Møteinnkalling Utval: Helse- og omsorgsutvalet Møtestad: På Søreide Dato: 15.11.2017 Tid: Kl. 09:00 Den som har lovleg forfall eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er til tlf. 57 88 38 00 eller til servicetorget@gloppen.kommune.no slik at varamedlem kan bli kalla inn. Varamedlem møter etter nærare innkalling. Møtet startar med bedriftsbesøk hos Hjelpemiddelpartner i Skarsteinsbygget på Sandane. Sjølve møtet blir i 'kommunehuset' på Søreide. Sakliste Sak nr. Sakstittel 033/17 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste 034/17 Referat og orienteringssaker 035/17 Orientering etter gjennomgang og kvalitetssikring av arbeid og rutinar med rapportering til staten kring tenester til særleg ressurskrevjande brukarar, og registrering av tal personar med psykisk utviklingshemming 036/17 Statusrapport for 2. tertial 2017 037/17 Kommunen sitt delegasjonsreglement Sandane, 8. november 2017 Arnfinn Jørgen Brekke utvalsleiar Anita Lothe helse- og omsorgssjef
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/13282 Saksbehandlar: Anvor Hauge Saksnr. Utval Møtedato 033/17 Helse- og omsorgsutvalet 15.11.2017 Godkjenning av møteprotokoll, innkalling og sakliste Utvalsleiar si tilråding: 1. Helse- og omsorgsutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 13. september 2017 2. Helse- og omsorgsutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 15. november 2017. Møteprotokollen frå siste møtet blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber utvalsleiar om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet.
Arkiv: FE - 033 JournalpostID: 17/14028 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 034/17 Helse- og omsorgsutvalet 15.11.2017 Referat og orienteringssaker Rådmannen legg ikkje fram tilråding i saka. Orienteringssaker: Om Hjelpemiddelpartner Budsjett 2018 Første behandling av rådmannen sitt framlegg til budsjett for 2018 kjem som tilleggssak på møtet. Saksframlegget blir skrive når budsjettframlegget er klart. Ordet fritt...
Arkiv: FA - G00 JournalpostID: 17/11694 Saksbehandlar: Anita Lothe Saksnr. Utval Møtedato 035/17 Helse- og omsorgsutvalet 15.11.2017 Orientering etter gjennomgang og kvalitetssikring av arbeid og rutinar med rapportering til staten kring tenester til særleg ressurskrevjande brukarar, og registrering av tal personar med psykisk utviklingshemming Rådmannen si tilråding Helse- og omsorgsutvalet tek saka til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka I perioden mai 2016 til februar 2017 hadde kommunen inne konsulentar frå rådgjevingsfirmaet Agenda Kaupang til gjennomgang og kvalitetssikring av arbeidet vi gjer med rapportering av tenester til særleg ressurskrevjande brukarar. Arbeidet vart gjort i lag med konsulentane med mål om å lære metoden og utarbeide system og rutinar for å kunne gjennomføre rapporteringa sjølvstendig etter denne gjennomgangen. Korleis er regelverket? Kommunar som gjev særleg ressurskrevjande helse- og omsorgstenester til enkelt-brukarar, kan søkje om delvis refusjon av direkte lønnsutgifter knytt til desse tenestene. Det kan i tillegg også søkjast om refusjon for tenester knytt til råd, rettleiing og sosialt førebyggande arbeid, tilbod til personar med rusproblem og arbeidsretta tiltak i kommunal regi. Tilskotet vert forvalta av Helsedirektoratet. Regelverket for ressurskrevjande tenester ligg i årleg rundskriv frå Helsedirektoratet. Kommunen får refundert 80 % av lønnsutgiftene over ein gitt sum (innslagspunkt). I 2017 var denne summen 1 157 000 kroner. Det vert ytt refusjon til og med det året tenestemottakaren fyller 67 år. Kommunen har i tillegg til refusjon knytt til ressurskrevjande tenester, også inntekter gjennom rammetilskotet frå staten til brukarar over 16 år, med diagnosen psykisk utviklingshemming og som har tenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstenester. Kommunen rapporterer årleg på begge desse ordningane. Arbeidet med gjennomgangen Arbeidet med rapportering av ressurskrevjande tenester vart gjort av saksbehandlarar, einingsleiarar, helse- og omsorgssjef og økonomimedarbeidar. Desse arbeidde i lag med Agenda Kaupang over tre samlingar med rapporteringa for 2016. Aktivitetane var å finne og identifisere aktuelle vedtak, finne kostnader knytt til vedtaka i rekneskapen og lage rapporten i tilpassa skjema i rekneark. Arbeidet med rapportering og registrering av tal personar med psykisk utviklingshemming vart gjort i eit samarbeid mellom konsulent frå Agenda kaupang, saksbehandlarar, einingsleiarar, helse- og omsorgssjef, fastlegar og økonomimedarbeidar. Arbeidet bestod i å identifiserer aktuelle brukarar og vedtak. Det vart også gjort eit arbeid for å registrere dette rett i fagprogrammet Profil. Når dette vert
gjort rett, skal det kunne hentast ut rapportar frå Profil til dette arbeidet framover. Kva er konklusjonen? Etter ferdig utarbeidde rapportar informerte vi rådmann og revisor om arbeidet som var gjort, metoden som var brukt og resultatet av arbeidet. Når det gjeld rapportering av ressurskrevjande tenester viste gjennomgangen at vi hadde hatt god kontroll med dette arbeidet også før gjennomgangen, og summen på rapporteringa auka lite. Fleire av dei som var med i arbeidet kjende på at dei fekk ei betre forståing for denne rapporteringa. Dette er viktig for å kunne fange opp framtidige aktuelle ressurskrevjande tenester. I arbeidet med registrering av tal personar med psykisk utviklingshemming avdekka vi dårleg system for registrering. Vi avdekka også ei underrapportering for tidlegare år. Det betyr at kommunen forventar å få ca kr 4000 000 meir i inntekter gjennom gjennom rammetilskotet for 2018. Etter gjennomgangen og arbeidet med rapporteringane har vi laga skriftlege rutiner for dette arbeidet i Gloppen kommune. Her er arbeidet som skal gjerast tidfesta, metoden beskriven og ansvar er plassert.
Arkiv: FE - 212, HIST - 16/534 JournalpostID: 17/13978 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 036/17 Helse- og omsorgsutvalet 15.11.2017 034/17 Oppvekstutvalet 15.11.2017 087/17 MULTEK-utvalet 16.11.2017 Formannskapet Kommunestyret Statusrapport for 2. tertial 2017 Vedlegg i saka: 07.11.2017 Rapport 2-2017 Rådmannen si tilråding Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial til orientering. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Vedlagt er ein kort statusrapport for 2. tertial (januar til august) 2017. Rådmannen har som sist laga ein samla rapport for alle sektorane, med mellom anna oversikter over skatteinngang, bruk av disposisjonsfond og sjukefråværet. Nytt av året er ein status for investeringsprosjekta. Når det gjeld sjukefråværet, kan det leggast fram detaljerte tal for kvart ansvar i budsjettet. Mange av ansvara har så få tilsette at slike detaljerte rapportar ikkje kan leggast fram i opne saker og drøftast i opne møte. --- Rådmannen sin hovudkonklusjon for 2. tertial er at det blir vanskeleg å unngå eit underskot på 2017- rekneskapen. Sjølv om vi har ein gledeleg auke både i folketal og skatteinntekter, aukar utgiftene meir enn rekna med. Det er naturleg nok dei store sektorane som slit med å halde budsjettet. Eg viser til kommenrtarane i rapporten. Investeringsoversikta viser som tidlegare år at vi er for optimistiske når det gjeld oppstart og framdrift på nokre av prosjekta. Vi greier ikkje å bruke så mykje pengar som budsjettert i oppstartsåret. Rådmannen kjem tilbake til kommunestyret med sluttrapport på enkeltprosjekt i lag med rekneskapsavslutninga for 2017. Det er nødvendig å betre den økonomiske styringa og oppfølginga av prosjekt. Dette gjeld både på driftssida og på investeringssida. Rådmannen meiner vi i løpet av 2018 bør få på plass ei controllerstilling på økonomiavdelinga, gjerne som ein trainee. Eg er heilt sikker på at vi vil ha igjen for dette økonomisk. Ei slik stilling både kan og bør finansierast som ein del av alle prosjekta. Rådmannen vil
kome tilbake til saka. --- Rådmannen seier seg lei for at rapporten ikkje har vore lagt fram tidlegare. Det skal bli betre til neste år. Saka blir lagt fram til orientering.
Arkiv: FE - 044, HIST - 14/944 JournalpostID: 17/12318 Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Saksnr. Utval Møtedato 037/17 Helse- og omsorgsutvalet 15.11.2017 035/17 Oppvekstutvalet 15.11.2017 088/17 MULTEK-utvalet 16.11.2017 Administrasjonsutvalet Formannskapet Kommunestyret Kommunen sitt delegasjonsreglement Vedlegg i saka: 27.09.2017 Rådmannen sin instruks - Gloppen kommune 07.11.2017 Delegasjonsreglement for Gloppen kommune Rådmannen si tilråding Kommunestyret viser til rådmannen si saksutgreiing og 1. godkjenner for sin del delegasjonsreglementet for Gloppen kommune slik det er presentert i saka 2. tar til orientering den delegasjonen av oppgåver og mynde som rådmannen har gjort til sin administrasjon 3. opphevar rådmannen si instruks frå 1994. Kommunestyret viser til pkt 3 i sitt vedtak i sak 81/16 der tilrådingsretten i saker som blir lagt fram for folkevalde organ blir lagt til rådmannen. Unntaket frå dette er saker til kontrollutvalet og saker som gjeld val av folkevalde til verv og representasjon. Saksutgreiing Bakgrunn for saka Etter 39, nr 2 i kommunelova skal kommunestyret sjølv «vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert». Ei sak om dette vart lagt fram for kommunestyret den 26. september i 2016, og slikt vedtak vart gjort: 1. ( ) 2. Kommunestyret er innforstått med at rådmannen ikkje greier å legge fram eit delegasjonsreglement til politiske behandling innanfor den fristen kommunelova fastset, men ber rådmannen ha klart eit framlegg til politisk behandling seinast 1. mars 2017. 3. Kommunestyret vidarefører ordninga med at rådmannen tilrår i alle saker som blir lagt fram for folkevalde organ, unnateke kontrollutvalet, og vidare unnateke i saker som gjeld val av folkevalde til verv og representasjon. 4. Kommunestyret er samd rådmannen i at saka om ny instruks for rådmannen blir utsett til ny kommunelov er vedteken.
I samband med gjennomgangen av forvaltningsrevisjonsrapporten om saksgang og dokumenthandtering i kommunestyret den 15. juni i år vart fristen for å legge fram delegasjonsreglementet utsett til 31. desember 2017. Fakta i saka Rådmannen sitt framlegg til delegasjonsreglement er no klart. Reglementet er omfattande og er best tilgjengeleg på nettet under denne linken: https://delegering.kommuneforlaget.no/delegering/publikum?orgid=1445 Reglementet som ligg ved saka er ein utskriftsversjon, som ikkje er fullstendig. Reglementet brukar Kommuneforlaget sitt program KF Delegering. Dette programmet tar utgangspunkt i at det er mynde etter lovverket som skal delegerast. Rådmannen har supplert reglementet med det regelverket kommunen sjølv har vedteke slik at delegasjonsreglementet blir komplett. Til reglementet høyrer det ein framsidetekst som ikkje er med i papirversjonen, altså i vedlegget til saka. Denne ser slik ut: Dette er Gloppen kommune sitt delegasjonsreglement. I utgangspunktet er all kommunal avgjerdsrett lagt til kommunestyret. Fullmakter til administrasjonen frå folkevalde organ skal gjevast til rådmannen og ikkje direkte til andre tilsette. Dette følgjer av 23, 4. ledd i kommunelova. I reglementet ser du korleis avgjerdsretten er delegert. Delegering inndelt etter lovheimel finn du på venstre side og delegering inndelt etter organisasjonsstruktur finn du på høgre side. Sjå retningslinjene for bruk av delegert mynde. Sjå også - reglement for saksbehandling i folkevalde organ og - reglar for saksbehandling. Kommunen sin organisering Gloppen kommune er administrativt inndelt i to nivå under rådmannen: Nivå 1 er sektorleiarane og nivå 2 er einingsleiarane. Organisasjonssjefen har status som sektorleiar. Sektorleiarane er rådmenn for sine fagområde. Til saman utgjer rådmannen og sektorleiarane rådmannen si leiargruppe. Det er to typar «boksar» i organisasjonskartet: Boksar med heil strek rundt er ei organisatorisk eining, medan boksar med stipla linje anten er avdelingar eller funksjonar. Dei organisatoriske einingane har sjølvstendig ansvar for eigen økonomi, administrasjon og personell. Leiaren har eige budsjettansvar med tilhøyrande tilvisingsrett i økonomisystemet og er plassert i kap. 3.4.1 (sektorleiarane) og 3.4.2 (einingsleiarane) i hovudavtalen. Ansvar og oppgåver som etter lovverket er lagde til ein "institusjon" eller ei "teneste", t.d. ein skule etter opplæringslova eller til barnevernstenesta, er lagde til einingsleiar for "institusjonen" eller "tenesta", altså til rektor når vi snakkar om ein skule og til barnevernsleiar når vi snakkar og barnevernstenesta. Avdelingane og funksjonane i organisasjonskartet har som regel eigen fagansvarleg, men har ikkje sjølvstendig personal- eller økonomiansvar. Dette ansvaret litt til leiaren av eininga over. Spesielt om klage Reglane om klage og omgjering av vedtak følgjer av forvaltningslova. Klageorgan på enkeltvedtak etter særlov er Fylkesmannen. Dette gjeld uavhengig av kva kommunalt organ eller stilling som har gjort vedtaket. Ein klage skal først behandlast av den som har fatta vedtaket det blir klaga på. Dette er behandling av
klagen i underinstansen. I administrative vedtak, der Fylkesmannen er klageorgan, er det aktuelle hovudutvalet underinstans i klagesaka, dersom klagen ikkje er ein brukar-, pasient-, klient- eller elevklage. Klage på avslag om skuleskyss skal likevel behandlast av oppveksutvalet som underinstans. Godkjenning og oppdatering Kommunestyret sjølv skal etter kommunelova 39, nr 2 vedta delegasjonsreglementet i kvar valperiode. Dette er sist gjort i k-sak xx/17. Delegasjonsreglementet blir oppdatert fortløpande av rådmannen. Siste oppdatering er 18. oktober 2017. Slik rådmannen ser det, er det ikkje laga noko «ny rett» i reglementet. Kva som er meint med formuleringa i 11 i rådmannen sin gamle instruks om at «rådmannen har ei generell fullmakt til å utføre oppgåver og fatte vedtak på kommunen sine vegne i alle kurante saker etter særlov, dersom oppgåvene ikkje etter lova er lagt til spesielle organ», er no konkretisert. Det går tydeleg fram kven som «er kommunen» i dei lovparagrafane som opnar for delegering. Viss ikkje noko er sagt, er det kommunestyret som er kommunen. Rådmannen er klar over at ikkje alt kommunalt regelverk er oppdatert, men legg ikkje opp til ein gjennomgåande revisjon av dette. Meininga er å ajourføre det lokale regelverket når ei sak gjer dette aktuelt. Det kommunale regelverket er samla i ein lokal «lovdata»-base, som er lett tilgjengeleg både på heimesida vår og på intranettet. Økonomiske konsekvensar for kommunen Ingen som direkte følgjer av denne saka. Rådmannen si vurdering Rådmannen er sjølvsagt lei seg for at det har gått så lang tid før delegasjonsreglementet har vore klar til politisk behandling. Som det forhåpentlegvis går fram av saka, ligg det eit stort og omfattande arbeid bak det reglementet som rådmannen no legg fram. Dette er sjølvsagt årsaka til at reglementet ikkje har kome før. Rådmannen har forhøyrt seg med nabokommunane om deira syn på ein instruks for rådmannen. Ingen av Nordfjord-kommunane har oppdaterte instruksar for rådmannen, og fleire seier i si tilbakemelding av det er delegasjonsreglementet som gjeld og at dette erstattar behovet for ein rådmannsinstruks. Rådmannen tilrår at dette blir gjort på same måten i Gloppen. Eg tilrår derfor at kommunestyret opphevar rådmannen sin instruks frå 1994 når delegasjonsreglementet no blir vedteke. Det følgjer av kommunelova 23, 4. ledd at folkevalde organ berre kan delegere fullmakter og oppgåver til rådmannen, og ikkje direkte til andre i administrasjonen. Når rådmannen no legg fram eit samla delegasjonsreglement til godkjenning, som også viser korleis rådmannen har delegert sine oppgåver og fullmakter, endrar dette sjølvsagt ikkje desse formalitetane. På same måte som folkevalde berre kan delegere til rådmannen, delegerer rådmannen ikkje forbi sine sektorleiarar. Når reglementet t.d. viser utmarksforvaltaren sine fullmakter, går det tydeleg fram at fullmakta går via teknisk sjef og landbrukssjefen ikkje direkte frå rådmannen til utmarksforvaltar. Rådmannen vil oppdatere reglementet forløpande, både når det kjem lovendringar og når det blir gjort nye delegeringsvedtak. For ordens skuld tar rådmannen med i tilrådinga punktet om tilrådingsrett/-plikt slik at saka samla omhandlar dei forholda som 39, nr 2 i kommunelova seier noko om.