Utvidet ledermøte Senjakommunene Til: Rådmenn Senja kommunene Kopi til: Fra: Saksnr./Arkivkode Dato 25.10.17 Sted Tilstede Forfall Referent Gryllefjord Alf Rørbakk Lena Hansson Eigil Andreassen Geir Henning Iversen Margrethe Hagerupsen Per-Arne Andreassen Bente Karlsen Rune Hoholm Tore Jan Gjerpe Karin Johnsen Jorid Andreassen Wenche Pedersen Heidi Jakobsen Jørn Aarsland Elisabet Norlund Nina Frantzen Weronica Pedersen Gøran Wilsgård Geir Fredriksen Kristian Kaurin Arve Svestad Per-Arne Andreassen Andre møtende Under sak
Sak nr Hva saken gjelder og konklusjon 1 Boligkontor /boligsosialt arbeid Lenvik har vedtatt å etabler eget boligkontor der alle boliger blir samlet. Og tenker det kan være muligheter om en samarbeidsform om dette. All administrasjon av boliger. Kan dette være mulig å samarbeide om. Berg er positiv til en form for samarbeid. Tranøy har gjort en del i det siste på boligsiden og er positiv til dette. Forslag fra Lenvik at de bygger denne modellen i Lenvik og så kan de andre koble seg på dette. 2 Ungdataundersøkelsen. Lenvik er med på ungdataundersøkelse og synes dette kan være en relevant undersøkelse for alle kommuner. Har ønske om dette bør gjøres i alle kommuner slik at vi har historiske tall senere. Berg tar denne undersøkelsen allerede gjennom sin folkehelsekoordinator. Tranøy mener dette er en god ide for å ta dette. Kontaktpersoner: Torsken Weronica. Tranøy Eigil, Berg Jorid. 3 Digitaliseringsprosjektet. Informasjonen om dette utgår på grunn av frafall 4 Eldrerådet og andre råd ved etableringer. Alf Rørbakk har sendt melding til alle eldreråd og funksjonshemmedes råd om representasjon i gruppe7.1. Men mener vi må innkalle alle rådene for å følge dem opp som de skal. Skal være sendt til postmottak i alle kommuner. Det er i orden i Lenvik og Tranøy men mangler fra Berg og Torsken. Alf sender dette på nytt og vi får meldt inn ledere for eldrerådene. Tore Jan Gjerpe sender ut melding til representantene og innkaller til møte for at rådene skal velge en representant. 5 El-Biler ladestasjoner Det er et prosjekt med ladestasjoner med universitetet i Tromsø. Der det kan være støtte til ladestasjoner. Tranøy skal på møte angående dette med Enova og følger dette opp. Oppfølging Ansvar/frist Lenvik fortsetter prosessen med å etablere boligkontor Rune Hoholm Tore Jan Gjerpe Tranøy er med på Skype møte med Enove om dette og gir tilbakemelding 6 Fremdrift Arbeidsgrupper Prosjektorganisasjonen det er i gang med å ansette prosjektmedarbeidere. Det var 27 søker og mange kvalifiserte, 6 har vært til intervju. Ansettelse vil bli gjort denne måneden, og prosjektmedarbeiderne vil være på plass tidlig neste år.
Erfaringer er at politiske grupper trenger adm hjelp for å få fremgang. Alf Rørbakk tar en gjennomgang av arbeidet i de ulike politiske arbeidsgrupper: -Etiske retningslinger samt delegasjonsreglementet er sendt på høring. -Det er nedsatt en nærdeomokratigruppe med møte 30102017 -Identitet og symboler er den gruppen som har fått mest oppmerksomhet utad. - Det har vært konkurranse om å få tak i en grafisk designer, Kristin Nyheim blir grafisk designer. -Har også vært konkurranse om forslag om kommunevåpen. Det er kommet inn 135 forslag til kommunevåpen -Innspill fra Lenvik at gruppen som skal bygge kultur bør være en administrativ gruppe. -Kommuneplan og overordnet planarbeid. Har bedt kommunestyrene å ta likelydende vedtak etter plan og bygningsloven. Og satt en faggruppe som skal se på overordnet ROS. -Faggruppe på planarbeid er i gang med Alf og Tore Jan Og det bil bli innkalt flere fra andre kommuner. -Arbeidsgiverpolitikk er det sendt ut dokumenter på høring, Viktig å skape ro i kommunene med de som ikke blir berørt. I skoler og sykehjem etc. -Forslag at det legges ut skriftlig informasjon som om dette slik at alle ansatte kan se det og lese det. Det de ansatte lurer mest på er hvordan strukturen blir og hvordan de blir organisert i fremtiden, -Eierskapsgruppe/interkommunalt samarbeid har først og frem sett på regionrådsamarbeid, og formelt meldt ut av forskjellig samarbeid, Status utmelding av interkommunale samarbeid: Tranøy har meldt seg ut etter anbefalinger fra fellesnemda. Torsken meldt seg ut i tråd med fellesnemda Lenvik meldt seg ut i tråd med fellesnemda Berg skal behandles i Desember møtet i kommunestyret. -Fellesnemnda bør ta stilling til om det skal videreføres et interkommunalt samarbeid eller om fleste oppgaver skal løses innad i ny kommune. 8.4 økonomisk politikk -Vanskeliggjør oppgaver da det ikke er satt organisasjonen enda men de hoder på å utarbeide
betalingsregulativ og økonomireglement og finansreglement. 9.3 kommunikasjon Vedtatt kommunikasjonsplan og opprettet hjemmeside, virker som det kommer lite frem i media og det er veldig stille om Senja Kommune 9.4 Arkivgruppe matrikkel samt Ikt -Henter erfaringer fra andre og skal bygge noe fremtidsrettet. Innhenter informasjon fra andre kommuner som har vært gjennom omstillingsprosess. Og definere ned hva vi trenger av system. Spørsmål om servicefunksjoner skal ligge under arkivgruppe. Servicefunksjoner og arkiv er veldig infiltrert i hverandre, spesielt i Lenvik, så de mener det er naturlig at de er der. 9.5 og 9.6 Har opprettet faggrupper som skal registrer hva som finnes innenfor teknisk og skal sluttføres i januar. Spørsmål om hvem skal svare på spørsmål fra gruppene, hvor skal spørsmål rettes og hvem skal svare. Dette vil bli en bedring i januar når prosjektledelsen er på plass. Mangler PSU vedtak om tillitsvalgte i gruppene. Det trenges kun tillitsvalgte i hovedgrupper ikke i faggrupper. Hvem tar ansvar for kartlegging av de forskjellig fagsystemer Hvem har ansvaret for internkontrollen. Jørn Aarsland informerer litt om lokale prosjekter «digg frokost» og «kul Sjømat» som blir vist på Norge Rundt på fredag
Alf informerer litt om arbeid utenfor gruppene: Det ble satt ned liste på Skaland forrige møte med hovedvekt på helsesøstertjenesten. Denne jobben er i gang og det er snart satt ned et budsjett over hva dette vil koste, Vi skal og se på kemnerfunksjonen hvordan den skal være i fremtiden Felles Brannsjefstillingen der er det et felles møte på Torsdag 261017 om der alle brannsjefene er invitert. 7 Alf spiller inn for fellesnemd at det bør settes ned en gruppe innen kultur og hvem som bør være med i den Rutiner regnskapsføring Torsken kommune tar regnskap for prosjektet. - Alle kommuner skal bruke en egen prosjektkode. - Alle utgifter som påløper må følges opp i egen kommune. Og sende refusjonskrav i ettertid. - Når det gjelder fakturaer så må den kommunen som har bestilt attestere og anvise. - Refusjonskrav må det ligges ved faktura med spesifisert med prosjektkode - Alle refusjonskrav for 2017 må komme innen 15 januar 2018 Det blir sendt informasjon fra Torsken kommune til hver enkelt kommune hvordan det skal være. Lenvik tar personal Tranøy tar arkiv 8 Regional bibliotekplan Kristin Iden ved Lenvik bibliotek ønsker å informere alle formannskap om regional bibliotekplan, da fylkeskommunen ønsker denne skal vedtas. Det er et ønske at regional bibliotekplan blir tatt i fellesnemda etter dette vil gjelde Senja kommune. Denne jobben kan generere tilskudd så jobben bør gjøres. Vi lager en plan der alle kommuner er med så lager Torsken sitt eget strategidokument frem til 2020. Jorid
Margrete Hagerupsen. refererer til et referat fra kirkelig fellesråd Tranøy har mottatt søknad som midler til sammenslåing av fellesrådene. 2 millioner Funksjonstiden som disse har valgt er 12.10.2017 til 31.12.2018 Dette bør tas stilling til hva vi skal gjøre med dette. Forslag til fellesnemnda er at kirkelig fellesråd blir ivaretatt i delprosjektet og Alf Rørbakk tar det opp i fellesnemnd. Søknaden fra Kirkelig fellesråd ligger på bordet til gruppe 8.3 der de skal gi innstilling til fellesnemnd Investeringsbudsjett Det står intensjonsavtalen at i perioden skal de fire kommunene informere hverandre om investeringer som har betydninger for den nye kommunen. Når skal dette informeres om kan det være knapt med tid om dette. Før et vedtak skal vedtas i de aktuelle kommunestyrer. Investeringsbudsjettet blir informert om i fellesnemda så gjør hver rådmann rede for hvert sitt budsjett i fellesnemnda. Strategi lønnsforhandling Det finnes mange lokale avtaler og tillegg som er forskjellig fra kommune til kommune. Sette oss ned sammen å finne frem til dett og finne tallene med dette som dette skal. Skal vi harmonisere nå eller vente til. I intensjonsavtalen skal ordninger som allerede er inngått. Rett til å innvilge permisjon bør trekkes inn slik at det blir likt til dette og at når vi kommer til 2020 er reglene for permisjoner samkjørte.
Vi bør kartlegge hvordan vi har det. Slik at vi har en så lik mulig personalpolitikk når det nærmer seg Lenvik kommer med et forslag til neste ledermøte for hvordan dette kan løses på best mulig måte. Brukerbetalinger Berg kommune ønsker oversikt over regulativer for andre kommuner, vi blir enige om at Geir Henning Iversen sender det til postmottak i alle kommuner. Neste møte er på Finnsnes. 06.12.2017