Arkivforvaltningen i Balsfjord kommune 1
Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten til enhetsleder for Interntjenesten, som igjen har delegert ansvar og myndighet til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivet. Arkivleder rapporterer til enhetsleder for Interntjenesten. 2
Alle enhetene i Balsfjord kommune er tilknyttet ett felles elektronisk arkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skjer i ephorte, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer og fungerer som egne journalenheter, men er likevel en del av kommunens felles arkiv. 3
Balsfjord kommune har følgende arkivskapere: På rådhuset: Økonomikontoret Interntjenesten Sentral rådgivning Plan & Næring Kommunal infrastruktur (bygg, veger, brann/redning, havn) Kommunalteknikk KF (VAR) Kulturskolen 4
Enheter utenfor rådhuset: Balsfjord sykehjem Sosial/Barnevern Ergo/fysio Helsesøster Lege Psykiatri/Rehab Botilbud funksjonshemmede Hjemmetjenestene Laksvatn, Nordkjosbotn, Storsteinnes Omsorgstjenesten Malangstun 5 skoler hvorav 2 er oppvekstsenter 6 barnehager Biblioteket 5
Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen: åpne, sortere, skanne og registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra. sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse, saksbehandlingsprosessen og resultatet av behandlingen 6
sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden. sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av bl.a arkivsystem og informasjonsbærere. 7
Balsfjord kommune har ett sentralt postmottak, rådhuset, hvor all inngående post leveres, samt at kommunen har ett sentralt e-postmottak og hit skal all arkivverdig e-post sendes. I Balsfjord er vi 3 personer som har fordelt den daglige postbehandlingen med skanning/journalføring mellom oss. Arkivtjenesten åpner posten og har ansvaret for å journalføre arkivverdige dokumenter. 8
Til en del av de ytre enhetene fordeles de skannete dokumentene i en skannermappe til hver enkelt enhet, som igjen må i sin skannermappe og flytte dokumentene til riktig saksmappe, før saksbehandling starter. Post til enhetene på rådhuset blir journalført av arkivtjenesten. 9
Etter at dagens post er sortert, skannes de arkivverdige dokumentene (bunkeskanning) når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at brevet er ferdigstilt av saksbehandler og før arkivet journalfører (arkivlegger) dokumentet. 10
Våre arbeidsbetingelser er vel som i de fleste andre kommuner ift arbeidspress, flere forskjellige oppgaver i tillegg til arkivet. 11
Fra mars i år ble postlista lagt ut på vår hjemmeside. I den forbindelse har vi opplevd at det har sviktet litt med hensyn til kvalitetssikring hva gjelder offentlighetsvurdering. Dette prøver vi nå å få bedre rutiner på med at arkivtjenesten aktivt gjennomgår postjournalen så snart journalføringen av dagens post er ferdig. 12
Når vi mottar henvendelser om innsyn i saker, prøver vi etter beste evne å prioritere dette. Vi har ikke noe besøksrom i arkivet så det blir til at vi leter fram og oversender kopier, eller det blir avtalt at vedkommende kommer tilbake slik at vi får tid på oss for å finne fram aktuell sak. Etter at skanning ble innført, har det lettet arkivet mye når det gjelder gjenfinning. 13
Vi har bortsettingsarkiv på rådhuset, i tillegg har vi innredet lokaler i kjeller under omsorgsboligene på Storsteinnes. Der det er montert reoler samt at det er installert brannalarm som går til 110. Balsfjord kommune har inngått avtale med IKAT om arkivdepot, hvor vi allerede har avlevert arkivmaterialet eldre enn 1980. 14
Ved innføring av elektronisk saksarkiv ble vår hverdag i arkivet enklere, spesielt når det gjelder gjenfinning av dokument. Vi ser også at det å ha alle arkivskapere i samme arkivsystem letter kontrollfunksjon for arkivtjenesten ved at vi daglig kan arkivlegge dokumentene også fra ytre enheter. Utfordringen var vel egentlig hjelp/støtte til de enheter som hadde lite eller ingen erfaring med data fra tidligere. 15
Etablering av NAV Balsfjord går inn med minimumsløsning, 2,5 årsverk, staten 7,5. Ansatte er organisert i 3 team med en tverrfaglig sammensetning slik at dagens ansvarsområder er dekket i hvert team. NAV leder er statlig ansatt og er felles leder for kontoret, rapporterer direkte til rådmannen ved kommunalsjef i Balsfjord. Delegerte fullmakter til leder er under utarbeidelse. 16
Overordnet samarbeidsavtale er inngått, i tillegg vil det være lokale samarbeidsavtaler på legetjenesten, rus og psykiatri, barnevern, boligsosialt området, og gjeldsrådgivning. Vil bli etablert lokalt arkiv på NAV kontoret, samt at det er avtalt lokaler for fjernarkiv i kommunens lokaler. Felles opplæring og bruk av dataløsninger Åpning vil bli 18. juni 2008. 17
18