- og høytidstillegg som er opptjent i desember året før og utbetalt i januar eller februar skal også tas med, uavhengig av regnskapsprinsipp. Timelønn for ekstravakter (merarbeid) skal ikke tas med i Variable tillegg i alt. Alle beløp som føres i kolonnen Variable tillegg i alt skal være knyttet til ordinær stillingsstørrelse (avtalt dellønnsprosent). Beløp som føres i denne kolonnen skal ikke tas med i noen av de andre kolonnene. Beløpet oppgis i hele kroner. Hjemmevakt I denne kolonnen føres kun tillegg for hjemmevakt som naturlig hører hjemme under variable tillegg, jfr. Del 6. Hjemmevakt skal også være med i det beløpet som føres i kolonnen Variable tillegg i alt. Beløp som utbetales etterskuddsvis for mer enn èn måned skal divideres på det antall måneder beløpet gjelder. Dette gjelder uansett om utbetalingen skjer i tellingsmåneden eller ikke. Hjemmevakt regnes i denne forbindelse ikke som et fast tillegg uansett om det utbetales med samme beløp hver måned. Timelønn for ekstravakter skal ikke tas med i kolonnen Hjemmevakt. Alle beløp som føres her skal være knyttet til ordinær stillingsstørrelse, (dvs. til avtalt dellønnsprosent). Godtgjørelse for hjemmevaktsordning for overbefal ved brannvesen føres også her. Se avsnittet " Lønn for deltidsstilling i brannvesen i tillegg til hovedstilling i annen etat/virksomhet" i rundskrivets innledende del. Beløpet oppgis i hele kroner. Overtid (variabel) I denne kolonnen føres summen av alle lønnsarter som naturlig hører hjemme under variabel overtid, jfr. eksempler i Del 6. Forøvrig gjelder det samme for overtid som for variable tillegg m.h.t. den perioden beløpet skal dekke. NB! Variabel overtid er ikke et variabelt tillegg. Beløpet skal ikke tas med i kolonnen Variable tillegg i alt eller i noen annen kolonne. Overtid som avspaseres skal ikke tas med. Beløpet oppgis i hele kroner. Lærlinger Tillegg til den faste grunnlønnen føres på vanlig måte. F.eks. skal smusstillegg føres i kolonnen for variable tillegg. Del 2 Rettledning og recordlayout for innsending av data i elektronisk form (via internet, evt. på diskett eller cd) (del 2a, 2b og 2c) - 18 -
Innsending av data via Internet: I 2008 ble det laget en ordning som gir muligheter for å levere data til PAI-registeret i elektronisk form via Internet. KS ønsker at flest mulig skal benytte seg av dette i stedet for å sende CD-er og disketter i posten. For å få tilgang til å laste opp filer direkte sender du en mail til pai@ks.no med det brukernavnet og passordet du ønsker å benytte. Du får beskjed så snart tilgang til å laste opp filer er i orden. Selve opplastingen gjør du på www.kommune.no/pai2008. De som allerede har benyttet ordningen kan fortsette å bruke samme brukernavn og passord. Rettledning, eksempler på oppbygging av filnavn m.m. finner du i artikkelen "Datainnsamling: PAI og Fraværsstatistikk" på www.ks.no. Søk på "Datainnsamling". Media og krav til formater m.m. hvis data sendes på CD eller diskett: KS kan behandle følgende media: Disketter produsert på PC (med Windows). CD-ROM produsert på PC etter de samme spesifikasjoner som for disketter. KS kan ikke behandle taper eller andre media enn de som er nevnt over. Merk disketten/cd-en "PAI høst 2010" og kommunenr./brukernr. og navn. NB! Bruk ikke arbeidsgivernummer eller andre nummer. Alle disketter og CD-er sendes rekommandert til: KS v/pai Postboks 1378 Vika 0114 OSLO Dersom det er forhold som gjør at man velger å sende mer enn én fil er det viktig at det går klart frem hva filene inneholder. Dette gjelder uansett hvordan data leveres. Filer som ikke følger våre spesifikasjoner vil bli returnert. Se også side 3 angående fakturering. Oppgavegivere må kontrollere dataene før de sendes til KS. Den beste måten å gjøre dette på, er å hente filen inn i en teksteditor eller annen editor som viser faste linjeskift etc., eller å bruke kommandoen "type" i DOS (Også kalt "Ledetekst"). Enkelte lønns- og personalsystemer produserer lister eller utskrift til skjerm samtidig med PAI-filen, men innholdet i disse er ikke alltid identisk med det som legges på filen. Del 2a inneholder rettledning for alle som ønsker å levere data elektronisk via Internet, på diskett eller CD. Denne rettledningen er noe forskjellig fra rettledningen i Del 1, som først og fremst er rettet mot de som skal levere ajourholdslister. I Del 2b finner en filbeskrivelse for levering av data i maskinlesbar form. Denne filbeskrivelsen er forskjellig fra innholdet i ajourholdslistene. Den har mange flere felt enn det som finnes på ajourholdslistene. Filbeskrivelsen er uendret i forhold til 2009. Rettledning for dem som skal levere data elektronisk - 19 -