Generalforsamling i Vestre Bærum Tennisklubb 29. mars 2017

Generalforsamling i Vestre Bærum Tennisklubb 29. mars 2017 Agenda: (Viser innledningsvis til punktene i kap. 15 i vedtektene utover det som står opplistet her) 1. Styrets beretning med årsberetning for 2016 fra de ulike gruppene. 2. Årsregnskap for 2016 med revisors beretning, samt budsjett for 2016. 3. Innkomne forslag 4. Valg av styre for 2017 Valgkomitéens innstilling er som følger: Styreleder: Kenneth Thon Olsen Gjenvalg velges for 2 år Nestleder: Camilla Thorstvedt Ny Styremedlem: Heidi Kahrs ikke på valg på valg i 2018 Styremedlem: Stefano Lemma ikke på valg på valg i 2018 Styremedlem: Anders Hammargren Gjenvalg velges for 2 år Styremedlem: Vetle Sverdrup: Ny Styremedlem: Jannicke Kristiansen Ny Styremedlem: Karl Gunnar Oppdal Ny Varamedlem: Ingunn Olsen Ny Varamedlem: Georg Strohmeier Ny Valgkomité: Dag Davidsen På valg Valgkomite: Øivind Røegh På valg

Styretes beretning for 2016: Styret og øvrig besetning har etter generalforsamlingen 29. mars 2016 bestått av følgende: Styreleder: Nestleder: Kenneth Thon Olsen Lene Valaker Styremedlem: Piet Dep Styremedlem: Anders Hammargren Styremedlem: Christian Engelstad Styremedlem: Bjørn Jensen Styremedlem: Stefano Lemma Styremedlem: Heidi Kahrs Valgkomité: Dag Davidsen Øivind Røegh Daglig leder: Torgrim Fossbråten Vaktmester: Ove Lundseth Forretningsfører: Synneve Tryggeseth Revisor: Ståle Mostveit Det er et aktivt styre i VBTK, og vi har det seneste året hatt 11 styremøter. I år som i fjor har det utover dette vært hyppige møter i de ulike gruppene. I gruppene involveres også medlemmer utenfor styret Også dette året har vært et godt år for tennis i Vestre Bærum TK. Vi åpnet uteanlegget i månedsskiftet april/mai på hyggelig vis med bra oppmøte på dugnad anført av dugnadsgeneral Trond. Dette viser den virkelige dugnadsinnsatsen klubbens medlemmer besitter motivert av å komme i gang med spill ute på våre flotte grusbaner. Videre har det vært god deltakelse på kurs og trening på alle nivåer. Fleridretten har holdt det gående å samme nivå som i fjor, og vel så det. Sportslig har det vært noe lavere turneringsaktivitet blant juniorspillerne dette året. Dette skyldes til dels nedtrapping og klubbskifter blant sentrale spillere i satsningsgruppene. Vi håper at flere "nye" juniorspillere trer frem og deltar på nasjonale turneringer dette året. Blant de aller yngste har det vært meget bra aktivitet på red- og orange tour.

Av sportslige resultater kan nevnes: Maria W.Omli Seier i Challenge u.12 Heming Wanda Håbrekke Seier i NM veteran Damer single 45 Trond Christiansen Seier i NM veteran Herrer double 70/75 Elitelagene våre presterte litt blandet dette året. Herrelaget som rykket opp til 3. divisjon i fjor rykket ned til 4. divisjon i år. Damelaget tok en fin 2. plass i 1. divisjon. Vil ellers fremheve at det er meget god aktivitet på veteransiden hvor vi er representert med 2 damelag og 2 herrelag i respektive serier. I tillegg er det stor aktivitet klubbens i mosjonistserie. Som arrangør av nasjonale turneringer har vi ikke vært like aktive dette året som i fjor. Dette har først og fremst sin årsak i at det var usikkert hvorvidt anlegget ville se ut som en byggeplass på sensommeren. Følgelig ble det ikke søkt forbundet om å arrangere turneringer i samme omfang som tidligere. Av viktige hendelser dette året som kan oppsummeres følgende: - Nytt bookingsystem for både ute- og innebaner, Senserio - 40 års markering med hyggelig jubileumsfest - Ny vaskemaskin til hallen er anskaffet - Nye vedtekter for klubben er implementert - Tegnet styre- og underslagsforsikring - Nytt æresmedlem, Torgrim Fossbråten - Sponsordugnaden - Anleggsprosjektet går fremover - Ny organisasjonsstruktur Det mest spennende som pågår i klubben er det samme som ellers de siste årene. Tenker da selvfølgelig på anleggsprosjektet. Mulig spenningsnivået er litt høyere nå enn tidligere ettersom vi stadig nærmer oss en endelig avklaring på når vi kan forvente å sette spaden i jorda. Nå senest er det sendt inn lånesøknad til banken. Avslutningsvis vil jeg som styreleder takke alle som har bidratt til innsats for VBTK dette året. Vi er avhengig av fortsatt frivillighet og innsats fra klubbens medlemmer for at VBTK også i fremtiden skal være en velfungerende tennisklubb med godt tilbud til alle som ønsker å spille tennis. Bærums Verk, 22. mars 2017 Kenneth Thon Olsen, styreleder

Rapport fra Prosjektgruppen 2016 Gruppen har bestått av: Bjørn Jensen Kenneth Thon Olsen Torgrim Fossbråten Helen Sterud Hele våren 2016 gikk med til å posisjonere prosjektet inn til politikere, Bærum Idrettsråd og Bærum Kommune v/natur & Idrett. Signalene fra flere hold var svært positive til at Bærum Kommune sommer/høst 2016 ville vedta en forskuttering av spillemidler til idrettslag som hadde byggeprosjekter. Dette ville bety enormt mye for vårt byggeprosjekt. Høsten 2016 kom Rådmannens innstilling: Det anbefales ikke å forskuttere spillemidler til idrettslag!! Dette var en skikkelig nedtur og VBTK gikk i tenkeboksen. Utover høsten har vi nå jobbet på spreng med å finregne på budsjettet og finansieringsplanen for prosjektet. Resultatet av dette arbeidet er et budsjett og en finansieringsplan som gjør at vi kan klare dette uten forskuttering av spillemidler. Det betyr at VBTK får et stramt budsjett i noen år fremover, men vi mener dette er svært realistisk. Torsdag 17.november presenterte vi dette for Bærum Idrettsråd BIR. Tilbakemeldingene var svært gode og de gav uttrykk for at dette er realistisk og gjennomførbart. Torsdag 24.november presenterte vi dette for Bærum Kommune v/natur & Idrett. Tilbakemeldingene var like de vi fikk fra BIR. De ville stille seg bak vårt prosjekt og hjelpe oss i det videre arbeidet. Torsdag 1.desember var vi i møte med vår bank DNB. De ser positivt på vårt prosjekt og ønsker at vi utarbeider et prospekt og en lånesøknad på et detaljnivå som ble spesifisert. Som det fremgår av denne korte oppdateringen er det finansieringen, uten forskuttering av spillemidler, som har vært det viktigste å få kontroll på. Den endelige lånesøknaden blir klar i begynnelsen av mars 2017. Banken har indikert en rask saksbehandling. Deretter må vi gjenoppta kontakten med entreprenørene vi har forespurt og inngå avtaler før byggeprosessen kan starte. Vi har lagt opp til byggestart i 2017 i våre budsjetter. Vi skal gjøre vårt beste for at lånesøknaden gir banken nok tro og trygghet på vårt byggeprosjekt! Vi ser frem til et spennende år i 2017! Se bilder, tegninger osv vedr prosjektet på www.vbtk.no Med hilsen Prosjektgruppen

Rapport fra Sportsgruppen 2016 Gruppen har bestått av: Stefano Lemma Torgrim Fossbråten Gruppen har hatt ansvar for følgende aktiviteter i 2016: 1. Oppsett kapteiner for våre divisjonslag og veteranlag 2. Oppsett og ansvarsfordeling til følgende turneringsarrangement: 27. 29.mai Veteranturnering 10. 12.juni Juniorturnering u.10 og u.12 år (Rud) 18. 19.juni Masters Green Tour double (Rud) 27.august 4.sept Klubbmesterskap 12. 13.november Mini Red Tour Vi vil få takke alle frivillige foreldre, medlemmer og trenere for bistand i gjennomføringen av arrangement. Av sportslige resultater kan nevnes: Maria W.Omli Seier i challenge u.12 Heming Wanda Håbrekke Seier i NM veteran Damer single 45 Trond Christiansen Seier i NM veteran Herrer double 70/75 Slik gikk det med vår divisjons- og veteranlag i 2016: Damelaget ble nr.2 i 1.divisjon Herrelaget ble nr.8 i 3.divisjon - Rykker ned til 4.divisjon Veteran Damer 1 ble nr. 6 i pulje 2 Veteran Damer 2 ble nr.2 i pulje 4 Rykker opp til pulje 3 Veteran Herrer 1 ble nr.8 i pulje 2 Rykker ned til pulje 3 Veteran Herrer 2 ble nr.5 i pulje 4 Med hilsen Sportsgruppen

Rapport fra Tennisskolen 2016 2016 har vært nok et bra år for tennis i Vestre Bærum Tennisklubb. Det er stor aktivitet på barnetennis, juniortennis og voksenkurs. Vi har kjørt kurs på Rud Tennisanlegg, i Bærum idrettspark og i vår egen hall på Rykkinn. Vi har gjennomført kurs og treninger for barn, ungdom og voksne. Nybegynnere, mosjonsspillere og konkurransespillere har deltatt. Vi har kurstilbud på formiddager, ettermiddager og kvelder. For å holde ventelisten aktiv har vi arrangert korttidskurs på søndager. Fleridrettstilbudet for barn 1. 6.klasse i Bærum idrettspark har gått over all forventning. Vi tilbyr følgende: Henting barna på skolen Servering mat ved ankomst Eget rom for lekser m/leksehjelp Ca 2 timer variert fysisk aktivitet Foreldrene henter barna innen kl.17.00 Dette er et svært populært tilbud og gjennom året har antall deltagere økt til over 90 deltagere. Mona Hjorthaug har ledet den praktiske gjennomføringen i Bærum Idrettspark sammen med 14 hjelpetrenere. Aldersfordelingen blant våre kursdeltagere og antall deltagere Fleridrett i 2016: Aldersgruppe Deltagere vår 2016 Deltagere høst 2016 Fleridrettstilbud 1. 6.klasse 85 58 Gutter og jenter 10 år og yngre 44 32 Gutter og jenter 11 13 år 48 40 Gutter og jenter 14 19 år 59 53 Voksne 19 år og eldre 116 136 Totalt 352 319 Tennisanlegget på Rud blir brukt til både kurs, tennisleir og fritt spill for medlemmer av VBTK. Skoler kan bruke anlegget gratis, mens øvrige kan kjøpe sesongkort. Våre trenere har som hovedmålsetning å skape trivsel, glede og et godt læringsmiljø. Dette mener vi at vi lykkes med. Svært mange ønsker å fortsette kurs i nytt semester. Flere av våre spillere er nå jevnlig med i eksterne turneringer, interne turneringer og regionstrening. Vi har mange barn og unge som er med i NTFs store suksess ROGY Tour. Dette er turneringer for barn og unge i følgende aldersklasser:

Red Tour: Barn 5 10 år Minitennisbane med røde baller Orange Tour Barn 8 13 år Miditennisbane med orange baller Green Tour Ungdom 11 16 år Full tennisbane med grønne baller Yellow Tour Ungdom 13 19 år Full tennisbane med gule baller VBTK er en av 7 klubber som er plukket ut av NTF til et nært samarbeid med Mike Barell. Han blir regnet som en av verdens fremste autoriteter på barnetennis. Han vil hjelpe oss med å videreutvikle vårt barnetennisprogram i 2017. Våre mest aktive juniorspillere deles inn i 2 grupper: Turneringsgruppe 1: Ledes av Wanda Håbrekke og Trond Christiansen Turneringsgruppe 2: Ledes av Gisle E.Vada og Torgrim Fossbråten Det er særlig Turneringsgruppe 2 som har vært svært aktive i turneringer i 2016. Maria W.Omli og Julie N.Jacobsen har hevdet seg svært godt i u.12 klassen. Totalt 20 trenere har vært i aktivitet for å gjennomføre årets treninger og Fleridrettstilbud. En stor takk til disse og spesielt til våre svært dyktige faste trenere Mona Hjorthaug, Stephanie S.Tørnqvist, Gisle E.Vada, Wanda Håbrekke og Trond Christiansen. Med hilsen Torgrim Fossbråten Hovedtrener & Daglig leder VBTK

Årsrapport for 2016 fra sosialgruppen i VBTK Sosialgruppen har hatt 2 planleggingsmøte i 2016, et på våren og et på høsten. Medlemmer: Lene og Heidi fra styret. Suofen, Lise, Lene, og Marike. Vi har stått for diverse organisering av kiosksalg, baking, innkjøp og servering. Til dugnaden hadde sosialkomiteen ansvaret for god servering av vafler, brus og pølser. 1. mai åpningsturneringen var vårens første arrangement etter dugnaden. Veldig hyggelig og sosial arrangement. I slutten av mai ble det nok engang arrangert en vellykket veteranturnering på VBTK. Juni ble en travel måned med rekord stor påmelding til både U 10/ U 12 turnering på Rud. Samt Green tour helgen etter. Klubbmesterskapet i månedskiftet august /september ble avholdt både for junior og senior. Også i år har det vært stor og god oppslutning om dette. Den store begivenheten i året 2016 var feiringen av Klubbens 40 årsjubileum. Her ble det nedsatt en egen komite sammen med sosialkomiteen for at vi skulle få til en vellykket helaften for klubbens voksne medlemmer. 4. september samlet vi oss til fest for Verdens Beste Tennis Klubb på Rykkinn Grendehus. Her var det god mat, underholdning, premieutdeling, servering og dansing til langt på natt. Første fredagen i november (tradisjonen tro) var det duket for damefest i klubbhuset. Dette ble som alltid gøy med mye humør og latter. Noen nye damer og noen ekstra sporty damer som kom rett fra NM finalen til festen. Vi fikk for første gang testet ut Kahoot (digital Qiuz) på damefesten, det var stor suksess. På høsten var det liv og røre i hallen da 100 vis av barn, foreldre, søsken, tanter, onkler, naboer, kom for å delta eller se på tennis under Redtour. Rekord mange!!! Da året var nesten omme, så tente vi igjen julegranen ved Klubbhuset. Vi serverte gløgg og pepperkaker, og Mona arrangerte nissetennis for små og store som hun pleier og som hun alltid gjør med humør og latter. Med så mange store arrangementer og en så aktiv klubb så hadde vi ikke klart oss uten alle flinke store som små i klubben vår. Medlemmene har stilt opp og bakt kaker, boller, muffins og ikke minst laget litervis med vaffelrøre til verdens beste vafler. I tillegg har medlemmene også vært kioskvakter spesielt juniorene våre har vært fantastisk flinke. Svært mange har også engasjert seg i 40 årsjubileet. Takk for alle dugnadstimer og all innsats. Takk for i år. Med hilsen sosialgruppen v/ Lene Valaker

Årsrapport fra data/kommunikasjon/internett-komitéen Styreweb er i løpet av 2016 fullt opp og gå i VBTK. Det fungerer nå som et komplett medlemsregister med registrering av tillitsverv, fakturering av både kontingent og tenniskolen, regnskap og meldingstjeneste på epost. Det betyr at all styring og administrasjon av medlemsmassen er lagt til dette programmet. Det gjenstår en diskusjon på om regnskapet skal gjøres i Styreweb, eller et annet egnet system. Websiden (www.vbtk.no) er klubbens primære kanal for informasjon til medlemmene. Statistikk for hjemmesiden for hele 2016 er som følger:

Mest besøkte innlegg for hele 2016: Facebook (https://www.facebook.com/vbtennis/) er klubbens sekundære informasjonskanal. Klubbens Facebook-side har per mars 2017 295 følgere, og økes stadig for hver uke. Klubben har i løpet av 2016 tatt i bruk Sensario til booking av både ute- og innebaner. Systemet tar seg også av betaling av innebanene, da dette gjøres direkte i systemet og det trengs ingen fakturering i etterkant. Tilbakemeldinger så langt er utelukkende positive, og klubben kan nå få ut tall og statistikk på bruken av anlegget. Dette er definitivt kommet for å bli. Vi oppfordrer alle som trenger assistanse for å ta i bruk systemet, til å ta kontakt. Det er komitéens oppfatning at det generelt sett foregår jevn, god og systematisk informasjonsflyt og kommunikasjon fra klubben, både fra styret og hovedtrener, til medlemmene og treningsspillere. Hovedtrener Torgrim er flink til å sende ut fellesepost med viktig sportslig informasjon til berørte medlemmer, og nyheter og påminnelser publiseres på hjemmesiden og Facebooksiden. Det kan til tider blir litt stille i på websiden og Facebooksiden det jobbes med å få opp publiseringshyppigheten. Vi oppforderer alle til å bidra med innspill til nyheter og saker som kan publiseres på klubbens kanaler. Websiden for mosjonistserien (http://vbtk.olafsen.nu) administreres og drives av Bjørn-Even Olafsen. Dette er en utmerket løsning som fungerer godt og gjør at mosjonistserien avvikles knirkefritt hvert år. Tusen takk til Bjørn-Even for dette dugnadsarbeidet som mange i klubben får glede av.

Vestre Bærum Tennisklubb Resultat Resultat Budsjett Note Konto Tekst 2016 2015 2016 3003 Offentlige tilskudd 292 715 262 280 250 000 3004 Halleie 392 266 348 080 350 000 3005 Sponsorinntekter 102 100 140 000 60 000 3006 Salg klær 1 445 0 0 3007 Stevneinntekter 94 831 105 031 30 000 3008 Overskudd kiosk 17 476 10 478 5 000 Diverse Samlet medlemsskaps inntekter 386 519 349 188 390 000 7 3017 Sesongkort Rud 14 450 18 950 20 000 3030 Kursavgift junior 807 439 878 177 850 000 3031 Kursavgift senior 578 046 533 638 525 000 3032 Fleridrett 1 040 195 401 467 700 000 3037 Kurs Rud Hauger Junior 9 750 13 650 15 000 3038 Kurs Rud Hauger Senior 17 850 17 255 15 000 3039 Fysisk trening 26 720 21 917 20 000 3900 Momskompensasjon 171 130 120 775 120 000 8050 Annen renteinntekt 7 971 20 305 20 000 8060 Purregebyr, kunder 4 289 6 680 5 000 Sum inntekter 3 965 191 3 247 871 3 375 000 5010 Honorar Fleridrett 857 943 226 740 230 000 5011 Honorar Tennisskolen 1 254 829 1 307 105 1 400 000 5012 Lønn 63 000 61 750 65 000 5015 Honorar Daglig leder 37 197 36 164 0 5092 Feriepenger 0 6 115 7 500 5910 Arbeidsgiveravgift 2 377 0 15 000 6000 Avskrivninger 101 619 94 547 95 000 6110 Påmeldingavgifter og andre turneringsutg. 48 768 45 504 50 000 6111 Utgifter ved egne turneringer 30 476 42 626 15 000 6112 Satsningsgruppe 33 864 51 145 50 000 6113 Utdanning trener 20 700 18 248 40 000 6115 Utgifter tennisskolen 72 310 89 140 85 000 6120 Utgifter fleridrett 111 974 47 443 70 000 6320 Renovasjon, vann, avløp mv. 12 378 11 009 15 000 6340 Lys, varme 167 345 107 300 120 000 6550 Datakostnader 47 751 47 441 50 000 6590 Sosialbudsjett junior og senior 26 020 12 669 40 000 6610 Utgifter tennishall 41 677 92 530 100 000 6615 Drift anlegg og utebaner 52 895 73 413 80 000 6700 Regnskapshonorar 140 125 134 625 100 000 6720 Kostnader utbygging hall 35 960 554 806 300 000 2 6860 Møter, kurs, oppdatering mv. 6 999 3 333 20 000 6900 Telefon, porto, kontor, rekvisita, inventar 11 147 26 296 35 000 7140 Reisekostnader 4 023 157 5 000 7220 Kontingenter til forbund og region 102 288 74 095 90 000 7250 Tilskudd UNICEF via forbundet 0 3 850 0 7500 Forsikringspremier 28 748 22 964 25 000 7770 Bank og kortgebyrer 7 259 6 562 7 500 7830 Tap på fordringer 39 259 28 574 5 000 8150 Rentekostnad 28 591 35 509 45 000 Sum kostnader 3 387 521 3 261 657 3 160 000 Årsresultat 577 670-13 786 215 000

Vestre Bærum Tennisklubb Balanse Konto Tekst 2016 2015 Note 1100 Tennishall 5 043 532 5 043 532 4 1150 Akk Avskrivning tennishall -4 712 040-4 610 422 4 1390 Stiftelsen Rud 0 1 071 1460 Lager baller 59 558 50 383 1500 Kundefordringer fra Mamut 71 538 499 044 3 1510 Kundefordringer 327 125 0 3 1570 Andre kortsiktige fordringer 22 025 116 695 1571 Pay Pal konto 828 3 916 1700 Periodisering inntekter -1 159 5 994 1900 Kasse 1 932 2 530 1920 Brukskonto 776 067 275 941 1930 Sparekonto 1 598 617 1 191 170 Sum Eiendeler 3 188 022 2 579 855 2050 Annen Egenkapital 2 501 894 1 924 225 5 2180 Depositum kort i hallen 19 400 19 400 2190 Salg andeler nytt anlegg 96 229 96 229 2240 Pantelån DnB 331 491 433 109 6 2400 Leverandørgjeld 123 098 2405 Leverandørgjeld fra Mamut 0 45 491 2600 Skattetrekk 58 674 9 136 2770 Påløpt arbeidsgiveravgift 25 799 0 2920 Feriepenger 6 949 6 037 2960 Periodisering kostnader 19 118 40 858 2970 Påløpte renter 5 370 5 370 Sum Gjeld og Egenkapital 3 188 022 2 579 855

Noter til regnskapet 1. Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med Regnskaps- og revisjonsbestemmelsene for små organisasjonsledd tilknyttet NIF Regnskapet er ført etter regnskapsprinsippet, dette innebærer at inntekter er registrert i den perioden de er inntjent, og utgifter er registrert i den perioden de er påløpt. 2. Kostnad utbygging Regnskapsposten består av: 2016 2015 Honorar Moe Ingeniør Honorar Helen Sterud 35960 258 118 Honorar arkitekt 142 143 Brannteknisk befaring 7 969 Oppmåling 6 313 Honorar ProPlan 37 500 Byggegebyr Bærum Kommune 80 600 Diverse materiell 22 164 35 960 554 806 3. Kundefordringer 2016 2015 Brutto fordringer 398 662 499 044 Avsatt til tap 0 0 Fordringer i regnskapet 398 662 499 044 Kundefordringer er pantsatt 4. Anleggsmidler Tennishall 2016 2015 Anskaffelseskost 5 043 531 5 043 531 Tilgang - Avgang - Ekstraordinær nedskrivning * 2 591 959 2 591 959 Akkumulerte avskrivninger 2 120 082 2 018 463 Utgående balanse 331 490 433 109 Årets avskrivninger 101 619 94 547 * Idrettens regnskapsregler tillater ikke høyere verdi på anlegg enn restsaldo på evt. lån på anlegget. 5. Egenkapital 2015 Inngående balanse 1 924 225 1 938 011 Nedskrivning anlegg Årets resultat -13 786 Utgående balanse 1 924 225 6. Langsiktig gjeld Saldo Eff.rente Gjenst.løpet Pantelån DnB 331 491 7,60% 3 Sum lån 331 491 7. Medlemskontingent 2016 2015 Familiemedlemskap 0 143 000 Seniormedlemskap 259 448 131 350 Juniormedlemskap 107 354 69 838 Formiddagsmedlemskap 5 196 5 000 Studentmedlemskap 6 646 0 Barnemedlemskap 7 875 0 386 519 349 188