SJUKEHUSAPOTEKA VEST HF Protokoll frå styremøte i Sjukehusapoteka Vest HF Tid: Møtestad: Clarion Hotel Admiral, C. Sundtsgt. 9, Bergen Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Ragnhild Osmundsen Jan Petter Stoutland Per Atle Kjøllesdal Nils Arne Holvik Aslaug Hellesøy Odd Søreide Nina Carstens Bente Mari Rolfsnes Marianne Saugestad Lisbet Karin Nærø Leiar Nestleiar Forfall frå styret Ingen forfall. Deltakarar frå administrasjonen: Hege Fjell Urdahl, konst. administrerande direktør Linda Francis, seniorrådgivar, referent Ingvild Våg, økonomisjef (sak 04/11-2)
Saksliste 01/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte 02/11 A Godkjenning av protokoll frå styremøte 08.12.2011 03/11 O Administrerande direktør si orientering 04/11 A Rapportering frå verksemda 05/11 A Resultat IKT revisjon med tiltaksplan 06/11 A/O Eventuelt 01/11 A Godkjenning av innkalling og dagsorden for styremøte Dagsorden blei godkjent. 02/11 A Protokoll frå styremøte 08.12.2010. Protokoll blei godkjent. Styret godkjenner protokoll av 8. desember 2010. 03/11 O Administrerande direktør si orientering 1. Status organisering av verksemda i SAV Styret var tilfreds med framlagte notat og hadde ingen kommentarar til notatet. 2. Utgreiing av LAR leveransar Sjukehusapoteka Vest er i gang med utgreiinga. Det er fleire spørsmål som må avklarast bl.a. om korleis leveransar til ulike utleveringsstader skal handterast. Frist for innlevering av utgreiing er 1. mai 2011, og styret vil bli førelagt rapporten på styremøtet i april. 3. Statens legemiddelverk notat til HOD om direkteleveranse frå grossist Statens legemiddelverk har skrevet et notat til Helse- og omsorgsdepartementet som gjeld direktesal frå grossist til profesjonelle sluttbrukarar. Statens legemiddelverk opnar for direkteleveranse frå grossist, samtidig som det opnar for at det ikkje stilles same faglege krav til grossistleddet som til sjukehusapoteka. Dei 4 administrerande direktørar ved Sjukehusapoteka har bedt om eit møte med Statens legemiddelverk for, mellom anna, å greie ut om moglege konsekvensar av ei slik presisering i forskrifta. Møtet er satt til 3. mars. Den 2
formelle høyringsprosessen for eventuelle forskriftsendringar har ikkje starta. Det er venta at Helse- og omsorgsdepartementet vil sende saken til høyring i løpet av våren. 4. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen merknader. 5. Oversikt over tilsyns, kontroll- og klagesaker Ingen saker. 6. Oversikt over aktuelle høyringar Dei 4 sjukehusapotekføretaka har sendt felles høyringssvar i forbindelse med Nasjonal helseog omsorgsplan. 7. Styresakar til oppfølging Ingen merknader. Styret tar saka til orientering med dei merknadar som framkom i møtet. 04/11 A Rapportering frå verksemda Del 1: Status avvik Helse Miljø og Tryggleik (HMT) og sjukefråvær Totalt er det registrert 34 HMT avvik i 2010. 26 av 34 saker er avslutta, 8 er under behandling. Det er registrert fleire HMT avvik i år enn noen gang tidligare, så det kan sjå ut som at innføring av elektronisk system for registrering av avvik (Synergi) gjer at fleire avvik blir registrert, noko som er positivt. Føretaket ønskjer å legge tilrette for ein førebyggjande meldekultur, dvs. at det registrerast fleire uønska hendingar/nesten ulykker enn HMT skader. I november ser tendensen med høgt sjukefråvær ut til å snu. Fråværstala for november månad ligg på 7,4%, dvs. 1,4 % lågare enn november i fjor. SAV har eit total sjukefråvær hittil i år på 7,5 %. Til samanlikning var totalt sjukefråvær på same tid i 2009 på 6,6 %, altså ca 0,9 % auke frå i fjor. Sjukefråværet pr. månad har jamt over lagt høgare i år enn i fjor, og tendens til nedgang i november er gledelig. Styret tar orienteringa til etterretning og ber SAV halde fram med fokus på sjukefråvær og HMT avvik. Del 2: Økonomirapport pr. desember 2010 Den samla utviklinga i varesalet er betre enn budsjett, men under prognosen. Publikumssalet sviktar i desember, mens salet til helseføretaka er høgre enn prognosen. Samla totale driftsinntekter for desember er under budsjett og prognose. Årsaka til dette er etterkreditering av basispris til Helse Bergen og Helse Fonna for den delen av faste kostnader i tilsetningsproduksjonen som er levert til heimepasientar frå produksjonen i Bergen og Haugesund. Etterkreditering av desse kostnadene skal skje i høve til avtalene med helseføretaka. For 2010 vart dette gjort samla ved slutten av året. Frå og med januar 2011 vil denne etterkrediteringa verta gjort kvar månad. Personalkostnadene er lågare enn budsjett og prognose. Av dette skuldast at 0,8 mill. som var sett av til pensjonskostnader for tidlegare personalsjef, først vert fakturert i 2011. Dette vil difor få verknad for resultat i 2011 og vil bli innarbeidd i første prognose for 2011. Det er tilbakeført ca. 0,8 mill. i 3
avsetning for arbeidsgjevaravgift pensjonskostnader grunna bruk av pensjonspremiefondet til betaling av premie. I tillegg er det et generelt underforbruk på ca. 0,2 mill. Andre driftskostnader er høgre enn budsjett og prognose. Dette skuldast at alle kostnader ved ombygginga av produksjonen i Bergen er høgre enn venta. I tillegg etterfakturerte Helse Bergen i desember ei tidlegare varsla husleiga auke for heile 2010. Det er også utgiftsført prosjekteringskostnader for ombygging av apotekets lokalar i Haugesund. Dette er tidlegare ført som anlegg under utføring, men sidan uvissa rundt omfanget av denne ombygginga er stor, har administrasjonen vurdert at det er regnskapsmessig riktig å ta dette til utgift i 2010. Administrasjonen skal frå 2011 også rapportere resultat pr. forretningsområde. Styret ynskjer å framleis å få rapportering pr. apotek, men noko mindre detaljert enn noverande rapport. Styret ber om forslag frå administrasjonen for korleis slik rapportering kan gjennomførast. Styret ønskjer føljande saker i løpet av våren: a) Totaloversikt over alle avtalar Sjukehusapoteka Vest har med helseføretaka, som viser ansvar, myndigheit og rollefordelinga knytt opp mot kostnadsansvar og investeringar. b) Orientering om rutinar og prosessar som skal sikre tilstrekkelig internkontroll innanfor økonomiområdet. Som eit ledd i dette ber styret om ei vurdering av kompetanse og ressursbehovet for gjennomføringa. Styret tek økonomirapport pr. desember 2010 til etterretning. 05/11 A Resultat IKT revisjon med tiltaksplan Ein internrevisjon med fokus på informasjonssikkerheit blei gjennomført november 2010, med fokus på etterleving av Personopplysningsforskriften (POF) paragraf 2-5, og Norm for Informasjonssikkerhet i Helse og omsorgssektoren, kapittel 6.1. Avvik knytt til IT system, avvikshandtering og personsikkerheit blei avdekka. Det er utarbeidd ein tiltaksplan for heile verksemda på bakgrunn av avvika som blei avdekka i revisjonen. SAV starta arbeidet med gjennomføring av tiltaka umiddelbart i november 2010, og arbeidet vil skje i 2011. Styret ønskjer kvartalsvis rapportering av status for oppfølging av tiltaksplanen. Styret tek saka til etterretning og ber om at alle tiltak for lukking av avvika blir implementert i SAV. 06/11 O Eventuelt Ingen saker meldt under eventuelt. Følgjande skriv og meldingar var lagt på bordet i møtet: Ingen skriv og meldingar var lagt fram i møtet. 4
Referent Linda Francis Ragnhild Osmundsen Styreleiar Jan-Petter Stoutland Nestleiar Nils Arne Holvik Lisbet K. Nærø Per Atle Kjøllesdal Odd Søreide Aslaug Hellesøy Nina Carstens Marianne Saugestad Bente Mari Rolfsnes 5