Revisjonsrapport analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler

Like dokumenter
Handlingsplan tilknyttet revisjonsrapport «analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler»

Oppfølging av revisjonsrapport analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler

Vedlegg Status handlingsplan BHM

Orientering om anskaffelsesplan 2018

Oppfølging av styresaker

Anskaffelsesplan 2018

Rapport 7/2017. Analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler

Orientering om anskaffelsesplan 2019

Styrende dokumenter for internkontroll og risikostyring i Sykehusinnkjøp

Årsplan 2018 for styret i Sykehusinnkjøp HF

Styremøte 2. 09:00-16:00, 22. mars 2017 Sykehusinnkjøp, Vadsø

Avgrenset risikorapportering pr. 2.tertial 2017

Styret Sykehusinnkjøp HF 02.mai 2016

Styret Helse Sør-Øst RHF 26. april Styret slutter seg til plan for anskaffelse av radiologiløsning slik den er beskrevet i saken.

Lik organisering av divisjonene

Styret Helse Sør-Øst RHF

Styret Sykehusinnkjøp HF 22.mars 2017

Risikoer og tiltaksarbeid i Sykehusinnkjøp HF 2018

Styret Sykehusinnkjøp HF

Orientering om plan for internkontroll for informasjonssikkerhet

Styret Helse Sør-Øst RHF 19. april 2012

Protokoll fra styremøte 02/17,

Godkjenning av endelig budsjett 2019

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 24. august 2018 SAK NR REVISJONSRAPPORT 12/2017 FORVALTNING AV GAT. Forslag til vedtak:

Brukerinvolvering er nøkkelen til gode anskaffelser. Kjetil Istad Administrerende direktør

Fremtidig økonomifunksjon Sykehusinnkjøp HF

Overordnede risikoer og plan for omstilling fase 2 i Sykehusinnkjøp

Styret Sykehusinnkjøp HF 4. april 2016

Styret Sykehusinnkjøp HF 22. mars 2017

Årsrapport 2012 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Omstilling og utvikling

Oslo universitetssykehus HF

BANKID BANKID BANKID_MOBILE BANKID_MOBILE BANKID BANKID

Vedlegg 1 tidligere vedtak i saken. Styrevedtak i Vestre Viken: Styrets vedtak 25. august 2010, sak 97/10:

Styremøter Arbeidspakker

Møtedato: 27. februar 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Hilde Rolandsen, Bodø, forbedringsprosser

Utkast Revisjonsplan Internrevisjon Pasientreiser HF

Styret Helse Sør-Øst RHF

Saksframlegg. Saksgang: Styret Sykehuspartner HF 7. februar 2018 SAK NR OPPFØLGING AV VEDTAK FRA FORETAKSMØTE SYKEHUSPARTNER HF 31.

Sentral stab Økonomiavdelingen Sentral økonomi SAKSFREMLEGG

Styret Helse Sør-Øst RHF 24. april 2014 SAK NR RAMMEVERK FOR ANTIKORRUPSJONSPROGRAM I HELSE SØR-ØST

Styret Helse Sør-Øst RHF 20. november 2014 SAK NR NASJONAL INNKJØPSORGANISASJON UTREDNING AV EN FELLES INNKJØPSFUNKSJON

SAK NR STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF VEDTAK:

SAK NR HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF STATUSRAPPORT VEDTAK:

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Oslo universitetssykehus HF

Styret ved Vestre Viken HF 048/ Trykte vedlegg: 1. Risikovurdering i matrise (2) 2. Tiltaksplan

Utredning om videreføring av Nasjonal IKT HF

Styret Helse Sør-Øst RHF 12. september 2014 SAK NR STATUS REVISJONSPLAN FOR KONSERNREVISJONEN HELSE SØR-ØST

Sykehuset Innlandet HF Styremøte SAK NR HELHETLIG PLAN FOR VIRKSOMHETSSTYRING Forslag til VEDTAK:

DATO: SAKSHANDSAMAR: Per Karlsen Stifting av nasjonalt helseføretak for samordning innan innkjøp (Sykehusinnkjøp HF)

Fra administrasjonen: Adm. direktør Just Ebbesen og administrasjonssjef Vigdis Velgaard (referent)

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Styret i Sykehusinnkjøp HF 16.juni 2017

Møteprotokoll for styremøte Sykehusinnkjøp HF

Oslo universitetssykehus HF

Styret ved Vestre Viken HF 015/

Styret Helse Sør-Øst RHF 14. april 2010 SAK NR KVALITET I ANSKAFFELSER AV HELSETJENESTER OPPLEGG FOR EVALUERING

Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 26/06/2014

Styret Helse Sør-Øst RHF 16. november 2017

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Utkast Revisjonsplan 2015 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Styret Helse Sør-Øst RHF 6. mai 2010

Styret Sykehuspartner HF 6. desember 2017 OPPFØLGING AV VEDTAK FRA FORETAKSMØTE SYKEHUSPARTNER HF 31. MAI 2017

Foreløpig møteprotokoll

Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m

Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 10.september 2018

Innkjøp for helseforetakene hva er vår strategi? DM Arena. Oslo 3.mai 2016 Adm.dir Harald I. Johnsen

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 20. juni 2013 SAK NR INNFØRING AV REGIONAL LØSNING FOR RADIOLOGI (RIS/PACS) Forslag til vedtak:

Protokoll fra: Revisjonskomiteen Møtedato: kl Møteleder: Andreas Kjær Møtested: Quality Hotell Strand Gjøvik

STYRESAK. DATO: SAKSHANDSAMAR: Ivar Eriksen SAKA GJELD: Utredning om videreføring av Nasjonal IKT HF ARKIVSAK: 2019/6625 STYRESAK: 054/19

Sykehusinnkjøp HF. Administrerende direktør, Kjetil Istad. Innkjøpskonferansen i Spesialisthelsetjenesten Tromsø 2016

Saksnr. som inneholder: Godkjenning av møteprotokoll, administrerende direktørs orientering og orienteringssaker er utelatt.

Revisjonsplan 2017 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Saksframlegg Referanse

Stiftelse av nasjonalt helseforetak for samordning innen innkjøp - Sykehusinnkjøp HF

SAK NR STRATEGI FOR KVALITET OG PASIENTSIKKERHET FOR SYKEHUSET INNLANDET VEDTAK:

Orientering om status for innkjøp og logistikk i Helse Midt-Norge Styremøte, Stjørdal

Delstrategi Innkjøp og logistikk

Evaluering Nordlandssykehuset HF sin organisasjonsmodell. Styremøte Nordlandssykehuset HF 20. februar 2014

I foretaksmøtet 7. januar 2015 ble så et nytt oppdrag gitt hvor foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å:

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

Saksframlegg. Styret Helse Sør-Øst RHF 22. november 2012 SAK NR STRATEGI FOR NASJONAL IKT Forslag til vedtak:

Årsrapport 2014 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Lederavtale for 2012

Saksframlegg til styret

Konsernrevisjonens rapport av intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeid i SSHF

HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Styret Helse Sør-Øst RHF 19. oktober 2017 SAK NR ANSKAFFELSE AV NYE FORSIKRINGSAVTALER INNENFOR PERSON- OG SKADEFORSIKRINGER

Årsrapport 2016 Internrevisjon Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS

Revisjonsplan Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst

På vegne av Sykehusinnkjøp HF TILBUDSINVITASJON FOR. Rekruttering av Administrerende Direktør til Sykehusinnkjøp HF

Styret Helse Sør-Øst RHF 3. og 4. februar 2010

Styret Helse Sør-Øst RHF 16. november 2017 SAK NR REVIDERT REGIONAL STRATEGI FOR KVALITET, PASIENTSIKKERHET OG HMS

Beslutningsgang for IT infrastruktur og basistjenester

Styret Sykehuspartner HF 25. oktober 2018 SYKEHUSPARTNERS LEVERANSER I BYGGEPROSJEKTER I HELSE SØR-ØST OG LEVERANSEOMFANG NYTT SYKEHUS I DRAMMEN

Oslo universitetssykehus HF

Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m

Styret Helse Sør-Øst RHF 6. august 2018

Saksredegjørelse. Fig 1. Foretakets modell for virksomhetsstyring og intern kontroll

Transkript:

Sak 90-2017 Saksfremlegg til styret i Sykehusinnkjøp Revisjonsrapport analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler Møtedato: Tidligere behandlet i styret/saksnr. Type sak (orienteringssak, diskusjonssak, beslutningssak, temasak) 27.november 2017 Orienteringssak Styret i Sykehusinnkjøp HF inviteres til å treffe følgende vedtak: 1. Styret i Sykehusinnkjøp HF tar saken til etterretning. 2. Styret i Sykehusinnkjøp HF ber administerende direktør framlegge en handlingsplan for oppfølging av revisjonsrapporten på styremøtet i januar 2018. Vadsø, 20. november 2017 Kjetil M. Istad Administrerende direktør

1. Hva saken gjelder Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF har, på oppdrag fra styret i Helse Sør-Øst RHF, gjennomført en revisjon: «Analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler». Revisjonen omfattet i Sykehusinnkjøp HF og Sørlandet sykehus HF. Målet for revisjonen var å kartlegge og vurdere mulige årsaker til manglende lojalitet og svakheter ved utnyttelsen av nasjonale innkjøpsavtaler for enkelte typer behandlingshjelpemidler i foretaksgruppen Helse Sør-Øst. Revisjonen tar utgangspunkt i parallelle rammeavtaler for insulinpumper og «pustemasker». Dette er avtaler etablert som følge av nasjonal anskaffelser gjennomført av Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (fra 1.11.2016 Sykehusinnkjøp HF, divisjon nasjonale tjenester). Revisjonen vurderer samtidig om det er forbedringsområder innenfor prosessene for anskaffelser og tildeling 1 av behandlingshjelpemidler i et bredere perspektiv. Flere av punktene som tas opp i revisjonsrapporten er punkter som allerede er fremkommet i vår egen internkontroll. Dette gjelder spesielt punktet om manglende medisinsk fagkunnskap i arbeidsgruppene/styringsgruppene. Administrerende direktør ser på dette som et uttrykk for at de prosessene som er etablert for virksomhetsplanlegging og risikostyring internt i Sykehusinnkjøp HF fungerer og er med på å avdekke viktige risikoområder. Det vises til styresak 85-2017 «Virksomhetsplanlegging og risikostyring» for en nærmere gjennomgang av våre funn. 2. Hovedpunkter Fakta om avtaleområdene Revisjonen har analysert de to nasjonale avtaleområdene insulinpumper og masker. Begge områder har parallelle rammeavtaler, hvor leverandørene er rangert i en prioritert rekkefølge. Avvik fra rangeringen skal dokumenteres på faglig grunnlag basert på den enkelte pasients behandlingsbehov. Insulinpumper har hatt nasjonale avtaler siden 2004 og har en årlig omsetning på 250 million kroner (2016). Nåværende avtale ble inngått i 2013. Nasjonale avtaler for masker ble etablert i september 2016. Estimert årlig omsetning 15 millioner kroner. Nasjonalt nettverk innkjøp (NNI) er styringsgruppe for begge avtaleområdene. Anbefalinger Revisjonen deler anbefalingene sine i tre; en overordnet del, en del til Sykehusinnkjøp HF og en del til Sørlandet sykehus HF. 1 Med tildeling menes her innvilgelse av søknad om behandlingshjelpemiddel basert på en konkret vurdering av begrunnelse i søknaden. 2

Overordnede anbefalinger Revisjonen setter opp følgende overordnede anbefalinger: Klargjøre styringsmodellen rollefordeling mellom helseforetakene og Sykehusinnkjøp HF, samt helhetlig koordinering av foretaksgruppen Klargjøre kriterier ved vurdering av pasientens behov det er behov for en avklaring på nasjonalt nivå av hvilke faktorer som skal vektlegges ved vurdering av pasientens behov Sterkere medisinskfaglig styring av behandlingshjelpemiddelområdet System og verktøy for oppfølging av avtaleforpliktelser Administrerende direktør ser at disse anbefalingene må løses i samarbeid mellom RHF, HF og Sykehusinnkjøp HF. Flere av punktene er omtalt nedenfor da de, helt eller delvis, også kommer som anbefalinger til Sykehusinnkjøp HF. De øvrige punktene vil bli løst i samarbeid med RHF og HF. Forslag til prosess og tidsplan vil bli fremlagt for styret i Sykehusinnkjøp HF i en egen tiltaksplan. Anbefalinger fra revisjonen til Sykehusinnkjøp HF I det følgende er anbefalingene fra revisjonen til Sykehusinnkjøp HF oppstilt sammen med administrerende direktørs overordnede vurderinger tilknyttet oppfølging. Dette er anbefalingene fra revisjonen: 1.Videreutvikle metodikken Sykehusinnkjøp HF eier og forvalter metodikken for etablering og forvaltning av nasjonale innkjøpsavtaler. Revisjonen viser at det er behov for å styrke metodikken på enkelte områder. Dette gjelder spesielt: A. Innledende vurderinger som bidrar til å avdekke behov for særskilte tilpasninger ved det enkelte anskaffelsesprosjekt B. Behovsanalyse inngår som en integrert del av innkjøpsprosessen og blir tilstrekkelig forankret i aktuelle fagmiljø C. Beslutningsstrukturen utvikles slik at den omfatter alle viktige beslutninger underveis i anskaffelsesprosjektene Konsernrevisjonen anbefaler at metodikken videreutvikles slik at den gir god støtte for arbeidet, og sikrer at anskaffelsesprosjektene og prosessene er tilpasset produktet som skal anskaffes. Ansvarsfordelingen i nasjonale anskaffelsesprosjekter er regulert av samarbeidsavtalen mellom dæværende Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) og de regionale helseforetakene. Basert på samarbeidsavtalen er det utarbeidet rutiner og prosedyrer for gjennomføring av nasjonale anskaffelser. Sykehusinnkjøp HF er i henhold til oppdraget i en «as is» fase. Dette betyr at samarbeidsavtalen med tilhørende rutiner og prosedyrer er gjort gjeldende for Sykehusinnkjøp HF. Administerende direktør ser viktigheten av å utarbeide standardiserte arbeidsprosesser i Sykehusinnkjøp HF. Aktiviteten er innarbeidet i omstillingsplanen fase 2 og vil i stor grad basere seg på leveransene fra NSSIL (Nasjonal samhandling og standardisering - Innkjøp og Logistikk) - prosjektet. Videre mener administerende direktør at Sykehusinnkjøp HF gjennom dialog med helseforetakene bør søke å tilpasse beslutningsstrukturen i de nasjonale anskaffelsene etter grad av kompleksitet i anskaffelsesprosjektet. Dette for å sikre at de komplekse anskaffelsesprosjektene har en god forankring og involvering fra helseforetakene. Dette vil komme til uttrykk gjennom arbeidet med standardiserte arbeidsprosesser i foretaket. 3

En god beslutningsstruktur er avhengig av at helseforetakenes beslutningstakere (styringsgruppen) innehar faglig tyngde og autoritet. En av revisjonens konklusjoner er svak medisinskfaglig involvering i innkjøpsprosessen, hvor man peker på at alle sentrale beslutninger, også knyttet til de medisinskfaglige kravene i konkurransegrunnlaget, formelt tas av et innkjøpsfaglig miljø. På nasjonalt nivå har Sykehusinnkjøp HF gode erfaringer med styringsgrupper med deltagere fra ledere med ansvar for fagområdet anskaffelsen omfatter. Felles for alle disse styringsgruppene er at de adresserer ikke-medisinske innkjøpskategorier. Administrerende direktør vil derfor i sin tiltaksplan synliggjøre tiltak for å etablere slike styringsgrupper innenfor de medisinske innkjøpskategoriene, noe som også er i tråd med god praksis for kategoribasert innkjøp. 2.Hensiktsmessige og aktuelle avtaler Revisjonen viser at innenfor enkelte typer behandlingshjelpemidler der det er høy innovasjonstakt eller andre forhold setter spesielle krav til utforming av avtalen, er det behov for involvering av juridisk kompetanse på et tidlig tidspunkt slik at mulige mekanismer som er aktuelle for å sikre hensiktsmessige og aktuelle avtaler over tid ivaretas. Ved komplekse anskaffelsesprosjekter anbefaler konsernrevisjonen at juridisk kompetanse involveres i prosessen med utarbeidelse av avtaler, slik at handlingsrommet innenfor lovverket tas i bruk, for å sikre at avtalene i størst mulig grad dekker behovet gjennom hele avtaleperioden. Alle nasjonale anskaffelser har i dag dedikerte juridiske ressurser som deltar i anskaffelsen fra start til slutt. Til tross for dette ser administrende direktør behovet for en sterkere involvering av de juridiske ressursene i arbeidet med anskaffelsesstrategi slik at avtaleverket speiler helseforetakenes- og pasientenes behov på en så optimal måte som mulig. 3.Tilstrekkelig veiledning En forutsetning for etterlevelse av avtaler er tilstrekkelig forankring og kunnskap om riktig bruk av avtalen. I tillegg til å klargjøre roller og ansvar for innføring av nye avtaler, viser revisjonen at det er behov for ytterligere oppmerksomhet knyttet til utarbeidelse av veiledningsmateriell og aktiviteter ved innføring av nye og endrede avtaler. Konsernrevisjonen anbefaler at det arbeides videre med støttemateriell og aktiviteter slik at dette tilpasses brukernes forutsetninger og avtalens kompleksitet. Det er Sykehusinnkjøp HFs ansvar å sikre at det foreligger god informasjon om nasjonale rammeavtaler og bruken av disse. Administrerende direktør ser at det er et behov for å forsterke etablerte rutiner for å sikre at avtaleinformasjon blir formidlet og forstått av de som trenger den. Videre ser administrerende direktør viktigheten av å etablere et system som i større grad innhenter brukererfaringene fra de nasjonale rammeavtalene. Et slikt system kan bygge på allerede eksisterende systemer i de geografiske divisjonene i Sykehusinnkjøp HF. 4

3. Anbefaling Administrerende direktør har ansvaret for at revisjonsrapportens anbefalinger til Sykehusinnkjøp HF følges opp. For å gjøre dette på en strukturert måte vil administrerende direktør utarbeide en tiltaksplan og framlegge denne for styret i Sykehusinnkjøp HF i januar 2018. Trykte vedlegg Vedlegg 1 Revisjonsrapport Analyse av manglende avtalelojalitet ved kjøp av behandlingshjelpemidler 5