Intern 1/ 5 Retningslinjer for identifisering og håndtering av interessekonflikter i Sbanken ASA Besluttet av Daglig leder Dato for beslutning 02.06.2016 Frekvens beslutning Årlig Erstatter Nytt dokument Dokumenteier Chief Compliance Officer Kontaktperson Chief Compliance Officer Rettslig hjemmel LOV-2015-04-10-17 Lov om finansforetak og finanskonsern (Finansforetaksloven) LOV-2007-06-29-75 Lov om verdipapirhandel (Verdipapirhandelloven) LOV-1997-06-13-45 Lov om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) Relaterte dokumenter: Policy for etikk og forretningsadferd Retningslinjer for ansattes egenhandel Arbeidsreglementet for ansatte i Sbanken ASA Policy for godtgjørelse til ansatte i Sbanken ASA
Intern 2/ 5 Endringslogg for Retningslinjer for identifisering og håndtering av interessekonflikter Dato Versjon Dok.nr Dokument tittel Endring Godkjenning (navn og tittel) 02.06.2016 1 Retningslinjer for identifisering og håndtering av interessekonflikter Nytt dokument. Området er «skilt ut» fra Policy om etikk og forretningsadferd Daglig leder
Intern 3/ 5 1. Formål Dette dokumentet beskriver de organisatoriske og administrative rammene for korrekt behandling av interessekonflikter i Sbanken ASA (Banken). Hensikten er at kundene og bankens interesser ivaretas på en rettferdig måte. Reglene som omhandler interessekonflikter gjelder for alle ansatte, midlertidig ansatte og styremedlemmer («omfattet person»). Daglig leder er ansvarlig for at identifisering og håndtering av interessekonflikter skjer i henhold til retningslinjene og at behandling er dokumentert. 2. Interessekonflikt mellom banken og omfattet person En interessekonflikt oppstår når en omfattet persons individuelle interesse står i motsetning til, eller risikerer å stå i motsetning til bankens interesse. Interessekonflikten kan for eksempel oppstå i en situasjon hvor det inngås en avtale, eller på annen måte kommer i en posisjon hvor personens lojalitet til banken utfordres. Interessekonflikten kan for eksempel oppstå ved: et eksternt tilbud, eller oppdrag fra en konkurrent, leverandør, kunde, eller annen utenforstående kilde. En interessekonflikt kan også oppstå når en omfattet person, dennes nærstående, herunder selskap hvor den ene eller begge har bestemmende innflytelse, oppnår vinning som et resultat av personens rolle i Banken. Følgende opplisting utgjør kun eksempler på situasjoner som skal unngås, slik at det ikke oppstår interessekonflikter. Listen er ikke uttømmende: 1. når en omfattet person eller dennes nærstående har en vesentlig finansiell interesse, bestemmende innflytelse, eller kontraktsforhold til en konkurrent, leverandør eller kunde i banken 2. når en omfattet person eller dennes nærstående mottar gaver med en verdi som overstiger en symbolsk verdi fra en nåværende eller potensiell konkurrent, leverandør, eller kunde 3. når en omfattet person med personlig vinnings hensikt, eller til skade for Banken, anvender fortrolig forretningsinformasjon som er tilgjengelig for berørt person innenfor rammen av ansettelsesforholdet eller oppdraget 4. når en berørt person benytter Bankens aktiva, infrastruktur, kunder, eller arbeidskraft for personlig vinning, eller annet upassende formål, (for eksempel etablering av egen virksomhet) 5. når en omfattet person erverver interesse i eiendom eller andre aktiva, med hensikt å selge eller leie videre til Banken 6. når en omfattet person for egen vinning utnytter en forretningsmulighet som berører Bankens virksomhet, og forretningsmuligheten skulle tilfalt banken 7. når en ansatt i Banken har biarbeid (andre ansettelsesforhold, oppdrag eller tillitsverv for øvrig) som risikerer å negativt påvirke den ansattes forutsettinger for å oppfylle sine plikter som ansatt
Intern 4/ 5 2 Interessekonflikt i relasjon til kunden Interessekonflikter kan oppstå når Bankens eller berørt persons individuelle interesse står i motsetning til kunders interesser. Banken skal iverksette alle rimelige tiltak for å identifisere og håndtere de interessekonflikter som kan oppstå i forhold til Bankens kunder, og forhindre at kunders berettigede interesser påvirkes negativt Ved endring eller innføring av nye godtgjørelsesordninger skal Banken identifisere, håndtere og dokumentere eventuelle interessekonflikter. Eksempler på interessekonflikter i relasjon til kunden: 1. når Banken sannsynligvis kan oppnå økonomisk gevinst til ulempe for kunden, eller unngå en økonomisk gevinst for kunden 2. når Banken har en annen interesse enn kunden, av resultatet av den tjenesten som ytes kunden, eller av transaksjonen som gjennomføres for kundens regning 3. når Banken gir en fordelaktig behandling av en kunde eller kundegruppe, fremfor en annen 4. når Banken mottar eller kommer til å motta incitament av en annen person enn kunden ved ytelse av tjenester til kunden, utover det som er tillat etter verdipapirforskriften 10-8. 3 Interessekonflikter i verdipapirforetaket Interessekonflikter i Verdipapirforetaket (VPF) kan oppstå når interesser til VPF, tilknyttet person eller person som er tilknyttet foretaket gjennom direkte eller indirekte eierskap står i mulig konflikt med kundens interesser. For å forebygge mulige interessekonflikter skal VPF være organisert på en slik måte at interessekonflikter mellom VPF og dets kunder eller VPFs kunder seg i mellom, er begrenset til et minimum. Videre skal alle mulige interessekonflikter som kan være til ulempe for kunden identifiseres. Som et minimum skal man vurdere om VPF, tilknyttet person eller person som er tilknyttet VPF gjennom direkte eller indirekte eierskap: 1. vil kunne oppnå økonomisk gevinst eller unngå økonomisk tap på bekostning av kunden 2. har en annen interesse enn kunden når det gjelder resultat av ytelsen av investeringstjenesten eller gjennomføringen av transaksjonen 3. har økonomiske eller andre grunner til å prioritere en annen kundes eller andre grupper av kunders interesse foran kundens interesser, 4. driver samme type virksomhet som kunden, eller 5. vil motta godtgjørelse for ytelsen av investeringstjenesten overfor kunden fra annen person enn kunden i form av penger, varer eller tjenester utover standard provisjon for tjenesten. Dersom man kommer til en konklusjon at de aktuelle forebyggende tiltak ikke er tilstrekkelig til å sikre en kundes interesse på en betryggende måte, skal VPF opplyse kunden om mulige
Intern 5/ 5 interessekonflikter. VPF skal ikke gjennomføre forretninger for kundens regning før kunden har fått slike opplysninger. 4 Rapportering og kontroller 4.1 Rapportering og prosesser Daglig leder er ansvarlig for å utarbeide retningslinjer som beskriver prosess for identifisering, rapportering, og vurdering av interessekonflikter. En interessekonflikt kan godkjennes om den er minimal i sin art, og det ikke finnes noen risiko for at Banken bryter gjeldende lover og regler, at Bankens omdømme skades, eller at den forårsaker ulempe for kunde(r). Godkjenning foretas av daglig leder, eller av nærmeste leder i samråd med compliancefunksjonen. 4.2 Kontroller Compliancefunksjonen skal utføre risikobaserte kontroller for å dokumentere for styret og daglig leder at reglene om behandling av interessekonflikter etterleves. Kontrollene gjennomføres ad hoc, eller med utgangspunkt i complianceplan vedtatt av styret. 5 Konsekvenser Forsettlig brudd på reglene i dette kapitelet eller bankens retningslinjer for identifisering, rapportering, og vurdering av interessekonflikter, kan medføre skriftlig advarsel, oppsigelse eller avskjedigelse. Alvorlige brudd vil alltid medføre avskjedigelse.