Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Ulvsvåg Grendehus : 17.08.2017 Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret tlf. 75765014 eller postmottak@hamaroy.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Det gjøres oppmerksom på at likelydende saker blir sendt til både Fellesnemnd og kommunestyrer. Det som kan endres er innstillingen fra Fellesnemndas møte. Det vil bli sendt ut informasjon om dette etter 9. august. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 52/17 17/503 VALG AV LEDER OG NESTLEDER - KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA 53/17 17/513 VALG AV MØTELEDER I FELLES KOMMUNESTYREMØTE MED HAMARØY OG TYSFJORD 18. AUGUST 2017 54/17 17/503 NAVN PÅ NY KOMMUNE OG KOMMUNENUMMER 55/17 17/503 POLITISK STYRINGSSTRUKTUR - ANTALL KOMMUNESTYREMEDLEMMER I NY KOMMUNE 56/17 17/503 FELLESNEMNDA - KRITERIER OG MANDAT FOR SAMMENSETNING OG FUNKSJONER JF. INNDELINGSLOVEN 26 57/17 17/503 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMND 58/17 17/503 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG Hamarøy, 25.08.2017 May Valle varaordfører
Sak 52/17 VALG AV LEDER OG NESTLEDER - KONSTITUERING AV FELLESNEMNDA 52/17 Kommunestyret 17.08.2017 Rådmannens innstilling: Som leder av Fellesnemnda velges. Som nestleder av Fellesnemnda velges Bakgrunn: 8. juni 2017 vedtok Stortinget sammenslåing av kommunene Hamarøy og Tysfjord Vest. Fellesnemndas oppgave er å forberede, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og bygge den nye kommunen. Dette inkluderer forberedende arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjett det første driftsåret etter kommune-sammenslåingen (jf. Inndelingslova 26, 3. ledd, 1. setning). Kommunestyrene i de respektive kommunene har valgt 3 representanter hver til Fellesnemda. Fellesnemndas oppgaver følger av Inndelingslova 26 og eventuelle intensjonsavtaler. Vedlegg som følger saken: Inndelingslova Intensjonsavtale mellom Hamarøy og Tysfjord kommune, desember 2016
Sak 53/17 VALG AV MØTELEDER I FELLES KOMMUNESTYREMØTE MED HAMARØY OG TYSFJORD 18 AUGUST 2017 Arkivsaksnr.: 17/513 53/17 Kommunestyret 17.08.2017 Rådmannens innstilling: Som møteleder for felles kommunestyremøte med Hamarøy og Tysfjord kommune 18. august 2017 velges: Side 3 av 11
Sak 54/17 NAVN PÅ NY KOMMUNE OG KOMMUNENUMMER 54/17 Kommunestyret 17.08.2017 Fellesnemndas innstilling: 1. Fellesnemnda anbefaler at ny kommune skal hete Hamarøy, og at den nye kommunen beholder Hamarøy kommune sitt kommunenummer. 2. Rådmannen i Hamarøy kommune får fullmakt på vegne av Fellesnemnda om å søke Kommunal- og moderniseringsdepartementet om å beholde 1849 som kommunenummer for ny kommune. Bakgrunn: I følge intensjonsavtale signert 12. desember 2016 av ordførerne i Hamarøy og Tysfjord kommune skal den nye kommunen hete Hamarøy. Saksutredning: I forbindelse med oppretting av ny kommune opprettes også et nytt kommunenummer. I denne saken bes Fellesnemnda vurdere om den nye kommunen skal søke om å beholde Hamarøy kommune sitt kommunenummer. Forvalteransvaret for tildeling av nye kommunenummer ligger hos Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD). Hovedregelen ved kommunesammenslåinger er at den nye sammenslåtte kommunen får nytt kommunenummer som ikke har vært i bruk. Samtidig er det opplyst om at det kan søkes å få beholde kommunenummeret til den største kommunen i sammenslåingen i helt spesielle tilfeller. Kommunenummeret brukes i dag i stor grad til å identifisere en kommune i nasjonal statistikk og registre, og som en identifikator i datautveksling mellom stat og kommune. Kommunenummeret utgjør første fire sifre i enhetsnumrene i Matrikkelen, nasjonalt register for eiendomsdata og det er registrert i flere kommunale IKT-systemer og i nasjonale fellesløsninger. Kommunene har ansvaret for lokal håndtering av endring i kommunenumre. Hver enkelt eiendom i Norge, også kalt matrikkelenhet, har et unikt nummer som identifiserer eiendommen i matrikkelen og i grunnboken. Dette nummer består av kommunenummeret foran gårds- og bruksnumre, (tillegg noen ganger også et festenummer og/eller seksjonsnummer.) Kartverket har opplyst om at det er den største kommunen som i utgangspunktet vil beholde sine gårds- og bruksnummer rekke.
Sak 54/17 Vurdering: Endring av kommunenummer vil skape mye arbeid knyttet til kommunal og statlig data. For kommunene vil særlig arbeidet med matrikkelen bli berørt. Å beholde kommune-nummer vil gi en ressursmessig gevinst og lette arbeidet med digital sammenslåing. Det anbefales at man avventer søknaden til KMD har avgjort søknad fra Trondheim kommune og Steinkjær kommune som har søkt om å beholde sine kommunenummer. Dette vil skape presedens for andre kommuner..
Sak 55/17 POLITISK STYRINGSSTRUKTUR - ANTALL KOMMUNESTYREMEDLEMMER I NY KOMMUNE 55/17 Kommunestyret 17.08.2017 Fellesnemndas innstilling: Det innstilles på at det skal være 17 representanter i ny kommune sitt Kommunestyre. Saksutredning: Kommunelovens 7. Kommunestyrets og fylkestingets sammensetning. Det er denne som styrer valg til kommunestyret. Den angir et minsteantall medlemmer ut fra antall innbyggere i kommunen, og at medlemstall skal være ulike. For ny kommune er minstetallet 11 medlemmer. Bakgrunn: Under «Politisk styringsstruktur» i Intensjonsavtalen av 12. desember 2016 er det skrevet: Formannskapsmodellen skal benyttes i den nye kommunen. Kommunestyret skal bestå av 17 representanter. Formannskapet skal bestå av 5 representanter. Fellesnemnda får i oppdrag å se på råd, utvalg og nemnder, og foreslå en framtidig politisk struktur.
Sak 56/17 FELLESNEMNDA - KRITERIER OG MANDAT FOR SAMMENSETNING OG FUNKSJONER JF. INNDELINGSLOVEN 26 56/17 Kommunestyret 17.08.2017 Fellesnemndas innstilling: Forslag til mandat vedtas og behandles i respektive kommunestyrer. Fellesnemndas formelle grunnlag En fellesnemnd er en form for overgangskommunestyre et organ som skal «samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga», jfr IL 26. Formelt sett er den nye kommunen en ny kommune som skal etableres, og den får sannsynligvis nytt kommunenummer, organisasjonsnummer mm. Det vil si at fellesnemnda vil være ansvarlig for å etablere en kommune som ikke har noen ansatte, eiendeler etc på tidspunktet den er vedtatt etablert av Stortinget. En helt ny kommune skal etableres. Det er mulig å etablere fellesnemnda før Stortinget behandler kommunereformen, men vedtakene som fattes i fellesnemnda bør i tilfelle fattes under forutsetning av Stortingets samtykke til søknaden om kommunesammenslåing. Fellesnemndas myndighet Fellesnemnda har liten myndighet etter loven. Av praktiske årsaker bør kommunestyrene delegere fellesnemnda en viss myndighet slik at fellesnemnda har et handlingsrom. Alternativt må fellesnemnda oversende saker til de to kommunestyrene for å få vedtak i enkeltsaker. Kommunestyrene kan delegere myndighet til fellesnemnda i samme grad som kommunestyret kan delegere til øvrige politiske utvalg i egen kommune. Den politiske plattformen vedtas av kommunestyrene, og når dette dokumentet vedtas delegeres samtidig den myndigheten som fremgår av den politiske plattformen. Fellesnemnda opphører senest i oktober måned året før sammenslåingen, da konstituerende kommunestyremøte avholdes innen oktober måned. Etter dette kommunestyremøtet er det etablert nytt kommunestyre for den nye kommunen, og fellesnemnda har ingen funksjon. Fellesnemndas sammensetning «Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune» Oppgaver og mandat Fellesnemnda skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal behandle prosjektleders innstilling til organisering av og ansettelser til den øverste administrative ledelse.
Sak 56/17 Fellesnemnda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Fellesnemndas medlemmer skal utgjøre arbeidsgivers representanter i eventuelle partssammensatte utvalg for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalget i Hamarøy. Fellesnemnda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Kommunene har i perioden frem til 31.12.2019 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunenes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som fellesnemnda anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan 2017-2020. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall.
Sak 57/17 VALG AV REVISOR TIL FELLESNEMND 57/17 Kommunestyret 17.08.2017 Fellesnemndas innstilling: Som revisor for fellesnemnda velges den som benyttes av Hamarøy kommune. Per dags dato er dette Salten kommunerevisjon IKS. Bakgrunn: Norges kommunerevisorforbund. Styret i NKRF satte i møte 06.05.15 ned en prosjektgruppe for å forberede kontrollutvalgssekretariat og revisjonsenhetene på den forestående kommunestrukturreformen. Målet for prosjektet ble angitt å være utarbeidelse av en sjekkliste over forhold som kommunene bør være spesielt oppmerksomme på i forbindelse med kommunereformen. Sjekklisten må også inneholde henvisninger til kilder for regelverk, veiledninger mm. der det er hensiktsmessig. Sjekklisten skal utarbeides på områdenivå, og ikke gå i detaljer. Sjekklisten skal utformes på en måte som gjør at den blir til nytte i rådgivningen til kommunene, for kontrollutvalgets tilsyn med endringsprosessen, og for revisor som kilde for risikovurderinger. Saksutredning: Etter Inndelingslova 25 skal fellesmøtet mellom de aktuelle kommunestyrene som fylkesmannen kaller inn til etter at det er gjort vedtak om sammenslåing, drøfte valg av revisor for fellesnemnda. Valg av revisor skjer deretter i de respektive kommunestyrene, forutsetningsvis som likelydende vedtak. Inndelingsloven sier ikke noe om kontrollutvalgets rolle i behandlingen. Praksis i fra kommunene i Vestfold (fire prosesser) er at i tre tilfeller har kommunestyrene valgt revisor etter innstilling fra kommunenes kontrollutvalg. I det siste tilfellet er det gjennomført valg av revisor etter direktevedtak i kommunestyrene. Prosjektgruppen anbefaler å følge vanlig prosedyre ved valg av revisor i kommunene, dvs. valg foretas av kommunestyrene etter innstilling fra de sammenslående kommunenes kontrollutvalg. Dette vil også styrke legitimiteten til det valget som gjøres. I praksis vil valg av revisor ikke volde noe problem, så lenge de kommunene som skal slå seg sammen, har samme revisor. Når kommunene har forskjellig revisor, vil det kunne tenkes at kontrollutvalgene ikke innstiller på samme revisor. Her er det lovens forutsetning at spørsmålet skal drøftes og avklares på fellesmøtet, og at kommunestyrene deretter fatter likelydende vedtak. Normalt føres fellesnemndas regnskap av en av de berørte kommunene. Den praktiske løsningen vil da være at regnskapsførende kommunes revisor også velges som revisor for fellesnemnda.
Sak 57/17 Dersom valg av revisor legges til fellesnemnda er det kontrollutvalgene i de respektive kommunene som skal innstille. Kontrollutvalgene trenger ikke å innstille hvis revisor blir valgt i felles- og etterfølgende kommunestyremøte.
Sak 58/17 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG 58/17 Kommunestyret 17.08.2017 Fellesnemndas innstilling: Fellesnemnda anbefaler at det opprettes et partssammensatt utvalg. Saksutredning: Partssammensatt utvalg (PSU) Det står i inndelingslova at kommunene kan opprette et felles partssammensatt utvalg etter kommuneloven 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Mange har i tillegg til dette opprettet administrativ styringsgruppe og delprosjektgrupper. Imidlertid bør ikke organisasjonen være for kompleks, og erfaringer viser at det bør være tydelige beslutningslinjer. De fleste kommuner som har slått seg sammen, har etablert et partssammensatt utvalg bestående av representanter fra fellesnemnda og tillitsvalgte. I nye enkelte prosesser i andre sammenslåtte kommuner består partssammensatt utvalg av fellesnemndas medlemmer og to tillitsvalgte fra hver av kommunene. Partssammensatt utvalg skal behandle prosessen for ansettelse av prosjektleder/ny og øverste administrative ledelse og hvordan tillitsvalgte skal inkluderes på en god måte i prosessene. Utvalget skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. For å bedre grenseoppgangen mellom partssammensatt utvalg og fellesnemnda, kan fellesnemnda eksempelvis vedta at saker som forelegges PSU skal være av en mer operativ karakter enn det som behandles i fellesnemnda. Dette gjelder saker som omhandler: Overordnet personalpolitikk eller arbeidsgiverpolitikk (blant annet omstillingsdokument) Overordnede personalstrategier Arbeidsreglement Overordnede personalpolitiske retningslinjer Plansaker som omhandler det overordnede personalpolitiske området. Som eksempel på plan- og strategisaker er overordnet IA-arbeid og HMS. Rådmann