SAMMENDRAG Dokumentet beskriver bakgrunn, behov og gjennomføring for etableringen av ledelsesnivået i Haugaland brann og redning iks. ETABLERING AV Dag Botnen brannsjef LEDELSE Haugaland brann og redning iks
Rammer Lov og forskrift Vedr. virksomhetsoverdragelse vises det til følgende punkter i arbeidsmiljøloven: Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til ny arbeidsgiver. Arbeidstakere som blir overført til ny arbeidsgiver skal ikke stillest dårligere på grunn av overdragelsen. Arbeidstakerens rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver. Arbeidstakere kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. Skriftlig underrettelse. Overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver er ikke i seg selv grunn for oppsigelse eller avskjed fra tidligere eller ny arbeidsgiver. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte. Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere de berørte arbeidstakere om overdragelsen. Forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen setter krav til: Avdelingsledelse for forebyggende og beredskap samt daglig leder. Annen administrativ ledelse omfattes ikke av grunnkravene, men selskapet må gjennom analyse fastsette størrelse og oppgaver for ledelsen. I skrivende stund foreligger det en revidert utgave av dimensjoneringsforskriften som er oversendt Justisog beredskapsdepartementet. Forslag til endringer som berører ledelsen i HBR er ikke tilstede. Sentralt avtaleverk Generelt sier Hovedavtalen i 1-2 "Arbeidstakere, tillitsvalgte og arbeidsgiver har rett og plikt til å gjøre sitt beste for å skape et godt samarbeid i hele kommunen/ fylkeskommunen og på den enkelte arbeidsplass". Dette er et viktig utgangspunkt der vi har et felles mål. Utover dette nevnes: Omstillings- og utviklingsarbeid skal skje med mål om å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyest mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Dette stilles krav til ledere på alle nivå om et særlig ansvar og til medarbeiderne om å ta et medansvar for videreutvikling av virksomheten. Det skal informeres, drøftes og rådføres med de tillitsvalgte underveis i prosessen vedr. omorganisering, endringer som vil få personalmessige konsekvenser, endring i arbeidsoppgaver med mer. Lokalt avtaleverk Omstillingsstrategien viser til Arbeidsmiljøloven 16 og Hovedavtalen 1-4-1/1-4-3. Det presiseres at det skal legges frem en organisasjonsplan som skal være retningsgivende for bemanningen. Etter omorganiseringen skal de ansatte så langt det er mulig tilbys samme type arbeidsoppgaver som tidligere. Det tas forbehold om ny organisasjonsplan, lederstruktur og selskapets bemanningsplan. Det er lokale avtaler inngått i de ulike brannvesen. Videre er det arbeidsavtaler med tilhørende individuelle ordninger som må harmoniseres inn i et nytt selskap gjennom en harmoniseringsmodell. Denne modellen må være på plass før utlysning kan skje.
Selskapsavtale Det er styret som ansetter daglig leder/brannsjef. en administrerer virksomheten hvor det i dette ligger at brannsjefen skal sørge for å ha en organisasjon som er dimensjonert for å håndtere de oppgaver som er tillagt selskapet. Vedtak i eierkommuner: I vedtak punkt 5 skal brannsjef etablere en ledergruppe i selskapet. Denne gruppen skal legge grunnlag for at administrative rutiner, organisering, økonomistyringssystemer, personalpolitikk m.m. er etablert når selskapets operative funksjon settes i verk. Kriterier Kriterier er viktige for fastsettelse av hvem som kan søke, hva som er førende for utvelgelse av de ulike funksjoner, hvordan kriterier vektes og vurderes. Det er kriteriene som er verktøyet som tilsettingsutvalget skal benytte for å vurdere hver enkelt kandidat. Derfor er det viktig at disse er tydelige, målbare og i samsvar med de forventninger og krav som styre, daglig leder og ansatte i de ulike brannvesen har i dag. Med utgangspunkt i regler for virksomhetsoverdragelser og plikter som selskapet har i forbindelse med dette, vil kriteriene være etablert med utgangspunkt i at det er de som berøres direkte som skal ha fordeler med utgangspunkt i at omstilling skal de som plasseres inn i andre funksjoner ha tilsvarende innhold som i dag, så langt dette lar seg gjøre. Kriterier er sett til: 1. Søknad på en funksjon kan gjøres av alle som har hel- eller deltidsstilling i et av de brannvesen som skal inn i Haugaland brann og redning iks. De som har hovedstilling i brannvesenet i dag og som blir direkte berørt av virksomhetsoverdragelsen har fortrinnsrett. 2. For noen funksjoner lyses det ut eksternt parallelt med intern utlysning. Det informeres om at det vil være en fortrinnsrett om det finnes kvalifiserte kandidater i brannvesenet. 3. Følgende vekting settes for stillingene: a. Erfaring i sammenlignbar stilling. b. Kvalifikasjoner, formelle og uformelle krav. c. Egnethet for stillingen, jf. søknadstekst. (det må diskuteres med tillitsvalgte hvordan vi vekter de som i dag har delte stillinger (eksempelvis 50 % i kommune og 50 % i brannvesen). Videre må det vurderes om hvordan fordelingen mellom branningeniører og prosjekt/informasjon skal være. Tilsettingsutvalg Det etableres et tilsettingsutvalg med to representanter fra styret, to representanter fra de tillitsvalgt og daglig leder. Videre vil Personalhuset bistå med kompetanse innenfor deler av prosessen. Styreleder får ansvar for å peke ut styret sine deltagere til tilsettingsutvalget. Fra de tillitsvalgte skal Nito være representert pluss den representanten fra organisasjon som søker er tilsluttet (eller Fagforbundet fast? Diskuteres ). Der Nito får en dobbeltrolle skal Fagforbundet være representert i tillegg til Nito. Alle organisasjonene skal få uttale seg til innstillingene før disse gjøres kjent.
Organisasjonskart Innledningsvis er det viktig å presisere at vi ikke skal lage et nytt brannvesen som er summen av det som var, men vi skal ha fokus på gjeldende og nye utfordringer og bygge en organisasjon som er fremtidsrettet vedr. dette. Handlingsrommet er i oppbyggingsfasen og vi ønsker et brannvesen som har en retning mot fastsett visjon. Dette skal ikke gå på bekostning av plikter vi har overfor hver enkelt ansatt og fokuset vil derfor være å bruke personellressursene basert på prinsippet "riktig mann på riktig plass". Det er diskutert rekkefølge avhengigheter i de ulike prosessene brannvesenet skal inn i. Nøkkelord er beredskapsanalyse, forebyggende analyse, organisasjonskart, virksomhetsoverdragelse og plikter, stasjonsstruktur med mer. Det er valgt å starte prosessen rundt etablering av ledelsen med utgangspunkt i at det er en fleksibilitet i denne. Fleksibiliteten består i: 1. arbeidsavtalene vil være av formell karakter der det utarbeides egne stillingsbeskrivelser som vil tas opp til vurdering regelmessig. 2. som følge av forpliktelser ved virksomhetsoverdragelse vil vi være "overdimensjonert" i oppstart av selskapet. En slik overdimensjonering vil være nødvendig for å kunne bygge opp og samtidig drifte brannvesenet. Det vil ligge en plan for hvordan selskapet vil være organisert om 5 år etter at etableringsfasen er gjennomført. Det er også her gevinsten ligger for eierne av HBR iks. 3. ved naturlig avgang i selskapet vil ikke stillingene automatisk besettes på nytt uten at det gjøres tilpassinger som er riktig ut fra behovet fra selskapet overfor behovet til enhver tid. Dette vil medføre endringer i funksjonene fortløpende, noe som vil skape en spennende og utviklende hverdag for hver enkelt. Organisasjons-/funksjonskartet:
Følgende stillinger skal besettes for å fylle organisasjons-/funksjonskartet: Hovedledelse - utlyses internt Mellomledelse - utlyses internt Støttetjeneste - utlyses internt/eksternt Fast ansatte - overføres nytt selskap Deltidsansatte - overføres nytt selskap Daglig leder/brannsjef (kort beskrivelse av hver enkelt stilling) 01-funksjonene endres ikke før beredskapsanalyse foreligger. Stillingsbeskrivelser er vedlagt. Plan for gjennomføring Ideelt sett ville det vært riktig å ansette hvert ledernivå i ulike trinn. På denne måten ville hver enkelt leder påvirke hvem som skal være mellomledere i sin avdeling. Det er en utfordring å gjøre prosessen lang som følge av at de involverte har et stort behov for å få avklart sin situasjon. Prosessen med å etablere ledelse i HBR iks vil gjøres i en og samme tilsettingsrunde, men i to deler. Når hovedledelsen er tilbudt stillingen vil vedkommende ha uttalerett/medvirkning til bemanning i nivået under. For at modellen skal fungere er det viktig at det er kort mellom tilbud og frist for å bekrefte tilbud. En slik modell skaper minst usikkerhet og vi lander lederkabalen raskt. Evner vi å ha en god rutine og tydelige kriterier, vil dette redusere ulempene med manglende medvirkning fra overordnet leder. Trinn Oppgave Ansvar Frist 1 Prosessen med å etablere ledelsen for Haugaland brann og redning iks forankres i styret for HBR IKS 25.11.17 2 3 3 Det sendes mail til hver enkelt kommune v/rådmann og minner om punkt 7 i harmoniseringsmodellen som sier: arbeidsgiver skal sammen med arbeidstakerorganisasjonen identifisere hvem som får endring i arbeidsoppgaver/stilling som konsekvens av virksomhetsoverdragelsen. Nærmeste leder skal for disse skal gjennomføre samtaler der muligheter, valg rettigheter og plikter skal være tema. Dette dokumentet vil være underlag for samtalene. Det gjennomføres drøftingsmøte med tillitsvalgte etter Hovedavtalen kap 4 med formål om å fastsette: - funksjons- og organisasjonskart - innhold i funksjoner og stillinger - kriterier for de ulike stillingene. - anbefaling til plan for gjennomføring - rutine for informasjonsdeling - rutine for overtallighet. Plan for etablering av ledelse oversendes til personalsjefer i eierkommuner, tillitsvalgte og KS samt at denne gjøres tilgjengelig for alle ansatte på hjemmeside. Høringsfrist settes. 15.11.17
4 Felles orienteringsmøte vurderes. Det inngås avtale med Personalhuset for kvalitetssikring av prosessen med fokus på stillings- og kravanalyser samt vurderinger. 5 Det etableres et intervjuutvalg. 6 Plan for ansettelser fastsettes i styret. 7 Tilsettingsprosessen starter: a. Utlysning. b. Intervjurunde. c. Tilbud hovedledelse. d. Tilbud øvrig ledelse. e. Ansettelse. 8 Intervju. Stikkord som må tas med videre: Det må søkes på flere funksjoner. Kartet må forankres. Budsjett må utarbeides. Nøkkelpersoner/-organisasjoner som bør rådføres: HR-sjef Tysvær, Kristin Helle Leder brannsjefsgruppe, Karmøy, Ove Røys, KS