v. Fylkesarkivar i Sogn og Fjordane, Arnt Ola Fidjestøl

v. Fylkesarkivar i Sogn og Fjordane, Arnt Ola Fidjestøl

Fylkesarkivet tek vare på offentleg dokumentasjon uavhengig av når den vart skapt og uavhengig av kva den skal nyttast til www.sfj.no

Fylkesarkivet sin dokumentasjon er interessant fordi den. Interesserer deg og/eller Vedkjem deg www.sfj.no

Mitt utgangspunkt Ein går frå førehandsgodkjenning til etterkontroll. Tilsynsmyndighetene får i større grad ei rettleiingsrolle

Alle norske virksomheter får nye plikter Alle virksomheter må sette seg inn i den nye lovgivningen og finne ut hvilke nye plikter som gjelder dem. Ledelsen må sørge for å få på plass rutiner for å overholde de nye pliktene. Alle ansatte må følge de nye rutinene når reglene trer i kraft.

Personvernombod Alle offentlige og mange private virksomheter skal opprette personvernombud. Et personvernombud er virksomhetens personvernekspert, og et bindeledd mellom ledelsen, de registrerte og Datatilsynet. Ombudet kan være en ansatt eller en profesjonell tredjepart.

Databehandlere er virksomheter som behandler personopplysninger på oppdrag fra den ansvarlige virksomheten. Ofte er det snakk om leverandører av ITtjenester. De nye reglene pålegger databehandlere å ha rutiner for innsamling og bruk av personopplysninger.

Den enkeltes rett til å kreve at hans eller hennes personopplysninger slettes blir styrket. Dette kalles «retten til å bli glemt» Alle henvendelser fra borgere skal besvares innen en måned.

Alle skal vurdere risiko og personvernkonsekvenser Dersom et tiltak utgjør en stor risiko for personvernet, må virksomheten også utrede hvilke personvernkonsekvenser det kan ha. Hvis utredningen viser at risikoen er stor og dere selv ikke kan redusere den, skal Datatilsynet involveres i forhåndsdrøftelser.

Personopplysningene skal lagres slik at det ikke er mulig å identifisere de registrerte i lengre perioder enn det som er nødvendig for formålene som personopplysningene behandles for. Det er fastsatt at opplysningene kan lagres i lengre perioder dersom de utelukkende vil bli behandlet for arkivformål i allmennhetens interesse, for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller for statistiske formål

En ny regel i forordningen sammenlignet med gjeldende norsk rett er at behandlingsansvarlige som har offentliggjort opplysningene skal treffe rimelige tiltak for å underrette andre behandlingsansvarlige som behandler personopplysningene om at den registrerte har bedt om sletting, jf. artikkel 17 nr. 2. Sammen med sletteplikten utgjør dette den såkalte «retten til å bli glemt».

Kommunikasjonssamfunnet Samfunnet er blitt så opptatt av/flinke til å kommunisere at vi gløymer å dokumentere Utfordringar - Mykje dokumentasjon går automatisk tapt - Arkivaren har mykje kommunikasjon og mange kommunikasjonskanalar å bevaringsvurdere. www.sfj.no

www.sfj.no

Litt om journalføringsplikt og arkiveringsplikt

1.Formål Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon.

3.Hovudregel Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

10.Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett ( ) Organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. Organ som er omfatta av lova her, kan gjere dokument allment tilgjengelege på Internett, med unntak for opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov. ( )

28.Innsynskravet Innsyn kan krevjast skriftleg eller munnleg. Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. Dette gjeld ikkje når det blir kravd innsyn i ein journal eller liknande register.

Teknologi Bevisste brukarar Samkøyrte og gode rutinar Dokumentasjon (Særleg viktig i desse tider)

Vi bevarer dokumentasjon Vi kasserar informasjon Informasjon som vert gjenstand for ei eller anna handsaming skiftar status til dokumentasjon

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950

a)planlegging, ledelse, styring og evaluering av organets personalfunksjon, herunder utarbeidelse og fastsettelse av strategiske planer, lokal personalpolitikk, lokale avtaler mellom arbeidsgiver og arbeidstakere, interne instrukser og retningslinjer og andre styringsdokumenter, evalueringer

b)behandlingen av saker i administrasjonsutvalget c)kommunens og fylkeskommunens arbeid med rekruttering og tilsetting, herunder kunngjøring, utvidet søkeliste og innstilling, protokoller og møtereferater fra innstillings- og tilsettingsmyndighet, eventuelle klager på tilsetting d)kommunens og fylkeskommunens organisering av arbeidet med helse-, miljø og sikkerhet. Saker som viser utarbeidelse og utvikling av organets instrukser og retningslinjer for HMSarbeidet, evalueringer

e)kommunens og fylkeskommunens håndtering av konflikter og varsling f)kommunens og fylkeskommunens planlegging, ledelse, styring og evaluering av kompetanseutvikling og opplæring, herunder enhetens egne opplæringsplaner, referater fra kompetanseutvalg

g)om den enkelte ansatte bevares følgende dokumentasjon: Stillingssøknad, tilsettingsbrev, arbeidsavtale, klage på tilsetting Kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold Lønn, godtgjøringer og permisjoner med betydning for den ansattes pensjonsforhold Oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold Dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskader Omplassering, beordring, fortrinnsrett Ordensstraff der saken fører til rettslig prøving eller får konsekvenser for den ansattes tilsettingsforhold Avslutning av arbeidsforhold.

2)Folkevalgte a) Satser for godtgjøring b) Pensjonsordninger c) Avtaler med folkevalgte d) Forhold som får betydning for folkevalgtes pensjonsrettigheter e) Fritak eller suspensjon fra verv.

- Den nye personvernforordninga krev meir av kommunen - Den tilsette på Personalavdelinga må ha eit bevisst forhold til bruk av uformelle og formelle kanalar - Offentleglova krev at den som ber om innsyn presisere kva han/ho vil ha, MEN då må det foreligge gode register >> POSTJOURNALAR - Arkivplanen skal gi eit «tidsbilete» av dokumenthandteringa - Personalavdelinga skal ha bevaringsreglar - Ta gjerne kontakt med Fylkesarkivet: Fylkesarkivet.no