Møteinnkalling TID: 23.11.2005 Kl. 10:00 STED: Møterom Fjergen Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Saksliste: 020/05 Orientering fra administrasjonen 021/05 Statusrapport fra revisjonen 022/05 Virksomhetsplan for 2006 023/05 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon 024/05 Plan for selskapskontroll 025/05 KU-saker på KomSek sin hjemmeside 026/05 Økonomisk styring - rapport 027/05 Referatsaker Rådmannen vil gi en orientering om kommunens økonomi under sak 020/05. Ordføreren vil orientere vedrørende habilitetssaken i referatsaker 027/05. Levanger, 09.12.2005 Olav Gimse leder Cand.jur kontrollsekretær Dir.tlf. 74 05 29 16 E-post: ase.brenden@komsek.no 1
Sak 020/05 Sakstittel: Orientering om kommunens økonomi Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 23.09.05 020/05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): ingen Saksopplysninger: Rådmannen vil gi en orientering om økonomisituasjonen så langt for inneværende år samt arbeidet med budsjett og utsiktene for 2006. Levanger 09.11.2005 2
Sak 021/05 Sakstittel: Statusrapport fra revisjonen Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg 23.11.05 021/05 KomSek sitt forslag til vedtak: tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Revisor vil legge fram en statusrapport om revisjonsarbeidet så langt i inneværende år. Levanger 09.11.2005 3
Sak 022/05 Sakstittel: 2006 Møte og virksomhetsplan for Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalg 23.11.05 022/05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. Forslag til møte og virksomhetsplan vedtas som kontrollutvalgets møte og virksomhetsplan for 2006 Vedlegg: 1. Forslag til møte og virksomhetsplan Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Etter endringene i kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg er kontrollutvalgets rolle nå endret. Det er innført et klarere skille mellom bestiller og utfører av revisjonstjenestene, der kontrollutvalget er bestiller og aktuelt revisjonsselskap er utfører. skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. 4
Vurdering: Det er i en foreslåtte virksomhetsplan foreslått fem møter for 2006. Ved behov vil dette antall møter kunne økes. s viktigste oppgave vil være å påse at det føres kontroll med forvaltningen og følge med i den økonomiske utviklingen i kommunen. Det er derfor lagt opp til orienteringer fra administrasjonen og revisor på hvert møte. Levanger 09.11.2005 5
Kontollutvalgets møteplan/virksomhetsplan 2006 1. halvår 2. halvår Møtedato 08.02.2006 10.05.2006 13.09.2006 18.10.2006 22.11.2006 NR Saker til behandling 2006 1 Referatsaker x x x x x 2 s årsrapport 2005 x 3 Uttalelse til kommunens årsregnskap 2005 x 4 Årsrapport skatteoppkreverfunksjonen 2005 x 5 Revisjonsplan 2006 x 6 Status revisjonsarbeidet x x 7 s årsplan/møteplan x Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet x 8 Status for selskapskontroll x x 9 Oppfølging av tidligere saker x x x x x 10 Gjennomgang forvaltningsrevisjonsprosjekter x x 11 Gjennomgang møteprotokoller x x x 13 Orientering fra administrasjonen x x x x x Orientering fra revisjonen x x x 6
SAK 023/05 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: i Meråker 23.11.05 023/05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. vedtar følgende prioriterte rekkefølge på prosjekter i planen: Nr Prosjekt Gjennomføres år 2. innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: Kommunestyret i Meråker vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden Vedlegg: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter 2006-2007 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overordnet analyse Meråker kommune. Unntatt offentlighet jfr off.lov 6 2. s sak 10/05 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksutredning Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon framkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter 7
Det er nå gjennomført overordna analyse i Meråker kommune. På bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet blitt gjennomført av KomRev Trøndelag IKS, og har basert seg på Telemarksmodellen for overordet analyse. Analysen er gjennomført ved sammenligning av KOSTRA- tall, intervju av hovedrevisor for kommunen. Avvik i KOSTRA-tall er vektet i forhold til sannsynlighet, konsekvens og vesentlighet. Det er i Meråker kommune funnet avvik ved sammenligning av KOSTRA-tallene i de øvrige kommunene i kommunegruppa og opp mot Nord-Trøndelag. Det kan nevnes at netto driftsutgifter til forebyggende skole- og helsestasjonsarbeid i Meråker kommune er over gjennomsnittet for fylket, mens netto driftsutgifter til forebyggende helse per innbygger er negativ sammenlignet med andre. Videre har kommunen svært lave driftsutgifter til barnehage sammenlignet med andre Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er framkommet på bakgrunn av den overordnede analysen er vist i tabell 5.4. Her er de prosjekter som fikk høyest skor i forhold til vesentlighet og risiko opplistet. Det er oppgitt omtrentlig tidsforbruk for det enkelte prosjekt. Den tid KomRev Trøndelag IKS har avsatt som disponibel til forvaltningsrevisjon i Meråker kommune er på ca 215 timer per år. I dette tallet ligger også gjennomgang av møteprotokoller. Dette er et fast oppdrag og kommer ikke frem i den overordnede analysen. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon vil også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. De foreslåtte prosjektene er ikke prioritert i rekkefølge. Det er det opp til kommunestyret å foreta prioriteringen etter innstilling fra kontrollutvalget. foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Konklusjon: Overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet i tråd med tidligere fattede vedtak i kontrollutvalget, samt de bestemmelser som følger av forskrift. Analysen har pekt ut flere områder/prosjekter som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden. har gjennom forslag til plan et grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølge for disse overfor kommunestyret. Levanger 09.11.2005 8
Sak 024/05 Sakstittel: Plan for selskapskontroll Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 23.11.05 024/05 kommunestyret Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. slutter seg til den fremlagte plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2006-2008 samt de generelle retningslinjer for selskapskontroll, og sender saken over til kommunestyret for videre behandling. 2. Eierskapskontroll utføres av. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning selskapskontrollen utføres av KomRev Trøndelag IKS. Saksbehandlerens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2006-2008, slik den er presentert. 2. De fremlagte generelle retningslinjer vedtas som generelle retningslinjer for selskapskontroll 3. gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden Vedlegg: 1. Plan for selskapskontroll i Meråker kommune for 2006-2008 2. Generelle retningslinjer for selskapskontroll Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Kommuneloven 2. Forskrift for kontrollutvalg 3. Forskrift for revisjon 4. Brev av 27.09.05 fra Meråker kommune Saksopplysninger: I tillegg til andre virkemidler benytter Meråker kommune også eierskap og deltagelse i ulike selskaper og innretninger for å nå sine mål. 9
har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. skal derfor også påse at det føres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv. Jf. kommuneloven 77 nr 5 og forskrift om kontrollutvalg 13.1. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999. gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. og kommunens revisor skal videre varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Organisering som eget rettssubjekt legger imidlertid rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større handlefrihet enn de tradisjonelle etatsledere mv. Det skal her også tilføyes at den daglige ledelse og medlemmer av de styrende organer kan bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade som forsettelig eller uaktsomt er påført selskapet. Det må derfor legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at den forretningsmessige siden av driften vanskeliggjøres. Aksjeselskap eiet sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger m.v. er nedfelt i selskapets egne vedtekter, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. I tillegg til disse kontrollene, kan selskapskontroll også omfatte kontroll med selskaper der kommunen gir tilskudd eller annen form for støtte. Denne kontrollmuligheten er ikke hjemlet i kommuneloven eller annet lovverk, men kan være en forutsetning for å gi tilskudd. I så fall må rett til innsyn i selskapet vedtas i forbindelse med at en gir tilskudd/kjøper aksjer. Forskriftens 13 pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføringen av selskapskontrollen. Planen skal vedtas av kommunestyre selv som kan delegere til kontrollutvalget å revidere planen i planperioden. Ved gjennomføringen av selskapskontrollen vil innsamlet informasjon bli systematisert og sammenholdt. For å føre kontroll med om kommunens eierinteresser blir forvaltet økonomisk forsvarlig, kan det være aktuelt å vurdere selskapets status, økonomi og driftsmessige forhold som organisering, ledelse, omstillingsevne og oppnådde resultat sett i forhold til sammenlignbare virksomheter. Selskapskontrollen omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. 10
I den utstrekning det finnes nødvendig vil det videre kunne være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i enkelt selskaper. Vurdering: I den grad kommunale virksomheter er blitt fristilt har det tradisjonelt vært mest vanlig å fristille selvfinansierende virksomheter og/eller virksomheter av mer forretningsmessig karakter. Det faktum at en oppgave som tidligere lå innenfor forvaltningen blir organisert inn i et utenforliggende selskap, bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging fra kontrollog tilsynsorganene. Tvert om kan det være nødvendig med økt oppfølging og koordinering når tradisjonelle kommunale virksomheter legges utenfor forvaltningen. Der fristillingen også omfatter sentrale kommunale oppgaver, er det særlig viktig å sikre en viss grad av fortsatt demokratisk kontroll med virksomheten. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt også være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et forretningsmessig formål. Det vil her, i tillegg til de økonomiske, også kunne være riktig å vurdere andre faktorer. Til å utføre selskapskontrollen kan benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Dersom det skal gjennomføres selskapskontroll i disse to selskapene må kontrollutvalget sikre at leverandøren er habil. Ved eventuell forvaltningsrevisjon i de to selskaper vil en derfor måtte innhente bistand fra konkurrerende revisjonsselskap. Tilsvarende vil gjelde ved en eventuell eierskapskontroll i. Levanger 9. november 2005 11
Sak 025/05 Sakstittel: KU-saker på KomSek sin hjemmeside Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 23.11.05 25/05 Saksbehandlers forslag til vedtak: s sakliste/saker og vedtak legges ut på KomSek sin hjemmeside etter hvert møte. Vedlegg: Ingen Saksfremstilling: jobber i disse dager med egen hjemmeside. Vi anser dette som viktig for å gi almen informasjon om det selskapet driver med. da en av selskapets hovedoppgaver er sekretariats-funksjon for kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag, kan det også være i allmenn-hetens interesse å vite litt om hvilke saker som behandles i kontrollutvalgene. Selv om møtene holdes for lukkede dører, er KU s saklister og de fleste vedtak offentlige, og da er det ikke noe til hinder for at denne informasjonen legges ut på nettet. Det vil bli gjort unntak for saker som unntas offentlighet etter offentlighetsloven. Levanger 09.11.2005 12
Sak 026/05 Sakstittel: Økonomisk rapportering kvalitet og målstyring Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 23.11.05 026/05 KomSek sitt forslag til vedtak: 1. oversender rapporten til kommunestyre Vedlegg: 1. Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Økonomisk rapportering kvalitet og målstyring 2. Sak 006/05 i Meråker kontrollutvalg Saksopplysninger: behandlet 09.05.2005 rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon. Det ble gjort vedtak om at rapporten tas til orientering. Det er senere oppdaget at rapporten burde vært oversendt kommunestyre til orientering. Det foreslås derfor saken tas opp igjen og at det fattes vedtak om oversendelse av rapporten til kommunestyre. Dette er også i tråd med tidligere praksis. Levanger 15.11 2005 13
Sak 027/05 Sakstittel: Referatsaker Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalg 23.11.05 027/05 KomSek sitt forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Dokumenter til referering: 1. Tilsynsmøte med revisjonen 2. Orientering fra ordfører Tilsynsmøte: KomSek har gjennomført tilsynsmøte med revisjonen. På møtet har det blitt gitt gjensidig informasjonsutveksling, orientering om framdriften i revisjonsarbeidet mv. Sekretariatet vil referere fra møtet. Habilitetssak: ønsker at ordføreren orienterer om hva som har skjedd vedrørende sak i kontrollutvalget 14.september angående habilitetsspørsmål. Levanger 09.11.2005 14
15