Brukerveiledning Mobilsynkronisering HTC HD2
Servicedeklarasjon Drift-, overvåkning og brukerstøtte for mobilsynkronisering Målsetting med tjenesten Tilby mobilsynkronisering til ansatte som har sikkerhetsgodkjent mobiltelefon. Dette innebærer synkronisering av e-post, kalender og kontakter. Ta i bruk mer av funksjonaliteten i Exchange og mobiltelefoner. Bedre sikkerheten av innholdet ved tap av mobiltelefon. Tilby en tjeneste som øker effektiviteten/ tilgjengligheten til ansatte. Tilby oppsett og brukerstøtte. Vi tilbyr Drift av maskinvare, operativsystem og programvare som er nødvendig for e- posttjenesten. I dette inngår brukeradministrasjon, innlegging av nye versjoner og systemvedlikehold av operativsystemet på sentralløsningen. Sikkerhetsløsning for e-post i form av backupløsning, samt viruskontroll på felles sentralserver. Minimum 98 % oppetid på sentral e- postløsning virkedager mellom 08:00 15:30. Tilgang til sentral servicedesk/brukerstøtte og driftsenter virkedager mellom 08:00-15:30. Vi forventer at brukere av løsningen: Tar ansvar for å sikre annen data lagret på mobilen som ikke blir synkronisert med pushsynkronisering. Tar ansvar selv for å sikre annet innhold i mobilen enn det som blir synkronisert mot Exchange. Dette er typisk nedlastet programvare, bilder, SMS, MMS etc. Følger de anbefalte og dokumenterte retningslinjer og standarder fra OFK for installert utstyr og programvare som ligger til grunn for servicedeklarasjonen. Benytter mobilens brukerveiledning for å sette seg inn i bruk av e-post, kalender og kontakter. Ikke synkroniserer e-post, kalender og kontakter med kabel eller blåtann. Setter seg inn i administrasjon av mobilsynkronisering i Outlook Web Access. Se brukerveiledning. Det er kun henvendelser relatert til mobilsynkronisering som skal rettes til Brukerstøtte. Andre feil eller spørsmål vedrørende mobiltelefon og abonnement skal gå via Servicesenteret. For generell bruk av funksjoner i mobiltelefonen skal brukeren benytte brukermanualen til telefonen. 2
Forutsetninger for avtalen Det er kun brukere med mobiltelefon som er sikkerhetsgodkjent av OFK som kan benytte tjenesten.. For å få tilgang til mobilsynkronisering vil mobilen få en låsekode for å sikre innholdet. Brukeren må skrive inn låsekoden for å oppheve tastaturlås/skjermlås. Dersom låsekoden blir skrevet inn feil fire ganger, blir hele mobilens innhold automatisk slettet. Bruker er selv ansvarlig for å ta løpende sikkerhetskopi av egne data, bilder m.v. Bruk av tjenesten kan medføre høye kostnader til datatrafikk på mobilabonnementet til brukeren. Brukeren må være klar over dette før tjenesten tas i bruk. Ved synkronisering anbefales det at brukeren kobler seg til Internett via trådløst nettverk i OFK eller privat. Det anbefales ellers å benytte datapakker tilknyttet mobilabonnementet for å spare kostnader, f.eks. mobilsurf 200 (69 kr mnd. inkl. 200mb datatrafikk). Servicesenteret kontaktes for opplysninger om priser og bestilling av abonnement. Brukerstøttes oppgaver Informere bruker om at de må ta kopi av eget innhold på mobiltelefonen. Informere nye brukere om muligheten for å sette opp mobilsynkroniseringstjenesten på sin egen telefon. Brukerstøtte utarbeider brukerveiledning for godkjente mobiltelefoner. Bistå ved nytt oppsett av mobilsynkronisering, som innebærer: Gjøre mobiltelefonen klar for oppsett av mobilsynkronisering. Ivareta brukerdata og kontakter som ligger på mobiltelefonen eller SIM-kortet. Slette/nullstille mobiltelefonen. Konfigurere mobiltelefonen for mobilsynkronisering: E-post Kalender Kontakter Teste og verifisere at oppsettet fungerer Dersom mobilsynkronisering ikke fungerer: Slette telefonen og legge inn nytt oppsett. Godkjente mobiltelefoner Pr. april 2010 er disse mobilene godkjent for bruk av mobilsynkronisering: Apple iphone 3GS Nokia E52, Nokia E72, Nokia E75, Nokia N97 mini HTC HD2, HTC Desire Mobiltelefoner kjøpes via OFK sin rammeavtale. Ta kontakt med Servicesenteret for informasjon og bestilling av mobiltelefon. 3
Innholdsfortegnelse SERVICEDEKLARASJON... 2 Målsetting med tjenesten... 2 Vi tilbyr... 2 Vi forventer at brukere av løsningen:... 2 Forutsetninger for avtalen... 3 Brukerstøttes oppgaver... 3 Godkjente mobiltelefoner... 3 GENERELT OM MOBILSYNKRONISERING... 5 Bruk av e-postklienten på mobilen... 5 Hvem kan bruke tjenesten?... 5 Sikkerhet og tap av data på mobilen... 5 Fast månedspris på datatrafikk... 6 OUTLOOK WEB ACSESS (OWA)... 7 HTC HD2... 11 4
Generelt om mobilsynkronisering Ansatte i Oppland fylkeskommune med avtale om tjenestemobiltelefon kan få e-posten kontinuerlig oppdatert direkte til mobilen sin. På samme måte som man i dag mottar SMS eller MMS, kan e- posten overføres direkte inn på mobiltelefonen. I tillegg kan kalender, kontakter og oppgaver være oppdatert til enhver tid. Den nye løsningen synkroniserer i praksis tjenester man har i Microsoft Outlook over mobilnettet. Bruk av e-postklienten på mobilen Det anbefales å bruke litt tid på å bli kjent med e- postklienten på mobilen. Les brukermanualen til mobiltelefonen for generell bruk og innstillinger. Dersom man ikke har brukermanualen, kan den lastes ned fra produsentens hjemmeside. Apple Support Nokia Support HTC Support Sikkerhet og tap av data på mobilen For å sikre innholdet i mobiltelefonen kreves det låsekode for å kunne benytte tjenesten. Kommer mobiltelefonen på avveie vil de som evt. er i besittelse av mobilen ikke få tilgang til innholdet. Det vil kun være mulig å ringe nødnummer. Dersom låsekoden blir skrevet inn feil fire ganger vil innholdet i mobiltelefonen automatisk slettes. Eieren av mobilen kan selv gå inn i Outlook Web Access (OWA) og slette mobiltelefonen. (Se punkt Outlook Web Access (OWA) ) Brukeren har selv ansvar for å sikre annen data på mobilen som ikke blir synkronisert med mobilsynkronisering. Dette er typisk nedlastet programvare, bilder, SMS, MMS osv. Dersom mobilen må konfigureres på nytt, vil oppsettet på den automatisk bli slettet før konfigureringen utføres. Hvem kan bruke tjenesten? For å bruke tjenesten kreves det at brukeren har sikkerhetsgodkjent mobiltelefon og avtale om tjenestemobiltelefon i Oppland fylkeskommune. For å få tilgang til mobilsynkronisering vil mobilen få en låsekode for å sikre innholdet. Koden må skrives inn for å oppheve tastaturlås/skjermlås. Løsningen er tilrettelagt for et utvalg av Nokias forretningsmobiler i E-serien og utvalgte HTCtelefoner med Windows operativsystem, Windows Mobile. I første omgang er det brukere av e-postløsningen i OFKs administrative nettverk som får tilbud om mobilsynkronisering. 5
Fast månedspris på datatrafikk Bruk av tjenesten kan medføre høye kostnader til datatrafikk på mobilabonnement til brukeren. Brukeren må være klar over dette før tjenesten tas i bruk. Skal man ut å reise kan det bli dyrt å laste ned all innkommende e-post. Bruk av datatjenester i utlandet er forholdsvis kostbart. Blant annet derfor er det mulig å slå av den automatiske synkroniseringen slik at man selv kan velge når man vil laste ned e-post. Det vil også være mulig å sette en maksimal størrelse på hver e-post, slik at man ikke automatisk setter i gang nedlasting av store vedlegg. Ved synkronisering anbefales det at brukeren kobler seg til Internett via trådløst gjestenettverk i OFK, eller via offentlige og private trådløse nettverk. Ved mye bruk anbefales det ellers å benytte Telenors abonnement for datapakker tilknyttet eget abonnement for å spare kostnader, f.eks. mobilsurf 200 (69 kr mnd. inkl. 200mb datatrafikk). Kontakt Servicesenteret for opplysninger om priser og bestilling av abonnement. 6
Outlook Web Acsess (OWA) Fra OWA kan bruker selv administrere mobiltelefoner knyttet til mobilsynkronisering. Dersom oppsettet har hengt seg og du ønsker å sette opp mobilsynkronisering på nytt eller om mobilen har kommet på avveie, kan innholdet slettes fra OWA. Logg på OWA med ditt vanlige brukernavn og passord. OWA med brukere med e-postkonto på administrasjonsnettet https://post.oppland.no/owa OWA med brukere med e-postkonto på undervisningsnettet https://post.opplandvgs.no/owa Fra hovedskjermen klikker du på lenken Alternativer øverst i høyre hjørne. 7
Fra Alternativer-menyen velger du Mobile enheter. Her vises de enhetene du har synkronisert med din e-postkonto (vanligvis bare den mobilen du benytter i øyeblikket) 8
Hvis mobiltelefon er kommet på avveie, velg mobiltelefonen din i lista og trykk på Slett alle data fra enheten. Det kommer opp en dialogboks som spør om du vil slette alle data fra enheten. Trykk OK. Alt innhold på enheten blir slettet og den settes tilbake til fabrikkstandard. Både innhold på internt minne og minnekort blir fjernet. Når du har slettet enheten i OWA, blir det automatisk sendt en e-post om dette. E-posten blir liggende både i Innboks og Sendte elementer i e-postkontoen din. Eksempel på e-post: Tømmingen av den eksterne enheten som ble startet på 09.04.2010 10:09:02, er fullført. Enhetstype: PocketPC Enhets-ID: 94BFD06274FAD5817CDE5907A9D7611B Obs! Hvis du vil synkronisere med Microsoft Exchange, må du fjerne denne enheten fra listen på siden Mobilalternativer. Hvis ikke, vil enheten av sikkerhetshensyn fortsette å fjerne data hvis du prøver å synkronisere på nytt. 9
Når du har slettet alle data fra enheten må du fjerne mobiltelefonen fra listen over Mobile enheter. Velg mobiltelefonen og trykk på Fjern enhet fra listen. Det kommer opp en dialogboks Fjern enhet som ber deg bekrefte om du ønsker å fjerne denne fra listen. Trykk OK for å bekrefte valget ditt. 10
HTC HD2 Fra Hovedskjermen velg E-post Klikk på E-post-ikonet for å starte veiviseren for oppsett av e-post.
Velg Outlook. Fyll inn følgende: E-post: din e-post adresse Passord: ditt brukernavn Trykk på Manuelt oppsett.
Fyll inn følgende: Brukernavn: ditt brukernavn Passord: ditt passord Domene: oppland.org Serveradresse: post.oppland.org Her kan du velge hva du vil synkronisere. Ønsker du synkronisering av alt, trykker du Ferdig. Dersom du vil spesifisere synkronisering trykk Avanserte innstillinger.
Her kan du skru av Synkroniser data automatisk ved å fjerne haken. Du kan også spesifisere synkronisering under Høytrafikkperioder (arbeidstid) og Lavtrafikkperioder (utenom arbeidstid). Eventuelt tillat Synkroniser data under roaming (synkronisering i utlandet) ved å hake av dette valget. Trykk Ferdig. Når veiviseren er ferdig, vil mobilen prøve å koble seg til serveren post.oppland.org. Du vil da få opp en boks som sier at serveren krever at det aktiveres låsekode på telefonen. Du må lage deg en låsekode med fire eller flere tegn. Låsekoden må bekreftes. Koder som 1234, 0000 og abcd vil ikke bli godkjent av telefonen. Eksempler på koder: 9997 a111 abba Trykk OK øverst høyre hjørne for å lagre låsekoden.
Fra Home-skjermen trykk på E-post for å sjekke at E-post har blitt synkronisert. Fra Home-skjermen trykk på Kalender for å sjekke at Kalender har blitt synkronisert. Fra Home-skjermen trykk på Kontakter for å sjekke at Kalender har blitt synkronisert.