Retningslinjer for permisjon Fastsatt av: Universitetsstyret i sak S 24-09 i møte 7. mai 2009 Gjelder fra: 1. juni 2009 Hjemmel: Arkivref: 2009/3093 Fastsatt i kraft av arbeidsgivers styringsrett, Hovedtariffavtalen i staten, Hovedavtalen i staten, lovverk og statlige retningslinjer Retningslinjene omfatter alle som har et tilsettingsforhold til Universitetet i Tromsø. 1. Avtalefestet permisjon Avtalefestet permisjon med eller uten lønn er permisjon som man har rett til etter: - Hovedtariffavtalen i staten (fellesbestemmelsene, jf. Statens personalhåndbok pkt. 7.3). - Hovedavtalen i staten (kap. 9 33-35, jf. Statens personalhåndbok pkt. 8.33 8.35). Søknad om permisjon behandles og avgjøres på institutt- og avdelingsnivå. Saksgang: http://uit.no/persok/personalarbeid/30 2. Permisjoner med lønn 2. 1. Rett til full lønn ved egen sykdom og ved yrkesskade Rettigheter for lønn ved egen sykdom eller skade framgår av Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 18 og 24 og i Statens personalhåndbok og omfatter: - Egenmeldt sykdom Egenmelding * - Legemeldt sykdom Sykemelding * - Yrkesskade Yrkesskade * Leder på institutt-/avdelingsnivå avgir innstilling og oversender til Personal- og organisasjonsavdelinga i den felles Administrasjonen. Permisjonene kan medføre refusjon fra NAV. Endelig permisjon er derfor ikke å anse som innvilget før behandlingen i Administrasjonen er avsluttet. Rettigheter som utløses av saksgangen knyttet til melding om yrkesskade er også avhengig av saksbehandling fra NAV og Statens pensjonskasse. For permisjon uten lønn etter sykelønnsperiodens utløp (overgang til uførepensjon), se pkt. 3.3. 2.2. Permisjon med lønn ved svangerskap, fødsels- og foreldrepermisjon, adopsjon og amming Retten til lønnet permisjon under svangerskap, omsorgspermisjon knyttet til fødselen, når man er blitt foreldre og ved amming framgår av Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 19 og i Statens personalhåndbok og omfatter: - Svangerskapspermisjon * - Omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel/adopsjon - Foreldrepermisjon i forbindelse med fødsel/adopsjon * - Ammepermisjon Permisjonene behandles av leder på institutt-/avdelingsnivå etter gjeldende regelverk. Permisjonene som er merket * medfører refusjon fra NAV og skal saksbehandles i Personal- og organisasjonsavdelinga. Søknaden oversendes derfor Personal- og organisasjonsavdelinga med 1
innstilling. Endelig permisjon er ikke å anse som innvilget før behandlingen i Administrasjonen er avsluttet. Saksgang: http://uit.no/persok/personalarbeid/28ersonalarbeid/28 For omsorgspermisjon uten lønn i forlengelse av fødsels- og foreldrepermisjon, se pkt. 3.4. 2.3. Rett til lønnet permisjon ved omsorg for barn eller barnepasser Retten til lønnet permisjon i forbindelse med omsorg for barn eller barnepasser framgår av Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 20 og i Statens personalhåndbok og omfatter: - Omsorg for barn (eller barnepasser) ved sykdom* http://uit.no/persok/personalrutiner/5 - Opplæringspermisjon * - Pleiepermisjon * Permisjonene behandles av leder på institutt-/avdelingsnivå etter gjeldende regelverk. De som er merket * kan medføre refusjon fra NAV og skal saksbehandles i Personal- og organisasjonsavdelinga. Permisjonstypene gir rett til et begrenset antall dager, og forbruk utover kvote kan medføre permisjon uten lønn. Pleiepermisjonen kan ha en varighet på tre år eller mer og må behandles av tilsettingsmyndigheten i henhold til personalreglementet. 2.5. Velferdspermisjon Etter Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 22, kan arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager per kalenderår når det foreligger viktige velferdsgrunner. Dersom arbeidstakeren selv ønsker og tjenesten tillater det, kan arbeidsgiver samtykke i fleksibelt uttak av permisjonsdager. Permisjonsgrunnlag og varighet vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle. Eksempler på grunnlag og tidsrammer er: - Alvorlig sykdom hos noen man har daglig omsorg for eller hos noen i nær familie. - Tilvenning av barn i barnehage eller tilsvarende - inntil 3 dager. - Følge barn til første skoledag. - Fri den dagen man gifter seg. - Dødsfall i nær familie. - Dødsfall/begravelse andre familiemedlemmer eller nære venner. - Flytting - 1 dag. - Bygging av egen bolig - inntil 2 dager. - Deltakelse (aktiv utøver eller leder) i større idrettsarrangement (norgesmesterskap, europamesterskap, verdensmesterskap, olympiade). Det forutsettes at arbeidstakeren ikke får utbetalt godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste av sin idrettsorganisasjon. For deltakelse i internasjonale arrangementer gis fri inntil 5 arbeidsdager. For norgesmesterskap og andre idrettsarrangementer i Norge gis fri inntil 3 dager. - Deltakelse i spesialkurs for funksjonshemmede. - Behandling som er ordinert av lege eller tannlege, samt behandling med akupunktur, kiropraktor m.v. som ikke er ordinert av lege. Fraværet legitimeres ved egenerklæring og attestasjon av den som foretar behandlingen Velferdspermisjon innvilges av nærmeste leder og registreres i PagaWeb. 2
2.6. Korttidsfravær Dagens praksis gir arbeidstakere anledning til å utføre nødvendig ærend i arbeidstiden, for eksempel time hos tannlege, lege, fysioterapeut og kiropraktor. Det forutsettes at det ikke er mulig å utføre ærendet i fritiden. Fraværet skal godkjennes av nærmeste leder. Gjentatte behandlinger hos lege m.v. som foregår over en lengre periode tas ut som velferdspermisjon, eventuelt som fleksitid. 2.7. Fravær p.g.a. militærtjeneste/siviltjeneste Rettigheter for fravær og lønn under militærtjeneste/siviltjeneste er gitt i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 21 og Statens personalhåndbok. Fravær innvilges av nærmeste leder og registreres i PagaWeb, samt arkiveres i personalmappa. 2.8. Fravær på grunn av offentlige verv og organisasjonsmessige oppdrag Rettigheter i denne forbindelse er tatt inn i Hovedavtalens 34 og i Statens personalhåndbok pkt. 10.8.5. Fravær innvilges av nærmeste leder og registreres i PagaWeb, samt arkiveres i personalmappa. 2.9 Faglig fravær eller studiepermisjon med lønn. Teknisk/administrative stillinger. Søknad om faglig fravær eller studiepermisjon på inntil 4 uker per kalenderår avgjøres av nærmeste leder. Søknad om faglig fravær eller studiepermisjon på mer enn 4 uker avgjøres av universitetsdirektøren etter innstilling fra vedkommende innstillingsmyndighet. Ved studiepermisjon på mer enn 2 måneders varighet og utdanningsutgifter over 1 G, kan det ilegges plikttjeneste i samsvar med bestemmelsene i Statens personalhåndbok 9.11 (Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs m.v.) Med faglig fravær/studiepermisjon forstås fravær fra universitetet i tjenestelig hensikt, herunder oppdatering, utdanning, videreutdanning, personalutveksling m.v. som arbeidsgiver ønsker skal bli gjennomført. 2.10. Forskningstermin. Vitenskapelige stillinger. Det vises til egne bestemmelser om forskningstermin for tilsatte i vitenskapelige stillinger. 2.11. Diverse Arbeidstaker har også rett til permisjon i en rekke sammenhenger, for eksempel: - Statens personalhåndbok pkt. 9.11 - etter- og videreutdanning, kurs m.v. - Statens personalhåndbok pkt. 10.8.2.2 feiring av religiøse høytidsdager. - Statens personalhåndbok pkt. 10.8.3.3 - norskundervisning for innvandrer i statens tjeneste. - Statens personalhåndbok pkt. 10.8.5.7 - utøvelse av tillitsverv i funksjonshemmedes interesseorganisasjoner. - Statens personalhåndbok pkt. 10.8.5.8 deltaking i Røde Kors hjelpekorps, Norsk Folkehjelp Sanitet og tilsvarende. Fravær innvilges administrativt på institutt-/avdelingsnivå. 3
Oversikten er ikke uttømmende. Universitetet stiller seg positiv til at ansatte engasjerer seg i frivillig arbeid i organisasjons- og samfunnslivet. Søknader om permisjon ut over de lov- og avtalefestede rettigheter skal vurderes opp mot tjenestelige behov. 3. Permisjoner uten lønn 3.1 Innledning Søknader om permisjon uten lønn avgjøres i hvert enkelt tilfelle av arbeidsgiver eller tilsettingsmyndigheten, som vurderer om det av hensyn til tjenesten lar seg gjøre å gi permisjon. Ved vurderingen legges bl.a. vekt på om det er mulig å skaffe vikar eller å ordne tjenesten på annen forsvarlig måte. Det vises til Statens personalhåndbok pkt. 10.8.7.1. Permisjon uten lønn innvilges av tilsettingsmyndigheten etter personalreglementenes bestemmelser for tilsetting av tilsvarende varighet: - Der permisjonen er mindre enn seks måneder, innvilges søknaden administrativt av universitetsdirektøren/avdelingsdirektørene/dekan. - Permisjon fra seks til tolv måneder innvilges av universitetsdirektøren/ avdelingsdirektørene/dekan etter innstilling fra søkers nærmeste overordnede tjenestemyndighet. - Permisjon ut over ett år behandles av tilsettingsmyndigheten etter innstilling fra innstillingsmyndigheten. Eksempler på permisjoner som vanligvis innvilges: 3.2 Utdanningspermisjon uten lønn * Jf. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 6 nr. 5. For å få utdanningspermisjon må utdanningen være relevant for arbeidet ved Universitetet i Tromsø. Høgskolelærere i midlertidig stilling som må kvalifisere seg for fast tilsetting, kan få delvis utdanningspermisjon. 3.3 Permisjon etter sykelønnsperiodens utløp * Jf. overgang til uførepensjon Statens pensjonskasse, Statens personalhåndbok pkt. 2.8.3.13. Det er ikke gitt regler om permisjon ved overgang til uførepensjon. Således er det de alminnelige oppsigelsesreglene som i siste instans blir bestemmende for tjenestemannens rett til å beholde sin tilknytning til virksomheten. Det er en etablert praksis i staten for å gi permisjon i et år uten lønn etter sykelønnsperiodens utløp, og med mulighet for forlengelse for en kortere tid. Slik forlengelse kan gis om tjenestemannen i løpet av kan forvente å vende tilbake til sin stilling, og slik forlengelse er praktisk mulig for virksomheten. Søknad om permisjon etter utløp av sykelønnsperioden behandles etter reglene i punkt 3.1 ovenfor. Permisjonen kan utløse rett til refusjon fra NAV og skal rapporteres til Statens pensjonskasse. Den må derfor saksbehandles i Personal- og organisasjonsavdelinga. Saksgang: http://uit.no/persok/personalarbeid/31 3.4 Omsorgspermisjon for barn * Retten til ulønnet permisjon for omsorg for barn i forlengelse av fødsels- og foreldrepermisjon framgår av Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 20 nr. 7 og Statens personalhåndbok. Foreldrene har til sammen rett til inntil 3 års omsorgspermisjon uten lønn i tillegg til den retten til tjenestefri med lønn som de har etter 19 nr. 1 og 2. Permisjonen kan også tas ut som deltid, og/eller med kortere varighet enn 6 mnd., men dette er ikke en rettighet. Permisjonen innvilges av tilsettingsmyndigheten i henhold til personalreglementets bestemmelser. 4
3.5 Permisjon for å prøve annen stilling utenfor Universitetet i Tromsø Det kan normalt gis inntil ett års permisjon. Det forutsettes at søkeren er i fast stilling og har vært i tjeneste ved Universitetet i Tromsø i minst 2 år. Avgjørelse om slik permisjon til arbeidsgivers styringsrett og må vurderes i forhold til virksomhetens tjenestelige behov. 3.6 Permisjon for å overta annen stilling ved Universitetet i Tromsø Det kan gis permisjon fra en fast stilling for å overta en annen midlertidig stilling. Søknad om permisjon behandles som egen sak eller, hvis det er mulig og praktisk, samtidig med tilsettingssaken. Søknad om permisjon for å overta en annen fast stilling innvilges normalt ikke. Unntak kan gjøres f.eks. dersom det er stor forskjell på de aktuelle stillingene. 3.7 Annen permisjon uten lønn - Militærtjeneste, sivilforsvarstjeneste, siviltjeneste og polititjeneste (jf. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 21 og Statens personalhåndbok pkt. 10.8.4).* - Sykdom i familien (jf. Statens personalhåndbok pkt. 7.3.4). * - Sendelektor i utlandet (omfattet av UDs sendelektorprogram jf Statens personalhåndbok pkt. 9.17). * - Utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv (jf. Statens personalhåndbok pkt. 10.8.5). * - Overgang til stilling eller tillitsverv i tjenestemannsorganisasjon med mer (jf. Hovedavtalens 35). * - Overgang til midlertidig stilling ved nordiske institusjoner under Nordisk råd. - Overgang til åremålsstilling (jf. Statens personalhåndbok pkt. 10.8.7.3). - Overgang til stilling som dommerfullmektig (jf. Statens personalhåndbok pkt. 10.8.7.4). - Permisjon for å følge ektefelle/samboer som er undergitt beordringsplikt (jf. Statens personalhåndbok pkt. 10.8.8.1). * - Permisjon for å følge ektefelle/samboer som får arbeid/oppdrag i internasjonale institusjoner/organisasjoner (jf. Statens personalhåndbok pkt. 10.8.8.2). - Permisjon for å arbeide i internasjonale organisasjoner og i norske hjelpetiltak (jf. Statens personalhåndbok 10.8.7.1). * - Omsorgspermisjon for pleie av eldre eller syke i hjemmet (jf. Statens personalhåndbok pkt. 7.3.4). * * Gir rett til pensjonsmedregning begrenset av reglene i permisjonsavtalen (jf. Statens personalhåndbok pkt. 9.17). 3.8 Andre permisjonsgrunnlag Søknad om permisjon uten lønn som ikke er grunngitt i eksemplene ovenfor, avgjøres i hvert enkelt tilfelle av arbeidsgiver eller tilsettingsmyndigheten, som vurderer om det av hensyn til tjenesten lar seg gjøre å gi permisjon. 5